Gần 60% nhân viên trả lời tin nhắn tức thì trong vòng 10 phút. Mặc dù những phản hồi nhanh chóng và giao tiếp thời gian thực thường được coi là hiệu quả, nhưng chúng làm gián đoạn sự tập trung và cản trở công việc sâu.
Nếu chúng ta muốn đạt được năng suất thực sự của nhóm, giao tiếp cần được cải thiện.
Giao tiếp không đồng bộ mang lại những thay đổi tích cực cho hợp tác. Đây là một giải pháp có năng suất để quản lý nhóm, giảm thiểu thời gian lãng phí và duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Bài viết này sẽ giải thích chi tiết về khái niệm này, lý do tại sao nó hiệu quả và cách nó có thể mang lại lợi ích cho bạn. Và nếu bạn tiếp tục theo dõi, chúng tôi cũng sẽ chia sẻ những bí quyết độc quyền về cách ClickUp là công cụ duy nhất bạn cần để áp dụng giao tiếp không đồng bộ một cách mượt mà!*
Giao tiếp không đồng bộ là gì?
Giao tiếp không đồng bộ là hình thức giao tiếp mà mọi người chia sẻ thông tin mà không mong đợi phản hồi ngay lập tức. Thay vì tương tác thời gian thực hoặc trực tiếp như cuộc họp hay cuộc gọi, các cuộc hội thoại diễn ra theo thời gian thông qua các công cụ như email, ứng dụng nhắn tin hoặc video ghi lại.
Mọi người có thể phản hồi khi công việc thuận tiện nhất cho họ — không cần phải trực tuyến cùng lúc.
👀 Bạn có biết? 51% nhân viên gặp stress do giao tiếp kém. Giao tiếp không đồng bộ có thể giảm đáng kể stress tại nơi làm việc—đặc biệt trong các nhóm làm việc từ xa hoặc ưu tiên làm việc từ xa—bằng cách mang lại cho mọi người nhiều quyền kiểm soát, sự rõ ràng và không gian cho các tương tác của họ.
Tại sao giao tiếp không đồng bộ lại quan trọng?
Giao tiếp không đồng bộ mang lại cho các nhóm không gian để tập trung, suy nghĩ rõ ràng và tránh kiệt sức. Không có áp lực phải trả lời ngay lập tức, mọi người có thể tham gia vào công việc sâu sắc và tránh những gián đoạn liên tục.
Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhóm toàn cầu hoặc làm việc từ xa phải đối phó với các múi giờ khác nhau. Hơn nữa, nó tự nhiên cải thiện chất lượng cuộc hội thoại: mọi người có thời gian để suy nghĩ và phản hồi một cách cẩn thận.
Các công cụ giao tiếp không đồng bộ cũng để lại dấu vết văn bản hoặc ghi âm, giúp dễ dàng tham khảo các quyết định và tránh hiểu lầm. Tóm lại, nó hứa hẹn mang lại sự linh hoạt hơn, thời gian tập trung tốt hơn và giao tiếp hiệu quả.
📮ClickUp Insight: Dữ liệu khảo sát về hiệu quả cuộc họp của chúng tôi cho thấy 25% cuộc họp có trung bình 8 người tham gia trở lên. Chúng tôi cũng phát hiện ra rằng một cuộc họp trung bình kéo dài khoảng 51 phút. Những cuộc họp quy mô lớn này có thể dẫn đến ít nhất 6 đến 8 giờ thời gian họp tập thể mỗi tuần ở cấp độ tổ chức.
Nếu bạn có thể rút ngắn thời gian? ClickUp thay đổi cách các nhóm giao tiếp! Thay vì các cuộc họp kéo dài, hãy hợp tác trực tiếp trong các công việc bằng cách sử dụng bình luận, tệp đính kèm, ghi chú giọng nói, clip video và nhiều tính năng khác — tất cả trong một nơi.
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm toàn cầu của STANLEY Bảo mật đã tiết kiệm được hơn 8 giờ mỗi tuần cho các cuộc họp và cập nhật nhờ ứng dụng tất cả trong một cho công việc của chúng tôi!
Cách thức công việc của giao tiếp không đồng bộ
Tư duy không đồng bộ được xây dựng dựa trên một ý tưởng đơn giản: chia sẻ thông tin ngay lập tức, phản hồi khi thuận tiện cho bạn.
📌 Các ví dụ về giao tiếp không đồng bộ bao gồm việc một tác giả và trình chỉnh sửa cùng chỉnh sửa một nghiên cứu trường hợp (nhưng không phải theo thời gian thực) trên ClickUp Docs chia sẻ, thu thập thông tin từ các chủ đề thảo luận dự án trên kênh ClickUp Trò chuyện, đăng cập nhật tiến độ dưới dạng bình luận trên nhiệm vụ ClickUp, và chia sẻ bản ghi màn hình cho các buổi hướng dẫn sản phẩm qua ClickUp Clips.
Đây chỉ là một số trong rất nhiều công cụ giúp bạn tổ chức và truy cập các cập nhật một cách dễ dàng bất cứ khi nào bạn cần. (Chúng tôi sẽ thảo luận cách sử dụng tất cả các công cụ này 🔜 trong bài viết trên blog, vì vậy hãy theo dõi nhé!)
