Làm rõ vai trò và trách nhiệm của dự án là rất quan trọng nếu bạn muốn ngăn chặn các vấn đề liên quan đến quản lý dự án như chậm trễ tiến độ, chi phí mở rộng quy mô và hiệu suất thấp, chỉ để nêu một vài ví dụ.
Đó là khi ma trận RACI, còn được gọi là sơ đồ RACI hoặc ma trận phân công trách nhiệm, xuất hiện. 🖼️
Mô hình RACI giúp lập bản đồ tất cả các vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan, mang lại cấu trúc và sự rõ ràng, đồng thời thu hút mọi thành viên trong nhóm tham gia vào việc thực hiện dự án thành công để tránh những sai lầm trong tính toán.
Đây là lý do tại sao nhiều người trong thế giới doanh nghiệp ở các ngành khác nhau, từ chăm sóc sức khỏe đến xây dựng, tin tưởng vào biểu đồ RACI để lập kế hoạch dự án. 🙏
Chúng tôi đã tổng hợp một số ví dụ, mẫu và thực tiễn tốt nhất về ma trận RACI để giúp bạn bắt đầu.
Biểu đồ ma trận RACI là gì?
Ma trận RACI là một phương pháp đơn giản để xác định vai trò và trách nhiệm của dự án, giúp mang lại kết quả mong muốn.
Thuật ngữ này là từ viết tắt của Responsible (Chịu trách nhiệm), Accountable (Chịu trách nhiệm giải trình), Consulted (Được tham khảo ý kiến) và Informed (Được thông báo). Ma trận RACI trong quản lý dự án về cơ bản mô tả các vai trò khác nhau được giao cho các thành viên nhóm tham gia dự án và nêu chi tiết ai làm việc gì.
Bốn vai trò trong mô hình RACI
Chịu trách nhiệm
Người này chịu trách nhiệm thực hiện hành động và đảm bảo rằng các công việc của dự án đang được tiến hành.
Thông thường, đây là thành viên nhóm hoặc quản lý dự án báo cáo cho người thuộc nhóm 'A'. Bạn có thể có nhiều 'R' trong RACI và một số trong số họ cũng có thể tham gia vào quá trình ra quyết định.
Tuy nhiên, bạn không nên phóng đại vấn đề và chỉ định quá nhiều số lượng người chịu trách nhiệm trong ma trận phân công trách nhiệm của mình.
Trách nhiệm
Đó là người đảm bảo tất cả các trách nhiệm được phân công đúng, phê duyệt hoặc từ chối công việc hoặc quyết định (về cơ bản, người này là người ra quyết định) và đảm bảo mọi việc được thực hiện thành công và đúng thời hạn. Theo ma trận RACI, chỉ nên có một 'A'.
Đã tham khảo
Đây là chuyên gia mà nhóm tham khảo ý kiến về các chủ đề và hành động khác nhau. Người này, hoặc nhiều người, cung cấp phản hồi và đánh giá để công việc có thể được thực hiện.
Được thông báo
Người cần được cập nhật tiến độ sau khi mọi việc đã hoàn thành nhưng không trực tiếp tham gia vào quá trình. Người này không tham gia vào việc ra quyết định hoặc thực hiện công việc, cũng không được tham khảo ý kiến về bất kỳ vấn đề nào.
Chúng tôi biết các nhóm quản lý dự án rất thích các từ viết tắt: PMP, KPI, SOW và SME. Danh sách này còn dài, nhưng biểu đồ ma trận RACI giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch cho các quyết định, công việc, cột mốc và vai trò quan trọng.
Đọc thêm: Mẫu bản đồ các bên liên quan
Ưu điểm của Mô hình Biểu đồ RACI
Trong các nhóm quản lý dự án lớn, nơi các thành viên được phân phối trên nhiều bộ phận và phụ thuộc vào các nhóm khác, việc xảy ra nhầm lẫn vai trò là điều khá tự nhiên.
