Ngày nay, với phạm vi công việc từ hoàn toàn từ xa, kết hợp đến hoàn toàn tại văn phòng, việc giữ cho các nhóm luôn kết nối và cập nhật thông tin có thể rất khó khăn (thêm vào đó là sự khác biệt múi giờ khiến mọi thứ trở nên còn khó khăn hơn). 👀
Vì vậy, trong nỗ lực duy trì sự thống nhất trong các nhóm, chúng tôi đã chuyển sang tổ chức các cuộc họp theo lịch trình để cập nhật thông tin, xem xét các mục hành động, đưa ra phản hồi và nhiều việc khác. Nhưng vấn đề là thời gian rất quý báu.
Điều này đặc biệt đúng khi làm việc trong môi trường làm việc nhịp độ nhanh vì bạn cần đảm bảo rằng mình đang tận dụng tối đa các cuộc họp.
Đây là lúc mà việc biết mục đích của cuộc họp, có chương trình họp và lên lịch họp phù hợp có thể mang lại lợi ích đáng kể cho nhóm của bạn.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu nhịp độ cuộc họp tốt là gì, tần suất lên lịch cuộc họp và các công cụ quản lý cuộc họp mà bạn có thể sử dụng để giảm thiểu số lượng cuộc họp và cập nhật thông tin cho nhóm của bạn mọi lúc.
Chúng tôi cũng đã thêm một số mẹo và gợi ý để giúp bạn xác định những gì phù hợp nhất với nhóm của mình, cùng với các mẫu cuộc họp để cấu trúc các cuộc gọi và làm cho chúng hiệu quả nhất có thể.
Tần suất cuộc họp là gì?
Tần suất cuộc họp chỉ đơn giản là nhịp độ cuộc họp, hoặc tần suất tổ chức cuộc họp.
Ví dụ: nếu bạn và cấp dưới trực tiếp của bạn kiểm tra công việc vào mỗi sáng thứ Sáu, đó là nhịp độ cuộc họp hàng tuần. Nếu bạn có yêu cầu họp hai tháng một lần, đó là lịch họp hai tháng một lần.
Điều này có thể khó khăn hơn đối với các nhóm làm việc từ xa. Mọi công ty đều phải đối mặt với thách thức về tần suất tổ chức cuộc họp. Trong bối cảnh lực lượng lao động ngày càng phân phối rộng rãi, các cuộc gọi Zoom trực tiếp dường như đã thay thế nhiều cuộc họp trực tiếp và đôi khi trở thành phương thức tương tác duy nhất với nhóm của bạn.
Mặc dù tất cả chúng ta đều thích nhìn thấy thú cưng của ai đó xuất hiện trong nền cuộc gọi, nhưng những cuộc họp ảo này thực tế có thể cản trở sự hạnh phúc và năng suất của nhân viên, vì chúng có thể gây xáo trộn nếu quá nhiều cuộc họp chiếm hết thời gian trong ngày của họ.
Vậy, làm thế nào để cân bằng lịch trình và tìm ra tần suất họp phù hợp cho nhóm của bạn?
Hãy cùng tìm hiểu.
Cách chọn nhịp độ cuộc họp phù hợp
Tần suất họp phù hợp sẽ khác nhau đối với mỗi công ty và nhu cầu của công ty đó. Một số nhóm sẽ cần tần suất họp nhiều hơn hoặc ít hơn tùy thuộc vào vai trò, dự án và loại cuộc họp của họ. Dưới đây là một số tần suất và loại cuộc họp để bạn tham khảo, cùng với các mẫu giúp bạn duy trì năng suất cuộc họp cho tất cả người tham dự.
Các loại nhịp độ cuộc họp
Tùy thuộc vào loại cuộc họp, nhịp độ cuộc họp phổ biến nhất là:
1. Tần suất cuộc họp hàng ngày
Tần suất cuộc họp hàng ngày được sử dụng để cập nhật thông tin quan trọng, thông báo khẩn cấp của nhóm, chia sẻ báo cáo và kiểm tra nhanh. Cuộc họp này thường kéo dài tối đa 15-30 phút.
