Tyler Gillespie là nhà sáng lập với 2 lần thoái vốn, yêu thích xây dựng và mở rộng kinh doanh dịch vụ. Sinh ra và lớn lên ở Colorado, bạn có thể gặp Tyler đang du lịch, với nơi ở chính ở Colombia và Colorado. Anh yêu văn hóa Latin, tiếng Tây Ban Nha và khiêu vũ salsa. Hiện tại, Tyler chia sẻ suy nghĩ của mình tại đây .
Nếu có một điều mà các chủ công ty quảng cáo cảm thấy mệt mỏi, đó chính là: các cuộc họp.
Mọi người liên tục than phiền về việc các cuộc họp thực sự vô nghĩa và những thông báo Slack vô tận chỉ làm tăng mức độ căng thẳng mà không giúp ích gì cho việc cần làm. Các cuộc họp thậm chí còn được gọi là " kẻ giết năng suất"
Chuyên gia tư vấn quản lý Peter Drucker thậm chí còn đi xa hơn khi nói rằng: "Các cuộc họp là triệu chứng của một tổ chức kém. Càng ít cuộc họp, càng tốt. "
Không có cách nào khác để diễn tả điều này: hầu hết các cuộc họp đều làm mất thời gian làm việc hiệu quả.
Không tin tôi? Hãy xem một số dữ liệu sau đây.
báo cáo " The State of Meetings Report 2019 " của Doodle, một công cụ quản lý thời gian trực tuyến, đã xem xét dữ liệu từ 19 triệu cuộc họp và các cuộc phỏng vấn (với hơn 6.500 chuyên gia) từ khắp Hoa Kỳ, Anh, Đức và Thụy Sĩ. Báo cáo phát hiện ra rằng các chuyên gia dành hơn hai giờ (mỗi tuần!) cho các cuộc họp vô nghĩa.
Báo cáo này cũng cho thấy hơn một phần ba số chuyên gia cho rằng các cuộc họp không cần thiết là chi phí lớn nhất của tổ chức họ.
Báo cáo cũng tiết lộ rằng các cuộc họp kinh doanh không hiệu quả khiến các công ty thiệt hại tới 541 tỷ USD do mất năng suất và thời gian của nhân viên.
Và đừng quên phong trào làm việc tại nhà (WFH), được thúc đẩy bởi đại dịch. Mặc dù tình hình thay đổi là lý do đủ để các công ty phân tích xu hướng và tìm ra cách làm việc mới, nhưng họ chỉ chuyển các quy trình (và vấn đề) cũ sang không gian kỹ thuật số.
👉 Mẹo chuyên nghiệp: ĐÂY LÀ HƠN 25 CÔNG CỤ LÀM VIỆC TỪ XA GIÚP CÔNG VIỆC TẠI NHÀ TRỞ NÊN DỄ D
Theo một báo cáo nghiên cứu của HBS và Stern School of Business thuộc NYU, dựa trên dữ liệu của ba triệu người dùng ở Bắc Mỹ, châu Âu và Trung Đông, thời lượng trung bình của các cuộc họp đã giảm 20% do đại dịch. Tuy nhiên, số lượng cuộc họp lại tăng 13%. Thêm vào đó là " mệt mỏi vì Zoom ", và bạn sẽ thấy sức khỏe tinh thần của mình bị ảnh hưởng như thế nào.
Không có từ nào thích hợp hơn để diễn tả sự kỳ lạ khi những cuộc họp văn phòng phiền phức vẫn còn tồn tại ngay cả trong năm 2021. Mọi người đã bị ám ảnh bởi việc tăng năng suất trong nhiều năm nay; thế hệ Millennials dường như coi thường sự giả tạo hơn thế hệ Gen X. Công việc ngày càng trở nên từ xa hơn, nhưng các cuộc họp vẫn tiếp tục chiếm ưu thế, vẫn là một phần "không thể thiếu" trong công việc.
