Trong thế giới kinh doanh đầy sự giống nhau, nhân viên là yếu tố thực sự giúp bạn khác biệt.
Và đó là lúc các nhóm nhân sự vào cuộc — lên kế hoạch tỉ mỉ từng bước trong vòng đời của nhân viên để đảm bảo thành công cho doanh nghiệp của bạn. Cho dù bạn là chuyên gia nhân sự dày dạn kinh nghiệm hay thành viên mới của nhóm nhân sự, hãy ôn lại những điều cần thiết để lập kế hoạch nhân sự (HPR) tối ưu.
Kế hoạch nhân sự là gì?
Các công ty cần đảm bảo mục tiêu nhân sự phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Các doanh nghiệp sử dụng kế hoạch nhân sự để đánh giá lực lượng lao động hiện tại và dự đoán sự phù hợp của lực lượng này với nhu cầu trong tương lai.
Trong quá trình này, bạn và các thành viên khác trong nhóm nhân sự sẽ xác định các yêu cầu về kỹ năng và xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, quản lý và kế thừa. Lập kế hoạch tỉ mỉ cho các nhu cầu trong tương lai giúp công ty tối ưu hóa mức độ nhân sự đồng thời chuẩn bị sẵn sàng cho các thách thức và cơ hội sắp tới.
Hiểu về lập kế hoạch nhân sự
Kế hoạch nhân sự thường là nhân tố thầm lặng trong khung chiến lược của công ty — những người đóng vai trò quan trọng đằng sau hậu trường xứng đáng được chú ý hơn.
Để đạt hiệu quả, kế hoạch nhân sự phải phù hợp với chiến lược tổ chức và mục tiêu kinh doanh tổng thể. Để làm được điều này, quá trình lập kế hoạch nhân sự phải toàn diện, đánh giá chính xác nhân viên hiện tại và dự báo nhu cầu trong tương lai để có thể bổ sung kịp thời những vị trí còn thiếu.
Các vai trò khác nhau của kế hoạch nhân sự
Vì kế hoạch nhân sự chiến lược phù hợp với mục tiêu của tổ chức, nên nó bao gồm mọi thứ, từ kế hoạch lực lượng lao động đến duy trì nhân viên. Để đánh giá đầy đủ lợi ích của kế hoạch nhân sự, hãy zoom vào và xem các vai trò khác nhau của nó trong một công ty.
Vai trò rõ ràng nhất của kế hoạch nhân sự là xác định số lượng nhân viên cần thiết cho hoạt động của công ty. Để làm được điều này, HRP cũng phải dựa rất nhiều vào quản lý hiệu suất, trong đó các đánh giá trong quá khứ được đánh giá để hiểu điểm mạnh và điểm yếu của lực lượng lao động hiện tại. Tự đánh giá của nhân viên có thể hữu ích trong vấn đề này.
Tiếp theo, lập kế hoạch nhân sự đóng vai trò quan trọng trong phân tích khoảng cách. Nó cho phép các công ty biết khi nào và ở đâu họ thiếu các kỹ năng cụ thể, không chỉ cho hiện tại mà còn cho nhu cầu trong tương lai. Thông qua phân tích khoảng cách này, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch đào tạo nhân viên hiện tại và tuyển dụng nhân viên mới một cách hiệu quả hơn.
kế hoạch nhân sự "cứng" và "mềm"
Có hai phương pháp tiếp cận HRP: "Cứng" và "mềm"
Trong kế hoạch nhân sự "cứng", phương pháp định lượng được áp dụng. Trọng tâm là năng lực của lực lượng lao động và kế hoạch nguồn lực. Dữ liệu dự báo nguồn cung và danh mục kỹ năng được sử dụng để dự đoán nhu cầu lực lượng lao động trong tương lai.
Nhiệm vụ duy nhất là đạt được sự hài hòa giữa nguồn nhân lực và nhu cầu kinh doanh.
kế hoạch nhân sự "mềm" đảo ngược kịch bản, ưu tiên khía cạnh chất lượng của quá trình. Tất cả là về văn hóa công ty, sự hài lòng của nhân viên và điều chỉnh những kỹ năng mềm thiết yếu.
