Khi mọi công việc tại nơi làm việc đều được gắn thẻ “khẩn cấp”, thì thực chất chẳng có gì là khẩn cấp cả. Kết quả là nhóm của bạn sẽ mặc định ưu tiên xử lý những công việc ồn ào nhất, chứ không phải những công việc quan trọng nhất.
Các mức độ ưu tiên sẽ giúp giải quyết vấn đề này. Nhóm của bạn sẽ ưu tiên các công việc giúp kinh doanh phát triển bền vững, thay vì phải đối phó với những cuộc khủng hoảng liên tiếp. Tuy nhiên , 48% nhân viên cho biết công việc của họ cảm thấy hỗn loạn và rời rạc, và những kỳ vọng không rõ ràng cũng là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến tình trạng kiệt sức.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ phân tích cách ngừng việc giải quyết các vấn đề khẩn cấp và bắt đầu sắp xếp thứ tự ưu tiên, thang điểm tiêu chuẩn từ P0 đến P4, bốn khung làm việc giúp nhóm của bạn duy trì sự nhất quán, cũng như cách xây dựng một hệ thống mà mọi người thực sự sử dụng.
Tóm tắt
Đối với hầu hết các nhóm, thách thức trong việc xác định mức độ ưu tiên không phải là “cái gì” mà là “cách thức”. Và khi điều này không rõ ràng, công việc sẽ rơi vào tình trạng hỗn loạn. Bạn có thể khắc phục điều đó bằng một hệ thống đơn giản:
- Chọn một khung tham chiếu để sắp xếp mức độ ưu tiên, chẳng hạn như Ma trận Eisenhower, MosCoW hoặc RICE
- Sử dụng thang ưu tiên từ P0 đến P4 để đánh giá mức độ nghiêm trọng và cấp bách. Đảm bảo mọi người đều thống nhất 100% về ý nghĩa của từng mức độ.
- Đánh giá các công việc, xác định mức độ khẩn cấp và tác động theo một khung tiêu chí chia sẻ, gán mức độ ưu tiên cho từng công việc, truyền đạt các ưu tiên, đồng thời thường xuyên rà soát và điều chỉnh.
- Tránh những sai lầm thường gặp, chẳng hạn như ưu tiên các công việc dễ dàng hơn công việc khó, để các định nghĩa về mức độ ưu tiên trở nên lỗi thời, và bỏ qua các mối phụ thuộc
Chúng tôi cũng sẽ hướng dẫn bạn cách cài đặt, quản lý và theo dõi mức độ ưu tiên của các công việc bằng ClickUp.
Mức độ ưu tiên là gì?
Mức độ ưu tiên là một nhãn được gán cho một công việc để chỉ ra mức độ quan trọng và cấp bách của công việc đó so với các công việc khác. Các mức độ ưu tiên giúp nhóm xác định công việc nào cần làm trước, công việc nào có thể hoãn lại và công việc nào cần loại bỏ.
Hệ thống phổ biến nhất sử dụng từ bốn đến năm mức độ: Khẩn cấp (hoặc P0), Cao (P1), Bình thường (P2), Thấp (P3) và đôi khi là Không ưu tiên (P4).
Các nhóm sản phẩm, kỹ thuật, CNTT và vận hành sử dụng chúng hàng ngày để quyết định phân bổ nỗ lực vào đâu.
Bạn nghĩ rằng hệ thống ưu tiên được phát minh bởi các nhóm phát triển phần mềm? Thực ra, hệ thống này đã được phát triển trên chiến trường vào cuối thế kỷ 18 bởi bác sĩ phẫu thuật người Pháp Dominique Jean Larrey.
Larrey, Bác sĩ trưởng của Napoleon, đã phát triển một hệ thống hiện đại để điều trị cho người bị thương, không dựa trên cấp bậc (như thông lệ trước đây) mà dựa trên mức độ nghiêm trọng của vết thương. Những người bị thương được phân loại thành ba nhóm: những người bị thương nặng, những người bị thương nhẹ hơn và những người không thể cứu được. Nhóm đầu tiên được chăm sóc trước tiên. Ông gọi đó là “triage”, bắt nguồn từ từ tiếng Pháp trier, có nghĩa là phân loại.
Khi bạn xây dựng hệ thống ưu tiên ngày nay, bạn đang áp dụng một mô hình đã có từ 200 năm trước!
Năm mức độ ưu tiên tiêu chuẩn từ P0 đến P3
Một thang ưu tiên phổ biến được sử dụng rộng rãi trong các nhóm phần mềm, CNTT và quản lý dự án bao gồm bốn cấp độ: P0, P1, P2 và P3. Mỗi cấp độ mang một ý nghĩa cụ thể và kỳ vọng về phản hồi đi kèm. Mỗi cấp độ cũng có một mã màu sắc riêng, giúp các nhóm có thể nhanh chóng nắm bắt thông tin trên Bảng công việc chỉ bằng một cái nhìn.
| Mức độ ưu tiên | Còn được gọi là | Mã màu | Định nghĩa | Ví dụ | Phản hồi điển hình |
| P0 | Quan trọng/Cản trở | Màu đỏ | Sự cố hệ thống toàn diện hoặc mất dữ liệu ảnh hưởng đến tất cả người dùng | Cơ sở dữ liệu sản xuất đang gặp sự cố; không có khách hàng nào có thể đăng nhập | Khẩn cấp: bỏ hết mọi việc, huy động toàn bộ nhân lực |
| P1 | Cao | Màu cam | Các hàm chính không hoạt động đối với một nhóm người dùng đáng kể | Quá trình xử lý thanh toán không thành công đối với người dùng di động | Trong ngày: được phân công trong vòng một giờ, giải quyết trong vòng 24 giờ |
| P2 | Trung bình | Màu vàng | Trải nghiệm bị suy giảm nhưng có giải pháp thay thế | Kết quả tìm kiếm tải chậm nhưng vẫn trả về dữ liệu chính xác | Sprint này: được lên lịch trong chu kỳ hiện tại hoặc chu kỳ tiếp theo |
| P3 | Thấp | Màu xanh dương | Vấn đề nhỏ, không ảnh hưởng đến chức năng | Lỗi chính tả trong nội dung giao diện người dùng trên trang cài đặt | Danh sách công việc tồn đọng: sẽ được xử lý khi có đủ nguồn lực |
Việc sử dụng mã màu sắc giúp làm nổi bật các cấp độ này một cách trực quan. Với phương pháp quản lý công việc trực quan này, khi nhóm của bạn quét qua Bảng, họ có thể nhận ra những công việc khẩn cấp mà không cần đọc tiêu đề của từng công việc.
