Nơi làm việc hiện đại đang chìm ngập trong kết nối của chính mình.
Mặc dù các nhân viên tri thức có kết nối kỹ thuật số hơn bao giờ hết, nhưng họ ngày càng tách rời khỏi quy trình làm việc hiệu quả và sự hợp tác thực sự trong nhóm.
Chúng tôi đã thực hiện một cuộc khảo sát về giao tiếp trong nhóm để xác định các xu hướng chính định hình giao tiếp tại nơi làm việc vào năm 2025. Nghiên cứu của chúng tôi tiết lộ cách thức mà quá tải thông tin — từ hộp thư đến quá đầy đến chi phí nhận thức do liên tục chuyển đổi ứng dụng — âm thầm làm suy giảm năng suất.
⏰ Tóm tắt 60 giây
Khoảng cách giao tiếp trong môi trường làm việc là một vấn đề thực sự.
Dữ liệu của chúng tôi cho thấy gần 40% chuyên gia cảm thấy buộc phải theo dõi các mục hành động ngay sau mỗi cuộc họp. Tuy nhiên, với các kênh giao tiếp hiện tại được chia thành email (42%) và tin nhắn tức thời (41%), các mục hành động này thường bị phân tán khắp nơi trong nơi làm việc.
Dưới đây là một thống kê đáng lo ngại khác trong ngành để đặt những phát hiện này vào bối cảnh: Hơn 60% thời gian của một nhóm được dành cho việc tìm kiếm bối cảnh, thông tin và các mục hành động.
⚠️ Điều này bộc lộ một vấn đề hệ thống sâu sắc hơn: Công việc bị gián đoạn.
Nhân viên làm việc trí óc buộc phải bù đắp cho điều này bằng cách tạo ra các giải pháp cá nhân, dẫn đến chi phí thời gian ẩn và tiềm ẩn sự không đồng bộ.
Điều này củng cố chủ đề nghiên cứu của chúng tôi. Khi điều tra và xác định các lỗ hổng trong giao tiếp, chúng tôi sẽ đề cập đến các xu hướng chính đang định hình lại nơi làm việc hiện đại và tác động của chúng đối với nhân viên tri thức.
Dữ liệu của chúng tôi cho thấy ba chủ đề chính:
1️⃣ Bối cảnh giao tiếp nội bộ bị phân mảnh: Các nhóm mất nhiều thời gian quý báu để chuyển đổi giữa các công cụ khác nhau, tạo ra các kho thông tin phân tán trên nhiều nền tảng không kết nối với nhau
2️⃣ Quá tải nhận thức do giao tiếp quá mức: Các tin nhắn và thông báo liên tục khiến nhân viên phải liên tục chuyển sự tập trung, dẫn đến giảm sự tập trung và có khả năng bị kiệt sức
3️⃣ Truy xuất thông tin và theo dõi hành động không hiệu quả: Các quyết định và công việc quan trọng bị chôn vùi trong các chủ đề trò chuyện dài vô tận, gây ra công việc dư thừa, hiểu lầm và bỏ lỡ thời hạn
Phương pháp khảo sát và đặc điểm đối tượng tham gia
ClickUp Insights khảo sát hàng nghìn nhân viên tri thức và những người đam mê năng suất mỗi tháng để mang đến cho bạn những xu hướng mới nhất trong môi trường làm việc toàn cầu.
Nghiên cứu của chúng tôi đi sâu vào cách các chuyên gia quản lý thời gian, đối phó với các yêu cầu tại nơi làm việc và thực hiện các chiến lược năng suất. Bằng cách phân tích phản hồi từ những người tham gia trên toàn thế giới, chúng tôi tìm cách phát hiện những thách thức và mô hình năng suất phổ biến, giúp các tổ chức và cá nhân đưa ra quyết định sáng suốt hơn trong công việc hàng ngày.
5 Chi phí ẩn của việc quá tải thông tin kỹ thuật số
Khoảng cách giao tiếp không chỉ ảnh hưởng đến năng suất mà còn định hình lại cách thức hoạt động của các nhóm.
Nghiên cứu của chúng tôi tiết lộ năm thách thức quan trọng mà các nhóm hiện đại phải đối mặt và cung cấp các giải pháp thực tế có thể thay đổi cách các nhóm của bạn hợp tác và đạt được kết quả.
