Phân bổ tài nguyên là gì? Hướng dẫn đầy đủ để đạt hiệu quả tối đa

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Phân bổ tài nguyên là gì?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Phân bổ tài nguyên là quá trình xác định tất cả các tài nguyên có sẵn của bạn, cho dù là nhân lực hay tài chính, cho một dự án và sau đó phân bổ chúng một cách chiến lược cho các công việc để họ có thể hoàn thành công việc của mình một cách tốt nhất. " } } ] }

Hãy tưởng tượng: Bạn đang tổ chức một bữa tiệc. Nhà bạn chật kín khách đến dự tiệc. Ai đó nói: "Tôi đói quá... Hãy đặt pizza đi!"

Bạn đang cố gắng tính xem nên đặt bao nhiêu chiếc pizza. Nếu đặt quá nhiều, bạn sẽ phải ăn pizza pepperoni thừa trong nhiều ngày. Nếu đặt quá ít, một số khách sẽ không được ăn.

Tuy nhiên, bạn cũng bị giới hạn bởi không gian và tiền trong ví.

Làm thế nào để bạn có thể cung cấp cho mọi người trong khi vẫn tận dụng tối đa giá trị của số tiền bạn bỏ ra?

Giống như người tổ chức tiệc, mọi quản lý dự án nên biết cách phân bổ tài nguyên một cách khôn ngoan. Không có dự án nào có ngân sách hoặc số lượng thành viên nhóm không giới hạn, nhưng bạn có thể sử dụng phân bổ tài nguyên để tối đa hóa năng suất và thành công của dự án.

Tất cả là về sự chuẩn bị kỹ lưỡng và lập kế hoạch chiến lược để tận dụng tối đa những gì bạn có.

Tìm hiểu cách phân bổ đủ tài nguyên cho tất cả các dự án của bạn để hoàn thành công việc và mọi người đều có phần pizza. Hãy cùng ăn mừng!

Phân bổ tài nguyên là gì?

Phân bổ tài nguyên là quá trình xác định tất cả các tài nguyên có sẵn của bạn, cho dù là nhân lực hay tài chính, cho một dự án, sau đó phân bổ chúng một cách chiến lược cho các công việc để họ có thể hoàn thành công việc của mình một cách tốt nhất.

Đối với các cơ quan phải xử lý nhiều dự án cho các khách hàng khác nhau, phân bổ tài nguyên là khóa để hiểu được sự hỗn loạn trong sáng tạo. Kết hợp đúng người, hoặc tài nguyên, với dự án phù hợp sẽ khiến mọi người hài lòng hơn. Nhân viên của bạn được làm việc trong các dự án phù hợp nhất với họ, do đó khách hàng có khả năng nhận được các sản phẩm và kết quả dự án chất lượng cao.

Khi dự án phát triển và kỳ vọng của khách hàng thay đổi, các nguồn lực sẽ được phân bổ lại để đảm bảo tiến độ dự án theo dòng thời gian.

Những gì được coi là tài nguyên?

Tài nguyên của bạn là tất cả các tài sản của công ty cần thiết để hoàn thành công việc hoặc dự án. Chúng có thể bao gồm:

Ai là người chịu trách nhiệm về phân bổ tài nguyên?

Thông thường, quản lý dự án chịu trách nhiệm phân bổ nguồn lực vì họ có khả năng hiển thị và kiểm soát tốt nhất đối với ngân sách dự án, phạm vi công việc và quản lý công việc. Tuy nhiên, các tổ chức lớn có thể phân chia các trách nhiệm này cho nhiều vai trò hoặc có bộ phận quản lý nguồn lực chuyên trách.

Liên quan: Cân bằng tài nguyên

Lợi ích của việc phân bổ tài nguyên hiệu quả

Không phân bổ nguồn lực hợp lý giống như cử một người đi mua mười chiếc pizza trong khi 15 người khác ở nhà trò chuyện. Một người sẽ phải nỗ lực và mất nhiều thời gian hơn để mua những chiếc pizza đó, và mọi người có thể phải ăn pizza lạnh.

Thật đáng tiếc!

Tại sao không cử ba người đến hỗ trợ, để mọi người có thể thưởng thức một miếng bánh ấm nóng ngay lập tức?

Phân bổ tài nguyên cho phép bạn sử dụng nhân lực, tiền bạc và tài sản của mình một cách hiệu quả nhất, để khách hàng có thể nhận được công việc chất lượng cao. Đồng thời, cơ quan của bạn cũng giảm thiểu tình trạng kiệt sức của nhóm bằng cách phân phối công việc một cách đồng đều.

