Quản lý dự án bằng bảng tính (Mẫu, Ưu điểm, Giới hạn)

Là một quản lý dự án, bạn có một mong muốn đơn giản :

Hãy để dự án này thành công, xin vui lòng. 🤞

Tuy nhiên, để thực hiện mong muốn này, bạn cần những việc không đơn giản như lập kế hoạch dự án, cài đặt lịch trình dự án, vạch ra phạm vi dự án, lập kế hoạch nguồn lực, quản lý khách hàng, v.v.

May mắn thay, giờ đây bạn có thể sử dụng phần mềm bảng tính để xử lý tất cả và không bị vướng bận bởi những công việc đó.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu bảng tính quản lý dự án là gì, lợi ích của nó và một số mẫu bảng tính. Chúng tôi cũng sẽ đề xuất một giải pháp thay thế có thể giải quyết mọi nhược điểm của bảng tính trong quản lý dự án.

Hãy thỏa mãn sự tò mò của bạn về bảng tính.

Bảng tính quản lý dự án là gì?

Nếu bạn tạo dòng thời gian dự án, biểu đồ Gantt, bảng điều khiển, báo cáo hoặc danh sách công việc của mình trên bảng tính, thì đó sẽ trở thành bảng tính quản lý dự án.

Nói một cách đơn giản hơn, quản lý dự án bằng bảng tính là bất kỳ việc nào bạn làm trên bảng tính để giúp quản lý dự án trở nên dễ dàng hơn.

Nhiều người sử dụng chúng để quản lý dự án vì sự quen thuộc mà chúng mang lại.

Hầu hết chúng ta đều đã từng xem hoặc sử dụng bảng tính Microsoft Excel hoặc Google Trang tính ít nhất một lần trong đời, phải không?

Chúng rất linh hoạt và bạn có thể quản lý dự án theo cách thủ công bằng cách sử dụng công thức và biểu đồ.

Phần hay nhất là bạn có thể bỏ qua nỗ lực thủ công vì ai đó đã nghĩ ra một sáng kiến độc đáo gọi là mẫu.

Nhưng điều gì khiến quản lý dự án bằng bảng tính thực sự nổi bật?

Hãy cùng tìm hiểu!

5 lợi ích của quản lý dự án bằng bảng tính

Bất kể bạn chọn quản lý dự án bằng bảng tính Excel hay quản lý dự án bằng bảng tính Google, bạn sẽ được hưởng lợi từ một số điều.

Hãy cùng khám phá một số trong số đó:

1. Tổ chức

Bảng tính thường là công cụ được sử dụng đầu tiên để thu thập và tổ chức dữ liệu: hai trong số những ứng dụng đơn giản nhất của nó.

Và nếu bạn yêu thích sự gọn gàng, trật tự, bảng tính chính là nơi lý tưởng dành cho bạn.

Bạn có thể đặt tất cả dữ liệu dự án của mình vào các cột và hàng đơn giản, gọn gàng, sau đó sắp xếp mọi thứ bằng công thức để nhanh chóng tìm thấy những gì bạn muốn.

2. Lập ngân sách

Nếu Microsoft Excel đi học, chúng ta đều biết môn học mà nó sẽ đạt điểm cao nhất là Toán!

Đó là vì các tính toán của Excel rất ấn tượng và chính xác.

Khi bạn ngồi xuống để lập ngân sách dự án, bảng tính Excel có thể giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng nhờ tính toán nhanh. Bạn cũng có thể thực hiện hầu hết các phép tính này trong bảng tính Google quản lý dự án.

3. Có thể tiết kiệm chi phí

Bạn có thể thực hiện quản lý dự án bằng bảng tính mà không tốn bất kỳ chi phí nào.

Làm thế nào?

Bạn có thể sử dụng Google Trang tính…

Tất cả những gì bạn cần là tài khoản Google để bắt đầu sử dụng Trang tính để quản lý dự án.

Không giống như Google Trang tính, Excel không miễn phí. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể sử dụng bộ ứng dụng Microsoft 365 Personal với giá cả phải chăng là 6,99 USD/tháng.

Bạn muốn tìm hiểu cách quản lý dự án trên Google Trang tính?

Hãy xem hướng dẫn Quản lý dự án bằng Google Trang tính của chúng tôi.

4. Tuyệt vời để lập danh sách công việc

Các ô bảng tính thực sự hữu ích khi bạn cần lập danh sách công việc.