Đây là những yếu tố làm nên sự khác biệt:
- Truy cập thông tin như bình luận, tài liệu hoặc tin nhắn được lưu trữ và chia sẻ trong các kênh giao tiếp bất cứ lúc nào.
- Trì hoãn phản hồi mà không cảm thấy có lỗi, cho phép các thành viên trong nhóm có tự do trả lời một cách suy nghĩ kỹ lưỡng, chứ không chỉ dựa vào tốc độ.
- Tiến hành công việc một cách độc lập và theo tốc độ của riêng bạn, mà không cần tất cả mọi người phải có mặt cùng lúc.
🧠Thông tin thú vị: Tỷ lệ tham gia công việc tại văn phòng vẫn thấp hơn 30% sau đại dịch do sự gia tăng của thiết lập làm việc kết hợp.
Cách triển khai giao tiếp không đồng bộ tại nơi làm việc của bạn
Bạn không thể áp dụng các phương pháp hợp tác không đồng bộ trong môi trường làm việc hiện đại chỉ bằng cách tổ chức hoặc tham gia ít cuộc họp hơn. Bạn phải thiết lập các hệ thống, thói quen và kỳ vọng phù hợp thông qua kế hoạch chi tiết để xây dựng văn hóa đội nhóm và năng suất mà không làm mất đi sự rõ ràng.
Dưới đây là cách bạn có thể thực hiện quy trình này:
Bước 1: Xác định các công việc nào nên thực hiện theo hình thức không đồng bộ.
Bắt đầu bằng cách phân loại các quy trình làm việc và tin nhắn nào có thể xử lý theo cách không đồng bộ.
- Cập nhật công việc? Có
- Đang brainstorming về phản ứng khủng hoảng? Có xác suất không.
Sự phân biệt này đảm bảo rằng giao tiếp không đồng bộ không làm chậm các vấn đề khẩn cấp.
Dưới đây là hướng dẫn hữu ích khi gặp khó khăn:
| Loại hình giao tiếp | Phù hợp nhất cho | Ví dụ |
| ✅ Không đồng bộ | Các công việc rõ ràng, không khẩn cấp | Lập kế hoạch dự án, đề xuất tính năng và hợp tác đa chức năng. |
| 🔄 Hybrid | Các chủ đề phức tạp một chút có thể cần làm rõ. | Kế hoạch dự án, đề xuất tính năng, hợp tác đa chức năng |
| 🗣️ Đồng bộ | Các vấn đề khẩn cấp, mang tính cảm xúc hoặc có tính chất quan trọng. | Giải quyết xung đột, ứng phó với khủng hoảng, brainstorming thời gian thực và phê duyệt trong thời hạn chặt chẽ. |
Bước 2: Chỉ định một vị trí cụ thể cho công việc không đồng bộ
Giao tiếp không đồng bộ có thể trở nên phức tạp nhanh chóng khi phân tán qua email, ứng dụng nhắn tin tức thời và các ổ đĩa chia sẻ. Hãy chọn một không gian trung tâm kết nối các cuộc hội thoại với công việc, tài liệu, cập nhật và quyền sở hữu.
Gợi ý của chúng tôi: ClickUp!
ClickUp, ứng dụng "tất cả trong một" cho công việc, là trung tâm làm việc không đồng bộ của bạn — được thiết kế để giữ cho các nhóm đồng bộ mà không cần các cuộc họp liên tục hoặc thông báo liên tục. Nó kết hợp các công việc, tài liệu và trò chuyện của bạn vào một nền tảng mạnh mẽ được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo, giúp mọi thứ không bị lạc trong các chủ đề email hoặc tin nhắn Slack.
Cần cập nhật tiến độ dự án? Sử dụng Team StandUp Autopilot Agent hoặc ClickUp Brain để tóm tắt tiến độ bằng AI mà không cần hỏi các thành viên trong nhóm. Muốn đưa ra phản hồi? Để lại bình luận trên tài liệu và giao nhiệm vụ cho thành viên nhóm liên quan.
Từ các tự động hóa được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) đến thông báo thời gian thực và quy trình làm việc có thể tùy chỉnh, ClickUp tập trung kiến thức và giao tiếp của nhóm để công việc tiếp tục tiến triển, ngay cả khi bạn không trực tuyến. Với mọi thứ được tập trung tại một nơi, nhóm của bạn sẽ có được sự rõ ràng, trách nhiệm và không gian làm việc cần thiết để hoàn thành công việc tốt nhất - theo thời gian của riêng họ.
Trao đổi có ngữ cảnh trong ClickUp Trò chuyện và bình luận.
Giao tiếp không đồng bộ chỉ thực sự hiệu quả khi mọi người đều có cái nhìn toàn diện – và đó chính xác là điều mà ClickUp Trò chuyện mang lại. Thay vì phải theo dõi các chủ đề trên Slack và các tin nhắn rời rạc, nhóm của bạn có thể tiến hành các cuộc hội thoại tập trung trực tiếp trong danh sách công việc và không gian dự án để duy trì bối cảnh.