Trong tình huống như vậy, người quản lý dự án hoặc nhóm dự án hàng đầu phải đứng ra đảm bảo rằng mọi thành viên trong mỗi nhóm đều hiểu rõ những gì được mong đợi từ họ. Mọi việc có thể trở nên khó khăn hơn nếu công việc được quản lý và hoàn thành từ xa. Tuy nhiên, đó là lúc ma trận RACI đơn giản ra tay cứu giúp! 🚀
Mô hình biểu đồ RACI mang lại nhiều lợi ích:
- Nó loại bỏ sự nhầm lẫn về vai trò và sự nhầm lẫn về ai là người ra quyết định (có thể là bên chịu trách nhiệm hoặc bên chịu trách nhiệm là người ra quyết định, vì vậy cần phải làm rõ ngay từ đầu)
- Nó khuyến khích tinh thần đồng đội và giao tiếp giữa tất cả mọi người tham gia vào dự án, dẫn đến việc cài đặt kỳ vọng rõ ràng
- Nó ngăn chặn việc phân bổ quá nhiều hoặc quá ít tài nguyên cho thành viên trong nhóm và đảm bảo việc phân bổ lại tài nguyên diễn ra suôn sẻ khi cần thiết
- Điều này có thể đảm bảo rằng ngay cả trong trường hợp phân bổ lại nguồn lực, không có công việc nào bị bỏ sót
- Bằng cách sử dụng nó, bạn sẽ tối ưu hóa giao tiếp, loại bỏ xung đột, xây dựng niềm tin và đảm bảo mức độ tham gia cao
- Cuối cùng, nó giúp cải thiện hiệu quả dự án và tiết kiệm thời gian
Điều đáng đề cập là các ví dụ về ma trận RACI có thể được tạo ra để quản lý bất kỳ mối quan hệ nào, cho dù đó là với khách hàng, nhà tài trợ, khách hàng VIP, người dùng nội bộ, nhà cung cấp, nhà đầu tư, giám đốc điều hành, nhà phân tích hay cơ quan quản lý chính phủ.
Đó là lý do tại sao mô hình này đáp ứng tất cả các yêu cầu của cả kinh doanh B2B và B2C. ✅
Xem thêm: Các giải pháp thay thế cho khung RACI
Ma trận RACI so sánh với các mô hình khác
RACI so với mô hình DACI
Dưới đây là so sánh giữa khung RACI và DACI:
| Aspect | Khung RACI | Khung DACI |
| Định nghĩa | Ma trận phân công trách nhiệm xác định vai trò trong một quy trình hoặc dự án | Một khung ra quyết định giúp làm rõ vai trò trong quá trình ra quyết định nhóm |
| Viết tắt của | Chịu trách nhiệm, Phụ trách, Tư vấn, Thông báo | Người thực hiện, Người phê duyệt, Người đóng góp, Người được thông báo |
| Trọng tâm chính | Làm rõ quyền sở hữu và trách nhiệm công việc trong một dự án | Xác định rõ quyền hạn ra quyết định và mức độ tham gia |
| Được sử dụng cho | Phân công vai trò và trách nhiệm trong quản lý dự án, thực thi quy trình và hoạt động | Hợp lý hóa quy trình ra quyết định trong nhóm, phát triển sản phẩm và chiến lược kinh doanh |
| Vai trò của Chủ thể chính | "Chịu trách nhiệm" thực hiện công việc, trong khi "Chịu trách nhiệm giải trình" đảm bảo hoàn thành công việc | "Người điều phối" chịu trách nhiệm dẫn dắt quá trình ra quyết định |
| Quyền quyết định | Người "Chịu trách nhiệm" có quyền quyết định cuối cùng | Người phê duyệt có quyền quyết định cuối cùng |
| Mức độ hợp tác | Xác định cách các bên liên quan khác nhau đóng góp vào quá trình thực thi | Xác định cách các bên liên quan khác nhau đóng góp vào quá trình ra quyết định |
| Phù hợp nhất cho | Dự án, quy trình công việc và quy trình hoạt động | Phát triển sản phẩm, sáng kiến chiến lược và quyết định quan trọng |
| Lợi ích chính | Đảm bảo quyền sở hữu công việc rõ ràng, tránh nhầm lẫn trong quá trình thực hiện | Tăng tốc quá trình ra quyết định và tránh tắc nghẽn trong các quyết định của nhóm |
| Nhược điểm tiềm ẩn | Có thể dẫn đến sự mơ hồ trong quá trình ra quyết định nếu không được định nghĩa rõ ràng | Có thể làm chậm quá trình thực hiện nếu có quá nhiều người tham gia vào các cuộc thảo luận |
RACI liên quan đến quyền sở hữu công việc, trong khi DACI liên quan đến việc ra quyết định.
