16 ví dụ về quy trình công việc và trường hợp sử dụng trong năm 2025

Trung bình, một nhân viên lãng phí 26% thời gian làm việc của mình cho các công việc hành chính hoặc do các quy trình kinh doanh lỗi thời.

Hoạt động kinh doanh không hiệu quả và trách nhiệm không rõ ràng có thể nhanh chóng làm giảm năng suất và tinh thần làm việc. Đó là lúc quy trình làm việc phát huy tác dụng.

Cho dù bạn đang quản lý một dự án, đào tạo nhân viên mới hay thực hiện một chiến dịch tiếp thị, một quy trình công việc được lên kế hoạch tốt sẽ tổ chức, làm rõ và hợp lý hóa các nỗ lực của nhóm bạn.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ khám phá mọi thứ bạn cần biết về quy trình công việc: quy trình công việc là gì, cách tạo quy trình công việc và các ví dụ thực tế về quy trình công việc từ các bộ phận khác nhau. Chúng tôi cũng sẽ chỉ cho bạn cách khắc phục những thách thức phổ biến trong quá trình triển khai quy trình công việc.

Cuối cùng, bạn sẽ có các công cụ và chiến lược để tạo quy trình công việc giúp nhóm của bạn hoạt động trơn tru như một cỗ máy được bôi trơn tốt. 😍

Bắt đầu nào! 🙂🚗

Quy trình làm việc là gì?

Quy trình công việc là một loạt các bước quy trình lặp lại được thiết kế để đạt được một kết quả cụ thể. Hãy nghĩ về nó như là xương sống của bất kỳ quy trình nào — đó là cách các công việc, thông tin hoặc tài nguyên di chuyển từ bước này sang bước tiếp theo. Quy trình công việc mang lại trật tự cho sự hỗn loạn bằng cách đảm bảo rằng mọi người đều biết việc cần làm, thời gian thực hiện và người chịu trách nhiệm.

Ví dụ, hãy tưởng tượng quy trình tuyển dụng nhân viên mới. Từ việc gửi thư mời làm việc đến cài đặt máy tính và lên lịch cho buổi đào tạo đầu tiên, mỗi bước là một phần của quy trình làm việc.

Các thành phần của một quy trình làm việc

Mọi quy trình làm việc đều có năm thành phần riêng biệt:

Các loại quy trình làm việc

Có bốn loại quy trình làm việc chính:

Trường hợp sử dụng quy trình làm việc

Mỗi bộ phận trong một tổ chức sử dụng các quy trình công việc cụ thể cho các quy trình riêng của mình. Một số ví dụ phổ biến về trường hợp sử dụng quy trình công việc như sau:

16 ví dụ về quy trình làm việc cho các nhóm khác nhau

Hãy bắt đầu với những kiến thức cơ bản – quy trình làm việc là gì?

Quản lý quy trình công việc là quá trình lập bản đồ thứ tự các hành động bạn phải thực hiện để đạt được mục tiêu hoặc hoàn thành một công việc lớn hơn. Trong quy trình kinh doanh này, bạn cũng có thể xác định các hành động có thể tự động hóa với sự trợ giúp của công cụ quản lý quy trình công việc.

Điều này sẽ giúp giảm thiểu hoặc ngăn chặn sự chậm trễ giữa các bước trong quy trình của bạn để duy trì năng suất công việc cao nhất có thể. Thật chủ động! 👏

Các sơ đồ và ví dụ về quy trình làm việc này sẽ cho bạn ý tưởng về cách các nhóm khác nhau suy nghĩ về quy trình của họ, các nền tảng được sử dụng để tối ưu hóa các quy trình kinh doanh này và cách tạo quy trình làm việc của riêng bạn. 💯

Ví dụ về quy trình làm việc cho nhóm nhân sự

1. Quy trình tuyển dụng

Khi bạn tìm được ứng viên hoàn hảo, bạn muốn họ gia nhập nhóm càng nhanh càng tốt.

Quá trình tuyển dụng được tối ưu hóa là yếu tố cần thiết để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và có tổ chức. Điều này cũng cho thấy rằng công ty của bạn rất nghiêm túc và thực sự quan tâm đến ứng viên.