Một số tổ chức lại sử dụng hệ thống năm cấp hoặc ba cấp, điều này hoàn toàn chấp nhận được. Điều quan trọng là nhóm của bạn phải hiểu rõ ý nghĩa của từng cấp độ. Một hệ thống ba cấp mà mọi người đều thống nhất sẽ hiệu quả hơn một hệ thống năm cấp mà trong đó từ “cao” lại có ý nghĩa khác nhau đối với mỗi người.
Tại sao mức độ ưu tiên lại quan trọng đối với các nhóm dự án?
Khi hệ thống ưu tiên bị phá vỡ, điều đó sẽ gây ra những hậu quả thực sự cho kinh doanh.
- Phân bổ nguồn lực không hợp lý: Các nhóm thường lãng phí thời gian vào những công việc ít tác động thay vì giải quyết các vấn đề thực sự cản trở tiến độ. Một kỹ sư có thể dành cả ngày để hoàn thiện giao diện người dùng (UI) ở mức ưu tiên P3, trong khi một lỗi tích hợp ở mức P0 vẫn đang chờ ai đó phát hiện ra. Việc phân biệt rõ ràng giữa P0 và P1 giúp các kỹ sư trực ca biết chính xác nên xử lý các phiếu yêu cầu nào trước tiên. Không cần phải chờ ý kiến từ quản lý.
- Sự mở rộng phạm vi một cách âm thầm: Nếu không có các “cổng ưu tiên”, các yêu cầu mới sẽ được thêm vào với mức độ ưu tiên ngang bằng với các cam kết hiện có. Một bên liên quan của dự án đưa một “yêu cầu nhanh” vào sprint với mức P1, và đột nhiên nhóm phải đảm nhận thêm 30% công việc so với kế hoạch. Việc áp dụng các mức độ ưu tiên bắt buộc sẽ buộc mọi yêu cầu mới phải tuân theo cùng một tiêu chí đánh giá
- Mệt mỏi do phải ra quyết định: Khi mọi việc đều được xếp hạng P1, mỗi cuộc họp hàng ngày đều trở thành một cuộc thương lượng. Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ đã phát hiện ra rằng chất lượng quyết định sẽ suy giảm khi số quyết định tăng lên. Một hệ thống ưu tiên hoạt động hiệu quả sẽ loại bỏ hàng chục quyết định nhỏ nhặt hàng ngày vốn làm cạn kiệt năng lượng của nhân viên
Cũng có dữ liệu từ chính người dùng về vấn đề này. Trong cuộc khảo sát ClickUp Insights năm 2025 của chúng tôi dành cho các nhân viên trí thức thuộc các nhóm quản lý dự án (PM), vận hành (Ops) và kỹ thuật, 35% cho biết việc lập kế hoạch là điều đầu tiên bị bỏ qua khi công việc trở nên bận rộn. Khả năng tập trung đứng thứ hai với 28%. Khả năng tổ chức đứng thứ ba với 19%.
Một hệ thống ưu tiên hiệu quả cần có ba yếu tố để hoạt động: các định nghĩa chia sẻ, tiêu chí phân công rõ ràng và tần suất đánh giá định kỳ. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng cả ba yếu tố này.
4 Khung phương pháp khác nhau để cài đặt mức độ ưu tiên: So sánh
Sau khi đã xác định các mức độ ưu tiên, bạn cần một khung làm việc để sắp xếp thứ tự ưu tiên. Các khung làm việc này cung cấp cho bạn một cấu trúc có thể áp dụng lặp lại để phân bổ mức độ ưu tiên. Dưới đây là bốn khung làm việc phổ biến nhất. Mỗi khung phù hợp với kích thước nhóm, tốc độ ra quyết định và mức độ sẵn có của dữ liệu khác nhau.
| Khung làm việc | Phù hợp nhất với | Thông tin cần thiết | Tốc độ ra quyết định | Giới hạn |
| Ma trận Eisenhower | Các cá nhân đóng góp, các nhóm nhỏ | Đánh giá mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng | Nhanh (vài phút) | Bỏ qua nỗ lực và chi phí |
| MoSCoW | Các nhóm sản phẩm xác định phạm vi các bản phát hành | Sự thống nhất giữa các bên liên quan về các danh mục | Trung bình (cuộc họp) | Chủ quan mà không có tiêu chí được chia sẻ |
| Ma trận tác động-nỗ lực | Các nhóm có nguồn lực hạn chế | Dự đoán tác động và nỗ lực | Nhanh (vài phút) | Các ước tính thường chỉ là phỏng đoán |
| RICE | Các nhóm sản phẩm/phát triển dựa trên dữ liệu | Phạm vi ảnh hưởng, tác động, sự tự tin, số liệu về nỗ lực | Chậm (cần dữ liệu) | Tùy ý mà không có dữ liệu đầu vào thực tế |
Ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower phân loại các công việc vào một lưới 2x2 dựa trên hai trục: mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng. Bốn phần tư của ma trận là:
- Khẩn cấp + Quan trọng (việc cần làm trước)
- Quan trọng + Không khẩn cấp (lên lịch)
- Khẩn cấp + Không quan trọng (giao cho người khác)
- Không (loại bỏ)
Khung làm việc này phù hợp nhất với các cá nhân hoặc nhóm nhỏ cần đưa ra các quyết định hàng ngày một cách nhanh chóng.
Phương pháp này không phù hợp với các danh sách công việc tồn đọng lớn có sự phụ thuộc lẫn nhau vì nó không tính đến nỗ lực hay chi phí. Một công việc có thể được coi là “quan trọng nhưng không khẩn cấp” nhưng lại mất đến ba sprint để hoàn thành.
Mẫu Ma trận Eisenhower của ClickUp có thể giúp bạn nhanh chóng bắt đầu áp dụng khung làm việc này.
Phương pháp MoSCoW
Phương pháp MoSCoW chia công việc thành bốn nhóm:
- Phải có
- Nên có
- Có thể đã
- Sẽ không có (lần này)
MoSCoW là một khung làm việc trong quản lý sản phẩm, phù hợp nhất để xác định phạm vi của một bản phát hành hoặc MVP. Nó buộc các nhóm phải đưa ra những quyết định táo bạo “chúng ta sẽ không làm điều này”. Đây chính là điểm mà hầu hết các nhóm sản phẩm thường gặp khó khăn.
