Bạn đã bao giờ cảm thấy bối rối khi nghe đến thuật ngữ lịch tài nguyên trong thế giới quản lý dự án chưa?
Đã đến lúc làm sáng tỏ bí ẩn này. 🕵️♀️
Lúc đầu, lịch tài nguyên có vẻ giống như một mẫu khác mà bạn muốn bỏ qua. Rốt cuộc, bạn đã có một quy trình làm việc hoàn hảo nhờ công cụ quản lý dự án yêu thích của mình, phải không?
Nhưng hãy dành một chút thời gian để chúng tôi giải thích tại sao lịch tài nguyên có thể thay đổi hoàn toàn cách lập kế hoạch dự án của bạn, và bạn có thể sẽ trở thành một fan hâm mộ của nó. Nếu mục tiêu của bạn bao gồm tối ưu hóa lịch trình của nhóm, đảm bảo phân bổ tài nguyên hiệu quả và dẫn dắt nhóm hoặc quản lý dự án của bạn hoàn thành các dự án hàng đầu đúng hạn, bạn sẽ muốn giữ bài viết này trong tầm tay.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ khám phá:
- Lịch tài nguyên là gì?
- Tại sao bạn cần lịch tài nguyên trong quản lý dự án
- Khi nào nên sử dụng lịch tài nguyên?
- 6 yếu tố cần bao gồm trong lịch tài nguyên
- Cách tạo lịch tài nguyên đầu tiên của bạn
Vậy, hãy bắt đầu.
Lịch tài nguyên là gì?
Lịch tài nguyên là một công cụ hiển thị các tài nguyên có sẵn mà người quản lý dự án hoặc trưởng nhóm có thể sử dụng trong một khoảng thời gian cụ thể. Loại lịch dự án này cho biết số giờ làm việc mà các thành viên trong nhóm và thiết bị của bạn có thể sử dụng trong một kỳ nhất định.
Ví dụ: nếu một nhân viên làm việc tám giờ mỗi ngày và họ đã dành ba giờ cho Dự án A, bạn có thêm năm giờ để phân công các công việc như Dự án B và Dự án C. Đây là lúc lịch tài nguyên hiển thị chính xác số giờ đó.
Tương tự, lịch tài nguyên cũng tính toán số giờ máy móc của bạn có thể làm việc. Lịch dự án này cũng ghi chú các chi tiết khác như ngày nghỉ, ngày lễ quốc gia, thời gian nghỉ ngơi, tên công việc và tên của các thành viên nhóm và máy móc quan trọng.
Trong quản lý dự án, các nhóm cần lịch dự án để phân bổ tài nguyên. Lịch dự án giúp hình dung nơi có thể phân bổ lại hoặc phân công công việc mà không cần đi sâu vào quản lý thời gian.
Sự khác biệt giữa lịch tài nguyên và lịch dự án là gì?
Vì cả lịch tài nguyên và lịch dự án đều giúp quản lý các phần quan trọng trong vòng đời dự án, nên rất dễ nhầm lẫn giữa hai loại lịch này. Vì vậy, trước khi tiếp tục, hãy cùng tìm hiểu sơ qua về chủ đề này để nắm được những điểm khác biệt chính:
- Lịch tài nguyên được tạo bởi người quản lý tài nguyên, trong khi lịch dự án được tạo bởi người quản lý dự án. Cần ghi chú rằng người quản lý dự án cũng có thể tạo lịch tài nguyên nếu không có người quản lý nào có sẵn
- Loại thứ nhất là tài khoản cho các tài nguyên, chẳng hạn như con người, máy móc và thiết bị. Mặt khác, loại thứ hai theo dõi dòng thời gian của dự án
Lợi ích của lịch tài nguyên cho người quản lý dự án
Nếu bạn không hiểu chính xác về các tài nguyên có sẵn, bạn có thể đánh giá quá cao hoặc quá thấp số lượng công việc mà bạn và các thành viên trong nhóm có thể hoàn thành trong khoảng thời gian X.