- Cuộc họp hàng ngày là những cuộc họp không chính thức được tổ chức hàng ngày. Chúng rất cần thiết và hữu ích cho các nhóm, chẳng hạn như nhóm kỹ thuật và phát triển, để đảm bảo sự thống nhất, chia sẻ phát hiện và giúp xác định các trở ngại. Cuộc họp Scrum được tổ chức hàng ngày là một loại cuộc họp hàng ngày
- Cuộc họp kiểm tra nhóm là cuộc họp hàng ngày của nhóm có thể diễn ra trực tuyến hoặc trực tiếp. Cuộc họp này giúp tất cả thành viên trong nhóm biết đồng nghiệp của mình đang làm gì, họ đang gặp những thách thức nào và liệu họ có thể giúp đỡ được gì không
Mặc dù các cuộc họp hàng ngày có vẻ là một cách tuyệt vời để cập nhật tiến độ và thay đổi hàng ngày, nhưng nếu không được quản lý đúng cách, chúng có thể phản tác dụng và gây gián đoạn.
Vì vậy, để tận dụng tối đa nhịp độ cuộc họp hàng ngày và đảm bảo phiên họp hiệu quả, tốt nhất là bạn nên chuẩn bị trước cuộc họp với chương trình nghị sự và tài liệu mẫu để các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng tham khảo bất cứ lúc nào và điền vào trước cuộc họp.
Mẫu nhịp độ cuộc họp hàng ngày
Sử dụng Mẫu cuộc họp hàng ngày có thể tùy chỉnh của ClickUp để cung cấp cho bạn và nhóm của bạn một hệ thống có tổ chức, có cấu trúc và có thể lặp lại để ghi lại và xem các cập nhật hàng ngày.
Mẫu này có sẵn trong Bảng trắng ClickUp và có thể tùy chỉnh theo bất kỳ cách nào để hỗ trợ quy trình làm việc riêng của bạn. Nó cũng lưu trữ thông tin bạn nhập và phản ánh theo thời gian thực, và vì được tích hợp trong ClickUp, nhóm của bạn có thể chèn liên kết đến các nhiệm vụ và kết nối tài liệu này với công việc của họ.
2. Tần suất cuộc họp hàng tuần
Có nhiều loại cuộc họp khác nhau có thể được lên lịch hàng tuần. Tần suất hàng tuần thường có nghĩa là các thành viên sẽ họp vào cùng một thời gian vào ngày đã định, mỗi tuần.
- Cuộc họp một-một cho phép các nhà quản lý và lãnh đạo có thời gian gặp gỡ trực tiếp với cấp dưới hoặc đồng nghiệp của mình. Cuộc họp này cung cấp thời gian dành riêng để kết nối và xây dựng mối quan hệ với nhau, đồng thời đảm bảo nhân viên có được sự hỗ trợ cần thiết để hoàn thành tốt vai trò của mình
- Cuộc họp nhóm bộ phận có thể diễn ra hàng tuần để điểm lại những sự kiện nổi bật của tuần trước và thống nhất kế hoạch cho tuần tới
- Cập nhật dự án hàng tuần thường được tổ chức cho các dự án dài hạn với nhiều giai đoạn và cột mốc. Trong các cuộc họp này, nhóm dự án hoặc quản lý dự án chia sẻ thông tin cập nhật về tiến độ dự án, nêu rõ các yếu tố phụ thuộc và thống nhất các bên liên quan về các bước tiếp theo
Mẫu nhịp độ cuộc họp hàng tuần
Tăng năng suất cho các cuộc họp hàng tuần và chuẩn hóa các cuộc họp cá nhân hàng tuần bằng cách sử dụng Mẫu cuộc họp cá nhân của ClickUp.
Mẫu này có thể được áp dụng cho ClickUp Docs, nơi bạn có thể ghi chú các chi tiết quan trọng như ưu tiên, mục hành động và hơn thế nữa. Giữ tất cả ghi chú cuộc họp hàng tuần của bạn ở một nơi bằng cách thêm một trang mới trong cùng một tài liệu. Bạn cũng có tùy chọn chia sẻ tài liệu này với người khác hoặc giữ tài liệu này riêng tư để đảm bảo không gian an toàn cho nhân viên của bạn.
