Một dự án thiếu tổ chức sẽ dẫn đến hỗn loạn, và hỗn loạn sẽ dẫn đến công việc kém hiệu quả. 😵💫
Các nhà quản lý dự án đã có đủ việc phải làm, bạn không cần phải phát minh lại bánh xe để hoàn thành công việc chất lượng cao một cách nhanh chóng, hiệu quả và đúng hạn. ⚙️
Thay vào đó, hãy tập trung nỗ lực vào nhóm của bạn và khối lượng công việc của họ bằng cách dựa vào giải pháp quản lý dự án năng động được thiết kế để thực hiện những công việc nặng nhọc cho bạn.
Điều này không có gì mới mẻ — chúng tôi biết phần mềm quản lý dự án phù hợp có thể cải thiện mức độ căng thẳng hàng ngày của bất kỳ nhà quản lý dự án nào, nhưng những công cụ này chỉ mạnh mẽ khi người sử dụng chúng biết cách sử dụng! Thực sự, đầu tư vào tất cả các tính năng đó để làm gì nếu bạn không biết cách tích hợp chúng vào quy trình làm việc và chia sẻ với nhóm?
Đó là lúc các mẫu phát huy tác dụng. 🙌🏼
Ngày nay, có mẫu cho mọi thứ và chúng có thể là tài sản mạnh mẽ để hợp lý hóa một số khía cạnh tốn thời gian nhất của quản lý dự án như phát triển ý tưởng mới, lập kế hoạch toàn bộ dự án và quản lý quy trình làm việc.
Nếu bạn đang gặp phải những khó khăn này, muốn làm mới quy trình hiện tại hoặc chỉ đơn giản là cần hoàn thành công việc càng sớm càng tốt, thì blog này là dành cho bạn. Chúng tôi đã tìm kiếm trong vô số mẫu để mang đến cho bạn danh sách 11 mẫu ma trận được tuyển chọn để quản lý, tổ chức và thực hiện các quy trình quản lý dự án của bạn, từ brainstorming đến thực hiện. 📈
Mẫu ma trận là gì?
Các mẫu ma trận giúp tổ chức và sắp xếp các ý tưởng của bạn theo tính khả thi của dự án và giá trị đối với người dùng. Nói cách khác, mẫu ma trận sẽ giúp bạn tạo ra quy trình và hệ thống quản lý để xác định những dự án tiềm năng nào có khả năng xảy ra và thành công nhất.
Tin tốt là, bất kể phong cách làm việc của bạn là gì, bạn đều có thể sử dụng sơ đồ ma trận cho mọi trường hợp
Bạn có thể thêm các cột hoặc hàng bổ sung cho sơ đồ ma trận để chứa các dữ liệu lớn, chi tiết bổ sung, phương tiện truyền thông hoặc bối cảnh. Nhưng không có gì là bắt buộc, quan trọng là những gì phù hợp nhất với bạn!
Bảng tính, bảng và sơ đồ là những khung tuyệt vời để xây dựng ma trận của bạn, khiến các công cụ như Microsoft Excel và PowerPoint trở thành những lựa chọn phổ biến cho các tài nguyên này. Tuy nhiên, chỉ vì những công cụ này phổ biến không có nghĩa là chúng là công cụ hữu ích, trực quan hoặc linh hoạt nhất. 👀
Đây là một phần lý do tại sao các mẫu ma trận là điểm khởi đầu rất quan trọng. Chúng đặt nền tảng để giúp bạn bắt đầu sử dụng các công cụ này hiệu quả hơn và quan trọng hơn, chúng giúp bạn tạo sơ đồ ma trận nhanh hơn!
P. S. , chúng tôi đã bao gồm các mẫu cho Excel, PowerPoint và hơn thế nữa, vì vậy bạn không cần phải thay đổi phần mềm ưa thích của mình để bắt đầu tận dụng tối đa mẫu ma trận của mình. 🙂
Nhưng một mẫu ma trận tốt thực sự trông như thế nào? Và những yếu tố bắt buộc bạn cần biết trước khi tải xuống là gì? Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn. 🤓
Những điều cần tìm trong mẫu ma trận tiếp theo của bạn
Các mẫu ma trận tốt nhất là:
- Có thể tùy chỉnh
- Hợp tác
- Dễ dàng chỉnh sửa
- Rất trực quan
- Dễ sử dụng và dễ đọc
Điều này nghe có vẻ đơn giản nhưng thực tế không dễ để tìm được các mẫu xuất sắc trong từng lĩnh vực này.
