Với một danh sách công việc dài dằng dặc trước mắt, thật khó để biết bắt đầu từ đâu. Đó là lúc mức độ ưu tiên công việc phát huy tác dụng.
Khi bạn chia nhỏ khối lượng công việc thành các công việc có thể quản lý được — dựa trên mức độ quan trọng — bạn có thể tập trung nỗ lực vào những việc quan trọng nhất. Một kế hoạch được sắp xếp theo mức độ ưu tiên sẽ giúp giảm căng thẳng, nâng cao năng suất và mang lại tâm trạng làm việc vui vẻ hơn. 🧘
Tìm hiểu thêm về mức độ ưu tiên, bao gồm các cách tốt nhất để đặt mức độ ưu tiên cho bản thân và nhóm của bạn. Sau đó, khám phá năm mẫu mức độ ưu tiên để giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn.
Các mức độ ưu tiên là gì?
Các mức độ ưu tiên giúp bạn sắp xếp công việc dựa trên các yếu tố khác nhau, bao gồm thời hạn, mức độ quan trọng, mức độ khẩn cấp và giá trị. Thang ưu tiên thường được sử dụng cho các dự án, mục tiêu cụ thể hoặc danh sách công việc cần làm của từng cá nhân, nhưng cũng có thể được thiết lập như một cấu trúc chung cho toàn công ty.
Mục tiêu của trạng thái ưu tiên là giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng phân chia thời gian và tập trung vào các công việc có mức độ ưu tiên cao nhất. Điều này cũng đảm bảo các nguồn lực được phân bổ hợp lý cho các dự án và giai đoạn công việc phù hợp.
Đội ngũ hỗ trợ và bộ phận CNTT cũng sử dụng mức độ ưu tiên để giải quyết các yêu cầu dịch vụ. Chúng giúp hợp lý hóa việc quản lý sự cố bằng cách cho phép nhân viên tập trung vào các vấn đề cấp bách nhất. Họ có thể phân chia công việc dựa trên mức độ ưu tiên của sự cố, tác động tiềm ẩn của sự cố và mức độ hài lòng chung của khách hàng.
Kết quả là, các thành viên trong nhóm sẽ làm việc hiệu quả, năng suất và thích ứng tốt hơn. Họ có thể tập trung vào các công việc quan trọng nhất, báo cáo vấn đề khi phát sinh và tự động hóa các công việc ít quan trọng hơn. 💪
Lợi ích của việc cài đặt mức độ ưu tiên cho công việc là gì?
Cài đặt mức độ ưu tiên giúp tăng hiệu quả và sức khỏe tổng thể của nhóm. Bằng cách biết công việc nào là cấp bách hoặc quan trọng nhất, nhóm của bạn có thể theo dõi các chỉ số và đạt được mục tiêu nhanh hơn trước.
Nhờ các công cụ sắp xếp ưu tiên, họ sẽ không bị sa lầy vào công việc nhàm chán hoặc lạc lõng trong danh sách công việc dài dằng dặc. Dưới đây là những lợi ích hàng đầu của việc cài đặt mức độ ưu tiên cho các công việc của nhóm bạn. ✍️
Năng suất cao hơn
Hiệu quả cao hơn dẫn đến năng suất cao hơn. Bằng cách thiết lập các mức độ ưu tiên, các quy trình kinh doanh sẽ diễn ra suôn sẻ và các nhóm có thể lập kế hoạch cho các bước tiếp theo. Họ có thể phân loại công việc dựa trên các công việc có mức độ ưu tiên cao hơn và tạo danh sách công việc cần làm hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng dễ quản lý.
Vì đã có kế hoạch vững chắc dựa trên các ưu tiên, các thành viên trong nhóm có thể xử lý các trở ngại và thách thức bất ngờ khi chúng phát sinh. Họ có thể lên kế hoạch giải quyết vấn đề và điều chỉnh lịch trình để giải quyết vấn đề thay vì bị mắc kẹt trong tình huống khó khăn.
Nâng cao hiệu quả
Ưu tiên công việc của bạn dựa trên các công việc có tác động lớn nhất hoặc cấp bách nhất. Điều này tự nhiên dẫn đến hiệu quả cao hơn vì bạn đang làm việc quan trọng thay vì bị lạc trong công việc bận rộn.
Ngoài ra, các mức độ ưu tiên và phần mềm quản lý công việc hỗ trợ kỹ năng ra quyết định tốt hơn.