HRP mềm nhằm tạo ra một môi trường làm việc hỗ trợ, thúc đẩy sự gắn bó của nhân viên đồng thời phù hợp với các mục tiêu của tổ chức. Điều này được thực hiện thông qua các chương trình đào tạo nhân viên, xây dựng đội ngũ nhân viên có kỹ năng từ bên trong có thể đáp ứng chiến lược của tổ chức.
Các bước để lập kế hoạch nhân sự hiệu quả
Để hiểu sâu hơn về quy trình này, hãy phân tích các bước khóa của kế hoạch nhân sự và khám phá bí mật của nó.
Phân tích mục tiêu và kế hoạch của tổ chức
Quá trình lập kế hoạch nhân sự phải phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể để việc lập kế hoạch nhân sự có hiệu quả. Tổ chức phải vạch ra các mục tiêu dài hạn một cách cẩn thận để bộ phận nhân sự có lộ trình thực hiện.
Các chuyên gia nhân sự phải làm việc chặt chẽ với các trưởng bộ phận để hiểu toàn diện các mục tiêu kinh doanh. Chỉ thông qua sự hợp tác này, kế hoạch nhân sự mới có thể phù hợp chiến lược với định hướng phát triển của công ty.
Đánh giá tình trạng hiện tại của nguồn nhân lực và phát hiện các khoảng trống
Trạng thái lực lượng lao động hiện tại phải được đánh giá trong bước thứ hai của quá trình lập kế hoạch nhân sự. Điều này bao gồm phân tích chi tiết về kỹ năng, năng lực và hiệu suất của họ, thể hiện rõ ràng điểm mạnh và điểm cần cải thiện của nhóm.
Các nhóm nhân sự sử dụng các công cụ như hệ thống quản lý hiệu suất để xây dựng danh mục kỹ năng toàn diện. Hãy thử tiến hành tự đánh giá nhân viên để có cái nhìn tổng quan hơn về những lỗ hổng có thể tồn tại.
Các bước tiếp theo phụ thuộc vào mức độ hiệu quả của việc nhân viên hiện tại đáp ứng nhu cầu hiện tại và tương lai của doanh nghiệp.
Dự báo nhu cầu nhân sự trong tương lai
Khi người quản lý nhân sự đã nắm rõ mục tiêu tương lai của công ty và tình hình hiện tại của lực lượng lao động, họ có thể bắt đầu dự báo nhu cầu nhân sự trong tương lai. Họ sẽ sử dụng dữ liệu để dự đoán nhu cầu về nhân viên mới.
Đây là một quá trình phức tạp — những thay đổi trong môi trường kinh doanh, văn hóa công ty và xu hướng thị trường đều phải được xem xét để dự báo chính xác nhu cầu trong tương lai. Khi thị trường thay đổi, nguồn nhân lực chất lượng cũng thay đổi theo. Dự báo nguồn cung giúp các nhà hoạch định nhân sự tính đến yếu tố này và bắt đầu quá trình tuyển dụng vào thời điểm tối ưu.
Phát triển và thực hiện kế hoạch
Giờ đây, khi đã hiểu rõ khoảng cách giữa nhân sự hiện tại và nhu cầu trong tương lai, chúng ta hãy chuyển sang phát triển và triển khai kế hoạch chiến lược nhân sự.
Nhóm nhân sự nên xây dựng các chiến lược nhân tài để tuyển dụng và giữ chân nhân viên mới, đồng thời phát triển kỹ năng của nhân viên hiện tại để bắt kịp với nhu cầu kinh doanh luôn thay đổi. Trong bước này, việc tạo mô tả công việc chi tiết, hoàn thiện quy trình tuyển dụng và lập kế hoạch quản lý phúc lợi là rất quan trọng.