RACI so với RASCI
Đôi khi, các nhóm làm việc trong các dự án lớn hoặc phức tạp cũng sử dụng mô hình RASCI. Đây là phiên bản mở rộng của RACI, bổ sung thêm vai trò hỗ trợ (Chịu trách nhiệm, Phụ trách, Hỗ trợ, Tư vấn, Thông báo).
Mô hình này mang lại sự linh hoạt hơn bằng cách công nhận các vai trò hỗ trợ không trực tiếp chịu trách nhiệm.
Giống như trong ma trận RACI, người "Chịu trách nhiệm" vẫn có quyền quyết định cuối cùng. Nhược điểm tiềm ẩn của ma trận này là có thể làm phức tạp việc phân công vai trò nếu "Hỗ trợ" bị lạm dụng hoặc hiểu sai.
Đọc thêm: Mẫu RACI cho Excel
Khi nào sử dụng mô hình biểu đồ RACI
Ma trận RACI có thể được sử dụng cho tất cả các công việc quản lý dự án, từ làm rõ vai trò và công việc của các thành viên trong nhóm đến loại bỏ sự nhầm lẫn và các quy trình bị đình trệ.
Điều tuyệt vời là nó vô cùng linh hoạt và có thể áp dụng cho bất kỳ ngành nào. 🤩
Dưới đây là một số ví dụ về biểu đồ RACI hữu ích:
- Sự nhầm lẫn về vai trò thường cản trở tiến độ và làm chậm quá trình phê duyệt hoặc khi các quyết định được đưa ra một cách tùy tiện, một lần nữa, do sự thiếu minh bạch về vai trò
- Khi quyền hạn, trách nhiệm, vai trò và công việc không được xác định rõ ràng
- Khi không rõ ai là người thực hiện công việc, điều này sẽ dẫn đến nhiều người làm cùng một công việc hoặc không ai làm công việc dự án mà họ nên làm
Ví dụ, bất kỳ nhà quản lý dự án hoặc chủ sở hữu sản phẩm nào cũng bị coi là (sai lầm) chịu trách nhiệm cho mọi chi tiết nhỏ và thành công của nhóm dự án nói chung.
Biểu đồ RACI giúp giảm bớt gánh nặng của các vai trò này. Nó cho phép các nhà phát triển và thiết kế chịu trách nhiệm về phạm vi công việc của mình.
Tuy nhiên, hãy ghi chú rằng RACI không phải là giải pháp phù hợp cho mọi trường hợp.
Nó mang lại hiệu quả tuyệt vời với các dự án lớn, phức tạp liên quan đến nhiều bên liên quan. Mặt khác, nó không phù hợp với các nhóm quản lý dự án nhỏ hơn và các dự án tiến triển nhanh vì nó chỉ làm chậm quá trình ra quyết định và toàn bộ dự án.
Cách tạo mô hình biểu đồ RACI
Trước khi bắt đầu tạo biểu đồ RACI, hãy tính đến các yếu tố sau:
- Tốt nhất, mỗi người nên chỉ chịu trách nhiệm về một loại trách nhiệm
- Người chịu trách nhiệm phải có quyền hạn và có thể cung cấp hướng dẫn và trợ giúp để hoàn thành công việc
- Chỉ định một bên chịu trách nhiệm cho mỗi kết quả đầu ra
- Mỗi công việc phải được liên kết với vai trò Chịu trách nhiệm và Chịu trách nhiệm giải trình, trong khi đó, không bắt buộc phải yêu cầu ý kiến bên ngoài nếu công việc không quá phức tạp
- Các bên liên quan cần được thông báo ngay cả về những thay đổi và cập nhật nhỏ nhất trong dự án
Bây giờ, đây là cách tạo biểu đồ RACI đơn giản:
Bước 1. Xác định kết quả mong đợi
Xác định và liệt kê các công việc chính của dự án cần hoàn thành và liệt kê tất cả chúng ở phía bên trái của biểu đồ RACI, xếp thành hàng dọc.
Đừng bao gồm tất cả các kết quả dự án trong biểu đồ, nếu không bạn sẽ làm cho biểu đồ quá chi tiết và phức tạp, khó sử dụng và khó hiểu.
Bước 2. Xác định vai trò của dự án
Xác định các thành viên của nhóm dự án và vai trò của họ (Chịu trách nhiệm, Phụ trách, Tư vấn và Thông báo) và thêm họ vào đầu biểu đồ, cạnh nhau.