Quản lý thời gian hiệu quả hơn
Với các công việc được sắp xếp theo mức độ ưu tiên, các nhóm có thể quản lý thời gian hiệu quả hơn. Thay vì dành một hoặc hai giờ vào buổi sáng để xử lý hộp thư đến đầy ắp, họ bắt đầu ngày mới bằng việc tập trung vào một công việc hướng đến mục tiêu.
Nhờ các mức độ ưu tiên, mọi người có thể sắp xếp công việc trong ngày của mình theo những việc cần hoàn thành. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ ít mất thời gian hơn để suy nghĩ nên bắt đầu từ đâu. 🤷
Cải thiện phân bổ tài nguyên
Đối với các nhà quản lý, có sự khác biệt quan trọng giữa quản lý dự án và quản lý công việc. Không đủ chỉ quản lý công việc bằng cách phân bổ chúng cho các thành viên khác nhau trong nhóm. Khi xử lý các dự án lớn, bạn cũng phải xem xét cách phân bổ nguồn lực.
Với các mức độ ưu tiên, bạn có thể thấy tài nguyên nào có giá trị nhất. Điều đó bao gồm xác định giai đoạn nào của dự án cần nhiều tài trợ hoặc tài nguyên bên ngoài nhất. Bằng cách xác định nhu cầu và ưu tiên, tài nguyên được phân bổ và sử dụng hiệu quả hơn.
Các loại mức độ ưu tiên
Khi nói đến mức độ ưu tiên, có những sắc thái nhỏ trong tên gọi hoặc danh mục. Các mức độ thường được chia thành công việc ưu tiên cao, ưu tiên trung bình, ưu tiên thấp và không ưu tiên. Và điều này sẽ phụ thuộc phần lớn vào kinh doanh của bạn và dự án bạn đang thực hiện.
| Mức độ ưu tiên | Mô tả | Ví dụ |
| Ưu tiên khẩn cấp | • Công việc cần hoàn thành ngay lập tức • Công việc quan trọng để đạt được mục tiêu • Công việc có thể làm dự án bị trật bánh hoặc gây ra vấn đề nếu không hoàn thành | • Soạn thảo báo cáo để trình bày trong cuộc họp với khách hàng vào ngày mai • Cuộc họp với các bên liên quan để thảo luận về các vấn đề quan trọng đe dọa đến thành công của dự án • Sửa lỗi trang web khiến trang web bị sập |
| Ưu tiên cao | • Công việc quan trọng nhưng không gấp gáp như công việc khẩn cấp • Công việc thường có thời hạn linh hoạt hơn • Công việc ít có khả năng làm ảnh hưởng đến dự án nhưng vẫn có hậu quả nếu không hoàn thành | • Tạo tài liệu tiếp thị sẽ được phát hành trong một hoặc hai tuần • Nghiên cứu để lập báo cáo sẽ được chia sẻ trong cuộc họp tháng tới • Tạo nút CTA cho blog để thúc đẩy chuyển đổi |
| Ưu tiên bình thường hoặc Ưu tiên trung bình | • Công việc góp phần vào mục tiêu nhưng không có tác động trực tiếp • Công việc có thể được phân công cho các thành viên khác trong nhóm, thuê ngoài hoặc tự động hóa | • Viết báo cáo hàng tuần về công việc đã hoàn thành • Sắp xếp tài liệu công ty hoặc sổ tay hướng dẫn nhóm |
| Ưu tiên thấp hoặc Không ưu tiên | • Công việc không liên quan đến mục tiêu và mang tính thủ tục • Công việc có thể hoàn thành trong thời gian ngừng hoạt động | • Các công việc nội bộ như thêm ý tưởng dự án vào danh sách công việc tồn đọng • Lên lịch thời gian giao lưu hoặc chơi game với các thành viên trong nhóm |
Khi tạo mức độ ưu tiên cho công việc, hãy xem xét mức độ tác động, mức độ khẩn cấp, mức độ quan trọng và giá trị của từng công việc. Các công việc có mức độ ưu tiên thấp sẽ không quan trọng, có giá trị hoặc khẩn cấp bằng các công việc khác. Công việc đòi hỏi nỗ lực lớn có thể không có giá trị bằng các công việc có thể hoàn thành nhanh hơn hoặc với ít nguồn lực hơn.
