Quản lý dự án trên Google Trang tính: Mẫu, thiết lập và các giới hạn

Hỏi một nhóm cách họ đang theo dõi một dự án mới, và câu trả lời thường là “có một bảng tính dành cho việc đó.”

Việc quản lý dự án trên Google Trang tính phát triển từ thói quen đó: bạn có thể lập kế hoạch, phân công và theo dõi công việc dự án trong một tệp tin được chia sẻ. Và đối với nhiều dự án, điều đó là đủ.

Bảng theo dõi này thường bắt đầu với bốn cột: Công việc, Người phụ trách, Ngày đáo hạn và Trạng thái. Mọi người đều đã có quyền truy cập, và việc thiết lập không cần giải thích nhiều. Bạn có thể phác thảo kế hoạch trong 10 phút, chia sẻ liên kết và để nhóm cập nhật cùng một tệp.

Sheets hiện nay không chỉ đơn thuần là một danh sách công việc cơ bản nữa. Các bảng cung cấp cho công cụ theo dõi dự án các loại cột có cấu trúc, menu thả xuống, thẻ người dùng và chế độ xem đã lưu. Google cũng cung cấp các bảng được tạo sẵn để theo dõi dự án, và người dùng Workspace đủ điều kiện có thể hiển thị công việc theo ngày tháng trong chế độ xem dòng thời gian.

Những tính năng này làm mờ ranh giới giữa bảng tính và công cụ quản lý dự án. Điều này dẫn chúng ta đến câu hỏi thực sự: Google Trang tính có thể hỗ trợ dự án của bạn đến đâu trước khi bắt đầu làm chậm tiến độ? Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn cách cài đặt Google Trang tính cho quản lý dự án, những mẫu nào đáng để bắt đầu sử dụng, và khi nào nên ngừng sử dụng chúng cho các dự án của bạn.

Bạn có thể sử dụng Google Trang tính để quản lý dự án không?

Đúng vậy, và đối với nhiều dự án, đây là lựa chọn đúng đắn. Một nhóm năm người thực hiện dự án làm mới trang web trong sáu tuần có thể lập kế hoạch toàn bộ dự án trong một trang tính. Mỗi hàng chứa một công việc, người phụ trách và ngày đáo hạn. Menu thả xuống trạng thái cho phép người phụ trách đánh dấu công việc là Chưa bắt đầu, Đang tiến hành hoặc Đã xong khi công việc tiến triển. Trên các gói Không gian Làm việc đủ điều kiện, chế độ xem Dòng thời gian có thể hiển thị các ngày đó dưới dạng lịch trình trực quan.

Việc cộng tác cũng rất đơn giản. Mọi người cùng chỉnh sửa cùng một tệp tại cùng một thời điểm, nên bạn không cần phải hỏi phiên bản nào là phiên bản mới nhất. Trên tài khoản công việc hoặc trường học, bạn có thể gắn thẻ một đồng nghiệp trong phần bình luận và giao nhiệm vụ theo dõi cho họ. Lịch sử chỉnh sửa ô (nhấp chuột phải vào ô và chọn Hiển thị lịch sử chỉnh sửa) cho biết ai đã thay đổi ngày đáo hạn và vào thời điểm nào.

Vấn đề bắt đầu nảy sinh khi các công việc phụ thuộc lẫn nhau.

Buổi đánh giá thiết kế của bạn bị lùi từ thứ Ba sang thứ Sáu. Ngày bắt đầu phát triển ở ba hàng dưới vẫn hiển thị là thứ Tư, vì Sheets không biết hai sự kiện này có kết nối với nhau. Bạn có thể liên kết chúng bằng một công thức như =WORKDAY(F5,1), nhưng mỗi liên kết lại là một việc cần cài đặt, ghi nhớ và sửa chữa mỗi khi bảng tính được sắp xếp lại. Trong một dự án mà ngày tháng thay đổi hàng tuần, công việc bảo trì này sẽ nhanh chóng trở nên rất tốn thời gian.

Tại sao các nhóm lại chọn Google Trang tính để quản lý dự án

Sheets thu hút các nhóm không chỉ vì bản thân bảng tính. Những lợi thế lớn hơn nằm ở việc thiết lập đơn giản, cấu trúc linh hoạt, chia sẻ dễ dàng, và giúp dữ liệu dự án dễ dàng di chuyển và báo cáo. Chi tiết hơn:

Sáu tính năng quan trọng của Google Trang tính trong quản lý dự án

Các công thức xử lý các phép tính trong bảng theo dõi dự án, từ ngày đáo hạn đến tỷ lệ hoàn thành. Các tính năng dưới đây rất hữu ích khi nhiều người cùng chia sẻ bảng theo dõi: chúng giúp duy trì cấu trúc nguyên vẹn và cung cấp cho mỗi người chế độ xem phù hợp với nhu cầu của họ.

