Quy trình trở nên sống động thông qua quy trình làm việc. Tuy nhiên, đôi khi các quy trình này quá phức tạp hoặc có quy mô lớn đến mức việc quản lý chúng không phải là điều dễ dàng.
Các trường hợp khác, các nhà quản lý dự án thiếu kinh nghiệm trong việc nhìn thấu một núi công việc. Họ cảm thấy bối rối về việc nhóm phải làm gì tiếp theo và bị tắc nghẽn hoặc vội vàng đưa ra những quyết định không thuận lợi nhất.
Và đó là lý do tại sao quản lý quy trình và dự án là công việc quan trọng và đầy thách thức! May mắn thay, bạn có thể dựa vào quản lý quy trình làm việc để tránh tình trạng hỗn loạn hoàn toàn.
Blog này là đóng góp của chúng tôi cho hành trình quản lý quy trình làm việc của bạn. Bạn sẽ tìm hiểu quản lý quy trình làm việc là gì, các công cụ bạn cần và các mẫu để tạo quy trình làm việc tùy chỉnh của riêng bạn.
Hãy bắt đầu ngay!
Quản lý quy trình làm việc là gì?
Quản lý quy trình công việc là quá trình tạo và tối ưu hóa các quy trình công việc, giúp điều phối công việc với mục đích cuối cùng là nâng cao hiệu quả của các nhóm.
Hiện nay, quy trình công việc đại diện cho một quá trình (hoặc một phần của quá trình), là một chuỗi các công việc. Và những công việc đó được thực hiện bởi một hoặc nhiều vai trò để tạo ra kết quả và từ đó đạt được mục tiêu, chẳng hạn như đạt được cột mốc của dự án.
Về mặt trực quan, quản lý quy trình công việc trông giống như một sơ đồ hoặc biểu đồ về phương pháp quản lý dự án. Nhưng đây là một đoạn trích từ mô tả văn bản ngắn gọn về quy trình công việc:
- Quy trình: Tuyển dụng nhân viên
- Mục tiêu: tuyển dụng nhân viên phù hợp với nhu cầu cụ thể
- Công việc: Tạo mô tả công việc, tìm kiếm nhân tài, theo dõi ứng viên, phỏng vấn
Sau khi tạo quy trình công việc, chúng tôi khuyên bạn nên triển khai chúng với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý quy trình công việc. Các loại phần mềm quản lý dự án khác nhau giúp tự động hóa quy trình công việc và do đó quản lý chúng dễ dàng hơn.
Điều này sẽ giúp bạn giám sát hiệu suất của các quy trình kinh doanh. Nhưng đừng nhầm lẫn: Quản lý quy trình công việc và quản lý quy trình kinh doanh không giống nhau. Đây là sự khác biệt giữa quy trình công việc và quy trình kinh doanh:
- Quản lý quy trình công việc là một phần của quản lý quy trình kinh doanh. Nó tổ chức hành vi của mọi người bằng cách đặt ra các hướng dẫn mà họ phải tuân theo để thực hiện công việc.
- Quản lý quy trình kinh doanh là một phương pháp cấp cao hơn để điều phối các quy trình kinh doanh của công ty nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động.
Các loại quản lý quy trình làm việc
Quy trình làm việc thuộc một trong các loại sau:
Quy trình làm việc tuần tự
Như tên gọi, quy trình công việc tuần tự là một sơ đồ với một chuỗi các công việc. Và quá trình này tiến triển từ công việc này sang công việc tiếp theo. Tuy nhiên, tính năng đặc biệt của quy trình công việc này là sự phụ thuộc giữa các công việc. Điều này có nghĩa là quá trình không thay đổi từ công việc này sang công việc tiếp theo trước khi công việc hiện tại được hoàn thành. Vì vậy, không có sự qua lại giữa các công việc.
