{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Thực hiện dự án là gì?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Thực hiện dự án diễn ra sau khi bạn hoàn thành giai đoạn hình thành ý tưởng thông qua lộ trình dự án. Đây là phần thú vị nhất — khi bạn đã sẵn sàng để thực sự bắt tay vào thực hiện và hoàn thành dự án. Đây cũng có thể là giai đoạn khó khăn nhất vì là giai đoạn dài nhất, đòi hỏi nhiều nhất và phức tạp nhất. " } } ] }
Hãy cùng thiết lập bối cảnh. 🎭
Bạn là một quản lý dự án có nhóm sẵn sàng thực hiện bước tiếp theo trong quy trình lập kế hoạch dự án. Các bạn đã làm việc cùng nhau để phát triển ý tưởng và tạo ra chiến lược quản lý dự án hoàn hảo để hiện thực hóa ý tưởng của mình.
Bây giờ là lúc hành động. 🥳
Khi mọi bước trong kế hoạch dự án của bạn đã được vạch ra và nằm trước mắt, bạn đã sẵn sàng bước vào giai đoạn thực hiện dự án. Nhưng trước khi thu về 200 đô la và vượt qua "Go", điều quan trọng là phải nhận thức được những thách thức và thay đổi có thể làm chậm trễ dự án hoặc thậm chí khiến dự án bị đình trệ vô thời hạn.
Hãy để hướng dẫn này giúp bạn phát huy khả năng chiến lược của mình để có thể thực hiện dự án như một chuyên gia thực thụ. Theo dõi để biết mọi thứ bạn cần biết về thực hiện dự án thành công, những lỗ hổng có thể cản trở tiến độ của bạn và 10 chiến lược thực hiện quản lý dự án để giúp các nhà quản lý đi đúng hướng.
Thực hiện dự án là gì?
Việc thực thi dự án diễn ra sau khi bạn hoàn thành giai đoạn hình thành ý tưởng thông qua lộ trình dự án. Đây là giai đoạn thú vị, khi bạn đã sẵn sàng để thực sự bắt tay vào công việc và hiện thực hóa dự án. Đây cũng có thể là giai đoạn khó khăn nhất vì là giai đoạn dài nhất, đòi hỏi nhiều nhất và phức tạp nhất.
Các nhà quản lý dự án cần tập trung, sẵn sàng thay đổi và nắm rõ tiến độ dự án cũng như những trở ngại. Trong khi nhóm thực hiện các bước mà tất cả các bạn đã lập ra, bạn với tư cách là nhà quản lý dự án sẽ giám sát và hỗ trợ tiến độ của nhóm bằng cách:
- Giám sát, khuyến khích và khen ngợi nhóm khi họ thực hiện phạm vi dự án
- Quản lý tiến độ khi nó diễn ra
- Đề xuất điều chỉnh hướng đi hoặc thay đổi lịch trình
- Quản lý mối quan hệ và trao đổi với các bên liên quan
- Ghi chép và lưu trữ tất cả các vấn đề, thay đổi và cập nhật quan trọng
Nói thì dễ hơn làm, phải không? 😅
Tuy nhiên, theo nguyên tắc chung, nếu bạn chỉ cần tập trung vào việc ưu tiên con người, quy trình và giao tiếp, bạn sẽ đạt được kết quả tốt! Bất kể loại dự án nào, việc quản lý hiệu quả ba lĩnh vực này sẽ đảm bảo dự án đi đúng hướng, đúng ngân sách và đạt được các cột mốc quan trọng.
Điều này rất quan trọng vì quản lý dự án cũng có trách nhiệm giúp các thành viên bù đắp thời gian đã mất, điều chỉnh hướng đi hoặc thay đổi kế hoạch nếu bất kỳ phần nào của kế hoạch bị sai lệch, hay còn gọi là khoảng trống trong thực thi dự án.
Các lỗ hổng trong thực hiện dự án là gì?
Còn được gọi là khoảng cách chiến lược, khoảng cách thực hiện dự án xảy ra khi kế hoạch dự án bạn tạo ra không diễn ra như mong đợi.
Cho dù dự án của bạn bị tạm dừng do thiếu rõ ràng, thời gian bị rút ngắn, nguồn lực bị giảm sút hay mục tiêu thay đổi, tất cả đều được coi là những lỗ hổng trong thực thi dự án.