Các lợi ích khác của việc phân bổ tài nguyên bao gồm:

Cách quản lý tài nguyên và thiết lập kỳ vọng của khách hàng

Vì phân bổ tài nguyên là việc đánh giá tổng thể các tài nguyên có sẵn cho một dự án tại một thời điểm nhất định, nên đây là một kế hoạch ngắn hạn, nhưng có tác động lâu dài. Đây là một công cụ quan trọng để lập kế hoạch sức chứa và quản lý kỳ vọng của khách hàng. Với việc phân bổ tài nguyên hiệu quả, dự án của bạn sẽ có mọi thứ và mọi người cần thiết để thành công, bao gồm các tài nguyên phù hợp và khung thời gian thực tế.

Phần thưởng: Công cụ lập kế hoạch sức chứa & Mẫu lập kế hoạch sức chứa

Xác định phạm vi dự án của bạn

Không có đầu bếp nào bắt đầu nấu ăn mà không hình dung món gì mình sẽ nấu, đúng không?

Tương tự, bước đầu tiên trong quản lý dự án là xác định phạm vi dự án của bạn. Nếu không hiểu phạm vi dự án, bạn sẽ không thể đưa ra quyết định phân bổ tài nguyên!

Là một phần của phạm vi dự án, bạn cần xác định những điều sau:

Phạm vi dự án giúp bạn lập kế hoạch và hiểu rõ về một dự án mới ở cấp độ cao. Sử dụng thông tin này để:

Đánh giá tổng quan về nguồn lực của bạn

Trước khi chọn nhân cho bánh pizza, bạn phải biết có những loại nhân nào và sở thích của mọi người là gì. Tương tự, để chọn nguồn lực tốt nhất cho một công việc, trước tiên bạn phải hiểu mỗi người làm việc gì tốt nhất và họ thích làm công việc gì.

Khi lập kế hoạch dự án, bạn nên hiểu năng lực của nhóm và chất lượng của các nguồn lực mà bạn có. Bằng cách đó, bạn có thể phân bổ các nguồn lực đó vào những nơi hiệu quả nhất.

Điểm mạnh và lĩnh vực chuyên môn cốt lõi của họ là gì? Kết hợp các yêu cầu dự án của bạn với các nguồn lực có thể thực hiện những nhu cầu đó.

Ví dụ về lập kế hoạch tài nguyên cho đại lý

Giả sử dự án của bạn liên quan đến việc chạy chiến dịch quảng cáo trả tiền cho mỗi lần nhấp chuột cho một khách hàng B2B SaaS trong lĩnh vực kinh doanh thông minh. Bạn có hai quản lý PPC tại công ty của mình: Jason, người đã từng làm việc với các khách hàng công nghệ B2B khác trước đây, và Sara, người chủ yếu làm việc với các khách hàng bán hàng trực tiếp B2C.

Sara nói rằng cô cảm thấy không thoải mái khi quản lý PPC cho khách hàng này vì cô không biết nhiều về phần mềm B2B, huống chi là một ngành công nghiệp có tính kỹ thuật cao như BI. Trong khi đó, Jason tự tin rằng mình là người phù hợp cho công việc này nhờ kinh nghiệm B2B trong quá khứ.

Đối với dự án này, bạn chắc chắn muốn giao Jason phụ trách tài khoản!

Tính sẵn sàng và băng thông của tài nguyên của bạn là gì? Các thành viên trong nhóm hiếm khi chỉ làm một việc tại một thời điểm, nhưng mọi người đều bị giới hạn bởi số giờ làm việc mỗi tuần hoặc mỗi ngày. Bạn muốn đảm bảo rằng nhóm của mình có đủ giờ làm việc để phân công cho dự án cụ thể này.

Hãy nhớ rằng sự vắng mặt, dù có kế hoạch hay không, đều ảnh hưởng đến tính sẵn sàng, vì vậy hãy phân công công việc cho nhân viên có tính đến các kỳ dự phòng. Nhân viên có thể (và nên) nghỉ phép có lương hoặc nghỉ ốm, điều này có nghĩa là họ không thể làm việc trong những ngày đó.

Các cuộc họp có thể khiến nhân viên rời khỏi công việc dự án ngay cả trong những ngày làm việc bình thường. Ngoài ra, mọi người đều cần ít nhất 15 phút trong ngày để dắt chó đi dạo hoặc mua một ly cà phê latte vị bí ngô!

