Ngày nay, các cuộc họp ảo đã trở nên phổ biến và được chấp nhận như công việc tại văn phòng năm ngày một tuần cách đây một thập kỷ.
Với 28% nhân viên làm việc tại nhà ít nhất một phần thời gian, làm việc từ xa đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống công sở. Cùng với đó là các cuộc họp trực tuyến và sự giao thoa giữa trang trọng và bình thường, điều mà nhiều người còn cảm thấy khó thích nghi.
Tuy nhiên, với hình thức giao tiếp này, cần có một bộ mã ứng xử ảo. Làm thế nào để đảm bảo mọi người tham gia cuộc gọi đều cảm thấy được lắng nghe, tham gia và có thể tham gia vào các cuộc hội thoại có ý nghĩa?
Quy tắc ứng xử trong cuộc họp ảo giúp các nhóm tăng năng suất, thể hiện mặt tốt nhất và xây dựng mối quan hệ chuyên nghiệp.
Hãy đọc cùng chúng tôi để khám phá các quy tắc cơ bản về cách cư xử trong các cuộc họp hiện đại, bao gồm cách cư xử trong cuộc họp ảo là gì, lợi ích của nó và mười quy tắc cơ bản cho bất kỳ môi trường trực tuyến chuyên nghiệp nào.
Quy tắc ứng xử trong cuộc họp ảo là gì?
Quy tắc ứng xử trong cuộc họp ảo đặt ra tiêu chuẩn cho cách các nhóm và lãnh đạo cư xử và đối xử với người khác trong các cuộc họp trực tuyến. Hãy coi đó như một bộ hướng dẫn tiêu chuẩn để duy trì tính chuyên nghiệp trên toàn bảng. 🫱🏼🫲🏾
Bạn cần tuân thủ các quy tắc ứng xử trong cuộc họp trực tuyến khi kết nối với các bộ phận khác qua video call, dẫn dắt cuộc họp khởi động dự án hoặc brainstorming ý tưởng với nhóm của mình. Các quy tắc ứng xử trong cuộc họp từ xa của một tổ chức gắn liền với các giá trị cốt lõi, triết lý và mục tiêu của tổ chức đó. 🎯
Mặc dù một số khía cạnh có thể riêng biệt cho từng tổ chức, nhưng có một số quy tắc họp ảo chung có thể giúp bạn tạo ấn tượng lâu dài và tích cực với bất kỳ ai bạn gặp. ⬇️
Hãy nhớ rằng sự tôn trọng lẫn nhau và các quy tắc ứng xử chung trong kinh doanh không phải là điều mới mẻ! Tuy nhiên, có một số khác biệt lớn giữa các cuộc họp ảo và trực tiếp mà bạn phải lưu ý để đảm bảo cuộc họp diễn ra đúng tiến độ, đúng giờ và đầy đủ thông tin.
10 quy tắc ứng xử trong cuộc họp ảo
Ngay cả khi bạn cảm thấy mình thường tuân thủ các quy tắc ứng xử trong cuộc họp ảo, những chi tiết nhỏ cũng có thể tạo ra sự khác biệt. Đó là lý do tại sao chúng tôi tổng hợp các quy tắc ứng xử trong cuộc họp ảo cho mọi môi trường kinh doanh trực tuyến.
Chia sẻ chúng với nhóm của bạn để tất cả cùng nâng cao tiêu chuẩn cho các cuộc họp trực tuyến.
Ngoài ra, còn có rất nhiều tài nguyên, mẫu và mẹo để hỗ trợ bạn hơn nữa trong quá trình thành thạo kỹ năng mới này. 😎
1. Hiểu rõ nền tảng cuộc họp của bạn
Trước hết, điều quan trọng là bạn phải biết phần mềm hội nghị truyền hình mà bạn đang sử dụng cho các cuộc họp ảo.
Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp, hãy làm quen với nền tảng họp ảo trước để cảm thấy tự tin khi sử dụng phần mềm. Nếu bạn sử dụng một công cụ mà mọi người không quen thuộc, hãy chuẩn bị để trả lời câu hỏi nhanh chóng và giúp họ tập trung vào cuộc họp bằng cách không để họ phải tập trung vào trải nghiệm kỹ thuật.