Vậy tại sao các cuộc họp lại rất kém hiệu quả khi nói đến việc phát triển công ty và quản lý một nhóm làm việc từ xa? Mặc dù câu hỏi này có thể cần một câu trả lời dài hơn, nhưng tóm lại, chúng ta có thể đổ lỗi cho các yếu tố sau:
- Thiếu chương trình nghị sự rõ ràng trước khi cuộc họp bắt đầu
- Sự thiếu chuẩn bị của lãnh đạo và nhân viên trước cuộc họp
- Có quá nhiều người tham gia cuộc họp (ý tôi là, chúng ta có thực sự cần Rachel từ bộ phận nhân sự tham gia mọi cuộc họp không?)
- Chuyển sang chủ đề khác
- Những người đến muộn thường làm gián đoạn luồng cuộc họp đang diễn ra, đồng thời loay hoay tìm hiểu một phần nội dung cuộc họp trong thời gian tham dự
- Các yếu tố gây xao nhãng kỹ thuật số
Bạn có tự hỏi liệu có cách nào tốt hơn, hiệu quả hơn, ít căng thẳng hơn để kinh doanh và quản lý quy trình làm việc không? Một cách mà mọi người đều có thể tận dụng tối đa thời gian làm việc của mình? Một cách mà những nhân viên làm việc từ xa, sống ở các múi giờ khác nhau có thể hợp tác hiệu quả và đạt được mục tiêu mà không cần phải làm việc thâu đêm?
Một cách để chúng ta có thể vĩnh biệt sự mệt mỏi khi sử dụng Zoom?
Giao tiếp không đồng bộ. 👋
Tôi đã chuyển sang làm việc không đồng bộ cách đây vài năm. Lấy ví dụ về chương trình cố vấn của tôi. Tôi đồng đầu tư, mua và tư vấn cho các doanh nghiệp dịch vụ trong Chương trình cố vấn Productized Mentor Program của tôi, một chương trình 1:1 hàng tháng được vận hành hoàn toàn không đồng bộ. Nhờ làm việc không đồng bộ, tôi đã có thể giúp các doanh nghiệp thú vị từ khắp nơi trên thế giới mở rộng quy mô lên đến sáu con số mỗi tháng.
Điều tôi nhận ra là: phương pháp không đồng bộ rất hiệu quả đối với hầu hết các cơ quan và cấu trúc công ty; nó giúp tăng năng suất và cho mọi người thời gian để làm việc theo thời gian của riêng mình. Ngoài ra, bạn có thể suy nghĩ, chuẩn bị và tạo ra các phản hồi sâu sắc hơn cho các vấn đề X, v.v.
Vậy Giao tiếp không đồng bộ là gì?
Điều này không có gì khó hiểu. Nếu có thể nói, giao tiếp không đồng bộ là một ân huệ cho các công ty làm việc với nhân viên từ xa trên toàn thế giới.
Theo một bài đăng trên blog của nền tảng nhân sự Remote, giúp tuyển dụng nhân tài từ khắp nơi trên thế giới, "Công việc không đồng bộ là một khái niệm đơn giản: làm hết sức mình với những gì bạn có, ghi chép lại mọi thứ, chuyển quyền sở hữu dự án cho người tiếp theo, sau đó bắt đầu công việc khác. "
Nói một cách đơn giản, giao tiếp không đồng bộ là giao tiếp không có yêu cầu về thời gian truyền tải. Mỗi thành viên trong nhóm giao tiếp theo thời gian của riêng mình. Mọi người giao tiếp theo cách không yêu cầu người khác phải có mặt.
Nếu tôi nhận được tin nhắn từ đồng nghiệp, tôi không cần phải trả lời ngay lập tức. Tôi cũng không cần phải bảo đồng nghiệp gọi điện cho tôi (tức là cả hai hoặc tất cả các bên liên quan không cần phải có mặt).