Ví dụ, bạn có thể chọn các vai trò như: giám đốc dự án, quản lý dự án, nhà phân tích kinh doanh, kiến trúc sư kỹ thuật và nhà phát triển ứng dụng.
Ngoài ra, bạn có thể chỉ định vai trò theo tên. Điều này đặc biệt hữu ích vì nó làm rõ ai làm việc gì và liệu nhiều bên liên quan có được giao vai trò tương tự hay không.
Bước 3. Kết nối các điểm
Đã đến lúc kết nối các công việc và vai trò. ♻️
Việc chỉ định người chịu trách nhiệm và người chịu trách nhiệm cho từng công việc là điều bắt buộc, đồng thời bạn cũng nên cân nhắc kỹ về người cần được tham khảo ý kiến và người cần được thông báo về kết quả công việc.
Bước 4. Giải quyết mọi xung đột nếu xảy ra
Tốt nhất, mỗi thành viên trong nhóm chỉ nên được giao một vài trách nhiệm (tối đa hai đến ba).
Nếu có nhiều ô trống, hãy thử phân bổ lại tài nguyên (thay đổi "Người chịu trách nhiệm" thành "Người được tham khảo").
Ngoài ra, nếu có quá nhiều vai trò chịu trách nhiệm, điều này có thể làm chậm quá trình ra quyết định, vì vậy hãy cố gắng chỉ có một người chịu trách nhiệm cho mỗi công việc.
Quá nhiều chữ C cũng có thể gây ra sự chậm trễ cho các nhà quản lý dự án vì một số người trong vai trò tư vấn thường có thể được chuyển sang vai trò Thông báo. Không có vai trò C và I thường chỉ ra sự thiếu giao tiếp trong nhóm.
Mẫu ma trận RACI
Khi bạn cần cảm hứng hoặc hướng dẫn để xây dựng khung RACI, ClickUp cung cấp các mẫu mô hình RACI sẵn sàng sử dụng và có thể chỉnh sửa.
Mẫu kế hoạch RACI của ClickUp
Đây là mẫu tài liệu có biểu đồ xác định và phác thảo vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong nhóm liên quan đến các công việc của dự án. Mẫu lập kế hoạch RACI của ClickUp giúp bạn:
- Phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng thành viên trong nhóm
- Xác định các rủi ro tiềm ẩn và các lĩnh vực cần cải thiện
- Đảm bảo trách nhiệm giải trình trong tất cả các lĩnh vực của dự án
Sử dụng mẫu này, nhóm của bạn có thể duy trì sự tổ chức và lập kế hoạch tốt hơn cùng nhau.
Mẫu Ma trận RACI của ClickUp
Mẫu Ma trận RACI từ ClickUp là một cách hiệu quả để theo dõi các dự án của bạn và đảm bảo rằng mọi người đều biết vai trò của mình trong quy trình.
Sử dụng Chế độ xem trạng thái dự án để dễ dàng theo dõi trạng thái của từng dự án. Chế độ xem lãnh đạo dự án sẽ giúp bạn xác định ai chịu trách nhiệm cho từng công việc, trong khi Chế độ xem nhóm dự án sẽ giúp bạn phân công công việc cho các thành viên trong nhóm.