Trong khi chúng ta đang nói về chủ đề này... nếu bạn đang chọn nền tảng họp, hãy chọn một nền tảng mà mọi người có thể đã sử dụng trước đây hoặc sẽ nhanh chóng làm quen. Đây có thể là các công cụ hội nghị truyền hình như Zoom, Microsoft Teams hoặc Google Meet hoặc một nền tảng tích hợp như ClickUp kết hợp trò chuyện, quản lý công việc và quản lý dự án.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Bắt đầu cuộc họp Zoom từ nhiệm vụ ClickUp với tích hợp Zoom của ClickUp. Dẫn dắt cuộc thảo luận mà không cần phải rời khỏi Không gian Làm việc của bạn, trong khi ClickUp sẽ tự động thông báo cho tất cả mọi người liên quan tham gia càng sớm càng tốt.
Đảm bảo nền tảng hỗ trợ khả năng tạo phòng họp nhỏ, chia sẻ màn hình hoặc cộng tác trên tài nguyên chung nếu cuộc họp của bạn yêu cầu.
Sử dụng phần mềm quản lý cuộc họp năng động như ClickUp là một cách tuyệt vời để đảm bảo trải nghiệm liền mạch và hiệu quả mỗi lần.
2. Chuẩn bị sẵn chương trình họp
Chúng tôi không thể nhấn mạnh đủ—chuẩn bị, chuẩn bị, chuẩn bị!
Hãy lập kế hoạch cho cuộc họp trước khi bắt đầu và tạo chương trình nghị sự để cuộc thảo luận diễn ra theo hướng rõ ràng từ đầu đến cuối. Để có những cuộc họp nhóm ảo hiệu quả, hãy chia sẻ chương trình nghị sự với các thành viên trước cuộc họp để họ có thời gian xem qua, biết những nội dung sẽ được thảo luận và bổ sung những nội dung cần thiết.
Nếu có bất kỳ tài liệu nào mà người tham dự cần đọc hoặc trả lời trước để tham gia thảo luận, hãy chia sẻ tài liệu đó. Hãy coi chương trình cuộc họp trực tuyến như một bộ hướng dẫn và cung cấp cho người tham dự đủ thời gian và tài nguyên để chuẩn bị.
Cách tốt nhất để chuẩn bị cho một cuộc họp ảo là sử dụng mẫu chương trình họp có thể tùy chỉnh, bao gồm tất cả các nội dung cơ bản. Thư viện mẫu phong phú của ClickUp có đầy đủ các tài nguyên miễn phí cho mọi trường hợp sử dụng, bao gồm cả trường hợp này!
Sử dụng Mẫu cuộc họp toàn thể của ClickUp hoặc Mẫu báo cáo ủy ban để truyền đạt mục tiêu rõ ràng.
Cả hai mẫu đều thúc đẩy sự minh bạch trong nhóm hoặc tổ chức của bạn và giúp các thành viên thống nhất về các mục tiêu hoặc mục tiêu chính của cuộc họp.
3. Tôn trọng thời gian của nhau
Trước hết, hãy đến đúng giờ. ⏱
Là người tổ chức cuộc họp, để nhóm của bạn hoặc khách hàng tiềm năng chờ đợi là một hành vi không phù hợp trong cuộc họp ảo.
Tuy nhiên, quy tắc này cũng áp dụng cho những người tham dự cuộc họp — đừng để người chủ trì phải chờ đợi! Người chủ trì rất có thể là một trong những đồng nghiệp của bạn, một thành viên từ bộ phận khác hoặc một quản lý. Bạn có thể làm việc với họ hàng ngày hoặc thậm chí là bạn bè của họ. Hãy đối xử với họ bằng sự tôn trọng mà tất cả chúng ta đều xứng đáng nhận được bằng cách có mặt sẵn sàng để bắt đầu cuộc họp vào thời gian đã định.
Nếu bạn là người đôi khi gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian hàng ngày, hãy sử dụng ClickUp để đặt Nhắc nhở! Bản thân bạn trong tương lai sẽ cảm ơn bạn vì lời nhắc nhở này. 🙌🏼
Ngoài ra, chúng ta đều có lịch trình bận rộn, nhưng các tài nguyên như Mẫu lịch trình nhóm tương tác của ClickUp sẽ đảm bảo mọi thành viên đều biết khi nào và có những cuộc họp nào trong những tuần tới.
