Ngày nay, các cuộc họp trực tuyến đã trở nên phổ biến và được chấp nhận rộng rãi, giống như công việc tại văn phòng năm ngày một tuần cách đây một thập kỷ.
Với 28% nhân viên làm việc tại nhà ít nhất một phần thời gian, làm việc từ xa đã trở thành một phần không thể thiếu trong công việc. Cùng với đó là các cuộc họp trực tuyến và sự giao thoa đầy thú vị giữa tính trang trọng và sự thoải mái, điều mà nhiều người vẫn còn bối rối.
Tuy nhiên, hình thức giao tiếp này đòi hỏi phải có một mã ứng xử trực tuyến. Làm thế nào để đảm bảo mọi người tham gia cuộc họp đều cảm thấy được lắng nghe, tích cực tham gia và có thể đóng góp vào các cuộc hội thoại có ý nghĩa?
Nghi thức trong cuộc họp trực tuyến giúp các nhóm nâng cao năng suất, thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp nhất và xây dựng mối quan hệ chuyên nghiệp.
Hãy cùng tìm hiểu những quy tắc cơ bản về nghi thức cuộc họp hiện đại, bao gồm khái niệm về nghi thức cuộc họp trực tuyến, lợi ích của nó và 10 quy tắc thiết yếu cho bất kỳ môi trường trực tuyến chuyên nghiệp nào.
Nghi thức cuộc họp trực tuyến là gì?
Nghi thức họp trực tuyến đặt ra thanh tiêu chuẩn về cách các nhóm và nhà lãnh đạo cần hành xử và đối xử với người khác trong các cuộc họp trực tuyến. Hãy xem đó như một bộ quy tắc chuẩn hóa nhằm duy trì sự chuyên nghiệp trên mọi phương diện. 🫱🏼🫲🏾
Bạn cần tuân thủ các quy tắc ứng xử trong cuộc họp trực tuyến khi kết nối với các bộ phận khác qua cuộc gọi video, chủ trì các cuộc họp khởi động dự án hoặc thảo luận ý tưởng với nhóm của mình. Quy tắc ứng xử trong cuộc họp từ xa của một tổ chức gắn liền với các giá trị cốt lõi, triết lý và mục tiêu của tổ chức đó. 🎯
Mặc dù một số khía cạnh có thể khác nhau tùy theo từng tổ chức, nhưng vẫn có một số quy tắc chung cho cuộc họp trực tuyến có thể giúp bạn tạo ấn tượng tốt và lâu dài với bất kỳ ai bạn gặp. ⬇️
Hãy nhớ rằng sự tôn trọng lẫn nhau và các quy tắc ứng xử chung trong kinh doanh không phải là điều mới mẻ! Tuy nhiên, có một số điểm khác biệt quan trọng giữa cuộc họp trực tuyến và cuộc họp trực tiếp mà bạn cần lưu ý để đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ, đúng giờ và mọi người đều nắm bắt được thông tin.
10 quy tắc ứng xử trong cuộc họp trực tuyến
Dù bạn có cảm thấy mình đã tuân thủ đúng các quy tắc ứng xử trong cuộc họp trực tuyến, những chi tiết nhỏ vẫn tạo nên sự khác biệt. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã tổng hợp những quy tắc ứng xử này dành cho mọi môi trường kinh doanh trực tuyến.
Hãy chia sẻ những thông tin này với nhóm của bạn để cùng nhau nâng cao chất lượng các cuộc họp trực tuyến.
Ngoài ra, rất nhiều tài nguyên, mẫu và mẹo đang chờ đón bạn để hỗ trợ thêm trong quá trình bạn làm chủ kỹ năng mới này. 😎
1. Nắm rõ nền tảng cuộc họp của bạn
Trước hết, điều quan trọng là bạn phải nắm rõ phần mềm video hội nghị mà bạn đang sử dụng cho các cuộc họp trực tuyến.