Tuy nhiên, điểm yếu chính của phương pháp này là tính chủ quan. Nếu không có tiêu chí rõ ràng, khái niệm “phải có” có thể mang ý nghĩa rất khác nhau đối với một quản lý dự án và một kỹ sư trong cùng một nhóm.
Ma trận tác động-nỗ lực
Khung thứ ba là ma trận tác động-nỗ lực, cũng là một bảng 2x2.
- Các mục Tác động cao/Nỗ lực thấp là những thành quả nhanh chóng mà bạn nên giải quyết trước tiên
- Các mục Tác động lớn/Cần nhiều nỗ lực là những dự án quan trọng cần được lập kế hoạch
- Các mục Tác động thấp/Nỗ lực ít là những mục lấp đầy thời gian rảnh rỗi
- Các mục thuộc loại Tác động thấp/Nỗ lực nhiều là những mục bạn nên tránh
Nếu bạn đang quản lý một nhóm bận rộn và thường xuyên phải lựa chọn giữa nhiều yêu cầu cạnh tranh nhau, ma trận tác động-nỗ lực có thể giúp ích cho bạn.
Giới hạn: Các ước tính về “tác động” và “nỗ lực” thường chỉ là phỏng đoán, trừ khi nhóm có dữ liệu lịch sử để làm cơ sở so sánh.
Khung RICE
Cuối cùng, chúng ta có khung RICE, giúp đánh giá từng sáng kiến trên bốn khía cạnh:
- Phạm vi ảnh hưởng (số lượng người dùng bị ảnh hưởng)
- Tác động (mức độ ảnh hưởng đến hành vi)
- Mức độ tự tin (bạn chắc chắn đến mức nào về các ước tính)
- Nỗ lực (số tháng-người cần thiết)
Nhân các mức độ này với nhau sẽ cho ra một điểm ưu tiên số để so sánh trực tiếp.
Các nhóm sản phẩm và tăng trưởng có dữ liệu phạm vi tiếp cận có thể đo lường được sẽ tận dụng tối đa RICE. Nếu bạn là một nhóm ở giai đoạn đầu chưa có dữ liệu đầu vào rõ ràng, chẳng hạn như số liệu phạm vi tiếp cận và tỷ lệ tin cậy, hãy cân nhắc sử dụng một khung làm việc khác. Nếu thiếu những yếu tố này, các điểm số có thể mang tính tùy tiện và sẽ không giúp bạn xác định ưu tiên một cách hiệu quả.
Gibson Biddle, cựu Phó Chủ tịch phụ trách Sản phẩm tại Netflix, sử dụng Mô hình GEM để xác định mức độ ưu tiên. Mô hình này buộc các nhóm phải xếp hạng theo thứ tự ưu tiên dựa trên ba yếu tố: Growth (Tăng trưởng), Engagement (Sự tham gia) và Monetization (Tạo doanh thu).
Ví dụ, vào năm 2005, Netflix đang tăng trưởng 30% so với cùng kỳ năm trước, nhưng các nhà phân tích lại lo ngại về khả năng sinh lời. Các nhóm tại Netflix đã áp dụng mô hình GEM và ưu tiên tối đa hóa doanh thu trên mọi mặt. Các dự án của họ tập trung một cách quyết liệt vào việc tăng trưởng doanh thu.
Sau đó, vào năm 2008, khi họ đã chứng minh được khả năng sinh lời, trọng tâm chuyển sang phát triển. Các nhóm sau đó tập trung vào các dự án nhằm thu hút người dùng mới và giảm tỷ lệ rời bỏ.
Cách cài đặt mức độ ưu tiên cho nhóm của bạn trong 5 bước
Một lần nữa, hệ thống ưu tiên chỉ phát huy hiệu quả khi toàn bộ nhóm sử dụng cùng một định nghĩa và cùng một quy trình. Hãy thử áp dụng năm bước dưới đây để chuyển từ việc “chúng ta chỉ ưu tiên một cách tương đối” sang một hệ thống chia sẻ và có thể thực thi được.
Bước 1: Danh sách tất cả các công việc đang chờ xử lý trước khi xếp hạng bất kỳ công việc nào
Tập hợp mọi công việc, yêu cầu và lỗi vào một chế độ xem duy nhất — bao quát các công cụ, kênh liên lạc và bảng tính. Nếu không có danh sách tổng hợp đầy đủ, các yêu cầu bị chôn vùi trong các chủ đề trên Slack và email thường sẽ trở thành những tình huống khẩn cấp vào phút chót.
Rất dễ bị cám dỗ bỏ qua bước này và chỉ ưu tiên những công việc đã có sẵn trong công cụ quản lý dự án của bạn. Tuy nhiên, những công việc nằm rải rác ở khắp nơi khác hầu như không bao giờ được phân loại, và đó thường là nơi nảy sinh những vấn đề bất ngờ.
Bước 2: Xác định các tiêu chí về mức độ khẩn cấp và tác động trong một bảng tiêu chí chia sẻ
Tạo một bảng tiêu chí chung mà nhóm của bạn có thể tham khảo mỗi khi xác định mức độ ưu tiên.
Hãy tự hỏi bản thân: Điều gì khiến một việc trở nên “khẩn cấp”? Việc đó có ảnh hưởng đến doanh thu, cản trở công việc của nhóm khác hay có thời hạn bên ngoài nghiêm ngặt không?
Tương tự, điều gì khiến một việc trở nên “có tác động lớn”? Có thể là việc đó ảnh hưởng đến hơn X người dùng hoặc tác động đến một chỉ số quan trọng.
Hãy ghi lại các định nghĩa này và liên kết chúng trong công cụ quản lý dự án của bạn để bất kỳ ai phân công mức độ ưu tiên đều có thể tham khảo. Sự thật khó chịu là nếu không được ghi chép lại, rất có thể chúng sẽ bị lãng quên.
Hãy giải thích rõ ràng sự khác biệt giữa mức độ nghiêm trọng (vấn đề nghiêm trọng đến mức nào?) và mức độ ưu tiên (khi nào chúng ta sẽ khắc phục nó?) trong bảng tiêu chí này. Các nhóm thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm này.
Mẹo chuyên nghiệp: Hãy lưu bảng tiêu chí này ở nơi mà các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng xem, chia sẻ và cập nhật. Một tài liệu cộng tác trong ClickUp Docs là lựa chọn phù hợp.