Không bao giờ phân bổ quá nhiều tài nguyên. Phân bổ quá nhiều có thể dẫn đến kiệt sức và giảm năng suất. Thành công của dự án không bao giờ đáng để hy sinh hạnh phúc và sự hữu ích của nhóm bạn.

Tham khảo lịch và lịch trình khi phân bổ tài nguyên và điều chỉnh dòng thời gian cho phù hợp với tình trạng sẵn có của tài nguyên. Tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên để các dự án của bạn luôn có đúng những gì bạn cần.

Chỉ định công việc trực tiếp cho các thành viên trong nhóm để hiển thị đầy đủ

Khi bạn đã biết nhóm dự án của mình có thể đạt được những gì, bước tiếp theo là phân công công việc phù hợp cho từng người dựa trên kỹ năng và thời gian rảnh của họ.

Chuẩn bị cho nhóm của bạn thành công! Cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt để đảm bảo mọi người hiểu rõ nhiệm vụ của mình. Làm rõ tất cả các chi tiết cần biết cho từng công việc, bao gồm trách nhiệm, kết quả mong đợi và ngày đáo hạn.

Trong ClickUp, bạn có thể dễ dàng chia dự án thành các phần nhỏ hơn bằng các nhiệm vụ, công việc con và danh sách kiểm tra. Sau đó, bạn có thể nhanh chóng phân công từng mục hành động cho các thành viên trong nhóm chỉ với vài cú nhấp chuột!

Dưới đây là thông tin chi tiết:

Đối với một số công việc, một người là không đủ, đặc biệt là khi bạn có thời hạn gấp rút.

May mắn thay, với nhiều người được giao nhiệm vụ trong ClickUp, bạn có thể nhanh chóng giao thêm người cho một nhiệm vụ nếu cần. Vì vậy, lần tới khi một nhiệm vụ cần thêm người giúp đỡ, bạn sẽ có thể giao nhiệm vụ cho họ trong chốc lát.

Lập kế hoạch dựa trên các yếu tố phụ thuộc để tránh sử dụng quá mức các nguồn lực hạn chế

Người giao pizza sẽ không thể đến cửa nhà bạn nếu họ không thể đỗ xe trước. Nếu lối vào nhà bạn đã đầy, bữa tiệc pizza sẽ bị hủy – và đó đơn giản là không thể chấp nhận được.

Tương tự, các dự án vốn có sự phụ thuộc — mối quan hệ giữa các công việc và tài nguyên ảnh hưởng đến tính sẵn có của các tài nguyên đó.

Hãy xem xét sự phụ thuộc vào tài nguyên, trong đó nhiều công việc yêu cầu cùng một tài nguyên hạn chế. Giả sử bạn cần 10 đồ họa mới được thiết kế trước thứ Sáu, nhưng chỉ có một nhà thiết kế trong nhóm đã được phân công cho các dự án khác cho đến thứ Tư.

Trong trường hợp này, bạn cần điều chỉnh lịch trình dự án để phù hợp với thời gian làm việc giới hạn của nhóm. Hoặc tìm kiếm một nhà thiết kế đồ họa khác, toàn thời gian hoặc tự do, để cung cấp sự hỗ trợ cần thiết để đáp ứng thời hạn của bạn.

Công việc phụ thuộc cũng xảy ra khi tiến độ của một công việc phụ thuộc vào tiến độ của một công việc khác. Ví dụ: bạn phải chờ phản hồi của khách hàng trước khi hoàn thành việc sửa đổi dự án theo yêu cầu của họ. Giống như việc cán một cục bột pizza thành một chiếc bánh pizza hoàn hảo trước khi thêm các loại nhân ngon!

Sắp xếp và lập lịch công việc dựa trên các phụ thuộc này. Theo dõi bất kỳ điểm nghẽn tiềm ẩn nào và đảm bảo rằng không ai phải chờ đợi người khác quá lâu. Duy trì liên lạc thường xuyên về các công việc và mục hành động còn tồn đọng, đồng thời điều chỉnh kỳ vọng cho phù hợp với sự chậm trễ của dự án.

Cân nhắc áp dụng phương pháp quản lý dự án Agile hoặc Scrum để loại bỏ hoặc tránh các phụ thuộc.

Tính năng Phụ thuộc của ClickUp giúp bạn lập bản đồ các liên kết giữa các nhiệm vụ và tài nguyên. Bằng cách này, bạn có thể theo dõi tất cả các phụ thuộc của dự án trước khi chúng có cơ hội trở thành trở ngại.

