Cách viết biên bản cuộc họp: Mẫu và ví dụ cho Word, Excel, PDF và ClickUp

Các cuộc họp rất quan trọng trong môi trường làm việc và chiếm khoảng 15% tổng thời gian của một tổ chức. Đó là gần như một ngày làm việc!

Nếu không có phần mềm đáng tin cậy để theo dõi biên bản cuộc họp, các nhóm có thể mất dấu các cuộc hội thoại quan trọng. Và bằng cách ghi lại chính xác những gì diễn ra trong các cuộc họp đó, bạn đang đầu tư vào sức khỏe, chức năng và hiệu quả trong tương lai của nhóm mình.

Tuy nhiên, câu hỏi lớn vẫn còn đó: làm thế nào để viết biên bản cuộc họp một cách chính xác? Đó là lúc chúng tôi xuất hiện! 💪🏼

Vào cuối bài viết này, bạn sẽ nắm vững cách viết biên bản cuộc họp và tiết kiệm thời gian và nỗ lực khi thực hiện việc này. Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ một số mẫu biên bản cuộc họp có thể tùy chỉnh và miễn phí cho Word, Excel, PDF và ClickUp để giữ cho nhóm của bạn luôn được cập nhật thông tin.

Đeo kính chống ánh sáng xanh, mở sổ ghi chép kỹ thuật số và làm theo!

Biên bản cuộc họp là gì và tại sao bạn cần chúng?

Biên bản cuộc họp (còn được gọi là biên bản cuộc họp, ghi chú cuộc họp hoặc MOM) cung cấp tài liệu bằng văn bản về những gì diễn ra trong cuộc họp để tất cả mọi người tham gia, dù có tham dự hay không, đều có bản ghi rõ ràng.

Đây là những công cụ tuyệt vời cho các tổ chức thường xuyên tổ chức các sự kiện, cập nhật hoặc kiểm tra. Nếu được thực hiện đúng, chúng sẽ là cửa sổ để nhìn lại các cuộc thảo luận trong quá khứ, giúp bạn xem lại các ý tưởng và giải quyết vấn đề dễ dàng hơn.

Biên bản và mục hành động từ các cuộc họp cung cấp một cách nhanh chóng để cấp trên cập nhật những thay đổi lớn. Hoặc nếu một thành viên bỏ lỡ lời mời, họ có thể tham khảo biên bản và theo dõi với người thích hợp để có thêm câu hỏi hoặc ý kiến.

Tuy nhiên, cách sử dụng yêu thích nhất của chúng tôi là để ghi nhận thành tích của nhóm. Nếu khách hàng khen ngợi thành tích của bạn trong một dự án, hãy ghi vào biên bản! Ai lại không thích tinh thần đồng đội tốt đẹp? 👏

Viết biên bản cuộc họp hiệu quả đảm bảo mọi người đều có thể tiếp cận thông tin quan trọng kịp thời và ngăn ngừa tình trạng FOMO do PTO gây ra tại nơi làm việc. 💞

Phần thưởng: Tần suất họp cho các nhóm làm việc từ xa

Bạn nên bao gồm những gì trong biên bản cuộc họp?

Cách bạn viết biên bản cuộc họp sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu của nhóm, ngành hoặc sản phẩm, nhưng tất cả các biên bản phải bao gồm một số thông tin quan trọng sau:

Một số phần sẽ dài hơn các phần khác. Tiêu đề, ngày và giờ không nên dài quá một dòng, trong khi tóm tắt chương trình có thể dài vài đoạn. Danh sách người tham dự và các mục hành động nên ngắn gọn, được liệt kê dưới dạng danh sách.

Mỗi phần phải phù hợp với chương trình cuộc họp. Điều này giúp người đọc hiểu được thứ tự các sự kiện và dễ dàng chuyển đến một điểm cụ thể!

Hãy coi biên bản cuộc họp của bạn như bản tóm tắt cuộc họp — dễ hiểu nhưng vẫn cung cấp cho bạn toàn bộ nội dung!

Nếu có thêm các chủ đề không có trong chương trình nghị sự, bạn có thể tạo một phần mới hoặc chỉ định một phần khác là "thảo luận mở" hoặc "các mục khác" để chỉ ra vấn đề phát sinh ngoài kế hoạch ban đầu.

