Hạn chế là một giới hạn, một tập hợp các ranh giới mà bạn phải làm việc trong phạm vi đó. Hầu hết mọi người đều coi hạn chế là điều tiêu cực, cản trở những gì bạn có thể đạt được.
Trong quản lý dự án, điều ngược lại có thể xảy ra. Hãy tưởng tượng nếu bạn có thời gian vô hạn để phát triển một tính năng. Bạn sẽ không bao giờ hoàn thành nó!
Nếu không có các ràng buộc về phạm vi dự án, bạn sẽ bị đẩy và kéo theo mọi hướng, ảnh hưởng đáng kể đến sự tập trung của bạn. Nếu không có các ràng buộc về nguồn lực, quy trình làm việc của bạn có thể không được tối ưu hóa về hiệu quả hoặc năng suất.
Các ràng buộc dự án giúp tăng hiệu quả và hiệu suất, giúp các nhóm cung cấp phần mềm theo từng bước nhỏ. Các loại ràng buộc khác nhau có tác động khác nhau đến kết quả dự án. Hãy xem xét từng loại một.
Ba hạn chế của quản lý dự án
Một dự án điển hình có thể gặp phải ba loại hạn chế: thời gian, chi phí và phạm vi. Chúng thường được gọi là ba hạn chế. Chúng còn được gọi là tam giác quản lý dự án, tam giác sắt hoặc tam giác dự án.
1. Hạn chế về phạm vi
Phạm vi đề cập đến các tính năng hoặc chức năng của sản phẩm mà nhóm đã đồng ý cung cấp hoặc các công việc mà nhóm dự án đã đồng ý hoàn thành.
Nó phác thảo những việc cần làm và chất lượng cần đạt được. Phạm vi dự án thường cũng quyết định thời gian và chi phí.
Phạm vi dự án tốt mang lại cho các nhóm phát triển sự rõ ràng và tự do để xây dựng phần mềm. Phạm vi dự án xấu sẽ dẫn đến sự mở rộng phạm vi và làm nhóm mất phương hướng.
2. Hạn chế về chi phí
Hạn chế về chi phí là ngân sách, đặt ra các giới hạn về nguồn lực tài chính. Điều này có thể bao gồm một số yếu tố. Ví dụ, một nhóm phát triển phần mềm nhanh có thể có các hạn chế về chi phí dự án sau đây.
- Mức lương của nhóm
- Thiết bị như máy tính xách tay, máy chủ, v.v.
- Phí phụ cấp và chi phí đi lại
- Bất kỳ phần mềm hoặc công cụ tự động hóa nào cần thiết để hoàn thành dự án
Các hạn chế chi phí hiệu quả đảm bảo lợi tức đầu tư (ROI) và kết quả kinh doanh. Một hạn chế chi phí tồi tệ sẽ khiến mọi người mất động lực và bị hạn chế.
3. Hạn chế về thời gian
Các giới hạn thời gian áp dụng cho một dự án. Nói cách khác, đó là thời hạn. Giới hạn thời gian được áp dụng dưới dạng thời hạn cho từng công việc, cột mốc và toàn bộ dự án.
Một hạn chế về thời gian hợp lý cho phép nhóm xây dựng các sản phẩm tốt, đáp ứng tất cả các tiêu chí chấp nhận. Một hạn chế về thời gian không hợp lý hoặc thời hạn gấp rút sẽ buộc nhóm phải cắt giảm chi phí và xây dựng một sản phẩm chất lượng thấp, tích lũy nợ kỹ thuật.
Trong ba yếu tố hạn chế khiến các nhà quản lý dự án mất ngủ, hôm nay chúng ta sẽ tập trung vào hạn chế về thời gian. Chúng ta sẽ xem xét tại sao chúng lại quan trọng và bạn có thể làm gì để tránh chúng làm dự án của bạn bị trật bánh.
Thời hạn là gì?
