Dự báo dự án trong quản lý dự án là gì?

Hãy tưởng tượng bạn đang chuẩn bị cho một ngày đi biển, nhưng bất ngờ gặp phải một cơn bão.

Sẽ thật hữu ích nếu biết trước thời tiết, phải không?

Tương tự, khi bắt đầu các dự án mới, việc dự báo rõ ràng về kết quả tiềm năng có thể là yếu tố quyết định thành công hay thất bại. Đây là lúc khoa học dự báo dự án phát huy tác dụng.

Cũng giống như các nhà khí tượng học sử dụng dữ liệu và các mẫu để dự báo thời tiết, các nhà quản lý dự án sử dụng các công cụ dự báo dự án để dự đoán tương lai của các công việc. Hiểu được các kết quả dự báo này không chỉ giúp bạn lập kế hoạch hiệu quả mà còn phát triển các chiến lược chủ động để đối phó với những bất ổn chắc chắn sẽ phát sinh.

Dự báo dự án không phải là có một quả cầu pha lê để nhìn thấy tương lai. Thay vào đó, nó là trang bị cho bản thân hoặc nhóm dự án của bạn những kiến thức và công cụ phù hợp để thích ứng và phát triển trong bối cảnh đầy bất ổn.

Vì vậy, hãy cùng đi sâu hơn vào khoa học hấp dẫn này và tìm hiểu cách nó có thể trở thành vũ khí bí mật giúp dự án của bạn thành công.

Dự báo dự án là gì?

Dự báo dự án, hay dự báo quản lý dự án, là khi bạn đưa ra dự đoán hoặc giả định về những gì có thể xảy ra dựa trên dữ liệu, kiến thức và chuyên môn. Bạn đang dự báo kết quả tiềm năng của dự án.

Có ba yếu tố chính cần xem xét trong dự báo quản lý dự án:

Hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn về các lĩnh vực dự báo dự án này.

Thời lượng

Yếu tố đầu tiên cần xem xét là thời lượng của dự án, hoặc thời gian thực hiện dự án. Biết được thời gian thực hiện dự án có nghĩa là bạn có thể lập kế hoạch nguồn lực hiệu quả. Ngoài ra, bạn có thể cung cấp cho khách hàng hoặc người liên hệ nội bộ ước tính chính xác về thời gian hoàn thành dự án. ⌚

Xác định thời gian thực hiện dự án dựa trên các lần lặp lại trước đó, kiến thức của bản thân, kinh nghiệm được chia sẻ hoặc bằng cách hỏi các thành viên khác trong nhóm. Từ đó, chia dự án thành các phần nhỏ hơn hoặc các nhóm công việc để bạn có thể theo dõi và quản lý thời gian hiệu quả hơn, đồng thời tạo dòng thời gian dự án chính xác.

Một cách tuyệt vời để làm điều này là sử dụng công cụ quản lý dự án chuyên dụng. Điều này giúp bạn hiểu được vị trí của mình trong quá trình thực hiện dự án tổng thể mà bạn đã triển khai ban đầu.

Chi phí dự án

Khi bạn đã có ý tưởng sơ bộ về thời gian thực hiện công việc hoặc dự án, bạn cần nghĩ đến chi phí. Có thể dự báo hoặc dự đoán chính xác chi phí của một dự án có nghĩa là bạn có thể lập ngân sách hiệu quả hơn và tránh phải quay lại khách hàng để yêu cầu thêm kinh phí hoặc chấp nhận rủi ro và ảnh hưởng đến lợi nhuận. 💰

Xem xét tất cả các nguồn lực mà dự án của bạn cần và chi phí thực tế của chúng. Điều này bao gồm nhân viên, nhà thầu, vật liệu và công cụ. Sử dụng dữ liệu lịch sử mà bạn có để xây dựng ngân sách dự án chính xác, sau đó theo dõi chi phí để giữ chi phí của bạn càng gần với ngân sách dự báo càng tốt.

Chất lượng

Vấn đề cuối cùng cần xem xét là chất lượng. Tất cả chúng ta đều muốn hoàn thành mọi dự án một cách tốt nhất, nhưng đôi khi những hạn chế như thời gian, ngân sách hoặc nguồn lực buộc chúng ta phải điều chỉnh một số điểm.

Hiểu được chất lượng dự kiến của dự án cuối cùng cho phép bạn minh bạch với khách hàng về các ưu tiên của mình trong mục tiêu cuối cùng là đạt được thành công cho dự án. ✔️

Các nhà quản lý dự án cần xem xét liệu đây có phải là dự án phải bảo đảm chất lượng bằng mọi giá hay là dự án cần tiết kiệm chi phí vật liệu hoặc nhà thầu để ưu tiên hoàn thành dự án đúng thời hạn nghiêm ngặt.

Để làm được điều này, bạn cần có ý tưởng rõ ràng về các loại tài liệu và nguồn lực mà bạn có thể truy cập, chi phí của chúng và thời điểm chúng có sẵn.

Tầm quan trọng của dự báo dự án trong quản lý dự án

Dự báo dự án giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về những thách thức có thể gặp phải trong quá trình thực hiện, từ đó bạn có thể lập kế hoạch trước và biến dự án thành công, đúng thời hạn và đúng ngân sách thành hiện thực.

Các lợi ích khác của việc sử dụng phương pháp dự báo quản lý dự án bao gồm:

Dự báo quản lý dự án có thể tốn thời gian quý báu, nhưng nó chắc chắn đáng giá. Nếu không có dự báo dự án (hoặc nhiều dự báo), bạn sẽ không biết dự án sẽ mất bao lâu, cần những nguồn lực nào hoặc kết quả cuối cùng sẽ ra sao.

Với dự báo chính xác, nhóm của bạn và khách hàng cuối cùng sẽ có chế độ xem rõ ràng về các yêu cầu và kết quả dự kiến.

Ví dụ về dự báo quản lý dự án trong thực tế

Hiểu tầm quan trọng của dự báo dự án và biết cách áp dụng vào thực tế là hai việc hoàn toàn khác nhau. Dưới đây là một ví dụ về dự báo quản lý dự án trong thực tế để bạn có thể thấy những gì liên quan đến công việc này.

Một khách hàng đã liên hệ với công ty của bạn và yêu cầu bạn hợp tác trong một dự án xây dựng thương mại mới. Bạn đã từng làm việc với họ trước đây, nên bạn biết rằng chất lượng dự án là điều rất quan trọng đối với họ và họ sẵn sàng đầu tư thêm ngân sách để có được nhóm làm việc tốt nhất cho dự án. 👷

Xây dựng kế hoạch dự báo

Sau khi thu thập tất cả thông tin cơ bản để thiết lập các biện pháp kiểm soát dự án, bạn sẽ muốn xây dựng dự báo dự án.

Để làm được điều này, hãy cân nhắc:

Đây không phải là tất cả các bước liên quan đến việc quản lý dự án thành công, nhưng là những gì bạn cần để tạo ra dự báo dự án chính xác. Sau khi hoàn thành dự báo, bạn có thể chia sẻ với khách hàng để tạo ra một quy trình minh bạch hơn.

10 mẹo dự báo dự án tốt nhất cho các nhóm dự án

Sử dụng các mẹo dự báo quản lý dự án của chuyên gia này vào lần tới khi bạn cần hiểu lộ trình phía trước của một dự án.

1. Đặt mục tiêu dự án

Là một phần của quy trình lập kế hoạch dự án, hãy đặt mục tiêu SMART. Tạo các mục tiêu kết quả dự án cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn. Không chỉ mục tiêu của bạn sẽ tập trung hơn, mà bạn còn biết được các chỉ số để theo dõi chúng.

Sử dụng ứng dụng theo dõi mục tiêu như ClickUp Goals để thiết lập, phân công, theo dõi và ăn mừng khi đạt được mục tiêu của bạn. Khi đã có mục tiêu cụ thể, bạn có thể sử dụng chúng để hướng dẫn quá trình dự báo dự án của mình. Biết rằng bạn muốn đạt được X vào ngày Y cho phép bạn làm việc ngược lại để xây dựng một khung thời gian thực tế, sau đó ước tính khả năng sẵn có của nguồn lực và chi phí. 🎯

2. Xem xét dữ liệu lịch sử

Để dự báo dự án chính xác, lý tưởng nhất là bạn cần sử dụng dữ liệu dự án thực tế. Nơi tốt nhất để tìm dữ liệu này là trong các công việc trước đây của bạn về các dự án tương tự hoặc thông qua dữ liệu mà công ty nói chung lưu trữ về nguồn lực, công việc hoặc chi phí.

Với dữ liệu chính xác, dự đoán của bạn sẽ ngay lập tức trở nên chính xác hơn. Nếu đây là một dự án hoàn toàn mới, bạn có thể không có nhiều dữ liệu để sử dụng cho dự đoán của mình. Trong trường hợp đó, hãy xem liệu bạn có thể thu thập thông tin chi tiết từ các nhóm khác hoặc kết quả của các dự án khác trong lĩnh vực của bạn hay không. 📈

3. Tạo nhiều dự báo

Dễ dàng bị cám dỗ muốn đưa ra một dự báo chính xác tuyệt đối mà bạn có thể tin tưởng tuyệt đối. Tuy nhiên, trên thực tế, điều đó thường không xảy ra, và việc đưa ra nhiều dự báo khác nhau thực sự là cách tuyệt vời để chứng minh chuyên môn của bạn.

Tạo nhiều dự báo xem xét các kết quả có thể xảy ra khác nhau với ước tính chi phí, sản phẩm đầu ra, khung thời gian và nhóm dự án hơi khác nhau dựa trên những gì có sẵn. Có nhiều hơn một phương án tiềm năng sẽ giúp bạn có nhiều lựa chọn khi gặp trở ngại và cho khách hàng thấy rằng bạn tin rằng có nhiều hơn một cách để đạt được kết quả thành công. 📊

4. Theo dõi thời gian của bạn

Để có thể đưa ra dòng thời gian thực tế cho các dự án, trước tiên bạn phải hiểu rõ thời gian thực hiện từng công việc. Đây là bước quan trọng trong dự báo dự án.

Sử dụng tính năng theo dõi thời gian dự án của ClickUp để có chế độ xem chính xác về thời gian thực tế của từng nhiệm vụ hoặc hoạt động dự án. Theo dõi thời gian, đặt ước lượng và xem báo cáo nêu rõ cách các thành viên trong nhóm sử dụng thời gian của họ.

Nếu bạn muốn tăng năng suất của nhóm, hãy áp dụng các kỹ thuật quản lý thời gian và sử dụng các mẫu quản lý thời gian của chúng tôi để giảm thiểu thời gian lãng phí và làm việc hiệu quả hơn. ⏰

5. Dành thời gian cho các công việc có thể bị chậm trễ

Mặc dù theo dõi thời gian giúp bạn có chế độ xem về thời gian thực tế của từng hoạt động, nhưng bạn không thể dựa vào mỗi lần lặp lại của công việc đó để đưa ra mọi quyết định. Thay vào đó, hãy dành thời gian trong thời lượng dự án để các hoạt động có thể kéo dài hơn thời gian dự kiến.

Cho nhóm của bạn một chút không gian để thở có nghĩa là họ có thể làm việc với tốc độ ổn định và làm việc tốt nhất, không bị áp lực phải hoàn thành mọi công việc như thể không có việc gì khác trong danh sách công việc cần làm. Thời gian thêm này cũng có nghĩa là bạn có nhiều khả năng đi đúng tiến độ dự án và có thể báo cáo trạng thái "đúng hạn" cho khách hàng. ✅

6. Trở thành chuyên gia trong quản lý tài nguyên

Rất khó để lập kế hoạch tài nguyên dự án nếu bạn không nắm vững việc quản lý nhân sự và tài nguyên. Bạn cần hiểu rõ về tính sẵn có của tài nguyên, chi phí, lịch trình và quản lý nhân sự để tạo ra dự báo dự án chính xác nhất.

Phân bổ và dự báo tài nguyên là một phần quan trọng của quản lý tài nguyên, vì vậy đây là một kỹ năng đáng phát triển. Khi bạn có thể xem xét điểm mạnh, kỹ năng, lịch trình, kỳ nghỉ hoặc thời gian làm việc quá sức của các thành viên trong nhóm, bạn có thể xây dựng dự đoán phản ánh tác động thực sự của từng tài năng độc đáo trong nhóm.

Sử dụng chế độ xem Lịch của ClickUp để xem tình trạng sẵn sàng và khối lượng công việc của nhóm trong nháy mắt. Xây dựng lịch dự báo mạnh mẽ dựa trên tình trạng sẵn sàng của họ và xem các nhiệm vụ dự án, dòng thời gian và không gian tiềm năng chưa sử dụng trong chế độ xem theo tuần hoặc tháng. 📅

7. Xem lại dự báo ban đầu của dự án

Dự báo dự án của bạn không phải là bất di bất dịch — thực tế, bạn nên xem xét lại dự báo khi dự án tiến độ vượt qua giai đoạn ban đầu. Kiểm tra dự báo của bạn trong toàn bộ dự án có nghĩa là bạn có thể hành động chủ động nếu nhận thấy dự án đang đi chệch hướng.

Xây dựng các cột mốc trong quy trình dự báo và thống nhất kiểm tra tại các điểm khóa để theo dõi tiến độ. Quyết định xem con đường hiện tại của bạn có còn phù hợp với dự đoán khả thi nhất hay đã bắt đầu chuyển hướng sang một hướng khác. 📝

8. Chia sẻ dự báo dự án của bạn với những người khác

Có nhận thức nội bộ về kết quả dự án có thể xảy ra và các hướng đi trong tương lai luôn hữu ích, nhưng điều còn có tác động hơn là chia sẻ điều này với những người khác. Đừng giữ bí mật dự báo dự án của bạn; hãy chia sẻ chúng với các bên liên quan và nhóm dự án rộng hơn như một phần của báo cáo dự án để họ biết những gì đang xảy ra.

Giống như tất cả các lĩnh vực quản lý dự án, sự cởi mở và minh bạch giúp cải thiện giao tiếp và niềm tin giữa nhóm và khách hàng. Chia sẻ dự báo và dự đoán của bạn với các bên liên quan để họ cảm thấy tin tưởng hơn vào khả năng của bạn, không chỉ trong việc hoàn thành công việc mà còn theo dõi sự thay đổi và hành động khi cần thiết. 🙌

9. Sử dụng các công cụ dự báo dự án

Mọi nhóm mạnh mẽ đều cần phần mềm quản lý dự án hiệu quả để nâng cao kỹ năng và hợp lý hóa các công việc liên quan đến việc thực hiện các dự án thành công. Đầu tư vào phần mềm không chỉ cho phép bạn quản lý dự án mà còn dự báo dự án, như ClickUp.

ClickUp có đầy đủ các tính năng được thiết kế dành riêng cho các nhóm dự án và dự báo. Sử dụng Nhiệm vụ ClickUp để quản lý danh sách việc cần làm và các hoạt động dự án, đồng thời quản lý toàn bộ dự án từ đầu đến cuối với Quản lý dự án ClickUp.

Đặt kỳ vọng và hiểu thời gian thực hiện mỗi công việc với ước lượng thời gian của ClickUp. Sử dụng mẫu quản lý chương trình hoặc Mẫu Lịch trình Dự án của ClickUp để xây dựng dòng thời gian trực quan để theo dõi tiến độ của bạn. Giữ liên lạc với các thành viên trong nhóm theo thời gian thực với Trò chuyện ClickUp và sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để trực quan hóa tiến độ của bạn trên nhiều dự án cùng một lúc. ⚒️

10. Đánh giá độ chính xác của các dự báo của bạn

Khi dự án hoàn thành, tốt nhất là so sánh kết quả thực tế với ước tính ban đầu. Điều này cung cấp cho nhóm và các bên liên quan một điểm tham chiếu và so sánh hữu ích, đồng thời cho phép bạn xác định các cơ hội để cải thiện dự báo hoặc quy trình làm việc trong tương lai.

Đánh giá hiệu suất dự án và so sánh với dự báo ước tính của bạn. Xác định xem bạn đã đạt được mục tiêu hay chưa, dòng thời gian có bị trễ hay không và bạn có hoàn thành dự án trong phạm vi ngân sách đã đặt ra hay không.

Sử dụng dữ liệu mới này để tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả quy trình và cải thiện độ chính xác của các dự báo trong tương lai. 👀

Cải thiện thành công của dự án với các kỹ thuật dự báo quản lý dự án

Dự báo dự án chính xác cho phép nhóm của bạn làm việc hiệu quả nhất mà không có áp lực không cần thiết, đồng thời giúp khách hàng và các bên liên quan hiểu những gì có thể xảy ra trong dòng thời gian của dự án. Sử dụng các mẹo trên để cải thiện phương pháp dự báo quản lý dự án, từ đó bạn có thể đưa ra dự đoán chính xác, dựa trên dữ liệu và chiến lược cho các dự án trong tương lai.

Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ không chỉ giúp dự báo dự án dễ dàng hơn mà còn có thể hợp lý hóa toàn bộ quy trình quản lý dự án, hãy dùng thử ClickUp miễn phí. Nền tảng của chúng tôi cung cấp cho các nhóm dự án một sự kết hợp tính năng vượt trội để quản lý dự án, công việc và tài nguyên. ✨