📮ClickUp Insight: Dữ liệu khảo sát hiệu quả cuộc họp của chúng tôi cho thấy 25% cuộc họp có trung bình 8 người tham gia trở lên. Chúng tôi cũng phát hiện ra rằng một cuộc họp trung bình kéo dài khoảng 51 phút. Những cuộc họp lớn này có thể dẫn đến ít nhất 6 đến 8 giờ thời gian họp tập thể mỗi tuần ở cấp độ tổ chức. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể cắt giảm thời gian này? ClickUp thay đổi cách các nhóm giao tiếp! Thay vì các cuộc họp dài dòng, hãy cộng tác trực tiếp trong các công việc bằng cách sử dụng nhận xét, tệp đính kèm, ghi chú bằng giọng nói, video clip và hơn thế nữa — tất cả ở một nơi. 💫 Kết quả thực tế: Các nhóm toàn cầu của STANLEY Security đã tiết kiệm được hơn 8 giờ mỗi tuần cho các cuộc họp và cập nhật nhờ ứng dụng công việc toàn diện của chúng tôi!
4. Mặc trang phục để thành công
Dù ở văn phòng hay trực tuyến, ăn mặc phù hợp là rất quan trọng. Nghi thức phù hợp cho thấy bạn nên mặc trang phục tham gia hội nghị video giống như khi bạn mặc đến nơi làm việc.
Tin tốt là bạn có thể thoải mái hơn một chút trong các cuộc họp ảo vì màn hình chỉ hiển thị phần trên thắt lưng, nghĩa là bạn có thể mang đôi bốt Uggs yêu thích của mình!
Không chỉ cần trông đẹp, trang phục cho cuộc họp ảo của bạn còn phải phù hợp với tính chất của cuộc họp. Tránh đeo trang sức gây mất tập trung, mặc quần áo có hoa văn không thể hiện rõ trên video hoặc áo thun có hình ảnh mà người khác có thể không hiểu.
5. Tránh các yếu tố gây xao nhãng
Tập trung vào cuộc họp đang diễn ra, tránh làm nhiều việc cùng một lúc. Trước cuộc họp, hãy nhớ:
- Đặt điện thoại sang một bên
- Tắt TV hoặc nhạc
- Tắt tất cả thông báo
- Đóng các tab thừa
Và xin đừng ăn trong khi gọi điện, vì lợi ích của mọi thứ tốt đẹp và hiệu quả.
Chia sẻ màn hình? Hãy biết những gì có trên màn hình trước khi chia sẻ. Mở 1.000 tab không phải là một hình ảnh đẹp. Mặc dù đây không phải là lần đầu tiên ai đó vô tình chia sẻ thông tin nhạy cảm của công ty, cuộc hội thoại riêng tư trên Slack hoặc danh sách phát Spotify của họ, nhưng bạn không muốn điều đó xảy ra với mình.
Đọc thêm: Cách giao tiếp và chia sẻ ý tưởng với các thành viên trong nhóm
Nền hỗn loạn là một yếu tố khác thường làm mất tập trung trong các cuộc họp ảo. Nếu bạn đang ở quán cà phê, trông trẻ trong ngày hoặc chia sẻ không gian văn phòng với đồng nghiệp, hãy chọn một nền thay thế hoặc sử dụng hiệu ứng làm mờ để bạn và tất cả những người tham gia cuộc họp tập trung vào phiên họp.
Hãy chọn một không gian sạch sẽ, tối giản và trung tính. Sau đó, bạn có thể tập trung vào việc tìm vị trí trong nhà có ánh sáng tốt nhất thay vì bức tường đẹp nhất.
Tuy nhiên, bạn không cần phải tìm kiếm khắp mạng để tìm một trong những nền hoàn hảo này!
Nhấp vào hình ảnh bên dưới để lưu các hình nền miễn phí này và tránh bị phân tâm bởi những người khác đi qua phía sau màn hình trình chiếu của bạn. 📩
6. Biết khi nào nên nói và khi nào nên lắng nghe
Lắng nghe tích cực cho phép mỗi cá nhân có cơ hội bày tỏ ý kiến và thể hiện sự quan tâm của bạn đối với những gì họ chia sẻ.
Người chủ trì cuộc họp và những người tham gia phải tìm được sự cân bằng giữa nói, lắng nghe và đặt câu hỏi để hiểu người khác—chứ không phải để làm họ mất mặt. Sự cởi mở và giao tiếp cởi mở sẽ giúp tất cả mọi người tham gia thu được nhiều hơn từ cuộc hội thoại!
