Vẫn còn phân vân về chế độ xem quản lý dự án nào phù hợp nhất?
Thôi thì thở phào nhẹ nhõm vì bạn không phải là người duy nhất.
Biểu đồ PERT và Gantt là hai chế độ xem quản lý dự án quan trọng để lập bản đồ, tổ chức và thực hiện các công việc trong nhóm của bạn. Điều này đặc biệt đúng khi xây dựng và quản lý các dự án phức tạp với nhiều người đóng góp và phụ thuộc lẫn nhau.
Cả hai chế độ xem này giúp mọi người luôn đồng bộ và các nhóm thống nhất hướng tới cùng một mục tiêu. Nghe có vẻ như sự hợp tác tuyệt vời trong nhóm, phải không?
Tuy nhiên, hai công cụ này hoàn toàn không thể thay thế cho nhau.
Mỗi loại biểu đồ đều có những ưu điểm, nhược điểm và trường hợp sử dụng riêng, điều này rất quan trọng đối với các nhà quản lý dự án cần lưu ý ở bất kỳ giai đoạn nào trong sự nghiệp và bất kể ngành nghề nào.
Hướng dẫn này sẽ đi sâu vào các sắc thái của biểu đồ PERT và Gantt, bao gồm ưu và nhược điểm, để giúp bạn hiểu tình huống nào cần sử dụng công cụ nào. Ngoài ra, chúng tôi còn hướng dẫn bạn cách xây dựng chúng trong một công cụ quản lý dự án như ClickUp. 🙂
🔍 Biểu đồ PERT là gì?
Biểu đồ PERT, viết tắt của Program Evaluation Review Technique (Kỹ thuật đánh giá chương trình), là các sơ đồ mạng sắp xếp dòng thời gian của dự án bằng cách sử dụng biểu diễn đồ họa để chia nhỏ thành các công việc riêng lẻ dựa trên thời gian hoàn thành ước lượng.
Nếu bạn đã là người dùng Bản đồ Tư duy (Mind Map) nhiệt tình, biểu đồ PERT sẽ rất hữu ích cho bạn.
Thông tin thú vị: Hải quân Hoa Kỳ lần đầu tiên phát triển các biểu đồ này vào những năm 1950 để điều phối các nhà thầu phụ phụ trách trang bị vũ khí cho tàu ngầm hạt nhân. Tất nhiên, biểu đồ PERT đã phát triển rất nhiều kể từ đó và hiện nay chủ yếu được sử dụng để đạt được các mục tiêu ít phức tạp hơn rất nhiều. 😅
4 thành phần quan trọng của biểu đồ PERT
Sự phức tạp của biểu đồ PERT vẫn không thay đổi. Biểu đồ này bao gồm bốn phần quan trọng, bao gồm:
- Mỗi cột mốc của dự án được biểu diễn dưới dạng một nút trong sơ đồ mạng
- Các công việc kết nối từng cột mốc được biểu thị bằng các mũi tên
- Các mũi tên cũng đóng vai trò là các phụ thuộc, cho biết cột mốc nào phải hoàn thành trước khi các cột mốc khác có thể đạt được
- Mỗi mũi tên có tối đa ba dấu thời gian để hoàn thành công việc: thời gian lạc quan, thời gian bi quan và thời gian có khả năng xảy ra nhất
Nghe có vẻ hơi phức tạp, nhưng về cơ bản, bằng cách cộng tất cả các dấu thời gian lại với nhau, bạn sẽ có được thời gian hoàn thành ước lượng cùng với tổng quan về luồng dự án.
Hãy nhớ rằng tất cả điều này phụ thuộc vào mức độ phức tạp của dự án của bạn. Rất có thể bạn sẽ cần nhiều con đường để hoàn thành dự án. Ví dụ: nếu bạn đang xây dựng một nền tảng phần mềm, việc lập trình cần phải diễn ra đồng thời với việc thử nghiệm, thiết kế giao diện người dùng và nhiều công việc khác.
Đó là lúc biểu đồ PERT phát huy tác dụng với phương pháp quản lý dự án theo đường dẫn quan trọng.
Phương pháp đường dẫn quan trọng giúp bạn chỉ nhìn thấy các công việc cần thiết và thời gian tối thiểu cần thiết để hoàn thành dự án. Về cơ bản, phương pháp này giúp bạn hình dung dòng thời gian cơ bản nhất cho dự án của mình bằng cách loại bỏ mọi yếu tố gây lộn xộn khỏi chế độ xem ngay lập tức.
