Bạn sắp bắt tay vào một dự án lớn? Hãy giúp dự án (và bản thân bạn) bằng cách lập dòng thời gian dự án càng sớm càng tốt. Tin chúng tôi đi, nếu không có dòng thời gian, mọi thứ sẽ nhanh chóng trở nên hỗn loạn!
Các nhà quản lý dự án sử dụng dòng thời gian để chia nhỏ mọi thứ thành các công việc có thể thực hiện được, giúp duy trì tiến độ dự án và mọi người làm việc đúng tiến độ từ đầu đến cuối. 🌻
Bạn muốn thành công. Chúng tôi muốn bạn thành công. Và chúng tôi đã tạo ra một hướng dẫn với mọi thứ bạn cần biết về dòng thời gian dự án để biến điều đó thành hiện thực.
Hãy sẵn sàng tìm hiểu về các loại dòng thời gian dự án khác nhau, lợi ích của việc có kế hoạch dự án, ví dụ về dòng thời gian kế hoạch dự án hiệu quả và (tất nhiên) cách tạo dòng thời gian hoàn hảo.
Dòng thời gian dự án là gì?
Dòng thời gian quản lý dự án là một biểu diễn trực quan của một dự án hiện tại hoặc mới. Nó phác thảo tất cả các công việc và cột mốc dự án cần thiết để đạt được mục tiêu hoặc mục đích của bạn.
Dòng thời gian dự án hiệu quả thường bao gồm:
- Tuyên bố phạm vi dự án
- Cấu trúc phân chia công việc (xem các công cụ WBS này )
- Danh sách công việc và kết quả dự án hoàn thành
- Phụ thuộc hoặc hạn chế công việc
- Chủ sở hữu công việc
- Ngày bắt đầu và kết thúc cho mỗi công việc của dự án
- Ngày đáo hạn cho các mục tiêu dự án và gói công việc theo thứ tự thời gian
- Các cột mốc quan trọng của dự án để theo dõi tiến độ dự án
- Kế hoạch quản lý tài nguyên
Mục đích của dòng thời gian dự án là cho phép bạn xem tổng quan và hiểu rõ hơn về toàn bộ dự án. Nó cũng cho phép bạn xem tiến độ dự án trong nháy mắt.
Dòng thời gian dự án cũng cho phép nhóm của bạn phóng to các công việc cụ thể, công việc con và các cột mốc quan trọng trong thời gian thực để xem những gì cần thiết hiện tại và những gì sắp tới.
Cũng nên đọc: 5 bước để quản lý thời gian dự án hiệu quả
Lợi ích của việc sử dụng dòng thời gian dự án
Có một lý do tại sao hầu hết các nhà quản lý dự án đều yêu thích dòng thời gian dự án. Chúng là một phần thiết yếu của quá trình lập kế hoạch! 🤩
Dòng thời gian giúp tất cả mọi người tham gia chuẩn bị cho cuộc phiêu lưu mà bạn sắp bắt đầu. Ngoài ra, dòng thời gian còn có thể gây ấn tượng với các bên liên quan bằng cách cho họ thấy chính xác cách nhóm của bạn đang hoàn thành mục tiêu và vượt qua các mốc thời gian ở từng bước. 🏆
Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng dòng thời gian dự án:
- Cải thiện việc theo dõi tiến độ: Dòng thời gian dự án cung cấp chế độ xem từ trên xuống dưới về lịch trình dự án, giúp mọi người dễ dàng theo dõi tiến độ của các công việc nhỏ hơn, các cột mốc dự án và việc hoàn thành dự án. Điều này giúp xây dựng lòng tin với các bên liên quan và cải thiện giao tiếp trong nhóm
- Tối ưu hóa quy trình công việc: Nếu không có dòng thời gian lập kế hoạch dự án rõ ràng, nhiều người sẽ dễ dàng làm cùng một công việc — nhưng dòng thời gian giúp hợp lý hóa việc quản lý khối lượng công việc, từ đó cải thiện khả năng làm việc nhóm, quản lý công việc và quản lý thời gian
- Tập trung vào bức tranh tổng thể: Với hàng trăm công việc từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án, bạn rất dễ bị lạc hướng. Nhưng dòng thời gian dự án giúp bạn luôn nhìn thấy bức tranh tổng thể
- Xác định vai trò của từng thành viên trong nhóm: Nhóm của bạn cần đoàn kết và hợp tác nếu muốn dự án diễn ra suôn sẻ. Dòng thời gian cho từng thành viên trong nhóm biết vai trò được giao để họ có thể thực hiện công việc của mình
- Đặt kỳ vọng thực tế: Khi bạn có thể xem khung thời gian lập kế hoạch dự án và biết mình đang ở đâu, bạn sẽ dễ dàng đặt kỳ vọng thực tế hơn. Ví dụ: bạn sẽ không vô tình hứa với các bên liên quan rằng dự án sẽ hoàn thành trong một nửa thời gian mà nhóm của bạn cần
- Đánh dấu công việc phụ thuộc: Dòng thời gian giúp bạn phát hiện và đánh dấu các phụ thuộc và hạn chế để ngăn chặn các trở ngại trong tiến độ đạt được thành công
- Chuẩn bị cho sự thay đổi: Không có gì lạ khi dự án và mục tiêu thay đổi. Dòng thời gian giúp bạn dễ dàng theo luồng thay vì để mọi người trong tình trạng mù mờ
- Kỷ niệm thành công: Bạn có thể thúc đẩy động lực bằng cách kỷ niệm các cột mốc quan trọng ngoài việc hoàn thành dự án, và dòng thời gian giúp bạn xác định thành công để có thể thưởng cho nhóm một cách thích hợp
Danh sách này còn có thể tiếp tục, nhưng bạn còn nhiều việc quan trọng cần làm! Tóm lại, ngay cả một dòng thời gian dự án cơ bản cũng giúp từng bước trở nên dễ dàng hơn để đảm bảo quá trình thành công. Các nhà quản lý dự án sẽ bớt đau đầu và có nhiều thời gian hơn để tận hưởng giờ giải lao vui vẻ cùng nhóm của mình. 🙌
Đọc thêm: Cách quản lý sự phức tạp của dự án (và hoàn thành xuất sắc!)
