Cho dù bạn đang họp trực tuyến hay theo cách truyền thống, các cuộc họp với khách hàng là cơ hội để thu thập thông tin, xây dựng mối quan hệ kinh doanh và gây ấn tượng mạnh với khách hàng. Tuy nhiên, mọi thứ, từ những cuộc trò chuyện nhỏ trước cuộc họp đến các mục hành động trong chương trình nghị sự, đều có tác động lớn đến thành công của dự án và ấn tượng của khách hàng về bạn.
Không áp lực.
Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng, vì vậy các chủ doanh nghiệp, nhân viên bán hàng và quản lý thành công khách hàng phải tổ chức các cuộc họp với khách hàng chặt chẽ và hiệu quả. Tuy nhiên, những bài phát biểu dài dòng, lạc đề và sự thiếu chuẩn bị của người tổ chức khiến nhiều cuộc họp bị trật bánh, đó là lý do tại sao việc chủ động lập kế hoạch cho các cuộc họp với khách hàng tốt hơn là rất quan trọng.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích cách thức tiến hành một cuộc họp với khách hàng và chia sẻ các phương pháp hay nhất của các chuyên gia để lập kế hoạch cho các cuộc họp với khách hàng thành công.
Cuộc họp với khách hàng là gì?
Một cuộc họp khách hàng hiệu quả kết nối chủ doanh nghiệp hoặc nhóm với khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng hiện tại. Cả hai bên đồng ý về chương trình và thời gian cuộc họp và tập hợp để:
- Chia sẻ thông tin
- Thống nhất mục tiêu
- Giải quyết các vấn đề
- Xây dựng mối quan hệ bền chặt
- Chuẩn bị cho cuộc họp khách hàng tiếp theo
Mục tiêu cuối cùng của cuộc họp với khách hàng là đáp ứng nhu cầu và mong đợi của khách hàng. Bạn có thể làm rất nhiều việc qua email hoặc phần mềm quản lý dự án, nhưng vẫn không có gì bằng gặp mặt trực tiếp — hoặc gặp mặt qua màn hình, nếu bạn họp qua hội nghị truyền hình. 🖥️
Trong cuộc họp với khách hàng, bạn sẽ tìm hiểu sâu về mục tiêu, thách thức và mục đích của khách hàng. Điều này giúp bạn dễ dàng điều chỉnh dịch vụ cho phù hợp với nhu cầu chính xác của họ.
Cuộc họp với khách hàng không chỉ là một cuộc hội thoại đơn thuần. Đây là cơ hội để bạn củng cố mối quan hệ, tăng mức độ hài lòng của khách hàng và tạo ấn tượng tốt với khách hàng mới.
Các loại cuộc họp với khách hàng
Nội dung của cuộc họp với khách hàng hoàn toàn phụ thuộc vào dịch vụ của bạn và mối quan hệ của bạn với khách hàng. Hiểu được các sắc thái của các loại cuộc họp với khách hàng khác nhau sẽ giúp bạn dễ dàng điều hành công việc hơn.
Cuộc họp giới thiệu
Cuộc họp giới thiệu thường là lần đầu tiên bạn và khách hàng tiềm năng gặp nhau để trao đổi công việc. Mục đích của chương trình họp không phải là bán hàng mà là tìm hiểu nhau. Cuộc họp giới thiệu nhằm tìm hiểu cách bạn có thể phục vụ khách hàng, hay nói cách khác, mối quan hệ này có phù hợp hay không.
Không phải để gây áp lực cho bạn, nhưng ấn tượng đầu tiên thực sự rất quan trọng. Khách hàng sẽ đưa ra quyết định phần nào dựa trên cảm nhận của họ về bạn và nhóm của bạn, vì vậy bạn thực sự cần phải gây ấn tượng mạnh với họ.
Cuộc họp bán hàng
Cuộc họp bán hàng tập trung vào việc giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ. Thông thường, bạn sẽ gặp gỡ khách hàng mới, nhưng việc bán thêm cho khách hàng hiện tại cũng khá phổ biến.