Tôi có thể trả lời tin nhắn vào thời gian rảnh rỗi của mình. Điều này không có nghĩa là giao tiếp không đồng bộ không liên quan đến dòng thời gian và thời hạn thuộc phạm vi quản lý dự án. Nó chỉ có nghĩa là mỗi thành viên trong nhóm đều biết thời hạn và tuân thủ chúng. Trong quá trình này, các nhóm trên toàn thế giới đã nhận thấy rằng năng suất được cải thiện đáng kể khi thời gian dành cho các cuộc họp vô bổ giảm đáng kể.
Mặt khác, giao tiếp đồng bộ là giao tiếp trong đó cả hai (hoặc tất cả) các bên phải có mặt cùng một lúc. Các cuộc họp văn phòng thường xuyên, cuộc họp Zoom hoặc thậm chí đồng nghiệp của bạn mong đợi bạn trả lời ngay lập tức trên Slack là những ví dụ về giao tiếp đồng bộ.
Điều này có thể tóm tắt trải nghiệm mà hầu hết mọi người sẽ gặp phải trong các tổ chức thông thường:
qua Twitter
Một số công cụ bạn hiện đang sử dụng là ví dụ về các công cụ có thể được sử dụng để giao tiếp không đồng bộ, chẳng hạn như email, WhatsApp (tôi thích ghi chú bằng giọng nói!), Loom, Jumpshare và thậm chí Zoom (tính năng tự động ghi âm). Mặt khác, giao tiếp đồng bộ có nghĩa là tham dự các cuộc họp trực tiếp (!!), cuộc họp ảo, trả lời trên Slack hoặc các cuộc gọi điện thoại đơn giản.
So với giao tiếp đồng bộ, giao tiếp không đồng bộ mang lại nhiều lợi ích, từ năng suất cao hơn đến tôn trọng thời gian của đồng nghiệp.
5 cách để định hình lại cuộc hội thoại
1. Giao tiếp không đồng bộ có nghĩa là tăng tính linh hoạt trong giờ làm việc của bạn
Khi giao tiếp không đồng bộ, bạn giao tiếp theo thời gian của riêng mình. Điều này có nghĩa là nếu bạn bận (hoặc chỉ là có một ngày tồi tệ), bạn không cần phải trả lời ngay lập tức.
Giao tiếp không đồng bộ có nghĩa là tôn trọng "yếu tố con người" trong công việc. Con người không phải là máy móc. Chúng ta có những ngày tốt và những ngày xấu, có những ngày làm việc hiệu quả và những ngày kém hiệu quả. Giao tiếp không đồng bộ có nghĩa là hiểu điều này và cho các thành viên trong nhóm một chút không gian để thở.
Ví dụ, tôi là một con cú đêm và làm việc hiệu quả nhất từ 1 giờ sáng đến 5 giờ sáng. Nhờ giao tiếp không đồng bộ, tôi có thể dậy vào buổi trưa và vẫn hoàn thành công việc của mình với chất lượng có lẽ còn tốt hơn so với khi tôi buộc phải đi làm từ 9 giờ sáng.
2. Giao tiếp không đồng bộ giúp giờ làm việc không bị gián đoạn và tăng năng suất
Hãy tưởng tượng: bạn đang trong trạng thái làm việc trôi chảy. Mặt trời đang chiếu sáng, bạn đang hoàn thành công việc của mình, và tâm trí bạn rõ ràng và tập trung. Rồi bùm. Bạn nhận được một cuộc gọi. Bạn cần phải nghe. Tệ hơn nữa, bạn nghe thấy âm thanh đáng sợ của một cuộc gọi Skype đang đến. "Đang đùa tôi à?" bạn nghĩ thầm trong bụng ngay trước khi nở một nụ cười, chỉnh lại kính và chào khách hàng hoặc đồng nghiệp. Lại một cuộc họp kiểu "xin chào, tôi gọi để hỏi thăm!" nữa. Sau đó là vài câu chuyện phiếm, một chút công việc, và mười phút sau, bạn lại trở về trạng thái làm việc hiệu quả tuyệt vời của mình.
