Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của việc quản lý dự án là phân công công việc. Mặc dù bạn có thể là một siêu sao, nhưng thực tế là bạn không thể tự mình làm tất cả công việc nặng nhọc. Bạn cần các thành viên trong nhóm đảm nhận các công việc để bạn có thể tập trung vào các công việc ưu tiên khác.
Ngoài ra, phân công công việc cho phép đồng nghiệp của bạn tham gia và phát huy thế mạnh của họ.
Cho dù bạn lãnh đạo một nhóm nhỏ hay giám sát nhiều dự án, việc giao nhiệm vụ cho các thành viên khác trong nhóm sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu và làm cho quá trình diễn ra suôn sẻ hơn. Tuy nhiên, tìm ra cách phân công công việc hiệu quả đôi khi nói dễ hơn làm, đặc biệt nếu bạn là người mới trong lĩnh vực quản lý.
Ở đây, chúng ta sẽ đi sâu hơn vào việc phân công, cung cấp hướng dẫn về phân công công việc và nêu bật những lợi ích của việc giao công việc cho các thành viên khác trong nhóm. Sau đó, chúng tôi sẽ cung cấp các mẹo về cách phân công công việc để bạn có thể trở thành một nhà quản lý hiệu quả hơn. 🤩
Phân công là gì?
Phân công là quá trình giao lại các công việc cụ thể cho những người khác trong nhóm của bạn. Việc này được thực hiện để trưởng nhóm và quản lý có thể tập trung nỗ lực vào những việc khác trong khi thành viên khác trong nhóm xử lý những công việc mà bạn không có thời gian làm.
Việc phân công công việc cũng có vai trò quan trọng khi một công việc hoặc hoạt động phù hợp hơn với kỹ năng của một thành viên trong nhóm.
Phân công là một yếu tố quan trọng trong quản lý nhóm, nhưng cũng rất đáng sợ, đặc biệt là đối với các nhà quản lý mới.
Tại sao các nhà quản lý có thể gặp khó khăn trong việc phân công công việc?
- Buông bỏ là điều khó khăn, đặc biệt nếu bạn là một nhà quản lý thích kiểm soát và đóng góp vào mọi công việc
- Xác định công việc phù hợp để phân công là một thách thức
- Quản lý và tổ chức công việc đôi khi có thể rất hỗn loạn, khiến bạn khó phân công công việc ngay cả khi bạn muốn
- Bạn có thể không chắc chắn nên giao công việc cụ thể cho ai
- Bạn không muốn làm quá tải nhóm của mình
Phân công công việc hiệu quả cũng đòi hỏi kỹ năng lãnh đạo và kỹ năng phân công công việc mạnh mẽ. Để làm việc này hiệu quả, bạn cần giao tiếp rõ ràng, có tổ chức và hỗ trợ. Bạn cũng cần biết khi nào nên tự làm công việc và khi nào nên phân công công việc. 🛠️
Khi nào nên phân công công việc
Biết công việc nào cần phân công không phải là một khoa học chính xác; nó giống một nghệ thuật hơn. Không có một tình huống cụ thể nào mà tất cả công việc phải được phân công. Tất cả phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh, năng lực của nhóm và kết quả mong muốn.
