Trường Tùy chỉnh theo loại công việc của ClickUp: Cách tôi xây dựng quy trình bán hàng gọn gàng hơn mà không bị lộn xộn bởi các trường dữ liệu

Quy trình bán hàng sẽ trở nên lộn xộn khi mọi khách hàng tiềm năng, công ty, liên hệ và giao dịch đều hiển thị cùng một Trường Tùy chỉnh.

Một bản ghi công ty không cần trường Tên. Một bản ghi liên hệ không cần tất cả các trường đánh giá cấp tài khoản. Một công việc theo dõi không cần mô hình chấm điểm bán hàng đầy đủ.

Khi các trường xuất hiện khắp nơi, người dùng sẽ mất niềm tin vào hệ thống. Họ để trống các trường, đoán xem trường nào áp dụng và đổ lỗi cho ClickUp về vấn đề cấu trúc.

Các Trường Tùy chỉnh theo loại công việc của ClickUp giải quyết vấn đề này bằng cách cho phép dữ liệu cấp công ty được lưu trữ trên hồ sơ công ty, dữ liệu cấp liên hệ được lưu trữ trên hồ sơ cá nhân, và các trường chia sẻ vẫn hiển thị ở những nơi phù hợp.

Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tôi sử dụng các Trường Tùy chỉnh theo loại công việc trong môi trường bán hàng của một công ty tiếp thị kỹ thuật số, và lý do tại sao sự thay đổi cấu trúc nhỏ này có thể giúp việc quản lý khách hàng tiềm năng trong ClickUp dễ dàng mở rộng quy mô hơn.

Tại sao dữ liệu bán hàng trở nên lộn xộn khi mọi bản ghi đều sử dụng cùng một trường

Các nhóm bán hàng phải quản lý nhiều loại thông tin cùng lúc: thông tin công ty, thông tin liên hệ, chi tiết giao dịch và các công việc theo dõi. Nhiều Không gian Làm việc ClickUp gộp tất cả những thông tin đó vào một cấu trúc công việc chung chung.

Điều đó thường gây ra các vấn đề như:

Các quy trình bán hàng không cần ít trường hơn. Chúng cần các trường chỉ xuất hiện ở những nơi phù hợp.

Giới thiệu về tôi: Nhà sáng lập và Kiến trúc sư trưởng tại Upficient

Tôi là Christopher Day, Nhà sáng lập và Kiến trúc sư trưởng tại Upficient.

Tôi là Chuyên gia Được Xác nhận của ClickUp và là thành viên Top Rated Plus trên Upwork. Tại Upficient, chúng tôi thiết kế các hệ thống ClickUp vẫn hoạt động hiệu quả ngay cả khi có thêm nhiều người dùng, dữ liệu và quy trình làm việc.

Rất nhiều công việc của chúng tôi đều xoay quanh một câu hỏi thực tiễn: làm thế nào để giúp các nhóm sử dụng ClickUp một cách nhất quán và dễ dàng hơn?

Trường Tùy chỉnh theo Loại công việc là một trong những tính năng hữu ích vì nó giúp loại bỏ sự lộn xộn ngay từ gốc rễ. Thay vì phải hướng dẫn mọi người bỏ qua các trường không liên quan, bạn có thể thiết kế Không gian Làm việc sao cho các trường đó không bao giờ xuất hiện ở những nơi không phù hợp.

Cấu trúc không gian làm việc bán hàng mà tôi bắt đầu trước khi thêm các trường

Trước khi sử dụng các Trường Tùy chỉnh, tôi đảm bảo cấu trúc không gian làm việc bán hàng được sắp xếp rõ ràng.

Trong một công ty tiếp thị kỹ thuật số điển hình, tôi thường bắt đầu với ba lĩnh vực:

Trong quy trình này, Danh sách khách hàng tiềm năng là yếu tố quan trọng nhất. Đó là nơi bắt đầu việc phân tách dữ liệu công ty và liên hệ, dẫn đến sự lộn xộn nếu mọi bản ghi đều kế thừa cùng một trường dữ liệu.

Cách tôi phân loại khách hàng tiềm năng: Công ty là nhiệm vụ cha, cá nhân là công việc con

Trong quy trình quản lý khách hàng tiềm năng, tôi thích thể hiện thông tin công ty ở cấp độ nhiệm vụ cha.

Sau đó, tôi lồng ghép từng cá nhân hoặc điểm liên hệ thành các công việc con lồng nhau.

Điều này mang lại cho nhóm bán hàng một cấu trúc đơn giản:

Bạn không chỉ đang đánh giá một cá nhân ngẫu nhiên. Bạn đang đánh giá một công ty, xác định những người ra quyết định và đang theo dõi những người tham gia vào quy trình mua hàng.

Trong ClickUp, cấu trúc phân cấp đó có thể trông như sau:

Dữ liệu khách hàng tiềm năng có thể đến từ các biểu mẫu ClickUp, biểu mẫu trên trang web, Email-to-List, tích hợp, tự động hóa, webhooks hoặc Super Agents. Nguồn dữ liệu không quan trọng bằng những gì xảy ra tiếp theo: bản ghi cần được đưa vào một cấu trúc phân cấp công ty/liên hệ rõ ràng, với các bản ghi công ty làm nhiệm vụ cha và các cá nhân làm công việc con.