Cách tạo dòng thời gian cho dự án
Hãy cùng xem lại các bước để tạo dòng thời gian dự án. Để giải thích từng bước trong bối cảnh, chúng tôi sẽ sử dụng ví dụ về việc tổ chức sự kiện khen thưởng nhân viên hàng năm tại nơi làm việc.
Bước 1: Xác định mục tiêu và phạm vi
Trước hết, hãy phác thảo rõ ràng các mục tiêu, kết quả mong đợi và tiêu chí thành công của dự án. Điều này sẽ định hướng cho tất cả các bước tiếp theo. Quá trình này bao gồm việc xem xét:
- Mục tiêu dự án
- Tất cả các bên liên quan cùng vai trò và trách nhiệm của họ
- Kết quả dự án
- Khung thời gian dự án
- Các cột mốc quan trọng cần đạt được
Trong ví dụ về tổ chức buổi tối trao thưởng hàng năm cho nhân viên, phạm vi có thể là lập kế hoạch và thực hiện một sự kiện trao thưởng hàng năm đáng nhớ để tôn vinh thành tích của nhân viên.
Mục tiêu:
- Chọn địa điểm.
- Sắp xếp chương trình (ví dụ: trao giải thưởng, giải trí, ẩm thực).
- Mời và xác nhận người tham dự.
- Đảm bảo sự kiện nằm trong ngân sách.
Bước 2: Xác định các công việc và hoạt động chính
Dựa trên các kết quả mong đợi và cột mốc từ bước đầu tiên, liệt kê tất cả các công việc bạn phải hoàn thành để thực hiện dự án thành công. Lấy ý kiến và đề xuất từ nhóm của bạn và các bên liên quan đến dự án để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào ở giai đoạn này.
Để tổ chức hiệu quả, hãy chia mọi công việc lớn thành các hoạt động và bước nhỏ hơn.
Cấu trúc phân chia công việc, nếu có, có thể rất hữu ích ở giai đoạn này.
Ví dụ, các công việc cho lễ kỷ niệm khen thưởng nhân viên của chúng tôi có thể là:
- Cài đặt ngày cho sự kiện
- Lập kế hoạch và phê duyệt ngân sách
- Lựa chọn và đặt địa điểm
- Thiết kế và phân phối thư mời
- Sắp xếp dịch vụ ẩm thực và trang trí
- Tạo danh sách giải thưởng và đặt hàng cúp/bảng danh dự
- Tổ chức chương trình giải trí và bài phát biểu
- Cài đặt thiết bị nghe nhìn
- Quản lý hậu cần sự kiện (ví dụ: vận chuyển, hướng dẫn viên)
Bước 3: Xác định các công việc phụ thuộc lẫn nhau
Bây giờ, xác định mối quan hệ giữa các công việc để có thể đánh dấu các công việc quan trọng. Ghi chú các công việc phải hoàn thành trước để các công việc khác có thể được thực hiện.
Sử dụng các loại phụ thuộc như:
- Hoàn thành để bắt đầu (FS): Công việc A phải hoàn thành trước khi công việc B bắt đầu
- Start-to-Start (SS): Công việc A và công việc B có thể bắt đầu cùng lúc
- Hoàn thành từ đầu đến cuối (FF): Công việc A và công việc B phải hoàn thành cùng nhau
Trong ví dụ của chúng tôi, các phụ thuộc của dự án có thể bao gồm:
- Địa điểm phải được đặt trước khi gửi thiệp mời
- Ngân sách phải được phê duyệt trước khi hoàn tất việc đặt tiệc hoặc trang trí
- Danh sách giải thưởng phải được hoàn thành trước khi đặt hàng cúp
Bước 4: Ước lượng thời gian cần thiết cho từng công việc
Tính thời gian cần thiết cho mỗi công việc (theo tuần, ngày hoặc giờ). Lưu ý mức độ phức tạp của mỗi công việc, các nguồn lực cần thiết và mọi phụ thuộc đã xác định. Sau đó, tạo một khoảng trống để tính đến các trường hợp chậm trễ có thể xảy ra.