*Ôi, chúng ta ước gì công việc cũng diễn ra như vậy!
Theo nghiên cứu của Gloria Mark từ UC Irvine, hầu hết các công việc bị gián đoạn sẽ tiếp tục lại sau trung bình 23 phút 15 giây. Đó là thời gian chi phí cho việc chuyển đổi công việc. Tuy nhiên, không chỉ có vậy. Bạn không chỉ đơn giản là quay lại chính xác công việc đang làm, mà còn phải sắp xếp lại và tổ chức lại các ý tưởng trong đầu, và có thể phải hoàn thành một hoặc hai công việc khác trước khi có thể trở lại trạng thái như trước khi bị gián đoạn.
Giao tiếp không đồng bộ loại bỏ khả năng này và cho phép bạn chọn thời gian làm việc của riêng mình. Hơn nữa, bạn có thể ngắt kết nối với thế giới nếu muốn (tắt điện thoại chẳng hạn?) trong khi làm việc và tập trung hoàn toàn vào công việc đang làm.
3. Bản chất của giao tiếp không đồng bộ là để lại dấu vết, tức là dữ liệu và sự kiện được tổ chức tốt hơn
Giao tiếp đồng bộ thường có nghĩa là một số nội dung đã được thảo luận trong cuộc họp có thể bị mất trừ khi có người ghi chú rõ ràng cuộc hội thoại. Tất nhiên, bạn luôn có các công cụ như quay video Zoom.
Tuy nhiên, điều đó có nghĩa là bạn phải xem toàn bộ cuộc họp để tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm. Và nếu bạn giống tôi, thích xem video với tốc độ gấp đôi hoặc bỏ qua những đoạn dài, bạn có thể bỏ lỡ những thông tin quan trọng. Ngay cả khi bạn không bỏ lỡ, bạn cũng biết rằng việc xem toàn bộ video là công việc tẻ nhạt, không thú vị và tốn nhiều thời gian.
Mặt khác, giao tiếp không đồng bộ để lại dấu vết trên giấy, vì đó là cách nó hoạt động! Dấu vết trên giấy đặc biệt hữu ích trong trường hợp các dự án phức tạp.
Việc lưu giữ hồ sơ giao tiếp với đồng nghiệp có nhiều lợi ích. Nó giúp giảm thiểu khả năng xảy ra nhầm lẫn hoặc hiểu lầm. Bất cứ khi nào bạn cảm thấy bối rối, bạn luôn có thể quay lại và xem lại cuộc hội thoại. Trong trường hợp bạn cho rằng có điều gì đó chưa rõ ràng hoặc cần được làm rõ hơn, bạn sẽ biết chính xác phải hỏi đồng nghiệp hoặc khách hàng của mình điều gì.
Hãy xem các mẫu kế hoạch giao tiếp của chúng tôi!
4. Giao tiếp không đồng bộ là giải pháp lý tưởng để hợp tác với nhân tài từ khắp nơi trên thế giới
Nếu bạn điều hành một công ty hoặc làm việc tại một công ty, bạn có thể thường xuyên giao tiếp và làm việc với những người từ khắp nơi trên thế giới. Nếu vậy, giao tiếp không đồng bộ là cứu tinh của bạn! Giao tiếp không đồng bộ giúp các nhóm làm việc từ xa hợp tác dễ dàng hơn vì múi giờ không còn là rào cản. Hơn nữa, với giao tiếp không đồng bộ là một trong những vũ khí bí mật của bạn, bạn sẽ cởi mở hơn trong việc hợp tác với các tài năng từ khắp nơi trên thế giới. Điều này có nghĩa là khả năng giải quyết vấn đề sẽ tốt hơn nhờ quan điểm đa văn hóa (không thể thiếu đối với nhiều công ty trong thời đại toàn cầu hóa ngày nay) cùng với việc trở thành một nhà tuyển dụng hấp dẫn đối với những tài năng thích làm việc từ xa – từ những người thích du lịch đến những bà mẹ mới sinh con.
