Gần 60% nhân viên trả lời tin nhắn tức thì trong vòng 10 phút. Mặc dù những phản hồi nhanh chóng và giao tiếp thời gian thực này thường được coi là hiệu quả, nhưng chúng làm gián đoạn sự tập trung và cản trở công việc chuyên sâu.
Nếu chúng ta muốn có năng suất nhóm thực sự, thì giao tiếp cần phải được thiết lập lại.
Giao tiếp không đồng bộ thay đổi sự hợp tác theo hướng tốt hơn. Đây là một giải pháp thay thế hiệu quả để quản lý nhóm, giảm thời gian lãng phí và duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Bài đăng trên blog này sẽ giải thích rõ hơn về khái niệm này, lý do tại sao nó hiệu quả và lợi ích mà nó mang lại cho bạn. Và nếu bạn tiếp tục theo dõi, chúng tôi cũng sẽ chia sẻ thông tin độc quyền về lý do tại sao ClickUp là công cụ duy nhất bạn cần để áp dụng giao tiếp không đồng bộ một cách liền mạch!
Giao tiếp không đồng bộ là gì?
Giao tiếp không đồng bộ là một loại giao tiếp trong đó mọi người chia sẻ thông tin mà không mong đợi phản hồi ngay lập tức. Thay vì tương tác trực tiếp hoặc trực tiếp, như các cuộc họp hoặc cuộc gọi, các cuộc hội thoại diễn ra theo thời gian thông qua các công cụ như email, ứng dụng nhắn tin hoặc video được ghi lại.
Mọi người đều có thể trả lời khi công việc thuận tiện nhất cho họ — không cần phải trực tuyến cùng một lúc.
👀 Bạn có biết? 51% nhân viên cảm thấy căng thẳng do giao tiếp kém. Giao tiếp không đồng bộ có thể giảm đáng kể căng thẳng tại nơi làm việc, đặc biệt là trong các nhóm làm việc kỹ thuật số hoặc từ xa, bằng cách mang lại cho mọi người sự kiểm soát, sự rõ ràng và không gian hơn cho các tương tác của họ.
Tại sao giao tiếp không đồng bộ lại quan trọng?
Giao tiếp không đồng bộ mang đến cho các nhóm không gian để tập trung, suy nghĩ rõ ràng và tránh kiệt sức. Không có áp lực phải trả lời ngay lập tức, mọi người có thể tập trung vào công việc và tránh bị gián đoạn liên tục.
Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhóm toàn cầu hoặc từ xa phải làm việc trong các múi giờ khác nhau. Ngoài ra, nó còn cải thiện chất lượng cuộc hội thoại một cách tự nhiên: mọi người có thời gian để xử lý và trả lời một cách cẩn thận.
Các công cụ giao tiếp không đồng bộ cũng để lại dấu vết văn bản hoặc ghi âm, giúp dễ dàng tham khảo các quyết định và tránh hiểu lầm. Tóm lại, nó hứa hẹn mang lại sự linh hoạt hơn, thời gian tập trung hiệu quả hơn và giao tiếp hiệu quả.
📮ClickUp Insight: Dữ liệu khảo sát hiệu quả cuộc họp của chúng tôi cho thấy 25% cuộc họp có trung bình 8 người tham gia trở lên. Chúng tôi cũng phát hiện ra rằng một cuộc họp trung bình kéo dài khoảng 51 phút. Những cuộc họp lớn này có thể dẫn đến ít nhất 6 đến 8 giờ thời gian họp tập thể mỗi tuần ở cấp tổ chức.
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể cắt giảm thời gian đó? ClickUp thay đổi cách các nhóm giao tiếp! Thay vì các cuộc họp dài dòng, hãy cộng tác trực tiếp trong các nhiệm vụ bằng cách sử dụng nhận xét, tệp đính kèm, ghi chú bằng giọng nói, video clip và hơn thế nữa — tất cả ở một nơi.
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm toàn cầu của STANLEY Security đã tiết kiệm được hơn 8 giờ mỗi tuần cho các cuộc họp và cập nhật nhờ ứng dụng công việc toàn diện của chúng tôi!
Cách thức hoạt động của giao tiếp không đồng bộ
Tư duy không đồng bộ được xây dựng dựa trên một ý tưởng đơn giản: chia sẻ thông tin ngay bây giờ, trả lời khi bạn có thời gian.
📌 Ví dụ về giao tiếp không đồng bộ bao gồm một nhà văn và trình chỉnh sửa cùng nhau chỉnh sửa một nghiên cứu điển hình (nhưng không phải trong thời gian thực) trên Tài liệu ClickUp được chia sẻ, thu thập bối cảnh từ các chủ đề thảo luận dự án trên kênh Trò chuyện ClickUp, đăng cập nhật tiến độ dưới dạng nhận xét Nhiệm vụ ClickUp và chia sẻ bản ghi màn hình để hướng dẫn sử dụng sản phẩm qua Clip ClickUp.
