{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Cân bằng tài nguyên là gì?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Cân bằng tài nguyên là một kỹ thuật quản lý dự án được sử dụng để quản lý thời gian và tính sẵn sàng của nhân viên nội bộ, các cộng tác viên bên ngoài như các cơ quan và freelancer, hoặc phần mềm để hoàn thành dự án trong khung thời gian và ngân sách đã thỏa thuận. " } } ] }
Bạn có đang đảm nhận nhiều công việc hơn vì nguồn lực hạn chế?
Hay bạn thấy rằng mình liên tục gặp phải xung đột tài nguyên do phân công quá nhiều công việc cho nhóm của mình?
Quản lý các nguồn lực sẵn có không chỉ là một thách thức, mà còn là một phần quan trọng trong công việc của bất kỳ trưởng nhóm nào. Khi được thực hiện đúng, kỹ thuật quản lý dự án cân bằng nguồn lực sẽ giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn bằng cách phân phối công việc một cách chiến lược và công bằng giữa các thành viên trong nhóm.
Trong hầu hết các trường hợp, bạn không nhất thiết cần thêm tài nguyên như nhân viên và phần mềm. Thay vào đó, bạn phải giải quyết xung đột tài nguyên trong giai đoạn lập kế hoạch để tránh mọi vấn đề ngay từ đầu.
Nếu bạn tò mò về cân bằng tài nguyên và muốn biết cách thực hiện, chúng tôi sẵn sàng giúp đỡ. Chúng tôi sẽ giải thích chi tiết về cân bằng tài nguyên, cách thức hoạt động và các mẹo hữu ích để bạn thành thạo kỹ thuật này.
Hãy cùng tìm hiểu.
Cân bằng tài nguyên là gì?
Cân bằng tài nguyên là một kỹ thuật quản lý dự án được sử dụng để quản lý thời gian và tính sẵn sàng của nhân viên nội bộ, các cộng tác viên bên ngoài như các cơ quan và freelancer, hoặc phần mềm để hoàn thành dự án trong khung thời gian và ngân sách đã thỏa thuận.
Mục tiêu của cân bằng tài nguyên là làm nhiều hơn với ít hơn. Thông thường, cân bằng tài nguyên được kiểm soát bởi các nhà quản lý dự án hoặc trưởng nhóm cần giảm thiểu sự chậm trễ do xung đột ưu tiên hoặc yêu cầu đồng thời đối với cùng một tài nguyên.
Bạn cũng có thể đã nghe nói đến cân bằng tài nguyên với nhiều tên gọi khác nhau như phân bổ tài nguyên, quản lý khối lượng công việc hoặc quản lý sự phụ thuộc của tài nguyên. Về cơ bản, tất cả các thuật ngữ này đều có cùng nghĩa và mục tiêu tương tự nhau, đó là quản lý các tài nguyên có sẵn, ngăn chặn xung đột tài nguyên và đảm bảo các thành viên trong nhóm không bị sử dụng quá ít hoặc quá nhiều.
Cách định nghĩa tài nguyên
Trong quản lý dự án, tài nguyên thường được chia thành hai loại:
- Tài nguyên vô hình: Tài sản trí tuệ, quy trình, kỹ năng, ý tưởng và thời gian
- Tài nguyên hữu hình: Tài nguyên con người và tài chính, phần mềm, vật liệu, bất động sản
Không phải mọi nhóm đều quản lý cùng một loại tài nguyên, nhưng phần lớn, có những điểm chung phù hợp với tất cả các bảng. Ví dụ, phần lớn các nhà quản lý dự án thực tế đang quản lý các tài nguyên có sẵn như:
- Giờ làm việc: Số giờ có sẵn hoặc đã sử dụng để hoàn thành một công việc và toàn bộ dự án
- Kỹ năng và bộ kỹ năng: Sử dụng các kỹ năng đã biết của nhóm hoặc cá nhân để hoàn thành dự án nhanh hơn
- Nhân lực: Số lượng thành viên trong nhóm và số giờ làm việc của họ để hoàn thành dự án
- Ngân sách: Các khoản tiền có sẵn hoặc đã chi cho việc hoàn thành dự án
- Vật liệu: Số lượng vật liệu có sẵn hoặc được sử dụng cho một dự án (thường là một khía cạnh quan trọng của quản lý xây dựng )
Lợi ích của việc cân bằng tài nguyên
Lợi ích của cân bằng tài nguyên phụ thuộc vào loại tài nguyên và các hạn chế của dự án tổng thể. Nếu không có quản lý tài nguyên hiệu quả, bạn sẽ rơi vào một trong hai tình huống sau:
- Phân bổ quá mức: Phân bổ nhiều tài nguyên cho một dự án hơn số tài nguyên có sẵn trong nhóm của bạn
- Phân bổ không đủ: Không lên lịch đủ nguồn lực để hoàn thành dự án
Nếu bạn phân bổ tài nguyên quá ít hoặc quá nhiều, bạn không sử dụng tài nguyên của mình một cách tối ưu. Điều này tự nhiên làm giảm hiệu quả sử dụng tài nguyên và từ đó làm tăng chi phí dự án.
