Điều gì là bên liên quan trong dự án? Làm thế nào để quản lý họ?

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu các bên liên quan trong quản lý dự án, các loại bên liên quan trong dự án, ví dụ và cách phân tích chúng. Chúng ta cũng sẽ tìm hiểu cách hiệu quả nhất để thực hiện quản lý các bên liên quan trong dự án.

Được rồi, hãy cùng tìm hiểu mọi thứ về các bên liên quan trong dự án. 🔍

Điều phối viên dự án là gì?

Các bên liên quan đến dự án là cá nhân, tổ chức hoặc nhóm tham gia tích cực hoặc có lãi suất trong các hoạt động của dự án, có tác động tiềm năng đến kết quả dự án và/hoặc môi trường dự án, và bị ảnh hưởng bởi kết quả dự án hoặc có mối quan hệ gần gũi với những người có thể bị ảnh hưởng bởi dự án.

Về cơ bản, các bên liên quan là những người hoặc nhóm người có lợi (hoặc thiệt hại) từ dự án. Viện Quản lý Dự án định nghĩa bên liên quan của dự án là "các cá nhân và tổ chức tham gia tích cực vào dự án, hoặc có lợi ích có thể bị ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực do kết quả thực hiện hoặc hoàn thành thành công dự án "

Vì vậy, nếu dự án thành công, các bên liên quan sẽ được hưởng lợi từ đó.

Tuy nhiên, nếu dự án đi xuống dốc, các bên liên quan cũng sẽ đi xuống theo… 😅

Các bên liên quan trong dự án là ai?

Bạn có thể phân loại các bên liên quan trong quản lý dự án thành hai loại: bên liên quan nội bộ và bên liên quan bên ngoài.

Hai loại bên liên quan trong quản lý dự án này dựa trên mối quan hệ của bên liên quan với tổ chức:

Các bên liên quan nội bộ

Như tên gọi, bên liên quan nội bộ là những người trong tổ chức hoặc doanh nghiệp. Họ tập trung vào rủi ro dự án và tham gia trực tiếp vào toàn bộ quá trình dự án. Các thành viên nhóm trong công ty này thường có kiến thức sâu sắc về đối tượng, khách hàng và công ty, và thường được coi là người có thẩm quyền, thường giữ các vị trí lãnh đạo cấp cao, làm việc trực tiếp với các cấp hoạt động khác nhau để đạt được kết quả mong muốn.

Là một nhà quản lý dự án, đây là một số bên liên quan nội bộ phổ biến mà bạn có thể phải đối mặt:

Các bên liên quan bên ngoài

Mặt khác, các bên liên quan bên ngoài không thuộc tổ chức hoặc doanh nghiệp của bạn. Các bên liên quan trong quản lý dự án này là người ngoài, như khách hàng hoặc người dùng cuối. Nói cách khác, bạn có trách nhiệm quản lý giao tiếp với các bên liên quan quan trọng và khách hàng bên ngoài, đồng thời giữ bí mật thông tin quan trọng cho đến khi cần thiết phải tiết lộ cho tất cả các bên.

Đáp ứng kỳ vọng của các loại bên liên quan có ảnh hưởng khác nhau, hiển thị thông tin cho họ và giữ cho các bên liên quan khác nhau được cập nhật thông tin là một nửa của kế hoạch quản lý các bên liên quan. Tuy nhiên, với tư cách là người quản lý dự án, trước tiên bạn phải có thể nêu tên các bên liên quan này và hiểu nhu cầu của các nhà tài trợ dự án. Điều quan trọng nhất cần nhớ là truyền đạt rõ ràng phạm vi dự án và quản lý kỳ vọng của các bên liên quan, đôi khi là danh sách dài các yêu cầu từ lãnh đạo.

Thật tuyệt vời. Nhưng ai là các bên liên quan trong một dự án? Là người quản lý dự án, điều quan trọng là bạn phải xác định các bên liên quan đến dự án ngay từ đầu và tập trung vào việc thực hiện dự án. Các nhà quản lý tài nguyên, nhà quản lý chức năng và các nhà quản lý cấp cao khác có thể tập trung hơn vào giai đoạn dự án và lập kế hoạch vòng đời dự án, trong khi các bên liên quan hỗ trợ coi tất cả các thành viên trong nhóm dự án như nhau và muốn cập nhật tiến độ dự án cũng như phản hồi của khách hàng.

