Các dự án là động lực thúc đẩy thế giới kinh doanh. Các chuyên gia quản lý dự án thường nhận được nhiều tín dụng cho thành công của dự án, nhưng họ không phải là những người duy nhất đạt được kết quả. Các quản lý dự án có thể nhận được tất cả sự chú ý, nhưng các nhà lãnh đạo dự án mới là những người thúc đẩy và điều hành, giám sát các dự án, phát triển ý tưởng lớn và quản lý tài nguyên.
Làm trưởng dự án không chỉ là hoàn thành công việc đúng hạn và giám sát các công việc. Công việc này còn đòi hỏi khả năng động viên các thành viên trong nhóm và đạt được mục tiêu của dự án. Điều này nghe có vẻ giống với vai trò của người quản lý dự án, nhưng hai công việc này không hoàn toàn giống nhau.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích trưởng dự án là gì và họ khác với quản lý dự án như thế nào. Chúng tôi cũng sẽ tiết lộ những đặc điểm được yêu cầu nhất của một trưởng dự án hiệu quả, cùng với 10 chiến lược giúp bạn trở thành trưởng dự án giỏi nhất thế giới. 🙌
Trưởng dự án là gì?
Trưởng dự án quản lý kế hoạch tổng thể của dự án và đảm bảo các kết quả được hoàn thành trong dòng thời gian đã định. Không giống như quản lý dự án truyền thống, trưởng dự án tập trung hơn vào việc hướng dẫn và truyền cảm hứng cho nhóm dự án. Vai trò này đòi hỏi mức độ tham gia cao hơn, tập trung hơn vào các khía cạnh chiến lược và quan hệ giữa các thành viên trong nhóm.
Các trưởng dự án thường xử lý các công việc như:
- Xác định phạm vi dự án
- Phát triển kế hoạch dự án với các công việc, dòng thời gian, nguồn lực và cột mốc
- Cài đặt mục tiêu và mục đích
- Tập hợp một nhóm dự án
- Quản lý tài nguyên và ngân sách
- Phối hợp với tất cả các bên liên quan
- Đang theo dõi tiến độ dự án
- Tạo động lực và hướng dẫn thành viên nhóm
- Kỷ niệm thành công và phân tích thất bại
Các nhà lãnh đạo quản lý dự án có kỹ năng lãnh đạo mạnh mẽ và biết cách xây dựng môi trường làm việc tích cực, năng suất cao, nơi mọi người đều cảm thấy mình là một phần của nhóm. Họ cần có kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân tuyệt vời, mặc dù hiểu biết về các công cụ và phương pháp quản lý dự án, như Scrum và hướng dẫn PMI, cũng không có hại gì.
Trưởng dự án vs Quản lý dự án
Nếu bạn đang tìm kiếm vai trò lãnh đạo dự án, bạn có thể thấy các danh sách công việc cho cả quản lý dự án và trưởng dự án. Hai vai trò này có một số điểm trùng nhau, nhưng thực tế là hai công việc riêng biệt. Hãy xem những điểm khác biệt chính giữa hai vai trò này để biết vai trò nào phù hợp nhất với kinh nghiệm và kỹ năng của bạn.
Trọng tâm chính
Quản lý dự án là người thực hiện. Họ thực hiện dự án và kiểm soát tất cả các bộ phận chuyển động. Họ quan tâm đến việc đạt được các mục tiêu của dự án, giữ tất cả công việc trong phạm vi dự án và đảm bảo các kết quả của dự án được hoàn thành đúng thời hạn.
Mặt khác, trưởng dự án là những người có tầm nhìn xa trông rộng. Không có gì lạ khi trưởng dự án là người đưa ra ý tưởng ban đầu cho dự án. Những người giỏi phân công công việc này sẽ giao tầm nhìn của mình cho các quản lý dự án để thực hiện, trong khi họ tập trung vào thành công của dự án ở cấp cao hơn. 💡
Mặc dù các nhà lãnh đạo dự án vẫn thực tế và lý trí, họ là những thiên tài điên rồ trong quản lý dự án. Họ sẵn sàng chấp nhận rủi ro và những ý tưởng táo bạo. Các nhà quản lý dự án cân bằng điều này bằng cách tiếp cận thận trọng hơn, hướng đến hành động, đảm bảo các ý tưởng của nhà lãnh đạo dự án thực sự có thể thực hiện được.