Nhóm của bạn có thể trả lời, chia sẻ liên kết đến các công việc liên quan hoặc thậm chí chuyển một tin nhắn trò chuyện thành việc cần làm nếu cần thiết. Các cuộc hội thoại luôn được liên kết với công việc, chính xác nơi chúng thuộc về.
Bạn cũng có thể sử dụng @mentions trong phần bình luận của ClickUp để thu hút sự chú ý của ai đó đến một công việc hoặc tài liệu cụ thể.
Dưới đây là cách thức:
- Nhập “@” để gắn thẻ một người hoặc nhóm: Trong mô tả công việc, bình luận, tài liệu Docs và thậm chí trong trò chuyện, một đề cập đơn giản sẽ thu hút sự chú ý.
- Tự động thêm người theo dõi: Khi đề cập đến ai đó trong bình luận của một công việc, họ sẽ tự động trở thành người theo dõi và luôn được cập nhật thông tin.
- Thông báo kích hoạt: Những người được @đề cập sẽ nhận được thông báo ngay lập tức, giúp tăng cường trách nhiệm.
Tự động hóa cập nhật không đồng bộ với ClickUp Brain và Autopilot Agents
Hệ sinh thái ClickUp được trang bị trí tuệ nhân tạo (AI) để quản lý khối lượng công việc và giao tiếp của bạn.
Ví dụ, ClickUp Brain cung cấp các tóm tắt nhanh về công việc, tài liệu và giao tiếp thông qua các lệnh đơn giản.
Để cung cấp hỗ trợ thông minh dựa trên ngữ cảnh, hệ thống sẽ quét các công việc, tài liệu và tương tác của nhóm để đưa ra những thông tin và câu trả lời liên quan, từ đó giảm thiểu nhu cầu tổ chức các cuộc gọi đồng bộ.
Công việc không đồng bộ chỉ hiệu quả khi các công cụ của bạn giúp thông tin dễ dàng truy cập, hiểu và thực hiện — mà không cần phản hồi thời gian thực. Các Trợ lý Tự động của ClickUp chính xác làm điều đó.
🎯 Đối tượng/kỳ/phiên bản, Trợ lý Trả lời Tự động có sẵn có thể trả lời các câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên như “Trạng thái của chiến dịch tiếp thị là gì?” hoặc “Tôi có thể tìm danh sách kiểm tra onboarding ở đâu?” bằng dữ liệu thời gian thực từ không gian làm việc của bạn. Điều này có nghĩa là mọi người không cần phải chờ hàng giờ để ai đó ở múi giờ khác trả lời—họ có thể tự tìm câu trả lời bất cứ lúc nào.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Các đại lý tự động tùy chỉnh trong ClickUp có thể được đào tạo để xử lý các quy trình làm việc không đồng bộ cụ thể. Ví dụ, bạn có thể tạo một đại lý giao tiếp với khách hàng để theo dõi các thư mục dự án và cung cấp các bản tóm tắt cập nhật cho các bên liên quan bên ngoài.
Bạn xác định mục đích, giọng điệu và nguồn dữ liệu của Agent – để nó có thể hoạt động như một đồng nghiệp asynchronous, đảm nhận công việc 24/7.
Giao phó các công việc lặp đi lặp lại cho ClickUp Tự động hóa
Bạn cũng có thể tự động hóa quy trình làm việc để giảm thiểu công việc thủ công và tránh tình trạng mệt mỏi do tin nhắn. ClickUp Automations cho phép các nhóm cài đặt các quy tắc kích hoạt dựa trên quy tắc để các công việc được thực hiện tự động, đẩy nhanh tiến độ công việc và thông báo cho các bên liên quan mà không cần phải trao đổi liên tục.
📌 Ví dụ, thay vì làm trung gian giữa nhà văn bản và nhà thiết kế, bạn có thể tạo một quy trình tự động hóa tùy chỉnh để tự động giao công việc chiến dịch truyền thông xã hội cho nhà thiết kế ngay khi công việc đó hoàn thành và được đánh dấu sẵn sàng để thiết kế.
Các quy tắc dựa trên kích hoạt này giúp mọi người luôn cập nhật mọi hoạt động trên ClickUp, ngay cả khi mọi người không trực tuyến cùng lúc.
Bước 3: Xác định tiêu chuẩn thời gian phản hồi
Giao tiếp không đồng bộ sẽ mất hiệu quả ngay khi các thành viên trong nhóm bắt đầu coi nhẹ nó. Do đó, hãy thiết lập các khung thời gian phản hồi cụ thể dựa trên mức độ khẩn cấp và vai trò của từng thành viên.
👉🏼 Ví dụ:
→ Cung cấp phản hồi về các sản phẩm đầu ra trong vòng 24 giờ.
→ Quản lý việc xem xét cập nhật dự án trong vòng một ngày công việc.
→ Thực hiện các cuộc kiểm tra định kỳ một cách thoải mái mỗi hai/ba ngày.
📌 Ghi chép những điều này vào sổ tay của nhóm hoặc wiki nội bộ để mọi người đều trên cùng một trang. Hoặc sử dụng mẫu cuộc họp hàng ngày.