Giám sát, xem xét và đánh giá lại kế hoạch
Bước cuối cùng là một quá trình HRP liên tục. Nhóm phải liên tục theo dõi và đánh giá lại nhu cầu của công ty.
Phần mềm nhân sự và các công cụ phân tích giúp theo dõi hiệu quả của kế hoạch nhân sự theo thời gian. Việc liên tục giám sát hiệu suất của nhân viên và tác động của các chương trình đào tạo đảm bảo rằng việc quản lý nhân sự chiến lược luôn phù hợp với môi trường kinh doanh luôn thay đổi.
Vai trò của HRP trong việc thúc đẩy hiệu suất tổ chức
Hiệu quả hoạt động của một công ty phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng nhân sự. Điều này không chỉ liên quan đến số lượng nhân viên trong danh sách lương mà còn liên quan đến mức độ nhân viên đó đáp ứng nhu cầu của tổ chức. Quá trình lập kế hoạch nhân sự là cách tốt nhất để đảm bảo sự phù hợp đó.
Kế hoạch chiến lược nhân sự xác định hiệu quả số lượng nhân viên cần thiết, kỹ năng cần thiết và thời điểm tuyển dụng tối ưu để tối đa hóa cơ hội tuyển dụng được những cá nhân có năng lực khi cần thiết.
Các chuyên gia nhân sự xác định những lỗ hổng trong năng lực của nhân viên hiện tại khi họ trải qua quá trình HRP. Những lỗ hổng này làm suy giảm hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp. Một kế hoạch nhân sự tốt sẽ cân nhắc giữa khả năng đào tạo lực lượng lao động hiện tại để đáp ứng nhu cầu và nhu cầu tuyển dụng nhân viên mới.
Vì các nhà quản lý nhân sự phải làm việc chặt chẽ với các trưởng bộ phận để sự phối hợp này diễn ra, họ luôn nhận thức rõ ràng về những vấn đề hiệu suất đang phát sinh và có thể điều chỉnh quá trình lập kế hoạch để giảm thiểu những vấn đề đó.
Một lĩnh vực khác mà HRP có thể thúc đẩy hiệu suất của công ty là tạo điều kiện cho sự đổi mới tổ chức. Một doanh nghiệp phải có đội ngũ nhân viên lành nghề và năng động để có thể đổi mới. Với kế hoạch nhân sự được phát triển tốt, công ty có thể xác định những nhân viên tiềm năng có thể đáp ứng những nhu cầu đó.
Những thách thức trong lập kế hoạch nhân sự
Mặc dù quá trình lập kế hoạch nhân sự rất quan trọng đối với quản lý tổ chức, nhưng nó không phải là không có thách thức. Nếu không có kế hoạch để vượt qua những thách thức này, chúng có thể làm ảnh hưởng đến hiệu quả của kế hoạch. Lập kế hoạch chiến lược phải dự đoán những thách thức mà nhóm nhân sự sẽ gặp phải trong quá trình HRP, từ biến động thị trường đến động lực nội bộ của lực lượng lao động.
Điều chỉnh mục tiêu kinh doanh
Chúng ta đã nói khá nhiều về sự cần thiết phải cân bằng chiến lược nhân sự với các mục tiêu của doanh nghiệp. Về cơ bản, đây là cốt lõi của HRP và là một trong những thách thức lớn nhất mà các nhà quản lý nhân sự phải đối mặt khi xây dựng kế hoạch. Điều kiện thị trường và các ưu tiên của tổ chức luôn thay đổi khiến công việc lập kế hoạch chiến lược nhân sự vốn đã khó khăn càng trở nên phức tạp hơn.
Để đối phó với tình trạng này, bộ phận nhân sự phải duy trì cách tiếp cận liên tục đối với HRP và liên tục tham khảo ý kiến của các trưởng bộ phận để cập nhật định hướng của công ty và nhu cầu của từng bộ phận.