Việc ghi lại tất cả thông tin này là rất quan trọng để đảm bảo các ghi chú đầy đủ và chi tiết. Đó là lý do tại sao bạn nên luôn bắt đầu với mẫu biên bản cuộc họp để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào. 🤓

Làm thế nào để viết biên bản cuộc họp có thể thực hiện được?

Dưới đây là hướng dẫn từng bước để viết biên bản cuộc họp hiệu quả cho nhân viên văn phòng bận rộn muốn tiết kiệm thời gian và nỗ lực:

Bước 1: Chuẩn bị trước cuộc họp

Bước 2: Ghi lại thông tin quan trọng một cách hiệu quả

Đảm bảo ghi chú các chi tiết quan trọng, chẳng hạn như:

Sử dụng câu ngắn gọn, rõ ràng và tránh các chi tiết không cần thiết.

Bước 3: Định dạng biên bản cuộc họp để quét nhanh

Giống như bạn, mọi người cũng có nhiều việc phải làm, vì vậy hãy giữ biên bản ngắn gọn và dễ đọc.

Bước 4: Xem lại và chia sẻ MoM kịp thời

Kiểm tra lại ghi chú cuộc họp của bạn để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ, sau đó gửi cho tất cả người tham gia cuộc họp khi nội dung cuộc thảo luận còn mới mẻ.

Sử dụng công cụ cộng tác như ClickUp Docs để dễ dàng truy cập và cập nhật khi cần thiết.

Bước 5: Theo dõi các mục hành động

Để đảm bảo các mục hành động được theo dõi và hoàn thành, hãy đặt lời nhắc lịch cho các thời hạn quan trọng được ghi chú trong biên bản.

Kiểm tra với các thành viên nhóm chịu trách nhiệm trước cuộc họp tiếp theo và cập nhật biên bản trước đó để phản ánh tiến độ thực hiện các mục hành động.

Phần thưởng: Trình tạo biên bản cuộc họp bằng AI!

Mẫu biên bản cuộc họp là gì?

Mẫu biên bản cuộc họp là tài liệu được định dạng sẵn, nêu tóm tắt mọi thứ bạn cần để ghi chép biên bản cuộc họp một cách có ý nghĩa. Mẫu MoM phù hợp sẽ cho phép bạn thêm thông tin quan trọng như người tham dự, thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc họp, các điểm chính, v.v.

Ngoài ra, các mẫu biên bản cuộc họp có thể sử dụng với các phần mềm cộng tác tài liệu khác nhau để giúp bạn chỉnh sửa, tùy chỉnh và sử dụng lại cho các cuộc họp trong tương lai.

11 mẫu và ví dụ về biên bản cuộc họp miễn phí

Để giúp bạn tìm thấy mẫu phù hợp kịp thời cho phiên brainstorming tiếp theo, hãy sử dụng danh sách các mẫu yêu thích của chúng tôi cho các trình chỉnh sửa tài liệu khác nhau như Word, Excel, PDF và ClickUp. Bạn sẽ tìm thấy mô tả chi tiết về mẫu và phân tích tính năng, đồng thời truy cập từng mẫu trực tiếp từ bài viết này!

1. Mẫu biên bản cuộc họp của ClickUp

Mẫu Biên bản cuộc họp của ClickUp giúp bạn dễ dàng hơn bao giờ hết trong việc ghi lại tất cả các chi tiết quan trọng của cuộc họp bằng tài liệu ClickUp Doc dài một trang, có thể chỉnh sửa, chia sẻ và sao chép cho các cuộc họp trong tương lai.

Mẫu này được định dạng sẵn với các phần riêng biệt cho thông tin chung, chương trình họp, cập nhật, thông báo và hơn thế nữa. Mẫu này cũng rất trực quan, với các tính năng tùy chỉnh kiểu dáng để thêm danh sách kiểm tra, bảng, phương tiện, dữ liệu và hơn thế nữa để giúp các thành viên nhanh chóng nắm bắt nội dung biên bản.