Điều đó có nghĩa là bạn có thể tạo bao nhiêu công việc dự án hoặc danh sách việc cần làm tùy thích.

Chúng ta đã biết bảng tính có thể tổ chức thông tin như thế nào, vì vậy việc quản lý các hoạt động hàng ngày của bạn sẽ trở nên thuận tiện và dễ dàng.

Không, nhóm của bạn không cần phải bị bỏ rơi.

Bạn có thể tạo danh sách công việc cho nhóm của mình mỗi ngày để đảm bảo các dự án của bạn luôn đi đúng hướng.

Cách rõ ràng nhất để làm việc này là:

Bạn muốn làm nhiều việc hơn là chỉ tạo danh sách công việc trong bảng tính?

Hãy xem hướng dẫn quản lý dự án Excel của chúng tôi.

5. Mẫu

Các mẫu giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và làm cuộc sống của bạn dễ dàng hơn.

May mắn thay, bạn sẽ tìm thấy vô số tùy chọn mẫu Excel và Google Trang tính.

Có mẫu cho mọi thứ và mọi người.

Google Trang tính thậm chí còn được cài đặt sẵn các mẫu hữu ích miễn phí để giúp dự án của bạn đi đúng hướng, đúng ngân sách và có tổ chức.

Excel cũng có nhiều mẫu cho lịch, theo dõi công việc, theo dõi bán hàng và hơn thế nữa.

Hãy cùng xem qua một số trong số đó:

4 mẫu bảng tính quản lý dự án

Mẫu quản lý dự án là một công cụ hiệu quả cho cả các dự án đơn giản và phức tạp.

Rốt cuộc, ai lại không muốn có một khởi đầu thuận lợi? 🏃

Tuy nhiên, việc tìm kiếm mẫu phù hợp có thể mất rất nhiều thời gian!

May mắn cho bạn, chúng tôi đã liệt kê ba mẫu miễn phí để bạn có thể bắt đầu ngay lập tức!

1. Mẫu theo dõi vấn đề dự án

Thay vì tạo bảng tính Excel quản lý dự án từ đầu, hãy sử dụng mẫu Excel này để quản lý rủi ro dự án bằng cách ghi lại các vấn đề.

Tải xuống mẫu theo dõi vấn đề dự án Excel này.

2. Mẫu bảng cân đối kế toán

Mẫu bảng cân đối kế toán này có thể giúp bạn theo dõi tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Sử dụng mẫu này để hiểu rõ hơn về tình hình tài chính của công ty, từ đó lập kế hoạch phù hợp cho các dự án trong tương lai.

Tải xuống mẫu bảng cân đối kế toán Google Trang tính này.

3. Mẫu biểu đồ Gantt

Đây là mẫu biểu đồ Gantt cho Google Trang tính, giúp bạn theo dõi tiến độ dự án và dòng thời gian. Đây là cách dễ dàng để trực quan hóa kế hoạch dự án và kiểm tra xem các sản phẩm sẽ được trình bày đúng thời hạn hay không.

Tải xuống mẫu biểu đồ Gantt của Google Trang tính này.

4. Mẫu lập ngân sách dự án

Sử dụng mẫu ngân sách dự án Excel này để theo dõi các sản phẩm cần giao, nhà cung cấp, chi phí ước tính và chi phí thực tế, v.v.

Tải xuống mẫu ngân sách dự án Excel đơn giản này.

Đây chỉ là một số lựa chọn.

Bạn có thể tìm kiếm trực tuyến các mẫu khác, chẳng hạn như:

Cần thêm lựa chọn?

Hãy xem danh sách các mẫu quản lý dự án này.

Thật không may, bảng tính không phải là công cụ dễ sử dụng nhất cho quản lý dự án.

Hãy cùng tìm hiểu lý do tại sao.

7 nhược điểm của quản lý dự án bằng bảng tính

Chúng ta đều biết một nhóm người sẽ tranh cãi với bạn để chứng minh rằng bảng tính có thể làm mọi việc.

Và nếu bạn là một trong số họ, điều đó thật tuyệt vời.

Chúng ta đều có những mục yêu thích.

Tuy nhiên, có một số nhược điểm mà chúng ta không thể bỏ qua.

Vấn đề #1: Bị kẹt ở cùng một chế độ xem

Nếu bạn yêu thích bảng tính, có lẽ bạn thường mơ về những hàng và cột. 💭

Nhưng bạn biết gì không?

