{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Hợp tác thời gian thực là gì?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Hợp tác thời gian thực là khả năng các nhóm làm việc cùng nhau trong một dự án tại thời điểm hiện tại. Điều này xảy ra có hoặc không có sự sử dụng công nghệ. Tuy nhiên, với sự phổ biến của công việc từ xa, các công cụ hợp tác được sử dụng để giữ các thành viên trong nhóm kết nối và đồng bộ giữa các dự án và kinh doanh nói chung. " } } ] }
Một số ý tưởng hay nhất thường nảy sinh khi bạn hợp tác trong thời gian thực. Mặc dù điều này thường xảy ra khi gặp mặt trực tiếp, nhưng sự phổ biến ngày càng tăng của công việc từ xa khiến việc này trở nên phức tạp hơn một chút.
Xu hướng làm việc tại nhà sẽ không sớm chậm lại. Tính đến năm 2022, khoảng một phần tư lực lượng lao động ở Mỹ làm việc từ xa và 16% công ty ở Mỹ hoàn toàn làm việc từ xa.
Xem xét tổng số doanh nghiệp tại Hoa Kỳ hiện nay vào khoảng 30 triệu, đó là một con số rất lớn về công việc từ xa. 😲
Điều thú vị là hơn một nửa số nhân viên làm việc từ xa tin rằng sự hợp tác đã được cải thiện kể từ khi đại dịch gần đây xảy ra. Tuy nhiên, một số công cụ hợp tác thời gian thực phổ biến nhất hiện nay vẫn chưa đạt được mục tiêu do bảng điều khiển khó hiểu, trải nghiệm người dùng kém, giao diện lộn xộn và nhiều vấn đề khác.
Vậy nhóm cần làm gì?
Chúng quay trở lại cội nguồn và hợp nhất các kỹ thuật hợp tác trực tuyến truyền thống với các chiến lược đã được thử nghiệm và chứng minh hiệu quả trong không gian văn phòng ngày xưa. Dưới đây là cách thực hiện chính xác.
Hợp tác thời gian thực là gì?
Cộng tác thời gian thực là khả năng các nhóm làm việc cùng nhau trong một dự án tại thời điểm hiện tại. Điều này xảy ra có hoặc không có sự sử dụng công nghệ. Tuy nhiên, với sự phổ biến của công việc từ xa, các công cụ cộng tác an toàn được sử dụng để giữ cho các thành viên trong nhóm kết nối và đồng bộ trong các dự án và kinh doanh nói chung.
Có thể bạn đã và đang sử dụng ít nhất một trong những công cụ cộng tác trực tuyến phổ biến nhất — Zoom, Slack hoặc Tài liệu Google. Vậy câu hỏi đặt ra là: Có thể tập trung các công cụ này vào một nơi để mọi thứ diễn ra gọn gàng không? 💻
Lợi ích của hợp tác thời gian thực là gì?
Có rất nhiều lợi ích khi giải quyết bài toán hợp tác thời gian thực, bao gồm:
- Năng suất tăng: Khi các thành viên trong nhóm chia sẻ ý tưởng và cùng nhau thực hiện các dự án trong thời gian thực, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn và nhanh hơn. Điều này là do họ hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn và ít cần phối hợp và giao tiếp bên ngoài công cụ mà họ đang cộng tác.
- Công việc chất lượng hơn: Làm việc cùng nhau trong thời gian thực cho phép phản hồi tức thì và trực tiếp hơn. Điều này giúp các thành viên hiểu được những sắc thái có thể bị mất trong quá trình dịch thuật khi giao tiếp không đồng bộ.
- Mối quan hệ bền chặt hơn: Khi các thành viên trong nhóm hợp tác trong thời gian thực, họ xây dựng lòng tin và sự hiểu biết, dẫn đến mối quan hệ công việc bền chặt hơn và động lực nhóm lành mạnh hơn.
- Sáng tạo hơn: Bạn luôn có thể mong đợi kết quả tốt hơn khi tập hợp chuyên môn, chế độ xem và kinh nghiệm của mọi người lại với nhau. Bạn có thể định hình ý tưởng và giải quyết vấn đề nhanh hơn với cách tiếp cận sáng tạo hơn.
Tại sao hợp tác thời gian thực lại quan trọng?