Nếu bạn là người chủ trì cuộc họp, hãy làm quen với nền tảng họp trực tuyến của mình trước để cảm thấy tự tin khi sử dụng phần mềm. Nếu bạn sử dụng một công cụ mà mọi người chưa quen thuộc, hãy sẵn sàng trả lời các câu hỏi nhanh chóng và giúp họ tập trung vào cuộc họp bằng cách không phải lo lắng về các vấn đề kỹ thuật.
Nhân tiện… nếu bạn đang chọn nền tảng cuộc họp, hãy chọn một nền tảng mà mọi người có khả năng đã từng sử dụng trước đây hoặc sẽ nhanh chóng làm quen. Đó có thể là các công cụ hội nghị video như Zoom, Microsoft Teams hoặc Google Meet, hoặc một nền tảng tích hợp như ClickUp kết hợp tính năng trò chuyện, quản lý công việc và quản lý dự án.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Bắt đầu cuộc họp Zoom ngay từ trong một nhiệm vụ ClickUp nhờ tính năng tích hợp Zoom của ClickUp. Điều hành cuộc thảo luận mà không cần phải chuyển khỏi Không gian Làm việc của bạn, trong khi ClickUp sẽ tự động thông báo cho tất cả những người tham gia để họ tham gia ngay lập tức.
Hãy đảm bảo nền tảng hỗ trợ tính năng tạo phòng họp nhóm, chia sẻ màn hình hoặc cộng tác trên tài nguyên chung nếu cuộc họp của bạn yêu cầu những tính năng này.
Sử dụng phần mềm quản lý cuộc họp linh hoạt như ClickUp là một cách tuyệt vời để đảm bảo trải nghiệm suôn sẻ và năng suất mỗi lần.
2. Chuẩn bị sẵn chương trình cuộc họp
Chúng tôi không thể nhấn mạnh đủ điều này—chuẩn bị, chuẩn bị, chuẩn bị!
Hãy lập kế hoạch cho cuộc họp trước khi bắt đầu và tạo ra một chương trình nghị sự để định hướng rõ ràng cho cuộc thảo luận từ đầu đến cuối. Để có những cuộc họp nhóm trực tuyến chất lượng cao, hãy chia sẻ chương trình nghị sự với các thành viên trước khi cuộc họp diễn ra để họ có thời gian xem qua, biết trước những gì sẽ diễn ra và bổ sung bất kỳ nội dung cần thiết nào.
Nếu có bất kỳ tài liệu nào mà người tham dự cần đọc hoặc phản hồi trước để tham gia vào cuộc thảo luận, hãy chia sẻ cả những tài liệu này. Hãy coi chương trình cuộc họp trực tuyến như một bộ hướng dẫn và dành cho người tham dự đủ thời gian và tài nguyên để chuẩn bị.
Cách tốt nhất để chuẩn bị cho một cuộc họp trực tuyến là sử dụng mẫu lịch trình cuộc họp có thể tùy chỉnh, bao quát mọi khía cạnh cần thiết. Thư viện mẫu phong phú của ClickUp chứa đầy đủ các tài nguyên miễn phí cho mọi trường hợp sử dụng — bao gồm cả trường hợp này!
Hãy sử dụng Mẫu cuộc họp toàn thể của ClickUp hoặc Mẫu báo cáo ủy ban để truyền đạt các mục tiêu rõ ràng.
Cả hai mẫu này đều giúp tăng cường tính minh bạch trong nhóm hoặc tổ chức của bạn và thống nhất các thành viên về các mục tiêu hoặc mục tiêu chính của cuộc họp.
3. Tôn trọng thời gian của nhau
Trước hết, hãy đến đúng giờ. ⏱
Với tư cách là người chủ trì cuộc họp, việc để nhóm của bạn hoặc các khách hàng tiềm năng phải chờ đợi là điều không bao giờ được coi là phép lịch sự trong cuộc họp trực tuyến.