VÍ DỤ VỀ QUY TRÌNH CÔNG VIỆC NÀY Hãy xem xét các quy trình sản xuất trên dây chuyền vì chúng không cho phép sản phẩm quay trở lại các trạm trước đó. Nó hoạt động giống như một con sông một chiều.
Quy trình làm việc dựa trên máy trạng thái
Trái ngược với quy trình công việc tuần tự, quy trình công việc máy trạng thái có thể luân chuyển qua lại. Chúng xoay quanh khái niệm "trạng thái" thay vì "công việc". Nói cách khác, quy trình chuyển từ trạng thái này sang trạng thái khác, không phải từ công việc này sang công việc khác. Chúng là các quy trình được điều khiển bởi sự kiện, có nghĩa là chúng tiến tới một trạng thái khi một điều gì đó xảy ra, không nhất thiết là hoàn thành công việc.
VÍ DỤ VỀ QUY TRÌNH CÔNG VIỆC NÀY Hãy nghĩ về quy trình công việc trên mạng xã hội. Nó bao gồm các công việc xem xét nội dung, kết quả có thể là gửi lại nội dung cho tác giả để sửa đổi. Một ví dụ khác là quy trình công việc linh hoạt. Ví dụ, một dự án phát triển phần mềm dựa trên Scrum yêu cầu người dùng chấp nhận sản phẩm tại một thời điểm nhất định. Và điều đó có thể ngăn quá trình tiếp tục tiến triển tại thời điểm đó.
Quy trình làm việc dựa trên quy tắc
Giống như một quy trình tuần tự, quy trình làm việc này kết hợp với một bộ quy tắc quy định việc thực thi quy trình, và thế là xong! Bạn đã tạo ra một hệ thống quản lý quy trình làm việc dựa trên quy tắc.
Các quy tắc này là các điều kiện "nếu, thì", có khả năng tự động hóa quy trình làm việc. Chúng thể hiện các lựa chọn thay thế để cấu hình luồng của quy trình. Do đó, quy trình tiến triển không chỉ dựa trên việc hoàn thành công việc mà còn dựa trên việc lựa chọn các lựa chọn thay thế.
VÍ DỤ VỀ QUY TRÌNH CÔNG VIỆC NÀY Hãy nghĩ về nó như bạn đang nấu một món ăn tại một xe bán đồ ăn, trong đó khách hàng có thể chọn loại thịt, nước sốt và topping mà họ muốn.
Tìm một vài ví dụ về quy trình công việc trong blog này và xem công cụ quản lý quy trình công việc nào phù hợp nhất với bạn!
Tại sao Quản lý Quy trình Làm việc lại quan trọng?
Bạn đã biết rằng quản lý quy trình làm việc giúp nâng cao hiệu quả của các nhóm. Nhưng nếu chúng ta phân tích các lợi ích của việc quản lý quy trình làm việc, đây sẽ là danh sách của chúng tôi:
Quy trình được tối ưu hóa
Bằng cách mô phỏng hoặc thể hiện các quy trình thông qua workflow, bạn có thể nhận ra:
- Công việc không cần thiết mà bạn phải loại bỏ
- Công việc lặp lại mà bạn phải tổng hợp thành một công việc duy nhất
Nếu không, họ sẽ lãng phí thời gian và nỗ lực của nhóm bạn, và cuối cùng là năng suất của bạn.
Đó là lý do tại sao bạn không thể để xảy ra tình trạng qua lại không cần thiết, tạo ra các quy trình lặp đi lặp lại. Quản lý quy trình làm việc đạt hiệu quả cao nhất khi bạn hợp lý hóa quy trình hoặc triển khai tự động hóa quy trình làm việc.
Giảm công việc thủ công và lỗi do con người
Với các quy trình thủ công, đặc biệt là những quy trình được lưu trữ trong bảng tính, mọi thứ liên tục được cập nhật với nhiều khả năng xảy ra lỗi hoặc mục nhập trùng lặp. Quản lý quy trình làm việc phù hợp sẽ phát triển mạnh mẽ bằng cách tránh lãng phí thời gian!
