Lập kế hoạch tài nguyên và quản lý dự án là hai mặt của cùng một đồng tiền. 🪙
Dưới đây là bản tóm tắt: Kế hoạch tài nguyên vạch ra chính xác những gì cần được quản lý cho một dự án. Đơn giản phải không?
Không hẳn là vậy. Tài nguyên có thể là nhiều thứ, như con người, công nghệ, nguyên liệu thô và thiết bị, chỉ để kể một vài ví dụ. Ngoài ra, mỗi tài nguyên đều có chi phí, tập hợp các yếu tố phụ thuộc, quy trình và hạn chế riêng.
Khi xem xét các nhóm đa chức năng, cấp trên và các bên liên quan đến dự án để giữ liên lạc, nguồn nhân lực thực tế của bạn có thể phân bổ ở nhiều bộ phận hoặc cấp bậc khác nhau. Còn công nghệ cần thiết để hoàn thành dự án của bạn thì sao? Có thể bạn đã sở hữu nó, hoặc có thể cần phải xây dựng hoặc mua.
Và chỉ như vậy, việc lập kế hoạch tài nguyên trở nên phức tạp. 😳
Mặc dù mỗi dự án là duy nhất, nhưng có những mẫu chung giữa chúng có thể và nên được lặp lại. Đó là lý do tại sao các mẫu lập kế hoạch tài nguyên là yếu tố thay đổi cuộc chơi cho các nhà quản lý dự án. Lập kế hoạch tài nguyên có thể không bao giờ dễ dàng, nhưng chắc chắn có thể dễ dàng hơn rất nhiều. Và chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm! 🙌🏼
Hãy coi bài viết này là hệ thống hỗ trợ lập kế hoạch tài nguyên của bạn, phân tích chi tiết mẫu lập kế hoạch tài nguyên là gì, những gì cần có trong đó và cuối cùng là 10 ví dụ tuyệt vời để giúp bạn bắt đầu.
Mẫu kế hoạch tài nguyên là gì?
Kế hoạch tài nguyên giúp bạn quản lý và phân bổ các tài nguyên cần thiết để hoàn thành dự án. Nó cũng có thể đảm bảo các phương pháp quản lý tài nguyên hiệu quả và hiệu suất nhất trong toàn bộ tổ chức! Các tài nguyên này bao gồm cơ sở vật chất, thiết bị, tài sản và hơn thế nữa.
Và nếu điều đó vẫn chưa đủ, đây là phần khó: kế hoạch tài nguyên của bạn phải phù hợp hoàn hảo với lịch trình và ngân sách để tránh chi tiêu quá mức trong giai đoạn thực hiện.
Nói chung, có hai loại tài nguyên:
- Lưu trữ được
- Không thể lưu trữ
Các tài nguyên có thể lưu trữ chỉ có sẵn cho đến khi được sử dụng hết, trong khi các tài nguyên không thể lưu trữ phải được bổ sung định kỳ hoặc chỉ được sử dụng trong những thời gian cụ thể.
Điều đó nói lên rằng, điều quan trọng cần nhớ là bất cứ thứ gì bạn cần để thực hiện dự án của mình đều là tài nguyên. Điều này bao gồm vật liệu, công cụ, thiết bị và thậm chí cả nhóm của bạn! Đó là rất nhiều thứ cần phải nắm rõ và đó là lý do tại sao việc tổ chức tài nguyên của bạn trước bằng sự trợ giúp của một công cụ quản lý tài nguyên, ERP hoặc mẫu lập kế hoạch tài nguyên dự án được chỉ định là rất quan trọng.
Mẫu kế hoạch tài nguyên là bản thiết kế cho những câu hỏi cấp bách mà mọi quản lý dự án đều tự hỏi mình:
- Làm thế nào để đảm bảo dự án hoàn thành mà không làm nhóm của tôi làm việc quá sức?
- Làm thế nào để chúng ta có thể hoàn thành dự án đúng hạn và trong phạm vi ngân sách?
