Dù dự án của bạn có đơn giản hay phức tạp đến đâu, việc phải xoay xở với hàng loạt công việc và thời hạn là điều không thể tránh khỏi. Nó giống như cố gắng giữ tất cả những con vịt của bạn đi thành hàng trong khi chúng dường như quyết tâm chạy đi các hướng khác nhau. 🦆
May mắn thay, chúng ta có một công cụ hữu ích: trình theo dõi dự án. Những công cụ này giống như người bạn thân nhất của dự án của bạn — chúng giúp việc theo dõi, quản lý và sắp xếp thứ tự ưu tiên trở nên dễ dàng hơn nhờ các tính năng quản lý dự án mạnh mẽ như biểu đồ, lịch, nhắc nhở và tự động hóa công việc.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tiết lộ những lợi ích chính của các công cụ theo dõi dự án và khám phá một số mẫu hữu ích giúp việc giám sát dự án trở nên dễ dàng như đi dạo trong công viên!
Theo dõi dự án là gì?
Theo dõi dự án là công cụ hữu ích để giám sát và ghi lại tiến độ, trạng thái và hiệu suất của dự án. Đây là một công cụ GPS để đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ, trong phạm vi ngân sách và đạt được mục tiêu mà không gặp phải bất kỳ trở ngại bất ngờ nào. 🚧
Quá trình này bao gồm thu thập và phân tích thường xuyên dữ liệu liên quan đến các công việc, cột mốc và kết quả dự án để đưa ra quyết định sáng suốt và thực hiện các biện pháp khắc phục nếu cần thiết.
Người quản lý dự án và các bên liên quan có được những thông tin chi tiết quý giá về các công việc đã hoàn thành và phân bổ nguồn lực từ việc theo dõi nhất quán. Điều này cho phép phân tích chi tiết giá trị thu được, giúp xác định dự án đang đúng tiến độ, chậm trễ hay vượt tiến độ so với dòng thời gian và ngân sách đã kế hoạch.
Theo dõi dự án đòi hỏi một mảng rộng các công cụ và kỹ thuật quản lý tiên tiến. Chúng giúp các nhà quản lý dự án phát hiện các vấn đề tiềm ẩn có thể gây trì hoãn dự án, cho phép họ thực hiện các biện pháp đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn với chất lượng cao. 👌
Tại sao việc theo dõi dự án lại quan trọng?
Tầm quan trọng của việc theo dõi dự án nằm ở những lợi ích sau:
- Theo dõi tiến độ: Cho phép bạn theo dõi chặt chẽ tiến độ thực hiện các mục tiêu, đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch và tuân thủ lịch trình dự án đã thiết lập
- Phân bổ nguồn lực: Bạn có thể phân bổ và quản lý nguồn lực dự án một cách hiệu quả, đảm bảo sử dụng tối ưu
- Xác định vấn đề: Giúp bạn xác định các trở ngại tiềm ẩn cản trở việc hoàn thành dự án
- Đảm bảo chất lượng: Theo dõi dự án cho phép bạn giám sát chất lượng công việc và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để duy trì tiêu chuẩn cao
- Động lực của nhóm: Cung cấp một nền tảng cho nhóm dự án theo dõi tiến độ của họ, thúc đẩy tinh thần hoàn thành công việc khi họ hoàn thành các công việc
- Giao tiếp với các bên liên quan: Tạo điều kiện giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan bằng cách cung cấp cho họ thông tin cập nhật về trạng thái dự án
- Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Theo dõi dự án cung cấp dữ liệu và thông tin chi tiết hỗ trợ việc ra quyết định sáng suốt trong suốt vòng đời của dự án
5 mẹo lập kế hoạch dự án để theo dõi công việc thành công
Theo dõi dự án giúp hợp lý hóa các quy trình nội bộ, đảm bảo nhóm ưu tiên công việc một cách hợp lý, đáp ứng thời hạn và làm việc cùng nhau một cách suôn sẻ.