Mặc dù thiếu nguồn lực là nguyên nhân chính dẫn đến hầu hết các lỗ hổng — bao gồm ngân sách, vật liệu và băng thông — nhưng vẫn có một số trở ngại quan trọng khác cần lưu ý trước giai đoạn thực hiện dự án:
- Thiếu sự hỗ trợ hoặc ủng hộ từ cấp trên hoặc các bên liên quan
- Dòng thời gian quá cao hoặc không thực tế
- Tầm nhìn dự án không rõ ràng
- Thiếu ưu tiên dẫn đến tắc nghẽn
Và nhiều hơn nữa. 🫣
Là người quản lý dự án, bạn có thể khó cân bằng giữa việc giám sát thực hiện dự án để tránh sai sót mà không quản lý quá chi tiết nhóm của mình hoặc can thiệp quá nhiều vào công việc của họ. Điều này cuối cùng sẽ dẫn đến hiệu quả công việc thấp vì nó truyền đi thông điệp rằng các thành viên không được tin tưởng để quản lý công việc của mình và đơn giản là không tốt cho tinh thần làm việc.
Chúng tôi ở đây để khắc phục vấn đề này với 10 chiến lược giúp các nhà quản lý dự án tránh được những lỗ hổng tiềm ẩn trong quá trình thực hiện và hoàn thành dự án một cách suôn sẻ.
Phần thưởng: Kế hoạch dự phòng
Điều gì xảy ra trong giai đoạn thực hiện dự án thành công?
- Phân công công việc: Người quản lý dự án phân công công việc cụ thể cho các thành viên trong nhóm dựa trên kỹ năng và chuyên môn của họ.
- Thực hiện công việc: Các thành viên trong nhóm thực hiện các công việc được giao, theo kế hoạch và dòng thời gian của dự án.
- Theo dõi tiến độ: Người quản lý dự án giám sát tiến độ của từng công việc, đảm bảo công việc được hoàn thành theo kế hoạch.
- Giao tiếp và hợp tác: Các thành viên trong nhóm giao tiếp thường xuyên để chia sẻ thông tin cập nhật, giải quyết thách thức và phối hợp nỗ lực.
- Kiểm soát chất lượng: Các quy trình đảm bảo chất lượng được thực hiện để đảm bảo rằng các kết quả dự án đáp ứng các tiêu chuẩn mong muốn.
- Quản lý rủi ro: Nhóm dự án xác định và giải quyết các rủi ro tiềm ẩn có thể phát sinh trong quá trình thực hiện để giảm thiểu tác động của chúng.
- Quản lý tài nguyên: Người quản lý dự án đảm bảo rằng các tài nguyên cần thiết, chẳng hạn như thiết bị, vật liệu và nhân sự, luôn sẵn sàng và được sử dụng hiệu quả.
- Sự tham gia của các bên liên quan: Nhóm dự án duy trì liên lạc thường xuyên với các bên liên quan, giữ cho họ được thông tin và giải quyết mọi vấn đề.
- Quản lý thay đổi: Nếu có thay đổi về phạm vi hoặc yêu cầu của dự án, chúng sẽ được ghi chép, đánh giá và quản lý theo các quy trình đã thiết lập.
- Tài liệu và báo cáo: Tiến độ, cột mốc và mọi vấn đề phát sinh được ghi chép và báo cáo cho các bên liên quan.
- Giải quyết vấn đề: Nhóm dự án xác định và giải quyết mọi vấn đề hoặc xung đột phát sinh trong quá trình thực hiện, đảm bảo tiến độ dự án diễn ra suôn sẻ.
- Theo dõi và điều chỉnh liên tục: Người quản lý dự án liên tục theo dõi tiến độ dự án, điều chỉnh khi cần thiết để dự án đi đúng hướng.
10 chiến lược thực hiện dự án
Có rất nhiều bước chủ động cần thực hiện trước giai đoạn thực hiện dự án để thu hẹp khoảng cách giữa các mục tiêu, chiến lược hoặc công việc không phù hợp. Bí quyết là thực hiện chúng trong quy trình quản lý dự án của bạn trước khi đến thời điểm hành động! Dưới đây là 10 chiến lược thực hiện dự án thành công yêu thích của chúng tôi để giữ cho nhóm của bạn luôn có động lực, đi đúng hướng và luôn tiến về phía trước.
1. Sử dụng phần mềm quản lý dự án
Nếu bạn còn do dự về việc liệu phần mềm quản lý dự án có cần thiết để thực hiện dự án hiệu quả hay không, thì câu trả lời là có.
Đặc biệt nếu bạn dành nhiều thời gian để kết nối với các bên liên quan, làm việc với các nhóm đa chức năng hoặc quản lý nhiều dự án cùng một lúc, những công cụ này sẽ giúp mang lại sự minh bạch hoàn toàn cho dự án cho tất cả mọi người tham gia mà không cần phải gửi một email nào.