Nếu mẫu của bạn không thể tùy chỉnh thì TBH đó không phải là mẫu. Mẫu ma trận cung cấp một khung sẵn sàng để xây dựng sơ đồ ma trận của bạn. Chúng không chỉ cung cấp không gian để bạn điền chi tiết dự án của mình mà còn hướng dẫn bạn về thông tin nào cần điền vào đâu.
Một trong những lợi ích chính của việc tạo sơ đồ ma trận là trực quan hóa và truyền đạt rõ ràng các ưu tiên hàng đầu của bạn theo thứ tự mức độ khẩn cấp, tầm quan trọng và khả thi. Với bất kỳ mẫu ma trận nào sau đây, bạn sẽ có thể bắt đầu sắp xếp hoặc lọc các ý tưởng dự án của mình để đầu tư thời gian một cách hiệu quả nhất.
Vậy thì không cần dài dòng, hãy bắt tay vào làm ngay. 🛠
Đọc thêm: Ví dụ về ma trận RACI
11 mẫu ma trận mà mọi nhà quản lý dự án cần có
Sơ đồ ma trận cân nhắc rủi ro tiềm ẩn so với lợi ích tiềm năng của bất kỳ ý tưởng nào. Về lý thuyết, bạn thậm chí có thể tạo sơ đồ ma trận để xác định mẫu nào phù hợp với mình!
Mặc dù bạn có thể tạo sơ đồ ma trận từ đầu, nhưng các mẫu sẽ giúp bạn thêm các thông tin quan trọng nếu cần và quan trọng hơn là giúp bạn tạo sơ đồ nhanh chóng. 💨
Hơn nữa, chúng còn rất đẹp mắt! Khi giải thích lựa chọn của bạn cho cấp trên hoặc các bên liên quan quan trọng, các mẫu ma trận có thể là công cụ hỗ trợ trực quan rõ ràng và dễ hiểu để trình bày ý tưởng một cách nhanh chóng.
Sử dụng bất kỳ mẫu ma trận nào trong số 11 mẫu này để mang yếu tố trực quan và hợp tác vào quá trình ra quyết định quản lý dự án của bạn bằng ClickUp, PowerPoint và Google Slides.
1. Mẫu ma trận quyết định lưới giả định của ClickUp
Cho dù bạn đang lập kế hoạch ngân sách, quản lý bộ phận hay tạo chiến dịch tiếp thị, mẫu ra quyết định chiến lược là điều bắt buộc đối với bất kỳ công nghệ nào. ClickUp không chỉ là nền tảng năng suất tối ưu để quản lý các dự án nặng nề này, mà Mẫu Ma trận Quyết định Giả định của ClickUp còn là mẫu tối ưu để đưa ra các lựa chọn liên quan một cách dễ dàng và tự tin.
Mẫu ma trận có thể tùy chỉnh và linh hoạt này sắp xếp các ý tưởng của bạn dựa trên mức độ chắc chắn và rủi ro bằng cách sử dụng Bảng trắng cộng tác của ClickUp. Trên sơ đồ được tạo sẵn này, bạn có thể thêm bối cảnh quan trọng cho từng ý tưởng trên ghi chú dán riêng, sau đó sắp xếp chúng theo ma trận được mã hóa bằng màu sắc.
Sơ đồ ma trận này bao gồm các nội dung cơ bản và để lại không gian cho bạn thêm chi tiết, màu sắc và phương tiện truyền thông khi ý tưởng của bạn phát triển. Ngoài ra, mặc dù phần mềm bảng trắng kỹ thuật số là một công cụ quản lý dự án phổ biến, Bảng trắng ClickUp là lựa chọn duy nhất cho phép bạn biến bất kỳ ý tưởng nào thành nhiệm vụ có thể thực hiện được. Điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng mẫu này để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho ý tưởng hàng đầu của mình và ngay lập tức tạo và phân công nhiệm vụ để xây dựng toàn bộ quy trình làm việc.
Một lợi ích lớn khác của việc sử dụng mẫu ClickUp này? Nó tự động áp dụng Hướng dẫn bắt đầu Tài liệu ClickUp để hướng dẫn bạn từng chi tiết và đảm bảo bạn sử dụng mẫu này một cách hiệu quả nhất.
2. Mẫu ma trận tác động và nỗ lực của ClickUp
Quá trình ra quyết định chiến lược bao gồm xác định vấn đề, thu thập thông tin, xác định các phương án thay thế và theo dõi kết quả. Mẫu Ma trận tác động và nỗ lực của ClickUp giúp đơn giản hóa quá trình này bằng cách hỗ trợ các nhà quản lý dự án xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và sắp xếp các giải pháp dựa trên nỗ lực và khả năng tác động.
Còn được gọi là ma trận ưu tiên hành động, mẫu có thể tùy chỉnh này rất phổ biến trong giới quản lý cũng như các nhóm, giúp các thành viên ưu tiên công việc của mình hiệu quả hơn và nhanh chóng xác định nơi sử dụng thời gian hiệu quả nhất. Với khối lượng công việc chiến lược hơn khi sử dụng Bảng trắng ClickUp, Mẫu Ma trận Nỗ lực Tác động giúp các nhóm tối ưu hóa dòng thời gian và nguồn lực của dự án để đạt được mục tiêu đồng thời giảm thiểu thời gian và nỗ lực lãng phí.
Tính linh hoạt và thiết kế trực quan làm cho mẫu ma trận này trở nên hữu ích cho các nhà quản lý dự án, trưởng nhóm và chuyên gia scrum muốn tối đa hóa năng suất của nhóm.
Mẫu Ma trận Nỗ lực Tác động ClickUp vẽ biểu đồ các hoạt động so với:
- Mức độ nỗ lực: Hiển thị sức chứa và nguồn lực cần thiết để đạt được kết quả mong muốn
- Mức độ tác động: Để xác định giá trị của kết quả đối với dự án hoặc công ty
3. Mẫu ma trận nhắn tin của ClickUp
Vậy là bạn đã dành nhiều tháng để phát triển một sản phẩm mới — giờ là lúc chia sẻ nó với thế giới! Trước khi ra mắt, hãy đảm bảo rằng bạn đã chọn các kênh phù hợp để tiếp cận đối tượng mục tiêu.
Mẫu Ma trận Tin nhắn của ClickUp giúp bạn tận dụng các chiến lược nhắn tin hiệu quả nhất với lộ trình được xây dựng sẵn và có thể tùy chỉnh để định vị thương hiệu của bạn.
Các doanh nghiệp thường dựa vào các chiến dịch quảng cáo để tạo sự chú ý và sự nhiệt tình xung quanh sản phẩm của họ trước khi ra mắt. Mẫu ma trận này tóm tắt và hệ thống hóa thông điệp của thương hiệu bạn để đảm bảo bất kỳ nội dung nào bạn đưa ra đều phù hợp với giá trị cốt lõi của bạn.
Thư mục chứa đầy các tính năng như Thẻ, trạng thái tùy chỉnh và nhiều chế độ xem dự án để giúp bạn bao quát các mục hành động quan trọng của một sản phẩm ra mắt thành công cho email, nền tảng xã hội, bản sao trang web và SMS.
4. Mẫu Ma trận Eisenhower của ClickUp
Mẫu Ma trận Eisenhower của ClickUp là điểm khởi đầu tuyệt vời cho người mới bắt đầu sử dụng sơ đồ ma trận. Sử dụng Bảng trắng ClickUp và chế độ xem Danh sách, mẫu này giúp những người có tư duy trực quan và giải quyết vấn đề quản lý công việc, thời gian và ý tưởng.
Trên thực tế, mẫu đơn giản nhưng hiệu quả này là mục yêu thích của các nhà quản lý dự án để nhanh chóng sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh và phát triển ý tưởng từ giai đoạn lập kế hoạch trên Bảng trắng cộng tác của họ.
Mẫu Ma trận Eisenhower của ClickUp là nguồn thông tin cập nhật và đáng tin cậy trong suốt quá trình quản lý dự án, giúp các nhóm hiểu rõ hơn về các ưu tiên và kết quả cần đạt được trong dòng thời gian của dự án.
Sơ đồ ma trận Bảng trắng của chúng tôi bao gồm bốn phần dựa trên Mức độ khẩn cấp và Mức độ quan trọng để các nhà quản lý dự án có thể xóa, phân công, thực hiện hoặc quyết định một cách hiệu quả về cách thúc đẩy các mục hành động sắp tới:
- Quadrant 1 dành cho các công việc quan trọng hoặc khẩn cấp
- Quadrant 2 dành cho các công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp
- Quadrant 3 dành cho các công việc ít quan trọng hơn nhưng khẩn cấp
- Quadrant 4 dành cho các công việc ít quan trọng và không khẩn cấp
Bonus: Bốn góc nợ kỹ thuật
5. Mẫu ma trận ưu tiên của ClickUp
Nếu bạn đang tìm kiếm một mẫu ma trận để sắp xếp các công việc của mình và đảm bảo không có việc quan trọng nào bị bỏ sót, bạn cần Mẫu Ma trận Ưu tiên của ClickUp! Mẫu này là một công cụ ra quyết định giúp bạn tập trung vào các mục tiêu dài hạn bằng cách cung cấp một bản phác thảo để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc khẩn cấp.
Điểm tuyệt vời của mẫu ma trận Bảng trắng này là nó có thể được tùy chỉnh và áp dụng cho hầu hết mọi trường hợp sử dụng, lý tưởng cho các nhóm bận rộn, toàn bộ bộ phận hoặc các nhà quản lý muốn tăng năng suất tổng thể. Theo kiểu sơ đồ ma trận thực sự, mẫu được tạo sẵn này giúp phân tích các công việc bằng cách chia chúng thành bốn phần:
- Quadrant 1 cho các công việc khẩn cấp cần làm trước tiên
- Quadrant 2 dành cho các công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp mà bạn có thể Làm sau
- Quadrant 3 dành cho các công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp cần phân công
- Quadrant 4 cho các công việc cuối cùng có thể Loại bỏ
6. Mẫu Bảng trắng Ma trận BCG của ClickUp
Còn được gọi là ma trận tăng trưởng-chia sẻ, Mẫu Bảng trắng Ma trận BCG của ClickUp là một khung quản lý danh mục đầu tư cho các công ty quy mô vừa và lớn để quản lý các dòng sản phẩm của họ.
Mẫu ma trận BCG này sắp xếp các sản phẩm trong danh mục đầu tư thành các danh mục dễ quản lý dựa trên các yếu tố như giá cả (mức độ phổ biến), chất lượng (cao cấp) và chức năng. Mẫu này đặc biệt hữu ích cho các nhà quản lý dự án nhờ tính dễ sử dụng và khả năng truyền tải thông tin phức tạp và trừu tượng một cách trực quan.
Tăng trưởng và thị phần là hai chỉ số chính để xác định thành công của một sản phẩm bằng cách sử dụng mẫu này và chúng được thể hiện dọc theo hai trục để tạo ra bốn phần của ma trận:
- Cash Cows: Đại diện cho các sản phẩm có thị phần cao nhưng thuộc danh mục tăng trưởng thấp
- Chó: Đại diện cho các sản phẩm có tỷ lệ chia sẻ thấp, lợi nhuận thấp trong một ngành công nghiệp đã trưởng thành và nên ngừng sản xuất
- Sao: Là các sản phẩm hiệu suất cao cần đầu tư liên tục để vượt qua đối thủ cạnh tranh và duy trì thị phần
- Dấu hỏi Dấu chấm: Các sản phẩm trong danh mục này cần được phân tích sâu hơn. Đầu tư có thể biến các sản phẩm này thành nguồn thu nhập ổn định hoặc thất bại và trở thành sản phẩm kém chất lượng
7. Mẫu ma trận phân tích các bên liên quan của ClickUp
Bất kể bạn đã dành bao nhiêu thời gian và công sức để xây dựng kế hoạch cho sáng kiến mới của mình, tất cả đều phụ thuộc vào sự chấp thuận của các bên liên quan đến dự án. 😳
Điều quan trọng là phải đảm bảo sự đồng thuận và chấp thuận của các bên liên quan trong dự án của bạn, cho dù đó là đồng nghiệp, cấp trên hay khách hàng. Các bên liên quan cần nhanh chóng và dễ dàng hiểu được dự án của bạn phù hợp với bức tranh kinh doanh tổng thể như thế nào.