Ngoài ra, một quy trình làm việc liền mạch là chìa khóa để đảm bảo rằng các khách hàng tiềm năng phù hợp tìm thấy cơ hội của bạn và không có ứng viên nào bị bỏ sót.

Bằng cách tự động hóa các công việc bận rộn đằng sau quy trình tuyển dụng, nhóm nhân sự của bạn có thể tập trung vào những điều quan trọng nhất: kỹ năng, giá trị và khả năng thành công của ứng viên trong vai trò đó. Dưới đây là một ví dụ về cách thức thực hiện tại ClickUp. 👉

Tải xuống mẫu này

2. Quy trình làm việc cho việc onboarding nhân viên

Thu hút nhân tài hàng đầu vào công ty của bạn đòi hỏi sự cân nhắc và nỗ lực cẩn thận, nhưng tìm được ứng viên hoàn hảo chỉ là một nửa của cuộc chiến.

Quá trình nhập môn là trải nghiệm đầu tiên của nhân viên mới và sẽ định hình cách họ mong đợi công ty đối xử với họ trong tương lai.

Thay vì dành cả ngày để đọc tài liệu hướng dẫn hoặc ký một đống giấy tờ, quy trình onboarding nhân viên là ấn tượng đầu tiên quan trọng. Hãy xem đây là cơ hội để thể hiện niềm đam mê và khả năng của công ty bạn trong việc:

Và còn nhiều hơn thế nữa!

Quá trình nhập môn nên cung cấp nhiều thông tin, hấp dẫn và hiệu quả nhất có thể, điều này đòi hỏi một phân tích quy trình công việc được lên kế hoạch kỹ lưỡng để mọi nhân viên mới có thể bắt đầu công việc một cách thuận lợi. Trước khi đưa ra đề nghị, đây là quá trình chuẩn bị nhập môn trong ClickUp:

Dù bạn có tin hay không, quá trình tuyển dụng nhân viên bắt đầu trước khi đề nghị được đưa ra — nó bắt đầu từ lần tiếp xúc đầu tiên. Các ứng dụng quy trình công việc rất quan trọng để theo dõi giao tiếp, cập nhật và các bước tiếp theo trong toàn bộ quá trình tuyển dụng.

Tại ClickUp, các thay đổi đối với trạng thái nhiệm vụ tùy chỉnh sẽ kích hoạt một loạt tự động hóa nhiệm vụ mới để loại bỏ công việc thủ công khỏi danh sách công việc của nhóm mới tham gia.

Bạn thích những gì bạn thấy ở đây? Hãy xem blog của chúng tôi để biết thêm chi tiết về cách nhóm Onboarding của ClickUp sử dụng ClickUp. 💜

Ví dụ về quy trình làm việc trong tiếp thị và CRM

3. Quy trình làm việc tiếp nhận khách hàng mới

Quá trình tiếp nhận khách hàng mới cũng quan trọng không kém các quy trình dành cho nhân viên của bạn.

Quy trình làm việc chậm chạp trong quá trình tiếp nhận khách hàng mới có thể là yếu tố cản trở khách hàng của bạn sử dụng sản phẩm của bạn một cách hiệu quả, đặc biệt là nếu sản phẩm đó yêu cầu các công cụ học tập bổ sung để tích hợp hoàn toàn vào nhóm của họ.

Dưới đây là cách Belén Papa, Nhà phân tích tiếp thị kỹ thuật số tại Flokzu, sử dụng tự động hóa quy trình làm việc để tối ưu hóa quy trình làm việc tiếp nhận khách hàng mới:

Bạn có thể tự động hóa các nhắc nhở, email và báo cáo tùy theo quy trình làm việc của mình. Khi đăng ký một khách hàng mới, bạn có thể nhập tất cả thông tin của họ vào hệ thống: quốc gia, ngôn ngữ, công ty, v.v. Với Flokzu, chúng tôi cũng biến những thông tin đó thành các chỉ số và thống kê có giá trị.