Nhưng quy tắc này cũng áp dụng cho những người tham dự cuộc họp — đừng để người chủ trì phải chờ đợi! Người chủ trì rất có thể là một trong những đồng nghiệp của bạn, một thành viên từ bộ phận khác hoặc một người quản lý. Bạn có thể làm việc với họ hàng ngày hoặc thậm chí có mối quan hệ thân thiết với họ. Hãy đối xử với họ bằng sự tôn trọng mà tất cả chúng ta đều xứng đáng nhận được bằng cách có mặt sẵn sàng để bắt đầu cuộc họp đúng giờ theo kế hoạch.
Nếu bạn là người đôi khi gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian hàng ngày, hãy sử dụng ClickUp để cài đặt nhắc nhở! Bản thân bạn trong tương lai sẽ cảm ơn bạn vì nhắc nhở này. 🙌🏼
Ngoài ra, dù ai cũng có lịch trình bận rộn, nhưng các công cụ như Mẫu Lịch Trình Nhóm tương tác của ClickUp sẽ đảm bảo mọi thành viên đều nắm rõ thời gian và nội dung các cuộc họp sắp tới trong vài tuần tới.
📮ClickUp Insight: Dữ liệu khảo sát về hiệu quả cuộc họp của chúng tôi cho thấy trung bình 25% cuộc họp có 8 người tham gia trở lên. Chúng tôi cũng phát hiện ra rằng một cuộc họp trung bình kéo dài khoảng 51 phút. Những cuộc họp quy mô lớn này có thể dẫn đến ít nhất 6 đến 8 giờ thời gian họp tập thể mỗi tuần ở cấp độ tổ chức. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể cắt giảm thời gian này? ClickUp thay đổi cách các nhóm giao tiếp! Thay vì các cuộc họp dài dòng, hãy cộng tác trực tiếp trong các nhiệm vụ ClickUp bằng cách sử dụng bình luận, tệp đính kèm, ghi chú giọng nói, video clip và hơn thế nữa — tất cả ở một nơi. 💫 Kết quả thực tế: Các nhóm toàn cầu của STANLEY Security đã tiết kiệm được hơn 8 giờ mỗi tuần cho các cuộc họp và cập nhật nhờ ứng dụng đa năng dành cho công việc của chúng tôi!
4. Trang phục để thành công
Dù ở văn phòng hay trực tuyến, việc ăn mặc phù hợp đều rất quan trọng. Theo quy tắc ứng xử, bạn nên mặc trang phục khi tham gia video hội nghị giống như khi thực hiện công việc trực tiếp tại văn phòng.
Nhưng tin vui là các cuộc họp trực tuyến có phần linh hoạt hơn vì màn hình chỉ hiển thị phần trên thắt lưng — nghĩa là, vâng, bạn có thể mang đôi giày Uggs đó!
Ngoài việc trông đẹp mắt, trang phục cho cuộc họp trực tuyến của bạn nên phù hợp với không khí của cuộc họp. Tránh đeo trang sức gây xao nhãng, các họa tiết không hiển thị rõ trên video hoặc áo thun in hình mà người khác có thể không hiểu.
5. Tránh những yếu tố gây xao nhãng
Hãy tập trung vào cuộc họp hiện tại và tránh làm nhiều việc cùng lúc. Trước khi bắt đầu cuộc họp, hãy nhớ:
- Hãy cất điện thoại đi
- Tắt TV hoặc nhạc
- Tắt tất cả các thông báo
- Đóng các tab không cần thiết
Và việc cần làm là đừng ăn trong khi gọi điện, vì lợi ích của mọi thứ tốt đẹp và có năng suất.
Chia sẻ màn hình? Hãy kiểm tra nội dung trên màn hình trước khi chia sẻ. Việc mở 1.000 tab cùng lúc không phải là điều nên làm. Mặc dù đây không phải là lần đầu tiên ai đó vô tình chia sẻ thông tin nhạy cảm của công ty, cuộc hội thoại riêng tư trên Slack hoặc danh sách phát nhạc Spotify của mình, nhưng bạn chắc chắn không muốn điều đó xảy ra với mình.