Đặc biệt nếu bạn đang thiếu thời gian, điều này có thể giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc cần hoàn thành càng sớm càng tốt và bỏ qua các công việc bổ sung không cần thiết để tiến lên hoặc có thể hoãn lại mà không ảnh hưởng đến dự án của bạn.
Sử dụng biểu đồ PERT làm công cụ lập kế hoạch, bạn có thể xác định con đường tốt nhất và thời gian cần thiết bằng cách sử dụng dòng thời gian đã thiết lập.
Biểu đồ PERT trông như thế nào?
Tại thời điểm này, bạn có thể đang tự hỏi biểu đồ PERT sẽ trông như thế nào trong quy trình quản lý dự án của bạn. Trong biểu mẫu cơ bản nhất, biểu đồ PERT được sử dụng để xác định đường dẫn quan trọng của dự án trông như sau:
Hãy nghĩ đến "sơ đồ" khi nghĩ đến biểu đồ PERT và để điều đó giúp bạn thỏa sức sáng tạo!
Phát triển luồng công việc quan trọng nhất của dự án bằng cách kết nối chúng với nhau bằng các tính năng giống PERT phổ biến có trong tất cả các loại phần mềm quản lý dự án. Điều này có thể bao gồm các mẫu sơ đồ, công cụ bản đồ tư duy hoặc thậm chí là bảng trắng kỹ thuật số để giúp bạn vẽ ra quy trình làm việc của mình một cách tốt nhất có thể.
Ưu và nhược điểm của biểu đồ PERT trong quản lý dự án
Không có phương pháp quản lý dự án nào phù hợp cho tất cả mọi người. Biểu đồ PERT có vẻ là giải pháp lý tưởng cho nhóm của bạn, và mặc dù không ai là hoàn hảo, nhưng điều quan trọng là phải biết điểm mạnh và điểm yếu của bất kỳ phương pháp nào trước khi bắt tay vào thực hiện.
Đầu tiên, những điều hay ho. 🥰
Lợi ích của việc sử dụng biểu đồ PERT là gì? Bạn có thể:
- Dự báo, theo dõi và xem xét thời gian cần thiết cho từng công việc
- Thêm thời gian trễ để phân phối lại tài nguyên cho các công việc quan trọng hơn trong quá trình làm việc
- Thực hiện phân tích giả định để xem dự án sẽ thay đổi như thế nào nếu bạn thêm một công việc hoặc thay đổi thời lượng của một công việc khác
- Xác định các hành động lặp đi lặp lại để mở rộng quy mô quản lý dự án theo thời gian
- Điều chỉnh dự án theo thời gian, đặc biệt nếu bạn gặp phải sự thay đổi trên lộ trình quan trọng
Nghe có vẻ hay phải không? Biểu đồ PERT phổ biến là có lý do của nó.
Tuy nhiên, việc hiểu rõ những hạn chế cũng rất quan trọng:
- Dòng thời gian cho mỗi công việc là chủ quan. Nếu bạn không dựa trên kinh nghiệm từ các dự án trước hoặc kỳ vọng thực tế để xác định thời lượng, bạn có thể vô tình khiến nhóm thất bại
- Tập trung quá nhiều vào con đường quan trọng có thể làm giảm giá trị của các công việc phụ quan trọng khác cũng có thể giúp dự án thành công
- Thực tế, biểu đồ PERT thường khó thiết lập và cần cập nhật thường xuyên. Quá trình này có thể tốn nhiều thời gian và do đường dẫn quan trọng thường thay đổi, biểu đồ PERT nhanh chóng trở nên lỗi thời
- Dòng thời gian rất quan trọng, nhưng chi phí và nguồn lực cần thiết để hoàn thành từng công việc cũng không kém phần quan trọng. Hãy cẩn thận để không làm nhóm của bạn làm việc quá sức hoặc vượt quá ngân sách bằng cách đặt biểu đồ PERT lên trên tất cả
Những ưu và nhược điểm này khiến biểu đồ PERT trở nên tuyệt vời cho một số khía cạnh của quản lý dự án, nhưng không phải tất cả. Đây là lúc các công cụ khác như biểu đồ Gantt xuất hiện.
Bắt đầu với các mẫu biểu đồ PERT!