Chứng chỉ
Các quản lý dự án chuyên nghiệp được Viện Quản lý Dự án (Project Management Institute) chứng nhận là Chuyên gia Quản lý Dự án (PMP). Đây là chứng chỉ cụ thể chứng minh rằng một quản lý biết cách tuân theo nhiều phương pháp hoặc khung công việc.
Trưởng dự án không có chứng chỉ chính thức. Chứng chỉ PMP rất có giá trị đối với một trưởng dự án, nhưng không phải lúc nào cũng là yêu cầu bắt buộc. Đây là vai trò tổng quát hơn, vì vậy trưởng dự án cần có kiến thức về tổ chức, kỹ năng giao tiếp và trí tưởng tượng phong phú.
Trách nhiệm
Quản lý dự án giám sát kế hoạch dự án, lịch trình dự án và quy trình làm việc của nhóm. Họ thường quản lý nguồn lực và ngân sách, mặc dù một số tổ chức giao công việc này cho trưởng dự án. Quản lý dự án cũng đảm bảo các dự án tuân thủ các phương pháp hay nhất của PMI và tuân thủ các quy định của ngành.
Trưởng dự án hỗ trợ tầm nhìn của nhóm và điều chỉnh tầm nhìn đó cho phù hợp với mục tiêu của dự án. Họ tập trung vào sự đổi mới và giải quyết vấn đề một cách sáng tạo. Vì thường phụ trách các mối quan hệ giữa các thành viên, trưởng dự án xử lý các xung đột. Cho dù có vấn đề trong nhóm dự án hay với khách hàng, họ là người hòa giải.
Vai trò trong động lực nhóm
Quản lý dự án thiên về chính sách và tuân theo quy trình ra quyết định có cấu trúc. Trưởng dự án linh hoạt và thích ứng hơn quản lý dự án. Vì vậy, quản lý dự án làm việc giống như một giám sát viên hoặc điều phối viên dự án. Trưởng dự án cũng là trưởng nhóm, đóng vai trò là người hướng dẫn. Họ tạo ra môi trường làm việc hợp tác và trao quyền, nếu được thực hiện tốt, sẽ hỗ trợ công việc hiệu quả và văn hóa nhóm vững mạnh.
Đặc điểm của một nhà lãnh đạo dự án hiệu quả
Các nhà lãnh đạo dự án phải truyền cảm hứng và hướng dẫn nhóm không chỉ để đạt được mục tiêu, mà còn phát triển và vượt trội trong quá trình thực hiện. Đây là một vai trò đòi hỏi rất cao, cần kết hợp các kỹ năng mềm, như giải quyết xung đột, và các kỹ năng cứng, như quản lý dự án. Mỗi doanh nghiệp cần những điều khác nhau từ các nhà lãnh đạo dự án của mình, nhưng những chuyên gia có những phẩm chất này sẽ là lựa chọn hàng đầu. ✨
Tư duy chiến lược
Các nhà lãnh đạo dự án phải có khả năng nhìn nhận tổng thể. Trong khi các nhà quản lý dự án tập trung vào các chi tiết nhỏ trong việc thực hiện kế hoạch dự án, các nhà lãnh đạo dự án luôn đi trước hai bước, điều chỉnh mục tiêu dự án cho phù hợp với tầm nhìn lớn hơn. Họ dự đoán những thách thức và cơ hội trong tương lai, đồng thời giúp nhóm của mình linh hoạt điều chỉnh khi cần thiết để tạo ra sản phẩm cuối cùng tốt hơn.