Hạn chế về thời gian là những giới hạn về thời lượng được đặt ra cho bạn trong suốt dự án khóa học. Ví dụ như thời hạn hoàn thành dự án, thời điểm đưa tính năng vào sản xuất, số giờ làm việc bạn có thể dành cho một tính năng, v.v.
Các hạn chế về thời gian thường được hình dung dưới dạng lịch trình. Ví dụ, bạn sẽ lên lịch cho một dự án với các thời hạn cho giai đoạn lập kế hoạch, phát triển, thử nghiệm, đánh giá cuối cùng, đẩy mạnh sản xuất và bàn giao.
Bất kỳ sự chậm trễ nào trong một trong các giai đoạn có thể gây ra hiệu ứng domino, khiến toàn bộ dự án bị trì hoãn vài ngày/vài tuần. Những sự chậm trễ này tạo ra những hạn chế không cần thiết và nhân tạo đối với việc hoàn thành dự án.
Một nhà quản lý dự án luôn cố gắng tránh những hạn chế nhân tạo phát sinh trong quá trình thực hiện dự án. Dưới đây là một số cách để làm điều đó.
10 Chiến lược để tránh các hạn chế về thời gian
Tránh các hạn chế về thời gian không phải là hoạt động một lần mà là một quá trình liên tục. Các nhóm dự án thiết lập các cấu trúc và hệ thống để tránh tạo áp lực cho bản thân. Một số cách hiệu quả nhất là sử dụng công cụ quản lý dự án như ClickUp. Dưới đây là cách thực hiện.
1. Lập kế hoạch dự án
Một kế hoạch vững chắc sẽ giúp tránh được một nửa các hạn chế. Tạo một kế hoạch dự án toàn diện, nêu rõ các công việc, kết quả mong đợi và thời hạn. Sử dụng chế độ xem Lịch ClickUp để xem bản đồ công việc của bạn.
Đặc biệt chú ý đến các phụ thuộc. Nếu bạn có một công việc phụ thuộc vào công việc khác, việc đẩy công việc sau có thể làm ảnh hưởng đến công việc trước. Chế độ xem biểu đồ Gantt có thể giúp theo dõi các công việc và phụ thuộc chồng chéo nhau.
Sử dụng giai đoạn dự án này để đánh giá các nguồn tài chính cần thiết để hoàn thành đúng thời hạn.
Lần đầu tiên lập kế hoạch dự án? Dưới đây là một số mẫu kế hoạch dự án tuyệt vời để giúp bạn bắt đầu một cách thuận lợi.
2. Xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên
Có một giới hạn tự nhiên về lượng công việc bạn có thể hoàn thành trong một kỳ nhất định. Ưu tiên các công việc phù hợp là rất quan trọng để quản lý thời gian hiệu quả.
Nếu bạn đặt quá nhiều công việc, bạn sẽ không kịp hoàn thành đúng hạn. Nếu bạn lên lịch quá ít, bạn có thể có tài nguyên không được sử dụng, điều này là lãng phí thời gian. Vì vậy, hãy ưu tiên và lên lịch để tối ưu hóa kết quả.
Sử dụng danh sách ưu tiên để hướng dẫn các quyết định của bạn. Thử cân bằng tài nguyên, phân bổ nhiều tài nguyên hơn cho các công việc phức tạp và giúp nhóm duy trì tiến độ.
3. Ước lượng thời gian thực tế
Lịch trình dự án được tạo dựa trên thời gian mà các thành viên trong nhóm nghĩ là cần thiết để hoàn thành từng công việc. Quá trình này, được gọi là ước lượng thời gian, là một phần quan trọng trong quản lý thời gian dự án.
Các nhà quản lý dự án và thành viên nhóm thường dựa trên kết quả thực hiện trong quá khứ để dự báo dự án. Nếu lần trước việc tuân thủ GDPR mất 20 giờ, thì lần này cũng sẽ mất khoảng thời gian tương tự.
Tuy nhiên, ước lượng chỉ là phỏng đoán. Để đảm bảo ước lượng của bạn càng chính xác càng tốt, hãy so sánh chúng với thực tế. Tính năng ước lượng thời gian và theo dõi thời gian của ClickUp được thiết kế chính xác cho mục đích này.
