PMI ước tính thế giới có thể cần thêm tới 30 triệu chuyên gia dự án vào năm 2035, điều này đơn giản có nghĩa là nhu cầu đang vượt quá nguồn nhân lực hiện có.
Đó chính là lý do tại sao bạn cần quản lý nguồn lực.
Đây là quá trình kết hợp công việc bạn cần làm với nguồn nhân lực, thời gian và kỹ năng hiện có, sau đó điều chỉnh nhanh chóng khi ưu tiên thay đổi. Nếu thực hiện tốt, nó sẽ ngăn chặn hai vấn đề phổ biến nhất mà các nhóm phải đối mặt hàng tuần: một số ít người luôn bị quá tải và công việc “quan trọng” bị đình trệ vì không ai có kế hoạch bàn giao.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ phân tích chi tiết quản lý nguồn lực là gì, cách thức hoạt động của nó và những nguyên tắc cơ bản giúp bạn chủ động kiểm soát.
Quản lý tài nguyên là gì?
Quản lý nguồn lực là quá trình chiến lược nhằm xác định, phân bổ và theo dõi tất cả các yếu tố đầu vào mà một dự án cần – bao gồm nhân lực, tài chính, thiết bị và thời gian. Quá trình này nằm ở điểm giao thoa giữa kế hoạch dự án và quản lý nhân sự, giúp bạn có chế độ xem theo thời gian thực, dựa trên dữ liệu về ai đang làm gì và vào thời điểm nào.
Khác với việc phân công công việc theo từng trường hợp cụ thể (ad-hoc) – vốn chỉ mang tính phản ứng – quản lý nguồn lực là một phương pháp chủ động và có tính đến sức chứa. Phương pháp này giúp bạn tránh được hai sai lầm lớn:
- Sử dụng không hiệu quả: Khi các kỹ năng quý giá của nhóm và ngân sách của bạn bị lãng phí vì mọi người không có việc làm
- Giao việc quá tải: Khi những nhân viên xuất sắc nhất của bạn bị kiệt sức do phải đảm nhận quá nhiều công việc, dẫn đến việc không hoàn thành đúng hạn và chất lượng công việc giảm sút
📚 Đọc thêm: Tình trạng quá tải của nhân viên
Tại sao quản lý nguồn lực lại quan trọng?
Nếu bạn lùi lại và phân tích cách công việc lưu chuyển trong một nhóm, quản lý nguồn lực chính là yếu tố giúp duy trì sự ổn định của luồng đó. Nó giúp bạn lập kế hoạch một cách rõ ràng, duy trì sự tập trung và đảm bảo kết quả ổn định, ngay cả khi các ưu tiên thay đổi.
Dưới đây là lý do tại sao nó lại quan trọng 👇
- Xây dựng kế hoạch thực tế và chắc chắn: Bạn có thể điều chỉnh khối lượng công việc phù hợp với sức chứa thực tế, nhờ đó dòng thời gian và kết quả công việc trở nên thực tế và đáng tin cậy vì chúng phụ thuộc vào năng lực thực tế
- Giữ cho khối lượng công việc được cân bằng: Điều này giúp phân phối nỗ lực một cách công bằng trong nhóm, giúp duy trì đà phát triển mà không gây quá tải cho một vài nhân sự chủ chốt
- Nâng cao tính nhất quán trong việc triển khai: Khi sức chứa, ưu tiên và quyền sở hữu được xác định rõ ràng, công việc sẽ tiến triển suôn sẻ hơn với các bước chuyển giao mượt mà
- Giúp việc ưu tiên công việc trở nên dễ dàng hơn: Bạn có thể quyết định việc cần làm ngay bây giờ và việc cần làm sau này dựa trên thời gian và kỹ năng sẵn có, chứ không chỉ dựa vào mức độ khẩn cấp tại thời điểm đó
- Nâng cao chất lượng kết quả: Những người phù hợp có thể đảm nhận công việc phù hợp vào thời điểm thích hợp, từ đó cải thiện hiệu quả thực hiện và giảm thiểu việc làm lại không cần thiết
- Hỗ trợ ra quyết định thông minh hơn dựa trên dữ liệu: Nhờ có tính năng hiển thị về nỗ lực và khả năng sẵn sàng, các nhà lãnh đạo có thể dự báo, điều chỉnh phạm vi công việc và lập kế hoạch thay đổi nguồn lực với sự tự tin hơn
- Giúp các nhóm phát triển bền vững: Khi nhu cầu tăng lên, quản lý nguồn lực giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về thời điểm cần bổ sung hỗ trợ, điều chỉnh trách nhiệm hoặc tái thiết kế quy trình làm việc
Những lợi ích chính của quản lý nguồn lực
Việc biện minh cho nỗ lực thiết lập một quy trình mới có thể rất khó khăn khi lợi ích thu được chưa rõ ràng. Bạn có thể tiếp tục duy trì trạng thái hỗn loạn hiện tại vì “luôn làm như vậy”, ngay cả khi điều đó gây ra căng thẳng và thiếu hiệu quả. Hiểu rõ những lợi ích cụ thể sẽ giúp việc chuyển đổi trở nên dễ dàng hơn.
