Là một nhà quản lý dự án, bạn có lẽ đã quen thuộc với những thách thức mà một số vấn đề có thể mang lại, chẳng hạn như quản lý các công việc quá hạn mà không cảm thấy quá tải và gây áp lực quá mức cho nhóm của bạn.
Khi bạn phải làm hàng trăm việc cùng một lúc để đảm bảo giao hàng đúng hạn, bạn cần có các chiến lược thực tế để quản lý khối lượng công việc của mình.
Quản lý dự án Lean tập trung vào làm việc thông minh hơn là làm việc chăm chỉ hơn. Phương pháp này tập trung vào việc nâng cao hiệu quả và giảm thiểu các quy trình lãng phí. Không giống như quản lý dự án truyền thống có các giai đoạn cố định, phương pháp này nhấn mạnh tính linh hoạt và khả năng thích ứng, giúp bạn kiểm soát tốt hơn kết quả dự án.
Bên cạnh Agile, Lean là một trong những phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay. Chúng khác nhau như thế nào? Có thể nói phương pháp nào tốt hơn phương pháp nào không?
Hãy cùng khám phá nhanh sự khác biệt giữa quản lý dự án Lean và Agile trước khi đi sâu hơn vào quản lý dự án Lean và cách triển khai.
Quản lý dự án Lean so với Agile
Cả hai phương pháp quản lý dự án Lean và Agile đều áp dụng chủ yếu cho phát triển phần mềm, sản xuất, chế tạo và CNTT.
Quản lý dự án Lean yêu cầu tận dụng hiệu quả tối đa những gì bạn có. Nó liên tục kiểm tra cách thức thực hiện công việc để tìm ra và loại bỏ các bước không cần thiết, đảm bảo sản phẩm cuối cùng có giá trị đối với khách hàng.
Tuy nhiên, Agile hiểu rằng kế hoạch dự án không phải là bất di bất dịch. Các nhà quản lý dự án Agile biết rằng kế hoạch có thể bị trật bánh và họ rất thành thạo trong việc xử lý các yêu cầu thay đổi của dự án. Họ thực hiện dự án theo từng phần nhỏ, lặp đi lặp lại, liên tục kiểm tra và điều chỉnh phương pháp của mình dựa trên phản hồi của khách hàng để dự án thành công.
Hiểu về quản lý dự án Lean
Quản lý dự án Lean không chỉ là tiết kiệm tiền và tài nguyên. Nó sử dụng số lượng công cụ và nhân lực hoàn hảo để cung cấp chính xác những gì khách hàng cần ngay khi họ cần. Tất cả là về việc sử dụng số lượng người và công cụ phù hợp để hoàn thành công việc.
Bằng cách loại bỏ các quy trình lãng phí [như thời gian chờ đợi hoặc các tính năng không cần thiết], Lean giúp bạn:
- Cắt giảm chi phí và dòng thời gian dự án
- Tăng sự hài lòng của khách hàng thông qua dịch vụ tốt hơn
- Khai thác tiềm năng của nhóm với năng suất và hiệu quả cao hơn
- Có được hiển thị dự án rõ ràng ở cấp độ nhóm
- Hoàn thành công việc chất lượng cao hơn với giá trị cao hơn cho khách hàng
- Nắm vững nghệ thuật xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên một cách hiệu quả
Bây giờ, hãy cùng tìm hiểu các nguyên tắc cốt lõi làm cho quản lý dự án Lean trở nên hiệu quả.
Các trụ cột của Lean
Bất kể bạn sử dụng Lean ở đâu, nguyên tắc cốt lõi vẫn giống nhau: mang lại giá trị tối đa bằng cách loại bỏ các quy trình lãng phí.
Nhưng lãng phí là gì?
Lean sử dụng ba thuật ngữ khóa tiếng Nhật, Muda, Mura và Muri, được phát triển bởi Hệ thống sản xuất Toyota [TPS], để xác định lãng phí. Hãy phân tích chúng.
- Muda [無駄] là bất kỳ hoạt động nào tiêu tốn tài nguyên nhưng không mang lại lợi ích gì cho khách hàng. Giữ lại công việc chưa hoàn thành, sản xuất quá nhiều hoặc tạo ra lỗi là những ví dụ điển hình. Hãy tưởng tượng bạn đang làm bánh sandwich cho một người bạn. Cắt tất cả các loại rau và chỉ sử dụng một nửa sẽ là Muda
- Mura [むら] đề cập đến sự không đồng đều trong quy trình làm việc của bạn, như khối lượng công việc không cân bằng. Hãy nghĩ về việc xếp hàng ở cửa hàng — lúc thì nhanh, lúc thì chậm. Mura tạo ra sự chậm trễ và sự thất vọng cho tất cả mọi người liên quan
- Muri [無理] là quá tải nhóm hoặc thiết bị của bạn để đạt được các mục tiêu không thực tế. Nó giống như đẩy một cỗ máy vượt quá sức chứa của nó. Muri có thể dẫn đến kiệt sức và sai lầm
Giả sử nhóm của bạn có bảy lập trình viên làm việc trên các tính năng nhưng chỉ có ba người kiểm tra để xem xét công việc của họ [Mura]. Điều này tạo ra một nút thắt cổ chai, nơi các tính năng chồng chất chờ được kiểm tra [Muri], làm quá tải các nhân viên kiểm tra [Muri]. Việc kiểm tra gấp rút do quá tải này có thể dẫn đến các lỗi bị bỏ sót [Muda], cuối cùng dẫn đến việc giao phần mềm bị lỗi cho khách hàng [thêm Muda]. Bằng cách giải quyết cả ba M, bạn có thể đơn giản hóa quy trình làm việc và đạt được hiệu quả cao nhất.
Cách Viện Quản lý Dự án [PMI] khuyến khích áp dụng Lean để tạo ra quy trình làm việc hiệu quả
Viện Quản lý Dự án [PMI] là hiệp hội chuyên nghiệp hàng đầu thế giới về quản lý dự án. Được thành lập vào năm 1969, PMI phục vụ hơn 3 triệu chuyên gia ở hầu hết các quốc gia.