Kiến thức kỹ thuật hoặc chuyên ngành
Mặc dù sự sáng tạo và đổi mới rất hữu ích cho một nhà lãnh đạo dự án, bạn vẫn cần có kỹ năng kỹ thuật. Một số tổ chức có thể yêu cầu bạn có chứng chỉ PMP cho vai trò này, trong khi những tổ chức khác có thể yêu cầu kinh nghiệm, chứng chỉ hoặc kỹ năng cụ thể trong ngành. Điều quan trọng là bạn có kỹ năng cứng để quản lý một nhóm giàu kinh nghiệm.
Kỹ năng giao tiếp xuất sắc
Các nhà lãnh đạo dự án cần phải xuất sắc trong giao tiếp bằng lời nói và văn bản. Họ là người điều hành công việc, vì vậy giao tiếp rõ ràng, trực tiếp là điều bắt buộc. Các nhà lãnh đạo giỏi sẽ can thiệp để giải quyết những hiểu lầm và nhầm lẫn, vì vậy điều quan trọng là phải biết cách quản lý sự cố giao tiếp mà không làm nhóm của bạn thất vọng.
Trí tuệ cảm xúc
Con người rất phức tạp, vì vậy người quản lý dự án phải có trí tuệ cảm xúc cao. Lắng nghe tích cực, quản lý căng thẳng, đồng cảm và kiểm soát cảm xúc là những phẩm chất mà mọi người mong muốn ở một trưởng dự án. Những kỹ năng này sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề khó khăn chắc chắn sẽ phát sinh trong quá trình thực hiện dự án, cho dù đó là xung đột giữa các cá nhân hay thời hạn không hợp lý của khách hàng.
Khả năng ra quyết định nhanh chóng
Trưởng dự án là người ra quyết định, vì vậy bạn cần có khả năng đưa ra quyết định kịp thời, sáng suốt dưới áp lực. Nhưng không phải bất kỳ quyết định nào cũng được chấp nhận; bạn phải có khả năng đưa ra những lựa chọn sáng tạo, cân nhắc kỹ lưỡng. Điều này không có nghĩa là bạn phải làm việc trong môi trường cô lập. Các trưởng dự án có kinh nghiệm biết cách thu thập phản hồi, đánh giá và kết hợp chúng vào quá trình ra quyết định của mình.
Sự linh hoạt
Khả năng ra quyết định là quan trọng, nhưng đối với một trưởng dự án, việc nhận ra khi nào cần thay đổi hướng đi cũng quan trọng không kém. Bạn cần thích ứng với những thay đổi về phạm vi dự án, động lực của nhóm và tất cả những thách thức không lường trước được phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.
Kỹ năng ủy quyền
Bạn không thể làm mọi việc một mình. Các nhà lãnh đạo dự án thành công hiểu điểm mạnh của từng thành viên trong dự án và phân công công việc phù hợp. Điều này giúp bạn giảm bớt công việc, đồng thời trao quyền cho nhóm và xây dựng văn hóa tin tưởng lẫn nhau.
10 chiến lược để trở thành một nhà lãnh đạo dự án thành công
Một nhà lãnh đạo dự án vững vàng có thể tạo ra sự khác biệt giữa thành công và thất bại. Hãy làm theo các chiến lược chuyên nghiệp này để nâng cao kỹ năng của bạn và dẫn dắt nhóm của bạn đến thành công.
1. Sử dụng công cụ phù hợp
Các dự án có rất nhiều phần thay đổi. Bạn sẽ dễ bị lạc hướng nếu không có hệ thống tổ chức hoặc nền tảng hỗ trợ. Đó là lúc phần mềm quản lý dự án như ClickUp phát huy tác dụng.
ClickUp là nền tảng quản lý công việc, nhóm và dự án giúp cải thiện quy trình làm việc và tổ chức công việc của bạn. Bạn tập trung vào những ý tưởng lớn, chúng tôi sẽ giúp bạn hiện thực hóa chúng.
Không cần phải lên lịch gọi điện hàng ngày để báo cáo trạng thái. Chỉ cần thiết lập dự án của bạn trong ClickUp và tùy chỉnh Bảng điều khiển theo ý bạn. Chọn từ hơn 15 chế độ xem tùy chỉnh để hỗ trợ phương pháp lãnh đạo, quy trình làm việc và sở thích của bạn.