Phông nền lộn xộn là một trong những yếu tố thường làm mất tập trung trong các cuộc họp trực tuyến. Nếu bạn đang ở quán cà phê, trông trẻ cả ngày hoặc chia sẻ không gian văn phòng với đối tác, hãy chọn một phông nền thay thế hoặc sử dụng hiệu ứng làm mờ để đảm bảo bạn và tất cả các thành viên tham gia cuộc họp đều tập trung vào phiên họp.
Hãy chọn một phông nền gọn gàng, tối giản và trung tính. Sau đó, bạn có thể tập trung tìm vị trí trong nhà có ánh sáng tốt nhất thay vì bức tường đẹp nhất.
Tuy nhiên, bạn không cần phải lục tung mạng để tìm kiếm một trong những hình nền hoàn hảo này đâu!
Nhấp vào các hình ảnh bên dưới để tải về những hình nền miễn phí này và tránh bị phân tâm bởi những người đi qua phía sau màn hình trong buổi thuyết trình quan trọng của bạn. 📩
6. Biết khi nào nên nói và khi nào nên lắng nghe
Lắng nghe tích cực giúp mỗi người có cơ hội phát biểu và thể hiện rằng bạn quan tâm đến những gì họ chia sẻ.
Người chủ trì cuộc họp và các thành viên tham gia cần tìm được sự cân bằng giữa việc nói, lắng nghe và đặt câu hỏi để hiểu người khác—chứ không phải để chỉ trích họ. Tinh thần cởi mở và giao tiếp cởi mở sẽ giúp tất cả mọi người tham gia thu được nhiều giá trị hơn từ cuộc hội thoại!
Dưới đây là một số lời khuyên bổ sung về nghi thức cuộc họp trực tuyến liên quan đến việc phát biểu trong cuộc gọi:
- Nói chuyện một cách tự tin, nhưng hãy giữ cho nội dung ngắn gọn
- Tránh lặp lại nội dung hoặc nhấn mạnh quá mức
- Hãy tắt tiếng mic của bạn trừ khi bạn đang phát biểu
- Hãy giữ các câu hỏi đến cuối buổi thảo luận trừ khi người chủ trì yêu cầu.
Một vấn đề khác mà tất cả chúng ta đều gặp phải trong các cuộc họp trực tuyến là hiện tượng trễ âm thanh đáng ghét. 🙄
Dù mạng wifi của bạn có mạnh đến đâu, kết nối vẫn có thể bị gián đoạn đôi khi trong các cuộc họp trực tuyến! Để tránh nói đè lên người khác hoặc làm gián đoạn luồng của cuộc hội thoại, hãy sử dụng tính năng giơ tay trên nền tảng của bạn (nếu có thể) hoặc bày tỏ ý muốn phát biểu trong khung trò chuyện. 🙋🏼♀️
7. Hạn chế ghi chú ở mức tối thiểu
Mặc dù ý định của bạn là tốt, nhưng hãy tránh ghi chú chi tiết về cuộc họp trừ khi có việc cần làm. Thay vào đó, hãy tập trung vào các điểm chính của cuộc hội thoại và xem lại biên bản cuộc họp sau đó nếu có bất kỳ lỗ hổng nào rõ ràng trong ghi chú của bạn.
Một lợi ích lớn của các cuộc họp trực tuyến là khả năng ghi lại toàn bộ cuộc họp hoặc tạo bản tóm tắt cuộc họp. Hãy tận dụng những tính năng này để đảm bảo cuộc họp diễn ra hiệu quả nhất có thể — việc thường xuyên ngắt quãng cuộc hội thoại sẽ làm gián đoạn luồng thông tin, làm chậm tiến độ chương trình làm việc và lãng phí thời gian quý báu.
