Khi công việc từ xa gia tăng trong đại dịch COVID-19 — chiếm 24% lực lượng lao động Hoa Kỳ vào năm 2019 và 38% vào năm 2021 — công việc và giao tiếp không đồng bộ hoặc "async" đã trở thành tiêu chuẩn thay vì ngoại lệ.
Một số lợi ích của công việc không đồng bộ, tức là công việc được hoàn thành theo thời gian của từng cá nhân thay vì từ 9 giờ đến 5 giờ hoặc đồng thời với các đồng nghiệp, bao gồm lịch trình linh hoạt giúp tối ưu hóa năng suất cá nhân.
Nhân viên có thể dành các khối thời gian để tập trung, làm việc sâu vào các dự án phức tạp mà không bị gián đoạn bởi các cuộc họp quá nhiều. Mọi người có thể làm việc từ mọi nơi và vào bất kỳ giờ nào với tài liệu và giao tiếp đầy đủ.
Ngay cả quá trình đào tạo nhân viên mới cũng được cải thiện khi các tin nhắn ghi âm, video thông tin và tài liệu được chia sẻ sẵn sàng để nhân viên có thể xem lại bất cứ lúc nào.
Tuy nhiên, giao tiếp không đồng bộ cũng có những nhược điểm. Làm việc tại nhà có nghĩa là phải liên lạc 24/7, và mọi người sẽ cảm thấy kiệt sức do quá tải thông tin vì giao tiếp diễn ra suốt cả ngày.
Công việc không đồng bộ cũng chắc chắn thay đổi cách mọi người hợp tác, vì họ không chia sẻ cùng giờ làm việc hoặc địa điểm để có thể nhanh chóng họp bàn hoặc tổ chức các cuộc họp dài hơn.
ClickUp đã tổng hợp một danh sách các thách thức phổ biến trong môi trường làm việc không đồng bộ và cách khắc phục chúng. Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu một số mẹo đơn giản giúp tổ chức cuộc họp, quy trình làm việc và sắp xếp công việc hiệu quả khi nhân viên làm việc ở nhiều nơi khác nhau trong nước hoặc trên toàn cầu.
HƯỚNG DẪN TỔNG QUÁT VỀ CỘNG TÁC CHO CÁC NHÓM LÀM VIỆC TỪ XA VÀ TẠI CHỖCộng tác là chất keo gắn kết một nhóm lại với nhau. Cho dù nhóm của bạn làm việc tại chỗ hay hoàn toàn từ xa, ClickUp đã tạo ra hướng dẫn tổng quát về cộng tác nhóm.
Cần phải cải tổ các cuộc họp, nhắn tin và luồng thông tin
Công việc không đồng bộ phát triển mạnh khi các cột mốc và tiến độ của dự án không phụ thuộc vào các cuộc họp quá nhiều hoặc kỳ vọng phản hồi ngay lập tức đối với tin nhắn. Tuy nhiên, nhiều môi trường làm việc từ xa chỉ đơn giản là tái tạo văn hóa văn phòng truyền thống một cách ảo, từ đó làm mất đi những lợi ích tiềm năng của công việc không đồng bộ.
Một sai lầm phổ biến trong văn hóa làm việc từ xa là bù đắp cho nhân viên làm việc từ xa bằng cách tăng tải các cuộc họp. Khi một người bình thường dành 35% đến 50% thời gian của mình cho các cuộc họp đồng bộ ảo, họ có khả năng bị mệt mỏi vì Zoom.
Để công việc không đồng bộ hoạt động hiệu quả, các cuộc họp phải được tổ chức lại cùng với cách nhân viên truyền đạt thông tin quan trọng. Việc triển khai các công cụ và hệ thống, chẳng hạn như bảng công việc, có thể giúp thúc đẩy luồng thông tin và tính minh bạch.
Nhân viên có thể kiểm tra cập nhật trạng thái dự án và hợp tác không đồng bộ thay vì phải phân tích các chủ đề email dài.
34 HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG NHÓM CHO NHÓM CỦA BẠN TRONG NĂM 2023 Bất kể kích thước nhóm hay mức độ quen thuộc của các thành viên, chúng tôi có các hoạt động xây dựng nhóm hoàn hảo để giúp bạn gắn kết.
Đào tạo, tài liệu và quản lý dự án là những yếu tố quan trọng nhất
Để hợp tác không đồng bộ thành công, cần phải tạo/lập các hệ thống được thiết kế đặc biệt để tối ưu hóa năng suất công việc từ xa và giảm thời gian ngừng hoạt động. Đào tạo thích hợp và kỳ vọng rõ ràng — không phải quản lý vi mô — là cần thiết để công việc không đồng bộ thành công và hiệu quả.
Tùy chỉnh các công cụ quản lý dự án và giao tiếp có thể giúp giảm thời gian dành cho việc lập tài liệu hoặc các cuộc gọi Zoom để cập nhật thông tin, đồng thời tăng tốc độ và hiệu quả của công việc từ xa. Cài đặt các quy tắc về email hoặc tin nhắn tức thời, ghi lại các cuộc họp quan trọng và tạo các kênh dự án rõ ràng đều có thể giúp hợp lý hóa giao tiếp và đảm bảo nhân viên được chuẩn bị để thành công.