Theo chúng tôi, làm việc từ xa và giao tiếp không đồng bộ là một vòng tròn luân hồi tốt đẹp.
5. Giao tiếp không đồng bộ có nghĩa là phản hồi tốt hơn, cân nhắc kỹ lưỡng hơn và trung thực hơn
Giao tiếp không đồng bộ giúp cải thiện phản hồi và giao tiếp chân thành hơn. Dưới đây là lý do:
- Giúp tránh phản ứng vội vàng-Giao tiếp không đồng bộ cho phép mọi người có thời gian suy nghĩ, phản ánh và sau đó trả lời. Điều này dẫn đến phản hồi tốt hơn và được cân nhắc kỹ lưỡng hơn.
- Khuyến khích sự trung thực-Giao tiếp không đồng bộ cho phép những người có thể không thích phát biểu trong các cuộc họp (chúng tôi đang nói đến các bạn, những người hướng nội) có thể nói lên suy nghĩ của mình. Nếu các cuộc họp khiến bạn cảm thấy bị đặt vào tình thế khó xử, thì giao tiếp không đồng bộ là lựa chọn phù hợp với bạn
- Hiệu ứng giải phóng trực tuyến-Hiệu ứng giải phóng trực tuyến là sự thiếu kiềm chế mà người ta cảm thấy do kết quả của giao tiếp trực tuyến, trái ngược với giao tiếp trực tiếp
Khi kết hợp cả ba yếu tố này, bạn sẽ có công thức cho phản hồi tốt hơn, chân thành và được suy nghĩ kỹ lưỡng.
Cách giao tiếp không đồng bộ
Một số hoạt động nên thực hiện với sự hỗ trợ của giao tiếp không đồng bộ bao gồm:
- Thông báo hàng tuần
- Cuộc họp khởi động hàng tuần của nhóm
- Giới thiệu thành viên mới trong nhóm
- Chỉnh sửa tài liệu
- Chuẩn bị cho cuộc họp
- Kế hoạch sức chứa
- Các khoản tích lũy tài chính hàng tháng
- Cuộc họp hàng ngày
Vậy, các công ty khác sử dụng giao tiếp không đồng bộ làm hình thức giao tiếp chính đã thành công như thế nào trong việc tận dụng sức mạnh của giao tiếp không đồng bộ? Dưới đây là một số công cụ có thể hữu ích.
Các công cụ chúng tôi khuyến nghị để giúp đồng nghiệp giao tiếp không đồng bộ
Hiện nay có nhiều công cụ có thể giúp nhóm của bạn hợp tác và giao tiếp không đồng bộ. Điều đó nói lên rằng, cuộc cách mạng làm việc từ xa đã dẫn đến sự xuất hiện của nhiều công cụ trên thị trường. Điều này khiến ngành công cụ giao tiếp không đồng bộ trở nên rất cạnh tranh, với mỗi công cụ mới là công cụ tối ưu hóa "cách mạng" tiếp theo. Vì vậy, chúng tôi quyết định giúp bạn bằng cách giới thiệu một số công cụ đã hiệu quả với chúng tôi.
Email 📧
Ồ, công cụ đáng tin cậy sẽ tiếp tục chiếm ưu thế trong mọi công việc. Dưới đây là lý do tại sao email thường được coi là một phần cần thiết của giao tiếp không đồng bộ.
- Chúng thường được suy nghĩ kỹ càng. Không có phản ứng bốc đồng khi gửi email.
- Chúng cực kỳ dễ sử dụng và mọi người đều biết cách gửi và nhận email.
- Email thường đi thẳng vào vấn đề.
- Chúng có thể được sử dụng để chia sẻ hình ảnh và tài liệu một cách dễ dàng.