Đọc thêm: Xem các mẫu ma trận RACI khác
Các trường hợp sử dụng mô hình RACI trong công việc
Ma trận RACI được sử dụng rộng rãi trong các nơi làm việc hiện đại để làm rõ vai trò và trách nhiệm, cải thiện tính trách nhiệm và giảm nhầm lẫn. Dưới đây là một số ví dụ về trường hợp sử dụng chính của ma trận RACI:
1. Quản lý dự án
- Xác định vai trò rõ ràng cho các thành viên trong nhóm trong các dự án
- Đảm bảo trách nhiệm đối với các cột mốc và kết quả dự án
- Ngăn chặn sự chồng chéo vai trò và trùng lặp công việc
Ví dụ
Một dự án phát triển phần mềm có thể sử dụng RACI như sau:
- Chịu trách nhiệm: Nhà phát triển (viết mã)
- Chịu trách nhiệm: Quản lý dự án (đảm bảo dự án được thực hiện)
- Tham khảo ý kiến: Nhà thiết kế UX, Kỹ sư QA (cung cấp thông tin)
- Được thông báo: Lãnh đạo cấp cao (được cập nhật tiến độ)
2. Tối ưu hóa quy trình và tiêu chuẩn hóa
- Giúp các tổ chức hợp lý hóa và ghi chép các quy trình kinh doanh
- Đảm bảo quyền sở hữu rõ ràng cho từng bước trong quy trình công việc
- Giảm tắc nghẽn và sự mơ hồ về vai trò
Ví dụ
Quy trình onboarding nhân viên trong bộ phận Nhân sự có thể được xây dựng dựa trên khung RACI như sau:
- Chịu trách nhiệm: Chuyên viên nhân sự (thực hiện các công việc liên quan đến tuyển dụng)
- Chịu trách nhiệm: Giám đốc nhân sự (đảm bảo hoàn thành)
- Tham khảo ý kiến: IT, Tài chính (về quyền truy cập hệ thống, thiết lập bảng lương)
- Được thông báo: Nhân viên mới, Trưởng nhóm
3. Cộng tác giữa các nhóm đa chức năng
- Làm rõ trách nhiệm trong các nhóm phức tạp (ví dụ: sự phối hợp giữa bộ phận tiếp thị và bán hàng)
- Giảm thiểu sự hiểu lầm khi có sự tham gia của nhiều bộ phận
- Cải thiện hiệu quả trong việc ra mắt sản phẩm và các sáng kiến chiến lược
Ví dụDưới đây là cách xác định vai trò cho việc ra mắt sản phẩm mới liên quan đến tiếp thị, bán hàng và kỹ thuật:
- Chịu trách nhiệm: Nhóm tiếp thị (tạo nội dung quảng cáo)
- Chịu trách nhiệm: Giám đốc sản phẩm (giám sát chiến lược ra mắt)
- Tham khảo ý kiến: Nhóm bán hàng (cung cấp thông tin chi tiết về khách hàng)
- Được thông báo: Giám đốc điều hành, Hỗ trợ khách hàng
4. Công nghệ thông tin và quản lý thay đổi
- Đảm bảo triển khai hệ thống và thay đổi quy trình diễn ra suôn sẻ
- Tránh nhầm lẫn về việc ai chịu trách nhiệm cho việc gì trong quá trình chuyển giao
- Giảm sự kháng cự đối với thay đổi bằng cách thu hút các bên liên quan khóa
Ví dụ
Một cập nhật phần mềm trong tổ chức có thể được chia thành các giai đoạn sau:
- Chịu trách nhiệm: Nhóm CNTT (thực hiện nâng cấp)
- Chịu trách nhiệm: Giám đốc CNTT (đảm bảo hoàn thành)
- Tham khảo ý kiến: Người dùng cuối, Nhóm bảo mật (đưa ra phản hồi về tác động của hệ thống)
- Được thông báo: Tất cả nhân viên (cập nhật khi có thay đổi)
5. Tuân thủ và quản lý rủi ro
- Giúp xác định trách nhiệm tuân thủ quy định
- Đảm bảo tham vấn cần thiết với nhóm pháp lý hoặc bảo mật
- Giảm thiểu rủi ro vi phạm và phạt tiền
Ví dụ
Một quy trình tuân thủ bảo mật dữ liệu có thể phân phối các vai trò như sau:
- Chịu trách nhiệm: Quản lý Bảo vệ Dữ liệu (đảm bảo tuân thủ)
- Chịu trách nhiệm: Giám đốc tuân thủ (chủ sở hữu quy trình)
- Tham khảo ý kiến: Pháp lý, Bảo mật CNTT (cung cấp thông tin pháp lý và kỹ thuật)
- Được thông tin: Tất cả nhân viên (được đào tạo về chính sách dữ liệu)
6. Hỗ trợ khách hàng và quản lý dịch vụ
- Xác định rõ vai trò trong hoạt động dịch vụ khách hàng
- Đảm bảo giải quyết vấn đề kịp thời và trách nhiệm giải trình
- Cải thiện sự hài lòng của khách hàng và thời gian phản hồi
Ví dụ
Xử lý khiếu nại của khách hàng trong một công ty SaaS có thể diễn ra như sau:
- Chịu trách nhiệm: Nhân viên hỗ trợ khách hàng (giải quyết các yêu cầu)
- Chịu trách nhiệm: Quản lý hỗ trợ (đảm bảo tuân thủ SLA)
- Tham khảo ý kiến: Nhóm sản phẩm (về các vấn đề kỹ thuật)
- Được thông báo: Khách hàng (cập nhật trạng thái giải quyết)
7. Tích hợp sau sáp nhập và mua lại (M&A)
- Đảm bảo sự tích hợp có cấu trúc của các nhóm và quy trình
- Xác định ai là người chịu trách nhiệm chính cho các khía cạnh khác nhau của quá trình chuyển đổi
- Giảm thiểu gián đoạn và nâng cao hợp tác
Ví dụ
Sự hợp nhất giữa hai công ty có thể định nghĩa các vai trò như sau:
- Chịu trách nhiệm: Nhóm tích hợp (thực hiện các bước sáp nhập)
- Chịu trách nhiệm: COO (giám sát việc tích hợp)
- Đã tham khảo ý kiến: Nhân sự, Tài chính, CNTT (cung cấp kiến thức chuyên môn)
- Được thông tin: Nhân viên, Nhà đầu tư
8. Các nhóm Agile và DevOps
- Xác định rõ trách nhiệm trong các quy trình làm việc linh hoạt
- Giúp cân bằng quyền sở hữu trong các thực tiễn DevOps
- Cải thiện sự hợp tác giữa các nhóm phát triển và vận hành
Ví dụ
Các vai trò trong quy trình triển khai liên tục có thể được chia thành như sau:
- Chịu trách nhiệm: Kỹ sư DevOps (triển khai và giám sát các bản cập nhật)
- Chịu trách nhiệm: Giám đốc kỹ thuật (đảm bảo quá trình phát hành diễn ra suôn sẻ)
- Tham khảo ý kiến: Nhóm QA, Nhóm bảo mật (xác thực mã)
- Được thông báo: Nhà phát triển, Nhóm kinh doanh
Mô hình RACI là một công cụ đa năng đảm bảo sự rõ ràng, trách nhiệm và hiệu quả trong các hàm khác nhau tại nơi làm việc hiện đại. Cho dù là quản lý dự án, CNTT, tuân thủ hay dịch vụ khách hàng, RACI giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn bằng cách loại bỏ sự nhầm lẫn về vai trò.
Phần thưởng: Mẫu ma trận
Ví dụ về Ma trận RACI trong ClickUp
Với ClickUp, việc tạo ma trận RACI lý tưởng của bạn trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Hãy xem ClickUp mang lại sự linh hoạt như thế nào trong việc tạo biểu đồ RACI. Chúng tôi đã tạo 5 mẫu biểu đồ RACI trong ClickUp.
1. Biểu đồ RACI đơn giản trong chế độ xem tài liệu
Dưới đây là một ví dụ hoàn hảo về những gì chúng tôi đã giải thích ở trên. Tài liệu ClickUp có thể được sử dụng để tạo biểu đồ RACI mà không làm phức tạp vấn đề.
Các bên liên quan ở bên trái, vai trò ở trên cùng và bên phải. Jack, Sabrina và Selena chịu trách nhiệm quản lý chương trình, Caroll chịu trách nhiệm giải trình, Samatha được tham vấn và Ahmed được thông báo.
Thật tuyệt vời khi chỉ có một người chịu trách nhiệm về vai trò Kế toán trong quản lý chương trình. Điều này cũng áp dụng cho tiếp thị chiến dịch, thiết kế, tiếp thị sản phẩm, phân tích dữ liệu, tiếp thị thương hiệu và thành công của khách hàng!
Cũng dễ dàng nhận thấy rằng không có tài nguyên nào bị phân bổ quá mức. Jack là người chịu trách nhiệm quản lý chương trình, tiếp thị thương hiệu và thành công của khách hàng, đồng thời chịu trách nhiệm về tiếp thị chiến dịch, được thông báo về tiếp thị sản phẩm và được tham vấn về phân tích dữ liệu.
2. Ma trận RACI được mã hóa màu trong chế độ xem danh sách
Chế độ xem Danh sách của ClickUp cho phép chúng ta đi sâu hơn vào biểu đồ RACI. Nó cũng cho phép bạn thêm màu sắc vào toàn bộ khái niệm để làm cho việc quản lý dự án đôi khi tẻ nhạt trở nên mới mẻ hơn. 🌈
Bạn có thể chọn giữa các màu sắc khác nhau cho các vai trò. Chúng tôi sử dụng màu xanh lam cho Người chịu trách nhiệm, màu xanh lục cho Người chịu trách nhiệm giải trình, v.v. Bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh bảng và các vai trò theo ý thích của mình.