3. Tần suất cuộc họp hàng tháng
Cuộc họp định kỳ hàng tháng là những cuộc họp quan trọng giúp các nhà lãnh đạo và thành viên trong nhóm thống nhất mục tiêu và dự án. Cuộc họp này thường kéo dài tối đa một giờ và diễn ra vào cùng một ngày và giờ mỗi tháng, chẳng hạn như thứ Ba đầu tiên của tháng, ngày 7 hàng tháng, v.v.
Trong các cuộc họp này, bạn có thể nhận thông tin cập nhật về mục tiêu hàng tháng, xem xét tiến độ để đảm bảo nhóm của bạn đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu hàng quý, đồng thời xác định các trở ngại và rào cản để chuẩn bị cho nhóm của bạn thành công trong những tháng tới.
- Cuộc họp toàn thể công ty là cuộc họp quan trọng hàng tháng, nơi ban lãnh đạo chia sẻ thông tin cập nhật và đưa ra các thông báo quan trọng. Cuộc họp này có thể là cuộc họp trực tuyến hoặc họp trực tiếp và có thể kéo dài từ một đến ba giờ
- Cuộc họp ủy ban là các cuộc thảo luận cập nhật để tất cả các thành viên nắm được tình hình phát triển. Có thể có nhiều loại ủy ban do nhân viên công ty điều hành, chẳng hạn như ủy ban an toàn nơi làm việc, ủy ban vui vẻ tại nơi làm việc, v.v
- Cuộc họp lãnh đạo tập hợp các nhà lãnh đạo và quản lý của các bộ phận khác nhau trong công ty hàng tháng để thảo luận về các vấn đề quan trọng của công ty và chia sẻ thông tin cập nhật của bộ phận
Mẫu nhịp độ cuộc họp hàng tháng
Cung cấp cho cả nhóm và các bên liên quan một bản tóm tắt dự án dễ hiểu bằng hình ảnh bằng cách sử dụng Mẫu báo cáo trạng thái dự án của ClickUp.
Mẫu này có sẵn trong Bảng trắng ClickUp, nơi nhóm của bạn có thể cộng tác, thêm cập nhật, thực hiện thay đổi và hơn thế nữa đồng thời hoặc không đồng bộ. Sử dụng mẫu này để cập nhật cho tất cả các bên liên quan về tiến trình phát triển, ngăn chặn sự cố trước khi xảy ra và đảm bảo dự án sẽ hoàn thành trong thời gian quy định.
Dễ dàng lập kế hoạch cho cuộc họp toàn công ty tiếp theo và phân công công việc với Mẫu cuộc họp toàn thể nhân viên của ClickUp.
Mẫu này cung cấp các Quy định tùy chỉnh, Trường tùy chỉnh và nhiều chế độ xem được cài đặt sẵn để cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan có cấu trúc và chi tiết về các công việc của bạn và đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ thông báo quan trọng nào. Sử dụng mẫu như hiện có hoặc tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của bạn. Mẫu này cũng đi kèm với Hướng dẫn bắt đầu để giúp bạn tận dụng tối đa mẫu này.
4. Tần suất cuộc họp hàng quý
Cuộc họp hàng quý rất phù hợp để chia sẻ thông tin cập nhật về dự án, thảo luận về những phát hiện trong quý trước, ăn mừng thành công và chuẩn bị cho quý tiếp theo với nhóm hoặc toàn bộ tổ chức. Nếu được thực hiện đúng cách, các cuộc họp hàng quý này có thể giúp nâng cao tinh thần của nhóm, cải thiện sự phối hợp giữa các bộ phận và giúp mọi người đi đúng hướng để đạt được mục tiêu.
Có nhiều mục đích sử dụng cho các cuộc họp hàng quý, nhưng một số mục đích phổ biến nhất là cuộc họp lập kế hoạch, cuộc họp hội đồng quản trị, v.v.