🔍 Biểu đồ Gantt là gì?
Biểu đồ Gantt là chế độ xem dòng thời gian của một dự án nhưng được tổ chức dưới dạng biểu đồ cột ngang với hai trục: trục Y và trục X.
- Trục Y liệt kê các công việc riêng lẻ liên quan đến dự án, cùng với các biến số cơ bản cho mỗi công việc, như người phụ trách công việc.
- Trục X hiển thị dòng thời gian hoặc chế độ xem lịch, đôi khi được chia thành ngày, tuần hoặc tháng để bao gồm toàn bộ thời lượng dự kiến của dự án.
Mỗi thanh trên biểu đồ của bạn đại diện cho một công việc. Nó hiển thị thời điểm công việc đó bắt đầu và kéo dài dọc theo dòng thời gian để hiển thị thời điểm công việc đó cần hoàn thành. Đây là một cách tuyệt vời để các quản lý dự án và các thành viên khác trong nhóm dễ dàng theo dõi các công việc hiện tại, sắp tới và quá hạn.
Ngoài hai chiều cơ bản đó, các phụ thuộc trong biểu đồ Gantt cho thấy các công việc không thể bắt đầu hoặc hoàn thành cho đến khi các công việc khác được hoàn thành trước. Mối quan hệ và sự phụ thuộc giữa các công việc xảy ra trong mọi dự án, vì vậy điều quan trọng là phải theo dõi chúng. Sẽ luôn có những tình huống trong đó một công việc phải chờ công việc khác hoàn thành, chặn công việc khác hoặc liên kết với các công việc khác diễn ra cùng lúc.
Sự đơn giản đằng sau biểu đồ Gantt là yếu tố giúp chúng trở thành một trong những phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay. Bạn có thể tìm thấy các trường hợp sử dụng biểu đồ Gantt trong nhiều lĩnh vực, từ xây dựng đến lập kế hoạch sự kiện, tiếp thị, giáo dục và hơn thế nữa. Tóm tắt lại, biểu đồ Gantt của bạn có thể trông như thế này:
Ưu và nhược điểm của việc sử dụng biểu đồ Gantt cho dự án của bạn
Biểu đồ Gantt phổ biến là có lý do. Các nhà quản lý dự án trong các ngành công nghiệp khác nhau tin tưởng vào chúng vì những lợi thế quan trọng sau:
- Biểu đồ Gantt dễ đọc và mang lại sự minh bạch cao, rất phù hợp cho các thành viên trong nhóm, các nhóm đa chức năng và các bên liên quan
- Chúng rất linh hoạt! Bạn có thể dễ dàng cập nhật ngày đáo hạn của từng công việc
- Biểu đồ Gantt giúp bạn dễ dàng nhìn thấy các thông tin quan trọng như thời hạn, sự phụ thuộc và đôi khi là các cột mốc của dự án chỉ trong nháy mắt
- Bạn có thể chia chúng thành nhiều phần để quản lý các dự án đa diện trong các phần dễ hiểu
Đồng thời, việc chọn biểu đồ Gantt sẽ không tự động mang lại thành công cho dự án. Giống như bất kỳ công cụ nào khác, bạn sẽ phải đối mặt với một số nhược điểm tiềm ẩn của phương pháp lập kế hoạch này:
- Biểu đồ Gantt có thể quá đơn giản đối với bạn. Đặc biệt đối với các dự án hoặc công việc phức tạp, các nhà quản lý dự án có thể cần nhiều chi tiết hơn là chỉ ngày đáo hạn, phụ thuộc và dòng thời gian
- Một số biểu đồ Gantt không có các thành phần phân cấp, điều này có thể gây khó khăn cho việc sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc
- Đặc biệt đối với các dự án lớn với nhiều công việc, biểu đồ Gantt có thể trở nên rất lớn và gần như không thể hiển thị dưới dạng tổng quan duy nhất
- Giống như biểu đồ PERT, thời gian hoàn thành công việc trên biểu đồ Gantt là ước lượng. Độ chính xác của chúng hoàn toàn phụ thuộc vào người xây dựng biểu đồ Gantt và có thể gây hiểu lầm nếu không chính xác
- Biểu đồ Gantt có khả năng hiển thị thời gian trễ cho từng công việc hoặc con đường quan trọng để hoàn thành dự án bị giới hạn
🥊 Cuộc đối đầu cuối cùng: khi nào nên sử dụng biểu đồ PERT và biểu đồ Gantt
Vậy, bạn sẽ chọn cách nào?