Quy trình công việc bắt đầu khi bạn đăng ký khách hàng mới. Bạn có thể cài đặt email tự động được cá nhân hóa để chào mừng và mời họ tham dự cuộc họp đầu tiên với Giám đốc thành công khách hàng. Trong cuộc họp đầu tiên đó, bạn thiết lập các mục tiêu và kế hoạch chung để chỉ cho khách hàng cách tận dụng tối đa dịch vụ.

Từ thời điểm này, CSM trở thành đối tác trong thành công của khách hàng và chỉ định một Giám đốc điều hành cho khách hàng để tiếp tục quá trình.

Với Flokzu, Giám đốc điều hành có thể cài đặt nhắc nhở tự động với ngày đáo hạn để theo dõi và đảm bảo mọi mục tiêu đều được hoàn thành. Khi quá trình nhập môn kết thúc và khách hàng đã ổn định, bạn có thể tự động thông báo cho Giám đốc điều hành và Giám đốc vận hành.

Tải xuống mẫu này

4. Quy trình công việc chiến dịch email

Thực tế, các chiến dịch email rất khó thực hiện. 🥵

Tuy nhiên, một chiến dịch email được thực hiện tốt có thể mang lại nhiều sự chú ý và doanh thu mới cho doanh nghiệp của bạn. Ngoài ra, đây cũng là một cách tuyệt vời và cá nhân hóa hơn để tương tác với những người đăng ký hoặc khách hàng mà bạn muốn thu hút hơn nữa.

Vì vậy, nếu bạn chưa tham gia vào quy trình công việc email, thì đã đến lúc bắt đầu rồi. 🚂

Ngoài khía cạnh mối quan hệ khách hàng của tiếp thị qua email, quy trình công việc chiến dịch email của bạn nên giúp bạn tiết kiệm thời gian, quản lý khách hàng trên nhiều kênh và được điều chỉnh cho phù hợp với từng mục tiêu chiến dịch.

Giả sử một người dùng mới vừa đăng ký theo dõi blog của bạn. Quy trình công việc của chiến dịch email chào mừng sẽ giúp bạn kết nối với người đăng ký mới đó, phát triển mối quan hệ của bạn với họ và dẫn họ đến nội dung trên blog của bạn mà họ có thể sẽ thích.

Dưới đây là ví dụ về quy trình công việc đó:

5. Quy trình tạo/lập nội dung

Việc tạo ra nội dung hấp dẫn đòi hỏi sự tham gia của nhiều bên liên quan và giao tiếp rõ ràng.

Quy trình làm việc này đảm bảo rằng mọi nội dung đều trải qua các bước hình thành ý tưởng, tạo/lập, chỉnh sửa và xuất bản mà không gặp trở ngại. Nó giúp các nhóm cung cấp nội dung chất lượng cao đúng thời hạn.

Ví dụ trong ClickUp:

6. Quy trình tiếp thị nội dung

Một quy trình làm việc mà tôi rất trân trọng và coi là quan trọng đối với bản thân. 💓

Sản xuất nội dung chất lượng cao là yếu tố quan trọng để thiết lập thương hiệu của bạn trở thành người dẫn đầu trong ngành. Nó thu hút khách hàng tiềm năng mới, củng cố niềm tin với khách hàng hiện tại và cung cấp cơ hội khác để quảng bá sản phẩm và dịch vụ của bạn.

Không có gì ngạc nhiên khi tại ClickUp, chúng tôi sử dụng ClickUp để thực hiện quy trình tiếp thị nội dung rõ ràng và hiệu quả nhằm xuất bản càng nhiều nội dung càng tốt một cách thường xuyên. Tuy nhiên, không chỉ có một cách duy nhất để các nhóm khác nhau đạt được mục tiêu nội dung riêng của mình.

Dưới đây là cách Kashyap Trivedi, Growth Marketer tại Salesmate, tạo và triển khai quy trình làm việc tiếp thị nội dung của mình:

Chúng tôi sử dụng Quản lý đường ống (Kanban) của Salesmate để quản lý luồng nội dung cho nhóm tiếp thị của mình. Về cơ bản, chúng tôi chia toàn bộ hành trình nội dung thành một loạt các bước và biến nó thành một đường ống.

