Mỗi dự án đều có các bên liên quan, và cách bạn xây dựng mối quan hệ với những người này có thể quyết định sự thành công hay thất bại của dự án. Mối quan hệ bền chặt giúp xây dựng lòng tin và trao quyền cho nhóm của bạn sử dụng chuyên môn để đạt được mục tiêu dự án, trong khi mối quan hệ kém có thể dẫn đến xung đột và khách hàng không hài lòng.
Quản lý mối quan hệ với các bên liên quan đòi hỏi thời gian, nỗ lực và ý định. Hãy giúp toàn bộ quá trình diễn ra suôn sẻ hơn với sự trợ giúp của kế hoạch quản lý các bên liên quan.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ trình bày những kiến thức cơ bản về quản lý các bên liên quan, lý do tại sao nó quan trọng và cách tạo kế hoạch quản lý các bên liên quan của riêng bạn.
Hãy cùng tìm hiểu.
Quản lý các bên liên quan trong quản lý dự án là gì?
Các bên liên quan là những người bạn làm việc cùng (hoặc cho) trong một dự án. Họ là những người không thể thiếu cho sự thành công của dự án và là những người cần được cập nhật tiến độ dự án trong suốt quá trình thực hiện.
Quản lý các bên liên quan là nghệ thuật và quá trình xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với những người này trong suốt dự án để bạn có thể đạt được kết quả dự án tốt nhất. 🏆
Quản lý các bên liên quan đến dự án không chỉ là lập danh sách tất cả những người có liên quan đến dự án của bạn. Đây là một quá trình bao gồm phân loại và sắp xếp thứ tự ưu tiên của các bên liên quan, cũng như điều chỉnh cách thức giao tiếp với từng bên.
Mục đích là tạo ra trải nghiệm suôn sẻ, hiệu quả và hiệu quả cho các bên liên quan đến dự án.
Các loại bên liên quan
Điều phối các bên liên quan trong quản lý dự án là gì? Khi nghĩ đến các bên liên quan chính, chúng ta thường nghĩ đến khách hàng chính và bất kỳ bên thụ hưởng nào khác, nhưng trên thực tế, danh sách các bên liên quan đến dự án của bạn còn rộng hơn nhiều.
Các bên liên quan là bất kỳ ai bị ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp bởi dự án của bạn và bất kỳ ai quan tâm sâu sắc đến sự thành công của dự án, chẳng hạn như nhà đầu tư hoặc cơ quan chính phủ. Điều này có nghĩa là bạn có thể có các bên liên quan nội bộ và bên ngoài trong kế hoạch quản lý dự án của mình.
Các bên liên quan thường có ảnh hưởng, có quyền ra quyết định hoặc có lợi ích tài chính trong dự án và đảm nhận vai trò riêng trong nhóm dự án, chẳng hạn như khách hàng chính hoặc đối tác quan trọng. 🤝
Các loại bên liên quan phổ biến nhất trong dự án bao gồm:
- Khách hàng
- Cố vấn
- Các cơ quan chính phủ
- Nhà tài trợ dự án
- Nhà đầu tư
- Đại diện được bầu cử
- Thành viên Hội đồng quản trị và giám đốc điều hành
- Chủ sở hữu đất đai hoặc tài nguyên
- Nhà cung cấp và nhà phân phối (xem các mẫu danh sách nhà cung cấp này)
- Nhà thầu và nhà thầu phụ
- Thành viên nhóm dự án
- Người dùng cuối
- Các thành viên của cộng đồng
Danh sách này không phải là danh sách đầy đủ. Bạn có thể thấy rằng trong dự án của mình có những bên liên quan nội bộ đảm nhận các vai trò khác hoặc có trách nhiệm riêng. Khi bắt đầu dự án, hãy dành thời gian để xác định các bên liên quan từ mọi góc độ, cẩn thận để không bỏ sót ai.
Tại sao quản lý các bên liên quan lại quan trọng?
Các dự án thường có nhiều bên liên quan nội bộ và bên ngoài, và việc theo dõi mọi người và mọi thứ diễn ra trong dự án sẽ nhanh chóng trở thành một thách thức nếu không có phương pháp quản lý hiệu quả.