PMI nhận ra rằng Lean là một công cụ hiệu quả để tăng hiệu quả dự án và mang lại giá trị. Dưới đây là cách PMI thúc đẩy văn hóa Lean:
- Tích hợp các nguyên tắc Lean: PMI đã kết hợp các nguyên tắc Lean quan trọng, như loại bỏ lãng phí và tối đa hóa việc học hỏi, vào các khung quản lý dự án và các phương pháp hay nhất của mình. Hãy coi đó như là hiệu quả được cài đặt sẵn cho các dự án của bạn
- Lean cho tất cả các dự án: PMI ủng hộ việc áp dụng tư duy Lean trong tất cả các dự án. Bạn đang xây dựng một tòa nhà chọc trời? Phát triển một ứng dụng tiên tiến? Lean có thể giúp bạn mang lại giá trị tối đa, bất kể dự án là gì
- Tài nguyên Lean của PMI: PMI cung cấp các tài nguyên học tập, hội thảo trên web và chương trình đào tạo đặc biệt về việc áp dụng các nguyên tắc Lean trong quản lý dự án. Điều này sẽ trang bị cho bạn và nhóm của bạn kiến thức và kỹ năng để áp dụng tư duy Lean và thực sự tối ưu hóa các quy trình của bạn
- Chứng nhận Lean: PMI cung cấp các chứng nhận chuyên môn như PMI Agile Certified Practitioner [PMI-ACP] để công nhận chuyên môn về phương pháp Agile và Lean trong thực hiện dự án
PMI coi các công cụ quản lý dự án Lean là yếu tố khóa trong việc thúc đẩy hiệu suất dự án và mang lại giá trị tối đa cho khách hàng. Các chương trình đào tạo và chứng nhận của họ cung cấp cho các chuyên gia dự án những công cụ cần thiết để sử dụng các nguyên tắc quản lý dự án Lean và đạt được kết quả dự án thành công.
Phương pháp Lean và phương pháp Toyota
Bạn đã biết rằng phương pháp Lean không được hình thành như một lý thuyết trong phòng thí nghiệm. Đây là một giải pháp thực tế cho các nhu cầu và vấn đề thực tế mà Hệ thống sản xuất Toyota [TPS] phải đối mặt.
Sau Chiến tranh thế giới thứ hai, nguồn tài nguyên của Nhật Bản rất hạn chế. Toyota phải hoạt động hiệu quả với nguồn nguyên liệu và nhân lực hạn chế. Họ bắt đầu xem xét lại các quy trình sản xuất truyền thống.
Taiichi Ohno, một kỹ sư công nghiệp tại Toyota, đã phát triển các nguyên tắc cốt lõi của Lean. Ông tập trung chủ yếu vào việc mang lại giá trị cho khách hàng và loại bỏ mọi thứ không đóng góp, tức là lãng phí.
Tuy nhiên, không phải tất cả các loại lãng phí đều giống nhau. Có nhiều cách khác nhau để phân loại Muda trong quản lý dự án Lean.
- Muda loại 1 là các hoạt động vẫn cần thiết để hoàn thành dự án. Ví dụ bao gồm kiểm tra an toàn hoặc các thủ tục tuân thủ quy định. Mặc dù chúng không trực tiếp gia tăng giá trị cho sản phẩm, nhưng không thể hủy bỏ hoàn toàn
- Muda loại 2 là các hoạt động cần hủy bỏ vì không mang lại giá trị gì. Ví dụ bao gồm các cuộc họp không cần thiết, giao tiếp không rõ ràng dẫn đến phải làm lại hoặc chờ đợi do kế hoạch kém
Một nguyên tắc cốt lõi khác bổ sung cho phương pháp này là Kaizen, triết lý cải tiến liên tục của Nhật Bản. Nó khuyến khích việc phân tích liên tục các quy trình, xác định các khu vực cần giảm lãng phí và luôn nỗ lực để trở nên hiệu quả hơn.
Năm 1990, cuốn sách 'The Machine That Changed the World' của James Womack đã phổ biến thuật ngữ này và giúp lan rộng các nguyên tắc Lean và Kaizen của Toyota ra ngoài ngành sản xuất ô tô.
Năm nguyên tắc và giai đoạn chính của quản lý dự án Lean
Quản lý dự án Lean không phải là một giải pháp nhanh chóng; đó là một hành trình diễn ra trong năm giai đoạn, còn được gọi là năm nguyên tắc cốt lõi của phương pháp Lean.
1. Xác định giá trị
Trước khi xây dựng bất cứ điều gì, hãy hiểu "giá trị" có ý nghĩa như thế nào đối với khách hàng của bạn.
Giả sử bạn là một nhóm phát triển phần mềm đang xây dựng một ứng dụng thể dục mới. "Giá trị" là một công cụ theo dõi calo cao cấp hay một ứng dụng đơn giản, thân thiện với người dùng giúp mọi người duy trì động lực? Hãy trò chuyện với những người dùng tiềm năng, thu thập phản hồi và xác định những tính năng thực sự quan trọng đối với mục tiêu thể dục của họ.
2. Lập bản đồ dòng giá trị
Bản đồ giá trị: Phân tích từng bước trong quá trình mang lại giá trị đó. Xác định và loại bỏ mọi lãng phí [Muda].
Giả sử quá trình phát triển ứng dụng của bạn bao gồm nhiều vòng sửa đổi thiết kế và đánh giá mã dài. Điều này có thể dẫn đến tắc nghẽn và chậm trễ. Lập bản đồ toàn bộ quy trình, xác định các bước không đóng góp trực tiếp vào việc cải thiện ứng dụng [như quá nhiều thiết kế lại] và đơn giản hóa quy trình làm việc.
3. Tạo luồng
Hãy nghĩ về dự án của bạn như một dây chuyền lắp ráp. Sắp xếp các hoạt động gia tăng giá trị theo một luồng trơn tru, liên tục.
Ví dụ: chia nhỏ quá trình phát triển ứng dụng thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Sử dụng bảng Kanban để trực quan hóa quy trình làm việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và xác định bất kỳ trở ngại nào có thể làm chậm tiến độ.
4. Xây dựng hệ thống kéo
Đáp ứng nhu cầu thực tế của khách hàng, không phải xu hướng hay dự đoán. Chỉ sản xuất những gì cần thiết khi cần thiết.
Ví dụ, hãy thực hiện từng bước một. Thay vì cố gắng làm mọi việc cùng một lúc, hãy phát hành sản phẩm tối thiểu khả thi [MVP] trước và thu thập phản hồi. Sử dụng phản hồi để tìm ra tính năng nào của ứng dụng bạn cần cải thiện tiếp theo. Bằng cách này, bạn sẽ đảm bảo rằng mình đang xây dựng các tính năng mà mọi người thực sự muốn và tránh lãng phí thời gian vào những tính năng [có thể không cần thiết].
5. Hướng tới sự hoàn hảo
Cải tiến liên tục là trái tim của Lean, và hiệu quả là bộ não của nó. Luôn tìm cách đơn giản hóa các quy trình dự án.