Dưới đây là một số các bên liên quan bên ngoài phổ biến:

Làm thế nào để phân tích các bên liên quan?

Phân tích các bên liên quan, hay còn gọi là lập bản đồ các bên liên quan, là điều QUAN TRỌNG vì:

Con đường tốt nhất để dự án thành công là xác định rõ kỳ vọng của dự án với các bên liên quan, xác định rủi ro và cung cấp phản hồi để quản lý các bên liên quan đến dự án và

Xây dựng một nhóm mạnh mẽ bao gồm các bên liên quan khóa trong dự án là cách duy nhất để thành công trong một dự án.

Ví dụ về sơ đồ bối cảnh phân tích các bên liên quan:

Ngoài ra, việc xác định các mẫu trong sự tham gia của các bên liên quan sẽ giúp bạn tránh được ảnh hưởng tiêu cực của họ trong tương lai. Các bên liên quan có lãi suất cao, ảnh hưởng lớn, chủ sở hữu và các nhà quản lý khác từ các nhóm và/hoặc bộ phận khác có thể có ý định riêng hoặc đơn giản là không cùng quan điểm với bạn và nhóm của bạn.

Dù tích cực hay tiêu cực, điều quan trọng là bạn phải làm mọi thứ có thể để đảm bảo rằng bạn đang truyền đạt ý tưởng, phác thảo, thông tin tổng quan và rằng các nhà đầu tư và các bên liên quan chính hài lòng với dòng thời gian, quy trình của dự án và sự hợp tác của các thành viên trong nhóm.

Hãy chia phân tích các bên liên quan thành ba bước:

1. Xác định các bên liên quan tiềm năng

Bước đầu tiên là xác định các bên liên quan.

Bạn phải xác định cả các bên liên quan nội bộ và bên ngoài.

Và chúng tôi hiểu điều đó. Đôi khi điều đó khá rõ ràng.

Tất nhiên, SPOC của khách hàng và các thành viên trong nhóm dự án là các bên liên quan khóa.

Nhưng liệu có gì hơn thế nữa?

Để làm được điều này, bạn sẽ cần bản điều lệ dự án và các tài liệu quan trọng khác của dự án. Trước khi dự án bắt đầu, bản điều lệ dự án phải được lập và trình bày cho tất cả các bên liên quan. Bạn nên thông báo cho các bên liên quan quan trọng về bất kỳ rủi ro tiềm ẩn nào, bao gồm các yếu tố môi trường, có thể ảnh hưởng đến kết quả của dự án.

Việc xác định một số bên liên quan khó có thể khiến bạn mất hàng giờ đồng hồ để tổ chức các phiên brainstorming và xem xét tài liệu.

Dữ liệu bạn thu thập từ các mục này sẽ giúp bạn liệt kê tất cả các bên liên quan.

Bạn có thể bắt đầu phân tích này bằng cách sử dụng các công cụ quản lý dự án và năng suất được đánh giá cao nhất thế giới; hãy để chúng tôi chỉ cho bạn cách làm!

Hãy chào mừng ClickUp.

Bạn có thể sử dụng ClickUp Docs để tạo danh sách các bên liên quan với tính năng chỉnh sửa văn bản phong phú, bao gồm băng rôn, tiêu đề, phông chữ, v.v. bất cứ điều gì bạn quan tâm!

Các tài liệu được sắp xếp theo danh mục: Tất cả, Được giao cho tôi, Được chia sẻ và Riêng tư

Sử dụng các chức năng lập danh mục và wiki nâng cao của Docs để truy cập mọi tài liệu dự án. Tìm kiếm theo từ hoặc cụm từ và tìm tên của tất cả các bên liên quan!

Phần hay nhất là bạn có thể chia toàn bộ 'quy trình xác định các bên liên quan' cho các thành viên trong nhóm dự án của mình.

Tất cả các bạn có thể tiếp tục xác định các bên liên quan, thêm họ vào tệp Tài liệu trong thời gian thực và tạo danh sách các bên liên quan đến dự án.