Với việc cân bằng tài nguyên phù hợp, các dự án của bạn không chỉ hoàn thành nhanh hơn mà còn hiệu quả hơn. Và những hiệu quả này có những lợi thế riêng:
- Giảm căng thẳng cho nhóm: Cân bằng tài nguyên giúp tránh tình trạng làm việc quá sức hoặc không sử dụng hết năng lực của nhóm, từ đó tránh tình trạng kiệt sức và duy trì sự cân bằng và công bằng. Điều này giúp xác định những nơi cần bổ sung tài nguyên đồng thời hiểu được sức chứa của nhóm để phân công công việc một cách hợp lý
- Tăng lợi tức đầu tư: Phân bổ nguồn lực hiệu quả giúp tận dụng tối đa các nguồn lực sẵn có, giúp bạn tránh tốn thời gian hoặc tiền bạc không cần thiết cho các nguồn lực bổ sung để hoàn thành dự án đúng hạn
- Giới hạn rủi ro và sơ suất: Các thành viên trong nhóm bị quá tải công việc sẽ dễ mắc lỗi hơn, dẫn đến chậm trễ dự án, tắc nghẽn và thậm chí là thất bại hoàn toàn
- Giao tiếp tốt hơn: Với các công cụ phù hợp, cân bằng tài nguyên giúp hiển thị khối lượng công việc, từ đó cải thiện tính minh bạch, giao tiếp trong nhóm và niềm tin vào lãnh đạo
Các kỹ thuật cân bằng tài nguyên phổ biến nhất và ví dụ
Bây giờ bạn đã biết cân bằng tài nguyên là gì và tại sao nó lại quan trọng. Nhưng việc này thực tế được thực hiện như thế nào?
Đầu tiên, tốt nhất là hiểu rõ từng kỹ thuật cân bằng tài nguyên để biết kỹ thuật nào phù hợp nhất với quy trình làm việc của bạn! 💡
Theo dõi nhanh
Theo dõi nhanh trong quản lý dự án là khi các công việc được hoàn thành trước thời hạn. Điều này cho phép bạn tận dụng thời gian rảnh rỗi trong dòng thời gian của dự án, đồng thời giúp bạn vượt qua mọi hạn chế về nguồn lực có thể xảy ra.
Crash
Sự cố xảy ra khi bạn giảm dòng thời gian của một công việc bằng cách phân bổ thêm tài nguyên hoặc tăng số giờ làm việc của nhóm. Đây là một cách tuyệt vời để cắt giảm thời gian của dự án khi có thời hạn nghiêm ngặt.
Phương pháp đường dẫn quan trọng
Phương pháp đường dẫn quan trọng (CPM) là một kỹ thuật được sử dụng trong quản lý dự án, cho phép bạn biết công việc nào cần hoàn thành trước. Biết được đường dẫn quan trọng sẽ giúp bạn xác định công việc nào có thể trì hoãn để giải phóng tài nguyên cho các công việc khác.
Ngoài ra, đường dẫn quan trọng về cơ bản là số công việc tối thiểu bạn phải hoàn thành để hoàn thành dự án.