Ở đây, chúng tôi cũng có cách định vị vai trò và công việc hơi khác một chút. Các công việc của dự án được liệt kê ở bên trái, xếp dưới nhau, trong khi tên và trách nhiệm được đặt ở trên cùng và bên phải (nếu bạn thích cách hiển thị này, thì hoàn toàn không có vấn đề gì).
Bạn cũng có thể xem các cờ ưu tiên để chỉ hướng cho mọi người và chỉ ra những công việc cần được xử lý càng sớm càng tốt và những công việc có thể chờ một chút. 🚩
3. Mô hình RACI trong chế độ xem bảng
Chế độ xem Bảng của ClickUp cho phép bạn xem chi tiết hơn biểu đồ RACI của mình. Ngoài việc xem vai trò, nhiệm vụ và ưu tiên, bạn còn có thể theo dõi trạng thái của từng nhiệm vụ từ biểu đồ.
Trạng thái có thể tùy chỉnh hoàn toàn; đây chỉ là ví dụ về cách bạn có thể đặt tên và màu sắc cho từng trạng thái.
4. Ví dụ về biểu đồ RACI được nhóm theo trạng thái trong ClickUp
Trong chế độ xem Bảng, ClickUp cũng cho phép bạn lọc và nhóm các nhiệm vụ theo tên, vai trò, trạng thái, ưu tiên, v.v.
Điều này cho phép bạn đi sâu hơn vào các chi tiết cụ thể của biểu đồ RACI và xem công việc nào đang tiến độ, công việc nào chưa được thực hiện và công việc nào đã hoàn thành.
5. Vai trò RACI trong Bảng trắng ClickUp
Bảng trắng ClickUp giúp bạn dễ dàng hình dung các công việc, vai trò và chức năng riêng biệt, tất cả chỉ với một vài màu sắc.
Điều này đảm bảo mọi người làm việc như một nhóm, hầu như không có chỗ cho xung đột hoặc tinh thần làm việc thấp.
Đọc thêm: Mẫu bản đồ nhận thức
Các phương pháp hay nhất để sử dụng biểu đồ RACI
Việc tạo ma trận RACI hoặc ma trận trách nhiệm một cách hiệu quả sẽ đảm bảo sự rõ ràng trong vai trò và trách nhiệm. Dưới đây là một số phương pháp hay nhất để làm theo:
1. Xác định rõ phạm vi
Xác định quy trình, dự án hoặc quy trình công việc cần biểu đồ RACI và đặt mục tiêu rõ ràng để đảm bảo phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Giữ tập trung để tránh sự phức tạp không cần thiết.
2. Xác định tất cả các hoạt động và công việc quan trọng
Danh sách tất cả các công việc, quyết định hoặc kết quả cần phân công vai trò. Đảm bảo các công việc cụ thể và có thể thực hiện được, không quá rộng hoặc mơ hồ
Ví dụ: Thay vì "Quản lý dự án", hãy sử dụng "Xác định phạm vi dự án", "Phê duyệt ngân sách" hoặc "Giám sát tiến độ".
3. Xác định và lập danh sách các bên liên quan
Xác định tất cả các vai trò sẽ tham gia vào quy trình (nhóm, cá nhân, bộ phận). Sử dụng vai trò hoặc tiêu đề công việc thay vì tên để đảm bảo khả năng mở rộng.
Ví dụ: Sử dụng "Giám đốc tiếp thị" thay vì "John Doe. "
4. Phân công vai trò RACI một cách cẩn thận
Mỗi vai trò trong ma trận phải có trách nhiệm rõ ràng, riêng biệt.
- Mỗi công việc phải có chính xác một người "Chịu trách nhiệm" để tránh nhầm lẫn
- Giảm thiểu số vai trò "Tham khảo ý kiến" để hợp lý hóa quá trình ra quyết định
- Cân bằng trách nhiệm để tránh quá tải cho một người hoặc một nhóm
Hãy nhớ rằng, quá nhiều vai trò "Chịu trách nhiệm" hoặc "Tham khảo ý kiến" sẽ làm chậm quá trình thực thi.
5. Xác minh và đạt được sự đồng thuận
Xem lại biểu đồ với tất cả các bên liên quan chính để đảm bảo tính chính xác và giải quyết mọi xung đột hoặc trùng lặp vai trò. Đảm bảo sự ủng hộ từ lãnh đạo và các thành viên trong nhóm.