Tùy thuộc vào phần mềm quản lý dự án ưa thích của nhóm, mẫu lập kế hoạch tài nguyên của bạn có thể bao gồm công thức, bảng sẵn có, chế độ xem dự án hoặc bảng điều khiển để đẩy nhanh quá trình thiết lập và cung cấp thông tin chi tiết trong suốt quá trình.
10 mẫu lập kế hoạch tài nguyên miễn phí trong Excel & ClickUp
Thật khó để chọn chỉ một mẫu lập kế hoạch tài nguyên khi có quá nhiều mẫu để lựa chọn, nhưng 10 mẫu này sẽ bao gồm mọi tính năng bạn có thể cần!
Đặc biệt nếu công ty của bạn đã đầu tư vào các sản phẩm của Microsoft hoặc Google để tạo quy trình làm việc, chúng tôi đã cung cấp một số tùy chọn để giúp bạn tìm ra giải pháp phù hợp! Nhưng đừng lo lắng về chi phí — một số mẫu có giá trị nhất trong danh sách này rất mạnh mẽ và tiết kiệm chi phí! Hay nói cách khác, miễn phí. 😎
Truy cập bất kỳ mẫu nào trong số 10 mẫu này trực tiếp từ bài đăng này để cải thiện quy trình lập kế hoạch của bạn và xem các nguồn lực bắt đầu luồng chảy! 🤩
1. Mẫu lập kế hoạch tài nguyên ClickUp
Quản lý khối lượng công việc hợp lý sẽ đảm bảo cả khách hàng và nhóm dự án đều nhận thức rõ phạm vi và trách nhiệm của mình, đồng thời cung cấp dòng thời gian rõ ràng cho thời điểm cần hoàn thành công việc để đáp ứng thời hạn!
Mẫu Lập kế hoạch tài nguyên ClickUp phổ quát được thiết kế để giúp hợp lý hóa việc phân bổ tài nguyên và quản lý công việc bằng cách cung cấp một cấu trúc chuẩn hóa cho tất cả công việc của bạn. Tính năng Trường Tùy chỉnh của ClickUp sắp xếp các chi tiết quan trọng nhất để mọi người đều có quyền truy cập vào cùng một thông tin:
- Ngân sách đã phân bổ, Ngân sách còn lại, và Chi phí thực tế: Chọn đơn vị tiền tệ ưa thích của bạn
- Nhóm: Phân chia trách nhiệm rõ ràng với các nhóm được chỉ định theo thương hiệu, nhóm hoặc bộ phận
- Thời lượng dự án (ngày): Thêm tổng số ngày dành cho dự án
- Ghi chú tài nguyên: Theo dõi các chi tiết quan trọng về tất cả tài nguyên của bạn
- Khách hàng: Theo dõi các khách hàng khác nhau
- Điều phối viên dự án: Chỉ định PC giám sát dự án từ đầu đến cuối*
*Nếu bạn có một nhóm điều phối viên dự án, chúng tôi có chế độ xem dự án được thiết kế riêng cho bạn. Hãy xem mẫu số 4!
Bạn muốn thoát khỏi công việc bận rộn? Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại! Tìm hiểu cách thực hiện. 👇🏼
2. Mẫu khối lượng công việc lập kế hoạch tài nguyên ClickUp
Nếu bạn đang trải qua giai đoạn khối lượng công việc không cân bằng trong nhóm của mình, có một cách để giải quyết vấn đề này. Và tất cả những gì bạn cần làm là cài đặt một lần. (Nhưng chúng tôi đã làm việc đó cho bạn rồi. ) 😉
Bằng cách xem xét khả năng và kỹ năng của từng nhân viên hoặc nhóm, các nhà quản lý dự án có thể lập lịch trình để tối đa hóa hiệu quả đồng thời giảm thiểu các yếu tố rủi ro trong quá trình thực hiện. Với phương pháp này, các nhóm sẽ được trang bị tốt hơn để đáp ứng thời hạn mà vẫn mang lại kết quả chất lượng cao trong suốt vòng đời dự án.