Khi giao dịch (thẻ nội dung) được chuyển sang giai đoạn tiếp theo, những người có liên quan sẽ được giao công việc tiếp theo bằng cách sử dụng Tự động hóa quy trình làm việc của Salesmate.

Muốn biết thêm về các quy trình tiếp thị nội dung khác nhau và xem cách chúng tôi tùy chỉnh quy trình blog tại ClickUp?

Hãy tham gia hội thảo này từ hội nghị năng suất LevelUp của chúng tôi! Tìm hiểu các phương pháp và công cụ tốt nhất mà ClickUp cung cấp để quản lý các phần khác nhau của quy trình thiết kế web, như nhà văn, nhà thiết kế và nhà phát triển.

7. Quy trình phê duyệt thiết kế

Đảm bảo mọi thiết kế, bản sao, tiếp thị và lựa chọn sản phẩm đều phù hợp với thương hiệu của bạn là một công việc toàn thời gian và bao quát mọi mặt.

Giống như bất kỳ yêu cầu nhân sự hay đề xuất món ăn nhẹ trong phòng ăn, tất cả thiết kế đều phải tuân thủ quy trình phê duyệt cố định trước khi được phê duyệt. 🚦

Quy trình thiết kế đó có thể trông giống như sau:

Ví dụ về quy trình công việc kinh doanh

8. Quy trình làm việc trong mua sắm

Quản lý mua sắm bao gồm phối hợp với nhà cung cấp, theo dõi đơn đặt hàng và đảm bảo giao hàng đúng hạn.

Quy trình công việc này giúp mọi bước trong quy trình mua sắm được tổ chức và hiệu quả, giảm thiểu sự chậm trễ và lỗi.

Ví dụ trong ClickUp:

9. Quy trình xử lý yêu cầu nghỉ phép

Ngay cả khi bạn làm việc cho một công ty khởi nghiệp thời thượng với thời gian nghỉ phép và nghỉ lễ không giới hạn, bạn vẫn cần phải được quản lý phê duyệt yêu cầu.

Quy trình làm việc xin nghỉ phép hiệu quả sẽ giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt với mọi quản lý (và bộ phận nhân sự) bằng cách giữ các yêu cầu nghỉ phép của bạn khỏi trò chuyện nhóm hoặc hộp thư đến email bận rộn. Ngoài ra, quy trình tự động hóa giúp yêu cầu của bạn được xử lý nhanh hơn! Vì vậy, bạn có thể bắt đầu lên kế hoạch đi biển càng sớm càng tốt.

Dưới đây là một quy trình công việc khác được chia sẻ bởi Belén Papa, cho thấy cách cô ấy triển khai quy trình công việc xin nghỉ phép của nhân viên:

Trong quy trình xin nghỉ phép của chúng tôi, bạn có thể thấy quy trình làm việc trở nên đơn giản hơn bao nhiêu khi bạn tự động hóa quy trình bằng phần mềm BPM như Flokzu.

Nhân viên hoàn thành biểu mẫu công khai được cá nhân hóa, biểu mẫu này sẽ tự động được gửi đến bộ phận nhân sự để chấp nhận hoặc từ chối. Bạn có thể đặt nhắc nhở và ngày đáo hạn để đảm bảo bộ phận nhân sự đưa ra quyết định nhanh chóng.

Khi quyết định này được đưa ra, hệ thống sẽ gửi email thông báo cho nhân viên biết yêu cầu của họ đã được chấp nhận hay chưa. Tùy chọn này cực kỳ hữu ích cho các công ty có hàng trăm nhân viên.

Bonus: Phần mềm BPM

Ví dụ về quy trình làm việc của nhóm bán hàng

10. Quy trình công việc đơn đặt hàng bán hàng

Đơn đặt hàng bao gồm báo giá, hóa đơn, dự toán, trả hàng, thông tin sản phẩm và nhiều hơn nữa. Có rất nhiều thứ cần quản lý. 😳

Bất kể quy mô kinh doanh hay ngành nghề của bạn là gì, việc có một quy trình làm việc kỹ thuật số để theo dõi tất cả các đơn đặt hàng là điều bắt buộc. Điều này không chỉ giúp bạn tổ chức công việc, giảm bớt sự lộn xộn và giúp bạn theo dõi chính xác lợi nhuận của mình mà còn thực hiện việc này nhanh hơn.