Ước lượng thời gian chính xác cho các công việc trong dự án là khóa để xây dựng dòng thời gian dự án chính xác.
Trong dự án khen thưởng nhân viên, chúng ta có thể thấy các dòng thời gian sau:
- Lựa chọn địa điểm: 1–2 tuần
- Thiết kế thiệp mời: 3 ngày
- Đặt hàng giải thưởng: 2–3 tuần
- Lập kế hoạch và xác nhận dịch vụ ăn uống: 1 tuần
Bước 5: Đặt cột mốc
Bây giờ, hãy chia dự án thành các cột mốc cụ thể. Cột mốc là những điểm quan trọng trong dự án cần theo dõi, chẳng hạn như khởi động dự án, các giai đoạn đánh giá và giao hàng cuối cùng.
Cài đặt các cột mốc giúp theo dõi dự án, đảm bảo thời hạn được tuân thủ và điều phối các thành viên nhóm dự án và các bên liên quan.
Ví dụ về các cột mốc điển hình cho buổi tối trao thưởng cho nhân viên có thể là:
- Cột mốc 1: Hoàn thiện ngân sách (Tuần 1)
- Cột mốc 2: Xác nhận đặt địa điểm (Tuần 2)
- Cột mốc 3: Gửi lời mời đến người tham dự (Tuần 3)
- Cột mốc 4: Hoàn thiện danh sách giải thưởng và đặt hàng cúp (Tuần 4)
- Cột mốc 5: Ngày sự kiện (cột mốc cuối cùng)
Bước 6: Phân bổ nguồn lực
Với danh sách công việc và cột mốc được liệt kê, hãy bắt đầu phân bổ nguồn lực cho từng công việc. Nguồn lực bao gồm thiết bị, kinh phí, thành viên nhóm, v.v.
Phân bổ tài nguyên một cách chiến lược theo cách này giúp bạn tránh tình trạng thiếu hoặc thừa tài nguyên ở bất kỳ nơi nào, giữ khối lượng công việc của nhóm cân bằng và giúp theo dõi các công việc trùng lặp.
Trong ví dụ của chúng tôi, một số vai trò và trách nhiệm của nhóm có thể là:
- Điều phối viên sự kiện: Kế hoạch và quản lý tổng thể
- Nhóm tài chính: Phê duyệt và theo dõi ngân sách
- Nhóm nhân sự hoặc tiếp thị: Thiết kế thư mời và quản lý RSVP
- Nhóm hậu cần: Thiết lập địa điểm, thiết bị nghe nhìn và điều phối trong ngày
Bước 7: Sử dụng công cụ dòng thời gian dự án
Chọn một phần mềm dòng thời gian dự án để hình dung dòng thời gian dự án của bạn. Nhập tất cả các chi tiết dự án như công việc, phụ thuộc, thời lượng và tài nguyên vào công cụ để tạo dòng thời gian trực quan.
Các nhóm dự án có thể sử dụng lịch đơn giản, biểu đồ Gantt hoặc công cụ quản lý dự án tích hợp như ClickUp.
Để hiển thị dòng thời gian chính xác, đồng thời lập kế hoạch và thực hiện toàn bộ dự án một cách hiệu quả, không có gì có thể đánh bại ClickUp. Dưới đây là một số lý do:
- Giải pháp tất cả trong một cho quản lý dự án, thời gian và tài nguyên
- Tính linh hoạt để chuyển đổi giữa các chế độ xem khác nhau, bao gồm biểu đồ Gantt, để quản lý công việc
- Công cụ theo dõi thời gian tích hợp và khả năng đặt ngày đáo hạn, nhắc nhở và ước lượng thời gian cho các công việc
- Tự động hóa để tiết kiệm thời gian bằng cách loại bỏ các hành động lặp đi lặp lại
- Cộng tác thời gian thực cho các nhóm dự án với bảng trắng, trò chuyện, tài liệu và hơn thế nữa
- Gói Miễn phí vĩnh viễn cung cấp các tính năng mạnh mẽ như công việc không giới hạn, nhiều chế độ xem và tích hợp cơ bản
- Báo cáo nâng cao, theo dõi dự án và phân tích với hỗ trợ AI trong các gói trả phí
Cách tạo dòng thời gian dự án với ClickUp
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để tạo dòng thời gian đầu tiên của bạn với phần mềm dòng thời gian dự án và trình tạo của ClickUp. 🙂
Bước 1: Thêm chế độ xem Dòng thời gian
Bố cục dòng thời gian của ClickUp cung cấp nhiều chức năng trong phạm vi rộng. Bạn có thể phóng to để xem từng ngày hoặc thu nhỏ để xem từng tuần hoặc từng tháng. Điều này cho phép bạn xem các công việc và sự kiện lịch sử từ đầu đến cuối.