Các cuộc họp bán hàng xoay quanh bảng giá, trình diễn sản phẩm và bất kỳ điều gì khác có thể giúp chốt giao dịch. Nhân viên bán hàng điều chỉnh cách tiếp cận khách hàng với mục tiêu chuyển đổi họ thành khách hàng.
Phiên chiến lược
Các phiên chiến lược tập hợp tất cả các thành viên trong nhóm, bao gồm cả những người ra quyết định, vào một "phòng chiến lược" để phát triển những ý tưởng sáng tạo cho khách hàng. Đây là một cuộc họp khách hàng mang tính hợp tác hơn, trong đó nhóm của bạn cùng khách hàng brainstorming các chiến lược.
Mặc dù bạn nên làm việc dựa trên phản hồi của khách hàng, nhưng chuẩn bị một vài điểm thảo luận trước phiên họp chiến lược vẫn là một ý tưởng hay. Một chút kế hoạch trước sẽ dẫn đến những ý tưởng tốt hơn, vì vậy hãy mang theo một vài ý tưởng để gây ấn tượng với khách hàng.
Cập nhật trạng thái hoặc kiểm tra
Kiểm tra thường xuyên giúp bạn có cơ hội gây ấn tượng với khách hàng hiện tại bằng công việc và kết quả của mình. Trình bày dữ liệu định lượng để cho họ thấy chính xác dịch vụ của bạn mang lại lợi ích như thế nào cho hoạt động kinh doanh của họ.
Một cuộc họp khách hàng hiệu quả sẽ được lên kế hoạch trong hoặc sau cuộc gọi để kiểm tra trong tương lai, nhằm chứng minh rõ hơn cho khách hàng về mức lương của bạn. Chúng cũng rất cần thiết để duy trì và xây dựng mối quan hệ khách hàng lành mạnh.
Tạo biểu đồ hoặc hình ảnh khác thể hiện tiến độ của khách hàng theo thời gian, nếu có thể.
Cuộc họp tiếp theo
Bạn có thể lên lịch một cuộc họp tiếp theo với khách hàng sau buổi giới thiệu hoặc thuyết trình bán hàng ban đầu. Bạn không nên quá gấp gáp ở đây, mà mục tiêu là trả lời các câu hỏi của khách hàng đồng thời nhẹ nhàng thúc đẩy họ đưa ra quyết định. Nếu họ quyết định thuê bạn, bạn sẽ cần cung cấp một kế hoạch tiếp theo với các bước tiếp theo.
Onboarding
Kỳ vọng có thể quyết định sự thành công hay thất bại của mối quan hệ với khách hàng. Quá trình giới thiệu không bắt buộc, nhưng là một phương pháp hay nhất trong quản lý khách hàng vì nó dạy khách hàng cách làm việc với bạn.
Cuộc họp này nhằm mục đích giúp khách hàng đạt được thành công, vì vậy bạn có thể đào tạo họ về sản phẩm hoặc dịch vụ của mình, trò chuyện về cơ cấu hỗ trợ và trả lời câu hỏi của họ.
Mạng lưới
Loại cuộc họp này ít có cấu trúc hơn và không thực sự có chương trình nghị sự. Mối quan hệ tích cực rất quan trọng trong thế giới kinh doanh, và thỉnh thoảng tiếp xúc với khách hàng có thể mang lại kết quả là kinh doanh lâu dài, giới thiệu khách hàng mới và giữ chân khách hàng.
Thay vì chỉ trình bày các mục trong chương trình nghị sự, bạn có thể tập trung hơn vào các cuộc trò chuyện nhỏ, chia sẻ sở thích hoặc tin tức ngành.
Các phương pháp hay nhất cho các cuộc họp với khách hàng
Điều hành các cuộc họp với khách hàng không phải là điều đáng sợ. Miễn là bạn tuân theo các phương pháp hay nhất này, bạn sẽ lên kế hoạch cho các cuộc họp với khách hàng hiệu quả, năng suất, giúp thúc đẩy kinh doanh của bạn.