Đây chỉ là một số trong rất nhiều công cụ giúp bạn tổ chức và truy cập các cập nhật một cách dễ dàng bất cứ khi nào cần. (Chúng tôi sẽ thảo luận chi tiết về cách sử dụng tất cả các công cụ này 🔜 trong bài viết blog, vì vậy hãy theo dõi nhé!)
Đây là những yếu tố quan trọng:
- Truy cập thông tin như nhận xét, tài liệu hoặc tin nhắn được lưu trữ và chia sẻ trong các kênh giao tiếp bất cứ lúc nào
- Trì hoãn phản hồi mà không cảm thấy tội lỗi, cho phép các thành viên trong nhóm tự do trả lời sau khi suy nghĩ kỹ, không chỉ trả lời nhanh chóng
- Tiến độ công việc độc lập và theo nhịp độ của riêng bạn, mà không cần mọi người phải có mặt cùng một lúc
🧠 Thông tin thú vị: Tỷ lệ đi làm tại văn phòng vẫn thấp hơn 30% sau đại dịch do sự gia tăng của các thiết lập công việc kết hợp.
Cách triển khai giao tiếp không đồng bộ trong môi trường làm việc của bạn
Bạn không thể triển khai các phương pháp hợp tác không đồng bộ trong môi trường làm việc hiện đại chỉ bằng cách tổ chức hoặc tham dự ít cuộc họp hơn. Bạn phải thiết lập các hệ thống, thói quen và kỳ vọng phù hợp thông qua kế hoạch chi tiết để xây dựng văn hóa và năng suất nhóm mà không ảnh hưởng đến tính rõ ràng.
Dưới đây là cách bạn có thể thực hiện quy trình này:
Bước 1: Xác định công việc nào cần được thực hiện không đồng bộ
Bắt đầu bằng cách phân loại các quy trình làm việc và tin nhắn nào có thể xử lý một cách không đồng bộ.
- Cập nhật công việc? Có
- Đang suy nghĩ về cách ứng phó với khủng hoảng? Xác suất là không
Sự phân biệt này đảm bảo rằng giao tiếp không đồng bộ không làm chậm các vấn đề cấp bách.
Dưới đây là hướng dẫn hữu ích khi gặp phải sự nhầm lẫn:
| Loại giao tiếp | Phù hợp nhất cho | Ví dụ |
| ✅ Asynchronous | Công việc rõ ràng, không khẩn cấp | Lập kế hoạch dự án, đề xuất tính năng và hợp tác liên chức năng |
| 🔄 Hybrid | Các chủ đề phức tạp có thể cần giải thích thêm | Lập kế hoạch dự án, đề xuất tính năng, hợp tác liên chức năng |
| 🗣️ Đồng bộ | Các vấn đề khẩn cấp, mang tính cảm xúc hoặc có tính chất quan trọng | Giải quyết xung đột, phản ứng với khủng hoảng, brainstorming thời gian thực và phê duyệt trong thời hạn gấp |
Bước 2: Chỉ định một nơi cụ thể cho công việc không đồng bộ
Giao tiếp không đồng bộ có thể nhanh chóng trở nên lộn xộn khi phân tán trên email, ứng dụng nhắn tin tức thời và ổ đĩa chia sẻ. Hãy chọn một không gian trung tâm để kết nối các cuộc hội thoại với công việc, tài liệu, cập nhật và quyền sở hữu.
Đề xuất của chúng tôi: ClickUp!
ClickUp, ứng dụng tất cả trong một cho công việc, là trung tâm công việc không đồng bộ của bạn — được xây dựng để giữ các nhóm luôn đồng bộ mà không cần các cuộc họp hoặc ping liên tục. Ứng dụng này tập hợp các nhiệm vụ, tài liệu và trò chuyện của bạn vào một nền tảng mạnh mẽ được hỗ trợ bởi AI để không có thông tin nào bị mất trong các chủ đề email hoặc tin nhắn Slack.
Cần cập nhật dự án? Sử dụng Team StandUp Autopilot Agent hoặc ClickUp Brain để tóm tắt tiến độ bằng AI mà không cần hỏi các thành viên trong nhóm. Muốn cung cấp phản hồi? Hãy để lại bình luận trên tài liệu và gán nó cho thành viên nhóm có liên quan.
Từ tự động hóa dựa trên AI đến thông báo thời gian thực và quy trình công việc có thể tùy chỉnh, ClickUp tập trung kiến thức và giao tiếp trong nhóm để công việc tiến triển, ngay cả khi bạn không trực tuyến. Với mọi thứ ở một nơi, nhóm của bạn có được sự rõ ràng, trách nhiệm và không gian thoải mái cần thiết để làm việc tốt nhất — theo thời gian của riêng họ.
Trò chuyện với bối cảnh trong ClickUp Chat và bình luận
Giao tiếp không đồng bộ chỉ hiệu quả khi mọi người đều có cái nhìn toàn diện — và đó chính xác là những gì ClickUp Chat mang lại. Thay vì phải xoay xở giữa các chủ đề Slack và các tin nhắn rải rác, nhóm của bạn có thể tập trung vào các cuộc hội thoại trực tiếp trong danh sách công việc và không gian dự án để duy trì bối cảnh.