Công việc không đồng bộ đòi hỏi phải xem xét lại sự chậm trễ trong nhắn tin và lịch trình
Làm việc tại nhà khiến ranh giới trở nên đặc biệt khó khăn (và quan trọng hơn bao giờ hết) và việc thiếu ranh giới có thể là một nhược điểm lớn của công việc không đồng bộ. Để thích ứng với môi trường làm việc ảo, không đồng bộ thay vì làm việc truyền thống từ 9 giờ đến 5 giờ, cần phải cài đặt các kỳ vọng với đồng nghiệp.
Tuy nhiên, việc theo dõi lịch làm việc linh hoạt và lên lịch các cuộc họp thời gian thực có thể trở nên phức tạp.
Slack hoặc các nền tảng nhắn tin tức thời khác như Microsoft Teams có thể giải quyết sự nhầm lẫn không đồng bộ bằng cách tùy chỉnh thời gian phản hồi và thông báo, đồng thời cho phép nhân viên xem lại lịch sử tin nhắn để theo dõi các cuộc hội thoại mà họ có thể đã bỏ lỡ.
Trong khi đó, các ứng dụng lịch hiện cho phép các cộng tác viên xem lịch trình của đồng nghiệp và lưu ý về thời gian rảnh rỗi cũng như mô hình công việc của họ . Đối với các tin nhắn và cuộc họp không thể chờ đợi, hãy chọn một vài thời gian chung với các thành viên khác trong nhóm để dành cho các cuộc họp toàn thể và các cuộc thảo luận quan trọng, cần xử lý gấp.
CỘNG TÁC THỜI GIAN THỰC LÀ GÌ VÀ TẠI SAO NÓ QUAN TRỌNG? Trong một thế giới ngày càng xa cách, toàn cầu hóa và không đồng bộ, cần phải tạo ra một không gian cho sự hợp tác thời gian thực. ClickUp giải thích cộng tác thời gian thực là gì, tại sao nó quan trọng và cách thúc đẩy nó trong nhóm của bạn.
Công việc hàng ngày và các dự án dài hạn đòi hỏi sự sắp xếp theo trình tự — và thiên hướng giao tiếp quá mức
Các công việc hàng ngày và dự án dài hạn cần được sắp xếp theo trình tự. Để đạt được mục tiêu của nhóm trong khi làm việc không đồng bộ, cần có kỹ năng quản lý dự án vững vàng và giao tiếp kỹ lưỡng.
Cài đặt các cuộc họp thường xuyên trên Zoom, Teams hoặc Slack thay thế cho các cuộc họp hàng ngày tại văn phòng. Nhân viên có thể cung cấp thông tin cập nhật về trạng thái, ưu tiên và dự án một cách không đồng bộ thông qua các nền tảng trực tuyến này. Có thể lên lịch các cuộc họp riêng để brainstorming sáng tạo.
Việc cần cập nhật thông tin kỹ lưỡng có thể dẫn đến thiên hướng giao tiếp quá mức. Tùy chỉnh các công cụ — cho dù là hashtag đặc biệt, biểu tượng cảm xúc hay các ký hiệu khác — giúp ngăn chặn giao tiếp quá mức hoặc dư thừa vì chúng truyền tải thông tin có giá trị một cách hiệu quả hơn.
Hoàn thành nhiều hơn cùng nhau với giao tiếp không đồng bộ
Mặc dù có thể khó làm quen với phương pháp không đồng bộ, nhưng đây có thể là một cách tuyệt vời để tăng năng suất. Tuy nhiên, cần có các công cụ và kỹ thuật phù hợp để đảm bảo nhóm của bạn giao tiếp hiệu quả với nhau.
Bằng cách sử dụng các công cụ quản lý dự án và giao tiếp phù hợp, các nhóm có thể dễ dàng kết nối với nhau mà không cần phải ở cùng một nơi. Giữ cho các nhóm được tổ chức và kết nối bằng phần mềm quản lý dự án, hệ thống trò chuyện và nhắn tin để tạo điều kiện giao tiếp, và ứng dụng quay màn hình để giúp giải thích các khái niệm phức tạp.
May mắn cho các nhóm, có những công cụ như ClickUp cung cấp tất cả các tính năng được đề cập ở trên và hơn thế nữa để cung cấp cho nhóm của bạn mọi thứ họ cần để làm việc không đồng bộ hiệu quả hơn — tất cả ở một nơi. Sử dụng chế độ xem Trò chuyện, email, Tài liệu, Bảng trắng, trình ghi màn hình và các công cụ cộng tác quan trọng khác để cải thiện giao tiếp trong nhóm của bạn.
ClickUp có sẵn trên các thiết bị và tích hợp với 1.000 công cụ làm việc khác để kết nối tất cả các ứng dụng bạn sử dụng nhiều nhất, giúp các nhóm của bạn luôn cập nhật ngay cả khi đang di chuyển và tạo ra một quy trình làm việc liền mạch phù hợp với mọi người.
Dùng thử ClickUp miễn phí và bắt đầu hoàn thành nhiều việc hơn cùng nhau từ mọi nơi.
Tác giả khách mời: Jane Allison Gunn