Chế độ xem Gantt trong mẫu ClickUp này cho phép bạn trực quan hóa các dự án khác nhau để bạn có thể thấy tác động của một thay đổi đối với các lịch trình khác. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu sự gián đoạn mà còn đảm bảo các dự án vẫn đi đúng hướng.
Mẹo chuyên nghiệp: Đưa việc lập kế hoạch sức chứa tài nguyên lên một tầm cao mới bằng cách sử dụng các tính năng Hồ sơ và Công việc của tôi trong ClickUp! Hồ sơ cho bạn cái nhìn tổng quan về trách nhiệm của mỗi người để bạn có thể thêm nhắc nhở, điều chỉnh hoặc xem họ đang làm gì tiếp theo.
3. Mẫu dòng thời gian lập kế hoạch tài nguyên ClickUp
Để đảm bảo hoàn thành dự án thành công, người lãnh đạo nhóm cần xem xét các rủi ro tiềm ẩn khi lập kế hoạch tài nguyên. Điều này bao gồm:
- Đánh giá tính sẵn có của tài nguyên tại các thời điểm khác nhau
- Hiểu và giải quyết các hạn chế về nguồn lực
- Dự đoán trước các sự cố hoặc trễ hẹn có thể xảy ra
Bất kỳ chỉnh sửa nào được thực hiện đối với dự án và công việc trực tiếp từ chế độ xem Dòng thời gian của ClickUp sẽ gửi thông tin cập nhật đến tất cả mọi người có liên quan. Sau khi công việc được phân công, các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng theo dõi theo ngày hoặc tuần để kiểm tra tình trạng sẵn có của tài nguyên.
Chế độ xem Dòng thời gian hiển thị lượng công việc được giao cho mỗi thành viên trong nhóm trong một khoảng thời gian nhất định — một tuần, hai tuần hoặc một tháng. Ngoài ra, mẫu này sẽ giúp bạn đánh giá xem một số công việc có nên được phân chia cho nhiều nhân viên hay giao cho một người duy nhất. Điều này cũng hữu ích cho các quyết định thuê ngoài của công ty vì nó sẽ cho bạn cái nhìn rõ hơn về những gì bạn có sẵn.
Tìm hiểu sự khác biệt giữa biểu đồ Gantt và dòng thời gian!
4. Mẫu lập kế hoạch tài nguyên cho điều phối viên dự án ClickUp
Các điều phối viên dự án có các công việc và nhiệm vụ riêng biệt với các dự án. Mẫu này là một công cụ lập kế hoạch tài nguyên tuyệt vời cho một nhóm điều phối viên dự án để điều phối công việc của nhau.
Ví dụ: một điều phối viên dự án đang tổ chức kế hoạch tài nguyên cho một bản cập nhật sản phẩm ưu tiên cao, bao gồm các nhà phát triển cụ thể, kiến trúc sư hệ thống, bộ phận tiếp thị và các thành viên khác trong nhóm cho toàn bộ tháng 7.
Với thông tin sẵn có này, các nhóm sẽ được trang bị tốt hơn để nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch nếu cần mà không ảnh hưởng đến thời hạn hoặc thêm cuộc họp.
Xem danh sách công cụ quản lý khối lượng công việc của chúng tôi để tăng năng suất của nhóm!
5. Mẫu khối lượng công việc của nhân viên ClickUp
Khi phân công công việc cho các nhóm dự án, người quản lý phải xem xét cả số lượng tài nguyên có sẵn và nhu cầu của dự án. Điều quan trọng là đảm bảo các nhóm không bị quá tải công việc hoặc được phân công công việc vượt quá khả năng của họ.