Cần lưu ý rằng email thường được sử dụng bởi các nhóm phụ thuộc vào giao tiếp đồng bộ. Vậy bạn cần lưu ý điều gì khi sử dụng email cho giao tiếp không đồng bộ trong nhóm của mình? Đặt ra một số quy tắc cơ bản như:
- Đừng mong đợi phản hồi ngay lập tức
- Hãy viết email dài hoặc ngắn tùy theo nhu cầu (tốt nhất là ngắn)
- Thêm bối cảnh hoặc bất kỳ chi tiết liên quan nào mà người nhận cần biết (ví dụ: làm cho nội dung đầy đủ và/hoặc tự giải thích)
- Hãy cho người gửi biết bạn có thể mất bao nhiêu thời gian để trả lời email của họ. Cài đặt kỳ vọng rõ ràng khi giao tiếp không đồng bộ là rất quan trọng – không chỉ đối với email mà còn đối với bất kỳ hình thức giao tiếp không đồng bộ nào
Công cụ nhắn tin 📲
Slack đã bị đánh giá xấu vì nó thường tạo ra áp lực phải liên tục tham gia. Tuy nhiên, điều đó không nhất thiết phải như vậy. Nhiều nhóm trên khắp thế giới giao tiếp không đồng bộ tin rằng Slack là công cụ không thể thiếu cho giao tiếp trong nhóm của họ. Slack để lại dấu vết trên giấy, có thể dễ dàng mở rộng quy mô và cung cấp nhiều khả năng tích hợp. Tuy nhiên, nó hoạt động tốt nhất khi được sử dụng trong thời gian thực (khi tất cả mọi người trong nhóm tương ứng đều trực tuyến cùng nhau), có thể trở nên lộn xộn và các thông báo có thể gây phiền nhiễu. Có một số việc bạn có thể làm để tối ưu hóa Slack cho giao tiếp không đồng bộ, chẳng hạn như tắt thông báo và tạo hướng dẫn etiquette Slack cho nhóm của bạn.
Twist là một công cụ phổ biến khác được các nhóm làm việc từ xa sử dụng hiện nay. Twist được tạo ra với mục đích hợp lý hóa các cuộc hội thoại và sắp xếp chúng để không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào, đồng thời đảm bảo các thành viên trong nhóm không cảm thấy quá tải bởi hộp thư đến quá nhiều (và/hoặc lộn xộn). Công cụ này cũng bao gồm các tính năng dường như được tạo ra để đáp ứng nhu cầu giao tiếp không đồng bộ. Ví dụ, không có chỉ báo cho biết ai đang trực tuyến hay ngoại tuyến. Bạn cũng có thể chọn người mà bạn muốn thông báo. Hơn nữa, nó giúp bạn dễ dàng kết nối và hợp tác với các cơ quan và nhà thầu.
MICROSOFT TEAMS HAY SLACK: BẠN NÊN CHỌN CÁI NÀO?
Giao tiếp qua video 👨💻
Loom là một công cụ mạnh mẽ khác mà chúng tôi khuyên dùng cho các nhóm làm việc từ xa. Loom giúp bạn tạo video ngắn (về bản thân, màn hình của bạn hoặc cả hai), tải lên đám mây, sau đó chia sẻ URL với các thành viên trong nhóm. Các thành viên trong nhóm có thể xem video bất cứ khi nào họ có thời gian. Đây là một ví dụ về việc tận dụng sức mạnh của video khi giao tiếp không đồng bộ. Điều thú vị là, nhóm phát triển Loom là một nhóm làm việc từ xa và họ cũng sử dụng Loom để tiến hành các cuộc họp không đồng bộ.
Sự khác biệt chính giữa Zoom và Loom là trong khi các công ty sử dụng Zoom để tiến hành các cuộc họp đồng bộ (chỉ là sự thay thế cho các cuộc họp trực tiếp), Loom được sử dụng để tiến hành các cuộc họp không đồng bộ. Zoom cũng có thể được sử dụng cho các cuộc họp không đồng bộ. Tuy nhiên, đó không phải là chức năng chính của Zoom.