1. Thần thoại về tin nhắn: Nhiều không phải lúc nào cũng tốt
📮ClickUp Insight: Nhân viên tri thức gửi trung bình 25 tin nhắn mỗi ngày để tìm kiếm thông tin, với gần 1/5 nhân viên gửi hơn 50 tin nhắn.
Khối lượng tin nhắn hàng ngày có thể khác nhau đáng kể giữa các nhóm, với 20% thành viên nhóm gửi tới 50 tin nhắn mỗi ngày để tìm kiếm thông tin cần thiết.
Kết quả khảo sát của chúng tôi cho thấy một loạt các mẫu nhắn tin, nêu bật sự thiếu hiệu quả của các phương pháp truy xuất thông tin hiện tại:
- 43% nhân viên là người giao tiếp ít, gửi ít hơn 10 tin nhắn
- 20% nhân viên là người giao tiếp với khối lượng lớn, gửi hơn 50 tin nhắn
- 23% chuyên gia gửi số lượng tin nhắn vừa phải, từ 11 đến 50 tin nhắn
- Một nhóm nhỏ hơn gồm 14% các nhóm có trung bình 21-30 tin nhắn mỗi ngày
Điểm chính
📌 Mô hình giao tiếp không thống nhất cho thấy sự thiếu nhất quán trong việc truy cập thông tin trên toàn tổ chức
📌 Khối lượng tin nhắn lớn cho thấy việc truy xuất thông tin, chia sẻ thông tin, cập nhật và thông báo, cũng như theo dõi công việc không hiệu quả và có thể được tối ưu hóa
📌 Chiến lược giao tiếp thống nhất có thể giúp giảm lượng tin nhắn không cần thiết bằng cách cung cấp tài liệu, dữ liệu và bối cảnh trong một nền tảng duy nhất
2. Khi trả lời nhanh làm giảm năng suất: một điểm kiểm tra
📮ClickUp Insight: 60% nhân viên trả lời tin nhắn tức thì trong vòng 10 phút, nhưng mỗi lần bị gián đoạn làm mất tới 23 phút thời gian tập trung, tạo ra nghịch lý về năng suất.
Mặc dù phản hồi nhanh giúp công việc tiến triển, nhưng chi phí ẩn của việc liên tục bị gián đoạn làm giảm sự tập trung và hiệu quả.
Nhân viên mất tới 23 phút thời gian tập trung sau mỗi lần bị gián đoạn.
Điều này nhấn mạnh nhu cầu cấp thiết về các giải pháp giao tiếp thông minh hơn, vừa đảm bảo tính linh hoạt vừa duy trì sự tập trung. Chúng tôi đã phát hiện ra rằng:
- Hơn 60% nhân viên là những người giao tiếp nhanh chóng, phản hồi trong vòng 10 phút
- 15% nhân viên mất vài giờ để trả lời
- Trong khi 15% khác là những người phản hồi chậm, mất hơn 8 giờ
Nếu phản ứng nhanh là một thuộc tính khóa của văn hóa công ty bạn, thì đã đến lúc xem xét một phương pháp dựa trên kết quả gắn liền với các mục tiêu và KPI rõ ràng.
Điểm chính
📌 Văn hóa phản hồi nhanh tạo ra sự gián đoạn năng suất liên tục trong suốt ngày làm việc
📌 Thời gian phục hồi tập trung vượt xa thời gian thực tế dành cho việc trả lời tin nhắn
📌 Các tính năng giao tiếp tập trung như trò chuyện tích hợp cho phép các chuyên gia duy trì bối cảnh liên quan đồng thời giảm thiểu việc chuyển đổi nền tảng gây gián đoạn, góp phần cải thiện sự hài lòng của nhân viên ở cấp độ tổ chức
3. Mất kết nối: lấy lại năng suất
📮ClickUp Insight: 83% nhân viên tri thức chủ yếu dựa vào email và trò chuyện để giao tiếp trong nhóm, khiến thông tin quan trọng bị phân tán trên các kênh không kết nối với nhau và giới hạn sự hợp tác hiệu quả.
Các nhóm mất hơn một nửa thời gian làm việc để chuyển đổi công cụ và tìm kiếm thông tin, trong khi giao tiếp vẫn còn rời rạc.