Nhóm của bạn có thể trả lời, gửi liên kết đến các công việc liên quan hoặc thậm chí biến một tin nhắn trò chuyện thành việc cần làm nếu cần. Các cuộc hội thoại vẫn gắn liền với công việc, chính xác ở nơi chúng thuộc về.
Bạn cũng có thể sử dụng @đề cập trong Bình luận ClickUp để thu hút sự chú ý của ai đó đến một nhiệm vụ hoặc tài liệu cụ thể.
Dưới đây là cách thức:
- Gõ “@” để gắn thẻ một người hoặc một nhóm: Trong mô tả công việc, bình luận, Tài liệu và thậm chí cả Trò chuyện, một @đề cập đơn giản sẽ thu hút sự chú ý
- Tự động thêm người theo dõi: Đề cập đến ai đó trong bình luận công việc sẽ ngay lập tức biến họ thành người theo dõi và cập nhật thông tin mới nhất cho họ
- Kích hoạt thông báo: Những người được @đề cập sẽ nhận được thông báo ngay lập tức, tăng cường trách nhiệm giải trình
Tự động hóa cập nhật không đồng bộ với ClickUp Brain và Autopilot Agents
Hệ sinh thái ClickUp được trang bị AI để quản lý khối lượng công việc và giao tiếp của bạn.
Ví dụ, ClickUp Brain cung cấp tóm tắt nhanh về các nhiệm vụ, tài liệu và giao tiếp bằng các lời nhắc đơn giản.
Để cung cấp hỗ trợ hoàn toàn phù hợp với bối cảnh, nó quét các công việc, tài liệu và tương tác của nhóm để tìm ra những thông tin và câu trả lời có liên quan, giảm thiểu nhu cầu gọi điện thoại đồng bộ.
Công việc không đồng bộ chỉ hiệu quả khi các công cụ của bạn giúp thông tin dễ dàng truy cập, hiểu và thực hiện mà không cần phản hồi thời gian thực. Autopilot Agents của ClickUp làm chính xác điều đó.
🎯 Ví dụ: Trợ lý Tự động Trả lời được tạo sẵn có thể trả lời các câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên như "Trạng thái của chiến dịch tiếp thị hiện tại là gì?" hoặc "Tôi có thể tìm danh sách kiểm tra nhập môn ở đâu?" bằng cách sử dụng dữ liệu thời gian thực từ không gian làm việc của bạn. Điều này có nghĩa là mọi người không phải chờ hàng giờ để người ở múi giờ khác trả lời — họ có thể tự tìm câu trả lời bất cứ lúc nào.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Các Autopilot Agents tùy chỉnh trong ClickUp có thể được đào tạo để xử lý các quy trình công việc không đồng bộ cụ thể. Ví dụ: bạn có thể xây dựng một Agent liên lạc với khách hàng để giám sát các thư mục dự án và cung cấp bản tóm tắt cập nhật cho các bên liên quan bên ngoài.
Bạn xác định mục đích, giọng điệu và nguồn dữ liệu của Agent để nó có thể hoạt động như một đồng nghiệp không đồng bộ, làm việc suốt ngày đêm.
Giao việc lặp đi lặp lại cho ClickUp Automations
Bạn cũng có thể tự động hóa quy trình làm việc để giảm thiểu công việc thủ công và tránh mệt mỏi do tin nhắn. Tự động hóa ClickUp cho phép các nhóm thiết lập các kích hoạt dựa trên quy tắc để các công việc được thực hiện tự động, thúc đẩy công việc và thông báo cho các bên liên quan mà không cần phải trao đổi qua lại liên tục.
📌 Ví dụ: thay vì đóng vai trò trọng tài giữa copywriter và nhà thiết kế, bạn có thể xây dựng một hệ thống tự động hóa tùy chỉnh để tự động giao công việc chiến dịch truyền thông xã hội cho nhà thiết kế sau khi công việc hoàn thành và được đánh dấu là sẵn sàng để thiết kế.
Các quy tắc dựa trên kích hoạt này giúp mọi người cập nhật tất cả hoạt động trên ClickUp, ngay cả khi mọi người không trực tuyến cùng lúc.
Bước 3: Xác định tiêu chuẩn thời gian phản hồi
Giao tiếp không đồng bộ sẽ mất hiệu quả ngay khi các thành viên trong nhóm của bạn bắt đầu coi nhẹ nó. Do đó, hãy đặt thời gian phản hồi rõ ràng dựa trên mức độ khẩn cấp và vai trò.
👉🏼 Ví dụ:
→ Cung cấp phản hồi về các sản phẩm hoàn thành trong vòng 24 giờ
→ Quản lý các bản đánh giá cập nhật dự án trong vòng một ngày làm việc
→ Thực hiện các cuộc kiểm tra nhanh mỗi hai/ba ngày
📌 Ghi chép những điều này vào sổ tay của nhóm hoặc wiki nội bộ để mọi người cùng hiểu rõ. Hoặc sử dụng mẫu cuộc họp hàng ngày.