Quy trình quản lý công việc hiệu quả nhất được giải quyết bằng các quy trình công việc tự động. Thay vì sử dụng bảng tính, hãy tự động theo dõi các công việc của nhóm thông qua các kích hoạt tự động hóa quy trình công việc để chỉ định người thực hiện, thay đổi mức độ ưu tiên hoặc để lại nhận xét, từ đó loại bỏ các quy trình thủ công.
Tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm giải trình
Nếu có một điều mà phần mềm quản lý quy trình công việc mang lại, đó là một lượng lớn dữ liệu quy trình. Điều này rất hữu ích để bạn biết trạng thái công việc của các nhóm, từ đó biết ai đang chậm tiến độ, ai đang tiến độ và ai sẽ làm công việc tiếp theo trong quy trình công việc của bạn.
Với dữ liệu quy trình trên, người quản lý có thể kiểm tra tiến độ công việc của nhóm. Và với thông tin đó, người quản lý có thể xác định bất kỳ trở ngại nào có thể xảy ra trong quy trình làm việc.
Ngoài ra, vì mỗi công việc đều có người được giao, hệ thống quản lý quy trình làm việc của bạn cho phép người quản lý dự án yêu cầu mỗi thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm về kết quả công việc của mình.
Giao tiếp hiệu quả
Với khả năng hiển thị công việc của mọi người, các thành viên trong nhóm hiểu rõ hơn và nhanh hơn về mối quan tâm của nhau. Và đó là một bước tiến lớn hướng tới giao tiếp hiệu quả và quản lý quy trình công việc.
Ngoài ra, các thành viên trong nhóm sẽ không cảm thấy lo lắng về việc cần làm tiếp theo khi họ có thể thấy nó trong công cụ quản lý dự án. Đừng để nhóm của bạn phải đoán mò về các công việc hoặc lỗi cần giải quyết tiếp theo. Các nhiệm vụ được giao sẽ được hiển thị trong hệ thống quản lý quy trình làm việc để họ kiểm tra.
Khả năng mở rộng dễ dàng và tăng cường khả năng sẵn sàng của tài nguyên
Hãy tưởng tượng một quy trình tuyển dụng nhân viên chung được tự động hóa bằng hệ thống quản lý quy trình làm việc. Và mỗi khi một nhân viên mới hoàn thành một công việc trong quy trình tuyển dụng, hệ thống sẽ tự động hướng dẫn họ đến công việc tiếp theo trong quy trình.
Bây giờ, hãy tưởng tượng việc quản lý dự án sẽ đau đầu như thế nào nếu phải làm việc đó thủ công với mỗi nhân viên mới. Và hãy tưởng tượng sẽ ra sao nếu công ty tuyển dụng hàng chục nhân viên mỗi tháng. Đó là cách quản lý quy trình làm việc hỗ trợ khả năng mở rộng.
Ngoài ra, trong quy trình công việc tự động, các công việc không hoàn toàn phụ thuộc vào bất kỳ cá nhân nào. Ví dụ: người quản lý dự án không cần phải dựa vào người quản lý nhân sự để tuyển dụng từng nhân viên. Thay vào đó, phần mềm tự động hóa quy trình công việc sẽ thực hiện công việc này, giải phóng nhân viên và các nguồn lực khác cho những công việc thực sự phụ thuộc vào sự đóng góp của họ.