Hợp tác thời gian thực hiệu quả rất quan trọng vì nó cho phép các thành viên trong nhóm tận dụng tối đa các nguồn lực của mình — thời gian, kỹ năng, băng thông cảm xúc và ý tưởng — bằng cách phát triển chúng cùng nhau trong thời điểm hiện tại để đạt được kết quả tối ưu.
Nếu thiếu hợp tác thời gian thực, bạn có nguy cơ bỏ lỡ cơ hội giải quyết vấn đề sáng tạo và đạt được kết quả chất lượng cao hơn. 💡
Những thách thức trong hợp tác thời gian thực
Hợp tác thời gian thực đi kèm với nhiều thách thức. Hãy xem xét các vấn đề sau:
- Chênh lệch múi giờ: Đây là một trong những thách thức lớn nhất của công việc từ xa vì nó khiến việc lên lịch các cuộc họp ảo và làm việc trên các dự án cùng một lúc trở nên khó khăn hơn đáng kể. Mặc dù có một số cách tạm thời để giải quyết vấn đề này, nhưng nhiều nhóm vẫn cảm thấy bối rối vì không tìm được giải pháp thuận tiện và lâu dài cho vấn đề này.
- Các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng mất tập trung: Vì các thành viên trong nhóm không ở cùng một phòng, họ dễ mất tập trung, mất hứng thú hoặc bị bỏ lại phía sau. Mặc dù mất tập trung tại nơi làm việc thường là kết quả của một vấn đề lớn hơn, nhưng nó ảnh hưởng nghiêm trọng đến mọi nỗ lực hợp tác trong thời gian thực.
- Các công cụ cồng kềnh làm chậm công việc: Nhiều công cụ hợp tác thời gian thực đáp ứng được các nhu cầu cơ bản, nhưng không phải tất cả chúng đều giống nhau. Một số công cụ cồng kềnh và khó sử dụng, làm chậm quá trình quản lý dự án hợp tác, cản trở tiến độ của nhóm và không mang lại ROI.
- Các sở thích hợp tác khác nhau: Một số thành viên trong nhóm có thể thích hợp tác không đồng bộ, trong khi những người khác lại thích các cuộc họp thời gian thực hơn. Không có gì ngạc nhiên khi sở thích cá nhân khiến việc tìm kiếm công cụ hợp tác trực tuyến làm hài lòng tất cả mọi người trở nên khó khăn.
5 bước để cải thiện sự hợp tác thời gian thực
Cải thiện sự hợp tác thời gian thực tại nơi làm việc bắt đầu từ việc chủ động. Dưới đây là năm cách để giải quyết một số thách thức thường gặp nhất trong hợp tác thời gian thực trong nhóm của bạn:
1. Đánh giá và lựa chọn công cụ hợp tác thời gian thực phù hợp
Bước đầu tiên là chọn một công cụ hợp tác thời gian thực phù hợp với nhóm của bạn. Có rất nhiều lựa chọn có sẵn, vì vậy bạn cần dành thời gian để tìm công cụ phù hợp với nhóm và quy trình của bạn.
2. Đặt ra kỳ vọng rõ ràng về công việc nhóm
Điều này bao gồm các hướng dẫn chung, SOP, quy tắc ứng xử trong nhóm hoặc thậm chí là mã đạo đức để thiết lập kỳ vọng về cách các thành viên tham gia cuộc họp và dự án
Mẹo chuyên nghiệp: Đào tạo có hướng dẫn và hội thảo trực tuyến là những tài nguyên học tập tuyệt vời cho các nhóm mới làm quen với cộng tác thời gian thực!
4. Khuyến khích sự tham gia
Sự tham gia diễn ra tự nhiên hơn khi giao tiếp cởi mở đóng vai trò quan trọng trong động lực của nhóm. Đây là cách để thúc đẩy sự minh bạch và cải thiện sự thống nhất. Càng nhiều thành viên trong nhóm cảm thấy có thể nói, chia sẻ và đặt câu hỏi, bạn sẽ càng ít phải đối mặt với sự thờ ơ hoặc các vấn đề.
5. Công khai khen ngợi công việc tốt
Bạn luôn muốn ghi nhận và khen thưởng công việc tốt (tốt nhất là trong thời gian thực) để các thành viên trong nhóm cảm thấy tự hào và có động lực từ kết quả mà họ đã góp phần tạo ra.