Mẫu thân thiện với người mới bắt đầu này bao gồm tất cả các nội dung cơ bản, đặc biệt là cho các cuộc họp thường kỳ với nhóm. Đây là điểm khởi đầu tuyệt vời cho những ai mới bắt đầu viết MoM nói chung! Nếu bạn đang tìm kiếm một cấu trúc đơn giản nhưng đầy đủ để tổ chức hiệu quả — bất kể loại cuộc họp nào — mẫu tài liệu này là lựa chọn phù hợp cho bạn.

2. Mẫu khung biên bản cuộc họp của ClickUp

Mẫu Khung Biên bản Cuộc họp của ClickUp không chỉ thân thiện với người mới bắt đầu, dễ tùy chỉnh và đầy đủ, mà còn tồn tại trong tính năng Tài liệu mạnh mẽ và hợp tác của ClickUp, cho phép bạn làm việc cùng nhóm của mình với tính năng chỉnh sửa thời gian thực.

Tóm tắt các chi tiết quan trọng của cuộc họp, bao gồm người tham dự, mục hành động và liên kết đến các tài nguyên bổ sung. Sắp xếp chúng một cách thuận tiện thành các trang con riêng biệt trong tài liệu của bạn.

Thêm biểu tượng cảm xúc, hình ảnh, tùy chọn định dạng và kiểu dáng để cấu trúc ghi chú của bạn ngay lập tức và làm cho bài viết của bạn nổi bật. Ngoài ra, bạn có thể chia sẻ tài liệu của mình ngay lập tức qua URL hoặc đính kèm vào công việc của bạn để dễ dàng truy cập bất cứ lúc nào.

Bạn cũng có thể sử dụng mẫu khung này để theo dõi các mục khóa đã học, kết quả cho các bên liên quan và các công việc mà các thành viên trong nhóm được chỉ định phải hoàn thành dựa trên các mục hành động được liệt kê. Mẫu này là tài nguyên hoàn hảo để giữ cho mọi người được thông báo, tham gia và đồng nhất, theo nghĩa đen.

3. Mẫu biên bản cuộc họp (MoM) của ClickUp

Áp dụng cách tiếp cận tổ chức hơi khác một chút cho biên bản cuộc họp, Mẫu Biên bản Cuộc họp (MoM) của ClickUp áp dụng một nhiệm vụ được tạo sẵn vào không gian làm việc của bạn. Điều này giúp đơn giản hóa và chuẩn hóa quy trình ghi chú truyền thống bằng cách cấu trúc các chi tiết và mục hành động lặp lại của bạn trong một Danh sách tương tác.

Trong nhiệm vụ này, bạn sẽ tìm thấy Hướng dẫn Bắt đầu trong mô tả nhiệm vụ với các bước chi tiết về cách sử dụng mẫu. Bạn cũng sẽ có quyền truy cập vào nhiều Tài liệu Trợ giúp để tận dụng tối đa các tính năng chính khác của ClickUp, bao gồm công việc con, Trường Tùy chỉnh, Danh sách kiểm tra và hơn thế nữa.

Mẫu này tự động điền bốn công việc con để theo dõi sự tham dự, các mục chương trình cuộc họp tiếp theo, giải quyết các vấn đề hiện tại và xem chương trình tuần này. Để kiểm tra lại xem tất cả các mục đã được đề cập, người ghi biên bản có thể sử dụng danh sách kiểm tra đánh giá sau cuộc họp để xác định cuộc họp có thành công hay không dựa trên các mục tiêu của cuộc họp.

4. Mẫu biên bản cuộc họp Hội đồng quản trị của ClickUp

ClickUp cung cấp hàng tấn mẫu để đáp ứng nhu cầu của tất cả các loại nhóm trong việc viết biên bản cuộc họp! Bắt đầu với Mẫu biên bản cuộc họp Hội đồng quản trị của ClickUp.

Giống như các mẫu khác trong hướng dẫn này, mẫu tài liệu biên bản cuộc họp này cho phép bạn ghi lại và gắn thẻ tất cả những người tham dự, cùng với chương trình nghị sự và các mục hành động. Tuy nhiên, hội đồng quản trị của bạn có thể có những kỳ vọng cụ thể khác với cuộc họp thông thường, và mẫu này hiểu điều đó — vì vậy bạn cũng có thể ghi lại kết quả bỏ phiếu cho từng mục hành động và cung cấp ghi chú cuộc họp cấp cao.

