Khi phải đưa ra những quyết định quan trọng, một phương pháp rõ ràng và có cấu trúc có thể giúp ngay cả những tình huống phức tạp nhất trở nên dễ quản lý hơn. Phương pháp này sẽ hướng dẫn người ra quyết định qua từng bước, giúp bạn đánh giá tất cả các yếu tố liên quan và các lựa chọn tiềm năng.
Cho dù quyết định bạn phải đối mặt là liên quan đến kinh doanh hay là một vấn đề cá nhân hơn, mẫu quyết định có thể cung cấp cho bạn chính xác cấu trúc đó.
Đưa ra quyết định tốt hơn sẽ dẫn đến kết quả tốt hơn, quản lý khối lượng công việc hiệu quả hơn và nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề.
Các quyết định tốt giúp giảm thiểu rủi ro, hạn chế lỗi và tối đa hóa tiềm năng. Chúng có thể quyết định thành công hay thất bại của bạn trong việc hoàn thành mục tiêu.
Để giúp bạn đưa ra quyết định tốt nhất có thể, chúng tôi đã tổng hợp danh sách các mẫu mẫu quyết định này.
Mẫu ra quyết định là gì?
Mẫu ra quyết định là một cách có cấu trúc để đưa ra quyết định sáng suốt và hợp lý. Bằng cách làm theo mẫu, bạn có thể tiếp cận quyết định cuối cùng một cách có hệ thống, có tính đến tất cả các yếu tố liên quan và kết quả tiềm năng.
Có tất cả các loại mẫu cho các nhu cầu quản lý kinh doanh khác nhau. Dù dưới hình thức nào, một mẫu ra quyết định thường có một số thành phần khóa sau:
- Xác định vấn đề: Bước đầu tiên để đưa ra bất kỳ quyết định nào là hiểu rõ vấn đề. Phần này của mẫu có thể giúp xác định mục tiêu, mục đích hoặc thách thức
- Thu thập thông tin: Hiểu rõ các sự kiện chính sẽ giúp đánh giá các lựa chọn khác nhau. Nhiều mẫu có các phần giúp hướng dẫn quá trình này
- Thế hệ thay thế: Những quyết định tốt nhất được đưa ra khi bạn nhận thức được tất cả các khả năng. Các mẫu ra quyết định giúp bạn khám phá những lựa chọn đó
- Đánh giá lựa chọn: Quyết định phụ thuộc vào lựa chọn tốt nhất. Các mẫu có thể cung cấp các phần cân nhắc ưu và nhược điểm, rủi ro và lợi ích, cũng như kết quả tiềm năng
- Lựa chọn quyết định: Sau khi đánh giá các lựa chọn, bước cuối cùng là đưa ra quyết định. Các mẫu có thể giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên của các phương án và cân nhắc chúng dựa trên mục tiêu và giới hạn
- Lập kế hoạch triển khai: Một số mẫu tiến thêm một bước và có các công cụ như ma trận quyết định có trọng số để giúp lập kế hoạch sau khi ra quyết định
Điều gì tạo nên một mẫu ma trận ra quyết định tốt?
Một mẫu ra quyết định tốt sẽ dễ sử dụng mà vẫn cung cấp tất cả các công cụ cần thiết để ra quyết định hiệu quả. Một số tính năng chính cần tìm kiếm bao gồm:
- Rõ ràng và có cấu trúc: Cấu trúc của mẫu phải rõ ràng và được xác định rõ ràng. Cần dễ dàng chuyển từ bước này sang bước khác mà không gây nhầm lẫn
- Tính linh hoạt và khả năng thích ứng: Trừ khi bạn cần một mẫu chuyên biệt để đáp ứng các tiêu chí nhất định, mẫu này phải đủ linh hoạt để xây dựng danh sách công việc cần làm có thể thực hiện được
- Toàn diện và có hệ thống: Mục tiêu của mẫu là hướng dẫn bạn qua quá trình ra quyết định. Để làm được điều đó, mẫu phải bao gồm tất cả thông tin liên quan một cách có cấu trúc rõ ràng
- Tính thực tế và khả năng sử dụng: Ngoài việc rõ ràng, mẫu phải dễ sử dụng. Tìm kiếm các mẫu giới hạn thuật ngữ chuyên môn và bao gồm hướng dẫn chi tiết
- Xem xét các bên liên quan: Nhiều quyết định cần có ý kiến đóng góp từ nhiều bên liên quan và nên để ngỏ cho các kỹ thuật ra quyết định khác nhau. Trong trường hợp đó, mẫu ra quyết định nên có khu vực phân tích lưới để nhập ý kiến của họ
- Cải tiến liên tục: Mỗi quyết định nên dễ dàng hơn quyết định trước đó. Suy nghĩ về quá trình ra quyết định trước đó có thể giúp ích cho việc này. Một số mẫu bao gồm phần dành cho phản ánh
10 mẫu mẫu quyết định
1. Mẫu khung ra quyết định ClickUp
Mẫu Khung Quyết Định ClickUp bao gồm các phần để tiến hành phân tích quyết định đa tiêu chí. Nó cung cấp một tài liệu toàn diện để theo dõi tất cả các chi tiết liên quan đến một quyết định cụ thể. Nó có các trường để ghi lại dữ liệu hỗ trợ ảnh hưởng đến quyết định để bạn có thể giữ cho tất cả các bên liên quan quan trọng được thông báo đầy đủ.