Hãy sử dụng Mẫu khối lượng công việc của nhân viên ClickUp! Quản lý khối lượng công việc của nhóm và lập kế hoạch cho các dự án trong tương lai bằng cách cài đặt sức chứa của các thành viên trong nhóm hàng tuần.
Mẫu này bao gồm hai chế độ xem Khối lượng công việc — Cá nhân và Nhóm — cùng với các Trường Tùy chỉnh để bạn bắt đầu với những điều cần thiết:
- Người được giao: Thành viên nhóm chịu trách nhiệm thực hiện công việc
- Ưu tiên: Khẩn cấp, Cao và Bình thường chỉ báo mức độ ưu tiên
- Ước lượng thời gian: Thời gian được phân bổ cho mỗi công việc hoặc công việc con
- Nhóm: Nhóm mà công việc và người được giao thuộc về
- Ngày đáo hạn: Ngày hoàn thành
6. Mẫu lập kế hoạch tài nguyên ngược ClickUp
Lập kế hoạch tài nguyên ngược là một phương pháp quản lý dự án bắt đầu từ mục tiêu cuối cùng và làm việc ngược lại để xác định và phân bổ tài nguyên cho từng công việc cần thiết để đạt được kết quả mong muốn.
Phương pháp này là cách hiệu quả để các nhóm duy trì sự tổ chức đồng thời đảm bảo họ có mọi thứ cần thiết khi cần. Bằng cách làm việc theo thứ tự ngược lại, các nhóm có thể nhanh chóng xác định mọi rủi ro tiềm ẩn.
Bố cục kế hoạch dự án của bạn một cách hiệu quả và hình dung công việc trong Mẫu lập kế hoạch tài nguyên ngược ClickUp. Nếu bạn chưa quen với phương pháp này, đừng lo lắng! Mẫu này có hướng dẫn Bắt đầu với các bước thực tế và hướng dẫn chi tiết về cách thiết lập và vận hành. ⚒️
7. Mẫu kế hoạch tài khoản ClickUp
Lập kế hoạch tài khoản là một chiến lược quản lý tài nguyên dự án thiết yếu, đảm bảo các công ty có đủ tài nguyên cần thiết để đạt được các mục tiêu cụ thể của mình. Loại lập kế hoạch tài nguyên này bao gồm:
- Ra quyết định về cách phân bổ hoặc phân bổ lại tài nguyên tốt nhất để tối đa hóa hiệu quả và tối ưu hóa hiệu suất
- Phân tích cơ sở tài nguyên hiện tại của công ty
- Đánh giá điểm mạnh và điểm yếu
Mẫu Lập kế hoạch Tài khoản ClickUp là mẫu quản lý tốt nhất mà bạn cần để hiển thị cho các bên liên quan và các nhóm trực tiếp tham gia. Mẫu này có các chế độ xem được tạo sẵn và Trường Tùy chỉnh để bạn có cái nhìn toàn diện về mọi tài khoản, bao gồm:
- Trường Tùy chỉnh: Giai đoạn tài khoản, Doanh thu hàng tháng, Tình trạng tài khoản, Liên hệ và Nhóm
- Chế độ xem tài khoản theo giai đoạn trên bảng: Tất cả tài khoản được sắp xếp theo từng giai đoạn
- Chế độ xem Danh sách tài khoản: Tất cả các tài khoản được nhóm theo trạng thái
8. Mẫu phân bổ tài nguyên ClickUp
Mẫu phân bổ tài nguyên ClickUp là một công cụ chiến lược cho các nhóm tiếp thị và sáng tạo để phân bổ ngân sách, phân công thành viên nhóm, tìm kiếm tài liệu hoặc dịch vụ cần thiết cho dự án và đảm bảo ngân sách được thực hiện mà không ảnh hưởng đến chất lượng. ✨
Nó chứa nhiều chế độ xem khác nhau để xem tài nguyên từ nhiều góc độ mà không cần công việc quản trị thêm:
- Chế độ xem Bảng quy trình giao hàng: các dự án được nhóm theo Các giai đoạn dự án
- Theo khách hàng Xem dạng danh sách: các dự án được nhóm theo tên Khách hàng
- Theo danh sách dự án: các dự án được nhóm theo Loại sản phẩm
- Chế độ xem Khối lượng công việc của nhóm: khối lượng công việc của mỗi nhóm trong một khoảng thời gian nhất định trong một kỳ nhất định
- Chế độ xem Khối lượng công việc của trưởng nhóm: khối lượng công việc của mỗi trưởng nhóm trong một kỳ nhất định
📮ClickUp Insight: 92% nhân viên sử dụng các phương pháp không nhất quán để theo dõi các mục hành động, dẫn đến bỏ sót quyết định và chậm trễ trong thực thi.