Bạn cũng có thể nhanh chóng chia sẻ tài liệu với tất cả các thành viên quan trọng khác bằng nút "Chia sẻ tài liệu" trong ClickUp!

5. Mẫu biên bản cuộc họp quản lý dự án của ClickUp

Mẫu biên bản cuộc họp quản lý dự án của ClickUp sẽ giúp bạn tận dụng tối đa các cuộc họp quản lý dự án với danh sách công việc hoàn chỉnh trong nhiệm vụ ClickUp có thể tùy chỉnh.

Bạn có thể bắt đầu sử dụng mẫu này trước cuộc họp khởi động dự án với các phần được chỉ định cho các liên kết hữu ích, chi tiết cuộc họp, chương trình nghị sự và thành viên nhóm dự án — tất cả từ mô tả công việc toàn diện.

Một phần khác chi tiết về việc xem xét lịch trình dự án, trong đó sẽ chỉ ra công việc đã hoàn thành, công việc đã lên kế hoạch cho tương lai và các ghi chú khác. Ngoài ra, bạn có thể liệt kê các rủi ro và vấn đề khác nhau có thể ảnh hưởng tiêu cực đến từng dự án bằng cách sử dụng một trong sáu Trường Tùy chỉnh có trong mẫu này.

Từ đó, bạn có thể giám sát tiến độ dự án sau cuộc họp với năm công việc con được tạo sẵn để đảm bảo:

Và hơn thế nữa! Nếu bạn cần một mẫu biên bản cuộc họp toàn diện để quản lý dự án, bạn sẽ khó tìm được mẫu nào tốt hơn mẫu này.

6. Mẫu ghi chú cuộc họp của ClickUp

Mẫu Ghi chú Cuộc họp của ClickUp là mẫu ghi chú cuộc họp cơ bản hoàn hảo để sắp xếp các chi tiết cuộc họp và giữ cho các thành viên trong nhóm luôn đồng bộ.

Các phần trong mẫu này bao gồm:

Kết hợp với nhau, mẫu một trang này sẽ giúp bạn ghi chú những nội dung cơ bản để bổ sung cho các tài liệu cuộc họp khác, bao gồm cả biên bản cuộc họp!

7. Ghi chú cuộc họp định kỳ của ClickUp

Một mẫu khác có thể hỗ trợ ghi chú trong cuộc họp là Recurring Meeting Notes của ClickUp.

Bạn có thể sử dụng tài liệu này để quản lý tất cả các mục trong chương trình nghị sự, danh sách việc cần làm, làm mới trí nhớ về các cuộc họp trước đó bằng tổng quan cấp cao và phân công các mục hành động khác nhau cho các thành viên trong nhóm.

Tất nhiên, bạn cũng có thể bao gồm các chi tiết như ngày của các cuộc họp trong quá khứ, hiện tại và tương lai, mục đích cụ thể của cuộc họp, những người tham dự và những người vắng mặt. Ngoài ra, hãy cho biết số lượng người tham dự có đáp ứng số lượng tối thiểu cho mỗi cuộc họp định kỳ hay không.

8. Mẫu theo dõi cuộc họp của ClickUp

Bạn muốn một giải pháp giúp theo dõi các cuộc họp từ đầu đến cuối? Hãy thêm Mẫu Theo dõi Cuộc họp của ClickUp vào không gian làm việc của bạn! Mẫu chi tiết này bao gồm tất cả thông tin trong một Danh sách công việc toàn diện và có thể thực hiện được để lập kế hoạch, chuẩn bị và quản lý các mục hành động khi bạn tiến hành.

Mẫu này có thể được sử dụng để theo dõi tất cả các loại cuộc họp và dự án, từ cuộc họp cá nhân và đánh giá kinh doanh hàng quý đến lễ kỷ niệm sinh nhật và các cuộc họp kinh doanh không truyền thống khác.

Mẫu này bao gồm nhiều thành phần để hỗ trợ mọi khía cạnh của việc theo dõi cuộc họp, bao gồm ba trạng thái, tám Trường Tùy chỉnh và bốn loại chế độ xem.