Với tư cách là người chủ trì cuộc họp, hãy chỉ định một thành viên trong nhóm của bạn để theo dõi biên bản cuộc họp và thông báo cho các thành viên tham gia biết rằng biên bản sẽ được phân phối ngay sau khi cuộc họp kết thúc. Điều này giúp bạn và những người tham dự tập trung vào cuộc họp và giúp bạn không phải lặp lại những điều đã nói!
💡Mẹo chuyên nghiệp: Với ClickUp Tài liệu, người tham gia có thể cùng nhau ghi chú và biến chúng thành hành động chỉ với một cú nhấp chuột nhờ tính năng tạo/lập công việc tích hợp.
Biên bản cuộc họp tóm tắt khung nội dung và những điểm chính từ các cuộc họp quan trọng. Chúng được chia sẻ với tất cả những người tham gia và giúp bạn luôn nắm rõ tiến độ để thực hiện các công việc tiếp theo và các nhiệm vụ hành động một cách nhanh chóng.
Các tài nguyên như Mẫu Biên bản Cuộc họp của Hội đồng Quản trị của chúng tôi và Mẫu Biên bản Cuộc họp của ClickUp giúp quá trình này trở nên có tổ chức và hiệu quả hơn nhờ các trang được thiết kế sẵn và có thể tùy chỉnh để quản lý nhóm, ghi chú và các chi tiết trong tài liệu ClickUp Doc hợp tác!
Muốn tìm hiểu thêm về cách ghi biên bản có thể giúp nâng cao năng suất làm việc trong các cuộc họp? Hãy tham khảo hướng dẫn chi tiết này về cách viết biên bản họp hiệu quả mỗi lần!
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tiết kiệm thời gian quý báu sau cuộc họp bằng cách sử dụng ClickUp Brain để tóm tắt ghi chú cuộc họp và tạo công việc cùng các công việc con trong ClickUp. Nếu bạn đã ghi âm cuộc họp, Brain còn có thể chuyển đổi văn bản và dịch bản ghi âm cho bạn!
8. Cuộc họp kéo dài? Hãy lên lịch các khoảng nghỉ
Nếu bạn biết cuộc họp sẽ kéo dài, hãy sắp xếp một khoảng nghỉ ngắn trong chương trình họp.
Hãy dành một chút thời gian để bạn và đồng nghiệp bước ra khỏi màn hình, ăn nhẹ hoặc vươn vai thư giãn. Điều này sẽ không cản trở cuộc hội thoại mà ngược lại, sẽ cải thiện nó đáng kể! Những khoảng nghỉ ngắn sẽ giúp mọi người duy trì tinh thần sảng khoái mà không phải đối mặt với mệt mỏi hay đau đầu.
Không cần phải dài dòng, chỉ cần cài đặt hẹn giờ trong ClickUp trong năm phút và mở chai nước có ga ra vì bạn xứng đáng được thưởng thức nó.
Và nếu cuộc họp bạn đang tham gia không đề cập đến việc có nghỉ giải lao hay không, hãy để lại một dòng “brb!” trong khung trò chuyện nếu bạn cần nghỉ ngơi một chút, đơn giản thế thôi. 💬
9. Để dành không gian cho phần hỏi đáp
Hãy đưa phần hỏi đáp vào chương trình cuộc họp để đồng nghiệp của bạn có đủ thời gian chuẩn bị câu hỏi, bày tỏ ý kiến hoặc đưa ra đề xuất.
Nếu bạn đã thực sự ghi nhớ tất cả các quy tắc ứng xử trong cuộc họp trực tuyến này, có lẽ bạn vừa kết thúc một cuộc hội thoại sôi nổi và thú vị — hãy chuẩn bị tinh thần rằng mọi người sẽ có điều gì đó để nói về nó. 🙂
💡Mẹo chuyên nghiệp: Khuyến khích các thành viên tham gia cuộc họp tiếp tục chia sẻ câu hỏi, ý tưởng hoặc nhận xét ngay cả sau khi cuộc họp đã đóng.