- Cuộc họp hội đồng quản trị thường được lên lịch mỗi quý một lần, do khó có thể sắp xếp thời gian của tất cả các thành viên hội đồng quản trị mỗi tuần hoặc mỗi tháng. Trong các cuộc họp này, những người tham gia thảo luận về chiến lược phát triển, kế hoạch tương lai, các khoản đầu tư mới, v.v. Cuộc họp có thể kéo dài từ vài giờ đến cả một ngày làm việc
- Đánh giá kinh doanh được thực hiện mỗi quý một lần là các cuộc họp cập nhật cấp cao, trong đó những người tham gia thảo luận về việc đạt được mục tiêu, kế hoạch cho quý tiếp theo, các trở ngại và chiến lược dài hạn. Tùy thuộc vào bản chất của công ty, các cuộc đánh giá kinh doanh hàng quý này được tổ chức giữa lãnh đạo và trưởng nhóm, hoặc giữa khách hàng và bạn
Mẫu nhịp độ cuộc họp hàng quý
Mẫu QBR toàn diện của ClickUp giúp bạn:
- Thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn để tạo ra những thông tin có giá trị và có thể áp dụng vào thực tế
- Theo dõi hiệu suất so với KPI trong bảng điều khiển được tổ chức hợp lý
- Chia sẻ kết quả với các bên liên quan và thành viên nhóm để ra quyết định nhanh chóng
5. Tần suất cuộc họp hàng năm
Cuộc họp thường niên là sự kiện quan trọng diễn ra mỗi năm một lần và cần có kế hoạch chi tiết. Cuộc họp có thể kéo dài từ một đến nhiều ngày, tùy thuộc vào mục tiêu.
Ví dụ
- Đánh giá hiệu suất nhân viên là đánh giá hàng năm về hiệu suất của từng cá nhân, trong đó kết quả được so sánh với các mục tiêu và cột mốc đã định trước
- Hội nghị công ty là các buổi họp mặt không chính thức được tổ chức hàng năm bởi ban lãnh đạo để tất cả nhân viên có cơ hội thư giãn, ăn mừng thành tích và tăng cường tình đoàn kết trong nhóm
- Cuộc họp cổ đông hàng năm cũng là dịp một năm một lần để công ty báo cáo thành tích và kết quả tài chính trong năm. Đôi khi, đây cũng có thể là diễn đàn để khám phá những cơ hội mới
Mẫu nhịp độ cuộc họp hàng năm
Trình bày những gì đã xảy ra trong công ty của bạn một cách chuyên nghiệp và hấp dẫn bằng cách sử dụng Mẫu báo cáo kinh doanh của ClickUp! Mẫu này được thiết kế để giúp bạn tạo báo cáo hiệu quả và toàn diện về hiệu suất hoặc tiến độ kinh doanh của công ty.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Thu thập dữ liệu từ các nguồn như báo cáo tài chính, khảo sát khách hàng và phản hồi của nhân viên
- Phân tích xu hướng hiệu suất theo thời gian
- Trình bày kết quả của bạn theo định dạng toàn diện nhưng dễ hiểu
Quyết định giữa cuộc họp đồng bộ và không đồng bộ
Ngoài việc quyết định loại cuộc họp, bạn cũng phải xác định cuộc họp nào có thể được thực hiện không đồng bộ hoặc ảo, và cuộc họp nào phải được tổ chức đồng bộ hoặc tại một địa điểm thực tế.
Bất kể định dạng bạn chọn là gì, mục tiêu của bạn là giữ cho các nhóm của bạn cập nhật và đi đúng hướng để đạt được mục tiêu của họ, đồng thời cho phép mọi người có đủ tự do để làm việc độc lập mà không cần thêm quá nhiều cuộc họp vào lịch làm việc của họ.
Cuộc họp không đồng bộ và đồng bộ
Khi bạn đã xác định được tần suất hàng tuần cho một dự án và tần suất hàng tuần cho cuộc họp toàn thể nhân viên, điều đó không có nghĩa là chúng phải được định dạng giống nhau.
Bước đầu tiên để xác định định dạng cuộc họp là quyết định cuộc họp là tìm kiếm thông tin hay cung cấp thông tin. Điều này rất quan trọng khi bạn xác định cách kiểm tra hiệu quả nhất.