Danh sách các bên liên quan đến dự án sẽ chứa tất cả tên, vai trò, quyền hạn và lãi suất của các bên liên quan khác nhau.

Hợp tác nhóm, ftw!

2. Biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên của các bên liên quan với tư cách là người quản lý dự án

Viện Quản lý Dự án (PMI) định nghĩa: "Để được coi là bên liên quan, cá nhân hoặc nhóm phải có lợi ích hoặc mức độ ảnh hưởng nhất định có thể tác động đến dự án. "

Không phải mọi bên liên quan được xác định trong một dự án đều có vai trò như nhau.

Một số bên liên quan quan trọng hơn vì ảnh hưởng của họ.

Vì vậy, bước thứ hai là sắp xếp thứ tự ưu tiên của các bên liên quan.

Dưới đây là một số câu hỏi giúp nhóm dự án của bạn phân biệt các bên liên quan chính và phụ:

Nếu câu trả lời cho những câu hỏi này là "có", thì họ là các bên liên quan chính.

Danh sách các bên liên quan chính và phụ sẽ giúp bạn tạo bản đồ tư duy về các bên liên quan.

Để làm được điều đó, bạn sẽ cần Bản đồ Tư duy ClickUp.

Tạo bao nhiêu nút bạn muốn để làm điểm tham chiếu trong Bản đồ Tư duy ClickUp

Vẽ sơ đồ các bên liên quan bằng chế độ Trống để hình dung tất cả những người có thể ảnh hưởng đến dự án của bạn hoặc cách họ kết nối với nhau.

3. Tham gia các bên liên quan

Bây giờ khi bạn đã nắm rõ tất cả các bên liên quan quan trọng và ưu tiên ai, đã đến lúc tiến hành tương tác với các bên liên quan.

Không giống như các bước trước, việc thu hút các bên liên quan là một quá trình liên tục trong suốt dự án của bạn. Bạn cần xác định kỳ vọng của các bên liên quan và giải quyết các mối quan tâm của họ.

Và ClickUp sẵn sàng hỗ trợ bạn từng bước trên con đường này.

Cách quản lý các bên liên quan trong dự án

Quản lý kỳ vọng của các bên liên quan chủ yếu là giữ cho họ hài lòng.

Họ cần thông tin thông qua giao tiếp minh bạch với các bên liên quan.

Và chúng tôi sẽ giúp bạn xây dựng quy trình quản lý các bên liên quan dựa trên những nội dung này.

1. Hãy cho họ xem kế hoạch dự án của bạn

Hãy nghĩ về các bên liên quan như những vị khách đến nhà hàng của bạn.

Việc đầu tiên bạn cần làm là gì? Cho họ xem thực đơn hôm nay.

Tương tự, việc quản lý các bên liên quan nên bắt đầu bằng việc bạn cho họ xem kế hoạch dự án của bạn, trong đó bao gồm:

Điểm nhấn hôm nay? Giao tiếp!

Nhưng trước tiên, bạn phải lập kế hoạch dự án.

Biểu đồ Gantt của ClickUp là công cụ hoàn hảo cho việc lập kế hoạch dự án và chỉ cần ba bước đơn giản để tạo.

Vậy là xong. Bạn đã có một biểu đồ Gantt đẹp mắt.

Sắp xếp lại ngày bắt đầu và ngày đáo hạn của tất cả các công việc có trong dự án

2. Thiết lập kế hoạch truyền thông để điều chỉnh, làm rõ và tạo ra một môi trường thành công và tích cực, nơi mọi người có thể hợp tác như một nhóm.

Đối với các bên liên quan khóa, quản lý dự án là tất cả về những cập nhật kịp thời.

Bạn phải giữ cho mọi nhóm và cá nhân các bên liên quan được thông tin đầy đủ, và điều đó đòi hỏi một kế hoạch truyền thông.

Sẽ là qua email, cuộc họp khởi động, hội nghị video hay cuộc gọi nhanh?

Giống như trong Chế độ xem trò chuyện của ClickUp. Bạn có thể nói về bất cứ điều gì mà không cần rời khỏi nền tảng quản lý dự án của mình.

Thật tiện lợi phải không?

Bạn sẽ không phải mất thời gian chuyển đổi giữa các ứng dụng hoặc thậm chí các tab để giao tiếp.