Việc từ chối quy trình đặt hàng kỹ thuật số có thể dẫn đến sự chậm trễ đáng kể trong khi chờ chữ ký hoặc phê duyệt tài liệu do bạn phải chuyển công việc theo cách thủ công — và việc từ bỏ quy trình làm việc tự động cũng có thể gây ra nhiều xáo trộn không kém.

Các biểu mẫu kỹ thuật số và chữ ký điện tử được hoàn thành trong phần mềm quản lý quy trình công việc có thể kích hoạt các công việc hoặc thông báo mới khi hoàn thành, giúp các nhóm xử lý đơn đặt hàng nhanh hơn và từ hầu hết mọi nơi.

Dưới đây là ví dụ về quy trình công việc của đơn đặt hàng bán hàng:

Liên quan: Quy trình làm việc CRM

11. Quy trình làm việc cho việc thêm liên hệ mới

Thêm liên hệ mới vào cơ sở dữ liệu là rất quan trọng để xây dựng và duy trì mối quan hệ khách hàng bền vững. Quy trình công việc này đảm bảo tất cả thông tin liên quan được thu thập, sắp xếp và sẵn sàng để theo dõi.

Ví dụ trong ClickUp:

Ví dụ về quy trình công việc sản phẩm

12. Quy trình phát triển tính năng

Việc xây dựng các tính năng mới đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều nhóm, bao gồm thiết kế, phát triển và kiểm tra chất lượng.

Quy trình công việc này đảm bảo các tính năng được phát triển, thử nghiệm và triển khai suôn sẻ trong khi vẫn đáp ứng thời hạn.

Ví dụ trong ClickUp:

13. Quy trình làm việc ra mắt sản phẩm

Đằng sau mỗi sản phẩm ra mắt thành công là rất nhiều công việc phức tạp, và có thể cả những giọt nước mắt.

Điều quan trọng là phải thống nhất các nhóm linh hoạt về tất cả các quy trình, thông điệp và mục tiêu liên quan đến sản phẩm trước khi ra mắt, và để hoàn thành công việc này, cần nhiều hơn một danh sách kiểm tra chi tiết.

Dưới đây là cách Gabrielle Lafontaine, Giám đốc Tiếp thị Sản phẩm và Quan hệ Đối tác tại Unito, đã tạo và triển khai quy trình ra mắt sản phẩm của mình:

Việc ra mắt sản phẩm rất khó khăn, vì vậy chúng tôi đã thiết kế mẫu này để tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp nhất kế hoạch (diễn ra trong Miro) với ClickUp (nơi công việc thực sự được phân phối và theo dõi).

Quá trình ra mắt sản phẩm của chúng tôi bao gồm nhiều tháng nghiên cứu, lập kế hoạch, thiết kế, xây dựng và cuối cùng là ra mắt, điều này có nghĩa là cần rất nhiều sự hợp tác liên chức năng giữa các nhóm quản lý sản phẩm, nhà phát triển, nhà thiết kế, tiếp thị và nhóm tiếp xúc với khách hàng.

Quản lý mọi người trong mỗi bộ phận và đảm bảo họ hoàn thành công việc đúng hạn mà không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào có thể đòi hỏi rất nhiều nỗ lực. Chúng tôi đã sử dụng Unito để xây dựng quy trình làm việc này, nhằm giúp thực hiện các dự án ra mắt sản phẩm lớn nhất và phức tạp nhất.

Ví dụ về quy trình công việc CNTT

14. Quy trình làm việc quản lý sự cố

Giải quyết nhanh chóng các sự cố CNTT là yếu tố quan trọng để duy trì hoạt động kinh doanh suôn sẻ.

Quy trình làm việc này đảm bảo các vấn đề như sự cố hệ thống hoặc trục trặc kỹ thuật được giải quyết hiệu quả mà không ảnh hưởng đến năng suất.