Bước 3: Xác định mức độ ưu tiên cho từng công việc
Áp dụng tiêu chí đánh giá từ Bước 2 cho từng mục trong Danh sách công việc ở Bước 1. Sử dụng thang điểm P0–P4 hoặc bất kỳ khung tiêu chí nào mà nhóm của bạn đã chọn.
Một bài tập hiệu chỉnh hữu ích: hãy để hai người độc lập với nhau xếp hạng mức độ ưu tiên cho cùng một bộ công việc, sau đó so sánh kết quả. Những điểm không thống nhất sẽ chỉ ra chính xác những nơi mà định nghĩa của bạn vẫn còn mơ hồ. Nếu có điều gì đó còn để ngỏ cho sự diễn giải khác nhau, bạn cần quay lại và đạt được sự đồng thuận chung. Những khoảng trống đó đáng được khắc phục trước khi triển khai hệ thống cho toàn nhóm.
Dưới đây là một mẹo hữu ích từ một thành viên Reddit:
Tốt nhất, bạn nên ưu tiên hàng đầu cho những công việc có thể liên kết một cách hợp lý với các mục tiêu của công ty – những mục tiêu đã được nêu rõ trong kế hoạch chiến lược, OKR hoặc bất kỳ hoạt động nào mà công ty bạn đang thực hiện (hy vọng là có). Ở cấp độ cao, đó có thể là những việc như cắt giảm chi phí, tạo ra doanh thu, tuân thủ quy định, bảo trì hoặc nâng cao hiệu quả. Chúng có thể sẽ có những cái tên hoa mỹ hơn, nhưng ý nghĩa thì vẫn là một hoặc nhiều trong số những điều này.
Nếu bạn có thể thuyết phục ban lãnh đạo thống nhất về các ưu tiên, điều này sẽ khiến những người hay kêu ca khó có thể chiếm dụng nguồn lực từ các công việc quan trọng. Tuy nhiên, hãy sẵn sàng điều chỉnh hướng đi. Các ưu tiên luôn thay đổi, và bạn cần có khả năng phản ứng nhanh chóng trước những thay đổi đó mà không cảm thấy như đang trong tình thế cấp bách.
Tốt nhất, bạn nên ưu tiên hàng đầu cho những công việc có thể liên kết một cách hợp lý với các mục tiêu của công ty – những mục tiêu đã được nêu rõ trong kế hoạch chiến lược, OKR hoặc bất kỳ việc cần làm nào mà công ty bạn đang thực hiện (hy vọng là có). Ở cấp độ cao, đó có thể là những việc như cắt giảm chi phí, tạo ra doanh thu, tuân thủ quy định, bảo trì hoặc nâng cao hiệu quả. Chúng có thể sẽ có những cái tên hoa mỹ hơn, nhưng ý nghĩa thì vẫn là một hoặc nhiều trong số những điều này.
Nếu bạn có thể thuyết phục ban lãnh đạo thống nhất về các ưu tiên, điều này sẽ khiến những người hay phàn nàn khó có thể chiếm dụng nguồn lực từ các công việc quan trọng. Tuy nhiên, hãy sẵn sàng điều chỉnh. Các ưu tiên luôn thay đổi, và bạn cần có khả năng phản ứng nhanh chóng trước những thay đổi đó mà không cảm thấy như đang bị dồn vào thế bí.
Bước 4: Thông báo các ưu tiên cho toàn nhóm
Hiển thị mức độ ưu tiên trên mỗi thẻ công việc, trong mỗi chế độ xem sprint và trong chương trình họp standup, để toàn bộ nhóm của bạn đều thống nhất với nhau.
Hãy đặc biệt chú ý đến các mối phụ thuộc giữa các nhóm. Nếu nhiệm vụ P0 của nhóm tiếp thị phụ thuộc vào một sản phẩm đầu ra từ nhóm kỹ thuật được đánh dấu là P3, thì cần phải có người giải quyết mâu thuẫn đó trước khi sprint bắt đầu. Việc các nhóm không thống nhất về mức độ ưu tiên sẽ dẫn đến nguy cơ cao không kịp thời hạn.
Bước 5: Kiểm tra và điều chỉnh thường xuyên
Mức độ ưu tiên có thể thay đổi. Một nhiệm vụ P2 từ ba tuần trước giờ đây có thể trở thành P0 vì khách hàng đã nâng cấp mức độ khẩn cấp. Một nhiệm vụ P1 có thể giảm xuống P3 do bối cảnh kinh doanh đã thay đổi.
Thực hiện đánh giá mức độ ưu tiên hàng tuần hoặc hai tuần một lần. Bạn không cần phải tổ chức một phiên rà soát danh sách công việc tồn đọng đầy đủ, chỉ cần xem xét tập trung vào các nhiệm vụ P0 và P1. Xác nhận xem chúng có còn phù hợp với mức độ ưu tiên đó hay không. Các mức độ ưu tiên đã lỗi thời là một trong những nguyên nhân hàng đầu khiến hệ thống ưu tiên thất bại.
Cách Bell Direct sắp xếp thứ tự ưu tiên cho hơn 800 yêu cầu của khách hàng mỗi ngày
Công ty dịch vụ tài chính Bell Direct của Úc từng phải đối mặt với hơn 800 email từ khách hàng mỗi ngày, mỗi email đều cần được đọc, phân loại và chuyển tiếp theo mức độ ưu tiên.
Sau đó, họ đã triển khai một ClickUp Super Agent (được nhóm đặt biệt danh là “Delegator”) để giải quyết điểm nghẽn này. Hiện tại:
- Mỗi email mới nhận được sẽ tự động trở thành một công việc
- Đánh giá mức độ khẩn cấp
- Được phân loại theo mức độ ưu tiên, khách hàng và thương hiệu
Các yêu cầu khẩn cấp sẽ được đưa thẳng lên đầu danh sách chờ mà không cần bất kỳ can thiệp thủ công nào.
Kết quả là gì? Hiệu quả hoạt động tăng 20%, với công việc của 2 nhân viên toàn thời gian (FTE) nay được AI đảm nhận hoàn toàn, giúp nhóm tập trung vào những công việc có giá trị cao hơn.
Trước đây, chúng tôi cần đến hai nhân viên toàn thời gian chỉ để phân loại và phân công công việc. Giờ đây, Trợ lý AI đã đảm nhận toàn bộ công việc này, một cách tức thì và chính xác.