Cuộc họp tìm kiếm thông tin có thể thuộc một trong các loại sau:
- Cuộc họp khởi động cho một dự án mới
- Cuộc họp nhóm dự án để thảo luận về các bước tiếp theo
- Cuộc họp quản lý để kiểm tra tình hình hoạt động của các nhóm
- Cuộc họp riêng với cấp dưới trực tiếp để kiểm tra mục tiêu và công việc
Các loại cuộc họp này thường rất phù hợp để gặp mặt trực tiếp hoặc cập nhật nhanh qua video hội nghị hoặc SyncUp trong ClickUp Chat.
Dưới đây là một số ví dụ về các cuộc họp cung cấp thông tin :
- Cuộc họp đứng hàng ngày
- Cập nhật dự án
- Báo cáo thường niên của công ty
Các loại cuộc họp này thường phù hợp với giao tiếp không đồng bộ. Bạn có thể truyền đạt thông tin cập nhật qua ứng dụng nhắn tin kinh doanh hoặc trong công cụ quản lý dự án có tính năng nhắn tin.
Việc thiết lập nhịp độ họp nhóm phù hợp cho công ty của bạn, cùng với định dạng cuộc họp phù hợp, sẽ giúp giảm bớt các cuộc họp ít giá trị và cho phép mọi người tập trung vào công việc, nâng cao năng suất và hứng thú làm việc.
Bạn có biết: Các nhóm có thể cắt giảm số lượng cuộc họp bằng cách lên lịch và chia sẻ các cuộc họp ngắn tự động với ClickUp Brain
Cách lập kế hoạch nhịp độ cuộc họp
Chìa khóa để có cuộc họp hiệu quả là đảm bảo rằng cuộc họp đó thực sự cần thiết. Dưới đây là một số câu hỏi bạn nên tự hỏi bản thân hoặc nhóm của mình trước khi cài đặt cuộc họp.
1. Mục tiêu của cuộc họp này là gì?
Mục tiêu của cuộc họp này là cung cấp thông tin mới cho các nhân vật quan trọng hay chỉ đơn giản là để mọi người cập nhật thông tin cho nhóm?
Đây luôn là câu hỏi đầu tiên bạn nên tự hỏi mình khi thiết lập nhịp độ mới.
Dưới đây là các câu hỏi và ví dụ về tần suất họp có thể giúp bạn xác định tần suất tổ chức cuộc họp:
Dự án mới
- Mục đích cuộc họp: Sáng kiến tiếp thị mới
- Tần suất họp nhóm: Kiểm tra hàng tuần để báo cáo trạng thái và các bước tiếp theo
Họp đứng
- Mục đích cuộc họp: Cập nhật thường xuyên với quản lý và/hoặc trưởng nhóm
- Tần suất cuộc họp: Hàng ngày đứng lên để xem mọi người đang tích cực làm việc gì
Cập nhật dự án
- Mục đích cuộc họp: Cập nhật trạng thái dự án
- Tần suất cuộc họp dự án: Kiểm tra hàng ngày hoặc hàng tuần, tùy thuộc vào mức độ ưu tiên cao
2. Cuộc họp này có thể diễn ra không đồng bộ không?
Nếu chỉ là kiểm tra nhanh hoặc cập nhật thông tin, hãy nghĩ về thông tin bạn cần và thời gian cần thiết. Cân nhắc thời gian trao đổi để lên lịch, việc cần chuẩn bị trước cuộc họp và cuộc họp chính — tất cả những việc này sẽ cộng lại thành thời gian.
Trong một nhóm làm việc từ xa hoặc phân phối, bạn có thể sử dụng các công cụ giao tiếp khác để hỗ trợ giao tiếp không đồng bộ.
Một số cuộc họp, chẳng hạn như các dự án lớn và quyết định kinh doanh quan trọng, đòi hỏi các bên liên quan phải cân nhắc trong thời gian thực, điều này luôn dễ dàng hơn khi gặp trực tiếp hoặc qua cuộc gọi Zoom.