Làm phẳng tài nguyên
Cân bằng tài nguyên sử dụng các tài nguyên hiện có để hoàn thành công việc thay vì tìm kiếm sự trợ giúp thêm. Kỹ thuật cân bằng tài nguyên này là một cách tuyệt vời để tránh quá tải cho các thành viên trong nhóm và đảm bảo rằng mỗi công việc được hoàn thành một cách hiệu quả.
Cân bằng tài nguyên cũng là giải pháp lý tưởng khi tất cả các thành viên trong nhóm của bạn có quá nhiều công việc.
5 mẹo quan trọng để cân bằng tài nguyên hiệu quả
Bây giờ bạn đã là chuyên gia cân bằng tài nguyên! Tuy nhiên, các trưởng nhóm vẫn cần biết cách xử lý nhu cầu tài nguyên một cách hiệu quả nhất. Hãy cùng xem năm phương pháp hay nhất để phân bổ tài nguyên!
1. Đưa ra ước tính thực tế về nhu cầu tài nguyên của dự án
Trước khi bắt đầu một dự án, hãy ước tính thực tế số lượng tài nguyên mà dự án của bạn có thể cần. Mặc dù bạn có thể sử dụng các kỹ thuật cân bằng tài nguyên ở các giai đoạn sau, nhưng tốt nhất là luôn chuẩn bị quá mức cho dự án của mình.
Đừng phỏng đoán về tính sẵn có của tài nguyên và sức chứa của nhóm. Bạn phải lập kế hoạch cho bất kỳ sự cố bất ngờ hoặc công việc phát sinh vào phút chót có thể làm ảnh hưởng đến tiến độ dự án. Bạn càng thực tế về tính sẵn có của tài nguyên, bạn càng có thể hoàn thành dự án đúng hạn.
Bonus: Phần mềm quản lý tài nguyên tiếp thị
2. Xác định tất cả các lỗ hổng tiềm ẩn về nguồn lực dự án
Khoảng cách tài nguyên xảy ra khi các vấn đề hoặc sự cố bất ngờ phát sinh sau khi khởi động dự án, có thể cản trở tiến độ dự án. Ví dụ: nếu bạn đang quản lý một nhóm biên tập viên trong một tháng lễ bận rộn, bạn có thể gặp phải tình trạng tài nguyên có sẵn bị giới hạn nếu nhiều thành viên trong nhóm nghỉ phép cùng ngày.
Người quản lý dự án hoặc trưởng nhóm phải lên kế hoạch trước để dự phòng các khoảng trống về nguồn lực dự án. Cân bằng nguồn lực không chỉ là phân bổ khối lượng công việc một cách đồng đều, mà còn phụ thuộc vào việc bạn có tính đến các khoảng trống về nguồn lực trong quá trình lập kế hoạch dự án ban đầu hay không.
Và để tránh những khoảng trống này một cách tốt nhất, hãy đảm bảo bạn đã xác định phạm vi dự án để không bị kẹt với hai thành viên trong nhóm khi bạn đã lên kế hoạch cho sáu người hoàn thành dự án. Gần như không thể ngăn chặn tất cả các khoảng trống về nguồn lực, nhưng một chút chuẩn bị và xem xét có thể mang lại hiệu quả lớn.
Phần thưởng: Mẫu phân tích khoảng cách!
3. Tạo danh sách công việc ưu tiên
Luôn tạo danh sách công việc và nguồn lực được sắp xếp theo mức độ ưu tiên khi xử lý các dự án của bạn. Đây là cách đơn giản nhưng hiệu quả để biết rõ những việc cần được ưu tiên trong trường hợp có xung đột hoặc hạn chế. 📄
Ví dụ: giả sử bạn có hai dự án phát triển đang tiến hành cần thêm thành viên nhóm — dự án thứ nhất có lịch trình linh hoạt còn dự án thứ hai có thời hạn nghiêm ngặt. Vấn đề là bạn chỉ có một nhà phát triển dự phòng.
Bạn sẽ giao dự án nào cho nhà phát triển đó?