Chúng tôi sẽ cho bạn thấy lý do tại sao theo dõi dự án là một tài sản quý giá để cải thiện quản lý dự án và cách bạn có thể tận dụng nó. Hãy cùng xem xét kỹ hơn! 👀
1. Sử dụng công cụ theo dõi dự án
Việc từ bỏ phương pháp theo dõi công việc bằng bút và giấy cũ đã mang lại một sự thay đổi khá mới mẻ. 🌊
Ngày nay, cách tốt nhất để lưu giữ hồ sơ rõ ràng về tiến độ công việc và dự án của bạn là sử dụng các công cụ theo dõi dự án. Với vô số lựa chọn trực tuyến hiện có, điều quan trọng là chọn một nền tảng vượt xa mong đợi của bạn.
ClickUp là giải pháp theo dõi lý tưởng cho bạn — cung cấp một mảng rộng các công cụ quản lý dự án giúp bạn tập hợp tất cả dữ liệu dự án ở một nơi, trực quan hóa dòng thời gian giao hàng và dễ dàng theo dõi tiến độ.
Nền tảng tất cả trong một này đi kèm với các tính năng quản lý dự án cho các nhóm, cung cấp các công cụ tiện dụng như:
- Mẫu có thể tùy chỉnh: Khung thiết kế sẵn để đơn giản hóa các công việc giám sát dự án thường ngày
- Hơn 15 chế độ xem dự án: Cho phép bạn giám sát quy trình công việc của dự án từ nhiều góc độ, chẳng hạn như chế độ xem Bảng, Lịch và Khối lượng công việc
- Bảng điều khiển: Để theo dõi tất cả các chi tiết dự án như mục tiêu, trạng thái dự án và sprint tại một nơi
ClickUp nổi trội trong việc theo dõi công việc hiệu quả, cho phép bạn chia nhỏ các dự án phức tạp thành các công việc và công việc con dễ quản lý, giúp việc giám sát và thực thi quy trình trở nên dễ dàng. Các tính năng như Trường Tùy chỉnh, trạng thái tùy chỉnh, danh sách kiểm tra và bảng Kanban là những yếu tố thay đổi cuộc chơi cho bất kỳ tổ chức nào, giúp bạn lưu giữ hồ sơ dự án chi tiết một cách dễ dàng.
2. Đặt mục tiêu và ưu tiên
Việc theo dõi dự án của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn khi bạn đã thiết lập mục tiêu, KPI và OKR rõ ràng. Những mốc chiến lược này cung cấp một lộ trình rõ ràng, cho phép bạn đánh giá tiến độ đã đạt được và khoảng cách còn lại trên con đường dẫn đến thành công.
May mắn thay, cài đặt mục tiêu trong ClickUp dễ như ăn bánh. 🥧
Hãy chuyển đến phần Mục tiêu ClickUp và thêm các chi tiết như tên mục tiêu, ngày đáo hạn, người chịu trách nhiệm và thế là xong! Bạn đã hoàn tất. Bạn cũng có thể đặt các nhiệm vụ chính làm Cột mốc để xác định các giai đoạn hoàn thành quan trọng của dự án.
ClickUp đưa quá trình này tiến thêm một bước, cho phép bạn chia nhỏ mục tiêu thành các mục tiêu có thể quản lý được. Bạn có thể chọn loại mục tiêu phù hợp nhất với nhu cầu của mình và đặt mục tiêu số, theo dõi các Cột mốc đã hoàn thành bằng cách đánh dấu chúng là đúng hoặc sai, theo dõi mục tiêu tài chính để quản lý ngân sách hoặc thêm các công việc riêng lẻ làm mục tiêu cho các mục tiêu phức tạp.