Tuy nhiên, đối với các cuộc họp chủ yếu nhằm cập nhật thông tin, không cần thiết phải dành thời gian để kiểm tra trực tiếp. Trên thực tế, những việc này thích hợp nhất để thực hiện không đồng bộ và trong trường hợp đó, có thể thực hiện thường xuyên hơn.
3. Đây là công việc ưu tiên cao hay khẩn cấp?
Một số dự án sẽ được ưu tiên hơn các dự án khác với thời hạn chặt chẽ. Chỉ có trưởng nhóm mới biết những dự án này là gì và có thể xác định nhịp độ của nhóm dự án.
Nếu công việc khẩn cấp, hãy xác định cách tốt nhất để liên lạc với nhóm của bạn, có thể là cuộc gọi Zoom, quay video, nhắn tin trò chuyện trong công việc hoặc ghi chú ưu tiên trong công việc.
4. Các loại cuộc họp này thường xuyên kéo dài hơn thời gian quy định không?
Các cuộc họp thường xuyên bị cắt ngắn có thể là lý do để lên lịch các cuộc họp đó thường xuyên hơn thay vì dài hơn, nhưng tất cả phụ thuộc vào từng nhóm. Đối với những người khác, ngồi trong các cuộc họp hơn một giờ có thể không hiệu quả. Trong trường hợp này, các cuộc họp ngắn hơn với tần suất thường xuyên hơn có thể giúp bao quát nhiều vấn đề hơn và giữ cho cuộc hội thoại tập trung. Sử dụng ClickUp làm phần mềm ghi biên bản cuộc họp có thể giúp bạn theo dõi chương trình làm việc của mình.
5. Chúng ta có hết mục cần thảo luận trong các cuộc họp kiểu này không?
Mặt khác, nếu bạn đang thực hiện các cuộc gọi kiểm tra hàng ngày mà không có nhiều điều để nói, hãy cân nhắc hợp nhất các cuộc gọi này thành cuộc gọi kiểm tra hàng tuần và chuyển các cập nhật hàng ngày sang hình thức không đồng bộ thay vì gặp mặt trực tiếp hoặc gọi hội nghị.
6. Ai sẽ tham dự?
Các cuộc họp có số lượng người tham dự lớn có thể trở nên kém hiệu quả và không mang lại kết quả cụ thể. Ví dụ: nếu bạn phải chia sẻ thông tin cập nhật với một nhóm lớn người, sẽ hiệu quả hơn nếu bạn gửi thông tin cập nhật qua email hoặc một nền tảng như ClickUp.
Ngoài ra, bạn có thể lên kế hoạch tổ chức nhiều cuộc họp với các nhóm nhỏ thay vì một cuộc họp lớn.
Quyết định tần suất cuộc họp: Các phương pháp hay nhất
Dưới đây là một số mẹo hữu ích có thể giúp bạn quyết định tần suất họp phù hợp nhất cho bạn và các bên liên quan.
Giới hạn lời mời tham gia cuộc họp
Giữ cho các cuộc họp diễn ra đúng tiến độ và đúng lịch trình bằng cách chỉ mời những người trực tiếp tham gia vào cuộc thảo luận hoặc quy trình. Điều này sẽ giúp kích thước cuộc họp dễ quản lý và tránh các vấn đề bị lạc đề.
Nếu cần thông báo cho những người khác, hãy sử dụng bản ghi cuộc họp và nội dung chính để đảm bảo mọi người luôn được cập nhật thông tin ngay cả khi không tham dự trực tiếp.
Luôn ghi nhớ mục tiêu và kích thước nhóm
Kích thước nhóm của bạn và kết quả mong đợi từ các cuộc họp nhóm dự án có thể giúp bạn quyết định tần suất phù hợp nhất. Ví dụ: việc triển khai kế hoạch đánh giá hiệu suất mới trên toàn công ty có thể cần các cuộc họp nhóm hai tuần một lần giữa các trưởng nhóm trong quá trình triển khai, nhưng cũng cần các cuộc họp hàng ngày giữa người quản lý dự án và nhóm dự án nhỏ hơn.