Dưới đây là một số mẹo về nghi thức họp ảo liên quan đến việc nói chuyện trong cuộc gọi:
- Nói một cách tự tin, nhưng hãy giữ cho nội dung ngắn gọn
- Tránh lặp lại thông tin hoặc nhấn mạnh quá mức
- Giữ mic tắt tiếng trừ khi bạn đang nói
- Giữ câu hỏi cho phần cuối của cuộc thảo luận trừ khi người chủ trì yêu cầu
Một vấn đề khác mà tất cả chúng ta đều gặp phải trong các cuộc họp ảo là hiện tượng trễ âm thanh đáng sợ. 🙄
Dù wifi của bạn có mạnh đến đâu, kết nối vẫn có thể bị gián đoạn trong các cuộc họp trực tuyến! Để tránh nói chen vào người khác hoặc làm gián đoạn luồng cuộc hội thoại, hãy sử dụng tính năng giơ tay trên nền tảng của bạn, nếu có thể, hoặc bày tỏ ý muốn phát biểu trong trò chuyện. 🙋🏼♀️
7. Giữ ghi chú ở mức tối thiểu
Mặc dù ý định của bạn là tốt, nhưng hãy tránh ghi chú chi tiết cuộc họp trừ khi được yêu cầu. Thay vào đó, hãy tập trung vào các điểm chính của cuộc hội thoại và xem lại biên bản cuộc họp sau đó nếu có bất kỳ lỗ hổng nào trong ghi chú của bạn.
Một lợi ích chính của cuộc họp ảo là khả năng ghi lại toàn bộ cuộc họp hoặc tạo bản tóm tắt cuộc họp. Hãy tận dụng các tính năng này để cuộc họp diễn ra hiệu quả nhất có thể — việc thường xuyên tạm dừng cuộc hội thoại sẽ làm gián đoạn luồng thông tin, làm chậm tiến độ chương trình và lãng phí thời gian quý báu.
Với tư cách là người chủ trì cuộc họp, hãy chỉ định một thành viên trong nhóm của bạn để theo dõi biên bản cuộc họp và thông báo cho những người tham gia rằng biên bản sẽ được phân phối ngay sau khi cuộc họp kết thúc. Điều này giúp bạn và những người tham dự tập trung vào cuộc họp và tránh phải lặp lại những điều đã nói!
💡Mẹo chuyên nghiệp: Với ClickUp Docs, người tham gia có thể ghi chú cùng nhau và biến chúng thành hành động chỉ bằng một cú nhấp chuột nhờ tính năng tạo/lập nhiệm vụ tích hợp.
Biên bản cuộc họp tóm tắt khung nội dung và những điểm chính của các cuộc họp quan trọng. Biên bản được chia sẻ với tất cả mọi người liên quan và giúp bạn luôn cập nhật tiến độ để thực hiện các hoạt động tiếp theo và các mục hành động nhanh hơn.
Các tài nguyên như Mẫu biên bản cuộc họp Hội đồng quản trị và Mẫu biên bản cuộc họp của ClickUp giúp quá trình này trở nên có tổ chức và hiệu quả hơn với các trang có thể tùy chỉnh, được tạo sẵn để quản lý nhóm, ghi chú và chi tiết trong tài liệu ClickUp hợp tác!
Muốn tìm hiểu thêm về cách biên bản cuộc họp có thể cải thiện năng suất của bạn trong các cuộc họp? Hãy tham khảo hướng dẫn này để viết biên bản cuộc họp hiệu quả mọi lúc!
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tiết kiệm thời gian quý báu sau cuộc họp bằng cách sử dụng ClickUp Brain để tóm tắt ghi chú cuộc họp và tạo nhiệm vụ và công việc con trong ClickUp. Nếu bạn đã ghi âm cuộc họp, Brain cũng có thể phiên âm và dịch bản ghi âm cho bạn!
8. Cuộc họp dài? Lên lịch nghỉ giải lao
Nếu bạn biết cuộc họp sẽ kéo dài, hãy lên lịch một khoảng nghỉ ngắn trong chương trình họp.