Quản lý các bên liên quan là rất quan trọng, giúp bạn tổ chức công việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên của các bên liên quan và mang lại cơ hội thành công cao nhất cho dự án của bạn. Quản lý các bên liên quan hiệu quả giúp bạn:
- Xác định các bên liên quan quan trọng và sắp xếp thứ tự ưu tiên
- Xây dựng mối quan hệ bền chặt và tin cậy để thu hút sự tham gia hiệu quả của các bên liên quan
- Tùy chỉnh phương pháp tiếp cận để phù hợp với nhu cầu của từng bên liên quan
- Xử lý các rào cản với tác động tiềm ẩn thấp nhất
- Giao tiếp hiệu quả với mọi bên trong suốt dự án
- Giữ các bên liên quan tham gia vào suốt vòng đời dự án
- Giúp tất cả các bên liên quan thực hiện dự án dễ dàng hơn
- Làm việc cùng nhau hiệu quả hơn để đạt được các mục tiêu chiến lược và kết quả dự án
Vì những lý do trên và nhiều lý do khác, quản lý các bên liên quan một cách hiệu quả là yếu tố quan trọng để dự án thành công. Nếu không có quy trình quản lý các bên liên quan, bạn sẽ khó có thể cập nhật thông tin chi tiết chính xác cho đúng người, vào đúng thời điểm.
Cách tốt nhất để thực hiện điều này là lập kế hoạch quản lý các bên liên quan một cách chiến lược. 📄
Cách tạo kế hoạch quản lý các bên liên quan
Một kế hoạch chiến lược quản lý các bên liên quan tốt sẽ cung cấp cho bạn khung công việc cần thiết để quản lý các bên liên quan một cách hiệu quả nhất. Dưới đây là quy trình bảy bước để xây dựng kế hoạch chiến lược của riêng bạn, giúp bạn làm việc chặt chẽ hơn với các bên liên quan và giữ họ tham gia vào công việc của bạn.
1. Xác định các bên liên quan
Trước khi có thể thu hút các bên liên quan, trước tiên bạn cần biết họ là ai. Bước đầu tiên trong bất kỳ kế hoạch thành công nào là xác định các bên liên quan bên ngoài hoặc bên trong. 🕵️
Hãy suy nghĩ về phạm vi và mục tiêu của dự án, đồng thời ghi chú bất kỳ ai bạn nghĩ là có thể trở thành bên liên quan. Các quản lý dự án cũng nên thêm bất kỳ mục nhập nào trong danh sách trên, cùng với các thành viên khác của công chúng, chuyên gia hoặc tổ chức, hoặc đối tác có liên quan đến các chỉ số thành công chung của dự án.
Ở giai đoạn xác định các bên liên quan, danh sách của bạn không cần quá chi tiết. Khi tiến trình diễn ra, bạn sẽ phân loại và sắp xếp các bên liên quan theo mức độ ưu tiên. Hiện tại, mục tiêu chỉ là lập danh sách ban đầu.
2. Xây dựng cơ sở dữ liệu về các bên liên quan
Khi đã có danh sách các bên liên quan đến dự án, bạn có thể bắt đầu hình thành một bức tranh chi tiết hơn về họ, vai trò và trách nhiệm của họ. Bây giờ là thời điểm lý tưởng để bắt đầu xây dựng danh sách các bên liên quan hoặc sổ đăng ký các bên liên quan, để bạn có thể sử dụng nó để giao tiếp và tương tác với họ sau này.
Thu thập thông tin chi tiết về các bên liên quan, bao gồm công ty hoặc tổ chức họ làm việc, tiêu đề, vai trò của họ trong dự án, cách liên hệ với họ và bất kỳ ghi chú quan trọng nào, chẳng hạn như mối quan hệ hiện tại hoặc bất kỳ vấn đề nào đã biết. 📝
Sử dụng Mẫu danh sách các bên liên quan của ClickUp để sắp xếp thông tin về các bên liên quan một cách đơn giản, trực quan. Mẫu này giúp bạn dễ dàng phân biệt giữa các bên liên quan nội bộ và bên ngoài, hoặc tùy chỉnh nhãn để tạo danh mục của riêng bạn. Xem tên, vai trò, kênh giao tiếp và chi tiết liên hệ của các bên liên quan trong nháy mắt.
Mẫu này không chỉ cực kỳ hữu ích cho việc tổ chức dữ liệu của bạn mà còn giúp các thành viên trong nhóm nhanh chóng xác định hoặc liên hệ với người quản lý dự án hoặc trưởng dự án khi cần.