Ví dụ: tổ chức các cuộc thảo luận nhóm thường xuyên để xác định những gì đang hoạt động tốt trong ứng dụng và những gì cần cải thiện. Khuyến khích các thành viên trong nhóm đề xuất ý tưởng mới để cải thiện ứng dụng, dù ý tưởng đó có nhỏ đến đâu. Tiếp tục điều chỉnh quy trình làm việc để cải thiện tốc độ, hiệu quả và độ chính xác trong tương lai.
Lean so với Agile so với Scaled Agile so với Lean Six Sigma
Mặc dù Lean, Agile và Scaled Agile đều tập trung vào cải tiến, nhưng chúng khác nhau về mục tiêu. Lean giải quyết lãng phí trong mọi quy trình; Agile phát triển mạnh mẽ nhờ khả năng thích ứng với nhu cầu dự án luôn thay đổi; và Scaled Agile điều phối các phương pháp Agile cho các dự án lớn. Lean Six Sigma kết hợp trọng tâm giảm thiểu lãng phí của Lean với phân tích thống kê của Six Sigma để tối ưu hóa các quy trình hiện có.
Hãy xem xét kỹ hơn những điểm khác biệt này.
| Tính năng | Lean | Agile | Agile mở rộng | Lean Six Sigma |
| Tập trung | Loại bỏ lãng phí, tối đa hóa giá trị mang lại | Khả năng thích ứng, phản ứng với thay đổi | Điều phối các nhóm và dự án lớn | Giảm thiểu lỗi, nâng cao hiệu quả quy trình |
| Các giai đoạn của dự án | Không được định nghĩa một cách nghiêm ngặt, cải tiến liên tục | Sprint lặp đi lặp lại với kế hoạch linh hoạt | Khung công tác để mở rộng quy mô agile trong các doanh nghiệp lớn | Một phương pháp tiếp cận dựa trên dữ liệu để cải tiến quy trình |
| Quản lý dự án | Quy trình làm việc đơn giản hóa, giảm thiểu lãng phí | Cách tiếp cận hợp tác, lấy khách hàng làm trung tâm | Khung công tác để điều phối các nhóm lớn | Dựa trên dữ liệu, tập trung vào thống kê |
| Quản lý thay đổi | Khuyến khích cải tiến liên tục | Chấp nhận thay đổi và cải tiến liên tục | Khung quản lý thay đổi phức tạp trong các nhóm lớn | Cách tiếp cận dựa trên dữ liệu để cải tiến quy trình |
| Phù hợp cho | Các dự án được xác định rõ ràng với đề xuất giá trị rõ ràng | Các dự án có yêu cầu thay đổi hoặc kết quả không chắc chắn | Các dự án lớn, phức tạp với nhiều nhóm | Các dự án có sai sót hoặc hướng tới hiệu quả quy trình cao |
| Ví dụ | Sản xuất, phát triển phần mềm | Phát triển phần mềm, chiến dịch tiếp thị | Phát triển phần mềm doanh nghiệp, ra mắt sản phẩm quy mô lớn | Sản xuất, quy trình dịch vụ khách hàng |
Hãy phân tích từng mô hình này và tìm hiểu cách áp dụng chúng.
1. Quản lý dự án Lean
Lean tập trung vào việc tránh lãng phí [Muda] và tối đa hóa giá trị mang lại cho khách hàng.
- Ví dụ: Một bệnh viện triển khai Lean để đơn giản hóa quy trình tiếp nhận bệnh nhân, giảm thời gian chờ đợi và nâng cao sự hài lòng của bệnh nhân
- Tại sao chọn Lean: Rất phù hợp cho các dự án có giá trị rõ ràng và yêu cầu thay đổi tối thiểu. Lean rất tốt trong việc cải thiện quy trình làm việc và tận dụng tối đa các dự án được xác định rõ ràng
2. Quản lý dự án Agile
Agile là về khả năng thích ứng và đáp ứng nhu cầu thay đổi của khách hàng thông qua các chu kỳ phát triển ngắn, linh hoạt [sprint].
- Ví dụ: Một nhóm phát triển phần mềm sử dụng Agile để phát triển một ứng dụng di động mới. Họ thu thập phản hồi của người dùng sau mỗi sprint và điều chỉnh các tính năng dựa trên phản hồi đó
- Tại sao chọn agile: Tuyệt vời cho các dự án có yêu cầu liên tục thay đổi hoặc kết quả không chắc chắn. Agile cho phép bạn điều chỉnh hướng đi dựa trên thông tin mới, khiến nó trở nên hoàn hảo cho các dự án trong môi trường thay đổi
3. Quản lý dự án linh hoạt theo quy mô
Đảm bảo các nhóm và dự án lớn trong công ty làm việc cùng nhau trong khi tuân thủ các nguyên tắc Agile
- Ví dụ: Một ngân hàng lớn triển khai một khung agile quy mô lớn [như SAFe] để quản lý việc phát triển một nền tảng ngân hàng trực tuyến mới trên nhiều nhóm
- Tại sao chọn agile mở rộng: Khi bạn có các dự án lớn với nhiều nhóm và các bộ phận thay đổi liên tục, bạn cần một cách để quản lý tất cả. Các phương pháp Agile truyền thống có thể không hiệu quả, vì vậy bạn phải thích ứng và mở rộng quy mô để mọi thứ hoạt động trơn tru
4. Lean Six Sigma
Một phương pháp dựa trên dữ liệu kết hợp các nguyên tắc Lean về giảm lãng phí với trọng tâm của Six Sigma về giảm lỗi và cải tiến quy trình. Phương pháp này sử dụng chu kỳ DMAIC [Xác định-Đo lường-Phân tích-Cải tiến-Kiểm soát] để cải tiến liên tục.
- Ví dụ: Một công ty sản xuất sử dụng Lean Six Sigma để xác định và loại bỏ các khuyết tật trong dây chuyền sản xuất, giảm lãng phí và cải thiện chất lượng sản phẩm
- Tại sao chọn Lean Six Sigma: Đây là giải pháp lý tưởng cho các quy trình hiện tại cần được tối ưu hóa để đạt chất lượng tốt hơn. Cách tiếp cận dựa trên dữ liệu giúp dễ dàng phát hiện vấn đề và theo dõi tiến độ
Bạn nên chọn phương pháp nào?