Hãy cho bản thân và đồng nghiệp của bạn một chút thời gian để rời khỏi màn hình, ăn nhẹ hoặc vươn vai. Điều này sẽ không cản trở cuộc hội thoại mà còn cải thiện nó rất nhiều! Những khoảng nghỉ ngắn sẽ giúp mọi người giữ tinh thần sảng khoái mà không phải chống chọi với mệt mỏi hay đau đầu.
Không cần phải dài, chỉ cần đặt hẹn giờ trong ClickUp trong năm phút và mở chai nước ngọt vì bạn xứng đáng được thưởng thức.
Và nếu cuộc họp bạn đang tham dự không nêu rõ có nghỉ giải lao hay không, hãy để lại một câu ngắn gọn "brb!" trong trò chuyện nếu bạn cần nghỉ ngơi, đơn giản vậy thôi. 💬
9. Dành không gian cho câu hỏi
Xây dựng phần hỏi đáp trong chương trình họp để đồng nghiệp có thời gian chuẩn bị câu hỏi, bày tỏ ý kiến hoặc đưa ra đề xuất.
Nếu bạn ghi nhớ tất cả các quy tắc ứng xử trong cuộc họp ảo này, bạn có thể vừa kết thúc một cuộc hội thoại sôi nổi và thú vị — và hãy chuẩn bị tinh thần rằng mọi người sẽ có ý kiến về cuộc hội thoại đó. 🙂
💡Mẹo chuyên nghiệp: Khuyến khích những người tham gia cuộc họp đưa ra câu hỏi, ý tưởng hoặc nhận xét ngay cả sau khi cuộc họp đã kết thúc.
10. Phát biểu kết luận
Kết thúc cuộc họp ảo của bạn một cách tốt đẹp bằng cách dành vài phút để đóng cuộc họp một cách đúng đắn.
Trước khi đồng nghiệp của bạn kết thúc cuộc họp, hãy điểm qua các bước tiếp theo, cách thức và thời gian bạn sẽ theo dõi, bất kỳ kết quả nào cần đạt được và dòng thời gian trong tương lai.
💡Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp có thể giúp bạn phân công các mục hành động từ Tài liệu, Bảng trắng, bình luận và hơn thế nữa, để bạn có thể bắt tay ngay vào các công việc này mà không bỏ lỡ bất kỳ chi tiết nào! Chuyển văn bản, bản ghi màn hình và các đối tượng thành các nhiệm vụ được kết nối trực tiếp với quy trình làm việc của bạn để tăng hiệu quả và duy trì đà của cuộc họp.
Sau đó, và quan trọng nhất, hãy cảm ơn nhóm của bạn vì đã dành thời gian! Tất cả các bạn đã làm rất tốt hôm nay. 👏
Tại sao nghi thức họp ảo lại quan trọng?
Quy tắc ứng xử trong cuộc họp ảo tạo ra một không khí chuyên nghiệp cho các cuộc họp từ xa và thúc đẩy mối quan hệ công việc bền chặt. Dưới đây là một số lý do khiến việc tuân thủ các quy tắc của cuộc họp ảo trở nên cần thiết:
- Tuân thủ các quy tắc ứng xử phù hợp thể hiện sự chuyên nghiệp, giúp xây dựng lòng tin và uy tín giữa đồng nghiệp, khách hàng hoặc các bên liên quan
- Dành thời gian, suy nghĩ và nỗ lực cho một cuộc họp trước khi nó diễn ra cho thấy bạn tôn trọng nhóm, lãnh đạo và khách hàng tiềm năng của mình. Ngoài ra, nó còn giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ bằng cách thiết lập và hướng dẫn cuộc hội thoại
- Cuộc họp ảo thường có sự tham gia của những người ở các địa điểm và múi giờ khác nhau. Các quy tắc ứng xử phù hợp, như đến đúng giờ, tắt tiếng khi không nói và tập trung vào chủ đề, sẽ giảm thiểu sự phân tâm và giữ cho cuộc họp tập trung và hiệu quả
- Tuân thủ các thực hành tốt trong cuộc họp ảo — như để người khác nói, tránh ngắt lời và chú ý đến sự nhạy cảm về văn hóa — sẽ tạo ra môi trường tôn trọng lẫn nhau và hợp tác
- Các quy tắc ứng xử phù hợp, chẳng hạn như sử dụng âm thanh và video rõ ràng, duy trì giao tiếp bằng mắt (qua camera) và tham gia tích cực, đảm bảo giao tiếp hiệu quả và mọi người có thể theo dõi mà không bị nhầm lẫn
- Tổ chức tốt, tránh làm nhiều việc cùng lúc và tôn trọng chương trình họp giúp người tham gia tập trung hơn. Điều này giảm bớt sự thất vọng và căng thẳng, đặc biệt là trong các cuộc họp liên tiếp nhau
Nếu không có những quy tắc tham gia này, bạn sẽ dễ dàng lãng phí những phút quý giá, thậm chí là hàng giờ trong tuần của mình vào những cuộc họp "đáng lẽ có thể gửi email". Mặc dù rất vui khi được nhìn thấy các thành viên trong nhóm trên màn hình, nhưng vẫn có những cách hữu ích hơn để chúng ta sử dụng thời gian của mình. ⏳
Quy tắc ứng xử trong cuộc họp ảo được cân nhắc kỹ lưỡng sẽ giúp mọi người có nhiều thời gian để lắng nghe, suy nghĩ và trả lời lẫn nhau. Điều này không chỉ giúp xây dựng lòng tin giữa những người tham dự, mà còn tạo điều kiện cho mọi người thành công bằng cách cho họ biết những gì họ có thể mong đợi từ bạn và những gì bạn mong đợi từ họ.