Tổ chức các mục tiêu của bạn để theo dõi hiệu quả cũng dễ dàng không kém. Tạo thư mục để theo dõi các chu kỳ sprint, OKR, thẻ điểm nhân viên và hơn thế nữa. Ngoài ra, bạn có thể nhóm các mục tiêu liên quan trong các thư mục này để xem nhanh tiến độ của các mục tiêu tổng thể.
Ưu tiên công việc giúp mục tiêu dễ đạt được hơn. Đặt ưu tiên công việc trong ClickUp một cách dễ dàng bằng cách làm theo các bước sau:
- Xác định các công việc có thể cản trở công việc khác do phụ thuộc lẫn nhau
- Thêm yếu tố cấp bách với năm mức độ, từ Thấp đến Cấp bách
- Sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên và ước lượng thời gian để tập trung vào những công việc quan trọng nhất
Giữ các công việc ưu tiên cao trong Khay công việc để dễ dàng truy cập — thu nhỏ các công việc từ bất kỳ chế độ xem nào và giữ chúng ở gần cho đến khi hoàn thành. ✌️
3. Giữ gìn sự tổ chức rõ ràng
Bắt đầu theo dõi dự án của bạn một cách thuận lợi với tính năng giám sát công việc bằng ClickUp Tasks.
Dễ dàng định hình quy trình làm việc của bạn bằng cách tạo Danh sách kiểm tra phù hợp với từng công việc cụ thể. Nếu bạn phải xử lý nhiều kết quả đầu ra, đừng lo lắng — bạn có thể chia nhỏ các dự án phức tạp thành các công việc con nhỏ hơn. Ngoài ra, Thanh công cụ thao tác hàng loạt cho phép bạn chỉnh sửa nhiều công việc cùng một lúc.
Trường Tùy chỉnh là công cụ hữu ích để quản lý ngày đáo hạn, người được giao và ưu tiên đến từng chi tiết nhỏ nhất. Và nếu bạn cần cập nhật trạng thái dự án phù hợp với quy trình làm việc riêng của mình, Trạng thái Tùy chỉnh sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn.
Nâng cao năng suất của bạn với chế độ xem bảng ClickUp —cánh cổng dẫn bạn đến các bảng tính trực quan, xử lý mọi thứ từ kế hoạch dự án phức tạp đến hồ sơ hàng tồn kho và dữ liệu khách hàng.
Cho dù quản lý khối lượng công việc cá nhân hay giám sát công việc của nhóm, nhiều tùy chọn lọc và nhóm sẽ giúp bạn trở thành chuyên gia theo dõi công việc. Tận dụng sức mạnh của tính năng kéo và thả cột để tạo không gian làm việc lý tưởng hoặc tùy chỉnh chế độ xem bằng cách ẩn hoặc ghim cột để có trải nghiệm theo dõi hiệu quả hơn.
4. Hình dung tiến độ
Theo dõi dự án trở thành một cuộc phiêu lưu thú vị khi bạn có thể chuyển đổi giữa các góc nhìn khác nhau và hình dung thành công ở phía trước. 🌄
Hãy tưởng tượng bạn sắp xếp các công việc của mình một cách đẹp mắt trên một bảng rõ ràng, hiển thị tất cả các chi tiết cần thiết. Điều này giống như bạn đã vạch ra bản đồ cho các quy trình của mình — bạn có thể xem tiến độ, cập nhật thông tin về các công việc sắp tới và hiểu rõ hơn về năng suất của nhóm mình.