Trước đây, chúng tôi cần đến hai nhân viên toàn thời gian chỉ để phân loại và phân công công việc. Giờ đây, Trợ lý AI đã đảm nhận toàn bộ công việc này, một cách tức thì và chính xác.
Những sai lầm phổ biến nào có thể làm hỏng hệ thống ưu tiên?
Tin vui là bạn có gần một thế kỷ kinh nghiệm từ những sai lầm trong quản lý để học hỏi. Và các hệ thống ưu tiên thường gặp trục trặc theo những cách có thể dự đoán được. Điều này giúp việc khắc phục trở nên đơn giản một khi bạn nhận ra mô hình đó.
Khi các chỉ số KPI trở thành dữ liệu hão huyền
Như nhà tư duy sản phẩm Amodiovalerio Verde đã chỉ ra, việc xác định ưu tiên thường biến thành “màn kịch” khi tính cấp bách (chứ không phải logic) chi phối các quyết định. Các nhóm có thể đã có sẵn các khung làm việc, nhưng ưu tiên vẫn thay đổi dựa trên thời hạn, các tình huống khẩn cấp hoặc áp lực thay vì tác động thực sự.
Đó chính là “trò diễn ưu tiên” đang diễn ra, nơi sự khẩn cấp mang tính biểu diễn được ưu tiên hơn so với những công việc thực sự mang lại kết quả.
Thật không may, điều này không phải là hiếm. Nhưng vấn đề không nằm ở khung làm việc, mà là cách nó được áp dụng một cách lỏng lẻo. Nhóm liên tục thay đổi hệ thống, hy vọng hệ thống tiếp theo sẽ giải quyết được tình trạng hỗn loạn, và tiếp tục tập trung vào bất kỳ công việc nào đòi hỏi sự chú ý của họ một cách quyết liệt nhất.
Giải pháp thực sự lại đơn giản hơn. Một khi mọi người đều thống nhất về định nghĩa của “ưu tiên cao”, hầu như bất kỳ khung làm việc nào cũng sẽ phát huy hiệu quả.
Sai lầm 1: Quá nhiều nhiệm vụ P0
Nếu hơn một phần ba danh sách công việc tồn đọng của bạn thuộc mức P0 hoặc P1, thì định nghĩa của bạn quá lỏng lẻo. Hãy tiến hành kiểm tra: thống kê phân phối mức độ ưu tiên trên tất cả các công việc đang mở. Một danh sách công việc tồn đọng lành mạnh sẽ nghiêng về mức P2 và P3, trong khi mức P0 chỉ dành cho những trường hợp khẩn cấp thực sự.
Mẹo chuyên nghiệp: Việc xem tất cả các công việc đang chờ xử lý và mức độ ưu tiên của chúng tại một nơi sẽ giúp đảm bảo sự cân bằng. Các công cụ như bảng điều khiển ClickUp rất hữu ích cho việc này.
Sai lầm 2: Ưu tiên các công việc dễ hơn các công việc khó
Hệ thống ưu tiên của bạn nên lấn át bản năng muốn giải quyết những việc dễ dàng trước tiên. Nếu nó không thay đổi hành vi của bạn, thì nó chỉ là thứ trang trí mà thôi.
Sai lầm 3: Nhầm lẫn giữa mức độ nghiêm trọng và mức độ ưu tiên
Mức độ nghiêm trọng trả lời câu hỏi “vấn đề nghiêm trọng đến mức nào?”, còn mức độ ưu tiên trả lời câu hỏi “khi nào chúng ta sẽ khắc phục nó?”. Hai khái niệm này không giống nhau.
Một lỗi chính tả trên trang chủ có mức độ nghiêm trọng thấp, nhưng có thể trở thành ưu tiên cao nếu CEO phát hiện ra trước cuộc họp hội đồng quản trị. Một sự cố hiếm gặp chỉ xảy ra trong trường hợp ngoại lệ có mức độ nghiêm trọng cao nhưng ưu tiên thấp nếu nó chỉ ảnh hưởng đến 2 người dùng trong số 100.000 người.
Hãy đảm bảo điền đầy đủ cả hai trường thông tin này trên mỗi phiếu công việc, đặc biệt là đối với các nhóm kỹ thuật và CNTT. Nhờ đó, mọi người sẽ không bị nhầm lẫn và tổ chức của bạn sẽ tránh được những rắc rối do phân bổ nỗ lực không hợp lý.
Sai lầm 4: Bỏ qua các mối phụ thuộc khi phân bổ mức độ ưu tiên
Một công việc có thể được xếp hạng P1 khi xem xét riêng lẻ, nhưng trên thực tế lại trở thành P0 nếu có ba công việc khác bị khối chặn lại phía sau nó. Các nhóm phân bổ mức độ ưu tiên một cách độc lập thường gặp phải tình trạng các công việc ưu tiên cao không thể bắt đầu vì một điều kiện tiên quyết có mức độ ưu tiên thấp mà không ai để ý vẫn còn nằm trong danh sách công việc tồn đọng.
Xác định các công việc tiếp theo trước khi gắn nhãn. Xử lý các mối phụ thuộc và liên hệ với những người cần thiết để họ hỗ trợ công việc của bạn ngay từ đầu.
Sai lầm 5: Để các ưu tiên trở nên lỗi thời
Mức độ ưu tiên được gán khi tạo/lập công việc phản ánh bối cảnh tại thời điểm đó. Tuy nhiên, bối cảnh luôn thay đổi liên tục, do các yêu cầu khẩn cấp từ khách hàng, sự điều chỉnh trong các mục tiêu OKR và áp lực cạnh tranh mới. Nếu bạn không thường xuyên rà soát lại các mức độ ưu tiên, danh sách công việc tồn đọng sẽ trở thành một bản ghi lỗi thời về các quyết định trong quá khứ thay vì một kế hoạch hiện tại.
Một giải pháp thiết thực: cài đặt quy tắc rằng bất kỳ công việc nào đã tồn tại hơn 30 ngày mà không có hoạt động nào sẽ tự động được đánh dấu để xem xét lại mức độ ưu tiên. Điều này buộc nhóm phải hoặc cam kết lại với công việc đó, hoặc hạ mức độ ưu tiên của nó một cách trung thực.
Các nhóm khác nhau thiết lập mức độ ưu tiên như thế nào?