9. Mẫu biên bản cuộc họp cho Excel

Mặc dù ClickUp là một giải pháp tuyệt vời để lưu trữ tất cả các tài liệu cuộc họp tại một địa điểm duy nhất với khả năng chia sẻ tối ưu và các tính năng khác, nhưng bạn có thể muốn sử dụng một giải pháp thay thế Excel nếu tổ chức của bạn đã đầu tư vào các sản phẩm của Microsoft.

Danh sách theo dõi biên bản cuộc họp dành cho giám đốc điều hành là mẫu bảng tính cơ bản để theo dõi các chi tiết trong các cuộc họp điều hành.

Mẫu biên bản cuộc họp Excel này sử dụng bố cục trang tính đơn giản với nhiều cột để theo dõi tất cả chi tiết cuộc họp. Bao gồm thông tin như mô tả công việc, người được giao, ngày đáo hạn, tài nguyên cần thiết và hồ sơ trạng thái điều hành.

10. Mẫu biên bản cuộc họp cho Microsoft Word

Nếu bạn thường xuyên sử dụng Microsoft Word, bạn có thể tận dụng lợi ích của việc ghi chép biên bản cuộc họp trong Word, với một số mẫu biên bản do Microsoft cung cấp. Bạn sẽ tìm thấy nhiều mẫu tài liệu có thể tùy chỉnh cho tất cả các loại cuộc họp, bao gồm cuộc họp quản trị viên, cuộc họp PTA và mẫu biên bản cuộc họp cổ điển này cho các cuộc họp nhóm chung.

Không thể tìm thấy mẫu phù hợp cho Word? Microsoft cũng cho phép bạn tạo tài liệu từ đầu.

11. Mẫu biên bản cuộc họp chính thức ở định dạng PDF

Một số loại cuộc họp hoặc hội nghị chính thức, chẳng hạn như cuộc họp hội đồng quản trị, cuộc họp cổ đông hoặc cuộc họp đại hội đồng cổ đông, yêu cầu phải ghi chép biên bản rất chi tiết.

Mẫu ghi chú cuộc họp chính thức này có các phần cụ thể để ghi chú những việc như điểm danh số người tham dự, phê duyệt biên bản cuộc họp trước, liệt kê tóm tắt các điểm thảo luận, v.v. Mẫu này giúp đảm bảo các cuộc thảo luận trong các cuộc họp lớn như vậy không bị lạc đề.

Điều gì tạo nên một mẫu biên bản cuộc họp tốt?

Một mẫu biên bản cuộc họp hiệu quả sẽ cung cấp cho bạn tất cả các công cụ cần thiết để ghi chép đầy đủ các sự kiện của cuộc họp. Sử dụng mẫu này, bạn sẽ có thể sắp xếp tất cả các chi tiết cuộc họp theo định dạng dễ trình bày, dễ tiếp cận và mọi người đều có thể hiểu được.

Tuy nhiên, trước khi bắt đầu xây dựng mẫu của riêng bạn từ đầu hoặc đầu tư vào mẫu đầu tiên xuất hiện trong kết quả tìm kiếm, bạn cần lưu ý một số tính năng quan trọng trong một mẫu biên bản cuộc họp hiệu quả:

Các mẫu ghi chú cuộc họp tốt nhất sẽ tương thích hoặc được tích hợp sẵn trong công cụ chỉnh sửa tài liệu ưa thích của bạn. Điều này giúp bạn có thể tích hợp mẫu của mình với các công cụ họp công việc khác, hoặc thậm chí là nền tảng họp ảo của bạn! Trong trường hợp này, đảm bảo mẫu cuộc họp của bạn phù hợp với công nghệ của bạn là một lợi thế quan trọng khác.

Các yếu tố này sẽ đảm bảo rằng mọi cuộc họp đều có giá trị và mọi người đều ra về với thông tin cần thiết.

Đọc thêm: Cách tạo ấn tượng trong cuộc họp khởi động dự án

Thực tiễn tốt nhất để viết biên bản cuộc họp

Cách bạn ghi chép biên bản cuộc họp sẽ phụ thuộc vào phong cách viết và khả năng ghi chú nhanh của bạn. Tuy nhiên, bạn không cần lo lắng về tốc độ ngay từ đầu. Với một chút thời gian và kinh nghiệm, bạn sẽ phát triển được nhịp điệu để ghi chép thông tin chính xác.