- Tăng khả năng dự đoán dự án: Biết trước tình trạng sẵn có của nguồn lực giúp bạn đặt ra các mốc thời gian thực tế và giảm đáng kể tình trạng phải gấp rút vào phút chót
- Tinh thần nhóm cao hơn : Khi khối lượng công việc được phân bổ hợp lý và các nhiệm vụ được giao một cách công bằng, bạn sẽ ngăn chặn được tình trạng kiệt sức và sự bất mãn do việc liên tục giao quá nhiều công việc cho cùng một vài người.
- Kiểm soát ngân sách thông minh hơn : Bạn có thể điều chỉnh chi tiêu phù hợp với sức chứa thực tế của nhóm, giúp tránh các khoản chi vượt ngân sách tốn kém và đảm bảo bạn không phải trả tiền cho các nguồn lực không được sử dụng
- Ra quyết định nhanh hơn: Với dữ liệu thời gian thực về ai đang làm công việc gì, bạn có thể ngừng phỏng đoán và đưa ra những lựa chọn sáng suốt khi các ưu tiên không thể tránh khỏi sự thay đổi
- Hợp tác liên bộ phận hiệu quả hơn: Một cái nhìn chung về năng lực của mọi người giúp giảm bớt tình trạng các bộ phận giữ chặt nhân tài cho riêng mình và khuyến khích các bộ phận chia sẻ nguồn lực để đạt được các mục tiêu chung của công ty
Các loại hình quản lý nguồn lực
Quản lý nguồn lực thực sự đòi hỏi một chế độ xem toàn diện. Hầu hết các dự án đều liên quan đến ba loại nguồn lực chính cùng một lúc. Đó là:
1. Quản lý nguồn nhân lực
Quản lý nguồn nhân lực là việc phân công công việc dựa trên sự sẵn sàng và khả năng phù hợp nhất của từng cá nhân. Điều này giúp duy trì sự cân bằng trong khối lượng công việc, làm rõ quyền sở hữu và giúp các nhóm duy trì năng suất mà không làm giảm chất lượng.
2. Quản lý nguồn lực thời gian
Quản lý nguồn lực thời gian tập trung vào cách phân bổ giờ và ngày cho các ưu tiên. Nó giúp các nhóm bảo vệ thời gian tập trung, lập kế hoạch xoay quanh các mốc thời gian và tạo không gian cho cả các dự án đã lên kế hoạch lẫn công việc đang diễn ra.
3. Quản lý ngân sách và chi phí
Đây là một hình thức quản lý nguồn lực theo dõi cách tiền được phân bổ và chi tiêu cho các dự án, công cụ, nhà cung cấp và nhà thầu. Nó hỗ trợ việc ra quyết định lập kế hoạch tốt hơn bằng cách giúp so sánh chi phí dự kiến với chi tiêu thực tế theo thời gian một cách dễ dàng hơn.
4. Quản lý sức chứa và khối lượng công việc
Quản lý năng lực và khối lượng công việc xem xét lượng công việc mà một nhóm có thể thực sự đảm nhận tại bất kỳ thời điểm nào. Điều này giúp các nhóm lập kế hoạch cho các đợt sprint, quản lý việc tiếp nhận công việc và dự báo tiến độ hoàn thành dựa trên năng lực thực tế.