Với bảng Kanban ClickUp, bạn có thể biến danh sách công việc đơn thuần thành thẻ nhiệm vụ động. Sau đó, bạn có thể:
- Sắp xếp chúng theo trạng thái, ngày đáo hạn hoặc bất kỳ tiêu chí nào bạn muốn
- Dễ dàng điều hướng các bảng với giao diện kéo và thả thân thiện với người dùng, cho phép bạn dễ dàng điều chỉnh các ưu tiên và trạng thái
- Cá nhân hóa bảng của bạn để phù hợp với bất kỳ quy trình làm việc nào bằng cách tạo tên công việc và Trường Tùy chỉnh
Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp động để có chế độ xem toàn cảnh về nỗ lực tập thể của nhóm. Hình dung tiến độ của bạn với các tùy chọn biểu đồ đa dạng, bao gồm biểu đồ tròn, biểu đồ đường và biểu đồ cột. Bạn có thể theo dõi hiệu suất của nhóm so với mục tiêu và giám sát tiến độ dự án với biểu đồ Burnup và Burndown. 📊
5. Tuân thủ thời hạn
Theo dõi dự án và theo dõi thời gian đi đôi với nhau. Khi quản lý một dự án, việc hoàn thành công việc đúng thời hạn là rất quan trọng để mọi thứ vận hành trơn tru. ⚙️
Đó là lý do tại sao việc lưu giữ hồ sơ ước lượng thời gian và có cái nhìn rõ ràng về cách nhóm của bạn phân bổ thời gian là rất quan trọng. Ngoài ra, với các nhắc nhở hữu ích, bạn có thể đảm bảo rằng không có việc nào bị bỏ sót.
Kiểm soát quản lý thời gian của bạn với chế độ xem Dòng thời gian và Biểu đồ Gantt. Chế độ xem Dòng thời gian cung cấp tổng quan cấp cao về lịch trình trên một dòng duy nhất, trong khi biểu đồ Gantt cung cấp góc nhìn hai chiều, cho phép bạn đi sâu vào các chi tiết phức tạp của các kết quả dự án và lịch trình của nhóm.
Dễ dàng lên lịch công việc trong chế độ xem Lịch ClickUp bằng cách kéo và thả đơn giản, đồng thời theo dõi tiến độ của chúng bằng các thẻ trạng thái được mã hóa bằng màu sắc. Tùy chỉnh lịch trình của bạn theo ngày, tuần hoặc tháng và nâng cao độ chính xác trong quản lý công việc bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh để chỉ định Ngày bắt đầu, Ngày đáo hạn và Thời gian chính xác.
ClickUp hợp lý hóa việc theo dõi thời gian dự án thông qua các chức năng như:
- Bảng chấm công: Dễ dàng điều hướng thời gian được theo dõi trong các khung thời gian khác nhau và xem xét kỹ lưỡng các mục nhập thời gian cho từng công việc để phân tích kỹ lưỡng
- Thời gian được theo dõi: Hiểu rõ hơn về việc phân bổ thời gian của nhóm thông qua theo dõi tích lũy và dễ dàng tích hợp các công cụ theo dõi thời gian bên ngoài như Toggl, Harvest và Everhour
- Báo cáo thời gian: Xem và lọc các mục nhập thời gian theo nhu cầu cụ thể của bạn. Nhóm chúng lại với nhau, kiểm tra ước lượng và phân biệt giữa các mục nhập có thể thanh toán và không thể thanh toán
- Ước lượng thời gian: Có cái nhìn tổng quan về việc theo dõi thời gian của nhóm và so sánh với thời gian ước lượng. Kiểm tra thời gian còn lại cho công việc của mỗi người để biết liệu bạn có đang đi đúng tiến độ để đạt được mục tiêu hay không
Đảm bảo bạn luôn đi đúng hướng với các thông báo được gửi qua email, máy tính để bàn hoặc thiết bị di động với Nhắc nhở ClickUp. Bạn có thể đặt hoặc tùy chỉnh các nhắc nhở cơ bản bằng ghi nhớ bằng giọng nói, ảnh hoặc vị trí trên bản đồ. Ngoài ra, đồng bộ hóa thông báo trên các nền tảng bằng cách tích hợp với các công cụ phổ biến như Lịch Google và Outlook, Microsoft Teams và Zoom. 🔔
3 mẫu giúp theo dõi nhiều dự án
Đừng để việc bắt đầu từ con số không làm bạn chậm lại! ClickUp hỗ trợ bạn với kho mẫu theo dõi dự án miễn phí, sẵn sàng sử dụng. Chúng chứa đầy các phần được thiết kế bởi chuyên gia và các chế độ xem dự án khác nhau, giúp việc theo dõi dự án trở nên dễ dàng như trò chơi trẻ em. Chỉ cần thêm dấu ấn cá nhân của bạn là xong!