6 cách để thiết lập mức độ ưu tiên cho nhóm của bạn
Sẵn sàng tận dụng mức độ ưu tiên trong nhóm của bạn chưa? Tại đây, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn các cách khác nhau để đặt mức độ ưu tiên cho đồng nghiệp. Sau khi hoàn thành, bạn sẽ có quy trình làm việc trơn tru hơn, năng suất cao hơn và nhân viên hài lòng hơn. ✨
1. Sắp xếp công việc dựa trên mức độ ảnh hưởng và mức độ khẩn cấp
Trước khi bắt đầu sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, hãy liệt kê những công việc cần hoàn thành. Tập hợp nhóm lại và cùng nhau thảo luận về những công việc cần hoàn thành để đạt được mục tiêu. Chia nhỏ thành các công việc có thể quản lý được theo ngày, tuần và tháng. 🎯
Sử dụng công cụ phần mềm quản lý dự án như ClickUp để tạo nhiệm vụ. Gán mỗi nhiệm vụ ClickUp cho một thành viên trong nhóm và thêm thời hạn. Đảm bảo thời hạn phải thực tế và có thể đạt được. Bạn cũng nên dự trù thời gian dự phòng để có thể linh hoạt ứng phó khi gặp khó khăn.
Tiếp theo, xem xét từng công việc và xác định những công việc quan trọng nhất. Chia công việc thành các nhóm dựa trên tác động và mức độ công việc. Ưu tiên những công việc cần ít nỗ lực nhất và có tác động lớn nhất.
Tính năng Ưu tiên nhiệm vụ của ClickUp rất đơn giản và dễ sử dụng. Có bốn cờ màu khác nhau để nhóm của bạn biết chính xác công việc nào cần hoàn thành trước và công việc nào cần làm tiếp theo. Bốn cờ này bao gồm Khẩn cấp, Cao, Bình thường và Thấp. 🚩
Mỗi thành viên trong nhóm có thể sắp xếp danh sách công việc của mình theo mức độ ưu tiên hoặc thả các công việc khẩn cấp vào Khay công việc để luôn có thể xem các công việc này từ bất kỳ đâu trong Không gian làm việc của họ. Bộ lọc tùy chỉnh đã lưu cho phép bạn xem danh sách việc cần làm dựa trên mức độ ưu tiên, trong khi các phụ thuộc sẽ làm nổi bật các công việc đang chặn các công việc khác.
2. Sử dụng lịch để đặt thời hạn để nhóm làm việc đúng tiến độ và điều chỉnh khi gặp trở ngại
Một khía cạnh quan trọng của quản lý ưu tiên là cài đặt lịch trình và thời hạn. Bằng cách này, bạn có thể thấy những công việc nào ảnh hưởng trực tiếp đến dòng thời gian của dự án, đặc biệt là những công việc có khả năng làm hỏng toàn bộ dự án. Có một lịch trình liệt kê các công việc và mức độ ưu tiên của chúng là cách chắc chắn để đạt được mục tiêu của bạn. 🗓️
Chế độ xem Lịch của ClickUp giúp bạn theo dõi tiến độ trong Không gian Làm việc trực quan. Dễ dàng xử lý nhiều dự án trong một chế độ xem nhờ các tùy chọn mã màu tùy chỉnh cho từng trạng thái nhiệm vụ.
Cấu hình lịch theo chế độ xem hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng và dễ dàng chia sẻ với nhóm của bạn. Quản lý công việc bằng cách kéo và thả các công việc vào danh sách việc cần làm hàng ngày dựa trên mức độ ưu tiên.
Tính năng đồng bộ hai chiều cho phép bạn xem công việc của mình trực tiếp trong Lịch Google. Điều này giúp bạn dễ dàng khởi động các cuộc họp với khách hàng để thảo luận về các vấn đề quan trọng hoặc tham gia cuộc gọi nhóm để giải quyết các trở ngại.
3. Thiết lập các khối thời gian để chia công việc thành các phần dễ quản lý
Trong thế giới ngày nay, những yếu tố gây xao lãng luôn hiện hữu xung quanh bạn, hoặc ngay trên bàn làm việc của bạn. Rất dễ để bạn bị lạc hướng, từ việc muốn kiểm tra mạng xã hội đến đồng nghiệp ghé qua trò chuyện hay con cái ra vào phòng làm việc tại nhà. ⌛️
Hãy chủ động và tránh những yếu tố gây xao lãng bằng cách sử dụng kỹ thuật phân chia thời gian thành các khối. Kỹ thuật này chia ngày của bạn thành các phần hoặc "khối" thời gian. Mỗi phần thời gian được dành riêng cho một danh sách công việc cần làm của một dự án cụ thể hoặc một nhóm công việc.