Câu hỏi thường gặp và mẹo về nghi thức họp ảo
Những việc cần làm và không nên làm trong các cuộc họp ảo?
Các cuộc họp ảo thường có những kỳ vọng khác về sự tham gia so với các cuộc họp trực tiếp. Để đảm bảo mọi người đều tập trung và đóng góp vào cuộc hội thoại, đây là một số hướng dẫn về nghi thức cần tuân thủ:
Việc cần làm
- Hãy đúng giờ. Đăng nhập vào cuộc họp ảo sớm vài phút để có thời gian thiết lập kỹ thuật cần thiết.
- Tập trung. Chú ý lắng nghe người nói như thể bạn đang tham gia một cuộc họp trực tiếp.
- Tắt tiếng khi không nói. Điều này giúp giảm thiểu tiếng ồn nền.
- Sử dụng video khi có thể. Điều này giúp tạo ra sự tương tác cá nhân hơn.
- Hãy trình bày trong một phòng yên tĩnh, đủ ánh sáng. Môi trường rõ ràng, không có yếu tố gây xao lãng sẽ giúp mọi người tập trung hơn.
- Chuẩn bị trước. Nếu bạn là người trình bày, hãy đảm bảo tất cả tài liệu đã sẵn sàng trước khi cuộc họp bắt đầu.
Những điều không nên làm
- Không làm nhiều việc cùng lúc. Điều này là thiếu tôn trọng và có thể dẫn đến việc bỏ lỡ thông tin quan trọng.
- Không ngắt lời. Hãy để người khác hoàn thành ý kiến của họ trước khi bạn bắt đầu nói.
- Không ăn trong cuộc họp. Điều này có thể gây mất tập trung và thiếu chuyên nghiệp.
- Đừng quên kiểm tra thiết bị của bạn. Đảm bảo kết nối internet, micrô và camera của bạn hoạt động bình thường trước khi bắt đầu.
- Đừng rời khỏi cuộc họp đột ngột. Nếu bạn cần rời khỏi cuộc họp sớm, hãy thông báo trước cho người tổ chức.
Làm thế nào để thực hiện một cuộc gặp gỡ và chào hỏi ảo?
Cuộc gặp gỡ và chào hỏi ảo là một cách tuyệt vời để thiết lập mối quan hệ với đồng nghiệp, ngay cả khi làm việc từ xa. Dưới đây là một số mẹo để có cuộc gặp gỡ và chào hỏi ảo thành công:
- Chào hỏi từng người một. Bắt đầu mỗi cuộc hội thoại bằng cách giới thiệu bản thân và hỏi người khác về tình hình của họ
- Hãy ngắn gọn và súc tích. Cố gắng giữ cho cuộc hội thoại tập trung và tránh lạc đề.