Ví dụ, Mẫu kế hoạch giao tiếp ClickUp giúp các nhóm làm việc từ xa nhanh chóng thiết lập và duy trì các quy trình giao tiếp rõ ràng, có cấu trúc. Mẫu này rất phù hợp để phác thảo các kỳ vọng về thời gian phản hồi, tổ chức các mục tiêu hợp tác và lập bản đồ các kênh giao tiếp.
Việc ghi chép và hiển thị các tiêu chuẩn này giúp nhân viên làm việc kết hợp và từ xa giao tiếp trong một môi trường thiết lập mà giao tiếp không đồng bộ là cách mặc định để hoàn thành công việc.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Tổ chức các mục tiêu giao tiếp, dòng thời gian, các bên liên quan và kết quả cần đạt được tại một nơi
- Đặt Trạng thái Tùy chỉnh và Trường Tùy chỉnh trong ClickUp để theo dõi mọi phần của chiến lược giao tiếp của bạn
- Xác định phương pháp giao tiếp cho các loại công việc không đồng bộ khác nhau (ví dụ: phản hồi, cập nhật hợp tác dự án, kiểm tra thông thường)
- Phân công trách nhiệm và tự động hóa nhắc nhở để không ai bị bỏ sót
- Đo lường thành công bằng cách cài đặt các cột mốc và theo dõi tiến độ công việc của toàn nhóm
📖 Đọc thêm: Cách tạo kế hoạch giao tiếp dự án (ví dụ và mẫu)
Bước 4: Khuyến khích ghi chép hơn là cuộc hội thoại
Thực hiện sự thay đổi tư duy từ ‘hãy gọi điện ngay’ sang ‘hãy để tôi ghi chép lại điều này’
Đây là cách nó có thể trông như thế này:
- Thay thế các bản cập nhật bằng lời nói bằng các ghi chú dự án có cấu trúc hoặc video tóm tắt
- Khuyến khích thói quen tóm tắt các bước tiếp theo hoặc quyết định bằng văn bản ngay sau khi thảo luận
Bạn có thể sử dụng Mẫu chiến lược và kế hoạch hành động giao tiếp nội bộ của ClickUp để chuyển đổi từ cuộc hội thoại sang tài liệu một cách dễ dàng hơn. Thay vì dựa vào các cuộc trò chuyện ngẫu nhiên và các cuộc gọi bị quên, mẫu này giúp bạn tạo ra một kế hoạch có cấu trúc và sống động cho giao tiếp nội bộ.
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng mẫu này:
- Đánh giá các phương pháp giao tiếp hiện tại của bạn để phát hiện các lỗ hổng và điểm nghẽn
- Đặt mục tiêu rõ ràng cho những gì truyền thông nội bộ của bạn cần đạt được (gợi ý: giảm số lượng cuộc họp là một trong số đó)
- Thiết lập các kênh chính thức (email, trò chuyện nội bộ, tin nhắn video nhanh) và khóa chúng lại
- Tạo các bước hành động bằng cách chia nhỏ kế hoạch thành các công việc có thể phân công và theo dõi
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn cũng có thể sử dụng ClickUp AI Notetaker để ghi chép các cuộc thảo luận và ghi lại những ý kiến quan trọng trong cuộc họp. Ứng dụng này ghi lại các cuộc họp của bạn và tóm tắt các điểm chính, giúp tiết kiệm thời gian và giúp mọi người dễ dàng tiếp cận nội dung hơn.
Trên thực tế, ClickUp Meetings cho phép bạn theo dõi và chỉ định các mục hành động trực tiếp trong các ghi chú cuộc họp này.
Ví dụ: nếu một thành viên trong nhóm trình bày bản cập nhật dự án mới và có nhiệm vụ tiếp theo phát sinh, bạn có thể sử dụng Nhận xét được chỉ định trong ClickUp và phân công nhiệm vụ cho người có liên quan trực tiếp trong tài liệu cuộc họp.
Nói cách khác, thay vì gửi tin nhắn "Này, bạn có thấy cái này không?" năm lần ở những nơi khác nhau, bạn chỉ cần để lại một bình luận rõ ràng ngay trên công việc hoặc tài liệu và giao nó cho họ. Điều này giống như một lời nhắc nhở nhẹ nhàng, với tính trách nhiệm được tích hợp sẵn. Họ có thể nhận nó khi sẵn sàng.
Bước 5: Làm gương bằng ví dụ
Văn hóa luồng từ trên xuống dưới. Nếu các nhà lãnh đạo tiếp tục mặc định tổ chức các cuộc họp trực tiếp hoặc mong đợi phản hồi ngay lập tức, thì giao tiếp không đồng bộ sẽ không bao giờ có thể bén rễ.
Họ phải thực hành những gì họ nói — sử dụng các công cụ không đồng bộ, tránh gửi tin nhắn ngoài giờ làm việc và ghi lại các video cập nhật có thể chia sẻ thay vì lên lịch các cuộc gọi hội nghị. Điều này sẽ tạo ra một bầu không khí làm việc thoải mái và giúp nhân viên không cảm thấy có lỗi khi không trả lời ngay lập tức.