4. Theo dõi thời gian
Đặt thời gian cho mỗi công việc trong dòng thời gian dự án của bạn. Có một số ứng dụng quản lý thời gian cho phép bạn thực hiện việc này.
Tính năng theo dõi thời gian của ClickUp được tích hợp vào nền tảng quản lý dự án, cho phép bạn bắt đầu và dừng đồng hồ bấm giờ hoặc thêm thời gian thủ công cho mỗi công việc bạn đang thực hiện. Sử dụng thông tin này để ước lượng thời gian chính xác hơn.
Theo thời gian, khả năng ước lượng và lập kế hoạch của bạn sẽ được củng cố, giúp giảm bớt các hạn chế về thời gian.
Nếu bạn đang thành lập một nhóm mới hoặc mới sử dụng ClickUp, đây là mười mẫu quản lý thời gian để giúp bạn tận dụng tính năng theo dõi thời gian để tránh những hạn chế trong tương lai.
5. Theo dõi tiến độ thường xuyên
Nếu bạn bắt đầu một dự án và để nó chạy mà không giám sát, bạn sẽ rất ngạc nhiên khi các công việc không được hoàn thành đúng thời hạn. Vì vậy, quản lý các hạn chế về thời gian cần được giám sát thường xuyên.
Sử dụng bất kỳ phần mềm biểu đồ Gantt miễn phí nào để theo dõi xem dòng thời gian có đúng như kế hoạch hay không. Tùy chỉnh Bảng điều khiển ClickUp để xem các báo cáo bạn cần để theo dõi tiến độ của mình. Sử dụng biểu đồ burn-up và burn-down để biết dự án có thể diễn ra như thế nào. Xác định các sự chậm trễ và đưa ra các phương án thay thế.
6. Xác định và giảm thiểu rủi ro
Xác suất bạn không thể hoàn thành công việc đúng hạn là bao nhiêu? Những lý do tiềm ẩn cho điều này là gì?
Trả lời hai câu hỏi này sẽ giúp bạn xác định những rủi ro mà bạn phải đối mặt và đánh giá tác động của chúng đối với dự án. Những rủi ro này có thể là rủi ro tài chính, rủi ro hoạt động hoặc thậm chí là rủi ro hành vi. Tác động của chúng có thể là bất cứ điều gì, từ chậm trễ vài ngày đến hoàn toàn không thể hoàn thành dự án.
Trước khi bắt đầu dự án, tập hợp nhóm để thảo luận về các rủi ro. Xác định và giảm thiểu những rủi ro này để đảm bảo các hạn chế về thời gian của bạn không trở nên trầm trọng hơn.
7. Tối ưu hóa giao tiếp
Những gì thành viên trong nhóm của bạn không biết, họ không thể làm được. Ví dụ, hãy tưởng tượng một tình huống trong đó các tiêu chí chấp nhận cho một tính năng cụ thể không được truyền đạt rõ ràng. Nhà phát triển có thể nghĩ rằng họ đã cung cấp tính năng đó, trong khi nhà phân tích chất lượng có thể không đồng ý. Họ sẽ gửi tính năng đó trở lại cho nhà phát triển, làm tăng thêm thời gian làm lại không cần thiết.
Tránh điều này bằng cách hợp lý hóa tất cả các hoạt động truyền thông trong dự án.
- Ghi chú cuộc họp, yêu cầu và các cuộc hội thoại khác trên ClickUp Docs
- Viết mô tả chi tiết cho từng tính năng/câu chuyện người dùng trong công việc
- Cho phép các thành viên trong nhóm làm rõ bất kỳ điều gì họ cần trong phần bình luận của công việc
- Thêm danh sách kiểm tra/mục hành động để đảm bảo các tiêu chí chấp nhận cho từng tính năng luôn sẵn sàng
- Ngoài những người đang làm việc trên các tính năng, hãy thêm 'người theo dõi' vào nhiệm vụ ClickUp để họ có thể can thiệp nếu cần thiết
8. Quản lý dự án linh hoạt
Đôi khi, dự án không diễn ra như kế hoạch. Các bên liên quan đến kinh doanh có thể đưa ra những thay đổi trong yêu cầu. Các thành viên trong nhóm có thể bị ốm và cần nghỉ thêm ngày. Tổ chức có thể thiếu tiền mặt. Mọi thứ đều có thể xảy ra. Kết quả là, bạn có thể phải đối mặt với những hạn chế về thời gian.