Dựa trên ưu và nhược điểm của cả hai phong cách quản lý dự án, biểu đồ này có thể giúp bạn đưa ra quyết định tốt nhất cho tình huống của nhóm mình:
| Khi nào nên sử dụng biểu đồ PERT | Khi nào nên sử dụng biểu đồ Gantt |
|---|---|
| Bạn cần một biểu đồ để lập kế hoạch dự án nội bộ | Bạn cần một biểu đồ để truyền đạt tiến độ dự án cho các bên liên quan nội bộ và bên ngoài |
| Kế hoạch của bạn tập trung vào các cột mốc quan trọng của dự án, với trọng tâm thứ hai là các công việc bạn cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó | Kế hoạch của bạn tập trung vào từng công việc và công việc con của dự án lớn hơn. |
| Bạn đang xác định con đường quan trọng của dự án | Bạn cần hoàn thành càng nhiều công việc càng tốt và đúng thời hạn để dự án của bạn thành công |
| Bạn có ý tưởng về thời gian cần thiết cho mỗi công việc nhưng cần ước lượng tổng thời gian hoàn thành dự án | Bạn biết dự án cần bao lâu, nhưng bạn cần ước lượng thời gian cho từng công việc |
| Bạn cần chỉ ra cách mỗi công việc phụ thuộc vào các công việc khác để luồng công việc diễn ra thành công và dự án được hoàn thành | Bạn cần cho mỗi người phụ trách công việc biết dòng thời gian cho công việc cụ thể của họ |
Tất nhiên, mỗi tình huống là khác nhau. Ngay cả khi so sánh song song, vẫn có những yếu tố khác cần xem xét — hơn nữa, có rất nhiều tình huống mà việc sử dụng cả biểu đồ PERT và biểu đồ Gantt đều hợp lý.
Vì hai biểu đồ này khác nhau đáng kể, thông tin kết hợp từ biểu đồ PERT và Gantt có thể giúp tăng tính minh bạch và quản lý quá trình lập kế hoạch của bạn.
Cách tạo biểu đồ Gantt và PERT của riêng bạn
Bước cuối cùng trong quy trình rất đơn giản: biến cái gì và tại sao thành làm thế nào.
Mặc dù biểu đồ Gantt truyền thống được thiết lập trong bảng tính, nhưng hiện nay có rất nhiều phần mềm biểu đồ Gantt động khác để giúp quá trình này diễn ra suôn sẻ, trực quan, thân thiện với người dùng và dễ thực hiện hơn.
Bất kể bạn sử dụng công cụ quản lý dự án miễn phí nào, các nguyên tắc bạn thấy ở đây đều có thể áp dụng cho tất cả các công cụ! Sử dụng hướng dẫn này để tạo biểu đồ của riêng bạn dựa trên các công cụ bạn đã có.
Hãy nhớ rằng ClickUp có thể cung cấp tất cả các tính năng trực quan mà bạn cần để tạo biểu đồ Gantt và PERT miễn phí, vĩnh viễn. 😉
Chế độ xem Gantt, Bản đồ Tư duy và Bảng trắng ClickUp đã xuất hiện trong trò chuyện
Nhưng trước tiên, ClickUp là gì?
ClickUp là ứng dụng năng suất tất cả trong một được thiết kế để quản lý mọi thứ, từ công việc hàng ngày đến các dự án phức tạp, thậm chí là toàn bộ quy trình làm việc của doanh nghiệp bạn. Được phát triển cho các nhóm có kích thước bất kỳ và trong mọi ngành, ClickUp có rất nhiều tính năng có thể tùy chỉnh và hơn 15 cách để xem công việc của bạn, bao gồm chế độ xem Gantt của ClickUp, Bản đồ Tư duy giống biểu đồ PERT và công cụ Bảng trắng hợp tác.
Bây giờ chúng ta đã hiểu rõ về điều đó, hãy bắt đầu với những điều thú vị hơn, bắt đầu với biểu đồ Gantt!
Vì ClickUp tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm thời gian cho bạn, nên rất nhiều công việc mà bạn thường phải làm thủ công để cập nhật biểu đồ Gantt và PERT đã được tự động hóa trên nền tảng này. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn thấy. 🙂
Dòng thời gian của bạn sẽ hình thành khi bạn phác thảo các công việc trong dự án. Và để tạo biểu đồ Gantt trong ClickUp, đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Một nơi tự nhiên để bắt đầu với bất kỳ phần mềm quản lý dự án nào, bao gồm cả ClickUp, là chế độ xem Danh sách.