Phần mềm quản lý dự án là công cụ thiết yếu cho cả những nhà quản lý dự án giàu kinh nghiệm để giám sát thời gian, khối lượng công việc, dự án và TBH, sự tỉnh táo của họ một cách hiệu quả nhất có thể. Các công cụ này được thiết kế để loại bỏ công việc bận rộn và hợp lý hóa quy trình lập kế hoạch dự án thông qua tự động hóa quy trình làm việc, phụ thuộc công việc, giao diện kéo và thả, v.v. 😍
Các công cụ quản lý dự án tốt nhất phải có khả năng mở rộng, linh hoạt và trực quan — vì vậy, bất kể kích thước nhóm của bạn hay mức độ phức tạp của dự án, phần mềm sẽ luôn mang lại kết quả. Các tính năng khóa cụ thể cần tìm kiếm trong phần mềm quản lý dự án chất lượng cao bao gồm:
- Nhiều chế độ xem để hỗ trợ bảng Kanban, biểu đồ Gantt truyền thống, lịch, sơ đồ, danh sách công việc và hơn thế nữa
- Các tính năng cộng tác trong ứng dụng như bình luận, @đề cập, trò chuyện, công việc được giao và người theo dõi
- Bảng điều khiển và báo cáo tức thì giúp các nhà quản lý dự án có cái nhìn tổng quan về tình trạng chung của dự án
- Trạng thái công việc tùy chỉnh để truyền đạt rõ ràng và trực quan tiến độ của bất kỳ mục hành động nào
- Tích hợp đa nền tảng để phù hợp với công nghệ hiện tại của bạn và mang lại nhiều thông tin có giá trị hơn cho nền tảng quản lý dự án của bạn
Mặc dù đây chỉ là một số tính năng quản lý dự án yêu thích của chúng tôi, nhưng còn nhiều tính năng khác mà bạn cần lưu ý tùy thuộc vào tình huống cụ thể của mình. Tính dễ sử dụng, ngân sách của nhóm và các công cụ bạn đã đầu tư là những yếu tố quan trọng cần xem xét trước khi chọn giải pháp phù hợp. Nhưng trong ngành công nghiệp đang phát triển này, điều quan trọng là bạn phải biết rằng mình có rất nhiều lựa chọn!
2. Sử dụng các mẫu lập kế hoạch và thực hiện dự án
Ngày nay, bạn có thể tìm thấy mẫu cho bất cứ thứ gì.
Thật vậy! Không có gì bí mật khi mọi công cụ quản lý dự án mạnh mẽ đều đi kèm với một bộ tính năng mạnh mẽ để áp dụng. Cuối cùng, những tính năng này sẽ trở thành người bạn tốt nhất của bạn. Nhưng trong thời điểm hiện tại? Học một công cụ mới có thể là một quá trình dài. Các mẫu giúp giải quyết vấn đề này bằng một khung sẵn có và có thể tùy chỉnh để khởi động quá trình thực hiện dự án của bạn theo cách hiệu quả nhất có thể.
Ngoài ra, các mẫu là một cách tuyệt vời để cho bạn thấy các tính năng của phần mềm quản lý dự án được tạo ra để làm gì. Trạng thái được tạo sẵn, bảng gần hoàn thành, danh sách công việc lập kế hoạch dự án và tài liệu trợ giúp là một số trong nhiều cách mà các mẫu có thể hướng dẫn nhóm của bạn đến thành công.
Mẹo mẫu tốt nhất mà chúng tôi có thể cung cấp cho bạn là bắt đầu từ đây, với Mẫu kế hoạch thực hiện dự án của ClickUp.
Tài liệu ClickUp thân thiện với người mới bắt đầu này bao gồm bảy trang với các phần có thể tùy chỉnh để xác định chiến lược và kỹ lưỡng phạm vi, mục tiêu, yêu cầu, lịch trình, kế hoạch truyền thông của dự ánvà hơn thế nữa. Đây là tài nguyên lý tưởng để giúp các nhà quản lý dự án chuẩn hóa quy trình thực hiện dự án bằng trình chỉnh sửa tài liệu hợp tác và năng động của ClickUp — và chúng tôi đã đề cập rằng nó miễn phí chưa? 💸
Dưới đây là một số tính năng mà chúng tôi yêu thích nhất về ClickUp Docs:
- Văn bản từ tài liệu ClickUp của bạn có thể được chuyển trực tiếp thành nhiệm vụ có thể thực hiện được
- Có thể chuyển bình luận cho các thành viên khác bằng cách đề cập hoặc gắn thẻ đơn giản
- Các thành viên trong nhóm có thể xem và chỉnh sửa cùng nhau mà không bị chồng chéo nhờ tính năng phát hiện cộng tác trực tiếp
Và vì ClickUp Docs tự động cập nhật và lưu lịch sử phiên bản của bạn, Mẫu thực hiện dự án của bạn sẽ luôn là nguồn thông tin đáng tin cậy để nhóm dự án tham khảo bất cứ lúc nào. 😍
3. Điều chỉnh mục tiêu thực hiện dự án
Điều này không chỉ là thỏa thuận về kết quả cuối cùng của dự án, mà còn là hiểu được dự án liên quan như thế nào đến tầm nhìn dài hạn của tổ chức bạn.