5. Quản lý nguồn lực dự án
Quản lý nguồn lực dự án nhằm đảm bảo mỗi dự án có sự kết hợp phù hợp giữa nhân sự, thời gian và sự hỗ trợ để tiến triển. Nó giúp các nhóm quản lý các sáng kiến cạnh tranh mà không làm mất đi tầm nhìn về những gì đang diễn ra trong toàn bộ danh mục đầu tư.
6. Quản lý tài sản và thiết bị
Loại hình này quản lý các tài nguyên chung như thiết bị, giấy phép, trang thiết bị và công cụ. Nó đảm bảo các nhóm có thể truy cập những gì họ cần mà không bị chậm trễ và giúp duy trì trách nhiệm đối với các tài sản có giá trị cao.
Các kỹ thuật quản lý nguồn lực
Bạn biết rằng mình cần phải quản lý các nguồn lực, nhưng các phương pháp cụ thể có thể khiến bạn cảm thấy trừu tượng và khó hiểu. Hãy coi các kỹ thuật này như một bộ công cụ. Bạn không cần phải chọn chỉ một phương pháp; hầu hết các nhóm giàu kinh nghiệm đều sử dụng kết hợp nhiều phương pháp, điều chỉnh tỷ lệ phù hợp dựa trên độ phức tạp của dự án và nhu cầu của nhóm.
Phân bổ nguồn lực
Phân bổ nguồn lực là việc phân công các nguồn lực cụ thể cho các công việc cụ thể dựa trên sự hiểu biết rõ ràng về mức độ ưu tiên, sự phù hợp về kỹ năng và tính sẵn có.
📌 Ví dụ: Bạn giao nhiệm vụ thiết kế lại trang đích cho nhà thiết kế chính vì họ là người giỏi nhất. Nhưng họ cũng đang tham gia ba dự án ra mắt khác trong tuần này. Thay vào đó, bạn:
- Dời các công việc thiết kế có mức độ ưu tiên thấp hơn sang tuần sau
- Giao nhiệm vụ cập nhật băng rôn đơn giản hơn cho một nhà thiết kế mới vào nghề
- Giúp người lãnh đạo tập trung vào những công việc có tác động lớn nhất
Mẫu phân bổ tài nguyên ClickUp có thể giúp bạn rất nhiều trong việc này vì cấu trúc đã được hoàn thành cho bạn.
Nội dung bao gồm:
- Các nhiệm vụ ClickUp được nhóm theo khách hàng hoặc dự án (bạn có thể xem công việc theo tài khoản mà không cần phải tìm kiếm)
- Các trường Tùy chỉnh của ClickUp cho Tổng ngân sách, Giai đoạn dự án, Loại sản phẩm đầu ra và Ghi chú về nguồn lực (mỗi công việc đều chứa thông tin bối cảnh mà bạn thường ghi nhớ trong đầu)
- Các trường về quyền sở hữu và phân công như Trưởng nhóm Sáng tạo, Nhóm và Người được giao (trách nhiệm luôn được hiển thị rõ ràng)
Sử dụng nguồn lực
Tỷ lệ sử dụng nguồn lực là một chỉ số so sánh mức độ sử dụng thực tế của sức chứa sẵn có trong nhóm của bạn cho công việc có năng suất. Chỉ số này giúp bạn trả lời câu hỏi: Chúng ta đang quá tải, chưa được sử dụng hết sức chứa hay đang ở trạng thái cân bằng?
Một sai lầm phổ biến là đặt mục tiêu đạt 100% công suất sử dụng. Điều này sẽ phản tác dụng vì nó không để lại khoảng trống cho công việc phát sinh, giải quyết vấn đề sáng tạo hoặc đơn giản là nghỉ ngơi tinh thần. Thay vì quá chú trọng vào các số công việc hàng ngày, hãy theo dõi xu hướng công suất sử dụng theo thời gian. Một tuần đạt 110% có thể chấp nhận được cho một sự kiện ra mắt lớn, nhưng ba tháng duy trì ở mức đó là dấu hiệu rõ ràng của tình trạng kiệt sức hệ thống.
