Quản lý chương trình đòi hỏi kỹ năng cao về giao tiếp, lập kế hoạch và thực thi. Mặc dù bạn là một ngôi sao và có thể tự mình làm mọi việc, nhưng sự hỗ trợ dưới dạng mẫu sẽ giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực, để bạn có thể tập trung vào thành công của tổ chức và ít phải lo lắng về những công việc có thể tự động hóa.
Ở đây, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách các mẫu quản lý chương trình có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và những điều cần tìm kiếm trong các công cụ này. Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ một số mẫu kế hoạch quản lý chương trình yêu thích của chúng tôi để bạn bắt đầu. ?
Hãy bắt đầu làm cho nỗ lực quản lý dự án của bạn trở nên dễ dàng hơn, bạn có muốn không?
Mẫu quản lý chương trình là gì?
Quản lý chương trình tương tự như quản lý dự án, với một vài điểm khác biệt quan trọng. Trong quản lý dự án, bạn tập trung vào việc tạo ra các sản phẩm nhỏ hơn từ một dự án cụ thể. Trong quản lý chương trình, bạn xử lý hàng chục dự án phức tạp và liên kết với nhau, tạo thành một hệ thống lớn hơn.
Mục tiêu của kế hoạch quản lý chương trình là hỗ trợ tổ chức hoặc doanh nghiệp thông qua nhiều phương thức. Những vai trò này đòi hỏi mức độ lãnh đạo, phối hợp và giao tiếp cao hơn.
Đó là lúc các công cụ quản lý chương trình như mẫu phát huy tác dụng. Mẫu quản lý chương trình là công cụ giúp đơn giản hóa các bước quản lý các dự án liên quan đến nhau. Chúng có thể giúp bạn tạo kế hoạch dự án riêng lẻ, xác định các mối phụ thuộc giữa các dự án và tạo bản đồ lộ trình để lập kế hoạch dự án.
Một số mẫu cũng có thể giúp bạn theo dõi quá trình chương trình, soạn thảo đề xuất chương trình và tiến hành kiểm tra các quy trình hiện có. ✅
Điều gì tạo nên một mẫu quản lý chương trình tốt?
Sẵn sàng sử dụng mẫu quản lý chương trình để lập kế hoạch quy trình dễ dàng hơn?
Dưới đây là những yếu tố tạo nên một mẫu quản lý chương trình tuyệt vời:
- Tổng quan và hiển thị phạm vi dự án: Một khía cạnh quan trọng của quản lý chương trình là biết mục tiêu cuối cùng của bạn. Tìm các mẫu nơi bạn có thể phác thảo kế hoạch chương trình và các mục tiêu chính
- Công cụ để xác định các yếu tố khóa và phụ thuộc: quản lý chương trình phụ thuộc rất nhiều vào việc xác định các hạn chế tiềm ẩn. Hãy tìm các mẫu cung cấp các tính năng cho cấu trúc tổ chức và bản đồ lộ trình để giữ cho chương trình đúng tiến độ
- Chức năng dòng thời gian: Các chương trình bao gồm nhiều dự án khác nhau với ngày đáo hạn cho các sản phẩm phải hoàn thành. Theo dõi tiến độ bằng mẫu để tạo dòng thời gian và khung thời gian cho các mục tiêu của chương trình
- Hỗ trợ hợp tác: Để trở thành một nhà quản lý chương trình thành công, bạn cần phải điều phối nhiều dự án, đôi khi giữa các bộ phận khác nhau. Một mẫu tuyệt vời sẽ giúp các thành viên trong nhóm cũng như các bên liên quan hợp tác nhịp nhàng, cho dù đó là công cụ lập lịch trình dự án phần mềm quản lý dự án
- Bảng điều khiển có thể tùy chỉnh: Chế độ xem được cá nhân hóa cung cấp thông tin chi tiết về các bước cụ thể của chương trình, giúp theo dõi quy trình dễ dàng hơn và cho phép bạn kiểm soát quyền truy cập ở các giai đoạn khác nhau trong kế hoạch quản lý chương trình
10 mẫu quản lý chương trình miễn phí để sử dụng
Với các mẫu quản lý chương trình, bạn có thể tiết kiệm thời gian cho dù đang phác thảo phạm vi của nhiều dự án hay tìm cách hợp lý hóa quy trình. Có rất nhiều mẫu để lựa chọn, vì vậy bạn có thể chọn mẫu phù hợp với nhu cầu của mình.
Từ các mẫu giúp bạn theo dõi quy trình công việc đến các mẫu cho phép bạn phân tích tất cả các quy trình hiện có, luôn có cách để giúp công việc của bạn nhanh hơn và hiệu quả hơn. Và với các công cụ cải tiến quy trình và công cụ lập bản đồ quy trình, bạn có thể tạo lộ trình cho các chương trình và theo dõi tiến độ từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành.
Dưới đây là danh sách 10 mẫu yêu thích của chúng tôi mà bạn có thể sử dụng ngay bây giờ. ✨
1. Mẫu quản lý chương trình ClickUp
Mẫu Quản lý chương trình của ClickUp giúp bạn dễ dàng theo dõi nhiều dự án và mối quan hệ của chúng với mục tiêu chương trình lớn hơn. Nhanh chóng tạo thư mục cho các dự án khác nhau và chỉ định công việc, thời hạn và cột mốc cho từng dự án trong dòng thời gian của dự án.
Tạo chế độ xem vấn đề và rủi ro để xác định các trở ngại tiềm ẩn và giải quyết vấn đề ngay khi chúng phát sinh để tránh làm chương trình bị trật bánh, từ đó bạn có thể kiểm soát các kết quả dự án của mình với mẫu biểu đồ Gantt này và có cái nhìn toàn diện về tiến độ dự án.
Chuyển sang chế độ xem Bảng trong mẫu kế hoạch dự án này để có cái nhìn tổng quan về những gì đã hoàn thành, những gì đang tiến độ và những gì sắp tới. ✍️
2. Mẫu báo cáo trạng thái chương trình ClickUp
Với Mẫu báo cáo trạng thái chương trình của ClickUp, việc cung cấp thông tin cập nhật về tình trạng chương trình và các dự án riêng lẻ chưa bao giờ dễ dàng đến thế. Tạo tổng quan về chương trình với bố cục trực quan, dễ nhìn bằng các biểu đồ, đồ thị và bảng biểu nêu bật những thông tin quan trọng nhất.
Điền vào phần mẫu Biểu đồ tình trạng chương trình để xác định trạng thái của từng dự án trong chương trình lớn hơn. Dùng mã màu xanh lá cây để đánh dấu các dự án đang tiến triển thuận lợi, màu vàng để đánh dấu các dự án có vấn đề và màu đỏ để đánh dấu các dự án cần được xử lý ngay để trở lại tiến độ.
Tạo biểu đồ Gantt để hình dung toàn bộ lộ trình chương trình và sử dụng biểu đồ để xác định các biện pháp kiểm soát dự án và phân bổ nguồn lực. Người quản lý chương trình cũng có thể đi sâu hơn vào các rủi ro của dự án bằng bảng nêu rõ các vấn đề và mục hành động đã được xác định.
3. Mẫu theo dõi chương trình ClickUp
Một khía cạnh khó khăn của quản lý chương trình là duy trì chế độ xem rõ ràng về mọi thứ đang diễn ra. Với nhiều dự án đang tiến hành và nhiều thành viên trong nhóm, rất dễ để bỏ sót một số việc. Giờ đây, điều đó không còn là vấn đề nữa nhờ Mẫu theo dõi chương trình từ ClickUp.
Mẫu kế hoạch dòng thời gian này giúp hiển thị từng dự án đồng thời xác định mức độ ưu tiên của chúng.
Người quản lý chương trình có thể sử dụng các chế độ xem khác nhau để xác định dòng thời gian dự án cho từng bộ phận và nêu bật sức chứa công việc của từng thành viên trong nhóm. Bắt đầu bằng cách xác định chương trình trong chế độ xem Danh sách dự án.
Tạo và phân công công việc cho các thành viên nhóm dự án khác nhau, đồng thời thêm ngày đáo hạn để tạo dòng thời gian cho từng dự án. Trong chế độ xem Dòng thời gian, nhóm các hoạt động theo bộ phận và lọc theo giai đoạn dự án để theo dõi tiến độ chương trình.
Sử dụng chế độ xem Khối lượng công việc để xem công việc được phân chia giữa các nhân viên như thế nào. Sử dụng thông tin này từ cấu trúc phân chia công việc để phân công lại công việc, phân bổ lại khối lượng công việc và điều chỉnh dòng thời gian để chương trình diễn ra thành công. ?
4. Mẫu tóm tắt chương trình ClickUp
Bạn cần một cách để cung cấp thông tin cập nhật chương trình nhanh chóng và tóm tắt ngắn gọn? Hãy sử dụng Mẫu tóm tắt chương trình của ClickUp. Sử dụng mẫu báo cáo tiến độ một trang này để cung cấp cho các bên liên quan hoặc thành viên nhóm bận rộn thông tin chi tiết về trạng thái dự án mà không cần họ phải đọc báo cáo dài dằng dặc.
Bao gồm các thông tin như tổng quan về tiến độ, đề cập nhanh các vấn đề và giải pháp đề xuất, cũng như các bước tiếp theo quan trọng.
5. Mẫu đề xuất chương trình ClickUp
Quản lý chương trình không chỉ là theo dõi và xử lý tiến độ của các dự án liên kết với nhau. Một khía cạnh quan trọng của quản lý chương trình là xác định các dự án và chương trình mới có thể hỗ trợ các mục tiêu dự án chính của tổ chức.
Với Mẫu đề xuất chương trình của ClickUp, người quản lý chương trình có thể dễ dàng trình bày ý tưởng của mình với cấp quản lý cấp cao.
Bắt đầu bằng cách điền các thông tin cơ bản về đề xuất của bạn, chẳng hạn như mô tả chương trình cùng với các mục tiêu, phương pháp, bố cục và ngân sách đề xuất.
Với giao diện trực quan và chi tiết ngắn gọn, văn phòng quản lý dự án (PMO) chắc chắn sẽ được "phê duyệt"! ?
6. Mẫu điều lệ chương trình ClickUp
Một cách tuyệt vời khác để cung cấp tổng quan nhanh về chương trình là sử dụng Mẫu Điều lệ Chương trình của ClickUp. Sử dụng mẫu điều lệ lập kế hoạch dự án này để phác thảo kế hoạch quản lý dự án trong suốt chu kỳ dự án.
Bắt đầu bằng cách lập kế hoạch tổ chức chương trình, bao gồm tiêu đề chương trình, kế hoạch truyền thông và lịch trình dự án, bao gồm ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Các quản lý dự án có thể sử dụng mẫu này để tìm hiểu sâu hơn về từng thành viên trong nhóm sẽ đóng vai trò trong chương trình và các mục tiêu.
Với mẫu quản lý dự án miễn phí này, bạn có thể phác thảo các chỉ số sẽ sử dụng để xác định dự án thành công, phạm vi công việc, các sáng kiến và kế hoạch hành động.
Giữ thư mục này ở một địa điểm dễ truy cập trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn. Bằng cách đó, người quản lý dự án hoặc nhân viên và các bên liên quan của bạn có thể tham khảo khi thực hiện chương trình, đảm bảo họ luôn nắm rõ các mục tiêu và cột mốc cần đạt được.
Hợp lý hóa quản lý chương trình của bạn với quản lý dự án AI!
7. Mẫu Bảng Tăng Cường Chương Trình ClickUp
Chương trình tăng dần thiết lập dòng thời gian và mục tiêu cho các nhóm nhanh nhẹn là một phần của Agile Release Train lớn hơn. Sử dụng Mẫu Bảng tăng dần chương trình của ClickUp nếu bạn muốn thêm tự động hóa vào bước lập kế hoạch quan trọng này.
Chế độ xem Bảng trắng được thiết kế để hợp tác, vì vậy người quản lý dự án có thể sử dụng chế độ này để giúp nhóm brainstorming và theo dõi ý tưởng từ tất cả các bên liên quan trong quá trình thực hiện.
Bắt đầu bằng cách xác định các giai đoạn của kế hoạch chương trình, sau đó xác định các thành viên trong nhóm chương trình. Phân bổ sức chứa và tải cho các thành viên nhóm và bộ phận khác nhau dựa trên tình trạng sẵn sàng để theo dõi quy trình công việc.
Tiếp theo, thêm các cột mốc và hoạt động vào danh sách công việc để có cái nhìn trực quan về trách nhiệm của từng người. ?️
8. Mẫu chương trình kiểm toán ClickUp
Giúp nhóm kiểm toán của bạn làm việc dễ dàng hơn với mẫu kế hoạch quản lý chương trình tập trung vào quản lý tài nguyên. Với Mẫu chương trình kiểm toán của ClickUp, bạn có thể theo dõi tài sản cố định để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn của công ty.
Sử dụng chế độ xem tóm tắt để phác thảo các mục tiêu chính của chương trình kiểm toán trong mẫu quản lý dự án.
Sau đó, bạn có thể sử dụng chế độ xem Bảng theo thủ tục để xem vị trí của từng mục trong quy trình kiểm tra. Chuyển sang chế độ xem Bảng kết quả kiểm tra để sắp xếp các công việc theo điểm kiểm tra.
Khi bạn sẵn sàng tạo danh sách việc cần làm cho kế hoạch hành động, hãy chuyển sang chế độ xem Danh sách cần chú ý để xem phân tích nhanh thời gian thực về tất cả các mục cần giải quyết. Chế độ xem Bảng giúp bạn dễ dàng theo dõi tất cả các dự án trong một chế độ xem để bạn có thể lập kế hoạch dự án tối ưu cho quy trình kiểm toán của mình.
9. Mẫu quy trình hiệu quả của ClickUp
Là một nhà quản lý chương trình, bạn cần phải hiệu quả và có khả năng thích ứng để đáp ứng nhu cầu của môi trường kinh doanh không ngừng phát triển. Mẫu Quy trình hiệu quả của ClickUp được thiết kế để tăng năng suất và tối ưu hóa các quy trình kế hoạch quản lý chương trình.
Từ việc tiến hành phân tích đến tạo các mục hành động để quản lý thay đổi, mẫu này giúp bạn trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả hơn.
Để bắt đầu, hãy phác thảo tất cả các hoạt động quy trình cần được tối ưu hóa. Sử dụng chế độ xem Danh sách Tổng quan Quy trình để tạo công việc cho từng hoạt động. Điền vào các trường tùy chỉnh của mẫu quản lý dự án, bao gồm mô tả quy trình, mức độ nỗ lực, vai trò và thời hạn.
Đối với các quy trình cần thêm công việc, hãy tạo các công việc con để chia nhỏ thành các công việc dễ quản lý hơn trong mẫu quản lý dự án.
Chế độ xem Biểu đồ Gantt nhanh chóng vẽ tất cả các mục nhập của bạn vào một biểu đồ để trực quan hóa lịch trình dự án. Chế độ xem này cũng nêu bật các mối phụ thuộc để bạn có thể xác định bất kỳ trở ngại tiềm ẩn hoặc lĩnh vực nào có thể khiến chương trình bị đình trệ trong các giai đoạn dự án khác nhau.
Bạn muốn tìm cách hợp tác khi brainstorming các quy trình lập kế hoạch? Chuyển sang chế độ xem Bảng trắng Sơ đồ SIPOC. Nếu bạn là người thích hình ảnh, hãy sử dụng chế độ xem Bảng trắng Bản đồ quy trình để xem bản đồ quy trình của bạn dưới dạng hình ảnh. ?️
10. Mẫu kiểm tra quy trình ClickUp
Phân tích và cải thiện quy trình của bạn bằng Mẫu Kiểm tra Quy trình của ClickUp. Dựa trên Phương pháp Phần mềm Mềm, mẫu này tập trung vào hệ thống và tư duy thực tế khi thực hiện kiểm tra. Trường tùy chỉnh cho tệp cho phép bạn tải lên tài liệu dự án và bảng tính để hỗ trợ nghiên cứu và phát hiện của bạn.
Sử dụng mẫu này để tiến hành cải tổ toàn bộ quy trình của bạn hoặc tích hợp vào hệ thống kiểm toán để cập nhật và đánh giá quy trình thường xuyên, đảm bảo quy trình được tối ưu hóa. Mẫu quản lý dự án có năm tab, mỗi tab được thiết kế để cung cấp thông tin chi tiết về quy trình của bạn, cách cải thiện quy trình và các mục hành động để thực hiện những thay đổi đó.
Trong tab Mô hình hóa, tạo khung cho quy trình kiểm toán. Tại đây, bạn có thể thêm các công việc, bao gồm công việc phác thảo quy trình hiện tại, xác định các lỗ hổng, tạo đề xuất thay đổi và so sánh các mô hình với tình huống thực tế trong kế hoạch dự án của bạn.
Trong tab Phân tích quy trình, tìm hiểu sâu hơn về các chi tiết cụ thể của quy trình hiện tại. Điều này có thể bao gồm mức độ hiển thị của quy trình đối với các thành viên trong nhóm, các tài nguyên cần thiết và quy trình giám sát.
Chuyển đến tab Phân tích CATWOE để sử dụng khung giải quyết vấn đề nhằm xác định các lĩnh vực cần cải thiện trong quy trình của bạn. CATWOE là viết tắt của Clients (Khách hàng), Actors (Các bên liên quan), Worldview (Quan điểm thế giới), Owners (Chủ sở hữu) và Environment (Môi trường).
Bằng cách đánh giá từng mẫu, bạn có thể đưa ra các mục tiêu và quy trình chương trình phù hợp hơn với tổ chức và khách hàng của mình.
Cuối cùng, tab Quản lý thay đổi là nơi lý tưởng để nêu bật bất kỳ thông tin chi tiết nào được phát hiện trong quá trình kiểm tra quy trình và vạch ra các bước tiếp theo. Tùy thuộc vào mức độ thay đổi cần thiết, bạn có thể chia nhỏ các công việc này thành các giai đoạn khác nhau hoặc chỉ cần tạo một hoặc hai công việc để giải quyết các vấn đề.
Nâng cao khả năng quản lý chương trình của bạn với các mẫu theo dõi chương trình
Quản lý chương trình là một công việc đầy thách thức nhưng cũng rất bổ ích. Bạn sẽ cần phát huy kỹ năng giao tiếp và khả năng lập kế hoạch để phát triển các chương trình hỗ trợ mục tiêu của tổ chức.
Từ việc động não đến theo dõi thời gian đến hoàn thành dự án, bạn cần phải tập trung để hoàn thành công việc trong kế hoạch dự án của mình.
Nhận hỗ trợ từ các công cụ như các mẫu quản lý chương trình trong danh sách này, có thể giúp bạn thực hiện mọi việc, từ lập lịch trình đến kiểm tra tiến độ.
Sẵn sàng nâng cao kỹ năng quản lý chương trình của bạn lên một tầm cao mới?
Hãy dùng thử ClickUp ngay hôm nay!
Bắt đầu bằng cách duyệt qua các mẫu PMO và tích hợp của chúng tôi, được thiết kế để bạn có thể tạo kế hoạch hành động, kiểm toán, bản đồ lộ trình và hơn thế nữa cho tất cả các nhu cầu quản lý chương trình của bạn. ?