5 Mẹo quản lý quy trình làm việc
Nếu chúng tôi chia sẻ với bạn bí quyết quản lý quy trình làm việc, đây là những điều chúng tôi sẽ chia sẻ:
1. Sử dụng phần mềm quản lý quy trình làm việc
Hệ thống quản lý quy trình công việc giúp tự động hóa và quản lý nhiều quy trình công việc một cách dễ dàng. Tuy nhiên, có rất nhiều ứng dụng quy trình công việc trên thị trường, vì vậy bạn phải biết những tính năng cần có trong một công cụ quy trình công việc. Đó là lý do tại sao chúng tôi tổng hợp danh sách các tính năng cần có này cho bạn:
- Tự động hóa quy trình làm việc: để thực hiện các công việc lặp đi lặp lại một cách tự động, vì nếu không thì việc triển khai quy trình làm việc bằng phần mềm còn có ý nghĩa gì? Ví dụ: tự động nhắc nhở người được giao về ngày đáo hạn của một công việc
- Theo dõi thời hạn: để kiểm soát các kết quả dự án và thực hiện các hành động vào ngày đáo hạn, chẳng hạn như lọc công việc theo ngày giao, hoặc kéo và thả công việc trong dòng thời gian để điều chỉnh thời hạn
- Quản lý hiệu suất: để theo dõi năng suất và hiệu quả quy trình của nhóm bạn. Điều này có thể thực hiện được nhờ các báo cáo và dữ liệu quy trình, chẳng hạn như công việc đã hoàn thành hoặc tổng số công việc mà thành viên nhóm đã thực hiện
- Trạng thái công việc tùy chỉnh: bạn có thể tạo và cấu hình để đáp ứng nhu cầu của mình. Ví dụ: trạng thái "Thử nghiệm" không có ý nghĩa trong hoạt động quản lý quy trình tuyển dụng, nhưng lại hoàn toàn phù hợp trong phát triển phần mềm.
- Tích hợp: để quản lý công việc trên các nền tảng khác nhau, chẳng hạn như phần mềm của bên thứ ba để liên lạc, chia sẻ và lưu trữ tệp, quản lý lịch trình, theo dõi thời gian và hội nghị video. Ví dụ: tổ chức một cuộc hội nghị từ một công cụ quản lý quy trình công việc để thảo luận chi tiết dự án với các nhóm làm việc từ xa
Hãy thử ClickUp , công cụ quản lý dự án của chúng tôi, nổi trội trong tự động hóa quy trình làm việc!
2. Sử dụng các mẫu công việc và quy trình công việc
Hãy tưởng tượng sẽ tẻ nhạt và kém hiệu quả như thế nào khi phải tạo và phân công cùng một công việc lặp đi lặp lại. Thay vào đó, bạn phải lựa chọn một phần mềm quản lý quy trình làm việc cho phép bạn:
- Tạo công việc từ mẫu
- Tải công việc từ mẫu
- Thêm các bước vào công việc từ mẫu
- Lưu công việc dưới dạng mẫu (hoặc tạo mẫu công việc của riêng bạn)
Nhưng đó không phải là tất cả những gì bạn cần làm với các mẫu trong phần mềm quản lý quy trình làm việc. Bạn phải có tùy chọn để tạo mẫu quy trình làm việc của riêng mình. Dưới đây là ví dụ về Mẫu biểu đồ luồng quy trình của ClickUp.
Đây là mẫu sơ đồ luồng chứa các yếu tố đồ họa bạn cần để thể hiện bất kỳ quy trình nào. Ở phía bên phải, bạn có thể thấy quy trình tuyển dụng. Ghi chú cách quy trình luồng từ một làn bơi sang làn bơi khác. Mỗi làn bơi tượng trưng cho một bên can thiệp và trách nhiệm của họ trong quy trình.
3. Đặt phụ thuộc dự án
Phần mềm quản lý quy trình làm việc sẽ không hiệu quả nếu không có các phụ thuộc dự án. Ví dụ, các công việc có thể phụ thuộc lẫn nhau và phụ thuộc vào các tài liệu. Đảm bảo rằng công cụ bạn lựa chọn có thể liên kết các công việc có liên quan với nhau.