📌 Ví dụ: Nhóm của bạn có 5 kỹ sư, tương đương khoảng 25 “ngày kỹ sư” mỗi tuần. Nếu các cam kết hiện tại cộng lại lên đến 30 ngày kỹ sư, bạn đang hoạt động ở mức ~120% công suất. Điều này có thể chấp nhận được trong một tuần phát hành căng thẳng, nhưng nếu đó trở thành tình trạng bình thường mới, bạn sẽ thấy lỗi tăng lên, thời gian chu kỳ chậm lại và nhân viên kiệt sức.
Một cách tiếp cận lành mạnh hơn là lập kế hoạch dự phòng (ví dụ: duy trì mức sử dụng gần với phạm vi bền vững từ tuần này sang tuần khác) và chỉ tăng đột biến khi có lý do cụ thể.
Dự báo nguồn lực
Dự báo nguồn lực là việc ước tính số lượng nhân sự, thời gian và ngân sách bạn sẽ cần trong tương lai dựa trên các công việc sắp tới, các xu hướng lịch sử và các kế hoạch chiến lược. Đây là cách giúp bạn tránh phải vội vàng tìm kiếm nguồn lực sau khi dự án đã được phê duyệt.
Dự báo chỉ chính xác khi dữ liệu đầu vào của bạn đáng tin cậy. Nếu các ước tính trước đây chỉ là những phỏng đoán mơ hồ, dự báo của bạn cũng sẽ mơ hồ. Kế hoạch tình huống cũng giúp bạn giữ bình tĩnh khi thực tế thay đổi.
📌 Ví dụ: Lộ trình của bạn cho thấy hai sáng kiến chính trong quý tới: thiết kế lại ứng dụng di động và cải tiến hệ thống phân tích. Dựa trên các dự án trước đây, bạn biết rằng việc thiết kế lại thường cần:
- 1 nhà thiết kế trong 6–8 tuần
- 2 kỹ sư trong 8–10 tuần
- 1 phiên kiểm tra chất lượng (QA) trong 3–4 tuần cuối cùng
Dựa trên nền tảng đó, bạn có thể phát hiện sớm những lỗ hổng. Sau đó, bạn có thể chạy các kịch bản giả định:
- Nếu một kỹ sư rời đi: Hạn chót nào sẽ bị trễ, và chúng ta có thể đơn giản hóa điều gì để bảo vệ kết quả quan trọng nhất?
- Nếu một khách hàng lớn ký hợp đồng vào tháng 3: Liệu chúng ta có thể tiến hành tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới mà không cần tạm dừng quá trình tái thiết kế?
Cân bằng nguồn lực
Cân bằng nguồn lực là kỹ thuật điều chỉnh ngày bắt đầu và ngày kết thúc của các công việc để giải quyết tình trạng phân bổ quá mức mà không làm thay đổi phạm vi dự án.
Điều này khác với việc điều chỉnh nguồn lực, trong đó bạn giữ nguyên thời hạn nhưng điều chỉnh mức độ tập trung của một người vào công việc mỗi ngày. Việc cân bằng thường kéo dài dòng thời gian thực hiện dự án, do đó, việc giao tiếp rõ ràng với các bên liên quan là rất cần thiết. Sẽ dễ dàng hơn nhiều để giải thích rằng: “Chúng tôi cần thêm hai tuần vì một người không thể có mặt ở ba nơi cùng một lúc”, khi bạn có dữ liệu để chứng minh điều đó.
📌 Ví dụ: Kỹ sư giỏi nhất của bạn được giao nhiệm vụ:
- Hoàn thiện kiến trúc API (hạn chót vào thứ Sáu)
- Chủ trì một cuộc đánh giá bảo mật (cũng phải nộp vào thứ Sáu)
- Giải quyết vấn đề tích hợp quan trọng (cũng phải hoàn thành vào thứ Sáu)
Bạn điều chỉnh kế hoạch bằng cách dời buổi đánh giá bảo mật sang thứ Ba tuần sau và huy động thêm một kỹ sư tham gia công việc tích hợp. Ngày kết thúc dự án có thể lùi lại vài ngày, nhưng giờ đây lịch trình đã phản ánh những gì thực sự có thể xảy ra.