1. Đặt mục tiêu rõ ràng
Bạn đã bao giờ tham gia một cuộc họp và nghĩ rằng: "Điều này có thể được gửi qua email"? Bạn không muốn khách hàng của mình nghĩ như vậy, vì vậy hãy luôn có mục đích rõ ràng cho cuộc họp. Ngay cả khi đó là một cuộc họp theo dõi tiêu chuẩn, bạn cũng cần phải thêm giá trị.
Thời gian là tiền bạc, vì vậy chỉ lên lịch cuộc họp khi có nhu cầu hoặc mục tiêu rõ ràng. Bạn luôn có thể gửi email thay thế. 📧
2. Chuẩn bị kỹ lưỡng
Không có gì xấu hổ hơn việc đến cuộc họp mà không chuẩn bị. Điều này có thể làm hỏng mối quan hệ với khách hàng, vì vậy, dù chỉ là năm phút, hãy luôn dành cho mình một chút thời gian để lên kế hoạch cho mỗi cuộc họp với khách hàng.
Ngay cả khi bạn làm việc với một khách hàng duy nhất mà bạn hiểu rõ như lòng bàn tay, đừng bao giờ tham gia cuộc họp mà không chuẩn bị trước. Bối cảnh là yếu tố quan trọng để lập kế hoạch cho các cuộc họp hiệu quả, vì vậy hãy luôn tìm hiểu về khách hàng:
- Lịch sử hợp tác với bạn
- Mô hình kinh doanh
- Ngành
- Mục tiêu
Bạn cũng nên xem lại các ghi chú cuộc họp trước đó và dữ liệu CRM. Bạn có thể xem nhóm của mình có bất kỳ điểm tiếp xúc nào với khách hàng kể từ lần trò chuyện cuối cùng hay không và tìm kiếm các vấn đề tiềm ẩn trước khi tham gia cuộc họp.
Nếu CRM của bạn có kế hoạch giao tiếp với khách hàng, hãy đọc kỹ trước khi tham gia cuộc họp.
3. Ghi chú và sử dụng mẫu chương trình cuộc họp
Ghi chú cuộc họp có thể là cứu cánh thực sự, nhưng chúng tôi biết việc ghi chú tốt trong khi dẫn dắt cuộc họp với khách hàng là điều không dễ dàng. Thay vào đó, hãy chỉ định một người ghi chú cho mỗi cuộc họp với khách hàng.
Đó có thể là trợ lý hoặc thậm chí là người quản lý tài khoản. Nhưng luôn tốt hơn nếu có ít nhất hai nhân viên tham gia mỗi cuộc họp để một người có thể điều hành cuộc họp trong khi người kia ghi chép mọi thứ.
ClickUp Meetings giúp bạn dễ dàng ghi chú những nội dung quan trọng để tham khảo lại nhiều lần. Chỉ cần mở tài liệu để ghi chú, gán nhận xét và mục hành động, định dạng với các tính năng chỉnh sửa phong phú và giảm thiểu số lần nhấp chuột với các lệnh Slash thông minh. 🛠️
Bạn cũng không cần phải lập chương trình họp từ đầu. Mẫu ClickUp Meetings theo dõi tất cả các cuộc họp trong nhiều chế độ xem để giám sát tiến độ của khách hàng, các điểm chính, trạng thái và hơn thế nữa.
4. Quản lý khách hàng trong CRM
Phần mềm CRM giúp tiết kiệm thời gian đáng kể. Công cụ này theo dõi thông tin của từng khách hàng:
- Lịch sử đơn đặt hàng
- Giao tiếp
- Mục tiêu
Bạn thậm chí có thể thêm ghi chú nội bộ vào tài khoản của từng khách hàng. Ví dụ: bạn có thể thêm ghi chú về thú cưng của khách hàng hoặc kỳ nghỉ gần đây nhất của họ. Kiểm tra CRM trước cuộc họp với khách hàng sẽ nhắc nhở bạn về những chi tiết nhỏ này và giúp bạn xây dựng mối quan hệ tốt hơn với khách hàng.