Tuy nhiên, có một số hướng dẫn bạn có thể sử dụng để quyết định công việc nào nên giao cho người khác trong quá trình phân công. Hãy bắt đầu bằng cách tự hỏi mình những câu hỏi sau để xác định xem bạn có nên phân công công việc hay không:
- Công việc này có tốn thời gian không? Nếu bạn có nhiều công việc chiếm phần lớn thời gian và sự tập trung của bạn mà lẽ ra có thể được sử dụng cho việc khác, có lẽ đã đến lúc giao trách nhiệm cho người khác có đủ thời gian để đảm nhận
- Công việc có lặp lại không? Các công việc lặp lại thường được giao cho các thành viên khác trong nhóm. Đây là cách dễ dàng để phân công công việc mà không phải liên tục dành thời gian đào tạo và giao công việc mới
- Có ai trong nhóm có khả năng xử lý công việc này tốt hơn không? Nếu bạn không có kỹ năng để hoàn thành hoạt động hoặc có ai trong nhóm có kiến thức sâu hơn về chủ đề này, hãy cân nhắc phân công công việc cho họ
- Công việc này có giúp thành viên trong nhóm phát triển và nâng cao kỹ năng không? Những nhà lãnh đạo giỏi muốn nhóm của mình phát triển và học hỏi cùng công ty. Xác định những công việc được phân công có thể phát huy kỹ năng hiện có và cung cấp kiến thức mới sẽ giúp đạt được mục tiêu này
- Tôi có đủ sức chứa để đào tạo nhân viên một cách hiệu quả, đánh giá công việc của họ và cung cấp hỗ trợ trong quá trình phân công công việc không? Phân công công việc không phải là giao việc cho người khác và không bao giờ quan tâm đến nó nữa. Bạn cần đóng vai trò tích cực trong việc cung cấp hỗ trợ, hướng dẫn và đánh giá kết quả mong muốn. Đảm bảo bạn có đủ thời gian cho việc này
Quyết định cách phân công công việc và công việc nào phù hợp là một quá trình. Ngoài việc tự hỏi mình những câu hỏi này, hãy xem xét bạn sẽ phân công công việc cho ai. Hãy tính đến danh sách công việc của họ, cảm nhận của họ về công việc này và liệu bạn có nghĩ họ có thể hoàn thành công việc hay không. 💪
10 mẹo về cách phân công công việc hiệu quả
Giờ bạn đã biết những công việc nào cần phân công và khi nào cần phân công, đã đến lúc nghĩ về cách thực hiện. Dù đây là lần đầu tiên bạn phân công công việc hay đang tìm cách nâng cao kỹ năng của mình, đây là 10 mẹo hữu ích để phân công công việc hiệu quả. 🌻
1. Quyết định những việc cần giao phó
Đầu tiên, bạn cần xác định công việc nào bạn muốn giao cho người khác. Là một doanh nhân, bạn có thể chỉ giao một vài công việc cho trợ lý hoặc nhân viên tự do. Là quản lý dự án hoặc trưởng nhóm, bạn có thể muốn giao hàng chục công việc cho các bộ phận khác nhau.
Dù bạn chọn cách phân công công việc như thế nào, điều quan trọng là phải suy nghĩ kỹ về những việc bạn muốn chuyển giao cho các thành viên khác trong nhóm.
Nói chung, các loại công việc sau đây là những công việc hoàn hảo để phân công:
- Công việc lặp lại
- Công việc phù hợp với chuyên môn hoặc lãi suất của thành viên nhóm
- Công việc liên quan đến mục tiêu của một người
- Các công việc không cần kỹ năng đặc biệt hoặc sự chú ý cá nhân của bạn
2. Xây dựng khung làm việc cho giao tiếp rõ ràng
Là trưởng nhóm, bạn hiểu tầm quan trọng của giao tiếp. Phân công công việc cũng vậy. Bạn cần thiết lập một khuôn khổ và kỳ vọng rõ ràng cho giao tiếp.
Điều này có nghĩa là:
- Đảm bảo bạn đã truyền đạt những việc cần làm và lý do tại sao
- Làm rõ vai trò và trách nhiệm
- Cho các thành viên trong nhóm biết cách liên hệ với bạn nếu cần thiết
- Chỉ định tần suất các cuộc họp cập nhật và đánh giá
- Cung cấp cho họ các công cụ hỗ trợ giao tiếp và hợp tác
3. Hiểu rõ điểm mạnh của nhóm
Khi phân công công việc, bạn muốn đảm bảo rằng người được giao nhiệm vụ có những gì cần thiết để hoàn thành công việc. Điều đó có nghĩa là bạn phải hiểu rõ kỹ năng của họ và tạo cơ hội để họ học hỏi những kỹ năng mới có liên quan.