Quản lý dự án Agile được thiết kế để đáp ứng chính xác những tình huống bất ngờ như vậy. Các nhà quản lý dự án Agile phải dự đoán trước các vấn đề tiềm ẩn và lập kế hoạch dự phòng. Hoặc ít nhất, họ phải cảnh báo ban lãnh đạo và quản lý kỳ vọng.
9. Quản lý cuộc họp
"Điều này có thể được gửi qua email" là một câu nói phổ biến trên internet vì một lý do chính đáng. Một trong những yếu tố làm mất thời gian nhất của nhóm phát triển là các cuộc họp, nhiều cuộc họp trong số đó là không cần thiết và không hiệu quả.
Để ngăn chặn các hạn chế về thời gian không lường trước một cách nhất quán, hãy quản lý các cuộc họp tốt hơn. Xem lại các công cụ quản lý thời gian của bạn để hiểu được bao nhiêu thời gian dành cho các cuộc họp. Dựa trên đó, tối ưu hóa các quy trình của bạn.
Chỉ tổ chức các cuộc họp cho các hoạt động cần thảo luận tích cực. Đặt thời gian cho các cuộc họp và thúc đẩy các mục hành động. Ghi lại các ý kiến và quyết định quan trọng để bạn không phải bắt đầu lại từ đầu trong cuộc họp tiếp theo.
Đối với mọi thứ khác, hãy sử dụng một công cụ cộng tác tốt. Các bình luận trong nhiệm vụ ClickUp cho phép các cuộc hội thoại lồng nhau. Chế độ xem trò chuyện của ClickUp cho phép bạn xem tất cả tin nhắn ở một nơi và thực hiện hành động từ đó.
10. Cải tiến liên tục
Các nhóm Agile rất chú trọng đến cải tiến liên tục, và đó là điều hoàn toàn hợp lý. Một nhóm liên tục cải tiến có thể mang lại hiệu quả và giá trị cao hơn trong dài hạn. Ví dụ: bạn đã tối ưu hóa quy trình container hóa cho từng tính năng thông qua cải tiến liên tục.
Sau đó, bạn có thể tự động hóa toàn bộ hoặc một phần của nó, tiết kiệm hơn nữa thời gian và nỗ lực. Đây là một cách quan trọng để tránh các hạn chế về thời gian một cách bền vững.
Chinh phục các hạn chế trong dự án của bạn với ClickUp
Hạn chế là điều không thể tránh khỏi trong mọi dự án. Chúng tôi thậm chí còn cho rằng hạn chế là cần thiết.
Tuy nhiên, những hạn chế bất ngờ và không hợp lý có thể làm dự án bị trật bánh hoàn toàn. Quản lý dự án tốt sẽ ngăn chặn điều đó. ClickUp được thiết kế dựa trên nguyên tắc này.
Với ClickUp, bạn có thể làm theo các phương pháp hay nhất để tránh các hạn chế về thời gian. Các nhiệm vụ, nhiệm vụ phụ và danh sách kiểm tra của ClickUp đảm bảo tính rõ ràng của các yêu cầu. Chế độ xem lịch và biểu đồ Gantt cho phép bạn có cái nhìn tổng quan về công việc đang tiến hành.
Bảng điều khiển ClickUp cung cấp khả năng hiển thị tiến độ dự án. Với tất cả các tài nguyên bạn cần, bạn đã sẵn sàng để chinh phục các hạn chế của dự án với ClickUp. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay bây giờ.