Dự báo chính xác
Một phần quan trọng của kế hoạch nhân sự là dự báo nhu cầu về nhân viên hiện tại và nhân tài trong tương lai. Sự phát triển của doanh nghiệp có thể khó dự đoán, tiến bộ công nghệ có thể thay đổi nhu cầu nhanh chóng và những thay đổi kinh tế có thể làm thay đổi các ưu tiên.
Đầu tư vào phần mềm nhân sự như công cụ phân tích dữ liệu và dự báo sẽ giúp bộ phận nhân sự lập kế hoạch chính xác hơn cho những thay đổi này. Những công cụ này sử dụng công nghệ học máy tiên tiến và lượng dữ liệu lớn để tạo ra dự báo chính xác hơn so với con người.
Giữ cân bằng
Cần duy trì sự cân bằng tinh tế giữa nhu cầu nhân lực hiện tại và yêu cầu trong tương lai. Quá trình lập kế hoạch này có thể rất khó khăn, đặc biệt là đối với các nhóm nhân sự nhỏ. Các nhóm tại các công ty lớn hơn có thể gặp khó khăn trong việc kết nối với nhu cầu của nhân viên trực tiếp.
Các nhóm nhỏ hơn đặc biệt phải dựa vào phần mềm quản lý nhân tài để tự động hóa phần lớn công việc dự đoán khi nào sẽ cần nhân viên mới hoặc kỹ năng mới. Các công ty lớn hơn phải tạo và duy trì một đường dây liên lạc trực tiếp giữa bộ phận nhân sự và nhân viên tuyến đầu để các mối quan tâm của họ luôn là một phần của quá trình lập kế hoạch nhân sự.
Tích hợp các quy trình lập kế hoạch
Kế hoạch nhân sự không chỉ phải xem xét các mục tiêu kinh doanh mà còn phải tích hợp chặt chẽ với quá trình lập kế hoạch tổng thể của công ty. Điều này đảm bảo rằng các hành động của bộ phận nhân sự không chỉ mang tính phản ứng mà còn chủ động trong việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên.
Điều này đòi hỏi một cách tiếp cận chiến lược đối với kế hoạch nguồn lực. Các nhà quản lý nhân sự nên tham gia vào mọi cuộc thảo luận về tương lai của công ty để họ có thể đóng góp ý kiến định hình hướng đi của công ty và nhận được ý kiến định hình cách tiếp cận của bộ phận nhân sự.
Sử dụng công nghệ trong kế hoạch nhân sự
Chúng tôi đã thấy một số đối tượng/kỳ/phiên bản mà phần mềm lập kế hoạch nhân sự sẽ giúp các nhóm chuẩn bị tốt hơn cho nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp. Công nghệ đã phát triển nhanh chóng trong những năm gần đây, trở thành một phần quan trọng trong lập kế hoạch chiến lược nhân sự. Trong số những tiến bộ này, nổi bật nhất là sự phát triển của trí tuệ nhân tạo, cách mạng hóa cách các công ty quản lý lực lượng lao động của mình thông qua học máy.
Sự gia tăng của công việc từ xa đã thúc đẩy việc áp dụng các công nghệ mới. Bộ phận nhân sự phải nhấn mạnh vào quy trình lập kế hoạch nhân sự linh hoạt và năng động với lực lượng lao động phân tán. Các công cụ sáng tạo và phần mềm lập kế hoạch lực lượng lao động có thể giúp hỗ trợ các nhu cầu nhân sự ngày càng tăng này.
ClickUp là một nền tảng năng suất tất cả trong một. Ngoài các công cụ lập kế hoạch dự án toàn diện, phần mềm này còn có các tính năng hữu ích cho việc lập kế hoạch nhân sự. Các tính năng của nó mở rộng đến các hàm nhân sự khác nhau, nhưng cũng hoạt động tốt cho mọi bộ phận trong công ty, khiến nó trở nên lý tưởng để giữ cho bộ phận nhân sự đồng bộ với các bộ phận khác và hướng đi chung của công ty.