Giấc mơ của bạn sẽ sớm biến thành ác mộng vì bạn sẽ không có bất kỳ tùy chọn giao diện nào khác.

Bạn sẽ bị mắc kẹt với các bảng chứa đầy ô không cho phép bạn sử dụng các phương pháp quản lý dự án như agile hoặc kanban.

Đó là lúc ClickUp ra đời!

Đây là một trong những công cụ năng suất được đánh giá cao nhất, được sử dụng bởi hàng ngàn tổ chức và freelancer trên toàn thế giới.

Giải pháp ClickUp: nhiều chế độ xem

Không giống như bảng tính, ClickUp có nhiều chế độ xem vì chúng tôi quan tâm đến sự lựa chọn của mọi người.

Bạn thấy đấy, chúng tôi không muốn lấy đi những giấc mơ hạnh phúc đầy hàng và cột của bạn.

Và đó là lý do tại sao chúng tôi giới thiệu đến bạn chế độ xem Bảng.

Sử dụng tính năng kéo và thả để di chuyển nhiệm vụ trong chế độ xem Bảng của ClickUp

Sử dụng bảng tính này để xem các công việc của bạn ở định dạng bảng tính, kéo và thả để sắp xếp chúng, và thậm chí chia sẻ bảng với người khác để giữ cho luồng thông tin liên lạc được thông suốt.

Nó rất hữu ích cho việc lưu trữ cơ sở dữ liệu lớn, danh mục hàng hóa và lập ngân sách.

Cần tính toán thêm?

Sử dụng tính toán cột để tính tổng, trung bình hoặc phạm vi.

Và nếu bạn vẫn cảm thấy thiếu bảng tính, hãy sử dụng chế độ xem Nhúng để đưa tệp yêu thích của bạn vào ClickUp bằng một URL đơn giản.

Nhờ đó, bạn sẽ không cần phải rời khỏi công cụ quản lý dự án để truy cập bảng tính.

Nhưng chúng tôi đã hứa sẽ không để bạn bị mắc kẹt với các ô bảng tính.

Điều đó có nghĩa là bạn có thể thay đổi nó bất cứ lúc nào bạn muốn.

Chuyển sang chế độ xem Biểu đồ Gantt để tạo kế hoạch dự án, đặt lịch trình dự án theo dòng thời gian của bạn và theo dõi tiến độ.

Bạn thậm chí có thể quản lý mọi công việc phụ thuộc một cách dễ dàng nhờ chức năng kéo và thả của chúng tôi.

Lập lịch dòng thời gian và theo dõi công việc trong chế độ xem Biểu đồ Gantt của ClickUp

Là một quản lý dự án, bạn có thể đã làm việc ngày đêm để tìm ra phương pháp dự án phù hợp nhất với nhóm của mình.

Chúng ta không thể để nỗ lực này trở thành công cốc!

Đó là lý do tại sao ClickUp có chế độ xem Bảng để bạn có thể áp dụng phương pháp kanban. Tùy chỉnh nó tùy theo nhu cầu của nhóm bằng Trạng thái tùy chỉnh.

Nó có thể là 'đang chờ xử lý', 'đang tiến hành', 'đang chờ phê duyệt'... bất cứ điều gì bạn muốn.

Chế độ xem công việc trong Bảng của ClickUp

Hoặc thử chế độ xem Box.

Bảng tính này rất hữu ích để theo dõi các sprint của bạn trong khi tận hưởng chế độ xem tổng quan về các hoạt động của dự án.

Vấn đề #2: Tạo bảng điều khiển có thể mệt mỏi

Bảng điều khiển là công cụ hữu ích nhất của người quản lý dự án.

Ít nhất là nó được cho là như vậy.

Tuy nhiên, bảng điều khiển bảng tính giống như một người bạn giả tạo hoặc thậm chí là kẻ bắt nạt.

Hãy thử tạo một bảng tính, và bạn sẽ hiểu rõ hơn về những gì chúng tôi đang đề cập.

Bạn sẽ phải tìm kiếm hướng dẫn trên Google và đọc tất cả.

Sau đó, thực hiện vô số bước và chỉnh sửa ô suốt cả ngày.

Bạn đang nghĩ đến một mẫu bảng điều khiển để tiết kiệm công sức?

Hah!

Chúc bạn may mắn tìm được mẫu phù hợp:

Một số trong số đó thậm chí không cho phép bạn tùy chỉnh hoặc chỉnh sửa. Argh!