Bạn sẽ muốn phân công họ cho dự án thứ hai có thời hạn nghiêm ngặt. Mặc dù đây là một ví dụ đơn giản về cân bằng tài nguyên, nhưng việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc đảm bảo bạn biết những việc nào cần được chú ý nhất để dự án diễn ra theo đúng tiến độ!
Học cách quản lý tài nguyên với lịch tài nguyên!
4. Thiết lập một quản lý nguồn lực chuyên trách
Nếu bạn vẫn chưa nhận ra, quản lý tài nguyên không phải là công việc dễ dàng. Công việc này rất tốn thời gian và liên quan đến rất nhiều biến số.
Đó là lý do tại sao bạn nên luôn cố gắng có một người quản lý tài nguyên chuyên trách, chịu trách nhiệm về mọi nhu cầu cân bằng tài nguyên. Người này sẽ dành thời gian để nắm vững lộ trình quan trọng và quản lý nhiều dự án trong giới hạn tài nguyên của mình.
Khi một người chịu trách nhiệm về quy trình này, bạn sẽ tập trung trách nhiệm, giúp việc cân bằng tài nguyên trở nên dễ quản lý hơn. Ngoài ra, bạn sẽ không thêm trách nhiệm quản lý tài nguyên vào nhóm của mình, giúp họ có thể tập trung vào khối lượng công việc thực tế của dự án.
5. Theo dõi mọi thứ bạn phân bổ lại
Việc di chuyển một vài công việc, tham gia vào quá trình cân bằng tài nguyên hoặc chuyển dự án sang các tài nguyên bổ sung có vẻ đơn giản. Tuy nhiên, mọi thứ đều cần được theo dõi. Bạn cần biết công việc ban đầu được giao cho ai, nếu không, bạn có thể gặp phải các vấn đề lớn trong quá trình phân bổ tài nguyên.
Tại sao?
Nếu không theo dõi, bạn có nguy cơ phân công công việc trùng lặp, bỏ qua các bước trong dòng thời gian dự án hoặc bỏ sót thông tin quan trọng về những việc cần thực hiện tiếp theo. Nếu bạn không theo dõi kỹ lưỡng tất cả các nguồn lực và nơi chúng được phân công lại, dự án của bạn chắc chắn sẽ gặp phải những vấn đề tốn kém. 📈
Các công cụ phân bổ tài nguyên có thể theo dõi tất cả các công việc của bạn và đối với các nhóm nhanh nhẹn, bạn có thể chạy biểu đồ burndown để đo lường sản lượng so với kế hoạch ban đầu. Điểm mấu chốt của tất cả những điều này là: bạn cần một phần mềm quản lý dự án có thể tùy chỉnh và tập trung nỗ lực của các nhóm.
Mẫu cân bằng tài nguyên để quản lý dự án thành công từ đầu đến cuối
Bạn muốn phân bổ tài nguyên nhanh hơn nữa? Hãy bắt đầu với một mẫu!
Chúng tôi có năm mẫu ClickUp tốt nhất mà bạn có thể sử dụng hoàn toàn miễn phí để bắt đầu quản lý khối lượng công việc của nhóm hiệu quả hơn.
1. Mẫu phân bổ tài nguyên ClickUp
Là một quản lý dự án, bạn phải biết nguồn lực của mình đang được đầu tư vào đâu.
Mẫu phân bổ tài nguyên của ClickUp là một công cụ tuyệt vời để cân bằng tài nguyên. Đó là bởi vì nó cung cấp cho bạn một cái nhìn rõ ràng về nơi tài nguyên của bạn được sử dụng và những gì có thể cần được điều chỉnh.
Mẫu này rất hữu ích để theo dõi tất cả vật liệu, nhân lực, ngân sách và giờ làm việc của bạn trong một không gian. Sử dụng chế độ xem dạng danh sách để có cái nhìn tổng quan về những công việc được giao cho nhóm của bạn và cách chúng phù hợp với lịch trình của dự án.
2. Mẫu lập kế hoạch tài nguyên ClickUp
Mẫu Lập kế hoạch tài nguyên của ClickUp là một công cụ tuyệt vời để cân bằng tài nguyên và điều chỉnh tài nguyên bằng cách sử dụng chế độ xem Kanban với các hàm kéo và thả để phân bổ lại.