Lịch tài nguyên của riêng bạn có thể cung cấp chế độ xem vi mô và vĩ mô về tài nguyên của bạn. Lịch dự án và tài nguyên cho phép bạn xác định chính xác lượng công việc bạn có thể hoàn thành trong một dòng thời gian giới hạn.
Giả sử phần đầu tiên của phần này là đúng (tức là bạn chưa hiểu rõ về các tài nguyên của mình), bạn có thể gặp phải tình huống sau:
- Tạo xung đột giữa các thành viên trong nhóm nội bộ (ví dụ: bộ phận nhân sự và bộ phận bán hàng có thể muốn truy cập vào một số thành viên trong nhóm cùng một lúc)
- Giữ lịch công việc ít hơn mức cần thiết
- Đồng ý nhận nhiều công việc hơn khả năng của bạn
Nhưng ngược lại, điều đó có nghĩa là các nhà quản lý dự án có thể:
- Cải thiện dòng thời gian dự án và hiểu chính xác các cột mốc dự án
- Quản lý các sự cố bất ngờ (như nghỉ phép đột xuất hoặc sự cố thiết bị)
- Tạo khối lượng công việc cân bằng cho mỗi thành viên trong nhóm trong lịch dự án
- Cải thiện chất lượng công việc để đảm bảo thành công của dự án
- Giúp nhóm dự án tuân thủ lịch trình dự án
- Phân bổ tài nguyên và phân công công việc hiệu quả trong lịch dự án
- Giảm tình trạng kiệt sức trong các thành viên nhóm (rất quan trọng đối với các nhóm nhân sự)
- Đảm bảo không có máy móc nào đang hoạt động quá tải
- Tối ưu hóa quy trình công việc trong lịch dự án
Lịch tài nguyên được sử dụng để làm gì?
Nhiều chuyên gia khuyên bạn nên tạo lịch tài nguyên khi bắt đầu dự án, tốt nhất là trong giai đoạn lập kế hoạch dự án. Tuy nhiên, nếu điều đó không thể thực hiện được đối với các quản lý dự án hoặc nếu bạn là người phân công công việc trước vài tháng hoặc vài tuần, bạn cũng có thể tạo lịch tài nguyên hàng tháng hoặc hàng tuần.
Hãy tưởng tượng công ty của bạn đang xử lý nhiều dự án với các thời hạn khác nhau, vì vậy bạn đang lên kế hoạch tạo lịch tài nguyên trước khi bắt đầu một dự án mới để phân bổ tài nguyên có sẵn một cách hợp lý.
Để làm điều đó, bạn có thể cần kiểm tra lại ai có thể tham gia vào nhóm dự án bổ sung dựa trên các kỹ năng cần thiết cho công việc, tình trạng sẵn sàng của nhóm hiện tại và máy móc, phần mềm nào có thể giúp đạt được mục tiêu của bạn trước khi bắt đầu dự án.
Về vấn đề này, các công việc quản lý dự án khác, như tạo lịch dự án, phân tích các cột mốc dự án khác nhau, tạo lịch trình dự án, v.v., lý tưởng nhất là cũng nên được thực hiện bởi người quản lý dự án trong giai đoạn lập kế hoạch.
Tuy nhiên, trong một số đối tượng/kỳ/phiên bản nhất định, lịch tài nguyên cũng được tạo trước khi bắt đầu dự án.
Ví dụ: nếu một công ty xây dựng đã nộp đơn xin vay thế chấp và đang chờ được chấp thuận, họ cũng phải ghi chú những việc cần làm với máy móc, nhân công và tài chính hiện có cho đến khi khoản vay được cấp — và tất cả việc này chỉ có thể hoàn thành với lịch tài nguyên trong tay.
6 tính năng cần có trong lịch tài nguyên
Bây giờ, hãy đi vào chi tiết cụ thể và khám phá những gì nên có trong lịch tài nguyên — trước khi chúng ta tiếp tục chia sẻ hướng dẫn từng bước về cách tạo lịch tài nguyên và những gì cần có trong đó.
1. Tên và vai trò của các thành viên trong nhóm
Mỗi lịch tài nguyên phải có tên và vai trò của các thành viên quan trọng trong nhóm. Một số công ty thích đi trước một bước và thậm chí bao gồm các chi tiết khác như số điện thoại công việc hoặc địa chỉ email của thành viên nhóm để có lịch dự án hiệu quả hơn.