Cách lập kế hoạch quản lý nguồn lực
Hãy cùng xem cách bạn có thể lập kế hoạch quản lý nguồn lực 👇
Xác định phạm vi dự án và nhu cầu về nguồn lực
Mọi thứ bắt đầu từ một yêu cầu mơ hồ: ‘Chúng ta cần một trang đích mới.’ Nếu bạn không làm rõ các chi tiết, bạn sẽ không bao giờ có thể ước tính nguồn lực một cách chính xác. Bước đầu tiên là công việc với các bên liên quan để xác định các sản phẩm đầu ra, các cột mốc quan trọng và các hạn chế của dự án.
Khi phạm vi công việc đã rõ ràng, bạn có thể chuyển đổi nó thành các yêu cầu cụ thể về nguồn lực. Điều này có nghĩa là xác định những kỹ năng bạn sẽ cần (thiết kế, viết nội dung, phát triển), mức độ nỗ lực cần thiết cho từng giai đoạn và những công cụ nào là cần thiết.
Bạn càng cụ thể ở đây, thì sau này việc cần làm sẽ ít hơn.
⭐️ Phần thưởng Kế hoạch quản lý dự án
Xác định các nguồn lực sẵn có
Giờ đây, khi bạn đã biết mình cần gì, bạn cần xác định xem mình có gì. Điều này bao gồm việc đánh giá sức chứa hiện tại của nhóm và các cam kết hiện có của họ. Đừng quên bao gồm các nguồn lực bên ngoài như nhà thầu hoặc các đơn vị đối tác.
Bước này cũng nên bao gồm các nguồn lực phi nhân sự của bạn, như giới hạn ngân sách, giấy phép phần mềm sẵn có và bất kỳ tài sản vật chất nào. Bằng cách so sánh những gì bạn cần với những gì bạn có, bạn có thể phát hiện sớm bất kỳ khoảng trống nào. Nếu bạn nhận ra rằng mình cần một nhà phát triển chuyên môn mà bạn chưa có, bạn có thể bắt đầu quá trình tuyển dụng hoặc mua sắm ngay bây giờ, trước khi nó trở thành một tình huống khẩn cấp.
Phân bổ nguồn lực cho các công việc
Bước này bao gồm việc phân bổ nguồn lực phù hợp cho các công việc phù hợp dựa trên kỹ năng, thời gian rảnh rỗi và mức độ ưu tiên của công việc. Việc cần làm là thực hiện việc này trong một hệ thống tập trung, nơi mọi người đều có thể xem các công việc được giao.
Khi việc phân công công việc diễn ra qua tin nhắn riêng tư hoặc email, sự nhầm lẫn và trùng lặp lịch trình là điều không thể tránh khỏi. Bạn cũng nên dự trù một số phương án dự phòng trong kế hoạch của mình. Kế hoạch cứng nhắc sẽ sụp đổ ngay khi có sự cố bất ngờ xảy ra, nhưng kế hoạch linh hoạt có thể thích ứng được.
Theo dõi việc sử dụng tài nguyên
Kế hoạch của bạn sẽ trở nên vô nghĩa nếu nó không phản ánh thực tế. Bạn cần theo dõi nỗ lực thực tế của nhóm so với kế hoạch ban đầu theo thời gian thực. Điều này giúp bạn phát hiện sự chênh lệch nhanh chóng và điều chỉnh kịp thời trước khi một sự chậm trễ nhỏ trở thành vấn đề nghiêm trọng.
Bạn cần đủ thông tin để trả lời:
- Chúng ta đang hoạt động vượt quá hay dưới sức chứa?
- Giai đoạn nào đang mất nhiều thời gian hơn dự kiến?
- Có phải một số quy trình phê duyệt hoặc bàn giao đang làm chậm tiến độ công việc?
Chìa khóa là làm cho việc theo dõi thời gian trở nên đơn giản nhất có thể. Sử dụng ClickUp Theo dõi thời gian để thu thập dữ liệu bạn cần mà không gây ra gánh nặng hành chính. Không ai muốn dành 30 phút vào cuối ngày để cố gắng nhớ lại mình đã dành mỗi giờ như thế nào.
Tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn lực
Bạn luôn nhận thấy rằng nhóm thiết kế của mình luôn là điểm nghẽn, hoặc một trong những kỹ sư cấp dưới của bạn luôn có sức chứa dư thừa. Đây là những thông tin quý giá.