Nhược điểm là hầu hết các CRM đều tách biệt với công việc thực tế của bạn. ClickUp CRM giải quyết vấn đề đó bằng cách kết hợp dữ liệu khách hàng với ghi chú cuộc họp, nhiệm vụ, mục tiêu và hơn thế nữa. Kiểm tra lịch sử ClickUp CRM của khách hàng để xem liệu bạn có cần thay đổi cách tiếp cận cho cuộc họp sắp tới hay không — điều này có thể giúp bạn giữ được tài khoản.
5. Sử dụng công cụ AI
Việc tạo chương trình họp, ghi chú và phân công nhiệm vụ mất rất nhiều thời gian. Thay vì cố gắng làm mọi việc cùng một lúc, hãy tổ chức các cuộc họp với khách hàng hiệu quả hơn bằng các công cụ AI như ClickUp AI.
Chỉ cần cho ClickUp AI biết vai trò công việc của bạn, và trợ lý robot sẽ lo phần còn lại. Cung cấp cho nó các ghi chú cuộc họp để tự động hóa việc phân công nhiệm vụ, tạo kế hoạch hành động dựa trên phản hồi của khách hàng hoặc viết email chu đáo cho khách hàng với trợ lý AI tiết kiệm thời gian này.
6. Tập trung vào các chỉ số và kết quả
Khách hàng muốn nhận được giá trị tương xứng với số tiền họ bỏ ra. Là chủ doanh nghiệp hoặc quản lý tài khoản, bạn cần chứng minh giá trị của mình, đó là lý do tại sao việc chia sẻ dữ liệu định lượng trong các cuộc họp với khách hàng lại quan trọng đến vậy. Đây là bằng chứng rõ ràng cho thấy các chiến lược của bạn đang phát huy hiệu quả.
Sử dụng Mục tiêu ClickUp để tạo cột mốc và chỉ số cho từng khách hàng. Xây dựng Bảng điều khiển để xem tất cả các chỉ số của họ ở một nơi hoặc đi sâu để xem hiệu suất theo dự án hoặc nhiệm vụ.
7. Kiểm tra thiết bị công nghệ của bạn (ngay cả đối với các cuộc họp trực tiếp)
Nếu mỗi lần tham gia cuộc họp và nghe ai đó nói "Tôi không nghe thấy", chúng ta được 5 xu, thì chắc chúng ta đã giàu rồi. Bạn không thể ngăn chặn tất cả các sự cố kỹ thuật, nhưng bạn chắc chắn có thể tránh chúng (hoặc khắc phục chúng một cách chủ động) bằng cách kiểm tra công nghệ của mình trước cuộc họp với khách hàng.
Khách hàng có thể đánh giá bạn nếu bạn không biết cách bật tiếng trên Zoom, vì vậy hãy thử trước để tránh sự cố kỹ thuật. 👩🏽💻
Và tất nhiên, điều này cũng áp dụng cho các cuộc họp trực tiếp. Nếu bạn sử dụng điện thoại phòng hội nghị, hãy thực hiện một cuộc gọi thử để đảm bảo bạn biết hệ thống hoạt động như thế nào.
Nghe có vẻ cơ bản, nhưng bạn sẽ ngạc nhiên khi biết công nghệ có thể cản trở hiệu quả của các cuộc họp đến mức nào.
8. Nâng cao kỹ năng mềm của bạn
Ngôn ngữ cơ thể và giao tiếp bằng mắt rất quan trọng trong bất kỳ kênh giao tiếp nào, cho dù bạn đang tham gia cuộc họp trực tiếp hay ảo. Hãy mỉm cười bằng đôi mắt, sử dụng ngôn ngữ cơ thể cởi mở (đừng khoanh tay!) và thân thiện.
Một vài câu chuyện nhỏ và trò chuyện cá nhân cũng rất tốt. Điều này không làm cuộc họp bị lạc đề, nhưng dành hai phút để trò chuyện về cuối tuần của bạn sẽ giúp đầu tư vào mối quan hệ với khách hàng và xây dựng lòng tin.