Nhưng thực tế, bạn chỉ cần những kiến thức cơ bản là đủ, vì bạn cần tên và giờ làm việc của các thành viên trong nhóm để biết họ có rảnh hay không, vậy tại sao phải làm phức tạp thêm? Tạo một tài liệu giao tiếp nhóm hoặc sử dụng một mẫu đơn giản như Mẫu ma trận giao tiếp và cuộc họp nhóm của ClickUp.
Ngoài ra, khi ghi tên và vai trò của các thành viên trong nhóm, đừng quên thêm tên của trưởng nhóm vào mẫu. Trong trường hợp người quản lý tài nguyên cần thay đổi lịch trình, họ sẽ biết phải liên hệ với trưởng nhóm nào để thực hiện công việc nào trong lịch dự án.
2. Tính khả dụng, bao gồm giờ làm việc, ca làm việc và ngày nghỉ
Đây là phần quan trọng nhất của lịch tài nguyên — theo dõi tình trạng sẵn sàng, ca làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ quốc gia, v.v.. Bạn có thể ghi chú tình trạng sẵn sàng hàng ngày của nhân viên hoặc, nếu bạn đang tạo lịch hàng tuần, thì ghi chú tình trạng sẵn sàng hàng tuần (và cứ thế).
Ví dụ: với tính khả dụng hàng ngày, bạn sẽ biết thành viên nhóm A có bao nhiêu giờ rảnh trong một ngày. Tương tự, với tính khả dụng hàng tuần, bạn sẽ biết những ngày trong tuần mà thành viên nhóm B rảnh.
Một tài nguyên tuyệt vời khác có thể sử dụng ở đây là Mẫu lịch làm việc của nhân viên ClickUp. Mẫu này cho phép bạn dễ dàng ghi lại số giờ làm việc và thời gian rảnh của từng thành viên quan trọng trong nhóm để quản lý tài nguyên tốt hơn và nắm rõ trạng thái dự án tổng thể.
Chúng tôi cũng khuyên bạn thay vì chỉ theo dõi thời gian của từng thành viên trong nhóm, hãy tạo các sự kiện lập lịch cho nhân viên để giúp bạn tính toán thời gian của toàn bộ nhóm (điều này cần thiết cho các phiên brainstorming, giải quyết phản hồi của khách hàng, hiểu chi tiết dự án và làm việc hiệu quả).
3. Thiết bị hoặc phần mềm cần thiết cho dự án
Các tài nguyên như thiết bị, phần mềm cụ thể, nguyên liệu thô, v.v. cũng là những khía cạnh quan trọng trong việc thực hiện dự án.
Ví dụ: nếu bạn nhận một công việc sản xuất đồ nội thất và không có đủ đinh để chế tạo đồ nội thất mà bạn đã hứa với khách hàng, bạn cần ghi vào tài khoản trong lịch tài nguyên để có thể mua đinh trước khi dự án bắt đầu.
Ghi chú: Có những công việc khác có vẻ không quan trọng, chẳng hạn như chọn bao bì sản phẩm, viết mô tả sản phẩm hoặc thậm chí tạo chính sách bảo mật cho trang web, có thể rất quan trọng trong kế hoạch tổng thể khi cố gắng hoàn thành một dự án, nhưng chúng thường không được tính đến vì không liên quan trực tiếp đến công việc chính.
Vì vậy, đây là lời nhắc nhở để ghi tất cả các công việc này vào lịch tài nguyên của bạn! Những chi tiết nhỏ rất quan trọng và rất dễ bị bỏ sót nếu không có tài liệu thích hợp trong lịch dự án.
4. Sức chứa cho các công việc mới
Nếu bạn đang sử dụng phần mềm tinh vi (như ClickUp ) để tạo lịch tài nguyên, lý tưởng nhất là phần mềm đó sẽ cho bạn biết bạn có bao nhiêu thời gian, khả năng sẵn sàng, thành viên nhóm và tài nguyên để thực hiện các dự án mới.