Thêm Khách (các bên liên quan bên ngoài) vào cuộc trò chuyện của bạn và quyết định xem họ có thể tạo Chế độ xem trò chuyện hay không.

Bạn không thích trò chuyện?

Tổ chức và tham gia các cuộc họp Zoom ngay từ ClickUp nhờ tích hợp Zoom.

Bắt đầu cuộc họp Zoom ngay từ nhiệm vụ ClickUp

Và nếu bạn là một trong những người không thể rời xa email, chúng tôi cũng có giải pháp cho bạn.

Bạn có thể gửi và nhận email trực tiếp từ ClickUp bằng Email ClickApp.

Nói đến email, nếu bạn cần gửi bất kỳ tài liệu pháp lý hoặc hợp đồng nào cần sửa đổi, bạn sẽ không cần phải tìm kiếm ở nơi khác.

Tính năng Proofing của chúng tôi cũng cung cấp chú thích PDF.

3. Chia sẻ phân phối khối lượng công việc của bạn

Chia sẻ phân phối khối lượng công việc của bạn là một phần quan trọng trong kế hoạch quản lý các bên liên quan vì nó cho họ thấy:

Sau đó, hãy cho các bên liên quan thấy bạn đang làm gì bằng chế độ xem Khối lượng công việc.

Và đây là kết quả!

Các bên liên quan sẽ không còn bị bỏ rơi trong bóng tối.

Hơn nữa, bạn có thể lập luận để yêu cầu thêm thời gian, nguồn lực hoặc chuyên môn dựa trên phân phối khối lượng công việc của mình.

4. Cho phép lãnh đạo và các bên liên quan quan trọng xem trách nhiệm và thu thập thông tin chi tiết

Ai lại không thích thấy kim đồng hồ chuyển động? Các trưởng dự án và các bên liên quan khác luôn quan tâm đến tiến độ của dự án, đặc biệt là tham gia vào việc hoàn thành dự án thành công.

Các bên liên quan trong dự án của bạn muốn biết dự án đang tiến triển như thế nào và còn bao lâu nữa mới hoàn thành. Và còn gì tốt hơn bảng điều khiển dự án để cung cấp cho bạn và các bên liên quan cái nhìn sâu sắc về tiến độ dự án.

Bước đầu tiên là thử sử dụng Bảng điều khiển ClickUp .

Sử dụng các tiện ích có thể tùy chỉnh để xây dựng trung tâm điều khiển nhiệm vụ của bạn trong Bảng điều khiển ClickUp

Để đưa thông tin chi tiết về dự án vào Bảng điều khiển, bạn có thể thêm các tiện ích như:

Và còn nhiều hơn nữa!

Tiện ích Sprint của ClickUp cung cấp cho bạn các biểu đồ quản lý dự án hữu ích để trực quan hóa tiến độ dự án của bạn:

Đối với các bên liên quan nội bộ, hãy chia sẻ quyền truy cập để xem hoặc chỉnh sửa bằng Quyền truy cập.

Bạn hãy liên hệ với chúng tôi.

Đối với các bên liên quan bên ngoài, bạn luôn có thể xuất dữ liệu từ Tiện ích bảng điều khiển sang nhiều định dạng, bao gồm PDF, JPEG, CSV, v.v.

Quản lý các bên liên quan hoàn chỉnh trong một hệ thống duy nhất

Ảnh hưởng của các bên liên quan có thể quyết định thành công hay thất bại của dự án. Điều này cũng có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực đến mối quan hệ giữa các bên liên quan.

Đó chính là sức mạnh của họ.

Bạn phải đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan, giữ họ trong vòng thông tin và cân nhắc các yếu tố quan trọng khác trong tất cả các tổ chức.

Và cách duy nhất để làm tất cả những việc đó là có một chiến lược quản lý các bên liên quan vững chắc và một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ.

Đó là lúc ClickUp phát huy tác dụng.

Đây là công cụ tất cả trong một để quản lý công việc dự án, phân công công việc, theo dõi thời gian và thậm chí quản lý các bên liên quan đến dự án!

Tải xuống ClickUp miễn phí ngay hôm nay để bạn và các bên liên quan có thể thực hiện thành công dự án này đến dự án khác!