Như bạn có thể đã trải nghiệm trong công việc, cùng một nhãn P0–P4 có thể mang ý nghĩa khác nhau tùy thuộc vào người sử dụng. Đối với nhóm kỹ thuật, P0 là sự cố ngừng hoạt động sản xuất; còn đối với nhóm tiếp thị, P0 là việc ra mắt chiến dịch với thời hạn bên ngoài nghiêm ngặt. Hãy xác định các mức độ ưu tiên theo từng nhóm, chứ không phải theo toàn công ty.
Các nhóm sản phẩm và kỹ thuật
Ở đây, mức độ ưu tiên liên quan trực tiếp đến tác động đối với người dùng và sự ổn định của hệ thống. P0 có nghĩa là hệ thống đang ngừng hoạt động hoặc dữ liệu đang gặp rủi ro. P1 có nghĩa là một tính năng quan trọng đang bị lỗi đối với một nhóm người dùng đáng kể.
Các nhóm kỹ thuật thường kết hợp mức độ nghiêm trọng với mức độ ưu tiên. Mức độ nghiêm trọng đánh giá mức độ nghiêm trọng của lỗi, trong khi mức độ ưu tiên giúp xác định thời điểm lỗi đó sẽ được khắc phục.
Các nhóm làm việc theo phương pháp Agile thường tích hợp việc xác định mức độ ưu tiên vào quá trình lập kế hoạch sprint: chỉ các mục có mức ưu tiên P0 và P1 mới được đảm bảo có chỗ trong sprint hiện tại.
Các nhóm CNTT và vận hành
Đối với các nhóm vận hành và CNTT, mức độ ưu tiên được xác định dựa trên các cấp độ SLA và quy trình xử lý sự cố, thường tuân theo các khung tiêu chuẩn như ITIL. Mức P0 sẽ kích hoạt trang thông báo trực ca với SLA yêu cầu phản hồi ngay lập tức. Mức P3 sẽ được xử lý trong khung thời gian bảo trì định kỳ tiếp theo.
Kiểm chứng thông tin: Tầm quan trọng của việc phân loại ưu tiên chính xác là rất rõ ràng. Phân tích của Uptime Institute cho thấy 54% các sự cố ngừng hoạt động nghiêm trọng gây thiệt hại hơn 100.000 USD.
Các nhóm vận hành (Ops) hưởng lợi rất nhiều từ việc phân bổ mức độ ưu tiên tự động hóa dựa trên các cảnh báo giám sát. Khi CPU của máy chủ đạt 95%, hệ thống giám sát sẽ tự động tạo một phiếu P1 mà không cần chờ người dùng phân loại sự cố.
Các nhóm tiếp thị
Trong lĩnh vực tiếp thị, mức độ ưu tiên thường liên quan đến ngày ra mắt, tác động đến kênh và đóng góp vào doanh thu, chứ không phải là sự ổn định của hệ thống. Mức P0 trong tiếp thị có thể là một chiến dịch gắn liền với một mốc thời gian cụ thể bên ngoài (như ra mắt sản phẩm, sự kiện được tài trợ, hoặc đề cập đến đối tác theo hợp đồng). Mức P1 là công việc mang lại hiệu quả cao, chẳng hạn như một chiến dịch trả phí đang hoạt động kém hiệu quả và tiêu tốn ngân sách quảng cáo quá nhanh. Mức P2 là nội dung thường xanh hoặc công việc trong quy trình với thời gian linh hoạt.
Vấn đề ở đây là các yêu cầu tiếp thị đến từ mọi phía (bộ phận bán hàng, sản phẩm, ban lãnh đạo, đối tác)! Và mỗi người yêu cầu đều cho rằng yêu cầu của họ là P0.
Giải pháp: chuyển mọi yêu cầu đến qua một biểu mẫu tiếp nhận duy nhất. Biểu mẫu này cần có các trường bắt buộc là ngày mục tiêu ra mắt và tác động kinh doanh dự kiến. Không có ngày và không có tác động = yêu cầu đó sẽ không được gán mức độ ưu tiên và sẽ được chuyển vào danh sách công việc tồn đọng.
Đội ngũ hỗ trợ khách hàng và đội ngũ đảm bảo thành công của khách hàng
Các mức độ ưu tiên phải tương ứng với tác động đến khách hàng và các thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) trong hợp đồng. Ví dụ, mức P0 là trường hợp khách hàng trả phí bị gián đoạn hoàn toàn hoặc vấn đề bảo mật/dữ liệu được báo cáo bởi một tài khoản doanh nghiệp. Mức P1 là sự cố có giải pháp tạm thời ảnh hưởng đến một tài khoản quan trọng hoặc xu hướng khiếu nại xuất hiện ở nhiều khách hàng. Mức P2 có thể là yêu cầu hướng dẫn sử dụng hoặc đề xuất tính năng từ một khách hàng duy nhất. Công việc này sẽ được hoàn thành, nhưng không phải là vấn đề cấp bách về mặt kinh doanh.
Một cách tiếp cận thú vị để xem xét các mức độ ưu tiên đối với các nhóm hỗ trợ khách hàng là chuyển từ mức độ ưu tiên dựa trên số lượng phiếu yêu cầu sang mức độ ưu tiên dựa trên tài khoản: mức P0 là tín hiệu cảnh báo rủi ro mất khách hàng từ một tài khoản chiến lược (sụt giảm mức độ sử dụng, sự việc leo thang, thay đổi người bảo trợ cấp cao), chứ không chỉ đơn thuần là số lượng phiếu yêu cầu cao.
Sai lầm mà hầu hết các nhóm thường mắc phải là coi số lượng phiếu yêu cầu hỗ trợ như một tín hiệu ưu tiên. Một tài khoản doanh nghiệp lớn ít hoạt động nhưng đang âm thầm rút lui là mức P0. Năm mươi phiếu yêu cầu hỗ trợ từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) về một lỗi nhỏ trong giao diện người dùng lại là mức P3 kèm theo vấn đề về tài liệu hướng dẫn!
Các nhóm dự án đa chức năng
Các nhóm đa chức năng thường gặp khó khăn nhất trong việc xác định mức độ ưu tiên vì mỗi bộ phận lại định nghĩa “khẩn cấp” theo cách khác nhau. Mức P1 của nhóm thiết kế (tài nguyên cho sự kiện của đối tác) có thể mâu thuẫn trực tiếp với mức P1 của nhóm kỹ thuật (bản vá bảo mật cho lỗ hổng đã biết).