Ví dụ trong ClickUp:

15. Quy trình triển khai phần mềm

Việc triển khai phần mềm mới hoặc cập nhật yêu cầu kế hoạch và thực hiện cẩn thận để tránh thời gian ngừng hoạt động hoặc gián đoạn.

Quy trình công việc này đảm bảo rằng tất cả các bước cần thiết được tuân thủ để kiểm tra, phê duyệt và triển khai phần mềm một cách hiệu quả đồng thời giảm thiểu rủi ro.

Ví dụ trong ClickUp:

Ví dụ về quy trình công việc dịch vụ khách hàng

16. Quy trình công việc hỗ trợ

Quy trình làm việc hỗ trợ hoặc thành công của khách hàng là một cách tuyệt vời để đảm bảo rằng mọi câu hỏi của khách hàng đều được trả lời và nhu cầu được đáp ứng kịp thời.

Khách hàng muốn biết rằng ý kiến của họ được lắng nghe và trải nghiệm của họ với sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn là quan trọng đối với bạn — và một quy trình hỗ trợ đáng tin cậy là chìa khóa để đạt được điều này.

Quy trình công việc này về cơ bản là chuỗi các hành động tự động mà mỗi nhân viên hỗ trợ khách hàng thực hiện để giải quyết các khiếu nại, thắc mắc hoặc vấn đề mà khách hàng có thể gặp phải. Giải quyết vấn đề là một trong những tình huống phổ biến nhất mà nhân viên hỗ trợ khách hàng phải đối mặt hàng ngày, và một phần lý do khiến công việc này trở nên quan trọng là vì các vấn đề này thường có thời hạn.

Điều đó có nghĩa là bạn sẽ muốn giải quyết các vấn đề này càng sớm càng tốt.

Trong ClickUp, quy trình hỗ trợ có thể trông như sau:

Phần thưởng: Ví dụ về biểu đồ RACI!

Cách tạo quy trình làm việc hiệu quả với ClickUp

Bước 1: Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu của quy trình làm việc. Đó là tự động hóa một quy trình lặp đi lặp lại hay cải thiện sự phối hợp công việc? Mục tiêu sẽ quyết định loại quy trình làm việc bạn nên tạo. Sử dụng Mục tiêu ClickUp để liên kết quy trình làm việc trực tiếp với mục tiêu của nhóm bạn

Bước 2: Lập danh sách các bước

Chia nhỏ quy trình thành các công việc riêng lẻ và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ bước nào. Hình dung các bước của bạn bằng Bản đồ Tư duy của ClickUp để rõ ràng hơn. Bản đồ Tư duy ClickUp là công cụ hoàn hảo để hình dung từng bước của bất kỳ dự án hoặc quy trình làm việc nào.

Với chức năng kéo và thả, bạn có thể vẽ bản đồ và sắp xếp các ý tưởng. Sau đó, bạn có thể kéo các nhánh để hiển thị mối quan hệ và sự phụ thuộc giữa các công việc hoặc điều chỉnh vị trí của các nút để sắp xếp và bố trí lại không gian làm việc của bạn.

Bảng trắng ClickUp cung cấp một khung vẽ vô hạn để vẽ bất kỳ loại quy trình công việc nào, thậm chí cả Bản đồ Tư duy! Chưa kể, ClickUp còn cung cấp hàng tấn mẫu quy trình công việc dành riêng cho Bảng trắng hợp tác để giúp bạn tiết kiệm thời gian nhanh hơn.

Thêm các hình dạng có thể chuyển đổi trực tiếp thành nhiệm vụ ClickUp và kết nối với quy trình làm việc của bạn, sau đó vẽ các kết nối giữa chúng để dễ dàng hiển thị thứ tự của các công việc.