Bạn cần một mô hình quản lý dự án phù hợp với nhu cầu của mình. Dưới đây là cách bạn có thể xác định nhu cầu của mình:
- Phạm vi và yêu cầu của dự án: Đối với các dự án được xác định rõ ràng với ít thay đổi, Lean có thể là phương pháp tốt nhất. Đối với các dự án có yêu cầu thay đổi, Agile là phương pháp phù hợp hơn
- Kích thước và độ phức tạp của dự án: Đối với các dự án lớn, phức tạp với nhiều nhóm, Scaled Agile cung cấp một khung để phối hợp
- Tập trung vào cải tiến quy trình: Nếu mục tiêu chính của bạn là giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả, Lean Six Sigma là lựa chọn phù hợp
Đôi khi, phương pháp kết hợp các yếu tố từ các quy trình quản lý dự án khác nhau có thể là chiến lược hiệu quả nhất cho kế hoạch quản lý dự án của bạn.
Áp dụng Lean trong thực tế
Chỉ chọn bất kỳ phương pháp quản lý dự án nào cũng không đảm bảo thành công, dù đó là Agile hay Lean. Để quản lý dự án hiệu quả bằng các phương pháp này, bạn cần một phần mềm quản lý dự án cung cấp các chức năng cụ thể:
- Quản lý công việc và dự án: Bạn nên có thể chia các dự án phức tạp thành các bước dễ quản lý, rõ ràng, có thể đo lường và theo dõi. Phần mềm nên có thể xử lý việc tạo, phân công và theo dõi các công việc cho các dự án của bạn
- Tự động hóa quy trình làm việc: Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại để đơn giản hóa quy trình làm việc và giải phóng thời gian cho nhóm của bạn
- Cộng tác từ xa: Thúc đẩy giao tiếp và cộng tác dễ dàng trong nhóm của bạn, ngay cả khi mọi người không ở cùng một địa điểm
- Tính linh hoạt trong tích hợp: Tích hợp với các công cụ khác mà nhóm của bạn sử dụng để tránh tình trạng thông tin bị phân tán và giữ mọi thứ tập trung
Các phương pháp quản lý dự án không phải là phương pháp duy nhất phù hợp cho tất cả. Các nhóm có thể sử dụng Agile, Scrum, Kanban, Lean, Six Sigma hoặc thậm chí là phương pháp kết hợp, tùy thuộc vào dự án.
Hãy cùng khám phá một số công cụ và phương pháp Lean:
- Kanban: Một hệ thống quản lý quy trình làm việc trực quan sử dụng bảng và thẻ để mô tả trạng thái hiện tại của các công việc — điều này cho phép các nhóm xem rõ quy trình làm việc của mình, xác định các lĩnh vực mà công việc bị đình trệ và cải thiện hiệu quả tổng thể
- PDCA [Plan-Do-Check-Act]: Một phương pháp lặp lại được sử dụng để giải quyết vấn đề và cải tiến liên tục, PDCA bao gồm bốn bước: lập kế hoạch [xác định vấn đề và phát triển chiến lược cải tiến], thực hiện [thực hiện chiến lược], kiểm tra [đánh giá kết quả của chiến lược] và hành động [thực hiện hành động dựa trên đánh giá]
- Bản đồ chuỗi giá trị: Một kỹ thuật được sử dụng để ghi chép, phân tích và cải thiện luồng vật liệu và thông tin trong một quy trình — VSM giúp xác định các lĩnh vực lãng phí và cơ hội cải tiến
- Tối ưu hóa quy trình làm việc: Quá trình xác định và xử lý các điểm nghẽn trong quy trình làm việc để cải thiện năng suất — các công cụ như bảng Kanban, chu kỳ PDCA và bản đồ dòng giá trị có thể được sử dụng để tối ưu hóa quy trình làm việc
Các phương pháp này cụ thể hữu ích như thế nào cho phát triển phần mềm? Bạn có thể áp dụng phương pháp Lean vào phát triển phần mềm theo nhiều cách khác nhau:
- Phát triển phần mềm Agile: Một phương pháp linh hoạt trong phát triển phần mềm tập trung vào tinh thần đồng đội, khả năng thích ứng và cải tiến liên tục
- DevOps: Một tập hợp các thực tiễn hợp nhất phát triển phần mềm [Dev] và hoạt động CNTT [Ops] để cải thiện tốc độ và chất lượng phân phối phần mềm
- Scrum: Một khung công tác linh hoạt sử dụng các chu kỳ phát triển ngắn (sprint) và đánh giá thường xuyên để cung cấp phần mềm một cách linh hoạt
Lean hỗ trợ các nỗ lực cải tiến liên tục bằng cách tăng hiệu quả và năng suất, giảm lãng phí và chi phí, cải thiện sự hài lòng của khách hàng và thu hút nhân viên làm việc hiệu quả.
Năm 2009, các nhà nghiên cứu đã nghiên cứu một nhóm phát triển phần mềm nhỏ tại BBC Worldwide ở London để xem phương pháp Lean hoạt động hiệu quả như thế nào. Họ đã kiểm tra công việc, bảng công việc và các cuộc họp của nhóm, phỏng vấn các thành viên trong nhóm và phân tích số liệu.
Sau một năm triển khai Lean, mọi thứ đã trở nên tốt hơn rất nhiều: Phát hành phần mềm nhanh hơn 37% và nhất quán hơn [cải thiện 47%], và khách hàng phát hiện ra ít lỗi hơn 24%.
Việc phát hành nhanh hơn, tập trung vào những gì khách hàng coi trọng nhất, cũng có nghĩa là ít rủi ro hơn từ những thay đổi công nghệ hoặc thị trường.
Mặc dù nghiên cứu này đã được hoàn thành cách đây nhiều năm, nhưng nó cho thấy Lean là một mô hình quản lý dự án đáng để thử, đặc biệt là khi nó có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí.
Làm thế nào để bắt đầu với Lean? Có một số nền tảng hoặc kết hợp các công cụ mà bạn có thể sử dụng.
Nhưng đâu là phương pháp tốt nhất?
Mặc dù không có câu trả lời duy nhất vì mỗi nhóm có một bộ quy trình làm việc và yêu cầu riêng, khả năng thích ứng là chìa khóa. May mắn thay, bạn có ClickUp , một nền tảng quản lý dự án có thể giúp bạn chuyển đổi phương pháp dựa trên nhu cầu của dự án và nhóm. Điều này cho phép nhóm của bạn tập trung vào những gì quan trọng: hoàn thành dự án thành công.
Dưới đây là cách ClickUp có thể đơn giản hóa quản lý dự án Lean cho bạn:
1. Sử dụng các công cụ trực quan hóa
ClickUp cung cấp cho bạn các công cụ mạnh mẽ để tích hợp liền mạch các nguyên tắc Lean và Agile vào quy trình quản lý dự án của bạn.