Cách xây dựng công cụ theo dõi dự án trên Google Trang tính

Một công cụ theo dõi đáng tin cậy bắt đầu từ một bảng dữ liệu nguồn duy nhất. Mọi chế độ xem, dòng thời gian và bảng điều khiển trong các bước dưới đây đều lấy dữ liệu từ bảng này, nhờ đó đảm bảo tính nhất quán về ngày tháng, người phụ trách và tổng số liệu.

Bước 1: Tạo một bảng dữ liệu nguồn

Mọi chế độ xem, dòng thời gian và bảng điều khiển được đề cập sau trong hướng dẫn này đều lấy dữ liệu từ một bảng công việc duy nhất, vì vậy hãy thiết lập bảng đó trước tiên. Sử dụng 11 cột này theo thứ tự này, vì các công thức trong các bước sau sẽ tham chiếu đến các ký tự của chúng:

Nhập tiêu đề vào hàng 1, lựa chọn phạm vi dữ liệu, sau đó vào Định dạng > Chuyển đổi thành bảng. Tiếp theo, cài đặt loại dữ liệu cho từng cột từ menu tiêu đề của cột đó. Việc cài đặt loại dữ liệu cho các cột sẽ giúp đảm bảo tính nhất quán của các mục nhập khi có nhiều người bắt đầu chỉnh sửa.

Hãy bỏ qua các tiêu đề được hợp nhất và các hàng trống làm khoảng cách. Thay vì hợp nhất một hàng “Thiết kế” ở trên một khối công việc, hãy nhập “Thiết kế” vào cột “Dòng công việc” của từng công việc. Sau đó, việc nhóm bảng theo “Dòng công việc” sẽ giúp bạn có được các tiêu đề phần đó mà không làm gián đoạn việc sắp xếp hoặc công thức.

Đặt tên tab là Tasks, vì các công thức trong các bước sau sẽ tham chiếu đến tab này bằng tên đó. Hiện tại, Sheets không tự động tạo ID Nhiệm vụ, vì vậy hãy nhập ID cho từng công việc khi thêm vào, ví dụ như T-007. Trường “Depends On” (Phụ thuộc vào) luôn phải trỏ đến một ID, không bao giờ là số hàng. Sắp xếp theo “Due” (Hạn chót), và T-007 có thể di chuyển từ hàng 8 sang hàng 3, nhưng ID của nó sẽ di chuyển theo.

Bước 2: Tiêu chuẩn hóa trạng thái và người phụ trách

Các giá trị trạng thái được nhập tự do có thể âm thầm làm hỏng báo cáo. Đối với một công thức, "In progress", "In Progress" và "WIP" là ba khái niệm khác nhau, ngay cả khi nhóm có ý nghĩa giống nhau.

Đặt "Trạng thái" thành menu thả xuống và bắt đầu với bốn tùy chọn:

Chỉ thêm trạng thái mới khi nó ảnh hưởng đến việc cần làm tiếp theo của ai đó. Các nhãn như “Gần hoàn thành” hoặc “Đang chờ” có thể nghe có vẻ chính xác, nhưng chúng khiến các bộ lọc và bản tóm tắt trở nên khó đọc hơn, trừ khi mỗi nhãn kích hoạt một hành động khác nhau.

Đối với Chủ sở hữu, hãy sử dụng loại cột People chip. Tên sẽ được hiển thị nhất quán, và khi di chuột qua một chip, bạn sẽ thấy thêm thông tin chi tiết về người đó.

Để có các quy tắc trực quan chi tiết hơn về trạng thái, mức độ ưu tiên hoặc thời hạn, hãy tham khảo hướng dẫn của chúng tôi về mã màu sắc trong Google Trang tính.

Bước 3: Tính toán ngày theo số ngày làm việc

Một công việc kéo dài ba ngày bắt đầu vào thứ Năm, với thứ Sáu là ngày lễ, lẽ ra phải kết thúc vào thứ Ba tuần sau. Tính toán ngày tháng đơn giản cho thấy kết quả là thứ Bảy. Các công thức tính công việc sẽ giúp khắc phục sự chênh lệch đó.

Danh sách các ngày nghỉ của nhóm bạn vào cột A của tab có tên Holidays. Để tính ngày đáo hạn dựa trên thời lượng thực hiện, hãy nhập số ngày làm việc vào ô Working Days và sử dụng giá trị này trong ô Due:

=WORKDAY(E2,G2-1,Holidays!A:A)

WORKDAY tính từ ngày bắt đầu trở đi, vì vậy giá trị -1 sẽ coi ngày bắt đầu là ngày thứ nhất. Nếu không có giá trị này, công việc trên sẽ kết thúc vào thứ Tư.

Nếu bạn muốn tự nhập ngày đáo hạn, hãy tính số ngày làm việc trong khoảng thời gian đó thay vào đó:

=NETWORKDAYS(E2,F2,Holidays!A:A)

Đối với cùng một công việc, kết quả trả về là 3.