Ví dụ, đối tượng/kỳ/ phiên bản Mẫu Kế hoạch Giao tiếp ClickUp giúp các nhóm làm việc từ xa nhanh chóng thiết lập và duy trì các quy trình giao tiếp rõ ràng, có cấu trúc. Nó hoàn hảo để xác định kỳ vọng về thời gian phản hồi, tổ chức mục tiêu hợp tác và lập bản đồ các kênh giao tiếp.
Việc ghi chép và hiển thị các tiêu chuẩn này giúp nhân viên làm việc linh hoạt và từ xa giao tiếp hiệu quả trong thiết lập làm việc nơi giao tiếp không đồng bộ là phương thức mặc định để hoàn thành công việc.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Tổ chức các mục tiêu giao tiếp, dòng thời gian, các bên liên quan và kết quả đầu ra tại một nơi duy nhất.
- Đặt trạng thái tùy chỉnh và Trường Tùy chỉnh trong ClickUp để đang theo dõi mọi khía cạnh của chiến lược giao tiếp của bạn.
- Xác định các phương pháp giao tiếp cho các loại công việc không đồng bộ khác nhau (ví dụ: phản hồi, cập nhật tiến độ dự án, kiểm tra tình hình công việc một cách thoải mái).
- Giao nhiệm vụ và tự động hóa nhắc nhở để không ai bị bỏ lại phía sau.
- Đánh giá thành công bằng cách cài đặt cột mốc và đang theo dõi tiến độ công việc trên toàn nhóm.
📖 Xem thêm: Cách tạo kế hoạch giao tiếp dự án (Ví dụ & Mẫu)
Bước 4: Khuyến khích việc ghi chép thay vì cuộc hội thoại
Thực hiện sự thay đổi tư duy từ ‘hãy gọi điện thoại’ sang ‘hãy để tôi ghi chép lại điều này’.
Đây là cách nó có thể trông như thế nào:
- Thay thế các cập nhật bằng lời nói bằng các ghi chú dự án có cấu trúc hoặc video tóm tắt.
- Khuyến khích thói quen tóm tắt các bước tiếp theo hoặc quyết định bằng văn bản ngay sau các cuộc thảo luận.
Bạn có thể sử dụng Mẫu Chiến lược và Kế hoạch Hành động Giao tiếp Nội bộ ClickUp để chuyển đổi từ cuộc hội thoại sang tài liệu một cách dễ dàng hơn. Thay vì dựa vào các trò chuyện ngẫu nhiên và cuộc gọi bị quên, nó giúp bạn tạo ra một kế hoạch giao tiếp nội bộ có cấu trúc và linh hoạt.
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng mẫu này:
- Đánh giá các phương pháp giao tiếp hiện tại của bạn để phát hiện các lỗ hổng và điểm nghẽn.
- Xác định mục tiêu rõ ràng cho những gì truyền thông nội bộ của bạn nên đạt được (spoiler: ít cuộc họp hơn là một trong số đó)
- Thiết lập các kênh chính thức (email, trò chuyện nội bộ, tin nhắn video nhanh) và cố định chúng.
- Tạo các bước hành động cụ thể bằng cách chia nhỏ kế hoạch thành các công việc có thể giao phó và theo dõi được.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn cũng có thể sử dụng ClickUp AI Notetaker để ghi chép các cuộc thảo luận và ghi lại những điểm quan trọng trong cuộc họp. Công cụ này ghi lại các cuộc họp của bạn và tóm tắt các điểm khóa, giúp tiết kiệm thời gian và làm cho nội dung trở nên dễ tiếp cận hơn cho tất cả mọi người.
Thực tế, ClickUp Meetings cho phép bạn đang theo dõi và giao mục trực tiếp trong các ghi chú cuộc họp này.
Ví dụ, đối tượng/kỳ/phiên bản nếu một thành viên trong nhóm trình bày bản cập nhật dự án mới và một công việc tiếp theo phát sinh, bạn có thể sử dụng tính năng "Assigned Comments" trong ClickUp để giao công việc đó trực tiếp cho người liên quan ngay trong tài liệu cuộc họp.
Nói cách khác, thay vì nhắn tin cho ai đó ‘Này, bạn đã xem điều này chưa?’ năm lần ở các nơi khác nhau, bạn chỉ cần để lại một bình luận rõ ràng ngay trên công việc hoặc tài liệu và giao nó cho họ. Đó như một lời nhắc nhở nhẹ nhàng, kèm theo trách nhiệm rõ ràng. Họ có thể xử lý nó khi sẵn sàng.
Bước 5: Làm theo ví dụ
Luồng văn hóa được truyền đạt từ trên xuống. Nếu các nhà lãnh đạo tiếp tục mặc định các cuộc họp trực tiếp hoặc mong đợi phản hồi ngay lập tức, giao tiếp không đồng bộ sẽ không bao giờ được áp dụng rộng rãi.
Họ phải thực hành những gì họ tuyên bố – sử dụng công cụ giao tiếp không đồng bộ, tránh gửi tin nhắn ngoài giờ làm việc và ghi lại các bản cập nhật video có thể chia sẻ thay vì lên lịch cuộc gọi hội nghị. Điều này thiết lập tone và loại bỏ cảm giác tội lỗi của nhân viên về việc không phản hồi ngay lập tức.