Đây là một danh sách đơn giản, xếp dọc tất cả mọi thứ bạn sắp làm. Rất giống danh sách mua sắm. Nhưng điều tuyệt vời về ClickUp là bạn có thể dễ dàng chuyển từ chế độ xem Danh sách sang Gantt để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho thông tin bạn đang tìm kiếm.
Khi bạn điền các chi tiết như công việc con, ngày bắt đầu, ngày đáo hạn và cập nhật công việc bằng Trạng thái tùy chỉnh, biểu đồ Gantt của bạn sẽ tự động hiển thị thêm thông tin chỉ với một cái nhìn. Bắt đầu thêm các phụ thuộc vào từng công việc để bắt đầu xây dựng luồng dự án.
Hầu hết các biểu đồ Gantt truyền thống sẽ hoàn thành tại thời điểm này, nhưng chúng ta mới chỉ bắt đầu.
Bạn còn nhớ việc không thể tìm thấy thời gian trễ hoặc đường dẫn quan trọng khi sử dụng biểu đồ Gantt thông thường không? Điều đó không cần phải như vậy. Chỉ cần sử dụng tùy chọn tính toán đường dẫn quan trọng và thời gian trễ của ClickUp trong chế độ xem biểu đồ Gantt để tính toán cả hai tự động.
Và thế là bạn đã có biểu đồ Gantt của riêng mình! Ngoài ra, vì biểu đồ này nằm trong ClickUp, nó đã được kết nối với quy trình làm việc của bạn và mọi tiến độ hoặc điều chỉnh thời gian công việc sẽ được cập nhật tự động và hiển thị rõ ràng ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Bắt đầu với một số mẫu biểu đồ Gantt để bỏ qua bước thiết lập:
Biểu đồ PERT phức tạp hơn một chút, nhưng với biểu đồ Gantt đã được xây dựng sẵn trong ClickUp, bạn có thể dễ dàng bắt đầu vẽ biểu đồ PERT của mình bằng hai tính năng khóa.
Bản đồ Tư duy ClickUp cho phép bạn tạo sơ đồ mạng phác thảo luồng dự án của mình, mang lại nhiều lợi ích tương tự như hầu hết các biểu đồ PERT.
Bảng trắng trong ClickUp cho phép bạn vẽ bất kỳ loại biểu đồ nào, bao gồm cả biểu đồ PERT! Thêm các hình dạng có thể chuyển đổi trực tiếp thành nhiệm vụ ClickUp và vẽ kết nối giữa chúng để dễ dàng hiển thị luồng công việc.
Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp cung cấp rất nhiều mẫu để bắt đầu sử dụng cả hai công cụ — và chế độ xem Gantt — cho mọi cấp độ kinh nghiệm.
Với giao diện người dùng trực quan, việc tạo biểu đồ PERT bằng ClickUp Mind Maps và Bảng trắng rất dễ hiểu, nhưng đòi hỏi sự sáng tạo hơn một chút so với việc chỉ cần chuyển đổi để tạo biểu đồ Gantt trong nền tảng. Nhưng sự thật là, đó chính là nơi sức mạnh thực sự của biểu đồ PERT phát huy tác dụng.
Các tính năng Bản đồ Tư duy và Bảng trắng cho phép bạn khai thác những lợi thế của biểu đồ PERT đồng thời kết nối chúng với quy trình làm việc của bạn một cách tự động. Nói một cách đơn giản: ý tưởng đằng sau các tính năng này là giúp bạn thực hiện ý tưởng của mình nhanh hơn và dễ dàng hơn — và ai lại không thích một quy trình được tối ưu hóa? 😍
Sẵn sàng tìm hiểu thêm? Không có thời điểm nào tốt hơn bây giờ để bắt đầu sử dụng ClickUp.
Bắt đầu làm cho quá trình lập kế hoạch dự án của bạn trở nên dễ dàng, trực quan và hoàn toàn minh bạch với biểu đồ Gantt và PERT tự động trong ClickUp.
Nếu bạn thích so sánh này, hãy tiếp tục xem phân tích Kanban vs Gantt của chúng tôi!