Tuy nhiên, quản lý dự án chỉ là phần nổi của tảng băng chìm. Tài liệu thời gian thực, trợ lý viết AI, vô số mẫu và bảng điều khiển có thể tùy chỉnh 100% giúp việc lãnh đạo dự án trở nên dễ dàng trong ClickUp.
2. Cấu trúc ngày làm việc của bạn
Bạn có thể tham gia rất nhiều cuộc họp. Điều đó khiến bạn không có nhiều thời gian để làm công việc thực sự của mình. Thay vì lên lịch quá dày, hãy sắp xếp ngày của bạn một cách cẩn thận bằng một công cụ như lịch hàng ngày. Cho dù bạn theo dõi bằng phương tiện kỹ thuật số hay trên giấy, việc lên kế hoạch trước một tuần sẽ giúp bạn cân bằng công việc và các cuộc họp dễ dàng hơn. Nó thậm chí còn cho bạn cơ hội phân công công việc, vì vậy đừng ngại lên kế hoạch trước!
3. Tìm ra những gì không hiệu quả và khắc phục nó
Một số người hài lòng với trạng thái hiện tại. Nhưng các nhà lãnh đạo dự án biết rằng đôi khi thay đổi là cần thiết để thành công. Nếu bạn biết có điều gì đó không ổn và không hiệu quả cho nhóm, hãy khắc phục nó!
Cải tiến quy trình là một phần của khả năng lãnh đạo dự án hiệu quả. Hỏi nhóm của bạn về những điểm không hiệu quả hoặc điểm yếu trong quy trình, công nghệ hoặc phương pháp lãnh đạo của bạn. Bạn luôn có thể tạo biểu mẫu phản hồi ẩn danh để thu thập phản hồi trung thực. Điều quan trọng là thực hiện các đề xuất này thay vì bỏ qua chúng. Thực hiện hành động sẽ xây dựng lòng tin với nhóm của bạn và cải thiện kinh doanh — đó là một giải pháp đôi bên cùng có lợi!
4. Trở thành chuyên gia trong việc ưu tiên công việc
Bạn chỉ có một lượng tài nguyên hạn chế cho dự án này. Là người lãnh đạo dự án, bạn cần phân bổ mức độ ưu tiên phù hợp và phân chia tài nguyên cho phù hợp. Thay vì đưa ra quyết định dựa trên cảm xúc, điều quan trọng là xếp hạng mức độ ưu tiên dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng. Điều đó có thể yêu cầu sử dụng các công cụ như mẫu Ma trận ưu tiên của ClickUp để đưa ra quyết định khách quan.
5. Đặt mục tiêu cho sự phát triển cá nhân của bạn
Các trưởng dự án cống hiến hết mình cho nhóm của họ. Nhưng lần cuối cùng bạn đầu tư vào sự phát triển của bản thân là khi nào? Đặt mục tiêu lãnh đạo và tiếp tục phát triển kỹ năng của bạn với tư cách là trưởng dự án. Đặt mục tiêu SMART như "Tôi sẽ tham gia khóa học lãnh đạo trực tuyến vào cuối quý 1" hoặc "Tôi sẽ tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên lên 5% vào tháng 12 năm 2024"
6. Làm rõ cách bạn làm việc với quản lý dự án
Điều cuối cùng bạn muốn làm là đạp lên chân người khác. Mọi người trong dự án cần có vai trò rõ ràng, không chồng chéo. Tránh làm lại công việc và sự bất mãn bằng cách nêu rõ ai phụ trách việc gì. Bạn luôn có thể phân công nhiệm vụ tự động trong một công cụ như ClickUp để giảm thiểu sự nhầm lẫn.