Nếu bạn vẫn còn dùng bút và giấy, hãy sử dụng khả năng giải quyết vấn đề của mình để tìm ra sức chứa tối ưu cho các công việc mới. Và nếu bạn cảm thấy chán ngấy với cách làm này, chúng tôi không trách bạn. ClickUp sẵn sàng giúp bạn giải quyết những công việc nặng nhọc.
5. Kỹ năng hoặc chuyên môn
Nhiều công ty thích ghi kỹ năng hoặc chuyên môn của thành viên nhóm ngay bên cạnh tên và vai trò của họ, chủ yếu là vì khi có dự án mới, họ có thể phân công thành viên nhóm có kỹ năng phù hợp với công việc phù hợp.
Ví dụ: giả sử bạn là một công ty tiếp thị kỹ thuật số và bạn nhận được một dự án thiết kế lại trang web mới cho một công ty môi giới bất động sản. Bây giờ, bạn có thể có nhiều người viết nội dung trong nhóm để đảm nhận công việc này.
Nhưng nếu bạn biết các nhà văn chuyên về loại nội dung nào, bạn sẽ có thể kết hợp nhà văn có chuyên môn về bất động sản với dự án này.
6. Chi phí tài nguyên
Chi phí tài nguyên là một thông tin hữu ích khác để thêm vào lịch tài nguyên của bạn vì nó cho bạn biết bạn sẽ phải trả bao nhiêu cho một dự án dựa trên số lượng tài nguyên đã sử dụng.
Vẫn giữ ví dụ trên, nếu bạn nhận ra có hai nhà văn bất động sản trong nhóm, một người tính phí 40 đô la/giờ và người kia tính phí 50 đô la, bạn có thể phải quyết định xem nên chọn nhà văn nào cho dự án.
Bạn cũng có thể thêm chi tiết sau đó. Ví dụ: thành viên nhóm thích sử dụng phần mềm xử lý bảng lương nào, điều khoản thanh toán của họ là gì, giờ làm việc và múi giờ của họ là gì, v.v.
Cách tạo lịch tài nguyên (sử dụng phần mềm lịch tài nguyên)
Hãy bắt đầu tạo lịch tài nguyên của riêng bạn ngay bây giờ!
1. Thu thập tất cả thông tin chi tiết về tài nguyên của bạn
Để tạo lịch tài nguyên hiệu quả, bắt đầu bằng cách đếm tất cả các tài nguyên bạn có. Ví dụ: ghi lại những điều sau:
- Các thành viên trong nhóm của bạn làm việc bao nhiêu giờ trong một tháng so với số giờ họ có thể làm việc?
- Bạn cần những máy móc nào để hoàn thành dự án này so với những máy móc hiện có (và trong bao nhiêu ngày/giờ)?
- Nếu bạn cần bất kỳ thiết bị nào, yêu cầu là gì và bạn có sẵn những gì?
- Có sự khác biệt nào giữa khả năng sẵn có của tài nguyên và thời gian bạn cần sử dụng chúng không?
2. Đăng ký ClickUp
Tiếp theo, đăng ký ClickUp hoặc phần mềm chuyên dụng tương tự có thể giúp bạn hình dung khối lượng công việc của nhóm. ClickUp là một lựa chọn an toàn vì nó có các mẫu sẵn sàng, được hàng nghìn khách hàng tin cậy và cũng có các biện pháp bảo mật như xác thực đa yếu tố.
Nếu bạn chưa cảm thấy thoải mái khi mua phiên bản trả phí của ClickUp, bạn cũng có thể tiếp tục sử dụng phiên bản miễn phí.
P. S. : Bạn cũng có thể sử dụng Bảng tính Excel hoặc Lịch Google hoặc Trang tính để có cái nhìn tổng quan về khối lượng công việc của mọi người.
3. Sử dụng mẫu lập kế hoạch và lên lịch tài nguyên
Sau khi đăng ký thành công, bước tiếp theo trong danh sách công việc là sử dụng mẫu lập kế hoạch tài nguyên miễn phí ClickUp (bạn có thể tìm thấy các mẫu tương tự khác trong thư viện mẫu của ClickUp).