Sử dụng một công thức cho mỗi trình theo dõi. Nếu Due tính toán dựa trên Working Days và Working Days tính toán dựa trên Due, mỗi công thức sẽ phải chờ công thức kia, và Sheets sẽ hiển thị lỗi phụ thuộc vòng lặp.

Đối với các nhóm có lịch cuối tuần khác, hãy chuyển sang các phiên bản INTL và thêm mã cuối tuần. Đối với cuối tuần thứ Sáu và thứ Bảy, hãy sử dụng =WORKDAY.INTL(E2,G2-1,7,Holidays!A:A). Tài liệu tham khảo công thức Google Trang tính của chúng tôi bao quát bộ hàm rộng hơn.

Bước 4: Phân công mục thông qua phần bình luận

Cột "Chủ sở hữu" ghi lại người chịu trách nhiệm thực hiện công việc. Quá trình bàn giao cần thêm một bước nữa.

Trên tài khoản công việc hoặc học tập, hãy chọn ô công việc và thêm bình luận. Nhập ký tự @ kèm theo địa chỉ email của người đó, chọn Giao cho, rồi nhấp vào Giao. Người được giao nhiệm vụ sẽ nhận được email, và công việc sẽ vẫn ở trạng thái đang chờ xử lý cho đến khi được đánh dấu là đã hoàn thành.

Hãy dành tính năng này cho các trường hợp bàn giao, phê duyệt và theo dõi thực sự. Việc gán nhiệm vụ cho từng hàng thông qua bình luận sẽ nhanh chóng làm ngập hộp thư đến. Sử dụng cột “Chủ sở hữu” để theo dõi trách nhiệm, và sử dụng bình luận được gán cho những trường hợp cần ai đó thực hiện hành động.

Bước 5: Tạo các chế độ xem có bộ lọc cho các phương thức làm việc khác nhau

Một bảng theo dõi được chia sẻ vẫn có thể cung cấp cho mỗi người một chế độ xem tập trung vào nó.

Chuyển đến Dữ liệu > Tạo chế độ xem bộ lọc, sau đó lọc theo Chủ sở hữu, Dòng công việc, Trạng thái hoặc bất kỳ trường nào khác. Việc sắp xếp và lọc trong chế độ xem bộ lọc chỉ ảnh hưởng đến chế độ xem đó, mặc dù việc chỉnh sửa ô vẫn thay đổi bảng tính được chia sẻ. Một thành viên trong nhóm có thể sắp xếp các công việc của mình theo ngày đáo hạn trong khi thành viên khác chỉ xem các công việc bị khối.

Lưu lại các chế độ xem mà mọi người thường truy cập lại, chẳng hạn như:

Để chia sẻ một chế độ xem, hãy mở chế độ xem đó và sao chép URL từ trình duyệt của bạn. Bất kỳ ai có quyền truy cập vào bảng tính và mở liên kết này đều sẽ thấy cùng một chế độ xem đã được lọc, giúp dễ dàng đưa vào các buổi đánh giá định kỳ hoặc cập nhật trạng thái.

Bước 6: Bảo vệ cấu trúc và cài đặt thông báo

Khi các công thức và loại cột của bạn đã hoạt động bình thường, hãy bảo vệ chúng khỏi các thao tác chỉnh sửa vô tình.

Chọn "Ngày làm việc" và bất kỳ phạm vi nào khác được điều khiển bằng công thức, sau đó chuyển đến Dữ liệu > Bảo vệ trang tính và phạm vi. Bạn có thể hạn chế quyền chỉnh sửa hoặc hiển thị cảnh báo trước khi ai đó thay đổi phạm vi đó. Thông thường, một cảnh báo là đủ khi các thành viên trong nhóm vẫn cần sự tự do để tự sửa những lỗi nhỏ.

Tiếp theo, mở Công cụ > Cài đặt thông báo > Chỉnh sửa thông báo. Sheets có thể gửi email cho bạn khi người khác thay đổi bảng tính, có thể là ngay lập tức hoặc dưới dạng bản tóm tắt hàng ngày. Các cài đặt này chỉ áp dụng cho các thông báo của riêng bạn.

Hãy sử dụng lịch sử phiên bản làm hàng phòng thủ cuối cùng. Tại mỗi cột mốc quan trọng, hãy vào Tệp > Lịch sử phiên bản > Đặt tên cho phiên bản hiện tại. Một điểm kiểm tra được đặt tên sẽ dễ tìm và khôi phục hơn nhiều so với một dấu thời gian trong danh sách dài.

Bước 7: Chuyển lịch trình thành dòng thời gian

Chế độ xem dòng thời gian là cách nhanh nhất để xem lịch trình. Tính năng này có sẵn trong hầu hết các phiên bản Không gian Làm việc dành cho doanh nghiệp, tổ chức và giáo dục, nhưng không có trong các tài khoản Google cá nhân.