Cách tốt nhất để đạt được điều này là tổ chức các cuộc họp riêng thường xuyên. Hỏi nhân viên về mục tiêu nghề nghiệp của họ, công việc họ thích làm và liệu họ có muốn thử bất cứ điều gì ngoài phạm vi công việc bình thường hay không.
Xem xét điểm mạnh của họ để bạn có thể xây dựng các nhóm hiệu suất cao phù hợp với quy trình làm việc độc đáo của mình. Sẽ dễ dàng hơn nhiều khi làm việc từ một chế độ xem duy nhất để thấy điểm mạnh và điểm yếu của toàn bộ nhóm.
Họ có kỹ năng quản lý để quản lý một hoặc hai người khác trong nhóm không? Họ có kỹ năng kỹ thuật có thể giúp ích cho nhóm phát triển của bạn không?
Đây là lý do tại sao Mẫu bản đồ kỹ năng ClickUp rất hữu ích để ghi lại thông tin chi tiết về nhóm, thành viên bên ngoài hoặc nhân viên tự do và các tài sản khác có thể thay đổi quy trình làm việc lý tưởng của bạn. Dù họ có điểm mạnh gì, hãy đảm bảo xem xét chúng cùng với lãi suất của nhân viên khi phân công công việc. 🏋️
Phần thưởng: Mẫu ma trận kỹ năng!
4. Tạo ưu tiên
Các nhà lãnh đạo hiệu quả biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và tầm quan trọng của việc phân biệt những công việc cần hoàn thành trước để tránh trì hoãn dự án. Để phân công công việc, điều quan trọng là phải truyền đạt rõ ràng những mục nào cần được giải quyết trước tiên.
Bằng cách này, các thành viên trong nhóm sẽ biết bắt đầu từ đâu và có bản đồ chỉ đường cho những bước tiếp theo.
5. Cung cấp bối cảnh và thông tin nền tảng
Công việc của bạn sẽ thành công hơn khi bạn hiểu vai trò của nó trong việc đạt được mục tiêu của công ty. Điều này cũng áp dụng cho các thành viên trong nhóm mà bạn phân công công việc.
Giúp họ hiểu công việc hoặc dự án họ đang thực hiện phù hợp với bức tranh tổng thể và kết quả mong muốn của bạn như thế nào. Nếu họ hiểu mình đóng góp như thế nào cho nhóm và cảm thấy mình là một mảnh ghép quan trọng, họ sẽ có nhiều khả năng muốn thành công hơn.
Bối cảnh cũng giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ mục đích của công việc. Mặc dù bạn có thể là chuyên gia trong những công việc này, nhưng chúng lại mới mẻ với đồng nghiệp của bạn. Hãy đề nghị hướng dẫn họ thực hiện công việc hoặc tạo video hướng dẫn cách bạn làm.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Quay một video chia sẻ màn hình nhanh với các ý kiến và ý tưởng của bạn bằng ClickUp Clips
Bằng cách đó, bạn có thể tự tin giao công việc và biết rằng các thành viên trong nhóm có thông tin cần thiết để hoàn thành công việc thành công.
Nếu bạn muốn xây dựng các nhóm làm việc hiệu quả, bạn cần một cơ cấu giúp họ giải quyết công việc để cả bạn và nhóm của bạn đều biết chính xác những gì được mong đợi. Phân công công việc hiệu quả giúp mọi người biết công việc cần làm.
6. Cung cấp hỗ trợ khi cần thiết
Là người quản lý dự án hoặc trưởng nhóm, bạn nên hỗ trợ đội ngũ của mình trong suốt dự án, không chỉ ở giai đoạn đầu khi bạn cung cấp bối cảnh. Điều này có thể bao gồm việc đào tạo nếu họ cần phát triển các kỹ năng để thành công.