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp và muốn giúp người khác dễ dàng làm theo chỉ dẫn của bạn hơn, hãy xem ClickUp Clips. Nó sẽ giúp bạn tích hợp hành vi ưu tiên đồng bộ vào quy trình làm việc hàng ngày của bạn.
Thay vì tập hợp nhóm của bạn vào một cuộc họp "nhanh" khác mà cuối cùng lại mất đến 45 phút, bạn có thể chỉ cần ghi lại một đoạn clip ngắn — một đoạn ghi màn hình ngắn trong đó bạn trình bày cập nhật dự án, đưa ra phản hồi hoặc giải thích một quy trình phức tạp.
Mọi người có thể xem thông điệp giao tiếp video không đồng bộ này mà không gặp xung đột lịch trình hay vấn đề múi giờ, phát lại nếu cần và hiểu thông tin rõ hơn. Điều này tạo ra nhịp độ làm việc lành mạnh hơn và cho thấy bạn thực sự tôn trọng thời gian tập trung của nhóm.
Bước 6: Theo dõi, đo lường và điều chỉnh
Khi hệ thống không đồng bộ đã được thiết lập, hãy thường xuyên đánh giá những gì đang hoạt động hiệu quả và những gì không.
Hãy đặt những câu hỏi sau:
- Các thời hạn có được tuân thủ không?
- Có những công cụ nào đang bị sử dụng chưa hiệu quả?
- Có phải một số người vẫn còn cảm thấy quá tải với các cuộc gọi video?
- Các cuộc hội thoại quan trọng có bị mất trong các chủ đề dài không?
Thu thập phản hồi, lặp lại tài liệu của bạn và xem lại quy trình của bạn hàng quý. Hoặc bạn có thể theo dõi quy trình làm việc của mình với Bảng điều khiển ClickUp và Chế độ xem khối lượng công việc.
Bảng điều khiển ClickUp chuyển đổi dữ liệu không gian làm việc thành biểu đồ và đồ thị trực quan, cung cấp cái nhìn tổng quan về tác động của nhóm bạn. Bạn có thể nhanh chóng xem và đo lường tiến độ cá nhân, thời gian theo dõi và hiệu suất dự án.
Chúng cũng cho phép bạn tạo báo cáo tùy chỉnh cho mọi thứ, loại bỏ nhu cầu theo dõi thủ công và giảm rủi ro mất các cuộc hội thoại quan trọng trong các chủ đề dài.
Trong khi Bảng điều khiển ClickUp theo dõi hiệu suất tổng thể của nhóm, Chế độ xem khối lượng công việc ClickUp hiển thị công việc được giao cho từng thành viên trong nhóm trong một kỳ cụ thể.
Bộ công cụ ClickUp Remote Work có các tính năng bổ sung giúp bạn xem ai đang quá tải và ai còn sức chứa, từ đó bạn có thể phân công lại công việc cho phù hợp.
📖 Đọc thêm: Cuộc họp không đồng bộ là gì và cách tổ chức?
Lợi ích của giao tiếp không đồng bộ
👀 Bạn có biết? 71% chuyên gia làm việc cho rằng việc có ranh giới trong nơi làm việc là quan trọng, nhưng nhân viên làm việc từ xa thường gặp khó khăn trong việc duy trì ranh giới này. ClickUp phát hiện ra rằng 30% nhân viên cảm thấy khó khăn về mặt tinh thần khi tách mình khỏi công việc và chỉ 8% đặt ra ranh giới rõ ràng bằng thông báo và tin nhắn công việc.
Dưới đây là những lợi ích bạn sẽ nhận được khi hoàn toàn áp dụng tư duy không đồng bộ:
- Cung cấp cho các nhóm sự linh hoạt hơn để quản lý lịch trình và thời gian làm việc hiệu quả nhất của họ
- Tránh nhiều cuộc họp bằng cách chuyển các cập nhật, câu hỏi và phản hồi sang giao tiếp bằng văn bản hoặc định dạng ghi âm
- Khuyến khích suy nghĩ sâu sắc bằng cách dành thêm thời gian để brainstorm các phản hồi có suy nghĩ kỹ lưỡng thay vì phản ứng theo bản năng
- Cải thiện tài liệu một cách tự nhiên khi giao tiếp bằng lời nói chuyển sang cập nhật bằng văn bản
- Giảm bớt căng thẳng và cải thiện sức khỏe tinh thần bằng cách loại bỏ kỳ vọng về tin nhắn tức thì hoặc sẵn sàng 24/7
📮 ClickUp Insight: 48% nhân viên cho rằng công việc kết hợp là tốt nhất để cân bằng cuộc sống và công việc. Tuy nhiên, với 50% nhân viên vẫn làm việc chủ yếu tại văn phòng, việc duy trì sự thống nhất giữa các địa điểm có thể là một thách thức. Nhưng ClickUp được thiết kế cho tất cả các loại nhóm: làm việc từ xa, kết hợp, không đồng bộ và mọi hình thức khác.