Chuyển đến Chèn > Dòng thời gian và chọn bảng công việc của bạn. Trong bảng thiết lập, chọn Công việc làm tiêu đề thẻ, Ngày bắt đầu làm ngày bắt đầu và Ngày đáo hạn làm ngày kết thúc. Sau đó, đặt Dòng công việc hoặc Chủ sở hữu làm nhóm thẻ, để mỗi thẻ có làn riêng. Dòng thời gian sẽ mở ra trong một tab riêng và bạn có thể chuyển đổi giữa chế độ xem theo ngày, tuần, tháng, quý và năm.

Nếu không có chế độ xem Dòng thời gian, biểu đồ thanh xếp chồng có thể thay thế cho biểu đồ Gantt: vẽ biểu đồ ngày bắt đầu và thời lượng của từng công việc, sau đó ẩn các thanh ngày bắt đầu. Hướng dẫn của chúng tôi về cách tạo biểu đồ Gantt trong Google Trang tính sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thiết lập.

Bước 8: Xây dựng bảng điều khiển dựa trên công thức

Đặt bảng điều khiển vào một tab riêng và tính toán mọi số chính từ bảng nguồn. Nếu ai đó cập nhật một công việc rồi nhập lại kết quả trên bảng điều khiển, hai số này cuối cùng sẽ không khớp nhau.

Với cấu trúc cột như trên, hãy bắt đầu với:

Hàm truy vấn cho phép lọc, sắp xếp và nhóm dữ liệu trong một công thức duy nhất, khiến nó trở thành công cụ chủ lực cho các báo cáo tóm tắt dự án. Khi người dùng muốn tự phân tích dữ liệu theo cách riêng, bảng tổng hợp ( pivot table ) sẽ dễ quản lý hơn.

Cách tổng hợp nhiều dự án vào một chế độ xem duy nhất

Khi mỗi dự án được lưu trữ trong một bảng tính riêng, hàm IMPORTRANGE có thể tổng hợp các bảng công việc của chúng vào một danh mục đầu tư để báo cáo. Trước khi xây dựng danh mục đầu tư, hãy thêm cột Dự án vào cột L trong mỗi bảng nguồn. Nếu không, hai dự án có thể đều có một công việc mang tên T-001, và chế độ xem tổng hợp sẽ không hiển thị công việc đó thuộc về dự án nào.

Trước tiên, hãy kết nối từng tệp nguồn riêng lẻ:

=IMPORTRANGE("spreadsheet_url","Công việc!A2:L")

Lần đầu tiên bạn kết nối tệp, ô sẽ hiển thị lỗi #REF! kèm theo lời nhắc Cho phép truy cập. Nhấp vào lời nhắc này một lần cho mỗi nguồn.

Sau đó, gộp các phạm vi này thành một bộ dữ liệu và loại bỏ các hàng trống:

Mỗi phạm vi mở sẽ bao gồm mọi hàng trống nằm dưới công việc cuối cùng của phạm vi đó. Hàm truy vấn sẽ lọc bỏ những hàng này, giúp các dự án được sắp xếp gọn gàng. Trong hàm QUERY, hãy tham chiếu các cột là Col1, Col2, Col3, v.v., vì dữ liệu được xếp chồng lên nhau không còn mang các ký tự cột ban đầu nữa. Ví dụ: để chỉ lấy các công việc bị chặn, hãy thay đổi chuỗi truy vấn thành "select * where Col8 = 'Blocked'". Để đếm số công việc theo dự án, hãy sử dụng "select Col12, count(Col1) where Col1 is not null group by Col12".

Hãy coi bảng tổng hợp như một báo cáo chỉ đọc. Hàm IMPORTRANGE sẽ lấy một bản sao dữ liệu nguồn theo thời gian thực, và bản sao này chỉ được cập nhật theo một chiều. Nếu ai đó nhập dữ liệu vào ô mà hàm nhập dữ liệu cần đến, toàn bộ quá trình nhập dữ liệu sẽ dừng lại và hiển thị lỗi #REF! cho đến khi ô đó được xóa sạch. Bất kỳ thay đổi nào đối với một công việc vẫn phải được thực hiện trong tệp dự án sở hữu công việc đó.

Hiệu suất là một giới hạn khác. Hàm IMPORTRANGE lấy dữ liệu qua internet, giới hạn mỗi yêu cầu ở mức 10 MB dữ liệu nhận được và có thể làm chậm quá trình khi nhiều bảng tính phụ thuộc lẫn nhau. Google khuyến nghị nhập các phạm vi nhỏ hơn, tổng hợp dữ liệu trong tệp nguồn trước và giữ cho chuỗi các bảng tính liên kết ngắn gọn.