ZipMessage là một công cụ chia sẻ video khác có tác dụng tuyệt vời cho các nhóm làm việc từ xa. Được tạo ra với trọng tâm là giao tiếp không đồng bộ, ZipMessage bao gồm các tính năng giúp hợp tác từ xa trở nên dễ dàng. Một số tính năng này bao gồm chia sẻ liên kết video, tin nhắn qua lại trên cùng một trang, mẫu tin nhắn có thể tái sử dụng và tích hợp với Slack.
Ghi chú bằng giọng nói 🗣
Bạn không thích gọi điện thoại nhưng vẫn muốn suy nghĩ của mình được luồng tự do khi giao tiếp? Bạn không có nhiều thời gian và không thể soạn một email hoàn hảo? Bạn muốn làm việc gì đó ít cam kết và tốn ít thời gian hơn so với việc quay video? Ghi chú bằng giọng nói sẽ giúp bạn. Các công cụ như WhatsApp và Yac cho phép các nhóm làm việc từ xa gửi ghi chú bằng giọng nói để các thành viên trong nhóm có thể trả lời bất cứ lúc nào. Điểm tuyệt vời của Yac là nó lấy ý tưởng phổ biến về ghi chú bằng giọng nói và biến nó thành công cụ thân thiện với kinh doanh. Yac cho phép bạn ghi lại màn hình, tích hợp với Slack và mỗi ghi chú bằng giọng nói đều có bản ghi chép để bạn có thể đọc lại nếu muốn.
Công cụ quản lý dự án 💻 ✅
Khi bạn quản lý một nhóm chủ yếu giao tiếp không đồng bộ, việc quản lý dự án hiệu quả trở nên không thể thiếu cho sự thành công của dự án. Để đảm bảo các nhóm làm việc từ xa hoạt động hiệu quả (và kịp thời) nhằm đạt được mục tiêu dự án, bạn cần một công cụ quản lý dự án hiệu quả không kém. Hãy sử dụng ClickUp . 👋 🎉
ClickUp thu thập tất cả thông tin quan trọng và tập hợp vào một nơi. Bạn có thể giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, cộng tác với các thành viên và quản lý toàn bộ dự án trên ClickUp. Ứng dụng này có khả năng tạo danh sách việc cần làm, quản lý lịch trình của nhóm và hợp lý hóa quy trình làm việc.
HƯỚNG DẪN TỔNG QUÁT VỀ LỘ TRÌNH TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN NĂM 2021
Tài liệu và chia sẻ tài liệu 📂
Khi cần tạo và chia sẻ tài liệu, bạn không cần tìm đâu xa hơn Google Drive đáng tin cậy. Điểm tuyệt vời của các sản phẩm Google (Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, v.v.) là chúng tích hợp liền mạch với hầu hết các SaaS khác được sử dụng bởi các công ty làm việc từ xa. Chúng cũng được tạo ra để giữ sự hợp tác là trọng tâm. Có thể nói rằng chúng là không thể thiếu khi làm việc trong các nhóm từ xa và giao tiếp không đồng bộ.
Những điều cần lưu ý khi giao tiếp không đồng bộ
Cho đến nay, chúng ta đã tìm hiểu về những lợi thế vượt trội của giao tiếp không đồng bộ. Chúng ta đã biết rằng, tận dụng giao tiếp không đồng bộ có nghĩa là nhóm làm việc hiệu quả hơn và có thể hạnh phúc hơn. Giao tiếp không đồng bộ ra đời để giải cứu giao tiếp đồng bộ khi nó thất bại.
Tuy nhiên, như hầu hết mọi thứ khác, chúng ta cũng cần tìm hiểu về những nhược điểm của giao tiếp không đồng bộ. Mặc dù không có nhiều nhược điểm, nhưng chúng ta cần lưu ý những nhược điểm hiện có.