Tạo điều kiện thuận lợi cho tất cả người tham gia tham gia một cách dễ dàng
Lên lịch cuộc họp của bạn, lưu ý địa điểm và múi giờ của tất cả người tham gia. Đó phải là ngày và giờ phù hợp với tất cả mọi người. Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một cuộc họp kết hợp hoặc ảo, hãy đảm bảo rằng mọi người tham gia đều có cơ hội phát biểu ý kiến của mình, thông qua việc sử dụng các công cụ như trò chuyện và bảng trắng cũng như các quy tắc tham gia rõ ràng.
Nhận phản hồi
Hãy linh hoạt khi cài đặt nhịp độ cuộc họp. Nếu có phản hồi đáng kể về thời lượng, lịch trình hoặc các khía cạnh khác, hãy sẵn sàng thay đổi để đáp ứng nhu cầu của người tham gia. Chấp nhận các đề xuất về nhịp độ cuộc họp từ người tham gia nếu chúng thực tế.
Cách tối ưu hóa nhịp độ cuộc họp của nhóm
Nếu bạn phải lên lịch một cuộc họp trực tiếp hoặc từ xa, đừng lo lắng. ClickUp có thể giúp bạn luôn sẵn sàng, duy trì năng suất cuộc họp và tận dụng tối đa thời gian với nhóm của mình.
Làm thế nào? Chỉ cần làm theo các bước sau:
Cách lập kế hoạch nhịp độ cuộc họp hiệu quả với ClickUp
- Chương trình họp: Tự tạo chương trình họp có cấu trúc hoặc sử dụng các mẫu cuộc họp có sẵn của ClickUp và tùy chỉnh chúng cho phù hợp với nhu cầu của bạn
- Tạo chế độ xem theo ý muốn: Hãy đến cuộc họp với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và sẵn sàng trình bày. Tạo dòng thời gian dự án trong chế độ xem Dòng thời gian hoặc Biểu đồ Gantt, vạch ra chiến lược trong Bảng trắng hoặc Tài liệu, tạo Bảng điều khiển tùy chỉnh để tập hợp tất cả thông tin quan trọng và nhận báo cáo trong một chế độ xem, v.v
- Công việc định kỳ và ngày đáo hạn: Thiết lập một nhiệm vụ trong ClickUp dành riêng cho cuộc họp hoặc đặt nó thành nhiệm vụ định kỳ để nhắc nhở bạn và những người tham dự khi có cuộc họp tiếp theo. Bạn cũng có thể xem các nhiệm vụ và lịch trình của mình trong chế độ xem Lịch
- Xác định và mời người tham dự: Thêm một hoặc nhiều người được giao công việc vào công việc để thông báo cho những người tham gia cuộc họp
- Chia sẻ công việc, chương trình họp và các hình ảnh khác: Đính kèm chương trình họp, chế độ xem công việc và hơn thế nữa vào công việc trong phần bình luận hoặc mô tả công việc, sau đó chia sẻ với nhóm, người cụ thể hoặc nhóm người của bạn
- Kết nối ClickUp với Zoom: Tích hợp Zoom vào ClickUp để truy cập ứng dụng Zoom trong ClickUp bất cứ lúc nào và sử dụng tùy chọn chia sẻ màn hình trong Zoom để trình bày ghi chú cuộc họp, chương trình nghị sự, dòng thời gian, báo cáo trong Bảng điều khiển trong ClickUp, v.v
- Tận dụng ClickUp Chat để cập nhật tức thì: Giảm thiểu số lượng cuộc họp hàng ngày bằng cách sử dụng tin nhắn tức thì và SyncUps trong ClickUp để chia sẻ thông tin và cập nhật
- Có cuộc gọi hiệu quả và ghi chú: Tham gia cuộc gọi, ghi chú cuộc họp và liệt kê các mục hành động trong ClickUp Docs, Bảng trắng, Notepad hoặc trong một nhiệm vụ
Giữ kết nối giữa các nhóm của bạn bất kể họ đang ở đâu trên thế giới bằng cách cung cấp cho họ một công cụ quản lý dự án với các tính năng hợp tác nhóm như ClickUp.