Với Trò chuyện & Bình luận được chỉ định của ClickUp, các nhóm có thể nhanh chóng chia sẻ thông tin cập nhật, đưa ra phản hồi và biến các cuộc thảo luận thành hành động — mà không cần phải tổ chức các cuộc họp dài lê thê. Cộng tác trong thời gian thực qua Tài liệu ClickUp và Bảng trắng ClickUp, chỉ định nhiệm vụ trực tiếp từ bình luận và giữ cho mọi người cùng nhau trên cùng một trang, bất kể họ làm việc ở đâu!
💫 Kết quả thực tế: STANLEY Security đã tăng 80% mức độ hài lòng về làm việc nhóm nhờ các công cụ cộng tác liền mạch của ClickUp.
Thách thức của giao tiếp không đồng bộ
👀 Bạn có biết? Trong khi 38% nhân viên làm việc tại các công ty áp dụng chính sách ưu tiên giao tiếp không đồng bộ, 34% không chắc chắn liệu họ có muốn áp dụng chính sách này hay không.
Giao tiếp không đồng bộ nghe có vẻ thuận tiện. Nhưng không có gì là không có giới hạn. Dưới đây là những điều có thể xảy ra:
- Phản hồi chậm trễ: Nếu không có kỳ vọng rõ ràng, giao tiếp không đồng bộ có thể giống như một lỗ đen (đó là lý do tại sao bạn nên thiết lập hướng dẫn về thời gian phản hồi)
- Thông tin quá mức hoặc thiếu thông tin: Quá nhiều chi tiết có thể gây quá tải, và thiếu thông tin sẽ gây nhầm lẫn (hãy nhớ tìm kiếm sự cân bằng phù hợp)
- Quá tải công cụ: Công việc không đồng bộ trên nhiều nền tảng có thể gây ra mâu thuẫn và phân tán thông tin (tập trung mọi thứ với ClickUp)
- Thiếu kết nối giữa con người: Giao tiếp không đồng bộ có thể khiến người ta cảm thấy bị cô lập nếu không kết hợp với các cuộc gọi đồng bộ thỉnh thoảng (đừng bỏ qua những cuộc gặp mặt trực tiếp)
- Vấn đề mất sự đồng bộ: Thiếu giao tiếp thời gian thực có thể khiến mọi người mất tập trung (luôn giữ các công cụ hiển thị dự án, bảng điều khiển và giao tiếp bằng văn bản ở gần)
Các phương pháp tốt nhất cho giao tiếp không đồng bộ
Nếu được thực hiện đúng, giao tiếp không đồng bộ có thể loại bỏ các cuộc gọi video, giảm tắc nghẽn và tăng sản lượng mà không làm mọi người kiệt sức.
Hãy áp dụng những nguyên tắc tốt nhất sau đây để đạt được kết quả xứng đáng:
1. Biến tin nhắn thành hành động
Yêu cầu rõ ràng kèm theo thời hạn giúp tiết kiệm thời gian và tránh nhầm lẫn.
Nêu rõ: Điều gì đang xảy ra? Bạn cần gì? Khi nào cần?
📌 Ví dụ: “Vui lòng xem xét đề xuất đính kèm và gửi ý kiến trước 3 giờ chiều thứ Sáu. ”
2. Cung cấp bối cảnh hoàn chỉnh ngay từ đầu
Cung cấp bối cảnh ngay từ đầu giúp giảm thiểu việc trao đổi qua lại và cải thiện quá trình ra quyết định.
- Thêm một tóm tắt 2–3 câu trước khi chia sẻ liên kết hoặc tệp tin
- Chỉ định công việc, quyết định cần thiết và thời hạn hoàn thành
📌 Ví dụ: “Việc gia hạn hợp đồng cần được phê duyệt pháp lý cho các mục 4. 2 và 7. 1 trước cuối ngày thứ Năm. ”
3. Điểm nổi bật
Giữ mọi thứ rõ ràng và súc tích để tránh nhầm lẫn và trì hoãn.
- Nếu thông điệp dài hơn năm dòng, hãy bắt đầu bằng phần tóm tắt (‘TL;DR’)
- Sử dụng dấu đầu dòng, in đậm thông tin quan trọng và liên kết trực tiếp đến các tài nguyên
4. Công khai quyết định trong tài liệu
Ghi lại các quyết định để tránh nhầm lẫn và đảm bảo trách nhiệm giải trình.
- Ghi lại kết quả trong các công cụ chia sẻ (ClickUp, tài liệu chia sẻ, danh sách công việc)
- Chỉ định quyền sở hữu ngay lập tức
📌 Ví dụ: ‘John phải nộp bản nháp trước ngày 10 tháng 5’
5. Đào tạo các nhóm về quy tắc làm việc không đồng bộ
Ngay cả khi 9 trong số 10 nhân viên biết cách sử dụng các công cụ giao tiếp không đồng bộ, điều đó cũng sẽ không hiệu quả vì một trong số họ sẽ tiếp tục kết hợp các phương pháp giao tiếp khác nhau. Vì vậy, hãy nỗ lực cải thiện kỹ năng hợp tác của nhóm bạn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tiết kiệm thời gian và đào tạo nhân viên của bạn bằng ClickUp University. Làm việc trong hệ sinh thái ClickUp giúp nhóm của bạn có thể truy cập các hướng dẫn thú vị và thành thạo các công cụ cần thiết cho hợp tác không đồng bộ.