10. Phát biểu kết thúc
Hãy kết thúc cuộc họp trực tuyến một cách trọn vẹn bằng cách dành vài phút để kết thúc cuộc họp một cách đúng đắn.
Trước khi các đồng nghiệp kết thúc cuộc họp, hãy nhanh chóng điểm qua các bước tiếp theo, cách thức và thời điểm bạn sẽ theo dõi, các đầu ra cần hoàn thành, cũng như dòng thời gian thực hiện trong thời gian tới.
💡Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp có thể giúp bạn phân công các công việc từ Tài liệu, Bảng trắng, bình luận và nhiều nguồn khác, giúp bạn bắt tay vào thực hiện các công việc này ngay lập tức mà không bỏ lỡ bất kỳ bước nào! Chuyển đổi văn bản, bản ghi màn hình và các đối tượng thành các công việc được kết nối trực tiếp với quy trình làm việc của bạn để tăng hiệu quả và duy trì đà tiến triển của cuộc họp.
Cuối cùng—và quan trọng nhất—hãy cảm ơn nhóm của bạn vì đã dành thời gian! Mọi người đã hoàn thành công việc rất tốt hôm nay. 👏
Tại sao nghi thức trong cuộc họp trực tuyến lại quan trọng?
Nghi thức họp trực tuyến giúp thiết lập không khí chuyên nghiệp cho các cuộc họp từ xa và góp phần xây dựng mối quan hệ làm việc bền chặt. Dưới đây là một số lý do khiến việc tuân thủ các quy tắc họp trực tuyến trở nên thiết yếu:
- Tuân thủ các quy tắc ứng xử đúng mực thể hiện sự chuyên nghiệp, giúp xây dựng niềm tin và uy tín với đồng nghiệp, khách hàng hoặc các bên liên quan
- Dành thời gian, suy nghĩ và nỗ lực cho cuộc họp trước khi nó diễn ra cho thấy bạn tôn trọng nhóm, lãnh đạo và khách hàng tiềm năng của mình. Ngoài ra, điều này giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ bằng cách cài đặt và định hướng cuộc hội thoại
- Các cuộc họp trực tuyến thường có sự tham gia của những người từ các địa điểm và múi giờ khác nhau. Việc tuân thủ các quy tắc ứng xử phù hợp, chẳng hạn như đến đúng giờ, tắt tiếng khi không phát biểu và tập trung vào chủ đề, sẽ giúp giảm thiểu sự xao nhãng và giữ cho cuộc họp tập trung và hiệu quả
- Tuân thủ các thực hành tốt trong cuộc họp trực tuyến — như để người khác phát biểu, tránh ngắt lời và lưu ý đến các nhạy cảm văn hóa — sẽ tạo ra một môi trường đầy sự tôn trọng lẫn nhau và hợp tác
- Việc tuân thủ các quy tắc ứng xử đúng mực, chẳng hạn như sử dụng âm thanh và video rõ ràng, duy trì giao tiếp bằng ánh mắt (qua camera) và tham gia tích cực, sẽ đảm bảo rằng việc giao tiếp diễn ra hiệu quả và mọi người đều có thể theo dõi mà không gặp khó khăn.
- Việc tổ chức tốt, tránh làm nhiều việc cùng lúc và tuân thủ chương trình cuộc họp giúp các thành viên tập trung hơn. Điều này giảm bớt sự bực bội và căng thẳng, đặc biệt là trong các cuộc họp diễn ra liên tiếp.
Nếu thiếu những quy tắc này, bạn dễ dàng lãng phí những phút quý giá, thậm chí là hàng giờ trong tuần vào một cuộc họp mà “thực ra chỉ cần một email là đủ”. Và dù việc nhìn thấy các thành viên trong nhóm trên màn hình là điều rất vui, vẫn có những cách sử dụng thời gian hiệu quả hơn cho tất cả chúng ta. ⏳
Việc tuân thủ các quy tắc ứng xử trong cuộc họp trực tuyến một cách chu đáo sẽ tạo ra nhiều thời gian để lắng nghe, suy nghĩ và phản hồi lẫn nhau. Điều này không chỉ giúp xây dựng lòng tin giữa các thành viên tham dự, mà còn tạo điều kiện cho mọi người đạt được thành công bằng cách cho họ biết họ có thể mong đợi điều gì từ bạn, và bạn mong đợi điều gì từ họ.