Vấn đề cũ về Trường Tùy chỉnh: Quá nhiều dữ liệu ở sai vị trí

Trước khi có tính năng Trường Tùy chỉnh theo Loại tác vụ, các trường cấp danh sách xuất hiện trên mọi công việc và công việc con trong danh sách đó. Điều này hoạt động tốt với các quy trình làm việc đơn giản, nhưng không phù hợp với các danh sách kết hợp các công việc về công ty, liên hệ, theo dõi và đánh giá tiềm năng.

Các hồ sơ công ty cần các trường như chất lượng khách hàng tiềm năng, ngành nghề, kích thước công ty, phạm vi ngân sách, khả năng thực hiện dự án, mức độ khẩn cấp và mức độ phù hợp.

Các bản ghi liên hệ cần các trường như tên, họ, email, số điện thoại và vai trò người ra quyết định.

Một bản ghi công ty không nên yêu cầu tên đệm của ai đó. Một bản ghi cá nhân không nên yêu cầu người dùng đánh giá tính khả thi của phạm vi cấp công ty.

Những thay đổi khi các trường thuộc về Loại công việc

Tính năng Trường Tùy chỉnh theo Loại công việc cho phép bạn quyết định vị trí của một trường.

Khi mở một công việc công ty, bạn sẽ thấy các trường thông tin công ty. Khi mở một công việc con liên quan đến cá nhân, bạn sẽ thấy các trường thông tin liên hệ. Các trường thông tin chung vẫn có thể được đặt ở cấp độ Danh sách công việc.

Không gian làm việc có thể phân tách:

Sự phân tách đó mang lại cho bạn quyền kiểm soát.

Bạn vẫn có thể sử dụng các trường cấp danh sách khi chúng phù hợp. Tuy nhiên, bạn không còn cần phải ép buộc mọi trường vào mọi bản ghi nữa.

Các trường thông tin công ty được lưu trữ trên hồ sơ công ty

Các trường cấp công ty mô tả tài khoản, không phải cá nhân.

Sử dụng Loại công việc Công ty cho các trường như:

Các trường này giúp nhóm quyết định liệu công ty đó có đáng để theo đuổi hay không và quy trình bán hàng nên tiến hành như thế nào.

Các trường thông tin liên hệ vẫn được lưu trữ trong hồ sơ cá nhân

Các trường cấp độ liên hệ mô tả người mua, người ủng hộ hoặc bên liên quan cụ thể.

Sử dụng Loại công việc Người hoặc Loại công việc Khách hàng tiềm năng cho các trường như:

Khi người dùng mở một công việc con liên quan đến một người, họ chỉ nên thấy các trường thông tin cần thiết để hiểu hoặc liên hệ với người đó.

Các trường chia sẻ vẫn tồn tại ở cấp độ danh sách công việc

Không phải mọi trường đều cần phải chuyển sang Loại công việc.

Giữ các trường ở cấp độ danh sách khi chúng áp dụng cho cả hồ sơ công ty và hồ sơ liên hệ. Ví dụ:

Điều này giúp bạn có sự phân chia rõ ràng: các trường Loại công việc dành cho dữ liệu cụ thể theo vai trò, các trường Danh sách công việc dành cho dữ liệu được chia sẻ.

Thiết lập đánh giá tiềm năng khách hàng của tôi cho hồ sơ công ty

Việc đánh giá khách hàng tiềm năng nên được thực hiện ở cấp độ công ty.

Ví dụ: nếu tôi đang đánh giá xem một khách hàng tiềm năng có đáng để theo đuổi hay không, tôi có thể sử dụng các trường đánh giá nhị phân như:

“Có” có thể bằng một. “Không” có thể bằng không.

Các trường này nên được đặt trên Loại công việc Công ty vì chúng đánh giá tài khoản, chứ không phải cá nhân.

Cách tôi di chuyển một trường từ Danh sách công việc sang Loại công việc Công ty

Giả sử một trường như Phạm vi khả thi hiện đang được gắn vào Danh sách khách hàng tiềm năng.

Điều đó có nghĩa là thông tin này sẽ hiển thị trên cả nhiệm vụ cha của công ty và các công việc con của từng người, mặc dù nó chỉ thuộc về hồ sơ của công ty.

Để khắc phục điều đó, tôi có thể di chuyển trường này sang Loại công việc Công ty.

Quy trình rất đơn giản:

Giờ đây, trường này sẽ biến mất khỏi các công việc con của người dùng và được giữ nguyên tại vị trí đúng của nó.

Đó chính là giá trị cốt lõi của tính năng Trường Tùy chỉnh theo Loại công việc. Tính năng này cho phép tôi tách riêng thông tin thuộc về một loại bản ghi mà không làm rối loạn các bản ghi khác.