Bằng cách này, bạn có thể tập trung vào công việc chuyên sâu và hoàn thành công việc trong khung thời gian đã phân bổ. Bất kỳ công việc nào còn lại hoặc chưa hoàn thành sẽ được thêm vào khối thời gian tiếp theo cho loại công việc đó.
Trong ClickUp, tạo nhiệm vụ và chỉ định mức độ ưu tiên cho từng nhiệm vụ. Điền các chi tiết như ước lượng thời gian, ngày đáo hạn, danh sách kiểm tra nhiệm vụ và thẻ. ✅
Tiếp theo, sử dụng chế độ Xem danh sách để tạo khối thời gian hàng ngày cho công việc của bạn. Thêm công việc vào các khối khác nhau để làm việc vào buổi sáng và buổi chiều. Bắt đầu ngày mới bằng cách mở bảng khối thời gian này và hoàn thành các công việc cấp bách nhất.
4. Tạo quy trình công việc bằng Bản đồ Tư duy để kết nối các công việc và nêu bật các mối quan hệ phụ thuộc
Xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên không chỉ là xác định những việc quan trọng hoặc có giá trị nhất đối với mục tiêu của bạn. Bạn cần lập kế hoạch và kết nối các công việc khác nhau giữa các nhóm. Đó là lúc Bản đồ Tư duy của ClickUp phát huy tác dụng. 🗺️
Bắt đầu bằng cách thiết lập một dự án hoặc mục tiêu chính và thêm các nhánh cho các công việc phải hoàn thành để đạt được thành công. Vẽ các kết nối và mối quan hệ giữa các công việc để nhấn mạnh công việc cản trở các công việc khác.
Tạo công việc ngay lập tức và di chuyển chúng ngay trong bản đồ tư duy mà không cần chuyển chế độ xem. Phần mềm tự động hóa công việc tích hợp cho phép bạn nhanh chóng tự động phân công công việc cho các thành viên nhóm có liên quan và thêm ngày đáo hạn.
5. Sắp xếp công việc trên bảng Kanban để nhanh chóng hình dung quy trình làm việc của bạn
Quản lý công việc có thể gây nhầm lẫn và khó khăn. Đối với nhiều người trong chúng ta, việc nhìn nhận mảng công việc của mình như một phần của bức tranh lớn là điều khó khăn. Bảng Kanban giúp hình dung quy trình và công việc, từ đó bạn có cái nhìn sâu sắc hơn về mối liên kết giữa các công việc.
Chế độ xem Bảng ClickUp giúp bạn dễ dàng hình dung quy trình làm việc, từ những công việc đơn giản nhất đến những công việc quan trọng nhất. Các cột cho phép bạn sắp xếp các nhóm công việc có liên quan, trong khi các thẻ công việc riêng lẻ cung cấp thông tin chi tiết hơn về công việc. 🔍
Chia công việc thành các cột Việc cần làm, Đang tiến hành và Đã hoàn thành để dễ dàng xem tình trạng công việc của từng thành viên trong nhóm. Thêm cờ ưu tiên cho công việc cần hoàn thành nhanh chóng và đánh dấu các vấn đề khi chúng phát sinh.
6. Hợp lý hóa giao tiếp để thiết lập kỳ vọng và dành thời gian cho việc đánh giá quy trình thường xuyên
Cho dù là tạo thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA) cho khách hàng hay lập kế hoạch truyền thông cho nhóm nội bộ, việc truyền đạt thông tin quan trọng là rất quan trọng. Đặt thông báo trong ClickUp để cảnh báo nhóm khi ưu tiên được thay đổi hoặc thêm vào nhiệm vụ.
Lên lịch công việc để thường xuyên xem xét mức độ ưu tiên. Rốt cuộc, thời hạn, trở ngại bất ngờ và thay đổi trong yêu cầu dự án có thể ảnh hưởng đến mức độ ưu tiên của các công việc khác nhau.
5 mẫu để thiết lập mức độ ưu tiên
Dưới đây là năm mẫu sắp xếp ưu tiên yêu thích của chúng tôi để bạn bắt đầu quản lý lịch làm việc tốt hơn và đạt được mục tiêu của mình. 🛠️
1. Mẫu ma trận ưu tiên ClickUp
Mẫu Ma trận ưu tiên của ClickUp giúp bạn dễ dàng xác định công việc nào là quan trọng nhất. Ma trận này có bốn khối được mã hóa bằng màu sắc dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp. Tập hợp nhóm lại và thảo luận về các công việc của dự án.