Dưới đây là những cách khác mà Phụ thuộc giúp nhóm của bạn tập trung:

Bạn có thể thêm Phụ thuộc vào từng công việc theo cách thủ công hoặc trực quan bằng cách vẽ liên kết giữa các công việc trên biểu đồ Gantt.

Theo dõi tiến độ và phân bổ lại tài nguyên cho phù hợp

Lý tưởng nhất là bạn đặt tài nguyên cho một dự án và dự án diễn ra theo kế hoạch. Nhưng nếu có bất kỳ sự chậm trễ hoặc thay đổi nào, bạn có thể cần phải phân bổ lại tài nguyên.

Đừng hoảng sợ! Việc tái phân bổ là một phần bình thường của quản lý tài nguyên.

Bước đầu tiên là theo dõi chặt chẽ sức chứa của nhóm vì nó liên quan đến việc đáp ứng các yêu cầu của dự án. Hãy tự hỏi những câu hỏi sau khi xem xét sức chứa hiện tại của bạn:

Nếu vậy, bước tiếp theo là thông báo những thay đổi cho khách hàng hoặc các bên liên quan đến dự án. Hãy cập nhật cho họ về tiến độ dự án càng sớm và càng thường xuyên càng tốt, bao gồm bất kỳ thay đổi nào về phạm vi hoặc sự chậm trễ.

Điều này giúp quản lý kỳ vọng để các bên liên quan ít có khả năng bị bất ngờ, thất vọng hoặc ngạc nhiên trước những thay đổi hoặc trở ngại.

Quá trình phân bổ tài nguyên có thể bao gồm việc điều chỉnh lại phạm vi dự án và tìm kiếm thành viên mới cho nhóm để giúp đỡ công việc thêm. Một số công ty tạo kế hoạch phân bổ tài nguyên dự phòng bằng cách xác định những nhân viên có kỹ năng phù hợp để thay thế khi cần hoặc duy trì một nhóm nhân viên tự do có thể hỗ trợ ngay lập tức.

Bạn cũng có thể cần điều chỉnh dòng thời gian và thời hạn cho tất cả các công việc trong dự án để phản ánh sức chứa của nhóm và tính đến những sự chậm trễ không lường trước được.

Việc phân bổ tài nguyên và phân bổ lại công việc có thể là một công việc rất nặng nề, nhưng không nhất thiết phải là công việc khó khăn!

Hãy cân nhắc sử dụng các công cụ quản lý tài nguyên giúp nhóm của bạn luôn đi đúng hướng với tính năng hiển thị tập trung. Không cần phải tìm kiếm tất cả các bảng tính, tài liệu và ghi chú dán, hoặc liên tục chuyển đổi giữa lịch của tất cả các thành viên trong nhóm.

Chúng tôi có thể có thiên vị, nhưng chúng tôi tin rằng ClickUp là một công cụ phân bổ tài nguyên tuyệt vời (dám nói là tốt nhất?). Nó tập hợp tất cả thông tin vào một nơi để bạn có thể theo dõi tiến độ và sức chứa của nhóm theo thời gian thực. Bạn có thể tạo Bảng điều khiển có thể tùy chỉnh để xem nhóm của bạn đang làm việc như thế nào và bạn có thể bị tụt hậu ở đâu.

Đó là một trong những cách Diggs sử dụng ClickUp để luôn kiểm soát các dự án của mình. Kết quả? Quản lý khối lượng công việc minh bạch hơn, giảm thời gian trao đổi thông tin qua lại và sử dụng thời gian của mọi người hiệu quả hơn.

Chúng tôi gọi đó là một thành công!

Giảm thiểu sự mở rộng phạm vi công việc

Bạn có thể đặt hàng pizza với số lượng mà bạn nghĩ là đủ cho tất cả mọi người trong bữa tiệc, nhưng bạn không thể luôn dự đoán được họ sẽ ăn bao nhiêu. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn bất ngờ hết pizza?

Ngoài việc rơi vài giọt nước mắt (điều dễ hiểu), giờ bạn cần chuyển hướng để đạt được mục tiêu phục vụ tất cả khách của mình.

Đây là trường hợp phạm vi dự án bị mở rộng — một dự án mở rộng vượt quá phạm vi ban đầu và yêu cầu thêm tài nguyên, bao gồm thời gian, tiền bạc và nhân lực. Phạm vi dự án bị mở rộng đe dọa đến thành công của dự án bằng cách thêm công việc mà không kéo dài dòng thời gian dự án, tạo thêm áp lực cho các thành viên trong nhóm phải làm nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.