Hiểu được "lý do" đằng sau dự án của bạn sẽ giúp nhóm dự án thống nhất về chiến lược tổng thể và đảm bảo các công việc phù hợp được ưu tiên. Giao tiếp rõ ràng bắt đầu bằng việc thống nhất quan điểm về mọi vấn đề trước khi bắt đầu thực hiện.
Các cuộc họp khởi động dự án, cài đặt mục tiêu SMART và cập nhật tiến độ là những cách tuyệt vời để thúc đẩy sự minh bạch và niềm tin trong toàn nhóm khi nói đến việc đạt được các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Ngoài ra, nó còn củng cố sự hợp tác trong mọi giai đoạn của dự án bằng cách đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm không bị mắc kẹt trong công việc của riêng mình ngày này qua ngày khác.
4. Hãy sáng tạo
Khi nói đến ý tưởng mới, không bao giờ có quá nhiều người tham gia — điều quan trọng là người quản lý dự án phải trao quyền cho các thành viên chia sẻ ý kiến của họ.
Các thành viên trong nhóm của bạn là những người trực tiếp tham gia vào quá trình này — điều hướng lộ trình, tuân theo dòng thời gian và thực hiện các cam kết của mình. Họ biết rõ những gì họ đang nói!
Khi bước vào giai đoạn thực hiện, bạn có thể cảm thấy do dự khi đón nhận những ý tưởng mới vì sợ làm ảnh hưởng đến chiến lược mà bạn vừa xây dựng. Tuy nhiên, thay đổi hướng đi là một phần tự nhiên của quá trình thực hiện dự án. Bạn và nhóm của bạn cùng chia sẻ kết quả, và họ sẽ tiến xa hơn khi biết rằng họ có quyền bày tỏ ý kiến, đề xuất và lo ngại của mình khi còn thời gian để khắc phục.
Biểu mẫu ý tưởng, phiên brainstorming và các kênh truyền thông được chỉ định khuyến khích thảo luận cởi mở trong nhóm và cho họ thấy rằng bạn quan tâm đến ý kiến của họ bằng cách chủ động bắt đầu cuộc thảo luận. Thay vì chỉ nói với họ rằng bạn sẵn sàng lắng nghe ý kiến của họ, hãy cho họ cơ hội đưa ra ý tưởng hoặc vấn đề mà họ đang gặp phải bất cứ lúc nào trong giai đoạn thực hiện — về lâu dài, dự án của bạn sẽ luôn tốt hơn nhờ đó.
5. Khuyến khích chia sẻ ý tưởng
Điều này áp dụng cho cả hai phía! Khuyến khích nhóm chia sẻ ý tưởng cũng quan trọng như đảm bảo họ cảm thấy được lắng nghe. Là người quản lý dự án, bạn có quyền giúp nhóm thực hiện những thay đổi tích cực thông qua ý tưởng của họ. Hãy cởi mở và linh hoạt với ý tưởng của họ, ngay cả khi ý tưởng đó khác với chiến lược ban đầu.
Ngoài ra, nhóm sẽ cảm thấy có trách nhiệm hơn với công việc của mình nếu họ biết rằng ý kiến của họ được xem xét một cách nghiêm túc trong suốt quá trình.
6. Phân công công việc để thực hiện dự án
Trái với suy nghĩ phổ biến, các nhà quản lý dự án không nên gánh vác cả thế giới trên vai. Họ đã có đủ điều để lo lắng rồi, và với tư cách là người lãnh đạo dự án, việc phân công công việc cho các thành viên khác sẽ thúc đẩy sự phát triển và sự tự tin bằng cách chia sẻ quyền sở hữu trong toàn nhóm.
Bằng cách phân chia các trách nhiệm nhỏ, các nhà quản lý dự án có nhiều thời gian hơn để hiểu bức tranh tổng thể, bao gồm tiến độ dự án, khối lượng công việc của nhóm và trạng thái.