3. Phân loại và ưu tiên các bên liên quan
Mặc dù chúng ta nên tạo ra trải nghiệm tốt nhất có thể cho mọi bên liên quan, nhưng không phải tất cả các bên liên quan đều có vai trò và tầm quan trọng như nhau. Các nhóm bên liên quan khác nhau yêu cầu phong cách quản lý và giao tiếp hơi khác nhau, vì vậy việc xác định ai là người quan trọng là điều cần thiết.
Sử dụng quy trình lập bản đồ các bên liên quan để xác định các bên liên quan quan trọng nhất của bạn. Mẫu Phân tích các bên liên quan của ClickUp giúp bạn thực hiện việc này một cách hợp tác với lưới quyền lực/lãi suất thân thiện với người dùng.
Đặt tất cả các bên liên quan vào ma trận mẫu theo vị trí của họ về mức độ quyền lực (hoặc mức độ ảnh hưởng) và mức độ lãi suất. Chiến lược phân tích các bên liên quan này sẽ giúp bạn hiểu được những nhóm nào cần được chú ý đặc biệt và những nhóm nào chỉ cần được thông báo về tiến độ. 👀
Đối với các bên liên quan có quyền lực và lãi suất cao (như nhà tài trợ dự án và khách hàng), hãy quản lý họ chặt chẽ và giữ cho họ hài lòng và được thông tin đầy đủ trong suốt quá trình. Tuy nhiên, phân tích các bên liên quan cũng có thể giúp bạn tìm ra các bên liên quan có lãi suất và quyền lực thấp (như các nhóm cộng đồng hoặc thành viên của công chúng).
Những người này có thể cần mức độ tương tác thấp hơn và có thể được cập nhật thông tin định kỳ và theo dõi nhẹ nhàng.
4. Xây dựng kế hoạch truyền thông với các bên liên quan
Sau khi đã sắp xếp thứ tự ưu tiên của các bên liên quan, bạn cần lập kế hoạch về cách thức giao tiếp và tương tác với họ trong suốt quá trình. Đã đến lúc lập kế hoạch giao tiếp chiến lược với các bên liên quan.
Xem xét tất cả các bên liên quan trong dự án của bạn và lập kế hoạch tiếp cận cá nhân hóa cho từng người. Kế hoạch truyền thông và tương tác với các bên liên quan của bạn nên bao gồm:
- Mục tiêu truyền thông dự án hoặc mục tiêu tương tác với các bên liên quan của bạn
- Các phương pháp hoặc kênh giao tiếp
- Tần suất giao tiếp
- Phong cách và giọng điệu
- Các nguồn lực cần thiết để thực hiện kế hoạch truyền thông của bạn
- Thành viên nhóm chịu trách nhiệm cho từng giai đoạn của kế hoạch truyền thông
- Các thông điệp hoặc kết quả truyền thông tiềm năng ở các giai đoạn khác nhau của kế hoạch của bạn
Trong kế hoạch hành động truyền thông, bạn có thể chỉ định rằng bạn sẽ cung cấp thông tin hàng tuần cho khách hàng qua Slack hoặc email hoặc qua các cuộc họp dự án thường xuyên. Đối với các thành viên cộng đồng, bạn có thể gửi bản cập nhật dự án hàng tháng hoặc hàng quý qua email. 📧
Việc xây dựng một kế hoạch phù hợp cho từng nhóm các bên liên quan có thể nghe có vẻ khó khăn ban đầu, nhưng nếu bạn dành thời gian và nỗ lực ngay từ đầu, bạn sẽ dễ dàng duy trì trách nhiệm và tính nhất quán trong toàn bộ vòng đời của dự án.
5. Phân bổ nguồn lực cho kế hoạch của bạn
Có kế hoạch là rất tốt, nhưng bạn cũng cần có các nguồn lực phù hợp để thực hiện kế hoạch đó. Hãy xem xét các nguồn lực bạn cần, sau đó phân bổ chúng cho kế hoạch dự án và các thành viên trong nhóm một cách phù hợp.
Một số yếu tố trong kế hoạch truyền thông với các bên liên quan sẽ cần nhiều nguồn lực hơn những yếu tố khác, nhưng bạn sẽ luôn cần thời gian và năng lượng của các thành viên trong nhóm để thực hiện kế hoạch. Các nguồn lực tiềm năng khác bao gồm ngân sách cho các công cụ truyền thông và thiết kế, tài liệu in, sự kiện báo chí, chụp ảnh quảng cáo, v.v. 📷
Nếu bạn đã sử dụng ClickUp hoặc đang cân nhắc chuyển sang sử dụng, có rất nhiều mẫu để giúp bạn quản lý tài nguyên. Sử dụng Mẫu phân bổ tài nguyên của ClickUp để sắp xếp các yêu cầu tài nguyên và có cái nhìn tổng quan rõ ràng về các tài nguyên đã được thỏa thuận và phân bổ.
6. Chia sẻ kế hoạch của bạn với các bên liên quan
Khi bạn đã hài lòng với kế hoạch tương tác và chắc chắn rằng nó thực tế, đã đến lúc chia sẻ kế hoạch đó với các bên liên quan. Đây có thể không phải là một bước rõ ràng, nhưng nó có thể giúp ích rất nhiều trong việc quản lý kỳ vọng của các bên liên quan.
Chia sẻ kế hoạch truyền thông của bạn để tăng cường sự tham gia của các bên liên quan, giúp họ hiểu quy trình, dòng thời gian truyền thông và những gì họ có thể mong đợi. Hãy coi kế hoạch của bạn như một lộ trình cho cách các quản lý dự án giữ liên lạc với nhau trong suốt dự án.
Nếu cả hai bên đều biết về kế hoạch, bạn có thể quản lý kỳ vọng đồng thời cảm thấy có động lực để duy trì trách nhiệm và tiến độ.
Bằng cách chia sẻ kế hoạch và tài liệu bản đồ các bên liên quan, bạn cũng giúp xây dựng mối quan hệ với họ dễ dàng hơn. Việc thu hút các bên liên quan có thể khó khăn, đặc biệt là khi họ bận rộn, vì vậy, cởi mở và minh bạch với họ ngay từ đầu có thể xây dựng lòng tin và tạo mối quan hệ bền chặt hơn, giúp công việc cùng nhau dễ dàng hơn. 🤩
7. Theo dõi và điều chỉnh kế hoạch của bạn
Ngay cả những kế hoạch tốt nhất cho các bên liên quan cũng có thể thay đổi, và kế hoạch của bạn cũng nên thay đổi đôi khi nếu bạn đang quản lý các bên liên quan một cách đúng đắn. Khi bạn tiến qua các giai đoạn của dự án, những thách thức và cơ hội mới có thể xuất hiện — vì vậy, việc thay đổi kế hoạch để phù hợp là hoàn toàn hợp lý.
Công việc quản lý các bên liên quan và mối quan hệ của bạn với họ trong suốt dự án. Kiểm tra thường xuyên để đảm bảo kế hoạch của bạn hiệu quả. Bạn có thể phát hiện ra rằng các bản cập nhật theo kế hoạch diễn ra quá thường xuyên và khiến các bên liên quan mất hứng thú.
Bạn có thể thấy rằng các kênh truyền thông bạn chọn không phù hợp với kế hoạch quản lý các bên liên quan. Hãy chủ động theo dõi để có thể điều chỉnh cho tốt hơn. ⚒️
Mẹo lập kế hoạch quản lý các bên liên quan
Biết rằng bạn cần một kế hoạch và hiểu cách tốt nhất để thực hiện kế hoạch đó là hai việc hoàn toàn khác nhau. Tìm cách để kế hoạch quản lý các bên liên quan thành công trở nên hiệu quả và thành công hơn nữa với năm mẹo hữu ích sau đây.
1. Làm cho kế hoạch của bạn thân thiện hơn với người dùng
Kế hoạch quản lý các bên liên quan của bạn không chỉ là tài liệu nội bộ để hướng dẫn bạn, mà còn là tài liệu bạn sẽ chia sẻ với toàn bộ nhóm dự án và có thể cả các bên liên quan. Điều này có nghĩa là kế hoạch phải dễ hiểu, với ngôn ngữ rõ ràng và súc tích.
Tránh sử dụng từ ngữ quá kỹ thuật, và sử dụng sơ đồ, dòng thời gian, bảng và hình ảnh liên quan để phân chia văn bản và cung cấp hình ảnh hữu ích, giúp trải nghiệm trở nên thân thiện hơn với người dùng. ✨
2. Lập kế hoạch cho những tình huống bất ngờ
Chúng ta không thể lập kế hoạch cho mọi tình huống, nhưng có thể dự đoán một số vấn đề có khả năng xảy ra. Đảm bảo kế hoạch của bạn có tính năng quản lý rủi ro, xem xét các trở ngại và phức tạp có thể xảy ra, cùng với các ý tưởng để giải quyết chúng. ⚒️
Bạn có thể lên kế hoạch phát hành các bản cập nhật theo lịch trình cụ thể, nhưng sự chậm trễ và trở ngại trong dự án có thể khiến việc này bị trì hoãn. Hãy xem xét những thời điểm có thể xảy ra tình huống này và dự trù thêm thời gian trong lịch trình để không bị chậm một bước nếu gặp phải vấn đề.
3. Hãy cởi mở và minh bạch
Sự minh bạch tạo niềm tin, và đó là điều bạn muốn các bên liên quan có đối với bạn. Hãy cởi mở và minh bạch trong toàn bộ dự án để bạn có được sự ủng hộ từ các bên liên quan quan trọng của dự án và họ tin tưởng bạn sẽ làm việc tốt nhất.
Hãy trung thực về thời hạn, dòng thời gian và các cột mốc để bạn có thể quản lý kỳ vọng. Hãy thừa nhận khi bạn mắc lỗi và xin lỗi về bất kỳ tác động nào mà điều này có thể gây ra cho người khác. Hãy chịu trách nhiệm về bản thân và những người khác, đồng thời điều hành dự án của bạn với sự minh bạch và tin tưởng để có một kế hoạch quản lý các bên liên quan thực sự thành công. 🤝
4. Luôn sẵn sàng hỗ trợ các bên liên quan
Mặc dù bạn không cần phải luôn sẵn sàng cho các bên liên quan mọi lúc, nhưng họ phải cảm thấy rằng họ có mối quan hệ tốt với bạn và có thể liên lạc nếu có bất kỳ câu hỏi nào. Hãy đặt ra kỳ vọng từ sớm về ai sẽ sẵn sàng thảo luận về dự án và khi nào để bạn có thể duy trì đường dây liên lạc cởi mở và phù hợp. 📞
Chỉ định một thành viên trong nhóm làm người liên hệ cho từng bên liên quan quan trọng — hoặc một người cho từng nhóm bên liên quan nếu bạn đang điều hành một dự án quy mô lớn. Cung cấp cho các bên liên quan thông tin liên hệ của thành viên nhóm chịu trách nhiệm và cho họ biết cách tốt nhất để giữ liên lạc giữa các bản cập nhật chính thức.
Xây dựng giao tiếp giúp họ yên tâm và mang đến cho bạn một cách khác để giữ họ tham gia thông qua kế hoạch quản lý các bên liên quan hiệu quả.
5. Sử dụng các công cụ để đơn giản hóa việc quản lý các bên liên quan
Quản lý các bên liên quan và các quá trình còn lại của dự án mà không có công cụ phù hợp có thể là một thách thức. May mắn thay, chúng tôi đã xây dựng phần mềm quản lý dự án tốt nhất hiện nay — ClickUp.
ClickUp là trung tâm lý tưởng cho tất cả các nhu cầu quản lý dự án của bạn. Tổ chức nhân sự, tài nguyên, ngân sách và công việc. Tạo và giám sát biểu đồ quản lý dự án, dòng thời gian, danh sách việc cần làm và các phụ thuộc.
Tập hợp mọi người để động não hoặc giải quyết vấn đề với Bảng trắng và cộng tác trên Tài liệu để tạo tài liệu dự án cho toàn bộ nhóm. Cá nhân hóa bảng điều khiển của bạn và xem trạng thái dự án của bạn ngay lập tức, cho phép bạn làm việc chủ động và chiến lược. ✨
Xây dựng chiến lược quản lý các bên liên quan hiệu quả
Quản lý các bên liên quan là rất quan trọng trong quá trình lập kế hoạch dự án, đặc biệt nếu bạn đang làm việc trong một dự án lớn hoặc quan trọng, kéo dài trong một thời gian dài, hoặc nếu dự án của bạn liên quan đến một số khách hàng ưu tiên cao. Sử dụng các mẹo sau để giúp bạn hiểu quy trình và xây dựng kế hoạch quản lý các bên liên quan để mọi người đều được cập nhật thông tin từ đầu đến cuối.
Nếu việc thực hiện các dự án thành công nằm trong danh sách việc cần làm của bạn, hãy cân nhắc sử dụng ClickUp làm nền tảng quản lý dự án của bạn. ClickUp không chỉ có các mẫu cụ thể để giúp bạn hợp lý hóa quá trình quản lý các bên liên quan, mà còn cung cấp nhiều tính năng và mẫu tích hợp để hỗ trợ tất cả các lĩnh vực quản lý dự án và năng suất.
Hãy tham gia và dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay để xem trung tâm năng suất mới của bạn sẽ trông như thế nào. 🤩