6. Giữ cho nó đơn giản và dễ đọc
Tránh làm ma trận trách nhiệm trở nên quá phức tạp với quá nhiều chi tiết. Ma trận phải dễ tiếp cận với tất cả các bên liên quan và dễ hiểu cho mọi người.
Sử dụng mã màu hoặc định dạng để hiển thị rõ hơn
✅ Dưới đây là ví dụ về định dạng RACI:
| Công việc | Người chịu trách nhiệm (R) | Trách nhiệm (A) | Được tham khảo (C) | Được thông tin (I) |
| Xác định phạm vi dự án | Quản lý dự án | Nhà tài trợ | Các bên liên quan | Thành viên nhóm |
| Phê duyệt ngân sách | Trưởng bộ phận Tài chính | Giám đốc Tài chính (CFO) | Quản lý dự án | Trưởng phòng |
| Phát triển chiến lược tiếp thị | Nhóm tiếp thị | Giám đốc Marketing | Nhóm bán hàng | Lãnh đạo cấp cao |
7. Thường xuyên xem xét và cập nhật
Cập nhật biểu đồ RACI khi dự án phát triển.
Đánh giá lại vai trò khi có thay đổi trong nhóm, ưu tiên mới hoặc thay đổi quy trình làm việc. Giữ cho vai trò phù hợp với trách nhiệm trong thực tế
8. Giao tiếp và đào tạo các nhóm
Đảm bảo mọi người hiểu rõ vai trò của mình và cách RACI áp dụng cho họ.
Đào tạo nhân viên mới về cách sử dụng RACI hiệu quả và khuyến khích các nhóm tham khảo biểu đồ RACI khi có thắc mắc.
9. Sử dụng biểu đồ RACI như một tài liệu sống
Tích hợp ma trận RACI vào tài liệu dự án, cuộc họp và quy trình làm việc để thực hiện tốt hơn.
Đọc thêm: Ví dụ về cấu trúc tổ chức ma trận
Ai được lợi từ việc sử dụng biểu đồ RACI?
Quản lý dự án
Biểu đồ RACI là một công cụ hữu ích cho các nhà quản lý dự án cần theo dõi các công việc và vai trò khác nhau liên quan đến một dự án. Bằng cách theo dõi các vai trò này, biểu đồ giúp đảm bảo rằng mọi người tham gia vào dự án đều chịu trách nhiệm về công việc của mình.
Các nhà lãnh đạo kinh doanh
Biểu đồ RACI cũng hữu ích cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm. Biểu đồ này cũng có thể được sử dụng để xác định những lỗ hổng trong vai trò và trách nhiệm, đồng thời giúp phát triển kế hoạch hiệu quả để phân bổ nguồn lực phù hợp.
Tài nguyên hữu ích cho nhà quản lý dự án 😎
- Công cụ quản lý dự án miễn phí
- Mẹo quản lý dự án để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn
- Cách quản lý nhiều dự án thành công
- Cách tạo kế hoạch dự án
Cách cấu trúc dự án của bạn: Các phương pháp hay nhất
Phần thưởng: Công cụ miễn phí cho nhà quản lý dự án
RACI để dự án thành công với ClickUp!
Từ viết tắt RACI rất hữu ích để xác định vai trò và trách nhiệm — nó cung cấp hơn một bản phác thảo rõ ràng, vì vậy công việc của bạn là đảm bảo rằng công việc và trách nhiệm được phân bổ công bằng. Nó cũng mô tả các công việc của dự án cần phải hoàn thành trước để loại bỏ sự nhầm lẫn và tắc nghẽn.
Bây giờ bạn đã xem các ví dụ về ma trận RACI, đến lượt bạn thử tự làm! Tải một trong các mẫu, chẳng hạn như mẫu RACI của ClickUp, tùy chỉnh theo ý thích của bạn và bắt đầu phân công nhiệm vụ và trách nhiệm hiệu quả hơn.
Nhưng đó không phải là tất cả những gì bạn có thể sử dụng ClickUp. Với bảng trắng hợp tác, hỗ trợ AI, hơn 15 chế độ xem tùy chỉnh, theo dõi mục tiêu, quản lý kiến thức, giao tiếp và quản lý công việc, ClickUp là công cụ quản lý dự án duy nhất bạn cần. Hãy dùng thử Gói Miễn phí vĩnh viễn ngay hôm nay.