Câu hỏi thường gặp và mẹo về nghi thức cuộc họp trực tuyến
Những việc cần làm và không nên làm trong các cuộc họp trực tuyến là gì?
Các cuộc họp trực tuyến thường có những kỳ vọng khác biệt về sự tham gia so với các cuộc họp trực tiếp. Để đảm bảo mọi người đều tập trung và đóng góp vào cuộc hội thoại, dưới đây là một số nguyên tắc ứng xử cần tuân thủ:
Những việc cần làm
- Đúng giờ. Đăng nhập vào cuộc họp trực tuyến sớm vài phút sẽ giúp bạn có thời gian thiết lập kỹ thuật nếu cần thiết.
- Hãy tập trung. Hãy chú ý đến người nói như thể bạn đang tham gia một cuộc họp trực tiếp.
- Tắt tiếng khi không nói. Điều này giúp giảm thiểu tiếng ồn xung quanh.
- Hãy sử dụng video khi có thể. Điều này giúp tạo ra sự tương tác cá nhân hơn.
- Hãy tham gia từ một phòng yên tĩnh và đủ ánh sáng. Một môi trường rõ ràng, không bị phân tâm sẽ giúp mọi người tập trung hơn.
- Chuẩn bị trước. Nếu bạn là người trình bày, hãy đảm bảo tất cả tài liệu của bạn đã sẵn sàng trước khi cuộc họp bắt đầu.
Những điều không nên làm
- Đừng làm nhiều việc cùng lúc. Điều này thể hiện sự thiếu tôn trọng và có thể dẫn đến việc bỏ lỡ thông tin quan trọng.
- Đừng ngắt lời. Hãy để người khác nói hết ý trước khi bạn bắt đầu phát biểu.
- Không nên ăn trong cuộc họp. Điều này có thể gây mất tập trung và thiếu chuyên nghiệp.
- Đừng quên kiểm tra thiết bị của bạn. Hãy đảm bảo kết nối internet, micro và camera của bạn hoạt động bình thường trước khi bắt đầu.
- Đừng rời khỏi cuộc họp đột ngột. Nếu bạn cần rời khỏi cuộc họp sớm, hãy thông báo trước cho người chủ trì.
Việc cần làm để thực hiện một cuộc họp và chào hỏi trực tuyến?
Buổi gặp gỡ và chào hỏi trực tuyến là một cách tuyệt vời để xây dựng mối quan hệ thân thiện với đồng nghiệp, ngay cả khi thực hiện công việc từ xa. Dưới đây là một số mẹo để tổ chức thành công các buổi gặp gỡ và chào hỏi trực tuyến:
- Chào hỏi từng người một. Bắt đầu mỗi cuộc hội thoại bằng cách tự giới thiệu bản thân và hỏi đối phương xem họ đang thế nào
- Hãy ngắn gọn và súc tích. Cố gắng giữ cho cuộc hội thoại tập trung và tránh bị lạc đề.
- Hãy là người lắng nghe tích cực. Lắng nghe cẩn thận và chú ý đến ý kiến của người khác
- Hãy đảm bảo bạn biết cách sử dụng công nghệ để mọi người có thể giao tiếp trực tiếp mà không bị gián đoạn hay gặp sự cố kỹ thuật
- Hãy chú ý đến ngôn ngữ cơ thể. Mặc dù bạn chỉ có thể nhìn thấy khuôn mặt của nhau, ngôn ngữ cơ thể vẫn rất quan trọng. Hãy giữ tư thế đúng và chú ý đến biểu cảm khuôn mặt
- Kết thúc cuộc hội thoại một cách lịch sự bằng cách cảm ơn đối phương đã dành thời gian và bày tỏ ý định sẽ kết nối lại trong tương lai
Làm thế nào để có cách ứng xử tốt trong cuộc họp trực tuyến với tư cách là người tham gia?