Giải pháp: chỉ định một người chịu trách nhiệm duy nhất về mức độ ưu tiên. Thông thường, đây là người quản lý dự án (PM) hoặc trưởng nhóm dự án, người sẽ giải quyết các xung đột giữa các nhóm dựa trên tiêu chí chung. Người này là người nắm giữ khóa và có quyền quyết định cuối cùng về việc định nghĩa thế nào là P0.
Quản lý mức độ ưu tiên trong tương lai sẽ như thế nào?
Đối với các tổ chức ứng dụng AI từ đầu, việc sắp xếp thứ tự ưu tiên chủ yếu diễn ra tự động.
Ví dụ, nhóm Bell Direct sử dụng một trợ lý AI để đọc hàng trăm email mỗi ngày, đánh dấu những email khẩn cấp và chuyển từng yêu cầu đến nhóm phù hợp. Công việc mà trước đây cần đến hai người thực hiện nay đã được thực hiện tự động.
Điều này sẽ sớm trở thành tiêu chuẩn. Bất kỳ nhóm nào xử lý công việc đến — phiếu hỗ trợ, báo cáo lỗi, yêu cầu từ đối tác hoặc công việc nội bộ — đều sẽ dựa vào trí tuệ nhân tạo (AI) cho bước xử lý ban đầu. Điều này sẽ không còn là tùy chọn. Nó sẽ được tích hợp sẵn trong mọi công cụ chuyên nghiệp.
Nhưng công việc của bạn không hề biến mất. Bạn chỉ đơn giản là sẽ làm những việc khác. Thay vì phân loại các công việc, bạn sẽ dành thời gian để xác định các tiêu chí cho việc phân loại đó. Điều gì được coi là khẩn cấp? Điều gì có thể chờ được? Và điều gì thực sự giúp kinh doanh phát triển?
Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể hỗ trợ việc này. Nó có thể phát hiện các mẫu và đề xuất các cải tiến. Tuy nhiên, nó không thể hoàn toàn quyết định điều gì là quan trọng. Quyết định đó phụ thuộc vào mục tiêu của bạn, khách hàng của bạn và những sự đánh đổi của bạn.
Đó chính là lý do tại sao công việc bạn làm hôm nay lại quan trọng. Bởi vì mỗi giờ bạn dành ra để xác định các mức độ ưu tiên rõ ràng sẽ tích lũy theo thời gian. Trong tương lai, trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ áp dụng những quy tắc đó trên toàn bộ không gian làm việc của bạn.
Cách quản lý mức độ ưu tiên trong ClickUp
ClickUp có hệ thống mức độ ưu tiên tích hợp sẵn trong mỗi công việc. Hệ thống mức độ ưu tiên công việc của ClickUp cung cấp bốn mức (Khẩn cấp, Cao, Bình thường và Thấp) kèm theo các biểu tượng được mã hóa bằng màu sắc. Các mức này tương ứng trực tiếp với mô hình P0–P4 được mô tả ở trên.
Để luôn kiểm soát được các nhiệm vụ P0 của bạn:
- Xem và đặt cờ ưu tiên từ bất kỳ đâu với tính năng Nhiệm vụ ClickUp Priorities. Nhấp vào biểu tượng cờ trong một công việc cụ thể, hoặc trong chế độ xem Bảng (Board View) hoặc Xem dạng danh sách (List View), để gán mức độ ưu tiên.
- Sắp xếp, lọc và nhóm toàn bộ dự án theo mức độ ưu tiên chỉ với một cú nhấp chuột, để bạn luôn biết công việc nào cần được ưu tiên xử lý trước. Trong chế độ xem Bảng, bạn có thể nhóm các công việc theo mức độ ưu tiên vào các cột
- Theo dõi mức độ nghiêm trọng cùng với mức độ ưu tiên bằng cách thêm các Trường Tùy chỉnh ClickUp (loại menu thả xuống hoặc số) vào các công việc của bạn. Cả hai thông tin này đều hiển thị trên cùng một thẻ công việc — không cần phải sử dụng bảng tính riêng biệt.
- Luôn nắm rõ các công việc quan trọng của bản thân bằng cách đánh dấu chúng là " Ưu tiên cá nhân"
- Tự động hóa các bước thủ công tẻ nhạt trong quy trình phân loại công việc của bạn bằng ClickUp Automations. Các quy trình tự động hóa sử dụng các yếu tố kích hoạt, điều kiện và hành động để thúc đẩy công việc tiến triển. Ví dụ: bạn có thể cài đặt các quy tắc như “Khi mức độ ưu tiên thay đổi thành Khẩn cấp, hãy giao nhiệm vụ cho [kỹ sư trực ca] và đăng lên kênh trò chuyện #incidents. ” Thêm các điều kiện như “chỉ khi công việc nằm trong không gian Kỹ thuật” để đảm bảo quy tắc được áp dụng chính xác. Các tự động hóa này ảnh hưởng đến tất cả các công việc nằm dưới chúng trong hệ thống phân cấp
- Theo dõi mức độ ưu tiên theo thời gian với Bảng điều khiển ClickUp. Điều này giúp bạn phát hiện tình trạng “lạm phát ưu tiên” trước khi nó làm suy yếu hệ thống của bạn. Thẻ Phân tích mức độ ưu tiên (có sẵn dưới dạng biểu đồ tròn, biểu đồ cột hoặc biểu đồ hình pin) hiển thị tỷ lệ phần trăm các công việc ở từng mức độ trên tất cả các dự án. Thẻ Mức độ ưu tiên theo thời gian theo dõi sự thay đổi trong phân phối mức độ ưu tiên theo từng tuần.
- Sử dụng AI để sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách chính xác. Thiết lập tính năng "AI Prioritize" từ chế độ xem Danh sách công việc, Bảng hoặc Bảng tính, hoặc từ một công việc cụ thể. Thêm các lời nhắc cần thiết (hoặc yêu cầu AI đề xuất) và tạo ra các mức độ ưu tiên!
Nếu bạn đang tìm kiếm một hướng dẫn thực tế về cách xây dựng danh sách ưu tiên hiệu quả từ đầu, video này sẽ trình bày toàn bộ quy trình từng bước một.