Như tôi đã nói trong buổi webinar, “Vấn đề đó giờ đây đã được giải quyết triệt để.”

Tại sao các trường dữ liệu gọn gàng hơn giúp tăng cường việc áp dụng ClickUp

Các trường dữ liệu gọn gàng hơn giúp tăng tỷ lệ áp dụng.

Khi người dùng mở một công việc và hiểu rõ những trường nào là quan trọng, họ sẽ có xu hướng sử dụng hệ thống một cách chính xác hơn.

Họ không còn phải hỏi:

Điều đó giúp tiết kiệm thời gian. Nó cũng giúp duy trì sự gọn gàng trong quản lý công việc.

Hầu hết các vấn đề trong việc áp dụng ClickUp không xuất phát từ việc thiếu tài liệu hướng dẫn. Chúng xuất phát từ các quy trình làm việc không mang lại cảm giác trực quan.

Nếu một không gian làm việc buộc người dùng phải bỏ qua một nửa các trường trên mỗi công việc, thì thiết kế đó đang cản trở họ.

Sự phù hợp chính là yếu tố giúp hệ thống dễ học hơn.

Vị trí của tính năng này trong một hệ thống bán hàng có khả năng mở rộng

Quy trình bán hàng phụ thuộc vào dữ liệu đáng tin cậy.

Nếu các trường dữ liệu của bạn lộn xộn, dữ liệu của bạn sẽ trở nên rối rắm. Nếu dữ liệu trở nên rối rắm, báo cáo của bạn sẽ kém hiệu quả. Nếu báo cáo kém hiệu quả, các nhà lãnh đạo sẽ ngừng tin tưởng vào Không gian Làm việc.

Tính năng Trường Tùy chỉnh theo Loại công việc giúp ngăn chặn phản ứng dây chuyền đó. Tính năng này mang lại cho nhóm bán hàng các bản ghi rõ ràng hơn, dữ liệu đánh giá chất lượng tốt hơn, quyền sở hữu rõ ràng hơn và quá trình onboarding dễ dàng hơn cho người dùng mới.

Cùng một logic này cũng áp dụng cho việc giao hàng cho khách hàng, tuyển dụng, quản lý nhà cung cấp, chương trình đối tác, quá trình onboarding và xử lý sự cố hỗ trợ. Tuy nhiên, bán hàng là một trong những lĩnh vực rõ ràng nhất để bắt đầu vì dữ liệu của công ty và khách hàng tự nhiên cần được tách biệt.

Ghi chú về quá trình onboarding: Hệ thống gọn gàng vẫn cần các tiêu chuẩn được chia sẻ

Một cấu trúc gọn gàng vẫn cần chia sẻ các tiêu chuẩn.

Các trường dữ liệu được sắp xếp gọn gàng có thể giúp ích, nhưng không thể thay thế cho việc đào tạo. Người dùng vẫn cần biết các Loại công việc hiện có, ý nghĩa của từng loại và vị trí của từng trường dữ liệu.

Quá nhiều nhóm đưa người dùng vào ClickUp bằng cách:

Cách tiếp cận đó thường dẫn đến việc sử dụng không nhất quán, quản lý công việc lộn xộn, quy trình làm việc bị gián đoạn và các nhà lãnh đạo đổ lỗi cho công cụ.

Cách tiếp cận tốt hơn là hướng dẫn các tiêu chuẩn của không gian làm việc.

Điều đó có nghĩa là người dùng sẽ hiểu:

Nếu nhóm của bạn gặp khó khăn do việc sử dụng ClickUp không nhất quán, hãy biến các quy tắc này thành một danh sách kiểm tra ngắn gọn cho quá trình đào tạo hoặc hướng dẫn sử dụng Không gian Làm việc ClickUp.

Bắt đầu với một danh sách bán hàng lộn xộn

Việc cần làm là xây dựng lại toàn bộ không gian làm việc của mình cùng một lúc.

Bắt đầu với một danh sách bán hàng nơi các trường dữ liệu lộn xộn đang làm chậm tiến độ công việc.

Hãy tự hỏi bản thân:

Sau đó, tối ưu hóa quy trình làm việc đó.

Hãy thử nghiệm cùng nhóm. Theo dõi những điểm mà mọi người vẫn còn bối rối. Mở rộng dần dần.

Đó chính là cách một tính năng trở thành một quy trình làm việc hiệu quả hơn.

Xây dựng quy trình bán hàng mà nhóm của bạn thực sự có thể tin tưởng

Nếu mọi công việc đều phải gánh chịu cùng một lượng trường dữ liệu, bạn sẽ bắt đầu với một danh sách công việc lộn xộn.

Tách các trường thông tin công ty khỏi các trường thông tin liên hệ. Giữ các trường chung ở cấp độ Danh sách công việc. Di chuyển các trường dành riêng cho từng vai trò sang các Loại công việc phù hợp.

Đó chính là lúc ClickUp không còn gây rối mắt nữa mà trở thành một hệ thống bán hàng mà nhóm của bạn có thể tin tưởng.