Thường xuyên xem xét các xu hướng phân bổ và sử dụng để quyết định:
- Việc cần làm là tuyển dụng nhân viên hay thuê nhân viên hợp đồng không?
- Chúng ta có cần phải điều chỉnh lại sự phân bổ công việc giữa các vai trò không?
- Chúng ta có đang đặt quá nhiều áp lực lên một chuyên gia chủ chốt không?
- Chúng ta có thể giảm bớt công việc lặp lại bằng cách cải thiện quy trình tiếp nhận không?
Hãy sử dụng những hiểu biết này để hoàn thiện các kế hoạch tương lai của bạn và đề xuất những thay đổi, chẳng hạn như tuyển dụng thêm một nhà thiết kế hoặc cung cấp thêm đào tạo cho kỹ sư cấp dưới của bạn.
📮 Thông tin từ ClickUp: Chỉ 36% nhân viên thực sự ngắt kết nối hoàn toàn khi ca làm việc kết thúc — có nghĩa là gần hai phần ba số người làm thêm giờ hoặc lo lắng về công việc trong thời gian rảnh rỗi. Văn hóa “luôn trực tuyến” này là con đường nhanh dẫn đến kiệt sức. 🔥
Tự động hóa các quy trình kết thúc ngày làm việc với ClickUp! Cài đặt các bản tóm tắt cuối ngày được hỗ trợ bởi AI, các bản cập nhật do AI tạo ra cho các chủ đề bình luận, và tính năng tự động phân bổ thời gian trong ClickUp Calendar để lên lịch các khung thời gian không làm việc, giúp bạn có một khoảng nghỉ ngơi thực sự!
💫 Kết quả thực tế: Lulu Press tiết kiệm được 1 giờ mỗi ngày cho mỗi nhân viên nhờ sử dụng tự động hóa ClickUp — giúp tăng 12% hiệu suất công việc.
Những thách thức phổ biến trong quản lý tài nguyên
Bạn đã cố gắng nắm bắt quản lý nguồn lực, nhưng vẫn liên tục gặp phải những trở ngại tương tự. Nhóm của bạn đang cảm thấy bế tắc, và bạn bắt đầu nghĩ rằng điều này đơn giản là không thể thực hiện được trong tổ chức của mình. Nhận diện những thách thức phổ biến này chính là bước đầu tiên để vượt qua chúng.
- Thiếu sự minh bạch: Khi mỗi nhóm làm việc trong một "vùng riêng biệt", bạn sẽ không có cái nhìn chung về sức chứa, dẫn đến việc phân công công việc mâu thuẫn và bỏ sót các mối phụ thuộc
- Giao việc quá tải: Việc liên tục giao cùng một người phụ trách quá nhiều dự án có ưu tiên cao cùng một lúc là công thức chắc chắn dẫn đến kiệt sức và chậm trễ.
- Dự báo không chính xác: Lập kế hoạch dựa trên suy đoán thay vì dữ liệu lịch sử sẽ khiến mọi người đối mặt với thất bại ngay từ đầu
- Sự phân tán công cụ: Khi dữ liệu nguồn lực của bạn nằm rải rác trên các bảng tính, công cụ dự án và hệ thống nhân sự. Khi các nhóm lãng phí hàng giờ để chuyển đổi giữa các ứng dụng và tìm kiếm thông tin, điều này làm chậm trễ mọi quyết định
- Thay đổi ưu tiên: Không có gì làm hỏng một kế hoạch được xây dựng cẩn thận nhanh hơn những thay đổi ưu tiên thường xuyên và mang tính phản ứng, khiến nhóm của bạn phải vội vàng ứng phó
Các công cụ phù hợp có thể giải quyết nhiều vấn đề này bằng cách tổng hợp dữ liệu và tự động hóa quy trình hiển thị.
Cách ClickUp đơn giản hóa việc quản lý tài nguyên
Nghiên cứu của Hubstaff cho thấy nhân viên sử dụng trung bình 18 ứng dụng mỗi ngày, và người lao động cho biết họ chỉ có được từ hai đến ba giờ thời gian tập trung mỗi ngày.
ClickUp, Không gian Làm việc AI hội tụ đầu tiên trên thế giới , luôn hướng đến việc giải quyết vấn đề này bằng cách tập hợp các công việc, tài liệu, dòng thời gian và nguồn lực của bạn vào một nơi duy nhất, với AI luôn được ưu tiên hàng đầu.