Bước 3: Phân công trách nhiệm

Xác định ai chịu trách nhiệm cho từng công việc vì quyền sở hữu rõ ràng đảm bảo trách nhiệm giải trình. Sử dụng Nhiệm vụ ClickUp để phân công và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc, thêm người theo dõi và hơn thế nữa

Bước 4: Đặt quy tắc và kích hoạt

Quyết định điều gì sẽ khởi động từng bước của quy trình làm việc. Là một nhiệm vụ đã hoàn thành, một ngày cụ thể hay một đầu vào bên ngoài? Sau khi đã xác định được điều đó, hãy tự động hóa các kích hoạt bằng ClickUp Automations.

Bước 5: Kiểm tra quy trình làm việc

Thực hiện quy trình để xác định các điểm nghẽn hoặc các bước còn thiếu. Tìm ra các lỗ hổng hoặc lỗi và khắc phục chúng. Tham gia các thành viên trong nhóm và các bên liên quan vào quy trình để đảm bảo bạn đã đáp ứng tất cả các yêu cầu.

Bước 6: Ghi chép và tinh chỉnh

Ghi lại quy trình làm việc để dễ tham khảo và chia sẻ với tất cả các bên liên quan. Dựa trên phản hồi và kinh nghiệm, tiếp tục tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn.

Tập trung tài liệu quy trình làm việc của bạn trong ClickUp Docs để giữ cho tất cả các thành viên trong nhóm đồng bộ.

Những thách thức thường gặp trong việc tạo và triển khai quy trình làm việc

Thiếu sự rõ ràng trong quy trình

Các nhóm có thể không hiểu đầy đủ các bước hoặc mục tiêu của quy trình công việc, dẫn đến sự nhầm lẫn và thiếu hiệu quả. Điều này có thể xảy ra khi các quy trình không được xác định hoặc ghi chép rõ ràng.

Giải pháp: Xác định rõ các quy trình. Lập bản đồ từng bước của quy trình làm việc với sự đóng góp ý kiến của các thành viên trong nhóm sẽ sử dụng quy trình đó. Sử dụng sơ đồ hoặc các công cụ như Bản đồ Tư duy ClickUp để hình dung quy trình.

Sự kháng cự đối với thay đổi

Nhân viên có thể kháng cự việc áp dụng các quy trình làm việc mới, đặc biệt nếu họ đã quen với các phương pháp hiện tại hoặc cho rằng những thay đổi là không cần thiết hoặc quá phức tạp.

Giải pháp: Giải thích cho nhóm lý do đằng sau quy trình công việc. Nêu bật cách thức quy trình này sẽ tiết kiệm thời gian, giảm lỗi và giúp công việc của họ trở nên dễ dàng hơn.

Quy trình làm việc quá phức tạp

Việc tạo quy trình công việc với quá nhiều bước không cần thiết có thể khiến các thành viên trong nhóm cảm thấy quá tải, làm chậm năng suất và dẫn đến lỗi.

Giải pháp: Tránh làm phức tạp quy trình làm việc. Chia quy trình thành các bước dễ quản lý và tập trung vào việc đạt được kết quả mong muốn với mức độ phức tạp tối thiểu.

Công cụ hoặc công nghệ không phù hợp

Các nhóm có thể thiếu các công cụ thích hợp để hỗ trợ triển khai quy trình làm việc, chẳng hạn như phần mềm quản lý dự án, công cụ tự động hóa hoặc tích hợp với các hệ thống hiện có.

Giải pháp: Sử dụng các công cụ quản lý dự án và tự động hóa quy trình làm việc đáng tin cậy như ClickUp. Chọn các nền tảng tích hợp với các hệ thống hiện có và thân thiện với người dùng.

Thông tin liên lạc kém

Việc không truyền đạt mục đích, lợi ích và chi tiết của quy trình làm việc cho nhóm có thể dẫn đến sự thiếu thống nhất và việc áp dụng không hiệu quả.

Giải pháp: Khuyến khích các thành viên trong nhóm chia sẻ phản hồi về quy trình làm việc. Kiểm tra thường xuyên có thể đảm bảo rằng quy trình làm việc được tuân thủ và cải thiện khi cần thiết.

Các silo quy trình làm việc

Nếu quy trình công việc không tính đến sự hợp tác giữa các nhóm, chúng có thể tạo ra các silo, nơi thông tin hoặc công việc quan trọng không được chia sẻ hiệu quả giữa các bộ phận.