Sự phân mảnh này, bao gồm các tin nhắn rải rác trên nhiều kênh, cản trở năng suất và sự đổi mới. Dữ liệu của chúng tôi nhấn mạnh mức độ nghiêm trọng của vấn đề này:
- 42% thành viên nhóm vẫn phụ thuộc nhiều vào email để giao tiếp mặc dù email có tính chất cô lập
- 41% thành viên nhóm sử dụng tin nhắn tức thời làm kênh chính, nhưng phương tiện này thường thiếu cấu trúc và tổ chức cần thiết cho các dự án phức tạp
- 17% thích kết hợp giữa cuộc gọi thoại, cuộc gọi video và các công cụ quản lý dự án để có được thông tin họ cần
Điểm chính
📌 Môi trường giao tiếp bị phân mảnh là một rào cản đáng kể đối với năng suất, vì các nhóm phải chia sẻ thời gian giữa email, tin nhắn tức thời và cuộc gọi
📌 Các phương pháp giao tiếp truyền thống vẫn chiếm ưu thế trong các tương tác tại nơi làm việc, thường tạo ra các "hàng rào" thay vì sự đồng bộ
📌 Một nền tảng tập trung giải quyết những thách thức này bằng cách tích hợp quản lý dự án, hợp tác và giao tiếp
4. Thông tin quá mức so với kết nối quá mức: xác định ranh giới
📮ClickUp Insight: 17% nhân viên tri thức là những "siêu kết nối", quản lý hơn 15 mối quan hệ tại nơi làm việc mỗi ngày, trong khi hầu hết duy trì trung bình gần 6 kết nối cốt lõi.
Nhân viên tri thức phải đối mặt với nhu cầu hợp tác quá lớn, với nhiều người phải quản lý hơn 15 kết nối tại nơi làm việc mỗi ngày.
Việc điều hướng nhiều mối quan hệ và cuộc hội thoại đồng thời trong công việc khiến việc quản lý bối cảnh và duy trì quy trình làm việc hiệu quả trở nên khó khăn hơn nhiều. Sự tiêu hao sự chú ý liên tục này dẫn đến tăng tải trọng nhận thức và thậm chí là kiệt sức trong dài hạn.
Dưới đây là những gì chúng tôi đã phát hiện:
- Một phần ba số người làm việc chặt chẽ với chỉ 1-3 đồng nghiệp mỗi ngày
- 1 trong 5 thành viên nhóm quản lý 4-6 mối quan hệ tại nơi làm việc mỗi ngày
- 17% là những người kết nối xuất sắc, phối hợp với 15+ đồng nghiệp mỗi ngày
Điểm chính
📌 Khối lượng giao tiếp lớn tạo ra gánh nặng nhận thức đáng kể khi nhân viên phải quản lý nhiều cuộc hội thoại cùng một lúc
📌 Chi phí chuyển đổi bối cảnh tăng gấp nhiều lần khi nhân viên chuyển đổi giữa các cuộc hội thoại và chủ đề trên nhiều công cụ khác nhau
📌 Các giải pháp không gian làm việc thông minh như tìm kiếm tích hợp, tài liệu tập trung và trình quản lý kiến thức AI có thể giúp duy trì bối cảnh, giảm tải nhận thức và tăng cường sự tham gia của nhân viên nói chung
5. Từ trò chuyện đến công việc: thu hẹp khoảng cách
📮ClickUp Insight: Khoảng 92% nhân viên tri thức có nguy cơ bỏ lỡ các quyết định quan trọng do tài liệu phân tán, với chỉ 8% sử dụng công cụ quản lý dự án để theo dõi các mục hành động.
Có một khoảng cách rất lớn giữa thảo luận và hành động, dẫn đến sự kém hiệu quả đáng kể trong cách các nhóm theo dõi và thực hiện công việc.
Chúng tôi phát hiện ra rằng hầu hết các nhóm đều dành thời gian quý báu để ghi chép các mục hành động bằng tay hoặc mạo hiểm bỏ lỡ các quyết định quan trọng trong các cuộc trò chuyện, email và các công cụ khác.
- Gần 40% chuyên gia theo dõi các hành động bằng tay, một quá trình tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi
- 14% số người được hỏi không cảm thấy cần thiết phải theo dõi các mục hành động
- Hơn 38% nhân viên tri thức dựa vào các phương pháp theo dõi không nhất quán, dẫn đến khả năng xảy ra hiểu lầm và bỏ lỡ thời hạn
- Chỉ 8% sử dụng các công cụ quản lý dự án để theo dõi các mục hành động
Điểm chính
📌 Quá trình chuyển đổi thủ công tạo ra công việc dư thừa và tăng nguy cơ bỏ sót các mục hành động
📌 Phương pháp theo dõi không nhất quán dẫn đến mất thông tin và giảm trách nhiệm giải trình
📌 Các công cụ không gian làm việc thống nhất với các công cụ chuyển đổi cuộc hội thoại thành công việc giúp loại bỏ công việc trùng lặp bằng cách cho phép thực hiện ngay các mục hành động từ các chủ đề cuộc hội thoại
4 Khuyến nghị chiến lược của chúng tôi
Nếu mỗi lần gián đoạn làm giảm thời gian tập trung của chúng ta 23 phút, tác động tiêu cực đến một ngày làm việc là vô cùng lớn.