Mỗi bước này có thể được thực hiện ngay hôm nay! Chúng đảm bảo toàn bộ nhóm cùng hiểu nhau và chuẩn bị sẵn sàng để bắt đầu công việc cùng nhau trong thời gian thực.
Cách hợp tác trong thời gian thực bằng ClickUp
Hãy cùng tìm hiểu về các công cụ. 🛠
Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ hợp tác thời gian thực để nâng cao nỗ lực của nhóm, thì đã đến lúc thử ClickUp! Đây là nền tảng năng suất tất cả trong một duy nhất được thiết kế để cung cấp các giải pháp toàn diện cho mọi nhu cầu của mọi nhóm, bất kể ngành nghề hay trường hợp sử dụng của bạn.
ClickUp được trang bị hàng trăm tính năng linh hoạt và đủ mạnh mẽ để kết hợp tất cả công việc của bạn trên các ứng dụng. Với ClickUp, bạn có thể:
- Trao đổi với nhóm của bạn bằng tính năng nhắn tin tức thời trong ứng dụng, chế độ xem Trò chuyện
- Chỉnh sửa cùng một tài liệu mà không bị chồng chéo và chia sẻ qua URL bằng tính năng ClickUp Docs và ClickUp's Collaboration Detection
- Dễ dàng cấu trúc và quản lý các dự án phức tạp đến từng công việc con với tính năng Phân cấp linh hoạt
- Tạo và truyền đạt trực quan các mối quan hệ phụ thuộc và mối quan hệ giữa các công việc
- Tùy chỉnh và quản lý công việc để phù hợp với quy trình và dự án của nhóm bạn
- Phân công công việc cho nhiều thành viên trong nhóm để tăng khả năng hiển thị và cộng tác trên nội dung
- Nhận thông báo có thể tùy chỉnh khi công việc được nhóm cập nhật theo thời gian thực
Và còn nhiều hơn thế nữa. 🔥
Một trong những tính năng hợp tác và linh hoạt nhất của ClickUp cho các nhóm có kích thước bất kỳ là Bảng trắng trực quan cao. Nếu bạn đã sử dụng và yêu thích ClickUp, thì bạn đã hiểu những lợi ích chính mà Bảng trắng ClickUp mang lại, nhưng đây là một số tính năng yêu thích của chúng tôi. 🎨
Cách bảng trắng ClickUp mở ra khả năng hợp tác thời gian thực
Bảng trắng ClickUp là một khung vẽ kỹ thuật số vô hạn, nơi bạn và nhóm của bạn có thể làm việc cùng nhau để động não, lập kế hoạch dự án và cộng tác trong thời gian thực. Ngoài ra, nó còn phù hợp với các thành viên làm việc theo nhiều cách khác nhau, đặc biệt là những người học bằng trực quan, những người trình bày và hiểu ý tưởng tốt hơn bằng cách nhìn thấy chúng thay vì đọc trên giấy.
Có rất nhiều tính năng động để ghi lại ý tưởng ngay khi chúng xuất hiện và phát triển chúng thành các công việc có thể thực hiện hoặc toàn bộ quy trình làm việc trực tiếp từ bảng của bạn. Kéo con trỏ qua khung vẽ để vẽ mô hình, hoàn thiện biểu đồ luồng hoặc tạo Bản đồ Tư duy từ đầu mà không cần nhấn nút lưu — để bạn có thể quay lại công việc của mình bất cứ lúc nào mà không bỏ lỡ bất kỳ chi tiết nào.
Bảng trắng có sẵn trong mọi gói ClickUp và ngay cả khách cũng có thể truy cập! Vì vậy, bạn không bao giờ phải lo lắng về việc khách hàng hoặc các bên liên quan cảm thấy bị loại khỏi quá trình sáng tạo của bạn khi chia sẻ tài nguyên bên ngoài tổ chức.
Vẫn chưa thuyết phục? Dưới đây là những cách khác mà Bảng trắng ClickUp có thể thúc đẩy sự sáng tạo, năng suất và sự tham gia của nhóm bạn với các tính năng hợp tác thời gian thực. ✅
Khám phá các công cụ quản lý các bên liên quan này!
Dễ học và dễ sử dụng
Bảng trắng rất dễ sử dụng, ngay cả khi bạn là người mới sử dụng.