Để thêm chế độ xem Dòng thời gian, nhấp vào nút "Chế độ xem mới" trong bất kỳ danh sách, thư mục hoặc không gian nào và chọn "Dòng thời gian" từ menu thả xuống. Nhấp vào "Thêm chế độ xem" để tạo dòng thời gian của riêng bạn. Bây giờ, bạn có thể thêm công việc và chỉ định thời hạn phù hợp.
Thêm công việc dễ dàng bằng cách nhấp vào bất kỳ vị trí nào trong chế độ xem Dòng thời gian và làm theo hướng dẫn để tạo công việc. Kéo và thả một công việc hiện có từ thanh bên phải vào dòng thời gian của bạn.
Chế độ xem dòng thời gian quản lý dự án chỉ hiển thị các công việc được lên lịch trong phạm vi thời gian bạn lựa chọn. Vì vậy, nếu bạn không thấy công việc của mình, hãy nhấp vào thanh bên (ở phía bên phải màn hình) để xem các công việc chưa được lên lịch hoặc đã quá hạn.
Bạn có thể kéo chúng trực tiếp từ thanh bên này vào dòng thời gian của mình nếu cần. Và bạn có thể sử dụng Bảng trắng ClickUp để dễ dàng brainstorm danh sách công việc trước khi bắt đầu tạo/lập dòng thời gian. Đây là một khía cạnh hoàn toàn khác của phần mềm dòng thời gian dự án để hình dung những gì cần thiết và khi nào cần thiết. 👀
Bước 2: Sắp xếp công việc theo người được giao
Một trong những tính năng khóa của chế độ xem Dòng thời gian của ClickUp là nhóm các nhiệm vụ theo người được giao để bạn có thể xem nhanh mỗi người có bao nhiêu nhiệm vụ. Bạn cũng có thể xem các nhiệm vụ trùng nhau mà bạn có thể muốn thay đổi vị trí. Bạn cũng có thể nhóm các nhiệm vụ bằng cách sử dụng ưu tiên, thẻ và Trường Tùy chỉnh. Đối với hướng dẫn dòng thời gian đơn giản này, chúng tôi sẽ nhóm theo người được giao.
Nhấp vào nút "Nhóm theo" ở phía bên phải thanh công cụ ở đầu dòng thời gian và chọn "Người được giao". Thao tác này sẽ nhóm các hàng trong dòng thời gian của bạn theo từng người được giao, với tất cả các công việc của họ trong một hàng duy nhất. Nếu một công việc được giao cho nhiều người, nó sẽ xuất hiện trong ba hàng, nhưng vẫn là một công việc duy nhất.
Mỗi công việc cũng sẽ được phân loại bằng màu sắc nền để dễ phân biệt hơn.
Bước 3: Chỉnh sửa công việc
ClickUp cho phép bạn chỉnh sửa nhiệm vụ trực tiếp từ chế độ xem Dòng thời gian. Bạn có thể kéo nhiệm vụ vào hoặc ra để điều chỉnh ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Ngoài ra, bạn có thể thêm hoặc xóa nhiệm vụ khỏi nhóm bằng cách kéo chúng ra khỏi một nhóm và vào nhóm khác.
Bạn cũng có thể tương tác với hộp văn bản liên quan đến từng công việc để xem các hàng khác mà nó xuất hiện, thay đổi kích thước hộp văn bản và nhấp đúp để xem các tùy chọn bổ sung để chỉnh sửa cần thiết.
Bước 4: Tùy chỉnh dòng thời gian của bạn
Nhấp vào dấu ba chấm ở góc phải thanh công cụ để xem menu Cài đặt và các tùy chọn tùy chỉnh. Tại đây, bạn có thể thay đổi màu nền của từng công việc, điều chỉnh cài đặt thông báo, mở rộng tên công việc và chọn những gì bạn muốn hiển thị trong chế độ xem Dòng thời gian.
Bạn cũng có thể thu gọn và mở rộng các nhóm bằng cách nhấp vào biểu tượng mũi tên ở bên phải tên, đó là người được giao nhiệm vụ trong hướng dẫn này.
Bước 5: Tận hưởng quá trình thực hiện dự án
Chúng tôi đang nói điều hiển nhiên, nhưng điều này đáng được đề cập: dòng thời gian hoạt động hiệu quả nhất khi bạn tích cực sử dụng chúng để theo dõi tiến độ! Ngay cả những ứng dụng tốt nhất cũng không thể giúp bạn tuân thủ lịch trình nếu bạn và các thành viên trong nhóm không kiểm tra thường xuyên.
Tin tốt là ClickUp không chỉ là một công cụ tạo dòng thời gian — nó là một bộ công cụ hoàn chỉnh với hàng trăm công cụ giúp nhóm của bạn hoàn thành mọi công việc trên dòng thời gian một cách dễ dàng hơn. 🛠️
ClickUp có hơn 1.000 tích hợp với các chương trình bao gồm Jira, Asana, Slack, Gmail, Tài liệu Google, Outlook, Loom, Zoom và toàn bộ Microsoft Suite (Excel, PowerPoint, Word, v.v.). Và bạn có thể sử dụng tính năng này để giữ mọi thứ trong một bảng điều khiển trung tâm.