Điều này cũng có thể bao gồm việc cung cấp hỗ trợ về tài nguyên, như phần mềm quản lý công việc, hỗ trợ tài chính hoặc kết nối họ với các chuyên gia có thể hỗ trợ công việc của họ.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tạo một kênh cho nhiệm vụ hoặc dự án trong Trò chuyện ClickUp, nơi nhóm của bạn có thể đặt câu hỏi, giải đáp thắc mắc và chia sẻ thông tin cập nhật với bạn.
7. Ưu tiên kết quả hơn quá trình
Việc thành viên nhóm hoàn thành công việc theo cách khác với cách bạn làm không có nghĩa là họ không làm tốt công việc của mình.
Tập trung vào kết quả hơn là cách họ đạt được kết quả đó. Mỗi người học và làm việc theo cách khác nhau, vì vậy hãy cởi mở khi xem xét từng công việc được phân công.
Công việc tốt và kết quả là những gì quan trọng. 🏆
8. Tập trung vào sự tự chủ nhưng vẫn kiểm tra tiến độ
Tin tưởng đồng nghiệp sẽ hoàn thành công việc đúng hạn là điều tuyệt vời. Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn nên hoàn toàn buông tay. Hãy cho các thành viên trong nhóm không gian và thời gian để hoàn thành công việc, nhưng cũng lên lịch kiểm tra thường xuyên.
Thảo luận về tần suất bạn muốn kiểm tra các thành viên trong nhóm. Cần cân bằng giữa việc không quản lý quá chi tiết và vẫn tiến hành đánh giá thường xuyên.
Nhiều nhà quản lý chọn họp hai tuần một lần hoặc hàng tháng. Những người khác làm việc trong các dự án có dòng thời gian dài hơn chọn họp hàng quý.
Trong các cuộc họp này, hãy hỗ trợ họ nếu họ có thắc mắc hoặc lo lắng và hướng dẫn họ hoàn thành công việc.
9. Kỷ niệm những thành công
Là con người, chúng ta thích làm việc trong môi trường tích cực và thấy công việc của mình được đánh giá cao và công nhận. Hãy ăn mừng những cột mốc và thành công nhỏ bất cứ khi nào có thể.
Điều này giúp nâng cao tinh thần, tạo ra môi trường làm việc vui vẻ và khuyến khích mọi người làm việc tốt. 🥳
10. Xem lại công việc và sử dụng phản hồi để cải thiện quy trình của bạn
Phân công thành công không chỉ là giao công việc và theo dõi cho đến khi hoàn thành. Một yếu tố quan trọng của việc phân công là xem xét lại quá trình để biết những gì đã hiệu quả và những gì có thể cải thiện. Hãy yêu cầu các thành viên trong nhóm của bạn đưa ra phản hồi mang tính xây dựng về quá trình này.
Hãy nhớ rằng, cuối cùng, bạn là người chịu trách nhiệm cho sự thành công của dự án. Sau khi hoàn thành, hãy lên kế hoạch đánh giá để thảo luận về những gì đã làm tốt và những gì có thể cải thiện. Bạn có thể áp dụng những thay đổi này vào quy trình quản lý công việc cho dự án tiếp theo.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Khuyến khích sử dụng các mẫu bài học kinh nghiệm để cấu trúc quá trình này
Lợi ích của việc phân công trách nhiệm công việc
Một nhà quản lý dự án giỏi biết tầm quan trọng của việc phân công hiệu quả. Điều này cho phép bạn tập trung nỗ lực vào những việc khác, đồng thời kỹ năng phân công giúp xây dựng nhóm của bạn để mọi người đều làm việc với hiệu suất cao nhất và đạt được kết quả mong muốn. ✨
Dưới đây là một số lợi ích chính của việc giao phó công việc:
- Điều này giúp bạn tăng cường quyền hạn: Phân công công việc cho phép các thành viên trong nhóm tham gia vào quá trình thực hiện. Bằng cách tham gia tích cực, học hỏi những kỹ năng mới và đóng vai trò trong các dự án quan trọng, các thành viên trong nhóm sẽ cảm thấy gắn kết hơn với công ty và cảm thấy công việc của họ có ý nghĩa
- Giảm tình trạng kiệt sức: Khi bạn phân công công việc hiệu quả, bạn sẽ phân bổ khối lượng công việc. Bằng cách đó, mỗi thành viên trong nhóm sẽ bận rộn nhưng không bị quá tải hoặc kiệt sức. Có cái nhìn trực quan về khối lượng công việc của từng thành viên trong nhóm sẽ giúp tăng sự tập trung vào sức khỏe của nhóm và văn hóa công ty hạnh phúc
- Thúc đẩy phát triển nghề nghiệp và đổi mới sáng tạo: Bằng cách cho phép nhóm của bạn tự làm công việc của mình, bạn cho họ quyền sáng tạo để đưa ra các giải pháp đổi mới và cách tiếp cận mới
- Xây dựng lòng tin và giao tiếp: Phân công công việc đòi hỏi mọi người phải giao tiếp hiệu quả. Nó cũng hỗ trợ việc trao quyền vì các nhà quản lý tin tưởng các thành viên trong nhóm sẽ đảm nhận công việc mà không cần quản lý quá chi tiết
- Điều này có thể tiết kiệm thời gian và giúp bạn đạt được những cột mốc mới: Bằng cách phân chia công việc hiệu quả, bạn sẽ mất ít thời gian hơn để hoàn thành dự án và đạt được mục tiêu của mình
- Giúp lập ngân sách hiệu quả hơn: Chia nhỏ dự án thành các công việc nhỏ cho từng thành viên trong nhóm giúp lập ngân sách dễ dàng hơn vì bạn có bản đồ chi tiết về tất cả các nguồn lực và cá nhân liên quan
Những thách thức trong việc phân công công việc
Phân công công việc thành công là một kỹ năng quan trọng đối với bất kỳ nhà quản lý nào, nhưng đây là một thách thức không nhỏ. Dưới đây là một số trở ngại phổ biến mà các nhà quản lý có thể gặp phải trong quá trình phân công công việc:
- Thiếu tin tưởng: Một số nhà quản lý cảm thấy khó tin tưởng người khác sẽ hoàn thành công việc theo tiêu chuẩn của họ, dẫn đến sự miễn cưỡng trong việc giao trách nhiệm
- Sợ mất kiểm soát: Phân công công việc có nghĩa là từ bỏ một phần quyền kiểm soát đối với cách thực hiện công việc, điều này có thể khiến các nhà quản lý quen với việc giám sát từng chi tiết cảm thấy không thoải mái
- Đào tạo không đủ: Các thành viên trong nhóm có thể thiếu kỹ năng hoặc kiến thức cần thiết để đảm nhận một số công việc, dẫn đến tốn thời gian và nguồn lực cho việc đào tạo
- Khó khăn trong việc phân công công việc phù hợp cho đúng người: Phù hợp công việc với thành viên nhóm phù hợp dựa trên kỹ năng, lãi suất và khối lượng công việc của họ có thể rất phức tạp
- Sự phản kháng từ các thành viên trong nhóm: Không phải tất cả nhân viên đều mong muốn nhận thêm trách nhiệm, đặc biệt là khi họ cảm thấy quá tải hoặc công việc đó không thuộc lĩnh vực chuyên môn của họ
- Giao tiếp không hiệu quả: Hiểu lầm về kỳ vọng, thời hạn hoặc mục tiêu của công việc có thể dẫn đến kết quả kém trong quá trình phân công công việc
- Hạn chế về thời gian: Việc phân công công việc một cách hợp lý đòi hỏi thời gian cho đào tạo, giám sát và phản hồi, điều này có thể gặp khó khăn trong môi trường làm việc nhịp độ nhanh
Cách phân công công việc: Tài nguyên và công cụ hữu ích
Nếu bạn muốn trở nên giỏi hơn trong việc phân công công việc, hãy thử sử dụng các công cụ và ý tưởng này.