Kanban
Tạo Bảng Kanban ClickUp trực quan với các bảng đại diện cho các giai đoạn dự án [như 'Cần làm', 'Đang tiến hành', 'Đang xem xét', 'Đã hoàn thành']. Phân chia các công việc lớn thành các công việc con nhỏ hơn, dễ quản lý hơn trong mỗi phần. Điều này giúp quy trình làm việc của bạn được tổ chức và đảm bảo mọi thành viên trong nhóm hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình.
Kéo và thả công việc giữa các Bảng để trực quan hóa tiến độ công việc và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc. Sử dụng mã màu để đánh dấu các công việc khẩn cấp hoặc các công việc yêu cầu kỹ năng cụ thể.
Đặt giới hạn WIP cho từng giai đoạn để ngăn chặn tắc nghẽn và đảm bảo luồng công việc diễn ra suôn sẻ. WIP giới hạn số lượng công việc có thể được hoàn thành tại một giai đoạn cụ thể vào bất kỳ thời điểm nào. Điều này giúp ngăn chặn các nhóm đảm nhận quá nhiều công việc cùng một lúc, đảm bảo các công việc được hoàn thành thông qua quy trình công việc mà không bị tắc nghẽn.
PDCA [Kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động]
Sử dụng Nhiệm vụ ClickUp và Trường Tùy chỉnh ClickUp để hợp nhất PDCA vào quy trình làm việc quản lý dự án Lean của bạn. Cách thực hiện như sau:
- Kế hoạch: Xác định mục tiêu dự án và chia nhỏ thành các nhiệm vụ có thể thực hiện trong Nhiệm vụ ClickUp. Phân công nhiệm vụ cho các thành viên cụ thể trong nhóm, đặt ngày đáo hạn và thiết lập kỳ vọng rõ ràng bằng cách thêm các phụ thuộc rõ ràng
- Việc cần làm: Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, đặt thời hạn thực tế và theo dõi tiến độ trong thời gian thực bằng giao diện trực quan của ClickUp. Sử dụng các tính năng như phụ thuộc nhiệm vụ để đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành theo đúng thứ tự và tránh các trở ngại
- Kiểm tra: Trong giai đoạn này, khả năng thu thập dữ liệu của ClickUp trở nên rất hữu ích. Tạo các trường tùy chỉnh riêng cho dự án của bạn để thu thập dữ liệu quý giá về hiệu suất. Dữ liệu này có thể bao gồm thời gian chu kỳ, tỷ lệ lỗi hoặc chỉ số hài lòng của khách hàng
- Hành động: Dữ liệu chỉ hữu ích khi được phân tích và hành động. ClickUp tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác và chia sẻ kiến thức. Sử dụng ClickUp Assign Comments hoặc ClickUp Docs để ghi lại những phát hiện quan trọng, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và cùng nhau tìm ra các giải pháp. Việc ghi chép lại những bài học kinh nghiệm đảm bảo sự cải tiến liên tục được tích hợp vào chu trình quản lý dự án của bạn
Bản đồ giá trị
Bản đồ giá trị dòng chảy [VSM] là một công cụ hữu ích để xác định lãng phí và tối ưu hóa quy trình. Tuy nhiên, việc tạo ra một VSM rõ ràng và có thể thực hiện được có thể là một thách thức.
Thảo luận và lập bản đồ trực quan toàn bộ dòng giá trị của dự án, xác định tất cả các bước liên quan đến việc mang lại giá trị cho khách hàng.
Bản đồ Tư duy của ClickUp là công cụ hoàn hảo để ghi lại tất cả các ý tưởng và bước liên quan đến chuỗi giá trị của bạn. Bắt đầu bằng cách tạo một nút trung tâm đại diện cho giá trị cuối cùng được cung cấp cho khách hàng.
Sau đó, mở rộng ra để vạch ra tất cả các quy trình, quy trình phụ và hoạt động góp phần mang lại giá trị đó.
Sử dụng các nút con để biểu thị các quyết định, phê duyệt, chuyển giao hoặc bất kỳ bước nào khác góp phần vào luồng công việc tổng thể. Mã màu có thể giúp phân biệt các loại hoạt động hoặc bộ phận khác nhau có liên quan.
Tạo Bảng trắng ClickUp chuyên dụng để cùng nhau vẽ bản đồ hiện trạng và trạng thái mong muốn trong tương lai của dòng giá trị của bạn. Chúng tôi có một mẫu tuyệt vời cho việc này, vì vậy bạn không cần phải bắt đầu từ đầu.
Mẫu Bảng trắng Bản đồ dòng giá trị tự động của ClickUp là công cụ duy nhất giúp bạn đơn giản hóa việc phân tích dòng giá trị:
- Trạng thái có thể tùy chỉnh: Theo dõi tiến độ của từng bước trong chuỗi giá trị của bạn với các trạng thái tùy chỉnh. Điều này giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về tình hình hiện tại và những điểm nghẽn có thể xảy ra
- Dữ liệu phong phú với các trường tùy chỉnh: Vượt xa VSM cơ bản. Sử dụng chín trường tùy chỉnh được thiết kế đặc biệt để lập bản đồ dòng giá trị. Thu thập thông tin quan trọng như thời gian chu kỳ, thời gian xử lý và thời gian gia tăng giá trị cho từng bước. Các điểm dữ liệu này trở thành các khối xây dựng cho phương pháp cải tiến quy trình dựa trên dữ liệu
- Chế độ xem kép để hiểu sâu hơn: Chế độ xem Bảng trắng cung cấp một khung hình trực quan để vẽ bản đồ toàn bộ dòng giá trị, cho phép bạn nhìn thấy bức tranh toàn cảnh và xác định các lĩnh vực có thể cải thiện. Chuyển sang chế độ xem Quy trình để xem chi tiết từng bước, kèm theo các trường tùy chỉnh để thu thập dữ liệu chi tiết
- Công cụ quản lý dự án mạnh mẽ: Sử dụng phản hồi bình luận để cung cấp phản hồi, khuyến khích chỉnh sửa hợp tác để cập nhật thời gian thực và triển khai tự động hóa để hỗ trợ các công việc liên quan đến phân tích VSM của bạn
- Cải tiến dựa trên AI: Tận dụng các tính năng AI của ClickUp Brain giúp phân tích dữ liệu trong VSM của bạn, đơn giản hóa hơn nữa quy trình làm việc và cung cấp thông tin chi tiết sâu sắc hơn
Tối ưu hóa quy trình làm việc
Kết hợp Tự động hóa ClickUp với Bảng điều khiển ClickUp để tự động hóa các nhiệm vụ và tạo báo cáo chi tiết về bất kỳ nhiệm vụ, cột mốc hoặc mục tiêu nào cần đạt được, từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn.