Vì quyền truy cập chế độ xem Dòng thời gian bắt đầu từ gói Doanh nghiệp trở lên, bạn sẽ có tất cả các công cụ trong bộ sản phẩm của chúng tôi. Chúng tôi có thể giúp bạn mọi thứ, từ kế hoạch tiếp thị và infographics đến đào tạo nhân viên mới và tạo các tài liệu nhân sự khác.
Cũng nên đọc: 12 biểu đồ quản lý dự án hàng đầu
Các loại dòng thời gian dự án phổ biến nhất
Chọn loại dòng thời gian dự án phù hợp là điều bắt buộc nếu bạn muốn tận dụng tối đa kế hoạch dự án của mình. Mỗi loại đều có ưu và nhược điểm riêng cho các loại dự án khác nhau, vì vậy hãy lựa chọn một cách khôn ngoan.
Biểu đồ Gantt dòng thời gian dự án
Biểu đồ Gantt là loại dòng thời gian dự án phổ biến nhất. Đây là một trong những mục yêu thích của chúng tôi, thể hiện qua sự yêu mến mà chúng tôi dành cho Chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp. 👀
Biểu đồ Gantt rất linh hoạt và có thể áp dụng cho hầu hết mọi dự án, hiển thị tất cả thông tin bạn cần ở một nơi. Điều này cho phép bạn có được rất nhiều thông tin chi tiết trong vài giây!
Các công cụ quản lý dự án như ClickUp đã hợp lý hóa các mẫu dự án biểu đồ Gantt, giúp chúng trở nên tương tác và hữu ích cho việc theo dõi thời gian hiệu quả.
Đối với bất kỳ ai quan tâm đến quản lý dự án Agile, bạn có thể đã nghe nói về biểu đồ Gantt vì chúng áp dụng mô hình thác nước để vẽ bản đồ dự án của bạn từ đầu đến cuối.
Dòng thời gian dự án bảng Kanban
Dòng thời gian Kanban hoạt động hiệu quả cho việc lập kế hoạch sprint trong các dự án Agile và là bổ sung tốt cho dòng thời gian biểu đồ Gantt. Các nhóm Agile thường sử dụng biểu đồ Gantt để quản lý dự án tổng thể và bảng Kanban cho dòng thời gian hàng ngày và hàng tuần.
Hầu hết các phần mềm quản lý dự án có tính năng biểu đồ Gantt cũng cung cấp bảng Kanban vì hai tính năng này thường đi đôi với nhau. Ví dụ, tại ClickUp, biểu đồ Gantt và bảng Kanban là một số mẫu lộ trình dự án phổ biến nhất của chúng tôi. 👀
Dòng thời gian dự án theo thứ tự thời gian
Dòng thời gian theo thứ tự thời gian được thiết kế cho các dự án tuyến tính. Các dòng thời gian này đơn giản hơn nhiều so với biểu đồ Gantt.
Chúng thường chạy từ trái sang phải, hiển thị tiến độ từ đầu đến cuối mà không có các công việc nhỏ hơn hoặc nhiều lộ trình. Điều này giúp các nhà quản lý dự án dễ dàng nắm bắt kế hoạch dự án để biết những việc sắp tới hoặc đến hạn.
Biểu đồ dọc dòng thời gian dự án
Biểu đồ dọc hoặc biểu đồ cột có trục dọc và trục ngang, cho phép bạn xem tài nguyên và thời gian tương ứng. Các biểu đồ này phổ biến trong các dự án tài chính để quản lý tài nguyên chi tiết và theo dõi xu hướng.
Quản lý tài nguyên là yếu tố quan trọng đối với sự thành công của dòng thời gian quản lý dự án, giúp bạn biết mình không đánh giá quá cao hoặc quá thấp tài nguyên. Dù là nhân lực, công cụ hay ngân sách, dòng thời gian quản lý dự án của bạn đều bị ảnh hưởng bởi cách bạn lập kế hoạch tài nguyên.
Cũng nên đọc: Biểu đồ Gantt và dòng thời gian: Chúng là gì và cách sử dụng
Lập kế hoạch dòng thời gian dự án nâng cao: CPM và PERT
Ngoài bốn loại dòng thời gian dự án cơ bản mà chúng tôi đã đề cập ở trên, hai phương pháp khác cũng được sử dụng để lập kế hoạch dòng thời gian và lịch trình cho các dự án phức tạp. Đó là Phương pháp Đường dẫn quan trọng (CPM) và Kỹ thuật Đánh giá Chương trình (PERT).
Trong phương pháp đường dẫn quan trọng, các nhà quản lý dự án xác định các công việc phụ thuộc quan trọng bằng cách tính toán thời lượng của chúng bằng công thức chuyên dụng (hoặc thuật toán đường dẫn quan trọng). Phương pháp này giúp xác định các công việc quan trọng cần được ưu tiên hàng đầu trong danh sách công việc của bạn và thứ tự hoàn thành chúng một cách hợp lý nhất.