Hãy cùng xem 👇
Xem ai đang làm việc hết sức chứa với ClickUp Khối lượng công việc chế độ xem
‘Ai có thể nhận thêm công việc ngay bây giờ mà không làm ảnh hưởng đến công việc khác?’
Chế độ xem Khối lượng công việc (Workload View) của ClickUp giải đáp điều đó bằng cách cung cấp cho bạn bức tranh trực quan về khối lượng công việc so với sức chứa của toàn nhóm, theo ngày, tuần hoặc tháng. Thay vì phải đoán mò từ những cập nhật rời rạc, bạn có thể xem các công việc được giao cho từng thành viên được hiển thị trên dòng thời gian và phát hiện tình trạng quá tải trước khi chúng dẫn đến việc phải làm việc thâu đêm.
Bạn cũng có thể cài đặt giới hạn sức chứa cho từng người, để chế độ xem hiển thị rõ ràng ai đang quá tải hoặc chưa tận dụng hết sức chứa. Sau đó, hãy chọn cách đo lường khối lượng công việc: dựa trên những công việc mà nhân viên đã cam kết thực hiện hoặc dựa trên khả năng họ có thể đảm nhận.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Sử dụng ClickUp Brain để có được cái nhìn rõ ràng mà không cần phải thực hiện việc cần làm thủ công. Hãy đặt các câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên như: ‘Ai đang có sức chứa quá cao trong tuần này và những công việc nào đang gây ra tình trạng đó?’ và nhận ngay câu trả lời tức thì, phù hợp với ngữ cảnh!
Xem tổng quan về tài nguyên theo thời gian thực với Bảng điều khiển ClickUp
Chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp giúp bạn nhận diện những người đang quá tải. Mặt khác, Bảng điều khiển ClickUp giúp bạn giải thích tác động của tình trạng quá tải đó đối với tiến độ hoàn thành công việc mà không cần phải tổng hợp báo cáo trạng thái mới mỗi tuần. 😮💨
Thiết lập một bảng điều khiển tài nguyên đơn giản giúp trả lời ngay lập tức những câu hỏi mà ai cũng thắc mắc:
- Những việc đang tiến triển thuận lợi và những việc có nguy cơ trong tuần này
- Những công việc ưu tiên cao nào chưa được phân công
- Khi thời gian thực tế vượt quá ước lượng thời gian
- Điều gì đang cản trở và ai là người chịu trách nhiệm cho bước tiếp theo
Dưới đây là các thẻ Bảng điều khiển và loại biểu đồ hữu ích nhất mà bạn có thể thêm vào:
- Bảng báo cáo sprint: Biểu đồ Burndown, Burnup và Velocity của sprint để đánh giá sức chứa và tiến độ triển khai
- Biểu đồ tùy chỉnh: Biểu đồ cột, đường, hình tròn (và hình bánh rán), biểu đồ pin để hiển thị các tín hiệu về khối lượng công việc như công việc theo người được giao, phân phối nỗ lực hoặc theo dõi thời gian
- Thẻ tính toán: Tính toán nhanh các chỉ số như tổng, trung bình và tổng hợp trên các công việc (rất hữu ích để tính tổng theo nhóm, nỗ lực hoặc các Trường Tùy chỉnh)
- Thẻ danh sách công việc: Một chế độ xem dạng danh sách trực tiếp ngay trong bảng điều khiển của bạn, giúp bạn hiển thị các công việc ‘quá hạn’, ‘chưa được phân công’ hoặc ‘bị chặn’ thông qua các bộ lọc
- Thẻ người được giao công việc: Xem khối lượng công việc theo từng người hoặc nhóm, cùng với các công việc chưa được giao cần có người chịu trách nhiệm
- Thẻ ưu tiên: Hình dung sự phân chia và xu hướng của các mức độ ưu tiên khẩn cấp, cao, bình thường và thấp
- Thẻ trạng thái: Hiểu được công việc đang dồn đọng ở đâu thông qua trạng thái quy trình làm việc
Muốn tìm hiểu thêm về Bảng điều khiển? Xem tại đây:
Giao công việc nhiều bước cho các Siêu đại lý ClickUp
Nếu bạn có thể giao phó công việc đa luồng cho các đồng nghiệp AI, tại sao lại không làm?