Như chúng ta đã thấy, những thách thức chính trong giao tiếp tại nơi làm việc bao gồm thiếu bối cảnh, theo dõi dư thừa và quá tải nhận thức do sử dụng nhiều công cụ.
Các tổ chức cần một chiến lược khả thi để thu hẹp khoảng cách giao tiếp này một cách hiệu quả. Dưới đây là bốn khuyến nghị chiến lược dựa trên những hiểu biết từ khảo sát của chúng tôi để giúp tổ chức của bạn đạt được và duy trì năng suất đẳng cấp thế giới:
✅ Sửa lỗi trò chuyện và nhắn tin
Giao tiếp thường bị phân mảnh và tách biệt khỏi quy trình làm việc thực tế. Tích hợp tin nhắn vào quy trình làm việc của bạn.
✅ Áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI)
Loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại như theo dõi, tạo bản tóm tắt và phân công các mục hành động bằng cách sử dụng tự động hóa và trợ lý AI tích hợp sẵn.
✅ Cung cấp bối cảnh ngay lập tức
Đầu tư vào quy trình làm việc dựa trên AI và các tính năng tìm kiếm mạnh mẽ trong không gian làm việc, giúp kết nối tài liệu, công việc và con người.
✅ Tận dụng tính năng trách nhiệm giải trình tích hợp sẵn
Tạo quy trình công việc phân quyền sở hữu ngay từ đầu để không bao giờ bỏ lỡ công việc hoặc mục hành động nào.
ClickUp có thể giúp gì?
Hãy đối mặt với thực tế. Công việc đang bị gián đoạn.
Các dự án, tài liệu và giao tiếp của chúng tôi nằm rải rác trên các công cụ không kết nối với nhau, làm giảm năng suất.
Đó là lý do tại sao ClickUp, ứng dụng tất cả trong một cho công việc , kết hợp quản lý dự án AI, quản lý kiến thức và trò chuyện — tất cả đều được hỗ trợ bởi AI, giúp bạn làm việc nhanh hơn và thông minh hơn.
Dưới đây là ba cách ClickUp giúp bạn phá vỡ các rào cản trong giao tiếp nhóm:
🏁 Cuộc hội thoại thông minh
Yêu cầu ClickUp Brain tóm tắt các cuộc trò chuyện, soạn thảo các câu trả lời mới và cập nhật thông tin mới nhất từ các chủ đề bình luận.
AI cũng hỗ trợ tính năng Tìm kiếm kết nối của ClickUp, kết nối liền mạch kiến thức với quy trình làm việc của bạn. Các công việc, tài liệu, trò chuyện và mọi người của bạn giờ đây được liên kết ở một nơi.
🏁 Dễ dàng tích hợp
Bạn thích email hay Slack?
Tận dụng hơn 1000 tích hợp của ClickUp để kết nối với các công cụ ưa thích của bạn và chuyển đổi email và tin nhắn thành các nhiệm vụ có thể theo dõi chỉ bằng một cú nhấp chuột. Giờ đây, tất cả các quy trình làm việc của bạn được hợp nhất và đồng bộ hóa liền mạch giữa các công cụ.
🏁 Bối cảnh ngay lập tức
Với ClickUp Chat, công việc và trò chuyện được kết nối với nhau.
Gửi tin nhắn trực tiếp cho đồng nghiệp, liên kết chủ đề trò chuyện với các nhiệm vụ cụ thể, thực hiện cuộc gọi âm thanh và video, đồng thời tạo mục hành động ngay từ cuộc hội thoại của bạn bằng tính năng trò chuyện tích hợp của ClickUp. Không bao giờ mất bối cảnh.
Các bước tiếp theo
Sẵn sàng thu hẹp khoảng cách giao tiếp, bước vào tương lai của công việc và tối đa hóa năng suất? Hãy tham gia cùng hơn 3 triệu nhóm đang sử dụng ClickUp để tăng năng suất. Đăng ký miễn phí ngay hôm nay.