7. Nâng cao kỹ năng xây dựng nhóm của bạn
Và không, chúng tôi không nói về những trò chơi xây dựng lòng tin hay những chuyến du lịch cuối tuần. Xây dựng nhóm không chỉ diễn ra trong những sự kiện hàng năm, mà diễn ra hàng ngày. Các tương tác hàng ngày có tác động lớn hơn bất kỳ điều gì khác đến văn hóa nhóm của bạn, vì vậy nếu bạn muốn tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn, hãy trở thành bậc thầy trong việc xây dựng nhóm. Điều đó có thể như sau:
- Cung cấp các cơ hội đào tạo và học tập cho nhóm của bạn
- Trao quyền tự chủ và quyền ra quyết định cho nhân viên
- Quản lý hiệu quả các cuộc họp nhóm
- Coi trọng phản hồi của thành viên nhóm
- Công nhận thành công của nhóm
- Là một thành viên trong nhóm, cho dù điều đó đòi hỏi bạn phải làm việc nhiều giờ hơn hoặc đảm nhận những công việc mà không ai muốn làm
Không có gì nghe thú vị bằng bài tập tin tưởng lẫn nhau, nhưng những chiến lược này sẽ thực sự mang lại hiệu quả và thúc đẩy sự gắn kết trong nhóm dự án.
8. Khuyến khích và truyền cảm hứng cho nhóm của bạn
Sự kiệt sức và thiếu nhiệt huyết có thể phá hỏng tiến độ dự án và làm tổn hại tinh thần của nhóm. Là trưởng nhóm, bạn có trách nhiệm giữ cho mọi người luôn tham gia. Hãy ghi nhận công việc của nhóm bằng những phần thưởng hữu hình, chia sẻ các chỉ số chứng minh rằng công việc của họ đang mang lại kết quả và hành động dựa trên đề xuất hoặc phản hồi của nhân viên.
9. Cập nhật xu hướng mới nhất
Các nhà lãnh đạo dự án là những người sáng tạo và có ước mơ. Là một nhà lãnh đạo dự án, mọi người trông chờ bạn mang đến những góc nhìn mới mẻ và ý tưởng mới cho bảng. Đọc tin tức, thử công nghệ mới nhất và biết những gì đang diễn ra trong ngành của bạn. Dành ít nhất 10 phút mỗi ngày để tự học về các xu hướng để bạn có thể suy nghĩ sáng tạo.
10. Xây dựng mạng lưới đa dạng
Nếu bạn dành tất cả thời gian cho những người trong công ty hoặc ngành của mình, bạn có thể sẽ không nghe được nhiều ý tưởng thú vị hoặc mới mẻ. Để có những ý tưởng mới, bạn phải bước ra khỏi vùng an toàn và kết nối với những người mới. Hãy nghe podcast, đọc sách và tham dự các sự kiện kết nối với các ngành hoặc nhóm sở thích khác. Bạn không bao giờ biết ý tưởng tuyệt vời tiếp theo sẽ đến từ đâu!
ClickUp giúp quản lý dự án trở nên dễ dàng
Các trưởng dự án giữ cho dự án đi đúng hướng, nhưng họ còn làm nhiều hơn thế. Họ là những thiên tài điên rồ, những người có tầm nhìn xa trông rộng và những người hòa giải. Họ có thể không được chú ý nhiều như các quản lý dự án, nhưng sự đổi mới không thể xảy ra nếu không có các trưởng dự án đứng đầu. 🏎️
Cho dù bạn đang nghĩ đến sự nghiệp lãnh đạo dự án hay đang trên con đường trở thành một nhà lãnh đạo dự án, bạn cần có những công cụ phù hợp. ClickUp sẽ hỗ trợ bạn trong từng bước. Chúng tôi lưu trữ tất cả các thông tin liên lạc, ý tưởng lớn, tài liệu brainstorming, dữ liệu và nội dung của nhóm bạn ở một nơi để bạn có thể tập trung vào sự đổi mới thực sự.
Nhưng đừng chỉ tin lời chúng tôi. Tạo Không gian Làm việc ClickUp miễn phí ngay bây giờ để quản lý dự án chỉ với một cú nhấp chuột.