Hãy khám phá các mẫu theo dõi dự án ClickUp tốt nhất và khai thác hết tiềm năng của chúng. 🔐
1. Mẫu theo dõi dự án ClickUp
Theo dõi công việc của các nhóm và dự án khác nhau có thể làm bạn mất nhiều thời gian và năng lượng. May mắn thay, Mẫu theo dõi dự án ClickUp đã ra đời để giải cứu bạn. Mẫu này cho phép bạn dễ dàng phân loại công việc thành các giai đoạn được chỉ định và cho phép các thành viên trong nhóm cộng tác trong dự án, giúp quy trình làm việc dễ quản lý hơn.
Mẫu này đơn giản hóa việc theo dõi dự án thông qua một số chế độ xem, mỗi chế độ xem cung cấp một góc nhìn độc đáo về dự án của bạn.
Đầu tiên là Chế độ xem danh sách — chế độ xem toàn diện hiển thị tất cả các hoạt động của dự án được sắp xếp gọn gàng theo Giai đoạn dự án (Chuẩn bị, Sản xuất hoặc Hoạt động). Trường Tùy chỉnh cung cấp thêm thông tin chi tiết như ngày đáo hạn, người được giao và thời gian theo dõi, giúp bạn theo dõi chặt chẽ tiến độ của từng công việc. ✅
Giống như chế độ xem Danh sách, chế độ xem Gantt hiển thị tất cả các hoạt động của dự án, nhưng lần này, chúng được trình bày một cách trang nhã trong biểu đồ Gantt. Chế độ xem này là lựa chọn lý tưởng để làm rõ các mối phụ thuộc giữa các công việc, vì bạn sẽ thấy chúng được đánh dấu trong biểu đồ. Và đây là phần thú vị: bạn có thể điều chỉnh ngày bắt đầu, ngày đáo hạn và thời lượng hoạt động một cách tỉ mỉ bằng cách kéo và thả các mục trên biểu đồ.
Mẫu này cũng có chế độ xem Bảng theo người được giao để xem tổng quan tất cả các hoạt động dự án được nhóm theo người chịu trách nhiệm cho từng công việc. Bảng có một loạt Trường Tùy chỉnh sẵn sàng sử dụng, nhưng đừng để điều đó giới hạn bạn — hãy thoải mái tạo trường của riêng bạn để phù hợp với nhu cầu dự án.
2. Mẫu điều lệ dự án ClickUp
Việc soạn thảo bản điều lệ dự án từ đầu có thể mệt mỏi như leo núi. Nhưng đừng lo! Mẫu Điều lệ Dự án ClickUp sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này. Với các phần được thiết kế sẵn nêu rõ mục đích, phạm vi và mối quan hệ giữa các bên liên quan của dự án, mẫu này giống như một hướng dẫn đáng tin cậy giúp hành trình của bạn diễn ra suôn sẻ. ⛵
Hãy coi bản điều lệ dự án là tài liệu đầu tiên đặt nền tảng cho mục đích của dự án. Điều này rất quan trọng để thiết lập sự hiểu biết chung giữa các bên liên quan chính của dự án.
Mẫu tài liệu điều lệ này có các phần được tạo sẵn để giúp bạn trả lời các câu hỏi quan trọng như:
- Mục tiêu chính của dự án là gì?
- Ai là các bên liên quan chính?
- Làm thế nào để định nghĩa thành công?
- Các cột mốc của dự án là gì?