Giải pháp ClickUp: Bảng điều khiển

Đừng lo lắng. Bảng điều khiển của ClickUp sẽ giúp bạn.

Không có hướng dẫn. Không có bước. Không có mẫu không đáng tin cậy.

Chỉ với ba cú nhấp chuột. 🖱

Dễ dàng!

Tùy chỉnh bảng điều khiển mới trong ClickUp

Đưa tất cả các loại dữ liệu vào Bảng điều khiển của bạn với:

Tạo bảng điều khiển với các tiện ích tùy chỉnh có sẵn trong ClickUp

Bạn muốn kiểm soát hoàn toàn Bảng điều khiển của mình?

Thay vào đó, hãy sử dụng các tiện ích tùy chỉnh và trực quan hóa dữ liệu của bạn dưới dạng biểu đồ cột, biểu đồ tròn, phép tính, v.v.

Vấn đề #3: Không có khả năng quản lý quy trình làm việc

Thực tế mà nói? Bảng tính là bảng tính.

Đó là tất cả những gì chúng tôi muốn chia sẻ.

Giống như bạn không thể ép một chiếc lò nướng bánh mì làm bánh waffle 🧇, bạn không thể sử dụng bảng tính để quản lý nhu cầu quy trình làm việc của mình.

Bảng tính này không cho phép bạn tạo hoặc phân công công việc.

Hoặc tự động cập nhật trạng thái công việc.

Hoặc cho phép bạn tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại.

Giải pháp ClickUp #1: nhiệm vụ

Nếu quy trình làm việc giống như những chiếc bánh quế ngon, thì ClickUp chính là máy làm bánh quế mà bạn cần.

Đây là phần mềm quản lý dự án miễn phí được thiết kế để hỗ trợ tất cả các loại quy trình làm việc.

Bạn có thể tạo các công việc với các công việc con và danh sách kiểm tra.

Và thậm chí có thể giao nhiệm vụ cho họ.

Thêm nhiều người được giao vào một công việc hoặc thậm chí cả một Nhóm.

Chúng tôi đã chuẩn bị một bữa sáng buffet với nhiều lựa chọn cho bạn!.

Thêm một hoặc nhiều người được giao nhiệm vụ mới trong ClickUp

Giải pháp ClickUp #2: Trạng thái

Nếu bạn muốn hình dung quá trình thực hiện công việc của mình từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành, Trạng thái là lựa chọn phù hợp.

Bạn có thể sử dụng các Trạng thái đơn giản khi công việc cần được hoàn thành hoặc chưa hoàn thành.

Ngoài ra, bạn có thể tùy chỉnh trạng thái công việc tùy theo yêu cầu của mình trong Danh sách công việc, Thư mục và Không gian.

Gì cơ? Bạn nghĩ chúng tôi sẽ giới hạn Trạng thái tùy chỉnh chỉ trong chế độ xem Bảng sao?

Không thể nào!

Tạo trạng thái tùy chỉnh trong ClickUp

Vấn đề #4: Nỗ lực thủ công

Bảng tính đang trở nên nhàm chán!

Hầu hết mọi việc bạn làm đều phải nhập thủ công, cho dù bạn muốn tạo bảng điều khiển quản lý dự án, lập báo cáo, theo dõi thời gian, lập danh sách việc cần làm..

Là một quản lý dự án, bạn phải cân bằng nhiều dự án, công việc và cuộc họp.

Sau tất cả công việc đó, bạn còn thời gian để gõ bàn phím liên tục trong bảng tính không?

Đó là sự lãng phí thời gian, và chúng ta đều biết nó có thể tốn kém. 💰

Giải pháp ClickUp #1: Tự động hóa

Hãy quên bảng tính đi và thử Tự động hóa của ClickUp để không bao giờ phải làm lại những công việc lặp đi lặp lại.

Tất cả những gì bạn cần làm là cài đặt kết hợp:

Sau đó?

Hãy ngồi lại và thư giãn trong khi ClickUp làm công việc cho bạn. 🥂

Cài đặt tự động hóa tùy chỉnh trong ClickUp

Giải pháp ClickUp #2: Mẫu

Các mẫu trong ClickUp là một cách tuyệt vời để làm việc thông minh.

Bạn có thể sử dụng và tạo mẫu cho:

Xem ngay!

Bạn có thể tạo mẫu cho bất cứ thứ gì.

Và không giống như các mẫu bảng tính, bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh hoặc thậm chí tạo mẫu ClickUp của riêng mình mà không cần hướng dẫn.