Ngoài ra, còn có một phần dành cho mỗi bên liên quan để ghi lại quan điểm và ý kiến của họ về quyết định. Tài liệu này cho phép bạn nhập từng tùy chọn có sẵn, ghi lại quyết định cuối cùng và theo dõi tiến độ từ khi bắt đầu quá trình ra quyết định cho đến khi thực hiện tùy chọn đã chọn.
2. Mẫu cây quyết định ClickUp
Cây quyết định chia nhỏ quá trình ra quyết định thành một biểu đồ đồ họa, đóng vai trò như bản đồ các lựa chọn khả thi và kết quả tiềm năng của chúng.
Những cây này cho phép bạn phân tích các quyết định phức tạp một cách trực quan và dễ hiểu. Con đường từ việc nêu vấn đề đến từng kết quả tiềm năng đi qua một số nút:
- Nút gốc: Đây là bản thân vấn đề được nêu ra. Nó là điểm khởi đầu cho tất cả các nút khác
- Nút quyết định: Từ nút gốc, các lựa chọn khả thi phân nhánh thành các nút quyết định
- Nút cơ hội: Không phải mọi biến số trong mỗi quyết định đều chắc chắn. Các nút này đại diện cho các kết quả không chắc chắn dọc theo con đường quyết định
- Nút kết quả: Đây là các kết quả cuối cùng có thể xảy ra từ mỗi quyết định
Để giúp phân biệt chúng, các nút này thường được biểu thị bằng các hình dạng hoặc màu sắc khác nhau. Mẫu Cây quyết định ClickUp giúp bạn dễ dàng tạo và cấu trúc các cây này.
3. Mẫu nhật ký quyết định ClickUp
Khi đưa ra quyết định, sẽ rất hữu ích nếu bạn ghi lại quá trình suy nghĩ và dữ liệu đã được sử dụng trong quá trình ra quyết định. Nhật ký quyết định là nơi để ghi lại những thông tin đó.
Nó có thể cải thiện trách nhiệm giải trình, giúp giao tiếp dễ dàng hơn và cung cấp những thông tin quý giá cho các quyết định tương tự trong tương lai. Chúng thường chứa các yếu tố sau:
- Ngày và giờ ra quyết định: Trường cơ bản này giúp thiết lập trình tự thời gian của quá trình ra quyết định
- Chi tiết quyết định: Bắt đầu bằng một vấn đề đơn giản. Thêm bất kỳ tùy chọn mới nào bạn cân nhắc vào trường này
- Phân tích rủi ro: Hiếm có lựa chọn nào không có rủi ro. Ghi chép chúng trong phần này đảm bảo rằng bạn có thể xem xét kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định
- Lý do của quyết định: Sau khi đưa ra quyết định, hãy điền vào mục nhập này lý do và dữ liệu dẫn đến quyết định đó
- Các bên liên quan chính: Theo dõi ai đã phê duyệt quyết định và tất cả những người liên quan sẽ giúp tăng tính trách nhiệm. Điều này cũng giúp bạn hiểu các quan điểm dẫn đến kết quả
- Lộ trình thực hiện: Lộ trình này vạch ra các cột mốc và ngày hoàn thành dự kiến cho việc thực hiện quyết định trên thực tế
Mẫu Nhật ký quyết định ClickUp cung cấp một khung cấu trúc để tạo nhật ký quyết định hiệu quả, cung cấp tất cả thông tin cần thiết cho việc ra quyết định và phân tích sau quyết định.
4. Mẫu nhật ký quyết định và thay đổi của ClickUp
Đưa nhật ký quyết định lên một bước nữa với Mẫu Nhật ký Quyết định và Thay đổi của ClickUp. Mẫu này bổ sung khả năng theo dõi những thay đổi mà bạn thực hiện trong một dự án. Điều này làm cho nó trở thành một nguồn tập trung quý giá cho tất cả các quyết định quan trọng được đưa ra trong suốt vòng đời của dự án.
Nhật ký quyết định và thay đổi ghi lại các quyết định bạn đưa ra trong quá trình thực hiện dự án. Phần thay đổi bổ sung các trường ghi lại các sửa đổi, cập nhật và chỉnh sửa đối với quyết định ban đầu.
Nó ghi lại những quyết định mới một cách chi tiết như bản gốc. Các bên liên quan sẽ có thông tin quan trọng về từng quyết định, dữ liệu hỗ trợ lý do đằng sau mỗi quyết định và những người tham gia vào quá trình ra quyết định.
Mẫu này đặc biệt hữu ích trong các tình huống bạn cần đưa ra quyết định trong môi trường thay đổi nhanh chóng, như phân tích chi phí lợi ích. Mẫu này cho phép đánh giá các tiêu chí một cách linh hoạt hơn mà vẫn cung cấp khả năng phân tích sâu sắc.
5. Mẫu ma trận quyết định ClickUp
Mỗi quyết định đều đi kèm với một số giả định. Nếu bất kỳ giả định nào trong số đó sai, quyết định tưởng chừng như tốt có thể trở thành quyết định tồi.
Ví dụ về ma trận quyết định này liệt kê từng giả định được đưa ra trong quá trình ra quyết định. Nó giúp làm rõ các giả định đồng thời cung cấp cơ hội để đánh giá tính hợp lệ của chúng.
Mẫu ma trận quyết định giả định ClickUp cung cấp hai chiều: chắc chắn và rủi ro. Góc dưới bên trái của trường đại diện cho các giả định an toàn nhất: những giả định có rủi ro thấp và chắc chắn cao.
Các phần còn lại của ma trận quyết định sẽ được điền vào các ô còn lại. Để điền mẫu chính xác, bạn cần xem xét cẩn thận từng giả định, từ đó có thể thu được thông tin hữu ích.
6. Mẫu quyết định quản lý dự án ClickUp
Tiếp tục với chủ đề nhật ký quyết định, Mẫu nhật ký quyết định quản lý dự án ClickUp bổ sung các tính năng cho mẫu nhật ký quyết định cơ bản, giúp nó phù hợp hơn với các nhiệm vụ quản lý dự án.
Mẫu này đi kèm với một bảng quyết định để chia các dự án lớn thành một số quyết định riêng biệt. Bạn có thể tạo các trường cho biết quyết định đó liên quan đến khía cạnh nào của dự án và tác động của nó đối với toàn bộ dự án.
Giống như các mẫu quản lý dự án khác, mẫu này cho phép bạn chỉ định mức độ ưu tiên và trạng thái cho các mục được tạo trong đó.
Một trường hiển thị nổi bật giúp việc ra quyết định dễ dàng hơn bằng cách nêu bật tác động của công việc đối với dự án. Bạn có thể thấy ngay từng mục trong danh sách công việc phù hợp với kế hoạch dự án như thế nào.
Với mẫu này, bạn có thể kết hợp việc ra quyết định với quản lý nhóm hiệu quả. Việc tích hợp quản lý dự án vào quá trình ra quyết định cho phép các thành viên trong nhóm giao tiếp chặt chẽ hơn. Các quyết định được đưa ra bằng mẫu này sẽ phù hợp hơn với nhu cầu của dự án nói chung.
7. Mẫu ma trận Pugh của ClickUp
Được đặt tên theo người tạo ra nó là Stuart Pugh, ma trận Pugh rất hữu ích để đánh giá nhiều lựa chọn dựa trên một bộ tiêu chí định sẵn. Mẫu ma trận Pugh của ClickUp bao gồm một số yếu tố:
- Ma trận Pugh: Đây là ma trận cốt lõi. Nó là một lưới đặt các tùy chọn có sẵn trên một trục và các tiêu chí bạn dự định đánh giá chúng trên trục kia
- Xếp hạng trọng số: Không phải mọi tiêu chí đều quan trọng như nhau. Bằng cách gán trọng số cho từng tiêu chí, bạn có thể dễ dàng định lượng kết quả của từng lựa chọn hơn
- Hệ thống chấm điểm: Dựa trên trọng số của các tiêu chí và công thức bạn chọn, bạn có thể chấm điểm cho từng lựa chọn và ghi lại điểm số
Bạn có thể sử dụng hệ thống này để tạo điểm cho từng lựa chọn. Sau đó, bạn có thể chọn lựa chọn chiến thắng và phát triển kế hoạch hành động xung quanh nó. Việc gán trọng số cho các tiêu chí cũng làm cho ma trận Pugh trở thành một công cụ sắp xếp ưu tiên hiệu quả cho bất kỳ chiến lược kinh doanh nào.