Dưới đây là một số nhắc nhở để giúp bạn tạo biên bản cuộc họp tốt nhất từ trước đến nay:

Chỉ định vai trò ghi biên bản cho một người cụ thể

Ghi chú và biên bản là hai thứ khác nhau và cần được xử lý theo cách khác nhau! Trong khi ghi chú cuộc họp có thể mang tính chính thức hoặc không chính thức, biên bản cuộc họp có một bộ thực tiễn và thông tin tiêu chuẩn.

Đôi khi, người lập kế hoạch cuộc họp chỉ định người điều hành ghi chú trong cuộc họp và sau đó yêu cầu người đó soạn thảo biên bản từ các ghi chú đó. Trong những trường hợp khác, người lập kế hoạch cuộc họp thậm chí có thể sử dụng hai thuật ngữ này như nhau! Nếu làm như vậy, bạn có thể sẽ phải hy sinh tính nhất quán và chất lượng của biên bản.

Đặt quá nhiều trách nhiệm lên người ghi chú có thể dẫn đến ghi chú không đầy đủ hoặc thiếu sót trong các phần của biên bản cuộc họp. Bằng cách giao quá nhiều công việc cho một người, bạn có thể ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành công việc của họ.

Vì vậy, nếu bạn là người chịu trách nhiệm ghi biên bản, hãy dành 100% sự tập trung của mình cho công việc này.

Kể câu chuyện một cách hiệu quả nhất có thể

Tập trung vào những điểm quan trọng.

Thay vì tập trung vào từng chi tiết nhỏ, hãy tập trung vào các mục quan trọng và để người đọc tự đặt câu hỏi. Biên bản của bạn sẽ chỉ cho họ hướng đến người phù hợp để theo dõi. 🙂

Nếu một vấn đề được nêu ra trong cuộc họp, hãy nhớ ghi lại:

Việc bao gồm thông tin thừa có thể làm rối người đọc, khiến biên bản khó theo dõi. Một ý tưởng tốt hơn là chỉ bao gồm những điểm quan trọng nhất.

Dọn dẹp biên bản trước khi chia sẻ

Tin tôi đi, bạn sẽ không muốn chia sẻ ghi chú cuộc họp thô của mình mà không chỉnh sửa kỹ lưỡng. Thay vào đó, hãy sử dụng bản nháp đầu tiên làm nền tảng để cấu trúc bản nháp cuối cùng. Trong quá trình chỉnh sửa, bạn sẽ biến các ghi chú thành một bản tường thuật mạch lạc, tuân theo cấu trúc biên bản nhất quán của nhóm.

Trong cuộc họp, hãy tập trung vào thông tin. Đừng lo lắng về việc sắp xếp ghi chú cho đến khi bạn sẵn sàng chỉnh sửa — đó là lúc biên bản cuộc họp hình thành!

Đọc lại và viết lại các ghi chú sẽ giúp bạn nhớ rõ hơn nội dung cuộc thảo luận và có cái nhìn mới mẻ hơn về từng chủ đề.

Ngoài ra, biên bản cuộc họp phải được chỉnh sửa, hiệu đính và không có lỗi. Lỗi chính tả làm người đọc mất tập trung vào vấn đề đang thảo luận và thành thật mà nói, chúng không chuyên nghiệp.

Kiểm tra, kiểm tra lại và nhờ người khác kiểm tra công việc của bạn. Loại bỏ sai sót và giúp người đọc tập trung vào nội dung.

Mẹo chuyên nghiệp: Thay vì tin tưởng vào bút và giấy truyền thống cho công việc này, hãy thử ghi chú có cấu trúc trong sổ ghi chú kỹ thuật số!

Các công cụ như Notepad và Chrome Extension của ClickUp cung cấp giải pháp nhanh chóng và trực quan để ghi chú nhanh. Thêm định dạng và kiểu dáng ngay lập tức với tính năng chỉnh sửa văn bản phong phú để ghi chú của bạn trở nên đầy đủ hơn, ngay cả khi đang trong cuộc họp.