Mẫu Ma trận Phân tích các bên liên quan của ClickUp giúp các nhóm và quản lý dự án xác định cách thức tương tác phù hợp với các nhà lãnh đạo, khách hàng hoặc các bên liên quan tiềm năng dựa trên quyền lực, ảnh hưởng và lãi suất.
Phân tích toàn diện này sử dụng sơ đồ ma trận để xác định và sắp xếp thứ tự ưu tiên của các bên liên quan chính dựa trên ảnh hưởng và lãi suất của mỗi người. Trong trường hợp này, phân tích các bên liên quan giúp bạn chuẩn bị sẵn sàng cho việc vận động cần thiết và những phản đối có thể gặp phải.
Còn được gọi là lưới lãi suất điện, mẫu quản lý dự án Bảng trắng ClickUp này giúp bạn:
- Gây dựng lòng tin để giành được sự ủng hộ cho các dự án trong tương lai
- Thu thập thông tin quan trọng để dự án thành công
- Lập kế hoạch trước và chuẩn bị cho những trở ngại có thể xảy ra
- Bảo mật tài nguyên và đầu tư để duy trì tiến độ
8. Mẫu ma trận Pugh của ClickUp
Việc đưa ra quyết định về một sản phẩm hoặc quy trình có thể rất khó khăn, đặc biệt là khi bạn phải so sánh nhiều yếu tố. Để giúp việc này trở nên dễ dàng hơn, hãy sử dụng Mẫu Ma trận Pugh của ClickUp! Mẫu này cung cấp cho bạn một cách đơn giản để cân nhắc các lựa chọn một cách nhanh chóng và chính xác, từ đó bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt.
Mẫu Ma trận Pugh giúp các nhóm:
- Đánh giá các tùy chọn sản phẩm với ưu và nhược điểm tại một nơi
- Hình dung thiết kế sản phẩm nào có tiềm năng nhất
- Ra quyết định dựa trên dữ liệu để tiến triển
9. Mẫu ma trận PowerPoint
Cho dù bạn đang tạo đánh giá dự án hay sơ đồ SWOT, Mẫu ma trận PowerPoint sẽ giúp bạn hoàn thành công việc. 💪🏼
Mẫu có thể tùy chỉnh này thực sự nổi bật nếu bạn muốn giới thiệu các quy trình phát triển sản phẩm, nêu bật luồng thông tin hoặc xây dựng các sơ đồ ma trận phức tạp để cân nhắc các ý tưởng dựa trên nhiều yếu tố khác nhau.
Mặc dù PowerPoint đã có sẵn các kiểu ma trận, nhưng chúng khá cũ. Mẫu này sẽ giúp sơ đồ của bạn trông thẩm mỹ hơn và dễ đọc hơn với nhiều kiểu thiết kế khác nhau để phù hợp với các dự án khác nhau.
10. Mẫu ma trận ra quyết định cho PowerPoint
Là một nhà quản lý dự án, bạn sẽ phải đưa ra nhiều quyết định khó khăn, nhưng mẫu này cung cấp một cấu trúc rõ ràng để giúp loại bỏ cảm xúc và phỏng đoán khỏi quá trình ra quyết định của bạn.
Mẫu Ma trận ra quyết định có thể được sử dụng trong PowerPoint hoặc Google Slides và đi kèm với ba thiết kế trang chiếu, giúp bạn có tài liệu trực quan hữu ích để biện minh cho các quyết định quan trọng trước quản lý và các bên liên quan trong các cuộc họp.