1. Giao tiếp không đồng bộ có thể không phải là hình thức giao tiếp tốt nhất khi mục tiêu là xây dựng mối quan hệ
Con người là động vật xã hội. Chúng ta thích cảm giác được kết nối. Trong thế giới kinh doanh, việc tạo dựng và vun đắp mối quan hệ là vô cùng quan trọng. Giao tiếp không đồng bộ quá chú trọng vào năng suất và sự hiệu quả đến mức chúng ta có thể mất đi sự kết nối với nhau trên phương diện con người. Đại dịch đã cho chúng ta thấy tầm quan trọng của kết nối giữa con người với nhau.
2. Giao tiếp không đồng bộ không phù hợp với các công việc khẩn cấp hoặc cần thực hiện ngay lập tức
Khi bạn cần hoàn thành một việc ngay lập tức, hy vọng tốt nhất của bạn có lẽ là "gọi điện thoại nhanh". Đó là lý do tại sao nhiều nhà quản lý dự án, ngay cả khi họ là người ủng hộ giao tiếp không đồng bộ, vẫn khuyên bạn nên xác định những công việc nào có thể được thực hiện không đồng bộ và những công việc nào phù hợp hơn với giao tiếp đồng bộ. Việc tạo một danh sách các lý do tại sao nên giao tiếp đồng bộ cũng có thể hữu ích. Tuy nhiên, điều này có thể không hiệu quả nếu nhóm chủ yếu bao gồm các nhân viên hợp đồng.
3. Nó cũng có thể kéo dài cuộc hội thoại
Đôi khi, một lần nữa, việc nhấc điện thoại và gọi cho nhau có thể là điều tốt nhất cho tất cả mọi người. Hoặc là thực hiện một cuộc gọi Zoom, chia sẻ màn hình và giải thích công việc cần làm. Giao tiếp không đồng bộ không cho phép khả năng này.
Mọi thứ đều phụ thuộc vào giao tiếp tốt. Nếu có việc gì đó bị kéo dài không cần thiết, cách tốt nhất mà thành viên trong nhóm có thể làm là gửi tin nhắn và yêu cầu một cuộc họp nhanh. Chúng tôi cũng khuyên bạn nên lập chương trình cuộc họp rõ ràng và thông báo trước. Xét cho cùng, mục đích của giao tiếp không đồng bộ là tôn trọng thời gian của người khác và đảm bảo năng suất luôn ở mức cao.
Bây giờ bạn đã sẵn sàng!
Giao tiếp không đồng bộ là minh chứng cho thấy rằng nhân viên và thành viên trong nhóm là những người trưởng thành, không cần phải liên tục bị giám sát hoặc quản lý. Họ có thể được kỳ vọng sẽ hoàn thành công việc của mình trong thời gian của riêng họ và làm tốt công việc đó. Xét cho cùng, ngày nay, mọi người trên toàn cầu đang chủ động tìm cách trở thành những nhân viên có ý thức và năng suất hơn. Điều này, cùng với thực tế là công việc từ xa đang gia tăng (một xu hướng sẽ không dừng lại trong thời gian tới), có nghĩa là giao tiếp không đồng bộ là biểu mẫu giao tiếp của tương lai.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách tận dụng sức mạnh của giao tiếp không đồng bộ, cùng với các phương pháp thực tế khác để mở rộng quy mô kinh doanh dịch vụ của mình, tôi khuyên bạn nên xem cuốn cẩm nang về 12 chiến lược rất thực tế mà tôi đã viết (sau quá trình nghiên cứu sâu sắc, nếu tôi có thể thêm vào) vài tháng trước. Cuốn cẩm nang này miễn phí và sẽ rất hữu ích cho kinh doanh của bạn.
Vậy... bạn còn chần chừ gì nữa? Hãy tận dụng nó, tiết kiệm thời gian và đắm mình trong làn nước trong vắt của công việc hiệu quả. 🙌