Yvonne “Yvi” Heimann, một Chuyên gia Tư vấn Được ClickUp Chứng nhận và Huấn luyện viên Năng suất Kinh doanh, từng gặp khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc. Cô đã tự xây dựng cho mình một ClickUp Super Agent có tên là Trợ lý Tập trung Hàng ngày và Phân công Nhiệm vụ.
Mỗi buổi sáng các ngày trong tuần lúc 8:00, nhân viên này kiểm tra không gian làm việc của mình và xác định 3 công việc quan trọng nhất cần tập trung vào. Hãy xem Yvi chia sẻ về quy trình của cô ấy:
Xếp hạng mức độ ưu tiên cho các công việc một cách hiệu quả với ClickUp
Vấn đề với việc ưu tiên công việc là bạn không thể chỉ cài đặt một lần rồi bỏ qua. Bạn sẽ chỉ bắt đầu thấy được tác động thực sự khi việc ưu tiên trở thành một phần trong cách các nhóm của bạn suy nghĩ về công việc hàng ngày.
Hãy bắt đầu từ những điều đơn giản. Thống nhất định nghĩa thực sự của từ “khẩn cấp”, xem xét lại các mức độ ưu tiên hàng tuần và cho phép bản thân điều chỉnh thứ tự ưu tiên khi tình hình thay đổi.
Các nhóm làm việc bận rộn có thể sử dụng ClickUp để cài đặt, theo dõi và thực hiện các ưu tiên công việc. Sự linh hoạt của nền tảng này đi kèm với một nhược điểm: cần phải thực hiện các bước thiết lập thực sự. Các nhóm chuyển từ một công cụ đơn giản hơn như Trello (chỉ sử dụng nhãn) sẽ cần xác định trước các quy tắc ưu tiên và quy trình tự động hóa của mình.
Tuy nhiên, lợi ích mang lại là rất đáng kể — một hệ thống tự vận hành và giúp các nhóm luôn đồng bộ với nhau.
Các nhóm mong muốn có một hệ thống ưu tiên linh hoạt và trực quan có thể tận dụng ClickUp Priorities. Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí ngay hôm nay.
Các câu hỏi thường gặp về mức độ ưu tiên
1. Bạn nên sử dụng bao nhiêu mức độ ưu tiên cho các công việc?
Hầu hết các nhóm đều sử dụng bốn mức độ ưu tiên: P0, P1, P2 và P3. P0 = Vấn đề cản trở nghiêm trọng cần được giải quyết ngay lập tức với sự tham gia của toàn bộ thành viên. P1 = Ưu tiên cao, cần được xử lý trong cùng ngày và phân công trong vòng một giờ. P2 = Công việc có mức độ ưu tiên bình thường, sẽ được lên lịch trong sprint hiện tại. P3 = Ưu tiên thấp, có thể chuyển vào danh sách công việc tồn đọng để xử lý khi có đủ nguồn lực.
Bốn mức độ ưu tiên dường như là điểm cân bằng lý tưởng. Ba mức là quá hạn chế (mọi thứ đều tập trung ở mức trung bình), còn năm mức trở lên sẽ gây ra tình trạng mệt mỏi khi phải đưa ra quyết định. Mọi người không nên dành quá nhiều thời gian để lo lắng về việc dán nhãn hơn là thực hiện các việc cần làm.
2. Làm thế nào để quyết định mức độ ưu tiên cho một công việc?
Hãy tự hỏi mình hai câu hỏi. Thứ nhất, “Nếu công việc này không được hoàn thành sớm thì điều gì sẽ bị ảnh hưởng?” Thứ hai, “Công việc này có giúp tiến gần hơn đến mục tiêu hay chỉ duy trì trạng thái hiện tại?” Các công việc vừa có thời hạn chặt chẽ vừa có tác động đến mục tiêu được xếp vào mức ưu tiên P0. Các công việc có thời hạn nhưng tác động thấp được xếp vào mức ưu tiên bình thường. Tất cả các công việc còn lại đều là mức ưu tiên thấp. Đừng xếp mức ưu tiên dựa trên ai là người nói to nhất.
3. Sự khác biệt giữa mức độ ưu tiên và mức độ khẩn cấp là gì?
Tính khẩn cấp là một chiếc đồng hồ. Mức độ ưu tiên là một quyết định. Một tin nhắn trên Slack có thể khiến bạn cảm thấy khẩn cấp vì nó chưa được đọc, nhưng nó không có mức độ ưu tiên nếu không ảnh hưởng đến kết quả. Mức độ ưu tiên phải tính đến cả tính khẩn cấp và tác động, các yếu tố phụ thuộc, cũng như mức độ nỗ lực cần thiết. Việc cài đặt mức độ ưu tiên chỉ dựa trên tính khẩn cấp là nguyên nhân khiến các nhóm làm việc kiệt sức. Họ cuối cùng chỉ làm những công việc mang tính phản ứng, không giúp tiến triển bất cứ điều gì có ý nghĩa.
4. Việc cần làm khi mọi việc đều có vẻ là ưu tiên cao là gì?
Hãy đặt giới hạn. Nếu hơn 20% số công việc đang thực hiện của bạn là ưu tiên cao hoặc khẩn cấp (P0 hoặc P1), thì hệ thống đang hoạt động không hiệu quả. Hãy xếp hạng bắt buộc 3 công việc hàng đầu mà nếu bị trì hoãn sẽ gây ra thiệt hại thực tế. Nếu còn nghi ngờ, hãy trao đổi với người quản lý của bạn. Đánh dấu những công việc đó với mức độ ưu tiên phù hợp và hạ cấp mức độ ưu tiên của các công việc còn lại. Mức độ ưu tiên chỉ phát huy tác dụng như một tín hiệu khi nó được sử dụng một cách hạn chế.
5. Bạn nên thay đổi mức độ ưu tiên của các công việc bao lâu một lần?
Tốt nhất là thực hiện hàng ngày cho công việc cá nhân (dành 2 phút mỗi sáng để rà soát). Hàng tuần ở cấp độ nhóm trong các buổi họp standup hoặc kế hoạch sprint. Và ít nhất hàng tháng ở cấp độ chức năng hoặc tổ chức. Mức độ ưu tiên không phải là những nhãn dán “đặt một lần rồi quên”; chúng phải phản ánh thực tế hiện tại. Một công việc có mức độ ưu tiên thấp vào thứ Hai tuần trước có thể trở thành “Khẩn cấp” vào thứ Năm vì một yếu tố phụ thuộc đã được triển khai hoặc thời hạn đã được đẩy lên sớm hơn.