9. Theo dõi thời gian và tôn trọng thời gian
Không có gì tệ hơn một cuộc họp không có hồi kết. Nếu bạn đặt lịch họp với khách hàng trong một giờ, đừng vượt quá thời gian. Thời gian của khách hàng rất quý báu, và mặc dù họ có thể không nói ra, nhưng chúng tôi đảm bảo rằng họ không muốn những cuộc họp dài dòng.
Theo dõi thời gian cẩn thận trong các cuộc gọi với khách hàng. Bạn có thể thử lên lịch các cuộc họp 30 phút theo mặc định để tiết kiệm thời gian hoặc chỉ định một thành viên trong nhóm làm người chấm công và đảm bảo cuộc họp diễn ra đúng tiến độ.
10. Lập kế hoạch các mục hành động và cuộc họp tiếp theo
Một cuộc họp thành công không bao giờ kết thúc mà không có các bước tiếp theo. Dành năm phút cuối cùng của cuộc họp để liệt kê các mục hành động, xác định ai phụ trách việc gì và thời hạn hoàn thành. Điều này giúp loại bỏ sự mơ hồ, để mọi người rời cuộc họp với sự rõ ràng về việc cần làm.
Bạn cũng nên lên lịch cuộc họp tiếp theo khi mọi người đang tham gia cuộc gọi. Lên lịch ngay lập tức giúp tránh việc gửi email qua lại và ghi vào sổ càng sớm càng tốt.
Lợi ích của các cuộc họp khách hàng thành công
Chúng tôi biết bạn đang phải xử lý hàng tỷ công việc khác nhau. Đôi khi, các cuộc họp bị xếp xuống cuối danh sách ưu tiên, và chúng tôi hiểu điều đó. Tuy nhiên, dành thời gian để lập kế hoạch cho các cuộc họp với khách hàng hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích.
Xây dựng mối quan hệ tốt hơn
Mối quan hệ với khách hàng có nhiều điểm tương đồng với mối quan hệ giữa bạn và bạn bè, gia đình. Đối xử tốt với họ và tạo ra trải nghiệm khách hàng xuất sắc sẽ giúp xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn theo thời gian.
Điều này không chỉ giúp giảm tỷ lệ khách hàng rời bỏ mà còn thúc đẩy mối quan hệ khách hàng lâu dài, từ đó giảm chi phí tiếp thị. Không có gì ngạc nhiên khi xây dựng mối quan hệ là phương pháp hay nhất trong quản lý khách hàng!
Tăng doanh số bán hàng
Ai lại không muốn kiếm nhiều tiền hơn? Các cuộc họp khách hàng hiệu quả sẽ tạo ấn tượng tích cực cho khách hàng và khuyến khích họ tiếp tục sử dụng dịch vụ của bạn. Điều này sẽ tăng cơ hội họ tiếp tục hỗ trợ kinh doanh của bạn và thậm chí giới thiệu bạn cho bạn bè của họ. 🙌
Xây dựng kinh doanh tốt hơn
Cuộc họp với khách hàng là một mỏ vàng cho phản hồi. Khách hàng có nhiều thông tin chi tiết mà bạn có thể sử dụng để thúc đẩy sự đổi mới, tạo ra sản phẩm mới và điều chỉnh kinh doanh của mình.
Đáp ứng nhu cầu của khách hàng với ClickUp
Một cuộc họp khách hàng thành công không kết thúc bằng lời chào tạm biệt — nó tiếp tục thông qua các mục hành động, giao tiếp, hợp tác và hơn thế nữa. Luôn dẫn đầu trong các cuộc họp của bạn với ClickUp.
Chúng tôi thay đổi cách bạn chuẩn bị, tiến hành và theo dõi sau các cuộc họp để hợp lý hóa quy trình và làm cho mỗi cuộc họp với khách hàng trở nên ý nghĩa.
Hãy tự mình trải nghiệm sự khác biệt: Tạo Không gian Làm việc ClickUp miễn phí ngay bây giờ.