Nếu không, bạn sẽ không thể liên kết đơn đặt hàng với khách hàng hoặc báo cáo lỗi với người dùng. Phần mềm quản lý quy trình làm việc của bạn phải xác định thứ tự chính xác giữa các công việc. Các phụ thuộc trong quản lý quy trình làm việc bao gồm:
- Phụ thuộc đang chờ: chỉ các công việc phải hoàn thành trước khi công việc hiện tại bắt đầu
- Khối phụ thuộc: đối với các công việc không thể bắt đầu trừ khi công việc hiện tại hoàn thành
- Liên kết phụ thuộc: để kết nối các công việc có liên quan với nhau nhưng không phụ thuộc lẫn nhau
4. Kiểm tra tiến độ bằng biểu đồ Gantt
Để theo dõi chính xác tiến độ của hệ thống quản lý quy trình làm việc, không có gì tốt hơn một biểu đồ Gantt cổ điển. Đây là một công cụ hiển thị kế hoạch sản phẩm của bạn một cách trực quan trong dòng thời gian của dự án. Công cụ này rất linh hoạt, bạn có thể thực hiện tất cả những việc này với chế độ xem biểu đồ Gantt trong phần mềm quản lý quy trình làm việc như:
- Lên lịch công việc và tự động sắp xếp lại bằng cách kéo và thả
- Liên kết các công việc thông qua các mối phụ thuộc
- Sắp xếp và ưu tiên công việc
- Xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn trong quy trình làm việc
- Xem tỷ lệ tiến độ
5. Hỗ trợ lập kế hoạch sprint
Mẹo cuối cùng này giới thiệu một mẫu quy trình làm việc có thể hữu ích cho bạn. Chúng ta đang nói về Mẫu quản lý Agile Scrum của ClickUp. Và phần mềm quản lý quy trình làm việc bao gồm mẫu như vậy là một bước tiến lớn so với các phần mềm khác.
Vì bạn đang bắt đầu các cuộc họp lập kế hoạch mùa xuân bằng cách tạo các sprint từ một mẫu, nên bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhõm hơn. Ngoài ra, vì biểu đồ Gantt là chế độ xem quy trình công việc, nên nó chứa dữ liệu từ chính quy trình công việc, chẳng hạn như các công việc.
Đó là lý do tại sao việc sử dụng phần mềm quản lý quy trình làm việc tốt nhất với chế độ xem biểu đồ Gantt tùy chỉnh, dễ đọc và dễ chỉnh sửa là rất quan trọng.
Mẫu quản lý quy trình làm việc miễn phí
- Mẫu Bản đồ Tư duy của ClickUp
- Mẫu quy trình công việc
- Mẫu lộ trình dự án
- Mẫu quy trình làm việc linh hoạt
Làm cho quản lý quy trình làm việc hiệu quả cho bạn
Quản lý quy trình làm việc rất hiệu quả để nhóm của bạn đạt được mức năng suất cao. Nhưng nếu không có phần mềm quản lý quy trình làm việc, các quy trình quản lý dự án cho công việc, tài nguyên nhóm và tình trạng sẵn sàng hiện tại sẽ trở nên khó khăn hơn.
Nếu bạn sử dụng công cụ quản lý quy trình làm việc phù hợp, việc quản lý dự án sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. May mắn thay, ClickUp cung cấp rất nhiều tùy chỉnh và mẫu tự động hóa để giúp việc quản lý quy trình làm việc của bạn trở nên dễ dàng hơn.
Chọn từ hơn 15 chế độ xem có thể tùy chỉnh của ClickUp để quản lý quy trình làm việc và các tính năng tự động hóa chi tiết để... tự động hóa các quy trình, giúp bạn không phải làm công việc thủ công!
Muốn trở thành người điều khiển?
Tạo không gian làm việc của bạn ngay hôm nay trên ClickUp hoàn toàn miễn phí! Nhập các nhiệm vụ từ phần mềm quản lý dự án hoặc quản lý quy trình làm việc khác để hiểu rõ hơn về cách ClickUp có thể được tùy chỉnh theo ý thích của bạn.