Người tham gia cuộc họp đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo cuộc họp trực tuyến diễn ra thành công. Dưới đây là một số lời khuyên về nghi thức tham gia hội nghị video dành cho người tham gia:
- Hãy chuẩn bị kỹ lưỡng. Đọc kỹ các tài liệu đã được gửi trước cuộc họp và chuẩn bị sẵn các câu hỏi hoặc ý kiến đóng góp.
- Hãy tham gia vào cuộc thảo luận. Đừng ngại lên tiếng và chia sẻ suy nghĩ của bạn về chủ đề đang được thảo luận
- Hãy tập trung. Tránh làm nhiều việc cùng lúc, vì điều này có thể gây xao nhãng cho tất cả những người tham gia
- Hãy tôn trọng. Lắng nghe một cách chú ý và lịch sự với các thành viên khác trong cuộc thảo luận
- Chia sẻ màn hình. Nếu bạn có tài liệu cần chia sẻ, hãy đảm bảo chia sẻ màn hình với mọi người để họ có thể theo dõi
- Sử dụng công nghệ một cách hợp lý. Đảm bảo tất cả người tham gia đều biết cách sử dụng công nghệ trước khi cuộc họp bắt đầu
- Hãy tập trung vào nội dung chính, và đừng ngần ngại đưa cuộc hội thoại trở lại đúng hướng nếu nó bắt đầu đi quá xa so với chủ đề đang thảo luận.
👀Muốn biết thêm các mẹo hữu ích để tổ chức cuộc họp hiệu quả? Hãy đọc những bài viết sau:
Tăng năng suất cho các cuộc họp trực tuyến của bạn với ClickUp
Dù cuộc họp của bạn có trang trọng hay thường xuyên đến đâu, các quy tắc ứng xử trong cuộc họp trực tuyến mà chúng tôi chia sẻ sẽ đảm bảo bạn truyền tải thông điệp đúng đắn. Nỗ lực của bạn sẽ được mọi người tham gia nhận thấy, và dù bạn là khách hay chủ tọa, thời gian bạn dành cho cuộc họp sẽ được đánh giá cao và đền đáp gấp mười lần!
Tất cả chỉ cần thể hiện sự tôn trọng đối với đồng nghiệp. 💜
Hãy tận dụng các tài nguyên của ClickUp có sẵn trong blog này để nâng cao năng suất tổng thể và thiết lập tiêu chuẩn về quy tắc ứng xử trong cuộc họp trực tuyến mà bạn và nhóm cần tuân thủ mỗi lần. Nếu bạn muốn làm cho các cuộc họp của mình trở nên hiệu quả hơn nữa, ClickUp mang đến cho bạn:
- Bảng trắng ClickUp để brainstorming trực tuyến và chia sẻ ý tưởng trong cuộc họp trực tuyến của bạn
- Lịch trong ClickUp mà bạn có thể tích hợp với Lịch Google để quản lý các cuộc họp từ một nơi duy nhất
- ClickUp Chat kết hợp các tính năng gọi âm thanh và video, trò chuyện nhóm, nhắn tin tức thời và nhiều tính năng khác
- Tích hợp với tất cả các ứng dụng công việc hàng ngày của bạn
- ClickUp Clips để tạo và chia sẻ bản ghi màn hình
Gói Miễn phí vĩnh viễn của ClickUp cho phép bạn truy cập vào tất cả các mẫu được liên kết ở trên, hàng loạt tính năng quản lý cuộc họp hợp tác, hơn 1.000 tích hợp và còn nhiều hơn thế nữa! Tất cả đều miễn phí. 💸
Đăng ký và dùng thử ClickUp cho các cuộc họp trực tuyến của bạn ngay hôm nay!