Để biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Các nhóm sử dụng mẫu Ma trận ưu tiên của ClickUp để đảm bảo rằng họ đang sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc trong danh sách việc cần làm một cách chính xác.
Bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả các công việc cần hoàn thành. Đánh giá mức độ quan trọng của từng công việc và những công việc nào là khẩn cấp.
Đưa chúng vào ma trận ưu tiên để sắp xếp trực quan những việc cần ưu tiên. Các thành viên trong nhóm có thể sử dụng ma trận này làm tham chiếu cho những công việc cần tập trung trước tiên và nhanh chóng biết được công việc tiếp theo là gì.
Để xác định vai trò và trách nhiệm
Để phân công dự án hiệu quả, hãy cung cấp thông tin về cơ cấu tổ chức của dự án.
Các công cụ như ma trận RACI có thể giúp thành viên nhóm hiểu rõ vai trò của mình trong dự án, kết quả dự án và người cần liên hệ khi có vấn đề phát sinh. 📝
Sử dụng mẫu Ma trận phân quyền của ClickUp để hợp lý hóa quá trình ra quyết định trong nhóm của bạn. Chín trường tùy chỉnh cho phép bạn phân quyền, trong khi ba chế độ xem cho phép bạn tạo cơ sở dữ liệu thông tin để mọi người biết ai phụ trách việc gì.
Các công cụ theo dõi tích hợp và cảnh báo phụ thuộc dự án thông báo cho bạn về các rủi ro tiềm ẩn và các cột mốc thành công.
Để thúc đẩy giao tiếp hai chiều và phản hồi
Khi phân công, hãy cung cấp cho nhóm của bạn một công cụ hoặc phương pháp để giao tiếp và chia sẻ phản hồi. Điều này giúp xác định những lĩnh vực mà cả hai bên đều thành công và tìm ra những điểm cần cải thiện.
Một cách để thực hiện việc này một cách có hệ thống là sử dụng Biểu mẫu phản hồi trong ClickUp với logic có điều kiện để cho phép phản hồi chi tiết.
Để đảm bảo hiển thị và minh bạch
Các nhà quản lý đôi khi gặp khó khăn trong việc phân công công việc vì họ sợ mất liên lạc với những gì đang diễn ra. Bạn có thể khắc phục điều này và trao quyền cho nhóm của mình bằng cách áp dụng các công cụ hợp tác hỗ trợ sự tự chủ đồng thời cho phép giám sát tập thể.
Các công cụ quản lý nhiệm vụ tất cả trong một như ClickUp là lựa chọn lý tưởng cho việc này, vì chúng kết hợp giao tiếp, quản lý nhiệm vụ và báo cáo trong một ứng dụng duy nhất cho công việc.
- Cài đặt mục tiêu chung với ClickUp Goals
- Động não tập thể với Bảng trắng ClickUp
- Tài liệu hợp tác thời gian thực với ClickUp Docs
- Trò chuyện thời gian thực diễn ra ngay tại nơi công việc được thực hiện, trong các công việc và tài liệu
- Chế độ xem nhiều công việc giúp hiển thị trạng thái và tiến độ công việc cho mọi người
Tận dụng sức mạnh của việc phân công hiệu quả với ClickUp
Để thành thạo nghệ thuật phân công công việc, bạn cần biết công việc nào cần phân công, phân công cho ai và cách thực hiện hiệu quả. Với những mẹo và tài nguyên về phân công công việc này, bạn sẽ trên đường thực hiện phân công công việc thành công ở tất cả các cấp trong tổ chức của mình.
Hãy dùng thử ClickUp ngay hôm nay để xử lý tất cả các quy trình quản lý dự án của bạn. Từ tổ chức và phân công công việc đến tạo ma trận ưu tiên và sử dụng các công cụ theo dõi để giám sát tiến độ, bạn sẽ tìm thấy những gì mình cần để trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả. 👩🏽💼