Điều này khiến phương pháp này rất phù hợp để tổng hợp danh mục đầu tư mà ai đó kiểm tra hàng tuần. Tuy nhiên, khi mọi người mong đợi bản tổng hợp này hoạt động như một cơ sở dữ liệu dự án trực tiếp, các sự chậm trễ và việc cập nhật một chiều sẽ bắt đầu gây cản trở.

Năm sai lầm khiến công cụ theo dõi dự án trên Google Trang tính thất bại

Bảng theo dõi dự án của bạn chỉ duy trì được độ tin cậy miễn là dữ liệu bên trong luôn nhất quán. Năm sai lầm này có thể làm hỏng các bộ lọc, công thức, quyền sở hữu và báo cáo ngay khi nhóm bắt đầu sử dụng bảng tính hàng ngày.

Những trường hợp Google Trang tính không thể đáp ứng

Google Trang tính hoạt động hiệu quả cho một dự án đơn lẻ có kế hoạch ổn định. Những giới hạn sẽ bộc lộ khi một thay đổi ở một nơi cần phải cập nhật một yếu tố khác, chẳng hạn như ngày tháng, khối lượng công việc của một người hoặc một báo cáo.

Ngày tháng sẽ giữ nguyên vị trí bạn đã nhập. Cột “Depends On” (Phụ thuộc vào) từ Bước 1 lưu trữ ID Nhiệm vụ dưới dạng văn bản thuần túy. Nếu T-004 bị trễ ba ngày, T-005 vẫn giữ nguyên ngày bắt đầu ban đầu cho đến khi có người chỉnh sửa. Chế độ xem dòng thời gian sẽ hiển thị ngày mới của T-004, nhưng thanh tiến độ của T-005 vẫn giữ nguyên vị trí cũ.

Các thông báo theo dõi tệp, không phải theo công việc. Cài đặt thông báo sẽ gửi email cho bạn về các thay đổi ở bất kỳ đâu trong bảng tính. Thông báo có điều kiện có thể theo dõi các ô cụ thể, nhưng chỉ áp dụng trên một số tài khoản công việc và học tập. Ngoài hai tính năng đó và các bình luận được giao, Sheets không có cách nào để thông báo cho một người cụ thể rằng một công việc cụ thể cần sự tham gia của họ. Danh sách công việc của mỗi thành viên trong nhóm là một chế độ xem được lọc mà họ tự mở.

Mỗi kết nối đều làm tăng công việc tính toán. Sheets hỗ trợ tối đa 20 triệu ô trên mỗi bảng tính, nhưng số lượng ô không nói lên nhiều về tốc độ. Các hàm biến động như TODAY(), phạm vi mở như A2:A, quy tắc định dạng có điều kiện và liên kết IMPORTRANGE đều làm tăng công việc tính toán mỗi khi bảng tính được tính toán lại. Một bảng theo dõi có bảng điều khiển và tổng hợp danh mục đầu tư đã sử dụng ba trong số các yếu tố này.

Năng lực được chia sẻ nằm trong các tệp riêng biệt. Tổng hợp từ phần trước có thể liệt kê mọi công việc mà một người phụ trách trong các dự án. Sheets sẽ không báo hiệu các ngày trùng lặp hoặc số giờ vượt quá khả năng của người đó trừ khi bạn tạo công thức cho việc này. Tổng hợp cũng chỉ cho phép đọc, vì vậy việc chuyển công việc cho người khác có nghĩa là phải mở từng tệp dự án. Khi nhiều dự án chia sẻ cùng một nhóm người, việc lập kế hoạch nguồn lực sẽ trở thành một mô hình bảng tính riêng biệt.

Một bảng điều khiển dựa trên công thức sẽ tự động tính toán, nhưng vẫn cần có người giải thích những gì đã thay đổi và việc cần làm tiếp theo cho nhóm.

Các mẫu quản lý dự án Google Trang tính tốt nhất

Đối với dự án nhóm đang diễn ra, hãy bắt đầu với mẫu theo dõi dự án. Đối với công việc có lịch trình dày đặc với các giai đoạn chồng chéo, hãy bắt đầu với biểu đồ Gantt.

Google Trang tính cung cấp cho bạn hai điểm khởi đầu có sẵn. Thư viện mẫu chứa các bảng tính hoàn chỉnh để lập kế hoạch và đang theo dõi dự án.

Phần Quản lý dự án trong Thư viện mẫu hiện có bốn mẫu chuyên dụng: Biểu đồ Gantt, Dòng thời gian dự án, Theo dõi dự án và Lịch trình tiếp thị sự kiện.

Để tìm các mẫu này, hãy truy cập sheets.google.com, lựa chọn Thư viện mẫu và cuộn xuống phần Quản lý dự án. Từ một bảng tính đang mở, hãy chọn Tệp > Mới > Từ thư viện mẫu.

Mẫu biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt tích hợp sẵn là một lịch trình chi tiết dựa trên lưới. Mỗi hàng chứa số WBS, tiêu đề công việc, người phụ trách, ngày bắt đầu và ngày đáo hạn, thời lượng thực hiện, và tỷ lệ hoàn thành. Lưới theo từng tuần ở bên phải hiển thị các điểm trùng lặp giữa các công việc.