Nếu bạn là chủ kinh doanh và muốn giúp người khác dễ dàng theo dõi hướng dẫn của mình, hãy thử ClickUp Clips. Nó sẽ giúp bạn tích hợp hành vi ưu tiên giao tiếp không đồng bộ vào quy trình làm việc hàng ngày của mình.
Thay vì kéo nhóm của bạn vào một cuộc họp nhanh nữa mà cuối cùng lại mất 45 phút, bạn có thể chỉ cần ghi lại một đoạn video ngắn — một bản ghi màn hình ngắn nơi bạn trình bày cập nhật dự án, đưa ra phản hồi hoặc giải thích một quy trình phức tạp.
Người dùng có thể xem tin nhắn giao tiếp video không đồng bộ này mà không gặp xung đột lịch trình hay vấn đề múi giờ, có thể xem lại nếu cần và hiểu thông tin tốt hơn. Điều này thể hiện một nhịp độ làm việc lành mạnh hơn và cho thấy bạn thực sự tôn trọng thời gian tập trung của nhóm.
Bước 6: Theo dõi, đo lường và điều chỉnh
Sau khi hệ thống giao tiếp không đồng bộ được triển khai, hãy đánh giá thường xuyên những gì đang là công việc và những gì cần cải thiện.
Hãy đặt những câu hỏi sau:
- Các mốc thời gian có được đáp ứng không?
- Có một số công cụ nào đang bị sử dụng chưa hiệu quả?
- Có phải một số người vẫn cảm thấy quá tải với các cuộc gọi video?
- Các cuộc hội thoại quan trọng có đang bị lạc trong các chủ đề dài không?
Thu thập phản hồi, cải tiến tài liệu của bạn và xem xét lại quy trình làm việc hàng quý. Hoặc bạn có thể theo dõi quy trình làm việc của mình với Bảng điều khiển ClickUp và Chế độ xem Khối lượng công việc.
Bảng điều khiển ClickUp chuyển đổi dữ liệu không gian làm việc thành các biểu đồ và đồ thị trực quan, cung cấp cái nhìn tổng quan về tác động của nhóm. Bạn có thể nhanh chóng theo dõi và đo lường tiến độ cá nhân, thời gian theo dõi và hiệu suất dự án.
Chúng cũng cho phép bạn tạo báo cáo tùy chỉnh cho mọi thứ, loại bỏ nhu cầu đang theo dõi thủ công và giảm thiểu rủi ro các cuộc hội thoại quan trọng bị lạc trong các chủ đề tin nhắn dài.
Trong khi các bảng điều khiển ClickUp đang theo dõi hiệu suất tổng thể của nhóm, chế độ xem khối lượng công việc ClickUp hiển thị công việc được giao cho từng thành viên trong nhóm trong một kỳ cụ thể.
Bộ công cụ làm việc từ xa ClickUp này có các tính năng bổ sung giúp bạn xác định ai đang quá tải và ai còn sức chứa, từ đó có thể phân công lại công việc một cách phù hợp.
Lợi ích của giao tiếp không đồng bộ
👀 Bạn có biết? 71% chuyên gia làm việc cho rằng việc thiết lập ranh giới trong môi trường làm việc là quan trọng, nhưng nhân viên làm việc từ xa thường gặp khó khăn trong việc duy trì chúng. ClickUp phát hiện ra rằng 30% nhân viên cảm thấy khó khăn về mặt tinh thần khi ngắt kết nối với công việc, và chỉ 8% cài đặt ranh giới rõ ràng với thông báo và tin nhắn công việc.
Dưới đây là những lợi ích bạn sẽ nhận được khi hoàn toàn áp dụng tư duy không đồng bộ:
- Cung cấp cho các nhóm sự linh hoạt hơn để quản lý lịch trình và thời gian làm việc hiệu quả của riêng họ.
- Tránh tổ chức nhiều cuộc họp bằng cách chuyển các cập nhật, câu hỏi và phản hồi sang định dạng giao tiếp bằng văn bản hoặc ghi âm.
- Khuyến khích suy nghĩ sâu sắc bằng cách dành thêm thời gian để brainstorm các phản hồi có suy nghĩ kỹ lưỡng thay vì phản ứng theo bản năng.
- Cải thiện tài liệu một cách tự nhiên khi giao tiếp bằng lời nói chuyển sang cập nhật bằng văn bản.
- Giảm bớt căng thẳng và cải thiện sức khỏe tinh thần bằng cách loại bỏ kỳ vọng về tin nhắn tức thì hoặc sẵn sàng 24/7.
📮 ClickUp Insight: 48% nhân viên cho rằng mô hình làm việc kết hợp là tốt nhất cho sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Tuy nhiên, với 50% nhân viên vẫn làm việc chủ yếu tại văn phòng, việc duy trì sự đồng bộ giữa các địa điểm có thể là một thách thức. Nhưng ClickUp được thiết kế cho mọi loại nhóm: làm việc từ xa, kết hợp, không đồng bộ và mọi mô hình giữa hai cực đó.