Tự động hóa của ClickUp cho phép bạn thiết lập các quy tắc tùy chỉnh để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại trong các dự án của bạn. Dưới đây là một số ví dụ:
- Tự động di chuyển công việc: Khi một công việc được đánh dấu là hoàn thành trong một Danh sách, hãy tự động di chuyển công việc đó sang Danh sách tiếp theo trên bảng Kanban của bạn. Điều này giúp luồng công việc của bạn diễn ra suôn sẻ và đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều biết công việc cần làm tiếp theo
- Chỉ định người đánh giá: Tự động chỉ định công việc để đánh giá cho các thành viên nhóm hoặc nhóm cụ thể khi công việc đạt đến giai đoạn được chỉ định trong quy trình làm việc của bạn. Điều này đơn giản hóa quy trình đánh giá và tránh tắc nghẽn
- Đặt ngày đáo hạn dựa trên các phụ thuộc: Tự động đặt ngày đáo hạn cho các nhiệm vụ phụ thuộc dựa trên ngày hoàn thành của nhiệm vụ cha. Điều này đảm bảo dòng thời gian dự án thực tế và tránh sự chậm trễ
- Tự động phân công dựa trên kỹ năng: Khi một công việc mới được tạo với các yêu cầu kỹ năng cụ thể, tự động phân công công việc đó cho thành viên nhóm có chuyên môn phù hợp nhất
- Tạo công việc định kỳ: Tự động hóa việc tạo/lập các công việc định kỳ, như cuộc họp nhóm hàng tuần hoặc báo cáo hàng tháng.
- Bắt đầu sớm với các chuỗi tự động hóa được tạo sẵn: ClickUp cung cấp một thư viện với hơn 100 tự động hóa được tạo sẵn để giải quyết các tình huống công việc phổ biến. Các mẫu này có thể dễ dàng tùy chỉnh hoặc sử dụng làm nguồn cảm hứng để tạo ra các tự động hóa của riêng bạn
Bảng điều khiển ClickUp hoạt động như trung tâm lệnh có thể tùy chỉnh để cung cấp chế độ xem thời gian thực về quản lý dự án của bạn. Với chức năng kéo và thả, bạn có thể xây dựng bảng điều khiển phù hợp với nhu cầu của mình, hiển thị các chỉ số và thông tin chi tiết quan trọng để giúp bạn xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Bạn có thể tạo bảng điều khiển cho các mục đích sau:
- Phân tích bảng Kanban: Theo dõi số lượng công việc ở mỗi giai đoạn trên bảng Kanban của bạn theo thời gian. Xác định các điểm nghẽn bằng cách hiển thị trực quan nơi công việc bị đình trệ và mất nhiều thời gian hơn dự kiến
- Quản lý khối lượng công việc: Giám sát khối lượng công việc của thành viên nhóm bằng cách hiển thị số lượng công việc được giao cho từng cá nhân. Điều này giúp đảm bảo phân phối công việc công bằng và ngăn ngừa tình trạng kiệt sức
- Tỷ lệ hoàn thành công việc: Phân tích tỷ lệ phần trăm công việc hoàn thành đúng hạn hoặc quá hạn. Điều này giúp xác định các lĩnh vực thường xuyên vi phạm thời hạn và cho phép điều chỉnh dòng thời gian dự án hoặc phân bổ nguồn lực
- Theo dõi thời gian chu kỳ: Đo thời gian trung bình cần thiết để chuyển công việc từ giai đoạn này sang giai đoạn khác trong quy trình làm việc của bạn. Điều này giúp xác định những điểm không hiệu quả và cơ hội để hợp lý hóa quy trình
- Biểu đồ tiến độ: Hình dung khối lượng công việc còn lại của dự án theo thời gian. Theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu dự án và xác định các trở ngại tiềm ẩn có thể cản trở việc hoàn thành dự án đúng hạn
2. Sử dụng các giải pháp quản lý dự án Lean cho phát triển phần mềm
Nhiều giải pháp quản lý dự án của ClickUp cho phép bạn thiết lập các phương pháp linh hoạt để quản lý phát triển phần mềm tại tổ chức của mình.
Phát triển phần mềm linh hoạt
Trước tiên, hãy cùng tìm hiểu về Phần mềm quản lý dự án Agile ClickUp, được thiết kế đặc biệt cho các nhóm Agile muốn sử dụng các công cụ Agile-first cùng với các công cụ khác.
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng ClickUp cho các phương pháp luận agile:
- Sử dụng các công cụ AI của ClickUp Brain: Tạo tài liệu kỹ thuật trong tài liệu và để AI viết, diễn đạt lại, chỉnh sửa, tóm tắt và hiệu đính. Tạo mẫu để thực hiện bất kỳ công việc nào và thiết lập tự động hóa trong đó để công việc được phân công một cách liền mạch
- Quản lý và đánh giá các công việc tồn đọng: Sử dụng các trường tùy chỉnh và công thức để đo lường tác động và sự đánh đổi của các vấn đề, ý tưởng sản phẩm và tính năng mới để có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách thông minh hơn
- Hình dung quy trình làm việc của bạn: Sử dụng các chế độ xem linh hoạt như chế độ xem Biểu đồ Gantt ClickUp, chế độ xem Bảng hoặc chế độ xem Dòng thời gian và gán ngày đáo hạn, đặt mức độ ưu tiên, theo dõi bằng các trạng thái tùy chỉnh
- Tự động hóa báo cáo: Thiết lập Mục tiêu và KPI ClickUp để theo dõi tiến độ của các dự án
Báo cáo tự động cho phép các nhóm phần mềm cập nhật thông tin cho các bên liên quan mà không cần can thiệp thủ công. Theo dõi tiến độ của bạn bằng các mục tiêu số, tài chính, nhị phân [đúng/sai] và dựa trên công việc. Kết hợp các công việc từ các nhóm khác nhau để tạo mục tiêu, chẳng hạn như mục tiêu sprint hoặc mục tiêu bán hàng hàng tuần
- Sử dụng mẫu: Sử dụng hơn 1000 mẫu có sẵn cho Agile, Lean, DevOps, Scrum, sprint, phát triển sản phẩm hoặc bất kỳ trường hợp sử dụng nào bạn có thể nghĩ ra
Ví dụ: Mẫu Quản lý dự án Agile của ClickUp được thiết kế để giúp bạn triển khai các phương pháp Agile một cách hiệu quả.
Sử dụng mẫu này để:
- Hợp lý hóa các yêu cầu đến bằng cách sử dụng Biểu mẫu ClickUp. Ghi lại tất cả các chi tiết liên quan và chuyển chúng vào danh sách công việc tồn đọng của bạn
- Chọn giữa Bảng Kanban hoặc Sprint để quản lý và thực hiện công việc. Hình dung tiến độ và duy trì tiến độ công việc
- Tổ chức các cuộc họp Agile thường xuyên để đánh giá hiệu suất sprint và liên tục cải thiện quy trình của bạn
DevOps
ClickUp Integrations kết nối tất cả các công cụ bên ngoài của bạn tại một nơi để tạo ra trung tâm quản lý dự án linh hoạt hoàn hảo.
Ví dụ, tích hợp ClickUp-GitHub giúp bạn:
- Xem tất cả hoạt động GitHub liên quan đến bất kỳ nhiệm vụ nào trực tiếp trong ClickUp
- Liên kết yêu cầu hợp nhất, commit và nhánh với các công việc GitHub của bạn
- Cập nhật trạng thái nhiệm vụ trong GitHub; đồng thời, ClickUp cũng cập nhật trạng thái tương tự trong quy trình làm việc của bạn
Scrum
Bạn cũng có thể thiết lập ClickUp Sprints trong Chế độ xem Bảng và áp dụng phương pháp scrum cho bất kỳ dự án nào yêu cầu.
Dưới đây là phân tích chi tiết về cách triển khai hiệu quả ClickUp Sprints trong quy trình làm việc Scrum của bạn trong ClickUp:
- Tạo danh sách mới cho sprint backlog của bạn: Danh sách này sẽ chứa tất cả các câu chuyện và công việc tiềm năng của người dùng cho Sprint sắp tới
- Sử dụng nhiều danh sách cho các giai đoạn sprint: Tạo các Danh sách riêng biệt trong Chế độ xem Bảng để thể hiện các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc, chẳng hạn như 'Việc cần làm', 'Đang tiến hành', 'Đang xem xét' và 'Đã hoàn thành'
- Di chuyển công việc trong danh sách: Khi nhóm của bạn làm việc trên các câu chuyện người dùng, kéo và thả công việc giữa các Danh sách để phản ánh tiến độ của chúng qua các giai đoạn quy trình công việc. Phân chia câu chuyện người dùng thành các công việc nhỏ hơn, có thể thực hiện được trong mỗi Danh sách. Phân công công việc cho các thành viên trong nhóm, đặt ngày đáo hạn và sử dụng nhận xét và tệp đính kèm để cộng tác
- Xem lại tiến độ: Sử dụng chế độ xem Bảng để trực quan hóa tiến độ. Xác định mọi trở ngại trong việc hoàn thành công việc
- Thích ứng và điều chỉnh: ClickUp cho phép điều chỉnh theo thời gian thực trong suốt Sprint. Nếu cần, các nhiệm vụ có thể được sắp xếp lại thứ tự ưu tiên hoặc di chuyển giữa các Danh sách công việc để phản ánh những thay đổi trong bối cảnh dự án
Mẫu Gói Doanh nghiệp Lean của ClickUp giúp đơn giản hóa việc áp dụng phương pháp này trong tổ chức của bạn.
Mẫu toàn diện này cung cấp cho bạn các công cụ để biến ý tưởng kinh doanh của bạn thành hiện thực một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí:
- Trạng thái tùy chỉnh ClickUp : Theo dõi tiến độ của từng bước trong kế hoạch kinh doanh của bạn với các trạng thái tùy chỉnh như Cần nghiên cứu, Đang phát triển và Sẵn sàng triển khai. Điều này giúp bạn tổ chức công việc và đảm bảo tiến độ ổn định
- Trường Tùy chỉnh ClickUp để hiểu sâu hơn: Vượt xa kế hoạch cơ bản với các trường tùy chỉnh của ClickUp. Tạo các trường để ghi lại các chi tiết cụ thể liên quan đến mô hình kinh doanh của bạn, chẳng hạn như nhân khẩu học thị trường mục tiêu, phân tích đối thủ cạnh tranh hoặc dự báo tài chính quan trọng. Những chi tiết này làm phong phú thêm kế hoạch của bạn và cung cấp một bức tranh rõ ràng hơn về tiềm năng của doanh nghiệp
- Chế độ xem ClickUp để lập kế hoạch đơn giản: ClickUp cung cấp nhiều chế độ xem để tùy chỉnh trải nghiệm lập kế hoạch của bạn. Điều hướng giữa tên dự án, bản tóm tắt chi tiết và chế độ xem Mô hình Lean Canvas chuyên dụng. Sự linh hoạt này cho phép bạn tiếp cận kế hoạch kinh doanh của mình theo cách phù hợp nhất với bạn
Nghiên cứu trường hợp
Hãy cùng xem ClickUp đã giúp Lids, một công ty quần áo thể thao phục vụ thị trường Bắc Mỹ, châu Âu và Úc, như thế nào.
Lids, một nhà bán lẻ với hơn 1200 cửa hàng, phải đối mặt với những thách thức trong việc quản lý sự mở rộng nhanh chóng do quy trình làm việc thiếu tổ chức. Họ phụ thuộc vào nhiều công cụ khác nhau như bảng tính và email, dẫn đến sự thiếu thông tin và hiệu quả thấp.
Họ đã sử dụng ClickUp để tập trung hóa giao tiếp và công việc. Giờ đây, các bộ phận khác nhau có thể hợp tác liền mạch trong ClickUp. Điều này giảm 66% lưu lượng email và thời gian họp, giải phóng thời gian quý báu.
ClickUp cũng cải thiện việc quản lý hàng tồn kho của Lids. Trước đây, họ theo dõi chi phí hàng tồn kho bằng tay, khiến việc lập ngân sách trở nên khó khăn. ClickUp cho phép họ theo dõi chi phí đơn vị và lập ngân sách chính xác hơn cho các cửa hàng mới. Nhìn chung, ClickUp đã tăng năng suất và tiết kiệm cho Lids hơn 100 giờ làm việc cho tất cả các nhóm.
Với ClickUp, các nhóm của chúng tôi hợp tác hiệu quả hơn và tất cả chúng tôi đều nắm rõ công việc của mình hơn. Nó đã cải thiện cách thức làm việc của chúng tôi rất nhiều.
Với ClickUp, các nhóm của chúng tôi hợp tác hiệu quả hơn và tất cả chúng tôi đều nắm vững công việc của mình hơn. Nó đã cải thiện cách thức làm việc của chúng tôi rất nhiều.