Như bạn có thể thấy, rõ ràng quản lý hiệu suất là rất quan trọng đối với việc lập kế hoạch chiến lược nhân sự. ClickUp cung cấp một bộ công cụ quản lý hiệu suất mạnh mẽ, giúp nhân viên nhân sự đưa ra và nhận phản hồi liên tục, đồng thời đặt mục tiêu cho nhân viên. Bằng cách tận dụng các tính năng này, công ty của bạn có thể thúc đẩy văn hóa học tập và phát triển liên tục, giúp công ty chuẩn bị tốt hơn cho những nhu cầu thay đổi.
Một trong những điểm mạnh nhất của ClickUp là bộ mẫu phong phú có sẵn. Đối với hầu hết mọi công việc năng suất mà công ty bạn cần hoàn thành, một mẫu sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng các tính năng của phần mềm để thực hiện công việc đó.
Mẫu Quy trình hoạt động tiêu chuẩn nhân sự của ClickUp rất hữu ích để xác định những lỗ hổng về kỹ năng và phát triển kế hoạch để khắc phục chúng. Để giúp nhân viên hiện tại cập nhật thông tin và chuẩn bị cho những yêu cầu thay đổi, mẫu cơ sở kiến thức nhân sự của ClickUp là một lựa chọn tuyệt vời.
Xu hướng tương lai trong kế hoạch nhân sự
Công nghệ đã thay đổi nhanh chóng bối cảnh nhân sự và không có dấu hiệu chậm lại. Sự thay đổi thái độ và ưu tiên cũng sẽ ảnh hưởng đến cách thức phát triển kế hoạch chiến lược nhân sự trong những năm tới.
Các công ty chắc chắn sẽ nhận thấy rằng trí tuệ nhân tạo và các công cụ phân tích dữ liệu sẽ xuất hiện để tinh chỉnh các quy trình và tăng độ chính xác của dự báo. Khi các công cụ này cải thiện khả năng dự báo nhu cầu nhân sự và xác định lỗ hổng kỹ năng của nhóm nhân sự, các nhóm nhân sự nhỏ hơn sẽ có thể cạnh tranh tốt hơn với các nhóm nhân sự lớn hơn.
Chúng tôi cũng nhận thấy những thay đổi đáng kể trong cách các công ty tiếp cận việc tuyển dụng. Sự chú trọng vào sức khỏe và cân bằng cuộc sống của nhân viên đang được đặt lên hàng đầu hơn bao giờ hết. Những ưu tiên này mang lại lợi ích bằng cách giảm tình trạng kiệt sức và cải thiện năng suất.
Các bộ phận nhân sự sẽ ngày càng chuyển từ việc chỉ tuyển dụng và đào tạo sang công việc xây dựng văn hóa nơi làm việc hòa nhập và hỗ trợ.
Xu hướng làm việc từ xa và nền kinh tế gig sẽ tiếp tục phát triển. Nền kinh tế gig có thể mang đến cơ hội cho các nhóm nhân sự dựa vào các nhà thầu độc lập để đáp ứng nhu cầu nhân sự tạm thời, giúp tối ưu hóa nhân sự nội bộ trong thời gian kinh doanh chậm và không bị quá tải trong thời gian cao điểm.
Kết luận
Mặc dù có nhiều thách thức trong việc duy trì lực lượng lao động của công ty phù hợp nhất với nhu cầu thực tế, nhưng việc này giúp sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả nhất và mang lại lợi thế cạnh tranh đáng kể.
May mắn thay, có nhiều công cụ có sẵn để giúp các công ty đạt được điều này. Một số mẫu kế hoạch nhân sự miễn phí có thể giúp nhân viên của bạn tổ chức công việc và hợp lý hóa các quy trình. Bằng cách kết hợp điều này với phần mềm quản lý nhân viên hiệu quả, như ClickUp, ngay cả các nhóm nhỏ cũng có thể phát triển các kế hoạch nhân sự toàn diện.
ClickUp miễn phí dùng thử. Đăng ký ngay hôm nay để xem công cụ năng suất mạnh mẽ này có thể mang lại lợi ích gì cho công ty của bạn.