Đây là một điểm khởi đầu vững chắc khi thứ tự và thời gian là yếu tố quan trọng. Nếu nhóm của bạn lập kế hoạch theo ngày làm việc, hãy điều chỉnh logic về thời lượng trước tiên. Cuối tuần và ngày lễ cần được xử lý riêng biệt, và mẫu này sẽ giữ nguyên các công việc tiếp theo ngay cả khi ngày thực hiện trước đó bị lùi lại.

Mẫu dòng thời gian dự án

Mẫu Lịch trình dự án giúp quản lý tiến độ ở mức tổng quan. Các giai đoạn, hoạt động chính và các cột mốc quan trọng được trình bày trên một dòng thời gian trực quan, trong khi các chi tiết liên quan đến công việc không hiển thị trong chế độ xem.

Cập nhật cho các bên liên quan, kế hoạch ra mắt và đánh giá các cột mốc quan trọng là những lĩnh vực phù hợp nhất. Đối với việc thực hiện hàng ngày, hãy kết hợp nó với một công cụ theo dõi công việc ghi lại người chịu trách nhiệm, trạng thái, các rào cản và các sản phẩm đầu ra nhỏ hơn.

Mẫu theo dõi dự án

Đây là mẫu gần nhất trong số bốn mẫu trên với một công cụ theo dõi hoạt động đầy đủ. Mẫu này bao gồm các trường thông tin về trạng thái, mức độ ưu tiên, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời lượng công việc, tên công việc, người được giao công việc, mô tả, sản phẩm đầu ra, tỷ lệ hoàn thành, chi phí cố định, số giờ dự kiến và số giờ thực tế.

Một dự án nhỏ hiếm khi cần đến tất cả những thứ đó. Trước khi mời nhóm tham gia, hãy xóa các trường thông tin không cần thiết. Sau đó, thống nhất một bộ các tùy chọn trạng thái và mức độ ưu tiên cố định. Những gì còn lại sẽ cung cấp cho bạn dữ liệu về tiến độ, nỗ lực và chi phí tại một nơi duy nhất.

Mẫu dòng thời gian tiếp thị sự kiện

Mẫu này phân loại các loại chiến dịch theo bốn giai đoạn và 12 kỳ hàng tuần, giúp dễ dàng nhận diện các luồng hoạt động diễn ra song song.

Đổi tên các loại chiến dịch theo các luồng công việc của riêng bạn. Bảng tính này sau đó có thể xử lý các sự kiện ra mắt sản phẩm, hội nghị, chiến dịch nội dung hoặc bất kỳ dự án nào có khung thời gian triển khai cố định. Nó chứa ít chi tiết cấp công việc hơn so với mẫu theo dõi dự án và phù hợp hơn cho việc sắp xếp thứ tự công việc hơn là phân công quyền sở hữu cá nhân.

Các mẫu có sẵn khác đáng tham khảo

Ba mẫu từ thư viện rộng lớn hơn có thể hỗ trợ các phần của dự án, mặc dù chúng được lưu trữ ngoài danh mục quản lý dự án:

Để có thêm nhiều lựa chọn sẵn có, bao gồm cả các mẫu được tạo bên ngoài thư viện của Google, hãy tham khảo tổng hợp các mẫu quản lý dự án trên Google Trang tính của chúng tôi.

Bạn nên sử dụng Google Trang tính hay phần mềm quản lý dự án?

Tần suất thay đổi kế hoạch quan trọng hơn kích thước nhóm. Một nhóm 15 người có thể vận hành một dự án ổn định trên Sheets trong nhiều tháng, trong khi một nhóm 4 người mà ngày thực hiện và người chịu trách nhiệm thay đổi hàng ngày có thể nhanh chóng vượt quá khả năng quản lý của bảng tính. Sử dụng bảng dưới đây để xem cột nào mô tả chính xác tình trạng dự án của bạn hiện nay.

Bạn cũng có thể sử dụng cả hai. Giữ ngân sách, dự báo và các phân tích riêng lẻ trong Sheets, đồng thời chuyển các công việc, ngày tháng và phân công công việc sang công cụ quản lý dự án. Hãy quyết định tệp nào sẽ quản lý từng ngày tháng và số trước khi tách chúng ra, để đảm bảo hai hệ thống không bao giờ lưu trữ các phiên bản khác nhau của cùng một hạn chót.