Luôn luôn, luôn luôn, luôn luôn đặt câu hỏi

Mục đích chính của việc ghi chú biên bản cuộc họp là truyền đạt những gì đã xảy ra.

Tham khảo ghi chú hoặc bản ghi âm cuộc họp để đảm bảo bạn đang chia sẻ thông tin chính xác. Làm mọi việc có thể để xác minh rằng biên bản là đáng tin cậy.

Đừng để bất cứ điều gì xảy ra ngẫu nhiên! Nếu có bất kỳ ghi chú hoặc nhận xét nào không rõ ràng, hãy liên hệ với người đó để làm rõ nếu có thể. Điều quan trọng nhất là bạn phải cung cấp thông tin chính xác cho những người không thể tham dự hoặc cần ôn lại. Chính xác hơn là nhanh chóng!

Trách nhiệm bắt đầu từ các mục hành động

Các mục hành động của bạn sẽ là một trong những thành phần ngắn nhất trong ghi chú cuộc họp của bạn, nhưng có thể là thành phần quan trọng nhất!

Đây là phần bạn ghi lại các bước tiếp theo để giải quyết các vấn đề được nêu ra trong cuộc họp. Đó là lý do tại sao mỗi mục hành động phải bao gồm một vài chi tiết cụ thể và rõ ràng:

Đây là cách phần mềm biên bản cuộc họp thúc đẩy trách nhiệm giải trình và giúp người tham gia theo dõi công việc hiệu quả hơn. Đề xuất của chúng tôi? Soạn thảo biên bản của bạn trong một công cụ tài liệu động cho phép bạn thêm và gán nhận xét vào văn bản của mình.

Cũng nên đọc: Các mẫu ghi chú miễn phí tốt nhất trong Tài liệu Google, Word và ClickUp

Tăng hiệu quả cuộc họp với ClickUp

Sử dụng công cụ quản lý cuộc họp chuyên dụng như ClickUp giúp tập trung chương trình nghị sự, ghi chú và các mục hành động của bạn vào một nơi. Với các công cụ ghi chú cuộc họp, phân công nhiệm vụ và tính năng theo dõi tiến độ tích hợp sẵn, công cụ này giúp tránh bỏ lỡ thời hạn và quên theo dõi.

Đọc thêm: Các giải pháp phần mềm quản lý cuộc họp và chương trình làm việc tốt nhất

Lập kế hoạch cho các cuộc họp hiệu quả với các công cụ phù hợp

Biên bản cuộc họp có cấu trúc giúp dễ dàng theo dõi các quyết định, duy trì tổ chức và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào. Sử dụng mẫu giúp hợp lý hóa quy trình và giữ cho tài liệu thống nhất.

Mặc dù các mẫu có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian, nhưng chúng sẽ trở nên còn giá trị hơn khi bạn có thể chỉnh sửa, truy cập và quản lý chúng cùng với các công việc khác. Phần mềm quản lý dự án miễn phí như ClickUp được thiết kế để giải quyết vấn đề này và hơn thế nữa.

Chọn từ Thư viện mẫu ngày càng phong phú của ClickUp hoặc tạo mẫu riêng để phù hợp với nhu cầu riêng của nhóm bạn. 🦄

Và chúng tôi đã đề cập rằng ClickUp tích hợp với hơn 1.000 công cụ công việc khác chưa? Ngay cả Zoom! Tất cả để giúp quá trình lập biên bản cuộc họp của bạn trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. 😇

Và điều tuyệt vời nhất: các tính năng này hoàn toàn miễn phí.

Bộ sưu tập mẫu biên bản cuộc họp, tài liệu cộng tác và các tính năng quản lý cuộc họp mạnh mẽ của ClickUp có thể được truy cập miễn phí vĩnh viễn cho mọi người. Muốn trở thành người lái xe? Bắt đầu với ClickUp ngay bây giờ!

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Ai nên viết biên bản cuộc họp?

Tốt nhất, người tổ chức cuộc họp hoặc một thành viên trong nhóm của họ nên ghi chép biên bản, tóm tắt và chia sẻ với tất cả người tham gia sau cuộc họp.

2. Tại sao việc ghi chép biên bản cuộc họp lại quan trọng?

Ghi chép biên bản cuộc họp là rất quan trọng vì một số lý do: