Dù là dự án gia đình hay kinh doanh, đơn giản hay phức tạp, bí quyết để thực hiện dự án thành công là bắt đầu mạnh mẽ với chiến lược và kế hoạch thực hiện phù hợp.
Bạn có thể làm được điều này (và làm tốt) với tinh thần quyết tâm, phương pháp quản lý dự án phù hợp và các công cụ phù hợp.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về các khối xây dựng của quản lý dự án, bao gồm các yếu tố và giai đoạn khóa để thành công, cũng như cách các công cụ quản lý dự án có thể kết hợp chúng lại với nhau. Sau đó, chúng tôi sẽ cho bạn thấy tất cả hoạt động như thế nào trong thực tế với năm ví dụ quản lý dự án thực tế! 👌
- ⏰ Tóm tắt 60 giây
- 4 giai đoạn của chu kỳ quản lý dự án
- Các yếu tố khóa để quản lý dự án thành công
- 5 ví dụ về quản lý dự án và mẹo để thực hiện dự án thành công
- Xử lý mọi dự án một cách tự tin bằng cách sử dụng ClickUp
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Chu kỳ quản lý dự án bao gồm bốn giai đoạn: khởi động, lập kế hoạch, thực hiện và kết thúc
- Các yếu tố khóa để thành công bao gồm mục tiêu SMART, quản lý phạm vi, lập kế hoạch rủi ro, vai trò rõ ràng, giao tiếp hiệu quả và hiển thị dự án
- Phần mềm quản lý dự án như ClickUp giúp các nhóm duy trì tiến độ công việc với chế độ xem có thể tùy chỉnh, tự động hóa, trạng thái nhiệm vụ và hơn thế nữa
- Các ví dụ thực tế minh họa các nguyên tắc quản lý dự án trong tiếp thị, SEO, hỗ trợ khách hàng, giáo dục và ra mắt sản phẩm
- Các tính năng của ClickUp hỗ trợ nhiều phương pháp quản lý dự án khác nhau và tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác, quản lý rủi ro và quy trình làm việc hiệu quả
4 giai đoạn của chu kỳ quản lý dự án
Quản lý dự án từ đầu đến cuối có thể là một quá trình dài và phức tạp. Vì vậy, để giúp mọi người làm việc dễ dàng hơn, khái niệm chu kỳ dự án đã được giới thiệu.
Chu kỳ dự án, hay quy trình quản lý dự án, bao gồm bốn giai đoạn: khởi động, lập kế hoạch, thực hiện và kết thúc. Đây là lộ trình có cấu trúc mà các dự án của bạn phải trải qua để giúp chuyển từ ý tưởng sang hoàn thành và đảm bảo các mục tiêu dự án được thực hiện trong từng giai đoạn.
Hãy cùng xem người quản lý dự án chịu trách nhiệm về những gì trong từng giai đoạn:
1. Giai đoạn khởi động
Hãy huy động mọi người tham gia. Người quản lý dự án xác định tổ chức, mục tiêu của khách hàng hoặc khách hàng, xác định các bên liên quan chính, nhóm dự án và phạm vi công việc của dự án, đồng thời xác định các mục tiêu có thể đo lường được cho nhóm.
2. Giai đoạn lập kế hoạch
Chuẩn bị và lập bản đồ dự án một cách chiến lược. Người quản lý dự án chịu trách nhiệm lập kế hoạch dự án chi tiết và phác thảo lịch trình dự án bao gồm các cột mốc chính của dự án và mô tả các công việc hoặc kết quả cần đạt được để hoàn thành mỗi cột mốc. Điều này rất quan trọng vì kế hoạch dự án cung cấp chiến lược và danh sách kiểm tra dự án để giúp quản lý nguồn lực, ngân sách và dòng thời gian một cách hợp lý trong suốt chu kỳ dự án.
3. Giai đoạn thực thi
Đã đến lúc bắt đầu. Trong giai đoạn này, công việc chính của người quản lý dự án là giám sát nỗ lực của nhóm và đảm bảo mọi người hiểu rõ những gì được mong đợi từ họ, những công việc cần hoàn thành, cách thức và thời gian hoàn thành những công việc đó để đảm bảo mọi việc được thực hiện theo lịch trình của dự án.
4. Giai đoạn kết thúc
Đã đến lúc kết thúc dự án. Người quản lý dự án phải xác định rằng nhóm của họ đã hoàn thành tất cả các kết quả được yêu cầu, sau đó trình bày sản phẩm cuối cùng cho các bên liên quan để ký kết và chính thức đóng dự án.
📌 Điểm chính:
Bằng cách tuân theo chu kỳ dự án, bạn đảm bảo rằng mình:
- Nắm bắt kỳ vọng của khách hàng
- Cài đặt dự án để thành công với một kế hoạch
- Thực hiện các công việc dự án và giải quyết mọi vấn đề hoặc rủi ro dự án phát sinh
- Kết thúc dự án để rút ra bài học kinh nghiệm và cải thiện các dự án tiếp theo
Các phương pháp quản lý dự án để lựa chọn 💪🏻
- Waterfall: Một quy trình tuyến tính, tuần tự, trong đó mỗi giai đoạn (ví dụ: lập kế hoạch, thiết kế, triển khai, thử nghiệm, triển khai) phải được hoàn thành trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo
- Agile: Một phương pháp lặp đi lặp lại trong đó các nhóm làm việc theo chu kỳ ngắn (sprint), thường xuyên cung cấp các bản cập nhật nhỏ và điều chỉnh dựa trên phản hồi
- Scrum: Sử dụng các vai trò được xác định ( Scrum Master, Product Owner, Development Team), sprint có thời hạn (thường là 2-4 tuần) và các cuộc họp hàng ngày để duy trì tiến độ
- Kanban: Sử dụng bảng trực quan với các cột (Cần làm, Đang tiến hành, Đã hoàn thành) để theo dõi công việc và giới hạn công việc đang tiến hành (WIP)
- Lean: Tập trung vào việc mang lại giá trị với mức lãng phí tối thiểu bằng cách tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả
- Six Sigma: Sử dụng phương pháp ra quyết định dựa trên dữ liệu và phân tích thống kê để giảm thiểu lỗi và nâng cao hiệu quả ( DMAIC: Xác định, Đo lường, Phân tích, Cải tiến, Kiểm soát )
- PRINCE2: Một phương pháp có cấu trúc với các vai trò, giai đoạn được xác định rõ ràng và tập trung vào quản trị và quản lý rủi ro
- Phương pháp đường dẫn quan trọng (CPM): Xác định chuỗi công việc phụ thuộc nhau dài nhất để xác định thời gian ngắn nhất để hoàn thành dự án
Muốn đạt được lợi thế chiến lược? Tìm hiểu cách sử dụng AI để quản lý dự án. 👇🏼
Các yếu tố khóa để quản lý dự án thành công
Các yếu tố quan trọng để quản lý dự án thành công có thể khác nhau giữa các dự án, nhưng dưới đây là một số yếu tố cần duy trì bất kể loại dự án hay ngành nghề của bạn:
- Đặt mục tiêu SMART
- Hiểu phạm vi dự án và ngăn chặn sự mở rộng phạm vi
- Xác định rủi ro dự án và lập kế hoạch quản lý rủi ro
- Vai trò và trách nhiệm được xác định rõ ràng
- Giao tiếp hiệu quả trong nhóm
- Duy trì mức hiển thị dự án cao
Phần mềm quản lý dự án mang lại sự linh hoạt cho các nhóm như thế nào
Với rất nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến thành công của dự án, việc sử dụng phần mềm quản lý dự án có thể giúp mọi người và mọi thứ đi đúng hướng và vượt qua những khó khăn.
Một ứng dụng quản lý dự án tốt có thể giúp bạn giảm bớt gánh nặng quản lý dự án bằng cách cung cấp cho các nhóm các công cụ cần thiết để có cái nhìn tổng quan về công việc của họ, hợp lý hóa quy trình kinh doanh, tạo ra quy trình làm việc hiệu quả, giao tiếp hiệu quả hơn và làm cho sự hợp tác trở nên liền mạch và thú vị hơn.
ClickUp, chẳng hạn, giúp các nhà quản lý dự án và nhóm lập kế hoạch, quản lý, theo dõi dự án và cộng tác với nhau — tất cả chỉ trong một nơi. Nền tảng có thể tùy chỉnh hoàn toàn của nó mang đến cho các nhóm sự linh hoạt và các công cụ tiên tiến mà họ cần để tạo ra quy trình làm việc hiệu quả nhất, phù hợp nhất với nhu cầu và sở thích của dự án.
Với các nhiệm vụ dự án, tài liệu và giao tiếp tất cả trong một nền tảng kết nối được hỗ trợ bởi AI, ClickUp là ứng dụng tất cả trong một cho các nhà quản lý dự án.
Và vì nền tảng này có thể tùy chỉnh hoàn toàn, các nhóm trong ClickUp được trang bị đầy đủ để xử lý bất kỳ loại dự án nào và hỗ trợ bất kỳ phương pháp quản lý dự án nào, bao gồm các phương pháp phổ biến nhất như Waterfall, Agile (Scrum và Kanban), Lean, Six Sigma, v.v.
Các tính năng khóa của ClickUp để quản lý dự án hiệu quả bao gồm:
- Chế độ xem có thể tùy chỉnh: Xem dự án theo cách của bạn; chọn từ hơn 15 chế độ xem, bao gồm Biểu đồ Gantt, Dòng thời gian và Khối lượng công việc
- Tự động hóa tùy chỉnh: Tiết kiệm thời gian, duy trì tính nhất quán của quy trình và hợp lý hóa quy trình làm việc
- Trạng thái công việc tùy chỉnh: Thêm và chỉ định các giai đoạn khác nhau cho công việc của bạn để cải thiện hiển thị dự án
- Trường Tùy chỉnh: Thêm bối cảnh cho công việc của bạn và hiển thị thông tin quan trọng
- Giao tiếp theo ngữ cảnh: Trò chuyện được tích hợp với công việc và tài liệu, để mọi người đều biết những gì đang diễn ra
- Mục tiêu: Luôn đi đúng hướng để đạt được các mục tiêu SMART với dòng thời gian rõ ràng, mục tiêu có thể đo lường và tự động theo dõi tiến độ
- Cột mốc dự án: Dễ dàng đặt cột mốc để giúp bạn theo dõi các thời hạn quan trọng và tiến độ của nhóm so với các điểm kiểm tra chính
- Phụ thuộc: Thêm phụ thuộc "khối" hoặc "chờ" giữa các công việc để thiết lập thứ tự hoạt động rõ ràng, giúp nhóm của bạn luôn biết công việc nào cần làm trước tiên
- Danh sách kiểm tra công việc: Tạo danh sách việc cần làm trong mỗi công việc để đảm bảo tất cả các bước được hoàn thành trước khi chuyển sang công việc tiếp theo
- Bảng điều khiển: Xây dựng trung tâm điều khiển nhiệm vụ cho từng dự án, thành viên nhóm và hơn thế nữa để đảm bảo mọi bên liên quan đến dự án đều có thông tin cần thiết để kiểm soát rủi ro dự án và đảm bảo dự án được hoàn thành đúng dòng thời gian
- Theo dõi thời gian toàn cầu: Theo dõi thời gian dành cho các công việc, đặt ước lượng, thêm ghi chú và xem báo cáo thời gian của bạn từ mọi nơi
- Cộng tác: Làm việc với nhóm trên các tài liệu và bảng trắng trong thời gian thực
- Bình luận được chỉ định: Tạo và chỉ định các mục hành động trực tiếp trong bình luận
- Ứng dụng di động: Luôn cập nhật dự án của bạn mọi lúc mọi nơi với ứng dụng di động ClickUp
- Tích hợp: Kết nối ClickUp với hơn 1.000 công cụ công việc yêu thích của bạn để hợp lý hóa quy trình làm việc
Bây giờ, hãy cùng xem một vài ví dụ thực tế về quản lý dự án và tìm hiểu cách các chuyên gia khác trong ngành đã thực hiện thành công các dự án bằng cách sử dụng phương pháp và công cụ phù hợp!
📮ClickUp Insight: 92% nhân viên sử dụng các phương pháp không nhất quán để theo dõi các mục hành động, dẫn đến việc bỏ lỡ các quyết định và chậm trễ trong thực thi.
Cho dù bạn đang gửi ghi chú theo dõi hay sử dụng bảng tính, quá trình này thường rời rạc và kém hiệu quả. Giải pháp quản lý nhiệm vụ của ClickUp đảm bảo chuyển đổi các cuộc hội thoại thành công việc một cách liền mạch, giúp nhóm của bạn hành động nhanh chóng và luôn thống nhất.
5 ví dụ về quản lý dự án và mẹo để thực hiện dự án thành công
1. Ví dụ về dự án tiếp thị: Tạo quy trình công việc đa chức năng
Jakub Grajcar, Giám đốc Tiếp thị tại STX Next, lãnh đạo một nhóm chuyên gia nội dung và truyền thông xã hội, dẫn dắt bộ phận Tiếp thị trong việc tạo ra khách hàng tiềm năng và chiến lược nhận diện thương hiệu, đồng thời hợp tác với nhiều bộ phận khác để thực hiện các dự án. Một ngày làm việc điển hình của nhóm bao gồm thực hiện hơn năm sản phẩm nội dung, với Jakub thường xuyên xem xét hơn 10 dự án khác nhau cùng một lúc.
Vấn đề là gì?
Công việc với bộ phận Thiết kế sản phẩm của chúng tôi rất hỗn loạn. Các nhóm của chúng tôi gặp khó khăn trong giao tiếp vì thiếu khả năng hiển thị dự án — chúng tôi thường không có thông tin rõ ràng về việc các công việc vẫn đang được xem xét hay cần được hoàn thiện thêm.
Chúng tôi thực sự cần một hệ thống cho phép tôi và Trưởng phòng Thiết kế Sản phẩm có cái nhìn tổng quan về toàn bộ quy trình và nắm bắt tất cả công việc đang tiến độ và các công việc sắp tới.
Công việc với bộ phận Thiết kế sản phẩm của chúng tôi rất hỗn loạn. Các nhóm của chúng tôi gặp khó khăn trong giao tiếp vì thiếu tầm nhìn về dự án — chúng tôi thường không có thông tin rõ ràng về việc các công việc vẫn đang được xem xét hay cần phải làm thêm.
Chúng tôi thực sự cần một hệ thống cho phép tôi và Trưởng phòng Thiết kế Sản phẩm có cái nhìn tổng quan về toàn bộ quy trình và nắm bắt tất cả công việc đang tiến độ và các công việc sắp tới.
Mục tiêu?Giúp cải thiện sự hợp tác toàn cầu giữa các bộ phận và quy trình tiếp thị nội dung, đẩy nhanh tiến độ hoàn thành và giao dự án, đồng thời giữ cho các nhóm thống nhất về mục tiêu, dòng thời gian dự án, v.v. bằng cách tạo quy trình làm việc đa chức năng và tiêu chuẩn hóa các quy trình trong ClickUp.
Dưới đây là cách Jakub và nhóm của anh ấy thực hiện sáng kiến này:
Giai đoạn khởi động
- Xác định dự án: Để tạo mẫu Sprint tiếp thị và bảng điều khiển nhóm
- Xác định kết quả mong muốn: Quản lý nhiều dự án, hợp lý hóa việc tiếp cận đối tác và tăng tốc quá trình sản xuất nội dung
Giai đoạn lập kế hoạch
- Phương pháp quản lý dự án: Agile
Giai đoạn thực thi
Danh sách kiểm tra công việc:
- Thiết lập phân cấp trong ClickUp Tạo thư mục cho từng bộ phận và thiết lập danh sách công việc trong mỗi thư mục Trong mỗi danh sách, tạo nhiệm vụ và công việc con để phân chia công việc chi tiết hơn Lưu nhiệm vụ dưới dạng mẫu để có thể sử dụng lại nhiều lần
- Tạo thư mục cho từng bộ phận và thiết lập Danh sách công việc trong mỗi thư mục
- Trong mỗi Danh sách công việc, tạo các công việc và công việc con để phân chia công việc chi tiết hơn nữa
- Lưu công việc dưới dạng mẫu để có thể sử dụng lại nhiều lần nếu cần
- Thiết lập Trạng thái công việc tùy chỉnh để đặt tên cho từng giai đoạn của dự án
- Thêm Trường Tùy chỉnh vào mỗi Danh sách công việc để hiển thị và giữ thông tin khóa dễ dàng truy cập
- Đã thêm tính năng tự động hóa tùy chỉnh để tự động kích hoạt một hành động và đẩy dự án sang bước tiếp theo
- Lưu thư mục dưới dạng mẫu để sử dụng lại cho Sprint tiếp theo và duy trì tính nhất quán của quy trình
- Xây dựng Bảng điều khiển tùy chỉnh với báo cáo thời gian thực để hiển thị dữ liệu khóa và cải thiện hiển thị công việc
- Tạo thư mục cho từng bộ phận và thiết lập Danh sách công việc trong mỗi thư mục
- Trong mỗi Danh sách công việc, tạo các công việc và công việc con để phân chia công việc chi tiết hơn nữa
- Lưu công việc dưới dạng mẫu để có thể sử dụng lại nhiều lần nếu cần
Giai đoạn kết thúc
Vào cuối dự án, Jakub và các nhóm trong STX Next đã thử nghiệm mẫu Sprint tiếp thị mới và Bảng điều khiển để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ cho tất cả mọi người tham gia dự án và tất cả các tự động hóa tùy chỉnh trong ClickUp được thiết lập đúng cách.
📌 Sử dụng mẫu Thư mục Sprint tiếp thị này để giúp lập kế hoạch dự án, hiển thị và sắp xếp các hoạt động dự án, đồng thời hợp lý hóa các quy trình của bạn. Bắt đầu ngay với chế độ xem Bảng và Danh sách công việc được cài đặt sẵn, tính năng ước tính công việc và tự động hóa có thể tùy chỉnh!
2. Ví dụ về dự án SEO: Mở rộng quy mô sản xuất nội dung
Adele Payant, Chuyên gia SEO của ClickUp, chịu trách nhiệm nghiên cứu các cơ hội và tạo bản tóm tắt nội dung để các nhà văn sử dụng làm hướng dẫn khi soạn thảo bài viết cho trang blog. Để viết bản tóm tắt nội dung hấp dẫn, cô phải thực hiện nghiên cứu từ khóa, phân tích cạnh tranh và các công việc quan trọng khác, đồng thời đảm bảo bản tóm tắt nội dung chi tiết và dễ hiểu cho các nhà văn.
Vấn đề là gì?
Thách thức lớn nhất trong quy trình làm việc của blog SEO của chúng tôi là tập trung vào việc mở rộng quy mô sản xuất nội dung mà không ảnh hưởng đến chất lượng của từng bài blog.
Thách thức lớn nhất trong quy trình làm việc của blog SEO của chúng tôi là tập trung vào việc mở rộng quy mô sản xuất nội dung mà không ảnh hưởng đến chất lượng của từng bài blog.
Mục tiêu?
Để tạo ra một hệ thống rõ ràng và có thể lặp lại, giúp nhóm SEO của chúng tôi tăng khối lượng bản tóm tắt mà không ảnh hưởng đến chất lượng bản tóm tắt và giảm thiểu việc trao đổi thông tin qua lại không cần thiết.
Dưới đây là cách Adele thực hiện dự án này:
Giai đoạn khởi động
- Xác định dự án: Tạo mẫu tóm tắt nội dung SEO chi tiết và có cấu trúc
- Xác định kết quả mong muốn: Tạo quy trình làm việc có cấu trúc và nhất quán để nghiên cứu và tạo bản tóm tắt nội dung, đồng thời đẩy nhanh quá trình phê duyệt
Giai đoạn lập kế hoạch
- Phương pháp quản lý dự án: Agile
Giai đoạn thực thi
Danh sách kiểm tra công việc:
- Kết nối với nhóm viết để thu thập phản hồi về quy trình hiện tại
- Tạo danh sách kiểm tra blog SEO trong ClickUp Docs Bắt đầu một tài liệu mới và sử dụng các công cụ chỉnh sửa phong phú để cấu trúc trang của bạn Thêm tiêu đề để xác định rõ các phần trong tài liệu của bạn Nhúng liên kết đến các bài viết ví dụ và dữ liệu quan trọng khác từ nghiên cứu từ khóa Thêm các trang lồng nhau để ghi chú cho người viết được chỉ định xem xét trước khi soạn thảo bài viết Lưu tài liệu dưới dạng mẫu
- Bắt đầu một tài liệu mới và sử dụng các công cụ chỉnh sửa phong phú để cấu trúc trang của bạn
- Thêm tiêu đề để xác định rõ các phần trong tài liệu của bạn
- Nhúng liên kết đến các bài viết ví dụ và dữ liệu khóa khác từ nghiên cứu từ khóa
- Thêm các trang lồng nhau để ghi chú cho người viết được chỉ định xem xét trước khi soạn thảo bài viết
- Lưu tài liệu dưới dạng mẫu
- Bắt đầu một tài liệu mới và sử dụng các công cụ chỉnh sửa phong phú để cấu trúc trang của bạn
- Thêm tiêu đề để xác định rõ các phần trong tài liệu của bạn
- Nhúng liên kết đến các bài viết ví dụ và dữ liệu khóa khác từ nghiên cứu từ khóa
- Thêm các trang lồng nhau để ghi chú cho người viết được chỉ định xem xét trước khi soạn thảo bài viết
- Lưu tài liệu dưới dạng mẫu
Giai đoạn kết thúc
- Để đảm bảo nội dung tóm tắt blog đạt tiêu chuẩn, Giám đốc SEO cấp cao, Chuyên gia SEO cấp cao và Giám đốc nội dung cấp cao đã xem xét tài liệu và trình mẫu cho các nhà văn nội dung để xem xét tính dễ đọc và thu thập phản hồi. Dự án chính thức đóng sau khi tất cả các bên liên quan đã phê duyệt.
📌 Sử dụng mẫu Tóm tắt nội dung SEO này để nêu rõ mục tiêu và mục đích của bạn, đồng thời chia sẻ với các nhà văn để cải thiện việc cung cấp nội dung.
Để biết thêm các mẹo quản lý dự án SEO, hãy xem bài viết của Giám đốc SEO cấp cao tại ClickUp: Mẹo tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn .
3. Dự án hỗ trợ khách hàng: Khởi chạy chương trình mới
Robin Wisner, Quản trị viên LMS của ClickUp, chịu trách nhiệm triển khai một sáng kiến mới nhằm mang đến cho khách hàng của ClickUp một cách thú vị và tương tác để học cách sử dụng ClickUp và tối đa hóa các tính năng trong nền tảng này.
Nhóm Hỗ trợ khách hàng, trong đó Robin là thành viên, đã ra mắt ClickUp University (CUU) vào tháng 11 năm 2021. Chương trình mới này đã nhận được phản hồi cực kỳ tích cực từ người dùng ClickUp và cuối cùng đã cho phép nhóm ra mắt một tùy chọn khác để giúp nâng cao hơn nữa trải nghiệm người dùng.
Để đạt được điều này, cô đã dẫn đầu sáng kiến ra mắt Chứng chỉ CUU — một chương trình nhằm công nhận kiến thức sản phẩm của người dùng ClickUp và thưởng cho họ khi hoàn thành các bài kiểm tra của khóa học.
Vấn đề là gì?
Thách thức lớn nhất đối với một dự án quy mô như vậy là quản lý nhiều nhóm với các ưu tiên cạnh tranh nhau.
Thách thức lớn nhất đối với một dự án quy mô như vậy là quản lý nhiều nhóm với các ưu tiên cạnh tranh nhau.
Mục tiêu?
Để phân công công việc hiệu quả và khởi động chương trình chứng nhận mới đúng hạn, cung cấp quy trình có thể đo lường cho khách hàng để họ có thể sử dụng ClickUp thành công và nâng cao trải nghiệm của họ với tư cách là người dùng ClickUp.
Dưới đây là cách Robin và các thành viên nhóm dự án đã thực hiện:
Giai đoạn khởi động
- Xác định dự án: Khởi động và quảng bá chương trình chứng nhận mới
- Xác định kết quả mong muốn: Phối hợp với các nhóm khác nhau để thiết kế và ra mắt chương trình chứng nhận mới.
Giai đoạn lập kế hoạch
- Phương pháp quản lý dự án: Waterfall
Giai đoạn thực thi
Danh sách kiểm tra công việc:
- Phác thảo mục tiêu cho từng cấp độ chứng nhận và khóa học trong ClickUp Docs
- Phát triển nhóm thử nghiệm beta và SOP để thử nghiệm trong ClickUp Docs
- Phác thảo phân loại sơ đồ và hành trình của khách hàng trong Bảng trắng ClickUp
- Tạo nhiệm vụ ClickUp để phát triển nội dung và giao nhiệm vụ cho các thành viên nhóm được chỉ định
- Sử dụng Biểu mẫu ClickUp để gửi yêu cầu thiết kế chứng chỉ
- Gửi yêu cầu để tạo bài viết tổng quan mới cho Trung tâm Hỗ trợ
- Cộng tác với nhóm Dev Ops để mã hóa và quản lý thiết kế trang web
- Chạy thử nghiệm với nhóm thử nghiệm beta và thu thập phản hồi
- Tạo tài liệu hỗ trợ nội bộ và ngoại bộ
- Gửi yêu cầu về tài liệu quảng cáo tiếp thị
Giai đoạn kết thúc
- Để hoàn thiện và kết thúc dự án này, các bên liên quan đã xem xét các thiết kế sáng tạo và kiểm tra hiệu suất của trang web cũng như trải nghiệm người dùng. Dự án được phê duyệt sau khi đáp ứng tất cả các yêu cầu.
📌 Sử dụng mẫu Biểu mẫu phản hồi này để tùy chỉnh việc thu thập phản hồi, xem tất cả phản hồi của bạn ở một nơi và cải thiện sản phẩm và dịch vụ của bạn.
Phần thưởng: Phần mềm quản lý dự án cho freelancer
4. Ví dụ về dự án giáo dục: Xây dựng bảng điều khiển báo cáo dữ liệu toàn công ty
Morey Graham, Giám đốc Dịch vụ Cựu sinh viên và Nhà tài trợ (ADS) tại Đại học Wake Forest, lãnh đạo và quản lý các chiến dịch gây quỹ, mối quan hệ với cựu sinh viên, nhận diện thương hiệu và các ấn phẩm trong cộng đồng Wake Forest.
Vấn đề là gì?
Vì các nhóm làm việc trên các nền tảng riêng biệt, nên đã tạo ra các silo công việc dẫn đến nỗ lực trùng lặp và giao tiếp nhóm kém. Chúng tôi cũng thiếu hiển thị dữ liệu, ảnh hưởng đến khả năng đưa ra quyết định kinh doanh mạnh mẽ cho tổ chức.
Vì các nhóm làm việc trên các nền tảng riêng biệt, nên đã tạo ra các silo công việc dẫn đến nỗ lực trùng lặp và giao tiếp nhóm kém. Chúng tôi cũng thiếu khả năng hiển thị dữ liệu, điều này ảnh hưởng đến khả năng đưa ra các quyết định kinh doanh mạnh mẽ cho tổ chức.
Mục tiêu?
Tìm một công cụ quản lý dự án mới thân thiện với người dùng cho tất cả các bộ phận và tạo bảng điều khiển kinh doanh hiển thị và cập nhật dữ liệu theo thời gian thực để giúp cải thiện khả năng hiển thị dự án trong toàn tổ chức.
Dưới đây là cách Morey và bộ phận ADS thực hiện dự án này:
Giai đoạn khởi động
- Xác định dự án: Tạo bảng điều khiển dự án chính xác và đáng tin cậy cho lãnh đạo và thành viên nhóm
- Xác định kết quả mong muốn: Cải thiện báo cáo dữ liệu và hiển thị công việc giữa các bộ phận, đồng thời điều chỉnh mục tiêu của nhóm
Giai đoạn lập kế hoạch
- Phương pháp quản lý dự án: Agile
Giai đoạn thực thi
Danh sách kiểm tra công việc
- Hợp nhất các công cụ công việc và tích hợp các ứng dụng với nhau để hợp lý hóa quy trình báo cáo dữ liệu
- Tổ chức cuộc họp toàn bộ nhân viên trong bộ phận để thu thập phản hồi về quy trình hiện tại và ghi chú cuộc họp vào tài liệu hoặc Notepad
- Thiết lập Không gian Làm việc và tạo một trang chủ riêng cho từng bộ phận Tạo một Không gian cho từng bộ phận để sắp xếp công việc theo bộ phận Trong mỗi Không gian, tạo một Thư mục cho từng dự án Trong mỗi Thư mục, tạo một Danh sách công việc cho từng thành viên trong nhóm
- Tạo không gian cho từng bộ phận để tổ chức công việc theo bộ phận
- Trong mỗi Không gian, tạo một Thư mục cho mỗi dự án
- Trong mỗi Thư mục, tạo một Danh sách công việc cho mỗi thành viên trong nhóm
- Tùy chỉnh chế độ xem dự án và thêm thông tin khóa vào mỗi công việc Tạo trạng thái tùy chỉnh cho từng giai đoạn của dự án Thiết lập và thêm thẻ vào công việc để phân loại và liên kết các công việc có liên quan với nhau
- Tạo trạng thái tùy chỉnh cho từng giai đoạn của dự án
- Thiết lập và thêm thẻ vào công việc để phân loại và liên kết các công việc có liên quan với nhau
- Thiết lập mục tiêu và ghi chép mục tiêu cho từng mục tiêu trong ClickUp Goals
- Xây dựng Bảng điều khiển tùy chỉnh cho toàn bộ tổ chức, từng bộ phận và dự án Xác định đối tượng và câu chuyện dữ liệu của Bảng điều khiển Chọn KPI phù hợp để hỗ trợ câu chuyện dữ liệu Chọn tiện ích phù hợp với yêu cầu báo cáo của bạn
- Xác định đối tượng và câu chuyện dữ liệu của bảng điều khiển
- Chọn KPI phù hợp để hỗ trợ câu chuyện dữ liệu
- Chọn tiện ích phù hợp với yêu cầu báo cáo của bạn
- Tạo không gian cho từng bộ phận để tổ chức công việc theo bộ phận
- Trong mỗi Không gian, tạo một Thư mục cho mỗi dự án
- Trong mỗi Thư mục, tạo một Danh sách công việc cho từng thành viên trong nhóm
- Tạo trạng thái tùy chỉnh cho từng giai đoạn của dự án
- Thiết lập và thêm thẻ vào công việc để phân loại và liên kết các công việc có liên quan với nhau
- Xác định đối tượng và câu chuyện dữ liệu của bảng điều khiển
- Chọn KPI phù hợp để hỗ trợ câu chuyện dữ liệu
- Chọn tiện ích phù hợp với yêu cầu báo cáo của bạn
Giai đoạn kết thúc
- Trình bày dự án cho trưởng bộ phận và các bên liên quan chính để xem xét và phê duyệt để đóng dự án.
📌 Tạo Bảng điều khiển tùy chỉnh trong ClickUp để có cái nhìn tổng quan về tất cả các sáng kiến của bạn, nêu bật các chỉ số KPI, trạng thái dự án và tiến độ, giúp mọi người luôn đi đúng hướng và thống nhất với nhau.
5. Ví dụ về dự án ra mắt sản phẩm: Ra mắt tính năng mới của sản phẩm
Để mở rộng hơn nữa danh sách các tính năng quản lý dự án của ClickUp, công ty đã khởi động một sáng kiến lớn nhằm xây dựng và ra mắt thành công một tính năng sản phẩm mới, ClickUp Whiteboards. Người dẫn đầu dự án là Giám đốc sản phẩm nhóm của ClickUp, Zach Blodgett.
Tầm nhìn của công ty là tạo ra một công cụ cộng tác kỹ thuật số mạnh mẽ nhưng dễ sử dụng mà các nhà quản lý dự án, giám đốc điều hành và thành viên nhóm có thể sử dụng để nâng cao quá trình động não, lập kế hoạch và thực thi.
Vấn đề là gì?
Thách thức lớn nhất là kích thước của nhóm và thời hạn đang đến rất nhanh. Thời hạn là không thể thay đổi và chúng tôi có rất nhiều bên liên quan từ GTM, bán hàng, định giá & đóng gói, phát triển, hỗ trợ, CSM, EPD. Chúng tôi phải đảm bảo rằng họ biết những gì đang diễn ra, những gì sẽ diễn ra tiếp theo và cách nói về Bảng trắng.
Thách thức lớn nhất là kích thước của nhóm và thời hạn đang đến rất gần. Thời hạn là không thể thay đổi và chúng tôi có rất nhiều bên liên quan từ GTM, bán hàng, định giá & đóng gói, phát triển, hỗ trợ, CSM, EPD. Chúng tôi phải đảm bảo rằng họ biết những gì đang diễn ra, những gì sẽ diễn ra tiếp theo và cách nói về Bảng trắng.
Mục tiêu?
Sử dụng công cụ quản lý dự án để giúp quản lý công việc, liên lạc với các bên liên quan trên toàn cầu, giảm thiểu rủi ro và tắc nghẽn để cung cấp tính năng sản phẩm mới và được mong đợi trong dòng thời gian đã thỏa thuận.
Dưới đây là cách Zach và công ty đã triển khai thành công một dự án:
Giai đoạn khởi động
- Xác định dự án: Triển khai tính năng mới
- Xác định kết quả mong muốn: Để cung cấp thành công một tính năng mới phản hồi nhanh và chức năng, đồng thời tạo các chiến dịch GTM cho ngày ra mắt
Giai đoạn lập kế hoạch
- Phương pháp quản lý dự án: Lean
Giai đoạn thực thi
Danh sách kiểm tra công việc:
- Phân công công việc cho các thành viên tương ứng trong nhóm Sản phẩm và Kỹ thuật
- Sử dụng tích hợp ClickUp-Github để xem trước các nhánh được điền vào nhiệm vụ
- Tạo video Clip để báo cáo lỗi trong quá trình phát triển và dễ dàng truyền đạt các vấn đề phức tạp đến các nhóm khác
- Kết nối với nhóm Sáng tạo để quay video quảng cáo và quảng cáo
- Kết nối với toàn bộ công ty để chạy thử nghiệm beta và thu thập phản hồi
- Chạy thử nghiệm với nhóm Bảo mật
- Hợp tác với bộ phận Bán hàng để xác định mô hình định giá
- Làm việc với nhóm GTM Tiếp thị sản phẩm để tạo kế hoạch chiến dịch tiếp thị cho sự ra mắt
- Đặt các cột mốc quan trọng và lịch trình cho bản phát hành beta
Giai đoạn kết thúc
- Giám đốc điều hành, Phó chủ tịch cấp cao bộ phận kỹ thuật và các bên liên quan quan trọng khác của dự án đã xem xét tính năng sản phẩm và phê duyệt sản phẩm cuối cùng trước ngày ra mắt.
Đây là bản hoàn chỉnh – hãy xem qua!
📌 Tạo phương pháp từng bước để tổ chức của bạn đưa sản phẩm ra thị trường và sử dụng mẫu Chiến lược tiếp thị này để giúp bạn giao hàng nhanh hơn!
Các mẫu quản lý dự án hữu ích khác cho bạn
Xử lý mọi dự án một cách tự tin bằng ClickUp
Quản lý dự án thành công bắt đầu từ việc hiểu mục tiêu cuối cùng của dự án, hiểu các yếu tố khóa trong kế hoạch dự án thông minh và tạo ra chiến lược suôn sẻ và khả thi để đạt được mục tiêu đó. Hãy tham khảo các ví dụ về quản lý dự án ở trên để giúp khơi dậy ý tưởng.
Bạn cũng cần đảm bảo triển khai phương pháp luận phù hợp để hướng dẫn bạn trong toàn bộ quá trình và tận dụng vòng đời dự án để duy trì tiến độ.
Và để cuộc sống của bạn với tư cách là người quản lý dự án trở nên dễ dàng nhất có thể, bạn cần sử dụng một công cụ quản lý dự án như ClickUp để giúp mọi thứ luôn trong trật tự và tập trung tất cả công việc của bạn vào một nơi. Sử dụng nó để theo dõi tiến độ dự án, quản lý rủi ro và tài nguyên dự án một cách hiệu quả, cộng tác với toàn bộ tổ chức của bạn và nhiều hơn thế nữa.
ClickUp, ứng dụng tất cả trong một cho công việc, kết hợp dự án, kiến thức và trò chuyện tại một nơi — tất cả được hỗ trợ bởi AI giúp bạn làm việc nhanh hơn và thông minh hơn.
Với danh sách các tính năng có thể tùy chỉnh và chức năng phong phú, bạn sẽ được trang bị đầy đủ để xử lý bất kỳ loại phương pháp quản lý dự án nào, quản lý nhiều dự án phức tạp cùng một lúc, thiết lập quy trình làm việc hợp lý nhất, hỗ trợ các nhóm làm việc từ xa và kết hợp, đồng thời tự tin hoàn thành các dự án chất lượng đúng hạn, mọi lúc.
(tiếng hiệu ứng "Đó thật dễ dàng" 😉)