Khi việc theo dõi dự án trở thành việc điều phối dự án

Nếu bảng tính vẫn hoạt động tốt, hãy tiếp tục sử dụng nó. Lợi ích của phần mềm quản lý dự án trở nên rõ ràng hơn khi các yếu tố như mối quan hệ phụ thuộc, khối lượng công việc, sức chứa và báo cáo đều cần được cập nhật theo từng thay đổi. Lúc đó, một nền tảng quản lý công việc và dự án như ClickUp có thể đảm nhận những công việc mà Google Sheets phải dựa vào công thức và bảo trì thủ công. Nền tảng này tích hợp kế hoạch, quản lý tài nguyên, báo cáo và trí tuệ nhân tạo (AI) vào một không gian làm việc duy nhất, đồng thời vẫn cho phép bạn xem công việc dưới dạng bảng.

Chế độ xem Bảng (Table View) của ClickUp giống với bảng tính nhất. Các công việc xuất hiện dưới dạng các hàng và các trường dưới dạng các cột, với các tính năng lọc, nhóm, Trường Tùy chỉnh và chỉnh sửa hàng loạt được tích hợp sẵn. Mỗi hàng là một nhiệm vụ ClickUp với người được giao, ngày tháng, trạng thái và các mối phụ thuộc riêng, cùng với bất kỳ tài liệu nào bạn liên kết với nó. Chỉ cần thay đổi hàng trong Chế độ xem Bảng, công việc tương ứng sẽ được cập nhật trong mọi chế độ xem khác.

Và những nội dung này còn đề cập đến công việc phối hợp mà công cụ theo dõi thường gặp khó khăn:

Các Super Agent của ClickUp có thể đảm nhận các công việc kiểm tra định kỳ thường do người quản lý dự án đảm nhiệm. Agent Đánh giá Rủi ro Khối lượng công việc sẽ kiểm tra xem nhóm có đủ sức chứa để hoàn thành công việc trong một khoảng thời gian nhất định hay không trước khi bạn cam kết với một sản phẩm đầu ra. Agent Quản lý Phân bổ Nguồn lực sẽ quét các công việc đang thực hiện để phát hiện sự phân bổ không đồng đều và đề xuất những nơi có thể chuyển các nhiệm vụ sang.

Trong quá trình thực hiện, Công cụ Xác định Rào cản sẽ tìm kiếm các công việc bị đình trệ, các điểm chuyển giao và các mối phụ thuộc, sau đó chỉ định đúng người phụ trách xử lý chúng.

Mục tiêu là giảm bớt khối lượng công việc quản lý logic dự án mà nhóm của bạn phải thực hiện thủ công. Bạn vẫn có thể làm việc trên bảng khi chế độ xem đó phù hợp, trong khi các yếu tố như mối quan hệ phụ thuộc, sức chứa, báo cáo và theo dõi vẫn được kết nối chặt chẽ với công việc thực tế.

Các mẫu ClickUp để bắt đầu

Nếu bạn đang chuyển công cụ theo dõi từ Sheets sang ClickUp, các mẫu này sẽ cung cấp cho bạn một điểm khởi đầu sẵn sàng:

Điểm yếu của ClickUp

ClickUp được xây dựng xoay quanh các công việc, do đó nó sẽ không thay thế bảng tính trong các phân tích mở rộng. Các trường công thức (Formula Fields) của ClickUp tính toán giá trị từ các trường trên từng công việc, chẳng hạn như số ngày còn lại hoặc chi phí mỗi giờ. Các công việc trải dài trên nhiều hàng, chẳng hạn như dự báo được xây dựng trên một phạm vi ô hoặc kịch bản giả định trên một tab riêng biệt, vẫn phù hợp hơn khi thực hiện trên Sheets.

Việc chuyển đổi công cụ cũng đòi hỏi nỗ lực. Mọi thành viên trong nhóm Google Workspace đều có thể mở bảng tính ngay lập tức, và khách hàng có thể xem bảng tính đó qua liên kết. Việc chuyển bảng theo dõi sang ClickUp đồng nghĩa với việc phải mời các thành viên trong nhóm, cài đặt các trạng thái và trường thông tin, đồng thời thay đổi thói quen mở một tệp tin được chia sẻ.

Khi nào bạn nên ngừng sử dụng Google Trang tính?

Bảng theo dõi trong hướng dẫn này cung cấp cho bạn một bảng dữ liệu chính, các trạng thái tiêu chuẩn, ngày làm việc, chế độ xem và một bảng điều khiển tự động cập nhật. Đối với một dự án duy nhất có kế hoạch ổn định, thiết lập này hoạt động hiệu quả.

Để kiểm tra xem liệu nó có còn hoạt động sau ba tháng nữa hay không, hãy theo dõi ba điều sau đây trong hai tuần tới.

Hãy đếm xem bạn phải điều chỉnh ngày tháng thủ công bao nhiêu lần vì một công việc trước đó bị trễ, và bạn phải nhắc nhở ai đó về công việc họ bỏ lỡ bao nhiêu lần. Sau đó, hãy xem xét thời gian cần thiết để tổng hợp bản cập nhật trạng thái hàng tuần. Nếu những số này vẫn ở mức thấp, hãy tiếp tục sử dụng bảng tính. Nếu chúng tăng lên mỗi tuần, hãy chuyển dự án sang một công cụ có thể tự động xử lý các cập nhật đó cho bạn.