ClickUp Super Agents là những đồng nghiệp được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), có thể xử lý các công việc lặt vặt từ đầu đến cuối trong không gian làm việc của bạn. Chúng có thể tìm kiếm thông tin, đưa ra đề xuất và thông báo cho bạn khi dự án bị chậm tiến độ.
Điều khiến chúng đặc biệt hữu ích cho việc quản lý tài nguyên là bạn có thể cấu hình:
- Hướng dẫn về những việc nhân viên cần làm
- Các yếu tố kích hoạt để biết khi nào cần thực hiện
- Các công cụ và nguồn kiến thức được phép sử dụng, bao gồm các không gian, Danh sách công việc, công việc, tài liệu cụ thể và thậm chí cả tìm kiếm trên web nếu bạn kích hoạt tính năng này
Dưới đây là một số công cụ bạn có thể áp dụng:
- Người viết báo cáo trạng thái: Tổng hợp tiến độ của các dự án thành một bản cập nhật rõ ràng cho ban lãnh đạo, dựa trên những gì đang diễn ra thực tế trong các công việc và tài liệu.
- Công cụ Giám sát Nguồn lực Hàng tuần: Kiểm tra sức chứa của nhân sự, sau đó gửi thông báo cho Quản lý Dự án về các công việc cụ thể gây ra tình trạng quá tải và đề xuất các phương án điều chỉnh
- Blocker Chaser: Phát hiện các công việc bị kẹt ở trạng thái Đang xem xét hoặc Bị chặn, thông báo cho người phụ trách phù hợp và cập nhật công việc với bình luận mới nhất cùng bước tiếp theo
Xây dựng hệ thống quản lý tài nguyên bền vững với ClickUp
Phương pháp quản lý nguồn lực cũ—thụ động, phân mảnh và phụ thuộc vào bảng tính—đã hoàn toàn lỗi thời. Nó dẫn đến các nhóm kiệt sức, các bên liên quan không hài lòng và mục tiêu không đạt được. Quản lý nguồn lực thực sự là việc xây dựng một hệ thống bền vững dựa trên hiển thị, cân bằng và điều chỉnh liên tục.
Bạn có thể có được hệ thống đó với ClickUp.
Khi sức chứa, nhiệm vụ và nỗ lực của nhóm đều được tập trung tại một nơi, bạn sẽ xây dựng được một hệ thống có thể dự đoán, lành mạnh và hiệu quả, hỗ trợ sự phát triển của nhóm.
Sẵn sàng để nhìn rõ sức chứa của nhóm và quản lý tài nguyên hiệu quả hơn chưa? Bắt đầu miễn phí với ClickUp. ✨
Câu hỏi thường gặp
Ví dụ về quản lý nguồn lực là gì?
Một nhóm tiếp thị đang ra mắt sản phẩm mới phân bổ nhân sự gồm các nhà thiết kế, biên tập viên nội dung và ngân sách quảng cáo cho tất cả các sản phẩm đầu ra. Họ đang theo dõi số giờ dành cho từng giai đoạn và điều chỉnh phân công công việc khi trình chỉnh sửa video bị điều động sang một dự án bất ngờ có mức độ ưu tiên cao hơn
Những kỹ năng nào là cần thiết để quản lý nguồn lực hiệu quả?
Các kỹ năng quan trọng nhất bao gồm dự báo, giao tiếp, phân tích dữ liệu và khả năng thích ứng. Một nhà quản lý nguồn lực giỏi có thể dự đoán nhu cầu trong tương lai, đàm phán ưu tiên với các bên liên quan khác nhau, phân tích dữ liệu sử dụng và điều chỉnh nhanh chóng khi kế hoạch thay đổi.
Quản lý nguồn lực khác với quản lý dự án như thế nào?
Quản lý dự án tập trung vào việc hoàn thành một kết quả cụ thể đúng hạn và trong phạm vi đã định. Quản lý nguồn lực là hoạt động rộng hơn nhằm đảm bảo có đủ nhân sự, ngân sách và công cụ phù hợp cho tất cả các dự án để việc hoàn thành đó trở nên khả thi.