Cho dù bạn đang gửi ghi chú theo dõi hay sử dụng bảng tính, quá trình này thường phân tán và không hiệu quả. Giải pháp quản lý nhiệm vụ của ClickUp đảm bảo chuyển đổi liền mạch các cuộc hội thoại thành nhiệm vụ, để nhóm của bạn có thể hành động nhanh chóng và luôn thống nhất.
9. Mẫu lập kế hoạch tài nguyên Excel
Mẫu Microsoft Excel này dành cho lập kế hoạch tài nguyên cung cấp định dạng được tổ chức tốt để phân tách các tài nguyên của nhóm. Mẫu tiêu chuẩn này bao gồm các chi tiết cần thiết để bắt đầu dự đoán chính xác các tài nguyên cần thiết cho các công việc sắp tới, từ đó giúp quản lý thời gian tốt hơn và tiết kiệm chi phí trong dài hạn.
Nếu bạn đang tìm kiếm hơn một bảng tính độc lập, hãy thử các mẫu lập kế hoạch tài nguyên miễn phí khác của ClickUp để bạn có thể cộng tác với các nhóm tại một nơi!
10. Mẫu lập kế hoạch tài nguyên Google Trang tính
Các mẫu lập kế hoạch tài nguyên trong Google Trang tính là một lựa chọn tuyệt vời khác cho các nhóm sử dụng Google Workspace. Mẫu này giúp xây dựng cấu trúc phân chia công việc đa cấp để bao quát tất cả các phần của quản lý tài nguyên. Nếu bạn quen thuộc với biểu đồ Gantt, bạn sẽ đánh giá cao tính năng điều hướng rõ ràng và thiết lập ban đầu để bắt đầu ngay lập tức.
Mẹo chuyên nghiệp: Tích hợp Google Drive với ClickUp để duyệt các ổ đĩa cá nhân và của nhóm mà không cần rời khỏi Không gian Làm việc ClickUp! Bạn cũng có tùy chọn nhúng Trang tính vào nhiệm vụ, nhận xét, Tài liệu, chế độ xem và tiện ích Bảng điều khiển của ClickUp! 🤩
Tặng thêm: Phần mềm phân tích công việc!
Các tính năng cần có trong mẫu danh sách công việc của bạn
Thực tế, thành công của mẫu kế hoạch tài nguyên của bạn phụ thuộc rất nhiều vào điều này. 👀
Mẫu của bạn đặt nền tảng cho việc lập kế hoạch tài nguyên chính xác trước và trong quá trình thực hiện dự án. Các mẫu hữu ích nhất có thể dễ dàng tùy chỉnh và xây dựng để bạn có thể thêm chi tiết cho các dự án phức tạp hơn hoặc loại bỏ một vài lớp cho các yêu cầu đơn giản hơn. Ngoài ra, chúng sẽ tương thích với các công cụ và kỹ thuật yêu thích của người quản lý dự án của bạn, bao gồm biểu đồ Gantt, chế độ xem lịch, lập lịch, phụ thuộc công việc, lập kế hoạch sức chứa, cân bằng tài nguyên và hơn thế nữa. 😮
Với số lượng mẫu vô hạn tràn ngập trên Google, điều quan trọng là bạn phải có ý tưởng về những gì bạn đang tìm kiếm trước khi bắt đầu quá trình nghiên cứu. Thay vì kiểm tra chéo danh sách tính năng với mọi mẫu khác, hãy tuân thủ bốn yếu tố bắt buộc sau đây và bạn sẽ không thất vọng!