Vì bản điều lệ dự án cung cấp chế độ xem tổng quan về dự án của bạn, bạn có thể sử dụng nó để tìm hiểu chi tiết hơn như phạm vi dự án và kết quả đầu ra, đồng thời đánh giá các rủi ro và vấn đề có thể xảy ra.
Mẫu này bao gồm các bảng hữu ích cho từng bước của bản điều lệ dự án. Và phần hay nhất là gì? Đây là mẫu tài liệu có thể tùy chỉnh, vì vậy bạn có thể dễ dàng thêm nội dung, chỉnh sửa khi cần và cho nhiều thành viên trong nhóm cùng làm việc trên đó.
3. Mẫu biểu đồ luồng quy trình
Khám phá sức mạnh của Mẫu biểu đồ luồng quy trình ClickUp và trải nghiệm sự dễ dàng trong việc thiết kế, trực quan hóa và lập bản đồ các quy trình của bạn. Công cụ mạnh mẽ này mang đến cho bạn quyền kiểm soát sáng tạo, cho phép bạn tạo ra các sơ đồ trực quan hấp dẫn trên Bảng trắng có thể tùy chỉnh hoàn toàn. 🎨
Biểu đồ luồng là một công cụ trực quan sử dụng các hình dạng và mũi tên khác nhau để mô tả luồng của một quy trình, hệ thống hoặc chuỗi các bước. Biểu đồ này làm rõ các kết nối và mối quan hệ giữa các yếu tố khác nhau và vai trò của các cá nhân tham gia vào quy trình, giúp đơn giản hóa việc theo dõi hậu cần của bạn.
Hãy lấy Quy trình tuyển dụng làm ví dụ thực tế để làm rõ hơn khái niệm này. Dưới đây là cách sử dụng biểu đồ luồng từng bước:
- Xác định và chèn các nhân vật chính: Ví dụ: người quản lý tuyển dụng, nhà tuyển dụng và ứng viên
- Phác thảo các hoạt động trong quy trình: Phối hợp từng hoạt động với Người thực hiện quy trình tương ứng bằng cách sử dụng hình dạng biểu đồ luồng phù hợp. Bảng chú giải là hướng dẫn đáng tin cậy của bạn trong quá trình này, giúp bạn quyết định hình dạng nào phù hợp nhất cho từng hoạt động
- Thiết lập kết nối: Tận dụng hàm Connectors để liên kết các yếu tố bạn muốn kết nối để tạo sơ đồ tổ chức
Vì đây là mẫu Bảng trắng, bạn có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của dự án — sử dụng các hình dạng khác nhau, thay đổi màu sắc, chèn văn bản của riêng bạn hoặc mời nhóm của bạn tham gia nỗ lực hợp tác thời gian thực để hoàn thành công việc nhanh hơn.
Bắt đầu theo dõi dự án trong ClickUp
Đi trên con đường dẫn đến thành công của dự án có thể giống như một cuộc hành trình đầy gian nan với nhiều ngã rẽ bất ngờ. Sử dụng tính năng theo dõi dự án như một chiếc GPS đáng tin cậy để giúp hành trình của bạn suôn sẻ và dễ quản lý hơn.
Đảm bảo dự án của bạn luôn đi đúng hướng, bạn đang tiến một bước dài để đạt được mục tiêu của mình. Đó là lý do tại sao các công cụ theo dõi dự án là không thể thiếu trong bộ công cụ quản lý quy trình làm việc của bạn.
Sẵn sàng hợp lý hóa và giám sát các dự án của bạn tại một nơi? Đăng ký ClickUp! Bạn sẽ được tiếp cận với thế giới của các tính năng quản lý dự án thân thiện với người dùng, các tính năng cộng tác và hơn 1.000 mẫu miễn phí cho nhiều trường hợp sử dụng, đảm bảo dự án của bạn sẽ thành công trong thời gian ngắn. 🏆