ClickUp là một công cụ quản lý dự án, giao tiếp và năng suất tất cả trong một, được xây dựng dành riêng cho các nhóm. Đây là một công cụ quản lý dự án cốt lõi cho phép bạn, nhóm của bạn và toàn bộ tổ chức lập kế hoạch ưu tiên, đơn giản hóa quy trình làm việc và theo dõi tiến độ và dòng thời gian — tất cả ở một nơi.
Đối với sự hợp tác nhóm, nó cung cấp hàng trăm tính năng, bao gồm tính năng Tài liệu và Bảng trắng hợp tác, nơi các nhóm có thể động não, ghi chép chiến lược và hơn thế nữa.
Hợp lý hóa giao tiếp với trò chuyện tích hợp để cung cấp cho nhóm của bạn một không gian dành riêng để trò chuyện và thực hiện cuộc gọi âm thanh và video về các dự án, câu hỏi và cập nhật.
Và dễ dàng truy cập email của bạn và lưu giữ các cuộc hội thoại của bạn ở một nơi với tính năng Email trong ClickUp, cho phép bạn gửi và nhận email mà không cần rời khỏi ClickUp. 🔥
Nó cũng cung cấp tính năng bình luận cho phép nhóm của bạn bình luận trong các công việc, tài liệu và tệp đính kèm để kiểm tra và gán cho một người cụ thể, giúp việc hợp tác với nhau, làm việc không đồng bộ và cung cấp phản hồi trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết mà không cần phải lên lịch họp hàng tuần. ☝️
Và nếu bạn là người học bằng hình ảnh hoặc có thành viên trong nhóm như vậy, chỉ cần sử dụng Clip, trình quay màn hình trong ứng dụng của ClickUp, để quay video chất lượng cao và gửi cho nhóm của bạn kèm theo nhận xét. Điều này đặc biệt hữu ích khi giải thích các chủ đề phức tạp mà bạn cần trình bày từng bước hoặc trình bày cập nhật bằng hình ảnh.
Sử dụng tính năng này để loại bỏ việc phải tham gia cuộc họp khác hoặc tạo các chuỗi email dài, điều mà mọi người trong nhóm của bạn đều có thể (và sẽ) đánh giá cao. 👌
Đó chỉ là một trong những cách sử dụng ClickUp để cải thiện các cuộc họp của bạn. Tìm hiểu tất cả các tính năng trong ClickUp để biết cách tối đa hóa nền tảng này để hỗ trợ tất cả các nhu cầu kinh doanh, dự án và giao tiếp của bạn.
Cải thiện nhịp độ cuộc họp của bạn với ClickUp
Chìa khóa để có những cuộc họp và ngày làm việc hiệu quả là tìm ra nhịp độ họp hiệu quả cho bạn và nhóm của bạn, sau đó sử dụng ClickUp để quản lý dự án, tăng cường giao tiếp trong nhóm và theo dõi mục tiêu và tiến độ.
Và vì nền tảng này hoàn toàn có thể tùy chỉnh và cung cấp hàng trăm tính năng để quản lý dự án và hợp tác nhóm, bạn hoàn toàn có thể cấu hình ClickUp theo bất kỳ cách nào hỗ trợ quy trình làm việc của bạn và cải thiện giao tiếp giữa các bộ phận.
Sử dụng ClickUp làm phần mềm quản lý cuộc họp và các tính năng hợp tác của nó để truyền đạt thông tin cập nhật, phản hồi, câu hỏi và hơn thế nữa, nhằm loại bỏ các cuộc họp không cần thiết khỏi lịch trình bận rộn của bạn và mang đến cho các nhóm của bạn một kênh liên lạc cởi mở, bất kể múi giờ hay địa điểm và thời gian làm việc của họ. 🌎
Phần mềm này cũng tích hợp với hơn 1.000 công cụ công việc, bao gồm ứng dụng hội nghị video, Slack và hơn thế nữa, để giúp bạn hợp lý hóa giao tiếp trong nhóm và tập trung tất cả công việc vào một nơi.
Bắt đầu miễn phí. Truy cập ClickUp ngay hôm nay!