Các công cụ hỗ trợ giao tiếp không đồng bộ
Giờ bạn đã biết cách giao tiếp không đồng bộ hiệu quả, đây là một số gợi ý về công cụ bổ sung để cuộc sống và các cuộc hội thoại trở nên dễ dàng hơn — nếu bạn không muốn tập trung tất cả vào ClickUp, đó là! 🤷🏻♀️🤷🏼♂️
1. Loom
Loom là một công cụ nhắn tin video để ghi lại và chia sẻ tin nhắn video, rất lý tưởng cho giao tiếp không đồng bộ. Bạn có thể truyền đạt thông tin một cách rõ ràng mà không cần các cuộc họp thời gian thực và cải thiện công việc nhóm từ xa.
2. Slack
Các kênh Slack sắp xếp các cuộc hội thoại theo chủ đề, dự án hoặc nhóm. Bạn có thể đăng cập nhật, chia sẻ tệp và cộng tác mà không cần phản hồi ngay lập tức, giảm sự phụ thuộc vào hội nghị video.
3. Microsoft Teams
Microsoft Teams cung cấp các tính năng trò chuyện, cuộc họp video và lưu trữ tệp. Ứng dụng này hỗ trợ nhắn tin không đồng bộ thông qua các cuộc hội thoại theo chủ đề, tài liệu được chia sẻ và các công cụ cộng tác, cho phép bạn làm việc với các thành viên trong nhóm ở các múi giờ khác nhau.
📮ClickUp Insight: Các nhóm có hiệu suất thấp có khả năng sử dụng hơn 15 công cụ cao gấp 4 lần, trong khi các nhóm có hiệu suất cao duy trì hiệu quả bằng cách giới hạn bộ công cụ của họ ở 9 nền tảng trở xuống. Nhưng sử dụng một nền tảng thì sao?
Là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp tập hợp các nhiệm vụ, dự án, tài liệu, wiki, trò chuyện và cuộc gọi của bạn trên một nền tảng duy nhất, kèm theo các quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI. Sẵn sàng làm việc thông minh hơn? ClickUp phù hợp với mọi nhóm, giúp công việc hiển thị rõ ràng và cho phép bạn tập trung vào những việc quan trọng trong khi AI xử lý phần còn lại.
Khi nào nên sử dụng giao tiếp không đồng bộ so với giao tiếp đồng bộ
Hãy cùng tìm hiểu cách lựa chọn giữa giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ dựa trên yêu cầu của tình huống.
Sử dụng giao tiếp không đồng bộ khi:
1. Bạn muốn nhận được những phản hồi chu đáo và chi tiết
Bạn đang làm việc trên một đề xuất dự án cần ý kiến đóng góp từ các nhóm phân phối.
Thay vì lên lịch cuộc họp, hãy đăng một tài liệu ClickUp nêu tóm tắt bản nháp và gán nhận xét cho từng người đánh giá. Họ có thể dành thời gian và thêm các phản hồi được suy nghĩ kỹ càng.
2. Bạn đang làm việc với các múi giờ khác nhau
Trưởng phòng marketing của bạn ở New York, nhưng nhà thiết kế của bạn ở Berlin. Cuộc gọi Zoom lúc 6 giờ sáng/10 giờ tối nghe như một cơn ác mộng, phải không?
Vì vậy, hãy ghi lại một video với ClickUp Clips để giải thích các cập nhật thiết kế và gắn thẻ nhà thiết kế với các mục hành động trong cùng một nền tảng. Sự hợp tác đa chức năng cho phép họ trả lời trong giờ làm việc, giúp bạn tiết kiệm thời gian cho các cuộc họp khác.
3. Cập nhật này không khẩn cấp hoặc mang tính cảm xúc
Bạn đã hoàn thành một sprint và cần chia sẻ cập nhật trạng thái, nhưng không yêu cầu phản hồi ngay lập tức.
Trong trường hợp này, hãy đăng cập nhật dự án trong ClickUp Chat và gắn thẻ các bên liên quan hoặc thành viên nhóm có liên quan.
4. Bạn muốn có một bản ghi chép có thể tìm kiếm và được tài liệu hóa
Bạn đang hoàn tất thủ tục tuyển dụng thành viên mới cho nhóm. Ghi lại một Clip ClickUp hướng dẫn các bước và liên kết nó trong Tài liệu Quy trình ClickUp của bạn.
Điều này không chỉ mang lại sự thống nhất cho quá trình nhập môn mà còn giúp bạn cung cấp cẩm nang cho nhân viên mới để họ có thể tham khảo bất cứ lúc nào.