Mặt khác, biểu đồ PERT chia nhỏ các công việc chính của dự án thành các mục hành động dễ quản lý hơn và sắp xếp chúng dưới dạng đồ họa. Độ phức tạp của biểu đồ PERT phụ thuộc vào số cột mốc của dự án dọc theo đường dẫn quan trọng và thời gian ước lượng để hoàn thành từng công việc.
Về cơ bản, phương pháp đường dẫn quan trọng được sử dụng tốt hơn khi thời lượng công việc đã biết, trong khi biểu đồ PERT được sử dụng khi thời lượng công việc chưa biết.
Cũng nên đọc: Biểu đồ PERT so với biểu đồ Gantt
Ví dụ về dòng thời gian dự án
Với nhiều loại dòng thời gian, hầu hết mọi dự án đều có thể tận dụng lợi ích của dòng thời gian! Dưới đây là một vài ví dụ về dự án dòng thời gian:
Dòng thời gian dự án chiến lược SEO:
Dòng thời gian dự án chiến lược tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO) có thể đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao khả năng hiển thị của trang web của bạn trên các công cụ tìm kiếm. Dòng thời gian này sẽ bao gồm:
- Nghiên cứu từ khóa: Xác định và phân tích các từ khóa phổ biến có thể thu hút lưu lượng truy cập đến trang web của bạn.
- Phân tích đối thủ cạnh tranh: Nghiên cứu các chiến lược mà đối thủ của bạn đang sử dụng và tìm cách vượt qua họ.
- SEO trên trang: Sửa đổi nội dung và mã nguồn HTML của trang để trang trở nên hấp dẫn hơn đối với công cụ tìm kiếm.
- SEO ngoài trang: Bao gồm xây dựng liên kết ngược, tiếp thị trên mạng xã hội và các chiến thuật khác để tăng mức độ phổ biến và độ tin cậy của trang web.
- Tạo/lập và xuất bản nội dung: Lập kế hoạch và tạo nội dung chất lượng cao bao gồm các từ khóa bạn đã chọn.
- Theo dõi hiệu suất: Thường xuyên theo dõi thứ hạng của bạn trên công cụ tìm kiếm và điều chỉnh chiến lược khi cần thiết.
Dòng thời gian dự án lập kế hoạch sự kiện:
Dù là hội nghị, ra mắt sản phẩm hay đám cưới, dòng thời gian lập kế hoạch sự kiện là yếu tố quan trọng để thành công! Chúng bao gồm:
- Lập ngân sách: Đặt ngân sách và phân bổ kinh phí cho các chi phí khác nhau. Điều quan trọng là phải dành đủ tiền cho những chi phí bất ngờ!
- Lựa chọn địa điểm và nhà cung cấp: Tìm kiếm, đánh giá và đặt nhà cung cấp. Điều này có thể bao gồm nhiếp ảnh gia, nhà cung cấp dịch vụ ăn uống, nghệ sĩ giải trí, v.v.
- Quản lý lời mời và RSVP: Thiết kế lời mời và theo dõi phản hồi từ khách. Điều này cũng bao gồm quản lý hủy bỏ và thay đổi vào phút chót.
- Công việc trong ngày: Hoàn thiện các chi tiết và lập lịch trình cho ngày diễn ra sự kiện. Phối hợp với các nhà cung cấp để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
- Theo dõi sau sự kiện: Gửi ghi chú cảm ơn, phân tích phản hồi và thu thập ảnh để sử dụng cho các hoạt động tiếp thị trong tương lai.
Dòng thời gian dự án cải tạo nhà:
Các dự án cải tạo nhà là một ví dụ hoàn hảo về cách dòng thời gian có thể giúp bạn tổ chức và làm việc hiệu quả. Dòng thời gian đó có thể trông như sau:
- Lập kế hoạch: Xác định ngân sách, tìm kiếm nhà thầu và đánh giá tình trạng nhà của bạn. Quyết định phạm vi của dự án.
- Thiết kế và giấy phép: Làm việc với kiến trúc sư hoặc nhà thiết kế để lập kế hoạch cải tạo. Xin các giấy phép cần thiết từ chính quyền địa phương.
- Phá dỡ và xây dựng: Phá dỡ các bức tường, tháo dỡ các thiết bị cũ và bắt đầu xây dựng. Bước này thường là bước mất thời gian nhất!
- Lắp đặt và Hoàn thiện: Lắp đặt các thiết bị mới, phụ kiện và vật liệu hoàn thiện. Điều này có thể bao gồm sơn, lát sàn, v.v.
- Kiểm tra và đảm bảo chất lượng: Yêu cầu một chuyên gia kiểm tra công việc của bạn và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết trước khi hoàn thành dự án.
Đọc thêm: Quản lý dự án với phần mềm lập lịch trình xây dựng
7 mẫu dòng thời gian dự án cho quản lý dự án
Phần mềm dòng thời gian dự án giúp tạo kế hoạch cho các dự án có kích thước khác nhau hiệu quả hơn. Các ứng dụng quản lý dự án cung cấp nhiều dòng thời gian và mẫu dòng thời gian hoạt động đặc biệt hiệu quả cho các dự án có nhiều nhóm công việc và mục tiêu thay đổi.