Bạn có thể cố gắng hết sức để ngăn chặn sự mở rộng phạm vi bằng cách đặt ra các ranh giới rõ ràng trong tuyên bố phạm vi dự án, nhưng đôi khi điều này là không thể tránh khỏi. Trong những trường hợp đó, quản lý thay đổi tốt sẽ thiết lập các cấu trúc và quy trình để giảm thiểu sự mở rộng phạm vi.

Hướng dẫn này thiết lập kỳ vọng rằng những người ra quyết định sẽ thông báo cho bạn về những thay đổi phạm vi càng sớm càng tốt và cung cấp cho bạn không gian và thời gian để phân bổ lại hoặc bổ sung nguồn lực cho phù hợp.

Đi theo luồng công việc là quan trọng, nhưng ngăn ngừa làm việc quá sức do quá tải nhóm cũng quan trọng không kém! Rốt cuộc, họ còn phải đi dự tiệc pizza nữa.

Ví dụ và mẫu phân bổ tài nguyên

Giả sử bạn là quản lý dự án phụ trách triển khai chiến dịch tiếp thị người ảnh hưởng cho Marinara, một ứng dụng năng suất Pomodoro trên thiết bị di động. Dưới đây là ví dụ về kế hoạch phân bổ tài nguyên của bạn:

Sẵn sàng xác định và phân bổ tài nguyên của bạn chưa? ClickUp sẵn sàng giúp bạn! Đăng ký hoàn toàn miễn phí và bắt đầu sử dụng trong vài giây. Bắt đầu với các mẫu phân bổ tài nguyên này, được thiết kế để khởi động quản lý dự án của bạn ngay hôm nay!

Mẫu phân bổ tài nguyên ClickUp

Mẫu phân bổ tài nguyên của ClickUp giúp bạn theo dõi sức chứa và tình trạng sẵn có của tất cả tài nguyên trong tổ chức tại một nơi. Mẫu này đi kèm với các chế độ xem tiện lợi sau:

Mẫu này có thể tùy chỉnh hoàn toàn để phù hợp với quy trình quản lý tài nguyên của bạn. Tận dụng mẫu này để có cái nhìn tổng quan về sức chứa của nhóm và tiến độ hoàn thành dự án cũng như các kết quả cần đạt được.

Mẫu lập kế hoạch tài nguyên ClickUp

Mẫu lập kế hoạch tài nguyên của ClickUp cung cấp nhiều cách khác nhau để trực quan hóa và phân bổ tài nguyên trong toàn bộ nhóm của bạn.

Ngoài các chế độ xem có trong mẫu đầu tiên, mẫu này cung cấp thêm hai chế độ xem:

Mẫu này giúp bạn chủ động lập kế hoạch dựa trên các nguồn lực sẵn có, bao gồm ngân sách và lịch trình của các thành viên trong nhóm. Giống như tất cả các mẫu của chúng tôi, mẫu này có thể tùy chỉnh, vì vậy bạn có thể điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của mình.

Liên quan: Phần mềm lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp

Phân bổ tài nguyên là một công việc liên tục tiến độ

Bạn không chỉ phân bổ tài nguyên trước khi dự án bắt đầu và coi như xong việc. Bạn phải theo dõi chặt chẽ các dự án, cân bằng cẩn thận sức chứa của nhóm với các yêu cầu của dự án. Vì các yếu tố có thể ảnh hưởng đến thành công của dự án luôn thay đổi, bạn cũng cần đủ linh hoạt để điều chỉnh chiến lược phân bổ tài nguyên khi cần thiết.

ClickUp là phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho các nhóm, với bộ tính năng mạnh mẽ giúp bạn quản lý tài nguyên, giữ dự án đi đúng hướng và hoàn thành công việc nhanh chóng. Chúng tôi giúp các nhà quản lý dự án và những người ra quyết định quan trọng phân bổ tài nguyên và giám sát toàn bộ vòng đời dự án như những chuyên gia.

Đăng ký miễn phí ngay hôm nay để xem ClickUp có thể giúp bạn và nhóm của bạn như thế nào!

Và hãy lưu số điện thoại của tiệm pizza yêu thích vào danh bạ nhanh — vì với sự giúp đỡ của chúng tôi, bạn sẽ không bao giờ hết pizza ngon!