8. Mẫu Bảng trắng Ma trận ClickUp
Chúng ta đã xem một số mẫu để tạo ma trận chuyên dụng. Đôi khi, bạn cần một ma trận tùy chỉnh không phù hợp với bất kỳ loại nào chúng ta đã thảo luận cho đến nay. Trong những trường hợp đó, Mẫu Bảng trắng Ma trận Clickup cung cấp cho bạn một ma trận trống.
Bạn có thể dễ dàng gắn nhãn trục theo bất kỳ cách nào bạn muốn và điền vào đó dữ liệu liên quan đến trường hợp sử dụng cụ thể của bạn. Mặc dù ma trận này không theo dõi tiến độ dự án, nhưng có một số mẫu bảng trắng khác có thể hữu ích để theo dõi tiến độ của bạn khi thực hiện quyết định.
9. Mẫu bảng trắng ưu và nhược điểm của ClickUp
Một trong những cách cổ điển để ra quyết định là lập danh sách ưu và nhược điểm. Mẫu Bảng trắng ưu và nhược điểm của ClickUp cung cấp một cách thuận tiện và có tổ chức để tạo danh sách như vậy. Một bên là ưu điểm, bên kia là nhược điểm. Sau đó, bạn có thể sử dụng ghi chú ảo để ghi lại các yếu tố phù hợp với từng loại và dán chúng vào bảng trắng kỹ thuật số.
Lợi ích của danh sách ưu và nhược điểm không đến từ kết quả cuối cùng mà đến từ quá trình tạo ra nó. Trong khi soạn thảo danh sách, bạn phải suy nghĩ cẩn thận về một số yếu tố, bao gồm:
- Cân bằng: Tất cả chúng ta đều có xu hướng thiên vị. Rất dễ để tập trung vào mặt tích cực hoặc tiêu cực của một lựa chọn. Tạo danh sách công việc và việc cần làm sẽ giúp bạn có chế độ xem cân bằng hơn
- Rủi ro: Liệt kê những nhược điểm của một lựa chọn nhất định có thể làm sáng tỏ những rủi ro mà bạn có thể không nghĩ đến. Điều này cho phép bạn đánh giá lựa chọn một cách kỹ lưỡng và giảm thiểu rủi ro liên quan
- Quan điểm khác: Tạo danh sách công việc thường là một nỗ lực hợp tác. Làm việc cùng nhau trên danh sách giúp thu được nhiều quan điểm khác nhau
Sau khi tạo danh sách công việc toàn diện về ưu và nhược điểm của từng lựa chọn, bạn có thể tự tin hơn rằng lựa chọn của mình là đúng đắn.
10. Mẫu biểu đồ chữ T ClickUp
Danh sách ưu và nhược điểm là một ví dụ điển hình của biểu đồ chữ T. Những biểu đồ này có thể so sánh hai yếu tố khác nhau của một vấn đề nhất định. Khi đưa ra quyết định, hai yếu tố đó thường là ưu và nhược điểm. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng vậy.
Mẫu biểu đồ chữ T của ClickUp cho phép bạn tạo biểu đồ chữ T chung hơn. Bạn có thể đặt tên cho hai bên của biểu đồ theo ý muốn để có giải pháp ra quyết định tùy chỉnh hơn.
Ví dụ, danh sách này có thể được sử dụng để sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên bằng cách tách các quyết định cần được xử lý ngay lập tức khỏi các quyết định có thể chờ đợi. Trong trường hợp danh sách ưu và nhược điểm cổ điển, ưu điểm của một lựa chọn có thể quan trọng hơn đối với sự thành công của dự án so với ưu điểm của lựa chọn khác.
Nếu bạn đang cố gắng quyết định tính năng nào cần thực hiện tiếp theo, biểu đồ chữ T sẽ giúp bạn lựa chọn dễ dàng hơn.
Tận dụng các công cụ ClickUp để điều chỉnh các mục tiêu kinh doanh trong toàn tổ chức
Sự kết hợp năng động giữa quản lý dự án mạnh mẽ, cài đặt mục tiêu trực quan và các tính năng cộng tác liền mạch khiến ClickUp trở thành công cụ thay đổi cuộc chơi trong việc đạt được sự gắn kết và tập trung giữa các nhóm.
Bằng cách áp dụng ClickUp, các doanh nghiệp có thể loại bỏ những khó khăn lâu đời như giao tiếp rời rạc, dữ liệu phân tán và mục tiêu không thống nhất. Thay vào đó, họ có thể tạo ra một môi trường hài hòa, nơi mọi thành viên trong nhóm đều có chung quan điểm, hợp tác để đạt được các mục tiêu chung với sự rõ ràng và hiệu quả cao hơn.