7. Khuyến khích sự hợp tác trong nhóm
Trách nhiệm của người quản lý dự án là giữ cho mọi người, từ các thành viên khác trong nhóm đến các bên liên quan, luôn được cập nhật thông tin.
Thảo luận mang tính xây dựng và cởi mở là một cách khác mà phần mềm quản lý dự án có thể giúp các nhà quản lý tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn trong ngày, nhưng không nhất thiết phải dành riêng cho các cuộc họp và email. Giữ trạng thái dự án của bạn hoàn toàn minh bạch bằng cách cho phép các nhân viên chủ chốt truy cập, xem, bình luận hoặc thậm chí chỉnh sửa các báo cáo cấp cao hoặc tài liệu tiến độ theo ý bạn.
8. Xác định các công việc phụ thuộc lẫn nhau
Biết được những công việc nào phải hoàn thành theo thứ tự cụ thể sẽ giúp dự án đi đúng hướng và phân bổ nguồn lực hợp lý. Xem xét rằng hầu hết các lỗ hổng chiến lược đều bắt nguồn từ việc thiếu quản lý nguồn lực ở một mức độ nào đó, việc nắm rõ các công việc phụ thuộc lẫn nhau, các cột mốc và lộ trình quan trọng đôi khi có thể quyết định dự án có thể hoàn thành giai đoạn thực hiện hay không.
9. Theo dõi tiến độ thực hiện dự án
Tốt hơn là nên sử dụng các giải pháp quản lý dự án trực quan hơn khi nói đến bảng điều khiển, báo cáo và thông tin chi tiết. Có rất nhiều cách để xác định trạng thái tổng thể của dự án, thậm chí đến cấp độ chi tiết nhất, khi sử dụng phần mềm phù hợp.
Các tính năng như trạng thái công việc tùy chỉnh rất hữu ích để nhanh chóng nắm bắt các cập nhật công việc riêng lẻ, nhưng đối với tiến độ cấp cao, bảng điều khiển, sơ đồ và bảng trắng kỹ thuật số là công cụ không thể thiếu của mọi quản lý dự án. Một lợi thế khác của việc sử dụng các biểu mẫu báo cáo trực quan là chúng dễ đọc và dễ tiếp cận hơn cho các bên liên quan, cấp trên và các trưởng bộ phận khác để hiểu nhanh trong trường hợp khẩn cấp.
10. Kiểm tra các sản phẩm đầu ra với các bên liên quan
Thực hiện bất kỳ chiến lược nào trong số này sẽ giúp quản lý thời gian tốt hơn và tăng năng suất, đồng thời tránh được những lỗ hổng trong thực thi quản lý dự án. Vậy, bạn nên làm gì với thời gian mới tiết kiệm được? Hãy sử dụng nó để đảm bảo các bên liên quan quan trọng hài lòng trong từng bước của quá trình!
Mặc dù không phải lúc nào cũng cần thiết hoặc khả thi, nhưng việc xem xét các kết quả dự án với các bên liên quan trong suốt giai đoạn thực hiện sẽ đảm bảo họ hài lòng khi dự án hoàn thành. Hơn nữa, điều này còn giúp bạn tạo ấn tượng tốt!
Đặc biệt nếu bạn đang làm việc với khách hàng mới, hành động này sẽ giúp củng cố mối quan hệ với các bên liên quan và trấn an nhóm của bạn rằng họ đang đi đúng hướng.
Phần mềm quản lý dự án giúp thực hiện dự án như thế nào
Nếu bạn rút ra được điều gì từ hướng dẫn này, hãy nhớ tầm quan trọng của phần mềm quản lý dự án năng động để hợp lý hóa và tự động hóa quá trình thực hiện dự án của bạn.
Đầu tư thời gian và nguồn lực vào phần mềm phù hợp sẽ giúp bạn thực hiện dễ dàng và hiệu quả tất cả 10 chiến lược thực thi này, bất kể loại hình hay mức độ phức tạp của dự án.
Với Thư viện mẫu phong phú bổ sung cho bộ tính năng đa dạng, ClickUp là phần mềm lý tưởng để giúp các nhà quản lý và nhóm thực hiện dự án, hợp lý hóa quy trình và thống nhất các mục tiêu khóa. Đây là nền tảng năng suất duy nhất đủ mạnh để tập trung công việc của bạn trên các ứng dụng vào một trung tâm hợp tác.
Và với các tính năng bao gồm ClickUp Docs, ClickUp Whiteboards, nhiều chế độ xem và trạng thái tùy chỉnh có sẵn trên mọi gói giá, ClickUp tạo ra các giải pháp cho các nhóm với mọi ngân sách. Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và bắt đầu sử dụng cùng nhóm hoàn toàn miễn phí.