Ví dụ, đây là một số tùy chọn mẫu dòng thời gian dự án của ClickUp sẽ giúp bạn tạo lịch trình dòng thời gian dự án một cách chính xác:
1. Mẫu dòng thời gian dự án
Bảng trắng kỹ thuật số là công cụ đa năng để lập kế hoạch dự án. Công cụ đa năng này rất phù hợp để phác thảo phạm vi, dòng thời gian, nguồn lực và mục tiêu của dự án.
Mẫu Dòng thời gian dự án của ClickUp giúp tạo dòng thời gian dự án chính xác với cập nhật thời gian thực. Braindump và phân loại các hoạt động dự án để hiểu phạm vi, dòng thời gian và nhu cầu tài nguyên. Tạo dòng thời gian dự án cho phép các nhóm xác định các trở ngại và phụ thuộc.
Lý tưởng cho: Các nhóm làm việc từ xa muốn tạo dòng thời gian dự án mà tất cả mọi người đều có thể truy cập.
2. Mẫu dòng thời gian dự án có thể điền
Dòng thời gian trống là công cụ lý tưởng để lập kế hoạch cho các dự án hoặc sự kiện mà trình tự hoạt động là yếu tố quan trọng. Nó giúp phác thảo các bước và hình dung dòng thời gian của dự án, cung cấp cái nhìn tổng quan rõ ràng về các công việc và thời hạn.
Mẫu Dòng thời gian có thể điền của ClickUp cải thiện tính năng này với các Trường Tùy chỉnh chi tiết, hiển thị thông tin quan trọng trong một chế độ xem. Trường Tùy chỉnh cho phép các nhóm thêm các chi tiết liên quan như mô tả công việc, ngày đáo hạn, người được giao và cột mốc.
Các Trường Tùy chỉnh đi kèm giúp đẩy nhanh quá trình tạo/lập:
- Chi phí thực tế
- Ngân sách được phân bổ
- Ngày được phân bổ
- Ngày (Công thức đề xuất)
- Giai đoạn dự án
- Hoàn thành công việc
Lý tưởng cho: Các dự án trong đó trình tự chính xác của các công việc là rất quan trọng
3. Mẫu dòng thời gian dự án Gantt
Mẫu Dòng thời gian dự án Gantt của ClickUp cung cấp tổng quan hàng ngày, hàng tháng và hàng năm để dễ dàng theo dõi tiến độ và lập kế hoạch.
Chế độ xem hàng ngày xử lý công việc hàng ngày, trong khi chế độ xem hàng tháng nêu bật tiến độ hàng tháng và các trở ngại tiềm ẩn. Chế độ xem hàng năm cung cấp một cái nhìn tổng quan để xác định xu hướng và lập kế hoạch dài hạn.
Tận dụng mẫu dòng thời gian Gantt giúp cải thiện quản lý dự án, hợp lý hóa hoạt động và tăng năng suất. 📈
Lý tưởng cho: Các nhóm dự án lập kế hoạch cho các dự án phức tạp và dài hạn.
4. Mẫu dòng thời gian dự án tiếp thị
Mẫu Dòng thời gian dự án tiếp thị ClickUp là một công cụ mạnh mẽ cho các nhóm tiếp thị nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc và quản lý chiến dịch hiệu quả. Mẫu này cho phép các nhóm tạo dòng thời gian có thể điều chỉnh, lặp lại cho bất kỳ chiến dịch hoặc dự án tiếp thị nào. 🌐
Nó thúc đẩy tính nhất quán bằng cách tổ chức các chế độ xem dự án tùy chỉnh:
- Chế độ xem dòng thời gian: Ngày bắt đầu/kết thúc của các hoạt động và cuộc họp được nhóm theo quý
- Chế độ xem Box: Quản lý, thành viên nhóm, đối tác và công việc được giao
- Chế độ xem danh sách: Các hoạt động tiếp thị được nhóm theo quý
- Chế độ xem Bảng: Các hoạt động tiếp thị được nhóm theo trạng thái
Hợp lý hóa việc tạo/lập nội dung, quảng bá, đánh giá và ra mắt tại một nơi, đảm bảo thương hiệu nhất quán và cho phép thích ứng nhanh chóng với nhu cầu cụ thể của dự án.
Lý tưởng cho: Lập kế hoạch và thực hiện các dự án của nhóm tiếp thị
5. Mẫu Bảng trắng Dòng thời gian dự án
Mẫu Bảng trắng Dòng thời gian dự án của ClickUp có giao diện kéo và thả thân thiện với người dùng, giúp bạn dễ dàng sắp xếp các ghi chú dán và đối tượng.
Mẫu này phù hợp cho các nhà thiết kế, copywriter, nhà phát triển, quản lý sản phẩm và các bên liên quan khác. Mẫu này giúp đơn giản hóa việc hiểu công việc và xác định vai trò cho các thành viên trong nhóm.