- Nhiều chế độ xem: Các dự án khác nhau yêu cầu các cách khác nhau để trực quan hóa quy trình làm việc và quản lý tài nguyên. Nhiều chế độ xem dự án để cấu trúc công việc của bạn dưới dạng danh sách, lịch tài nguyên, sơ đồ hoặc bảng Kanban là những tài sản vô giá, đặc biệt là đối với các thành viên trong nhóm, những người cấu trúc khối lượng công việc của họ theo những cách cụ thể hơn
- Báo cáo và thông tin chi tiết: Mặc dù việc bắt đầu lập kế hoạch tài nguyên trước khi dự án bắt đầu là rất quan trọng, nhưng bảng điều khiển chi tiết và tính năng báo cáo sẽ giúp bạn luôn nắm bắt được tình hình trong suốt quá trình hoàn thành dự án! Tìm kiếm các từ khóa như ngay lập tức và thời gian thực để đảm bảo mẫu của bạn sẽ cung cấp dữ liệu cập nhật và đáng tin cậy
- Tùy chỉnh: Mẫu kế hoạch sức chứa tài nguyên có thể cung cấp bản thiết kế, nhưng bạn cần có khả năng tùy chỉnh theo nhu cầu của mình. Không có hai nhóm nào giống nhau, và bạn không nên bị ép buộc phải tuân theo một quy trình khác chỉ vì kiểu mẫu bạn đã chọn. Hơn nữa, có rất nhiều mẫu sẵn có, bạn không nên phải thỏa hiệp với các quy trình đã thiết lập sẵn — điều đó sẽ lãng phí thời gian quý báu!
- Tích hợp: Tích hợp nhiều tính năng sẽ giúp bạn áp dụng mẫu kế hoạch tài nguyên nhanh hơn và tìm thấy nhiều giá trị hơn trong dài hạn. Tích hợp mở rộng chức năng của bất kỳ công cụ hoặc phần mềm nào. Kiểm tra để đảm bảo các ứng dụng bạn đang sử dụng phù hợp với mẫu mới của bạn
Bắt đầu lập kế hoạch tài nguyên với các mẫu tùy chỉnh
Ah, các mẫu không làm cho những việc khó trở nên dễ dàng hơn một chút sao? 🥰
Và mẫu ClickUp? Thực ra, nó còn dễ hơn nhiều!
ClickUp là nền tảng năng suất duy nhất đủ mạnh để cung cấp các giải pháp toàn diện cho các nhóm trong mọi ngành — một giấc mơ trở thành hiện thực cho các nhà quản lý dự án có nhiệm vụ lập kế hoạch tài nguyên, quy trình công việc và kết quả đầu ra cho các dự án ở mọi kích thước!
Cho dù bạn đang giám sát khối lượng công việc giữa các nhóm hay phát triển các dự án mới trên Bảng trắng ClickUp hợp tác, ClickUp có mọi tính năng cần thiết để cải thiện quy trình lập kế hoạch của bạn một cách dễ dàng.
Truy cập hàng tấn tính năng lập kế hoạch phân bổ tài nguyên, Thư viện mẫu phong phú, hơn 1.000 tích hợp và nhiệm vụ không giới hạn khi đăng ký Gói Miễn phí vĩnh viễn của ClickUp.
Và khi bạn sẵn sàng khám phá thêm nhiều chức năng khác, hãy mở khóa chế độ xem Khối lượng công việc, báo cáo tùy chỉnh và nhiều hơn nữa với các tùy chọn trả phí chỉ từ 5 đô la! 💸
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và bắt đầu lập kế hoạch trước. ✅