Với ClickUp Chat & Assigned Comments, các nhóm có thể nhanh chóng chia sẻ cập nhật, đưa ra phản hồi và biến các cuộc thảo luận thành hành động — mà không cần đến những cuộc họp kéo dài. Hợp tác theo thời gian thực thông qua ClickUp Tài liệu và ClickUp Bảng trắng, giao công việc trực tiếp từ các bình luận và đảm bảo mọi người luôn đồng bộ thông tin dù công việc ở đâu!
💫 Kết quả thực tế: STANLEY Bảo mật đã ghi nhận sự gia tăng 80% về mức độ hài lòng trong hợp tác đội ngũ nhờ các công cụ hợp tác mượt mà của ClickUp.
Thách thức của giao tiếp không đồng bộ
👀 Bạn có biết? Trong khi 38% nhân viên có công việc tại các công ty áp dụng chính sách ưu tiên giao tiếp không đồng bộ, 34% còn băn khoăn liệu họ có muốn áp dụng chính sách này hay không.
Giao tiếp không đồng bộ nghe có vẻ tiện lợi. Nhưng không có gì là hoàn hảo. Dưới đây là những giới hạn có thể phát sinh:
- Phản hồi chậm trễ: Nếu không có kỳ vọng rõ ràng, giao tiếp không đồng bộ có thể khiến bạn cảm thấy như đang rơi vào hố đen (đó là lý do tại sao bạn nên thiết lập các hướng dẫn về thời gian phản hồi)
- Thông tin quá mức hoặc hiểu lầm: Quá nhiều chi tiết có thể gây quá tải, và thiếu chi tiết sẽ gây nhầm lẫn (hãy nhớ tìm kiếm sự cân bằng hợp lý)
- Quá tải công cụ: Công việc không đồng bộ trên nhiều nền tảng có thể gây ra xung đột và phân tán thông tin (tập trung mọi thứ với ClickUp)
- Thiếu kết nối con người: Giao tiếp không đồng bộ có thể khiến người ta cảm thấy cô lập nếu không kết hợp với các cuộc gọi đồng bộ định kỳ (đừng bỏ qua các cuộc họp mặt trực tiếp)
- Vấn đề không đồng bộ: Thiếu giao tiếp thời gian thực có thể khiến mọi người lạc hướng (giữ các công cụ theo dõi tiến độ dự án, bảng điều khiển và giao tiếp bằng văn bản gần gũi)
Các phương pháp tốt nhất cho giao tiếp không đồng bộ
Khi được hoàn thành đúng cách, giao tiếp không đồng bộ có thể loại bỏ các cuộc gọi video, giảm thiểu điểm nghẽn và tăng năng suất mà không làm kiệt sức nhân viên.
Thực hiện theo các nguyên tắc tốt nhất sau đây để đạt được hiệu quả tối ưu:
1. Làm cho tin nhắn trở nên có thể thực hiện được
Yêu cầu rõ ràng kèm theo thời hạn giúp tiết kiệm thời gian và tránh nhầm lẫn.
Trình bày rõ ràng: Điều gì đang xảy ra? Bạn cần gì? Đến khi nào?
📌 Ví dụ: “Vui lòng xem xét đề xuất trong tệp đính kèm và gửi ý kiến phản hồi trước 3 giờ chiều thứ Sáu.”
2. Cung cấp bối cảnh hoàn thành ngay từ đầu
Cung cấp bối cảnh ngay từ đầu giúp giảm thiểu việc trao đổi qua lại và nâng cao chất lượng ra quyết định.
- Thêm một tóm tắt 2–3 câu trước khi chia sẻ liên kết hoặc tệp tin.
- Xác định công việc, quyết định cần thiết và thời hạn.
📌 Ví dụ: “Việc gia hạn hợp đồng cần được phê duyệt pháp lý cho các điều khoản 4.2 và 7.1 trước 17h thứ Năm.”
3. Nêu bật các điểm khóa
Giữ cho mọi thứ rõ ràng và súc tích để tránh nhầm lẫn và chậm trễ.
- Nếu thông điệp dài hơn năm dòng, hãy bắt đầu bằng phần tóm tắt (‘TL;DR’).
- Sử dụng dấu đầu dòng, in đậm thông tin quan trọng và liên kết trực tiếp đến các tài nguyên.
4. Công khai các quyết định
Ghi chép lại các quyết định để tránh nhầm lẫn và đảm bảo trách nhiệm.
- Ghi lại kết quả trong các công cụ chia sẻ (ClickUp, tài liệu chia sẻ, danh sách tác vụ)
- Giao quyền sở hữu ngay lập tức
📌 Ví dụ: ‘John sẽ nộp bản nháp trước ngày 10 tháng 5’
5. Đào tạo nhóm về quy tắc công việc không đồng bộ
Ngay cả khi 9 trên 10 nhân viên biết cách sử dụng các công cụ giao tiếp không đồng bộ, nó vẫn không hiệu quả vì một trong số họ sẽ tiếp tục kết hợp các phương pháp giao tiếp khác nhau. Vì vậy, hãy dành công việc nâng cao kỹ năng hợp tác của nhóm.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tiết kiệm thời gian và đào tạo nhân viên của bạn thông qua ClickUp University. Công việc trong hệ sinh thái ClickUp giúp nhóm của bạn truy cập các hướng dẫn thực hành hấp dẫn và thành thạo các công cụ thiết yếu cho hợp tác không đồng bộ.