Bằng cách thiết lập các yêu cầu chính xác, các thành viên trong nhóm có thể tập trung vào các công việc liên quan, giảm thiểu thời gian dành cho công việc không quan trọng. Cách tiếp cận này giúp giảm thiểu sự hiểu lầm và nhầm lẫn, ngăn ngừa sự chậm trễ hoặc làm lại công việc.
Lý tưởng cho: Các nhóm đa chức năng làm việc cùng nhau trong các dự án phức tạp
6. Mẫu dòng thời gian dự án sáng tạo
Mẫu dòng thời gian dự án sáng tạo của ClickUp là một công cụ mạnh mẽ để tổ chức và quản lý các dự án sáng tạo, bất kể kích thước hay độ phức tạp. Nó cung cấp một khung cấu trúc để trực quan hóa các cột mốc và nhiệm vụ quan trọng, hợp lý hóa việc quản lý dự án. 🎨
Phù hợp với các dự án nhỏ hoặc lớn, mẫu này được thiết kế để phù hợp với mọi ý tưởng. Giao diện kéo và thả trực quan cho phép tạo/lập nhanh chóng các dòng thời gian chi tiết, nhấn mạnh các cột mốc và công việc quan trọng.
Điều này đảm bảo tất cả những người tham gia dự án luôn được cập nhật về tiến độ và các thời hạn quan trọng.
Lý tưởng cho: Các nhóm sáng tạo và cơ quan quảng cáo muốn hợp lý hóa việc lập kế hoạch dự án.
7. Mẫu dòng thời gian dự án triển khai phần mềm
Mẫu Dòng thời gian dự án triển khai phần mềm ClickUp cung cấp cho các nhóm phát triển các tài nguyên để hợp tác và lập chiến lược cho dòng thời gian triển khai phần mềm của họ. Bằng cách tạo ra các hiển thị trực quan về các công việc, dòng thời gian và các phụ thuộc, các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng xác định các công việc quan trọng và theo dõi tiến độ thực tế.
Hơn nữa, tính năng kéo và thả thân thiện với người dùng cho phép các nhóm nhanh chóng sắp xếp lại và phân loại thẻ của họ, điều chỉnh dòng thời gian triển khai theo nhu cầu. Khả năng thích ứng này cho phép các nhóm phản ứng kịp thời với những thay đổi trong phạm vi hoặc dòng thời gian của dự án, đảm bảo tất cả các công việc được hoàn thành đúng tiến độ. 🗓️
Lý tưởng cho: Các nhóm phần mềm muốn lập kế hoạch triển khai có cấu trúc cho sản phẩm của mình.
Điều cần tìm trong phần mềm dòng thời gian dự án
- Tùy chỉnh: Công cụ dòng thời gian nên thích ứng với các loại dòng thời gian khác nhau để phù hợp với nhu cầu của dự án của bạn. Bạn nên có thể dễ dàng hình dung dòng thời gian dự án theo cách bạn muốn
- Dễ sử dụng: Không ai có thời gian hoặc mong muốn học thêm một phần mềm phức tạp nữa; hãy chọn một phần mềm quản lý dòng thời gian dễ sử dụng và không cần các phiên đào tạo dài dòng
- Cộng tác thời gian thực: Các nhóm dự án cần cập nhật và thống nhất thông tin bất kể địa điểm và múi giờ khác nhau. Để thực hiện điều này, hãy sử dụng phần mềm dòng thời gian dự án cho phép các nhóm cộng tác với nhau trong thời gian thực
- Quản lý công việc: Cùng với khả năng hiển thị dòng thời gian dự án, giải pháp bạn chọn cũng nên có các tính năng hỗ trợ quản lý công việc và quản lý tài nguyên. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi tất cả các hoạt động của dự án
- Tích hợp: Các nhóm hiện đại làm việc với một số lượng lớn các công cụ, và bạn nên chọn một phần mềm dòng thời gian phù hợp với các ứng dụng bạn thường sử dụng
Cải thiện khả năng quản lý dự án của nhóm với dòng thời gian dự án
Biết cách tạo dòng thời gian dự án là rất quan trọng để dự án thành công. Tuy nhiên, điều này không phải là vấn đề khó khăn — chỉ cần làm theo hướng dẫn từng bước này là bạn có thể dễ dàng thực hiện. Ngoài ra, các mẫu dòng thời gian dự án của chúng tôi còn giúp bạn thực hiện dễ dàng hơn nữa!
Tuy nhiên, ClickUp không chỉ đơn giản là đơn giản hóa dòng thời gian dự án. Đây là giải pháp tất cả trong một cho quản lý dự án với hàng trăm công cụ giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn để có thể tập trung vào những việc quan trọng hơn. (Ai muốn xem Netflix thả ga không?)
Nghe hay phải không? Nếu vậy, hãy dùng thử ClickUp với gói Miễn phí vĩnh viễn của chúng tôi. Chỉ trong vài giây, bạn có thể bắt đầu tạo các nhiệm vụ sẽ sử dụng để thực hiện thành công dòng thời gian dự án của mình. 🙌