Mẫu này cũng giúp xác định tài nguyên nào có sẵn, ai sở hữu tài nguyên đó và khi nào tài nguyên có sẵn. Đảm bảo tài nguyên được phân phối hiệu quả và cho phép các nhà quản lý xác định và giải quyết các hạn chế tiềm ẩn về tài nguyên trước khi chúng phát sinh với mẫu này.
Bạn cũng có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và đảm bảo rằng các nguồn lực phù hợp được sẵn sàng khi cần thiết.
3. Mẫu biểu đồ Gantt đơn giản của ClickUp
Biểu đồ Gantt là một biểu diễn trực quan về các công việc, nguồn lực và dòng thời gian của dự án. Các mẫu biểu đồ Gantt giúp các nhà quản lý dự án xác định nơi cần phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ và xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn.
Và với Mẫu biểu đồ Gantt đơn giản của ClickUp, bạn có thể tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách thông qua dòng thời gian trực quan. Với mẫu này, bạn có thể:
- Hình dung tiến độ công việc của các nhóm trong Chế độ xem Gantt của ClickUp và biết ai đang làm việc gì chỉ trong nháy mắt
- Phân tích và tìm hiểu cách các công việc được kết nối với các mục tiêu tổng thể và các phụ thuộc để hoàn thành dự án
4. Mẫu ma trận tài nguyên dự án ClickUp
Tổng chi phí tài nguyên dự kiến của bạn là bao nhiêu? Mẫu Ma trận tài nguyên dự án của ClickUp là một công cụ tuyệt vời để tìm ra câu trả lời.
Nó cũng giúp đảm bảo rằng các tài nguyên được phân phối hiệu quả, cho phép các nhóm dự án tập trung vào các công việc cần hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách đề xuất. Mẫu này bao gồm năm trạng thái, sáu trường tùy chỉnh và bảy loại chế độ xem.
5. Mẫu khối lượng công việc của nhân viên ClickUp
Để có phân tích chi tiết và trực quan hơn về khối lượng công việc của từng thành viên trong nhóm, Mẫu khối lượng công việc của nhân viên ClickUp là không thể thiếu. Mẫu này cũng có thể xem khối lượng công việc chung của nhóm, rất lý tưởng cho các trưởng nhóm quản lý các nhóm nhỏ hoặc nhiều nhóm.
Sử dụng mẫu này để biết ai có thể đảm nhận thêm công việc hoặc dự án mới. Xem trực quan khối lượng công việc hiện được giao cho từng cá nhân hoặc toàn bộ nhóm. Và cho dù bạn cần sử dụng ước lượng thời gian, khối lượng công việc, điểm sprint hay trường tùy chỉnh để theo dõi khối lượng công việc, mẫu này có thể làm tất cả.
Bắt đầu quá trình cân bằng tài nguyên với ClickUp
Cân bằng tài nguyên không phải là một công việc khó khăn. Bạn chỉ cần công cụ phù hợp để theo dõi, đo lường, so sánh và tổ chức công việc của mình trong bảng điều khiển trực quan.
May mắn thay, bạn có thể tổ chức quy trình cân bằng tài nguyên từ đầu đến cuối với các công cụ quản lý dự án có thể tùy chỉnh của ClickUp. ClickUp là phần mềm quản lý dự án hàng đầu thế giới.
Cho dù bạn cần trợ giúp về phân công tài nguyên, lập lịch dự án, cân bằng tự động hay lập lịch có hạn chế về tài nguyên, ClickUp đều có thể đáp ứng! Và không giống như các công cụ quản lý dự án khác, ClickUp thích ứng với nhu cầu cân bằng tài nguyên của nhóm bạn, chứ không phải ngược lại.
Nó rất linh hoạt nên bạn không bị giới hạn trong các trường định sẵn và bảng điều khiển hạn chế. Sử dụng một trong các mẫu miễn phí của ClickUp để triển khai chiến lược cân bằng tài nguyên của riêng bạn!