Lập kế hoạch cho từng công việc dựa trên mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp. Sau khi hoàn thành, gán cờ ưu tiên cho từng công việc dựa trên cuộc thảo luận của bạn. Sử dụng bộ lọc và chế độ xem để nhanh chóng xem công việc cấp bách nhất trong danh sách việc cần làm của bạn.
2. Mẫu ma trận ưu tiên của ClickUp
Để biết thêm chi tiết về các mức độ ưu tiên, hãy sử dụng Mẫu Ma trận Ưu tiên từ ClickUp. Mẫu này chia nhỏ các nhiệm vụ thành chín khối khác nhau. Trục x là về nỗ lực, chia công việc thành các loại thấp, trung bình và cao. Trên trục y, bạn sẽ thấy công việc được chia nhỏ dựa trên tác động.
Sử dụng ma trận này, nhóm của bạn có thể nhanh chóng xem các công việc ảnh hưởng nhiều nhất đến mục tiêu và những công việc cần nỗ lực nhất. Bằng cách đó, bạn có thể tập trung vào những công việc dễ dàng bằng cách giải quyết trước những công việc ít nỗ lực nhưng có tác động lớn. 🍇
3. Mẫu ma trận ưu tiên 2×2 của ClickUp
Mẫu Ma trận ưu tiên 2×2 từ ClickUp là một lưới bốn khối khác giúp bạn thấy công việc nào có mức độ ưu tiên cao nhất. Được phân chia theo mức độ quan trọng và ưu tiên, bạn có thể nhanh chóng hình dung các nhiệm vụ và cải thiện giao tiếp trong nhóm.
Kéo và thả công việc vào mẫu và thêm Trường Tùy chỉnh để phân chia công việc thành các phần nhỏ hơn. Sử dụng bộ lọc và chế độ xem để truy cập thông tin bạn cần để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc.
4. Mẫu ma trận ưu tiên hành động ClickUp
Mẫu Ma trận ưu tiên hành động của ClickUp cho phép bạn đánh giá khối lượng công việc của nhóm và sắp xếp thành danh sách công việc để giải quyết công việc quan trọng nhất trước tiên. Bắt đầu bằng cách tham gia cuộc gọi hợp tác với nhóm của bạn. Liệt kê tất cả các công việc của bạn và sắp xếp chúng vào bốn khối dựa trên tác động và nỗ lực.
Tiếp theo, thêm cờ ưu tiên vào các công việc khẩn cấp hoặc có mức độ ưu tiên cao. Thêm các công việc này vào Khay công việc để nhanh chóng mở và xem các công việc có mức độ ưu tiên cao nhất hoặc giá trị cao nhất.
5. Mẫu quản lý nhiệm vụ ClickUp
Sử dụng Mẫu quản lý nhiệm vụ của ClickUp để trực quan hóa quy trình công việc và cải thiện sự hợp tác trong nhóm. Mẫu này có sáu chế độ xem để bạn có thể trực quan hóa công việc theo cách phù hợp nhất với mình.
Thêm Trường Tùy chỉnh để xem ai được giao công việc, ước lượng thời gian, ngân sách và các tệp liên quan. Gán trạng thái tùy chỉnh để theo dõi tiến độ và xem từng công việc đang ở đâu trong quy trình làm việc. Cờ ưu tiên cho phép bạn phân chia công việc dựa trên mức độ quan trọng để nhóm biết công việc nào cần làm trước.
Ưu tiên công việc hiệu quả với ClickUp
Với các mức độ ưu tiên, nhóm của bạn sẽ luôn biết công việc cần tập trung, lập danh sách công việc cần làm tốt hơn và luôn đi đúng hướng. Sử dụng các mẫu và mẹo này để chỉ định mức độ ưu tiên cho công việc dự án để bạn đạt được mục tiêu nhanh hơn và hiệu quả hơn trước. 🙌
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và bắt đầu xây dựng quy trình công việc tốt hơn. Với các chế độ xem, cờ ưu tiên và mẫu khác nhau, bạn sẽ có các công cụ để hợp lý hóa quy trình công việc và xác định nơi các thành viên trong nhóm nên phân bổ nỗ lực của mình.