Đặc biệt khi trình bày đánh giá rủi ro, mô hình hóa ma trận quyết định có trọng số hoặc đề xuất phân tích nguyên nhân gốc rễ, mẫu này sẽ giúp bạn đưa ra và truyền đạt các kết luận khả thi cho một phạm vi rộng các chủ đề.
11. Mẫu ma trận giao tiếp
Điểm tuyệt vời của mẫu này là nó có thể được sử dụng cho Google Slides, PowerPoint hoặc Keynote! Mẫu Ma trận Giao tiếp rất hữu ích bất cứ khi nào người quản lý dự án, bộ phận nhân sự hoặc trưởng nhóm muốn thông báo ai là người phụ trách giai đoạn nào của dự án và kết quả mong đợi.
Mẫu này rất phù hợp để tạo kế hoạch hành động để phân phối trong toàn bộ bộ phận của bạn. Bạn có thể tùy chỉnh từng cột tùy theo trường hợp sử dụng cụ thể để truyền đạt các thông tin như các mục hành động sắp tới, các lĩnh vực cơ hội hoặc kế hoạch ngân sách, sau đó phân chia những người tham gia vào các bước tiếp theo.
Đây cũng là một tài liệu trực quan hữu ích để bổ sung vào quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP) của bạn, mô tả các kênh giao tiếp phù hợp và hướng dẫn giao tiếp nội bộ đề xuất với các bộ phận khác, quản lý hoặc các bên liên quan.
Trong mẫu ma trận này, các danh mục giao tiếp nội bộ khác nhau được sắp xếp thành các cột riêng biệt, bao gồm:
- Định dạng: Phương tiện giao tiếp như email, cuộc gọi video, trò chuyện và nhắn tin
- Tần suất: Tần suất bạn nên gửi tin nhắn
- Chủ sở hữu: Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm xử lý yêu cầu
- Phân phối: Các bộ phận liên quan
- Escalation: Các phương pháp xử lý và chuyển tiếp câu hỏi hoặc yêu cầu
Hãy xem các mẫu kế hoạch truyền thông này!
Tài nguyên liên quan
- Mẫu OKR
- Mẫu biểu đồ RACI
- Mẫu Agile
- Mẫu quy trình công việc
- Mẫu quản lý sản phẩm
- Ví dụ về cấu trúc tổ chức ma trận
Giải pháp 'duy nhất' cho nhu cầu mẫu ma trận của bạn
Các mẫu ma trận có thể chỉnh sửa giúp các nhóm có một lộ trình rõ ràng và đơn giản để cải thiện giao tiếp và hợp tác.
Cho dù đó là giữa các bên liên quan hàng đầu hay một vài thành viên trong nhóm, việc làm rõ mục tiêu và ý tưởng dự án sẽ giúp tăng đáng kể cơ hội hoàn thành công việc đúng hạn — vì thực tế là, không ai thích làm việc trong một dự án thiếu thông tin.
May mắn thay, ClickUp cung cấp các tính năng, tài nguyên, tích hợp và sức mạnh cần thiết để hoàn thành tất cả những việc này và hơn thế nữa.
Các mẫu ma trận có trong danh sách này chỉ là một phần nhỏ trong số rất nhiều cách mà ClickUp có thể hợp lý hóa các quy trình từ trên xuống dưới. Thư viện mẫu không ngừng phát triển của nó phục vụ mọi trường hợp sử dụng và vì ClickUp tích hợp rất nhiều tính năng mạnh mẽ vào mọi gói giá, công cụ năng suất tất cả trong một này cung cấp các giải pháp toàn diện cho toàn bộ công ty của bạn.
Truy cập các mẫu ma trận có thể tùy chỉnh, bộ tính năng cộng tác phong phú, hơn 1.000 tích hợp, công việc không giới hạn và hơn thế nữa khi bạn đăng ký Gói Miễn phí vĩnh viễn của ClickUp. Và mở khóa nhiều tính năng hơn nữa với các gói trả phí chỉ từ 5 USD.
Đăng ký ClickUp miễn phí để bắt đầu tổ chức các dự án và thực hiện ý tưởng của bạn ngay hôm nay.