Vai trò và trách nhiệm của nhà quản lý dự án Lean
Là một nhà quản lý dự án tinh gọn, bạn phải ưu tiên mang lại giá trị tối đa cho khách hàng đồng thời loại bỏ lãng phí trong suốt dự án.
Trách nhiệm và kỳ vọng chính
- Cách tiếp cận tập trung vào khách hàng: Xác định và đáp ứng yêu cầu của khách hàng một cách hiệu quả, tránh lãng phí thời gian, nguồn lực và nỗ lực
- Loại bỏ lãng phí: Liên tục xác định và loại bỏ các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng như vận chuyển không cần thiết, tích trữ hàng tồn kho, di chuyển quá mức, thời gian chờ đợi, xử lý quá mức và sản xuất quá mức
- Tối ưu hóa quy trình công việc: Đảm bảo công việc luồng trôi chảy từ giai đoạn này sang giai đoạn khác bằng cách loại bỏ các trở ngại và tắc nghẽn. Triển khai hệ thống kéo theo nhu cầu của khách hàng thay vì đẩy công việc qua các giai đoạn
- Cài đặt mục tiêu thực tế: Đặt ra các mục tiêu đầy thách thức nhưng có thể đạt được và quản lý kỳ vọng của các bên liên quan thông qua các công cụ Lean như kiểm soát quy trình thống kê. Điều này cho phép xác định sớm các vấn đề và giải quyết nhanh chóng, giảm thiểu việc làm lại
- Tầm nhìn tổng thể: Hướng dẫn nhóm xây dựng các giải pháp phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể, đảm bảo dự án đóng góp vào mục tiêu chung
Nhóm trong Khung quản lý dự án Lean và tầm quan trọng của nó
Các nhóm dự án Lean được cấu trúc đặc biệt để đạt được hiệu quả và giá trị tối đa. Dưới đây là phân tích chi tiết về các vai trò khóa và cách chúng đóng góp vào thành công chung:
- Trưởng nhóm: Họ là người chỉ huy hoạt động, dẫn dắt nhóm hướng tới mục tiêu dự án. Họ sở hữu chuyên môn Lean vững vàng để quản lý dòng thời gian và nguồn lực của dự án, đảm bảo kết quả thành công
- Nhà tài trợ dự án: Nhà tài trợ là người lãnh đạo ủng hộ sự thành công của dự án. Họ loại bỏ các trở ngại, đảm bảo nguồn lực và có hiểu biết vững chắc về các nguyên tắc Lean để hỗ trợ nỗ lực của nhóm
- Thành viên nhóm: Họ là xương sống của nhóm, tham gia tích cực vào các sáng kiến cải tiến. Họ được trang bị kiến thức về Lean và tích cực áp dụng các công cụ và quy trình Lean trong lĩnh vực chuyên môn của mình
- Chủ sở hữu quy trình: Đây là người lãnh đạo giám sát quy trình cụ thể được xử lý trong dự án. Họ chịu trách nhiệm triển khai và duy trì quy trình cải tiến sau khi hoàn thành thành công
- Chuyên gia về chủ đề [SME]: SME là chuyên gia có kỹ năng và kiến thức chuyên môn. SME có thể đến từ các hàm khác nhau như CNTT, Nhân sự, Tài chính, v.v., tùy thuộc vào trọng tâm của dự án, đảm bảo quan điểm toàn diện
- Đối tác tài chính [SME]: Họ cung cấp chuyên môn tài chính, phân tích lợi tức đầu tư [ROI] của dự án và xác minh tiềm năng tiết kiệm chi phí từ các giải pháp do nhóm đề xuất
Bằng cách kết hợp công cụ phù hợp với triết lý Lean, các nhóm có thể thúc đẩy kết quả dự án và hiệu suất kinh doanh tổng thể.
Thành lập nhóm Lean của bạn với ClickUp
Các công ty như Amazon, Nike và Caterpillar Inc. đã tích hợp thành công các nguyên tắc Lean vào thực tiễn quản lý dự án của họ, và bạn cũng có thể làm được!
Tuy nhiên, việc triển khai Lean đòi hỏi sự thay đổi trong tư duy và văn hóa công ty, điều này có thể là một thách thức. Khi xử lý các dự án lớn, phức tạp, sự tập trung vào tính đơn giản của Lean có thể ít áp dụng hơn. Nhưng với công cụ phù hợp, quá trình chuyển đổi này sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Điều gì bạn không nên thỏa hiệp? Một cuộc khảo sát ở Mỹ cho thấy 36% người dùng phần mềm quản lý dự án coi chức năng là yếu tố quan trọng nhất trong việc lựa chọn phần mềm.
Sự linh hoạt của ClickUp cung cấp sức mạnh bạn cần cho tất cả các công việc nặng nhọc trong các dự án phức tạp. Ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên những việc quan trọng nhất, hình dung quy trình làm việc để đạt hiệu quả tối đa, cộng tác liền mạch qua các công cụ giao tiếp tích hợp và theo dõi tiến độ với sự tập trung cao độ. Con đường dẫn đến thành công của dự án trở nên rõ ràng với ClickUp — bạn đã sẵn sàng cầm lái chưa?
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!
Câu hỏi thường gặp [FAQs]
1. Những nguyên tắc cơ bản của quản lý Lean là gì?
Năm nguyên tắc của quản lý Lean là:
- Xác định giá trị: Xác định điều thực sự quan trọng đối với khách hàng
- Lập bản đồ dòng giá trị: Hình dung tất cả các bước trong quy trình
- Tạo luồng: Loại bỏ các điểm nghẽn và giữ cho công việc diễn ra suôn sẻ
- Thiết lập pull: Sản xuất dựa trên nhu cầu thực tế của khách hàng, không dựa trên dự báo
- Theo đuổi sự hoàn hảo: Liên tục nỗ lực cải tiến và loại bỏ lãng phí
2. Lean có phải là một phần của SAFe không?
Đúng vậy, Lean là một trong những trụ cột chính của SAFe [khung làm việc Agile quy mô lớn] cùng với Agile và tư duy hệ thống. SAFe tích hợp các nguyên tắc này để giúp các tổ chức lớn mở rộng các thực hành Agile.
3. Phương pháp Lean 5 là gì?
"Lean 5" có thể đề cập đến phương pháp 5S, một nền tảng cốt lõi của thực tiễn Lean. Phương pháp này tập trung vào việc tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, có tổ chức và hiệu quả thông qua năm bước: Phân loại, Sắp xếp theo thứ tự, Làm sạch, Tiêu chuẩn hóa và Duy trì.