Giải pháp: Thúc đẩy sự hợp tác giữa các nhóm và thiết kế quy trình làm việc có tính đến sự phụ thuộc giữa các bộ phận. Bảng điều khiển được chia sẻ hoặc các công cụ tập trung như ClickUp có thể loại bỏ sự cô lập.

Thực thi không nhất quán

Nếu không có sự giám sát thường xuyên, các thành viên trong nhóm có thể đi chệch khỏi quy trình làm việc, dẫn đến kết quả không nhất quán hoặc chậm trễ trong dòng thời gian của dự án.

Giải pháp: Sử dụng các mẫu và tự động hóa để chuẩn hóa quy trình công việc. Theo dõi tiến độ thông qua bảng điều khiển để đảm bảo mọi người đều làm việc đúng tiến độ.

Thiếu đào tạo

Các thành viên trong nhóm có thể gặp khó khăn trong việc tuân thủ quy trình làm việc nếu họ không được đào tạo đúng cách về cách sử dụng các công cụ hoặc hiểu các quy trình liên quan.

Giải pháp: Lập tài liệu về quy trình công việc và cung cấp đào tạo thực hành về các công cụ và quy trình liên quan. Cân nhắc tạo tài liệu dễ hiểu hoặc video hướng dẫn để tham khảo.

Sự thất bại trong việc điều chỉnh quy trình làm việc

Thường xuyên xem xét và cập nhật quy trình làm việc. Khi nhu cầu kinh doanh thay đổi, quy trình làm việc cũng cần phát triển. Các nhóm không xem xét lại và cập nhật quy trình làm việc hiện tại có thể thấy chúng trở nên lỗi thời hoặc không hiệu quả theo thời gian.

Giải pháp: Lên lịch đánh giá định kỳ để xác định các điểm nghẽn, sự trùng lặp hoặc các bước lỗi thời. Sử dụng thông tin chi tiết từ các đánh giá này để tối ưu hóa quy trình làm việc.

Quyền sở hữu không rõ ràng

Khi vai trò và trách nhiệm trong quy trình công việc không được phân công rõ ràng, công việc có thể bị bỏ sót, dẫn đến chậm trễ và sự thất vọng.

Giải pháp: Phân công vai trò và trách nhiệm rõ ràng. Sử dụng các công cụ như quản lý nhiệm vụ của ClickUp để phân quyền sở hữu cho mỗi nhiệm vụ. Xác định rõ trách nhiệm đảm bảo tính trách nhiệm ở mỗi bước.

Tạo và quản lý quy trình làm việc để đạt năng suất cao nhất với ClickUp

Có một ví dụ về quy trình làm việc cho mọi thứ. Nhưng bạn không muốn chuyển đổi giữa các phần mềm quy trình làm việc để thực hiện từng quy trình. Thay vào đó, hãy sử dụng một nền tảng năng suất duy nhất tập trung tất cả các quy trình làm việc của bạn, bất kể kích thước nhóm hoặc ngành của bạn. AKA, ClickUp. 🤓

Trong thư viện các tính năng có thể tùy chỉnh hoàn toàn của ClickUp có Bản đồ Tư duy và công cụ Bảng trắng kỹ thuật số để tạo quy trình làm việc trực quan, hấp dẫn và tự động hóa cho mọi trường hợp sử dụng. Tất cả đều không cần mở tab khác.

Phần mềm bảng trắng kỹ thuật số đang bùng nổ hiện nay, nhưng bạn có biết rằng ClickUp là một trong số ít nền tảng xây dựng tính năng bảng trắng nội bộ? 🏡

Bất kể kinh doanh hay ngành nghề nào, ClickUp sẽ là công cụ yêu thích mới của bạn cho mọi thứ liên quan đến quy trình và quy trình làm việc.

Và chúng tôi đã đề cập đến việc các tính năng này là hoàn toàn miễn phí chưa?

Bắt đầu tiết kiệm thời gian bằng cách tự động hóa và hợp lý hóa các quy trình của bạn trong ClickUp. ♻️

Đăng ký miễn phí ngay hôm nay.