Các công cụ hỗ trợ giao tiếp không đồng bộ
Bây giờ khi bạn đã nắm vững cách thức giao tiếp không đồng bộ hiệu quả, đây là một số gợi ý công cụ bổ sung để giúp cuộc sống và cuộc hội thoại trở nên dễ dàng hơn—nếu bạn không muốn tập trung tất cả vào ClickUp, đó là! 🤷🏻♀️🤷🏼♂️
1. Loom
Loom là công cụ nhắn tin video cho phép ghi lại và chia sẻ tin nhắn video, rất phù hợp cho giao tiếp không đồng bộ. Bạn có thể truyền đạt thông tin một cách rõ ràng mà không cần cuộc họp trực tiếp và nâng cao hiệu quả làm việc từ xa.
2. Slack
Các kênh Slack tổ chức các cuộc hội thoại theo chủ đề, dự án hoặc nhóm. Bạn có thể đăng cập nhật, chia sẻ tệp và hợp tác mà không cần phản hồi ngay lập tức, giảm sự phụ thuộc vào cuộc họp video.
3. Microsoft Nhóm
Microsoft Teams tích hợp trò chuyện, cuộc họp video và lưu trữ tệp. Nền tảng này hỗ trợ giao tiếp không đồng bộ thông qua các cuộc hội thoại theo chủ đề, tài liệu chia sẻ và công cụ hợp tác, cho phép bạn thực hiện công việc với các thành viên trong nhóm ở các múi giờ khác nhau.
📮ClickUp Insight: Các nhóm có hiệu suất thấp có khả năng sử dụng 15+ công cụ cao gấp 4 lần, trong khi các nhóm có hiệu suất cao duy trì hiệu quả bằng cách giới hạn bộ công cụ của họ xuống còn 9 hoặc ít hơn. Nhưng còn việc sử dụng một nền tảng duy nhất thì sao?
Với tư cách là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp tập hợp các công việc, dự án, tài liệu, wiki, trò chuyện và cuộc gọi của bạn trên một nền tảng duy nhất, kèm theo các quy trình làm việc được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI). Sẵn sàng làm việc thông minh hơn? ClickUp phù hợp với mọi nhóm, giúp công việc trở nên hiển thị và cho phép bạn tập trung vào những điều quan trọng trong khi AI xử lý phần còn lại.
Khi nào nên sử dụng giao tiếp không đồng bộ so với giao tiếp đồng bộ
Hãy cùng tìm hiểu cách lựa chọn giữa giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ dựa trên yêu cầu của từng tình huống.
Sử dụng giao tiếp không đồng bộ khi:
1. Bạn muốn nhận được những phản hồi chu đáo và chi tiết
Bạn đang thực hiện công việc trên một đề xuất dự án cần ý kiến đóng góp từ các nhóm làm việc từ xa.
Thay vì lên lịch cuộc họp, hãy đăng một tài liệu ClickUp mô tả bản nháp và giao nhiệm vụ bình luận cho từng người xem xét. Họ có thể dành thời gian và đưa ra những phản hồi được suy nghĩ kỹ lưỡng.
2. Bạn đang làm việc với các múi giờ khác nhau
Người phụ trách marketing của bạn ở New York, nhưng nhà thiết kế của bạn ở Berlin. Một cuộc gọi Zoom lúc 6 giờ sáng/10 giờ tối nghe có vẻ như một cơn ác mộng, phải không?
Vì vậy, hãy ghi lại một video thông điệp bằng ClickUp Clips để giải thích các cập nhật thiết kế và gắn thẻ nhà thiết kế với các nhiệm vụ cụ thể ngay trên cùng nền tảng. Hợp tác đa chức năng cho phép họ trả lời trong giờ làm việc, giúp bạn tránh phải tổ chức thêm cuộc họp.
3. Cập nhật này không khẩn cấp hoặc mang tính cảm xúc
Bạn đã hoàn thành một sprint và cần chia sẻ bản cập nhật trạng thái, nhưng không cần phản hồi ngay lập tức.
Trong trường hợp này, hãy đăng cập nhật dự án trong ClickUp Chat và gắn thẻ các bên liên quan khóa hoặc thành viên nhóm liên quan khóa.
4. Bạn muốn có một bản ghi chép có thể tìm kiếm được
Bạn đang hoàn tất các thủ tục tuyển dụng cho các thành viên mới của nhóm. Ghi lại một video ClickUp Clip hướng dẫn các bước và đính kèm nó vào tài liệu quy trình ClickUp của bạn.
Điều này không chỉ mang lại sự thống nhất cho quy trình onboarding mà còn giúp bạn là nhà cung cấp một cẩm nang cho nhân viên mới, mà họ có thể tham khảo bất cứ lúc nào.