Tại đây, bạn có thể xuất dữ liệu nếu đã làm việc trong ClickUp hoặc nhập thủ công vào các trường.
4. Hình dung sức chứa của tài nguyên bằng chế độ xem Khối lượng công việc
Lịch tài nguyên là một mẫu cực kỳ toàn diện, vì vậy bạn sẽ có thể hiểu chính xác sức chứa của các tài nguyên được chia sẻ theo nhiều cách và biểu mẫu khác nhau.
Ví dụ: bạn có thể theo dõi tài nguyên bằng cách kiểm tra khối lượng công việc của các thành viên trong nhóm, toàn bộ nhóm, khách hàng, v.v..
Từ đó, bạn có thể tiến thêm một bước bằng cách phân tích nhân viên nào đang làm việc cho dự án của khách hàng nào, vào thời gian nào, ngày đáo hạn và kết quả mong đợi của các dự án phức tạp này, ngân sách được phân bổ cho từng tài nguyên, dòng thời gian bạn phải tuân thủ và ai là người điều phối trong môi trường dự án.
Nếu bạn muốn theo dõi khối lượng công việc của từng thành viên trong nhóm hoặc tài nguyên, hãy nhấp vào Chế độ xem > Khối lượng công việc để xem tổng quan.
5. Quản lý sức chứa khối lượng công việc bằng cách kéo và thả trong Chế độ xem nhóm
Công việc duy nhất còn lại trong danh sách của bạn là quản lý tài nguyên để chúng không ảnh hưởng đến quy trình làm việc, tăng tốc thời gian giao hàng và giữ tinh thần của nhóm luôn ở mức cao nhất.
Sau khi có bản tóm tắt trực quan về thời gian rảnh của từng thành viên trong nhóm, bạn có thể điều chỉnh dòng thời gian hoặc thêm các công việc khác nhau cho phù hợp để đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ.
Để thực hiện việc này, bạn cần chuyển đến "Chế độ xem" và chọn "Nhóm. "
Lịch tài nguyên để hỗ trợ thực hiện dự án suôn sẻ
Hãy đối mặt với thực tế. Tài nguyên có thể khó dự đoán. Bạn có thể phát hiện ra một thành viên quan trọng trong nhóm bị ốm trong một tuần. Hoặc hệ thống gặp sự cố, khiến công việc bị đình trệ.
Thật vậy, những tình huống như vậy có thể giống như cơn ác mộng tồi tệ nhất của bất kỳ nhà quản lý dự án nào (và đó là điều dễ hiểu), nhưng sức mạnh của lịch tài nguyên có thể nhanh chóng biến những thách thức này thành cơ hội. Lịch tài nguyên cung cấp cho chúng ta chế độ xem rõ ràng về tình trạng sẵn có và phân bổ tài nguyên, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện dự án suôn sẻ.
Nó đóng vai trò như một ngọn hải đăng, dẫn đường cho chúng ta vượt qua bão tố và giúp chúng ta nhanh chóng phục hồi ngay cả khi gặp phải khó khăn. Chúng giúp tránh phân bổ quá mức, hỗ trợ phân công công việc hiệu quả và góp phần lập lịch dự án thực tế hơn.
Còn gì để không thích?
Và hãy nhớ rằng, lịch tài nguyên không chỉ là một tài liệu tĩnh mà là một công cụ động, phát triển cùng với dự án của bạn. Vì vậy, hãy bắt đầu tạo lịch tài nguyên ngay hôm nay. Bạn sẽ sớm đánh giá cao khả năng kiểm soát và hiển thị tài nguyên được chia sẻ được cải thiện mà nó mang lại cho các dự án của bạn.
Tác giả khách mời:
Juwaria Merchant là một nhà văn tự do chuyên về các lĩnh vực SaaS, tiếp thị và sức khỏe/sức khỏe. Với hơn 3 năm kinh nghiệm, cô giúp các thương hiệu xây dựng nội dung gia tăng giá trị cho hoạt động kinh doanh của họ. Trong thời gian rảnh rỗi, bạn có thể thấy cô đọc những cuốn sách yêu thích hoặc nghiên cứu các xu hướng mới nhất trên mạng.