Sử dụng giao tiếp đồng bộ khi:
1. Bạn cần một phiên ra quyết định nhanh chóng hoặc phiên brainstorming
Bạn đang cố gắng quyết định tên cho một sản phẩm.
Một chủ đề bình luận trên ClickUp có thể mất hàng ngày với những câu hỏi như "Còn cái này thì sao?", "Ừm... có lẽ", "Hay là cái này". Sẽ nhanh hơn nếu sắp xếp một cuộc gọi video nhanh.
Phần hay nhất là ClickUp Integrations kết nối liền mạch với Zoom và Microsoft Teams. Bạn có thể lên lịch cuộc họp trực tiếp từ Lịch ClickUp mà không cần rời khỏi nền tảng.
2. Bạn đang thảo luận về các chủ đề nhạy cảm hoặc mang tính cảm xúc
Bạn cần phản hồi ngay lập tức về việc không tuân thủ thời hạn trong khi vẫn nhạy cảm với một vấn đề cụ thể.
Trong trường hợp này, cuộc gọi video trực tiếp cho phép bạn thể hiện sự đồng cảm, đọc ngôn ngữ cơ thể và tránh những hiểu lầm có thể xảy ra trong tin nhắn văn bản.
3. Bạn đang khắc phục sự cố phức tạp
Có một lỗi lạ trong ứng dụng mà không ai có thể tái tạo lại. Thay vì gửi hàng tá tin nhắn văn bản, một cuộc gọi điện thoại với các nhà phát triển và chia sẻ màn hình qua hội nghị video để xem trực tiếp vấn đề sẽ giải quyết vấn đề nhanh hơn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tham gia cuộc gọi âm thanh-video nhanh chóng trực tiếp từ ClickUp Chat. SyncUps của ClickUp cho phép bạn kết nối với đồng nghiệp và khách hàng, đồng thời giải quyết các vấn đề phức tạp nhanh hơn với tính năng chia sẻ màn hình tích hợp.
4. Bạn đang xây dựng lòng tin và mối quan hệ
Bạn cần giúp các thành viên mới trong nhóm cảm thấy thoải mái? Các cuộc hội thoại trực tiếp, cùng với một số hoạt động phá băng, là những công cụ xây dựng nhóm tuyệt vời. Chúng tạo ra sự hòa hợp mà giao tiếp không đồng bộ sẽ mất nhiều tháng để phát triển.
Ai là người được hưởng lợi nhiều nhất từ giao tiếp không đồng bộ?
Công việc không đồng bộ giúp tăng cường hiệu quả công việc cho một số người và nhóm nhất định. Dưới đây là những người sẽ thu được lợi ích lớn nhất:
| Loại người/nhóm | Làm thế nào giao tiếp không đồng bộ giúp họ |
| Các nhóm làm việc từ xa và phân phối | Làm việc xuyên múi giờ mà không bị chậm trễ hay phải làm việc thâu đêm |
| Các chuyên gia dành nhiều thời gian cho công việc chuyên sâu | Bảo vệ các khoảng thời gian tập trung dài và không bị gián đoạn để đạt được kết quả chất lượng cao |
| Các công ty toàn cầu | Cho phép hợp tác liền mạch mà không cần trùng lặp giờ làm việc |
| Người hướng nội và những người suy nghĩ sâu sắc | Dành thời gian để xử lý và soạn thảo các phản hồi chu đáo, có cấu trúc tốt |
| Các tổ chức ưu tiên cân bằng công việc và cuộc sống | Tôn trọng thời gian cá nhân, giảm tình trạng kiệt sức và hỗ trợ ranh giới công việc lành mạnh hơn |
Luôn đồng bộ, ngay cả khi không đồng bộ — Chỉ với ClickUp
Giao tiếp không đồng bộ thúc đẩy thời gian tập trung, cải thiện năng suất và giảm nhu cầu tổ chức các cuộc họp không cần thiết. Tất cả các yếu tố này kết hợp với nhau cũng cải thiện sức khỏe của nhân viên.
Tuy nhiên, để giao tiếp không đồng bộ thực sự hiệu quả, bạn cần hơn cả ý định tốt—bạn cần hệ thống phù hợp.
ClickUp không chỉ là một công cụ giao tiếp thông thường. Đây là trung tâm công việc không đồng bộ tất cả trong một, nơi các nhiệm vụ, tài liệu, bình luận, trò chuyện và các đại lý hỗ trợ bởi AI kết hợp với nhau để giữ cho mọi người luôn đồng bộ, được thông báo và tiến về phía trước, bất kể họ làm việc ở đâu và khi nào.
Do đó, ClickUp và các tính năng của nó rất phù hợp. Phần mềm này không chỉ xử lý giao tiếp. Nó hiểu quy trình làm việc của bạn và trở thành giải pháp hữu ích cho mọi hoạt động liên quan đến công việc, đồng thời cung cấp nhiều công cụ giao tiếp không đồng bộ.
Tại sao phải sử dụng năm công cụ khác nhau khi ClickUp có thể làm tất cả trong một? Dùng thử ClickUp miễn phí và xem cách thức hoạt động của giao tiếp không đồng bộ.