Sử dụng giao tiếp đồng bộ khi:
Bạn cần một phiên họp ra quyết định nhanh chóng hoặc brainstorming
Bạn đang cố gắng quyết định tên sản phẩm.
Một chủ đề bình luận trên ClickUp có thể mất hàng ngày với những câu hỏi như “Còn cái này thì sao?”, “À… có lẽ”, hoặc “Cái này”. Sẽ nhanh hơn nếu sắp xếp một cuộc gọi video nhanh chóng.
Điểm nổi bật là các tích hợp ClickUp kết nối mượt mà với Zoom và Microsoft Teams. Bạn có thể lên lịch cuộc họp trực tiếp từ Lịch ClickUp mà không cần rời khỏi nền tảng.
2. Bạn đang thảo luận về các chủ đề nhạy cảm hoặc mang tính cảm xúc
Bạn cần cung cấp phản hồi ngay lập tức về việc vi phạm thời hạn trong khi vẫn nhạy cảm với một vấn đề cụ thể.
Trong trường hợp này, cuộc gọi video trực tiếp cho phép bạn thể hiện sự đồng cảm, đọc ngôn ngữ cơ thể và tránh những hiểu lầm có thể xảy ra trong tin nhắn văn bản.
3. Bạn đang khắc phục sự cố phức tạp
Có một lỗi kỳ lạ trong ứng dụng mà không ai có thể tái hiện được. Thay vì gửi hàng chục tin nhắn văn bản, một cuộc gọi điện thoại với các nhà phát triển và chia sẻ màn hình qua hội nghị video để xem vấn đề trực tiếp sẽ giải quyết nhanh hơn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tham gia cuộc gọi âm thanh-video nhanh chóng trực tiếp từ trong ClickUp Trò chuyện. Tính năng SyncUps của ClickUp cho phép bạn kết nối với đồng nghiệp và khách hàng — và giải quyết các vấn đề phức tạp nhanh hơn với tính năng chia sẻ màn hình tích hợp.
4. Bạn đang xây dựng niềm tin và mối quan hệ
Cần giúp các thành viên mới cảm thấy thoải mái? Các cuộc hội thoại trực tiếp kết hợp với một số hoạt động phá băng là những công cụ xây dựng nhóm tuyệt vời. Chúng giúp tạo dựng sự gắn kết mà giao tiếp không đồng bộ có thể mất hàng tháng mới phát triển được.
Ai là người được hưởng lợi nhiều nhất từ giao tiếp không đồng bộ?
Làm việc không đồng bộ giúp tăng cường công việc cho một số cá nhân và nhóm. Dưới đây là những đối tượng sẽ hưởng lợi nhiều nhất:
| Loại người/nhóm | Làm thế nào giao tiếp không đồng bộ giúp họ |
| Nhóm làm việc từ xa và phân tán | Công việc xuyên biên giới múi giờ mà không gặp trễ hẹn hay phải thức trắng đêm. |
| Những chuyên gia dành nhiều thời gian cho công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ. | Bảo vệ những giờ làm việc tập trung liên tục để đạt được kết quả chất lượng cao. |
| Các công ty toàn cầu | Cho phép hợp tác mượt mà mà không cần phải trùng khớp giờ công việc. |
| Người hướng nội và những người suy nghĩ sâu sắc | Cung cấp thời gian để xử lý và xây dựng các phản hồi chu đáo, có cấu trúc rõ ràng. |
| Các tổ chức ưu tiên cân bằng giữa công việc và cuộc sống | Tôn trọng thời gian cá nhân, giảm thiểu tình trạng kiệt sức và hỗ trợ ranh giới công việc lành mạnh. |
Luôn đồng bộ, ngay cả khi làm việc không đồng bộ — chỉ với ClickUp
Giao tiếp không đồng bộ giúp tăng cường thời gian tập trung, nâng cao năng suất và giảm bớt nhu cầu tổ chức các cuộc họp không cần thiết. Những yếu tố này, khi kết hợp lại, cũng góp phần cải thiện sức khỏe tinh thần của nhân viên.
Nhưng để giao tiếp không đồng bộ thực sự hiệu quả, bạn cần hơn cả ý định tốt—bạn cần hệ thống phù hợp.
ClickUp không chỉ là một công cụ giao tiếp thông thường. Đây là trung tâm làm việc không đồng bộ toàn diện của bạn – nơi các nhiệm vụ ClickUp, tài liệu, bình luận, trò chuyện và các trợ lý được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) kết hợp lại để đảm bảo mọi người luôn đồng bộ, được thông tin đầy đủ và tiến triển công việc, bất kể thời gian hay địa điểm làm việc.
Do đó, ClickUp và các tính năng của nó hoàn toàn phù hợp. Phần mềm này không chỉ đơn thuần quản lý giao tiếp. Nó hiểu quy trình làm việc của bạn và trở thành giải pháp hàng đầu cho mọi hoạt động liên quan đến công việc, đồng thời cung cấp nhiều công cụ giao tiếp không đồng bộ.
Tại sao phải sử dụng năm công cụ khác nhau khi ClickUp có thể làm tất cả trong một? Hãy thử ClickUp miễn phí và xem cách giao tiếp không đồng bộ là công việc như thế nào.