Vấn đề #5. Chế độ xem trên thiết bị di động không thuận tiện

Một số thứ đơn giản là không phù hợp với màn hình di động.

Giống như bức ảnh xấu hổ mà bạn thân của bạn sẽ gắn thẻ bạn vào hoặc bảng tính trên ứng dụng di động.

Cuộc sống của bạn sẽ phải nhíu mày và cuộn trang liên tục vì màn hình nhỏ không phù hợp cho bảng tính.

Bảo vệ thị lực của bạn với…

Giải pháp ClickUp: ứng dụng di động được tối ưu hóa tốt

May mắn thay, ClickUp là một giải pháp quản lý dự án miễn phí. Với các ứng dụng di động được tối ưu hóa tốt cho cả Android và iOS, bạn có thể:

Chế độ xem nhiệm vụ và lịch trong ứng dụng di động ClickUp

Vấn đề #6: Không theo dõi thời gian

Theo dõi thời gian trên bảng tính đã có từ rất lâu, giống như điện thoại nắp gập.

Với sự phát triển của tự động hóa, ai còn nhập thời gian thủ công vào năm 2021?

Và ngay cả khi bạn sử dụng bảng tính để theo dõi thời gian, xin lỗi phải nói điều này, nhưng bạn đang lãng phí thời gian trong quá trình theo dõi thời gian.

Tại sao không tự động hóa nó?

Giải pháp ClickUp: Theo dõi thời gian dự án

ClickUp mang việc quản lý nhiệm vụ dự án và theo dõi thời gian vào cùng một nền tảng.

Nhấn biểu tượng phát để tự động theo dõi thời lượng công việc khi bạn làm việc và thoải mái chuyển đổi giữa các công việc bất cứ lúc nào bạn muốn.

Theo dõi thời gian với công cụ theo dõi thời gian trong ClickUp

Trình theo dõi thời gian tích hợp của chúng tôi cũng là một đồng hồ đếm giờ toàn cầu.

Đó là gì?

Điều này có nghĩa là bạn có thể bắt đầu đồng hồ đếm ngược từ một thiết bị và dừng nó từ thiết bị khác. 🤯

Vấn đề #7: Tích hợp giới hạn

Để quản lý dự án hiệu quả, bạn cần một công cụ có thể:

Điểm đầu tiên hoàn toàn không đúng đối với bảng tính.

Nhưng còn về tích hợp thì sao?

Rất tiếc phải làm bạn thất vọng, nhưng bảng tính cũng không hỗ trợ tích hợp lắm.

Ví dụ, Excel không tích hợp với các công cụ không phải của Microsoft. Ít nhất là không trực tiếp.

Bạn có đồng ý rằng Excel không phải là công cụ lý tưởng cho bảng tính quản lý dự án ?

Sau đó, hãy xem danh sách các lựa chọn thay thế Excel hàng đầu .

Giải pháp ClickUp: hàng loạt tích hợp

ClickUp là một thế giới tích hợp tuyệt vời. Bạn có thể tích hợp trực tiếp với một số công cụ phổ biến, bao gồm Github, Toggl, Box và nhiều hơn nữa!

Nếu bạn không tìm thấy công cụ mình muốn, tích hợp Zapier của chúng tôi sẵn sàng giúp kết nối ClickUp với hơn 1000 công cụ.

Nhưng khoan đã! Chúng ta chưa xong đâu.

ClickUp còn có nhiều tính năng khác dành cho bạn:

Giải phóng bản thân khỏi các ô bảng tính

Bảng tính đơn giản không được thiết kế để quản lý dự án.

Tại sao bạn lại muốn dành thời gian quý báu của mình để cố gắng ép một công cụ làm việc mà nó không bao giờ được thiết kế để làm?

Thay vào đó, hãy sử dụng phần mềm quản lý dự án mạnh mẽ có thể giảm khối lượng công việc và cho phép bạn theo dõi các dự án một cách có tổ chức.

Về cơ bản, hãy sử dụng ClickUp.

Nó hỗ trợ quản lý dự án, công việc, thời gian, tài liệu và tài nguyên với khả năng tùy chỉnh vô hạn.

Nếu giải pháp tất cả trong một này không phải là quản lý dự án tối ưu, thì chúng tôi không biết còn gì khác có thể là.

Vậy bạn nghĩ sao?

Tham gia ClickUp miễn phí ngay hôm nay để biến mọi mong muốn về quản lý dự án của bạn thành hiện thực!