- Hãy là người lắng nghe tích cực. Lắng nghe cẩn thận và chú ý đến ý kiến của người khác
- Đảm bảo bạn biết cách sử dụng công nghệ để mọi người có thể giao tiếp trực tuyến một cách trơn tru, không bị gián đoạn hoặc gặp sự cố kỹ thuật
- Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể. Mặc dù bạn chỉ có thể nhìn thấy khuôn mặt của nhau, ngôn ngữ cơ thể vẫn rất quan trọng. Duy trì tư thế tốt và chú ý đến biểu cảm khuôn mặt
- Kết thúc cuộc hội thoại một cách lịch sự bằng cách cảm ơn đối phương đã dành thời gian và bày tỏ ý định kết nối lại trong tương lai
Làm thế nào để có nghi thức họp ảo tốt với tư cách là người tham gia?
Người tham gia cuộc họp đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo cuộc họp ảo thành công. Dưới đây là một số mẹo về nghi thức hội nghị video tốt cho người tham gia:
- Hãy chuẩn bị trước. Đọc tất cả các tài liệu đã được gửi trước cuộc họp và chuẩn bị sẵn các câu hỏi hoặc ý kiến
- Tham gia thảo luận. Đừng ngại phát biểu và chia sẻ ý kiến của bạn về chủ đề đang thảo luận
- Giữ tập trung. Tránh làm nhiều việc cùng lúc, vì điều này có thể gây phân tâm cho tất cả mọi người tham gia
- Hãy tôn trọng. Lắng nghe cẩn thận và lịch sự với các thành viên khác trong cuộc thảo luận
- Chia sẻ màn hình của bạn. Nếu bạn có tài liệu cần chia sẻ, hãy đảm bảo chia sẻ màn hình của bạn với mọi người để họ có thể theo dõi
- Sử dụng công nghệ một cách phù hợp. Đảm bảo tất cả người tham gia biết cách sử dụng công nghệ trước khi cuộc họp bắt đầu
- Tập trung vào công việc và đừng ngại đưa cuộc hội thoại trở lại chủ đề chính nếu nó bắt đầu đi quá xa.
👀Muốn biết thêm mẹo hữu ích để tổ chức cuộc họp hiệu quả? Hãy đọc những bài viết sau:
- Giữ cho cuộc họp lập kế hoạch sprint hiệu quả
- Làm cho cuộc họp ảo của bạn trở nên tương tác hơn
- Cách tổ chức cuộc họp scrum
- Tần suất họp lý tưởng cho các nhóm làm việc từ xa
- Cải thiện giao tiếp trong nhóm bằng cách phản ánh về cuộc họp
Tăng năng suất cuộc họp ảo với ClickUp
Bất kể cuộc họp của bạn trang trọng hay thường xuyên đến mức nào, các quy tắc ứng xử trong cuộc họp ảo mà chúng tôi đã chia sẻ sẽ đảm bảo bạn truyền tải đúng thông điệp. Nỗ lực của bạn sẽ được mọi người tham gia ghi nhận, và dù bạn là khách hay chủ nhà, thời gian bạn dành cho cuộc họp sẽ được đánh giá cao và đền đáp gấp mười lần!
Tất cả chỉ bằng cách tôn trọng đồng nghiệp của bạn. 💜
Hãy dựa vào các tài nguyên ClickUp có sẵn trong blog này để nâng cao năng suất tổng thể và thiết lập tiêu chuẩn về nghi thức họp ảo mà bạn và nhóm nên tuân thủ mọi lúc. Nếu bạn muốn các cuộc họp của mình trở nên hiệu quả hơn nữa, ClickUp cung cấp cho bạn:
- Bảng trắng ClickUp để brainstorming ảo và chia sẻ ý tưởng trong cuộc họp trực tuyến của bạn
- Lịch trong ClickUp có thể tích hợp với Lịch Google để quản lý các cuộc họp của bạn từ một nơi duy nhất
- ClickUp Chat kết hợp các cuộc gọi âm thanh và video, trò chuyện nhóm, nhắn tin tức thời và hơn thế nữa
- Tích hợp với tất cả các ứng dụng công việc hàng ngày của bạn
- ClickUp Clips để tạo và chia sẻ bản ghi màn hình
Gói Miễn phí vĩnh viễn của ClickUp cho phép bạn truy cập tất cả các mẫu được liên kết ở trên, hàng tấn tính năng quản lý cuộc họp hợp tác, hơn 1.000 tích hợp và nhiều hơn nữa! Tất cả đều miễn phí. 💸
Đăng ký và dùng thử ClickUp cho các cuộc họp ảo của bạn ngay hôm nay!