Đây là một lợi thế rất lớn cho các nhóm bận rộn muốn có các công cụ mang lại hiệu quả với ít rắc rối nhất, đồng thời là một luồng gió mới cho các thành viên đã phải vượt qua quá trình học tập khó khăn trong quá khứ!
Bảng trắng vừa sáng tạo vừa hợp tác
Bảng trắng rất đơn giản và hiệu quả, được trang bị các tính năng giúp hợp tác trở nên dễ dàng.
Thêm nhận xét, @đề cập thành viên nhóm, bối cảnh, tệp, phương tiện và nhiều hơn nữa mà không bao giờ hết không gian cho những ý tưởng mới.
Tránh bắt đầu từ đầu với các mẫu có sẵn
Khi nói đến ClickUp, bạn không bao giờ đơn độc. 💜
Mặc dù Bảng trắng rất thú vị và sáng tạo, nhưng đối với một số người, khung trống có thể khiến họ cảm thấy sợ hãi. Thay vì đối mặt trực tiếp với cảm giác bị chặn đứng, hãy sử dụng một trong các mẫu có sẵn của ClickUp cho hầu như mọi trường hợp sử dụng.
Cho dù bạn đang lên kế hoạch cho một phiên brainstorming từ xa, lập kế hoạch dự án nhanh hay tổ chức buổi tổng kết nhóm, ClickUp đều có thể giúp bạn. Chọn từ chín mẫu được liên kết trực tiếp trên thanh công cụ trong Không gian Làm việc của bạn hoặc từ hàng nghìn mẫu miễn phí có sẵn trong Thư viện Mẫu của ClickUp.
Vẫn chưa biết bắt đầu từ đâu? Chúng tôi gợi ý Mẫu giới thiệu về bảng trắng của ClickUp! 💯
Xây dựng bảng của bạn càng sớm càng tốt bằng cách sử dụng các phím tắt và phím nóng
Các phím nóng hiện có trên Bảng trắng! Sử dụng chúng với Bảng trắng để nhanh chóng thêm các đối tượng như ghi chú dán, hình ảnh và hình dạng, thậm chí điều hướng toàn bộ Không gian Làm việc của bạn!
Để xem danh sách các phím nóng có sẵn, chỉ cần nhấn Shift + ? và tùy chỉnh theo ý muốn! Với nút Thêm, bạn có thể thêm các lệnh bổ sung cho hình ảnh, video, tệp âm thanh và hơn thế nữa.
Tải xuống Bảng trắng để lưu và chia sẻ
Chúng tôi đã đề cập rằng Bảng trắng ClickUp có thể được tải xuống dưới dạng tệp hình ảnh chưa?!
Điều này rất hữu ích để chia sẻ và trình bày ý tưởng bên ngoài ClickUp hoặc nếu bạn cảm thấy cần phải sao lưu. Bạn không bao giờ có thể quá cẩn thận! Đúng không? 🤓
Hợp tác thời gian thực không nhất thiết phải là một thí nghiệm thất bại
Cuộc hành trình tìm kiếm sự hợp tác tốt hơn có thể cảm thấy như một cuộc chiến kéo dài và đầy thách thức—nhưng nó không nhất thiết phải như vậy.
Mục đích của các công cụ hợp tác thời gian thực được chỉ định luôn là để mọi người cùng làm việc trên cùng một trang tại cùng một thời điểm. Nhưng điều đó thường nói dễ hơn làm.
May mắn thay, bạn không đơn độc trong hành trình này! Hãy tham khảo lại năm bước đã được chứng minh của chúng tôi để cải thiện sự hợp tác trong nhóm và khi bạn đã sẵn sàng để nâng năng suất lên một tầm cao mới, chỉ cần tải xuống ClickUp.
Và vì ClickUp vừa tiết kiệm chi phí vừa mạnh mẽ, nên có gói phù hợp cho mọi nhóm. Truy cập Bảng trắng ClickUp, nhiệm vụ không giới hạn, thành viên không giới hạn, hàng tấn chế độ xem dự án và hơn 1.000 tích hợp hoàn toàn miễn phí khi bạn đăng ký Gói Miễn phí vĩnh viễn của ClickUp. 💸
Bắt đầu miễn phí với ClickUp và đưa hợp tác thời gian thực lên một tầm cao mới. 🏔