Trong ClickUp, một công việc bị trễ có thể làm thay đổi các công việc phụ thuộc vào nó, và các công việc mới sẽ xuất hiện trong danh sách công việc của từng thành viên. Bảng điều khiển (Dashboards) hiển thị dữ liệu từ chính các công việc mà nhóm của bạn cập nhật, và Chế độ xem Bảng (Table View) duy trì bố cục hàng và cột cho những ai ưa thích cách hiển thị này.

Các câu hỏi thường gặp về quản lý dự án trên Google Trang tính

Đây không phải là tính năng tích hợp sẵn. Sheets không có cài đặt nào để lặp lại một hàng theo lịch trình. Google Apps Script có thể thực hiện điều này thông qua một trình kích hoạt dựa trên thời gian, chẳng hạn như một đoạn mã ngắn tự động thêm một hàng mới có tiêu đề “Đánh giá hàng tuần” vào mỗi Monday. Một thành viên trong nhóm phải viết đoạn mã đó và điều chỉnh lại khi bảng tính có thay đổi.

Google Forms có thể thêm công việc vào bảng theo dõi dự án trên Google Trang tính không?

Đúng vậy. Bạn có thể kết nối Google Form với bảng tính và chuyển mọi phản hồi vào một bảng tính Google Trang tính được liên kết. Tính năng này rất hữu ích cho các yêu cầu dự án, bản tóm tắt ý tưởng sáng tạo, báo cáo lỗi hoặc tiếp nhận công việc, vì mỗi bài nộp/gửi sẽ trở thành một hàng mới mà bạn có thể phân loại, phân công hoặc lập báo cáo. Hiện tại, Google cũng định dạng dữ liệu phản hồi được liên kết dưới dạng bảng.

Tôi có thể cho phép các thành viên trong nhóm chỉ xem các công việc của riêng họ trong Google Trang tính không?

Không bảo mật khi chỉ sử dụng một bảng tính chia sẻ duy nhất. Tính năng lọc chế độ xem có thể giúp mỗi người có cái nhìn rõ ràng hơn về công việc của mình, nhưng chúng không tạo ra quyền truy cập ở cấp độ hàng. Các phạm vi được bảo vệ kiểm soát ai có thể chỉnh sửa ô; chúng không được thiết kế để ẩn dữ liệu nhạy cảm khỏi những người đã có quyền truy cập vào bảng tính. Nếu bạn cần ngăn người dùng xem công việc của nhau, việc sử dụng các tệp riêng biệt hoặc một hệ thống có quyền truy cập ở cấp độ bản ghi sẽ an toàn hơn.

Google Trang tính có thể tạo bảng Kanban không?

Có, trên các kế hoạch Google Workspace hoặc Google AI đủ điều kiện. Sheets canvas có thể biến dữ liệu bảng tính thành bảng Kanban tương tác, bảng điều khiển, bản đồ nhiệt hoặc các ứng dụng nhỏ khác bằng cách sử dụng Gemini. Các thay đổi được thực hiện trong canvas sẽ luôn được đồng bộ hóa với dữ liệu bảng tính cơ bản. Điều này mang lại cho Sheets một lớp trực quan hóa dự án mạnh mẽ hơn so với lưới tiêu chuẩn, mặc dù tính khả dụng phụ thuộc vào kế hoạch và tài khoản của bạn.

Gemini có thể xây dựng công cụ theo dõi dự án trên Google Trang tính không?

Đúng vậy, với kế hoạch Google Workspace hoặc Google AI đủ điều kiện. Gemini trong Sheets có thể tạo bảng, công thức, menu thả xuống, ô chọn, bộ lọc, bảng tổng hợp, biểu đồ và định dạng, đồng thời có thể thực hiện các chỉnh sửa rộng hơn trên bảng tính hiện có. Bạn vẫn nên xác định cấu trúc dự án trước tiên. AI có thể xây dựng bảng tính nhanh hơn, nhưng nó không thể quyết định các trạng thái, quy tắc quyền sở hữu, mối phụ thuộc hoặc trường báo cáo mà nhóm của bạn cần.

Google Trang tính hay Excel tốt hơn cho việc quản lý dự án?

Google Trang tính phù hợp hơn cho việc cộng tác trực tiếp trên trình duyệt, cập nhật chung, bình luận và các chế độ xem dữ liệu. Excel lại mạnh hơn trong việc mô hình hóa phức tạp, xử lý tập dữ liệu lớn và phân tích phức tạp. Đối với công cụ theo dõi dự án chung, Google Trang tính thường là lựa chọn đơn giản hơn. Đối với các dự án đòi hỏi nhiều công việc phân tích, Excel mang lại cho bạn nhiều không gian linh hoạt hơn.