Trong thập kỷ bắt đầu từ năm 1987, khi Motorola tạo ra và triển khai Six Sigma, họ đã đạt được tổng tiết kiệm lên đến $14 tỷ chỉ từ các biện pháp cải thiện chất lượng. Đó chính là sức mạnh của Six Sigma và các mô hình chất lượng liên quan, những mô hình này vẫn được áp dụng rộng rãi cho đến ngày nay!
Một trong những phương pháp cải tiến quy trình dựa trên Six Sigma phổ biến nhất và được áp dụng rộng rãi ngoài lĩnh vực sản xuất là DMAIC. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về quy trình DMAIC, tại sao nó vẫn còn relevance và cách triển khai nó trong tổ chức của bạn.
Quy trình DMAIC là gì?
DMAIC (viết tắt của Define, Measure, Analyze, Improve và Control) là một phương pháp cải tiến quy trình dựa trên dữ liệu, được phát triển từ phương pháp Six Sigma.
DMAIC có các đặc điểm sau:
- Một khung công tác vững chắc: DMAIC đóng vai trò như một hướng dẫn từng bước để xác định các lỗ hổng trong quy trình và khắc phục chúng
- Giải quyết vấn đề có cấu trúc: Giúp xác định nguyên nhân gốc rễ và giải quyết các vấn đề về chất lượng
- Giải pháp dựa trên dữ liệu: DMAIC khuyến khích các nhóm xem xét các điểm dữ liệu đa dạng trong quy trình của họ thay vì dựa vào trực giác hoặc cảm tính
- Kết quả bền vững: DMAIC không chỉ dừng lại ở việc tìm ra giải pháp mà còn đảm bảo việc triển khai hiệu quả lâu dài của nó
Mặc dù ban đầu được thiết kế là một trong những thành phần cốt lõi của Six Sigma, quy trình DMAIC đã được điều chỉnh và áp dụng vào các mô hình Lean, Kaizen, Agile và các mô hình lai khác như Lean Six Sigma, nơi ưu tiên cải tiến liên tục.
Bạn có biết? Six Sigma tập trung vào cải tiến quy trình, trong khi quản lý dự án Lean tập trung vào cắt giảm lãng phí. Để tìm hiểu chi tiết về sự khác biệt, hãy xem Lean vs. Six Sigma.
Năm giai đoạn của DMAIC và cách triển khai chúng
DMAIC cơ bản là một quy trình gồm năm giai đoạn. Khi áp dụng DMAIC, bạn sẽ xác định, đo lường, phân tích, cải tiến và kiểm soát. Điều này nghe có vẻ đơn giản ban đầu. Tuy nhiên, nó có những điểm phức tạp cả về lý thuyết lẫn thực tiễn.
Hãy cùng khám phá từng giai đoạn chi tiết. Chúng tôi cũng sẽ hướng dẫn bạn cách triển khai quy trình này bằng một công cụ mạnh mẽ như ClickUp dành cho các nhóm quản lý dự án.
1. Xác định
Bước đầu tiên trong quy trình cải tiến chất lượng DMAIC là xác định những gì bạn muốn cải tiến. Việc này thường được hoàn thành thông qua một số bước kết nối với nhau.
Viết mô tả vấn đề
Để bắt đầu, nhóm dự án sẽ cùng nhau thảo luận và ghi chép lại các vấn đề cần giải quyết.
Ví dụ, vấn đề của bạn có thể là: "Tỷ lệ lỗi cao, 15 lỗi trên 1000 dòng mã. "
Hiểu bối cảnh
Sau khi xác định được điều đó, nhóm sẽ đặt ra một loạt câu hỏi để hiểu bối cảnh mà vấn đề này xảy ra.
- Quy trình hiện tại mà nhóm đang tuân theo là gì?
- Các bên liên quan của quy trình là ai?
- Hiệu suất hiện tại là gì?
- Yêu cầu của khách hàng là gì?
- Những rủi ro và thách thức của quy trình này là gì?
Có một số cách để thu thập thông tin này. Bạn có thể bắt đầu bằng cách lập bản đồ quy trình bằng Bảng trắng ClickUp. Hãy tập hợp nhóm của bạn để cùng nhau hình dung toàn bộ quy trình, từ đó bạn sẽ có chế độ xem bối cảnh 360 độ.
Bạn có thể nhận phản hồi từ các bên liên quan, ban quản lý và khách hàng bằng cách sử dụng Biểu mẫu ClickUp. Với bảng câu hỏi đơn giản, được thiết kế tốt, bạn có thể thu thập các điểm khó khăn của mọi người trong quy trình.
Đặt mục tiêu
Với tất cả thông tin trong tay, xác định mục tiêu của quy trình cải tiến chất lượng.
Ví dụ: Giảm mật độ lỗi xuống dưới năm lỗi trên 1.000 dòng mã trong vòng ba tháng tới.
Đảm bảo các mục tiêu của bạn là SMART. Ngoài ra, đảm bảo rằng mọi người trong nhóm đều có thể dễ dàng truy cập mục tiêu. ClickUp Goals là một cách tuyệt vời để thực hiện điều này. Với ClickUp Goals, bạn có thể đặt mục tiêu, sắp xếp mục tiêu vào các thư mục và xem tiến độ của tất cả các mục tiêu trong một cửa sổ duy nhất.
2. Đo lường
Sau khi xác định vấn đề, bạn có thể tập trung vào việc thu thập dữ liệu trong giai đoạn "đo lường". Mục tiêu là thu thập dữ liệu đáng tin cậy, phản ánh chính xác quy trình hiện tại, làm cơ sở để cải tiến.
Các công cụ như biểu đồ kiểm soát, biểu đồ tần suất và phân tích Pareto thường được sử dụng để đánh giá sự biến động và xác định các lĩnh vực cần quan tâm. Để theo dõi nâng cao, hãy sử dụng Bảng điều khiển ClickUp.
Bảng điều khiển ClickUp cung cấp một cách hoàn toàn có thể tùy chỉnh, dựa trên KPI để theo dõi hiệu suất của nhóm bạn. Khi thu thập dữ liệu về vấn đề mật độ lỗi nêu trên, bạn có thể tạo các tiện ích cho:
- Mật độ lỗi của từng nhà phát triển
- Làm lại công việc được giao trong quá trình xem xét mã
- Lỗi được xác định bởi nhà phân tích chất lượng (QA) so với lỗi được báo cáo bởi người dùng
- Thời gian cần thiết để viết 1.000 dòng mã và mối tương quan với mật độ lỗi
- Xu hướng lịch sử về mật độ lỗi
3. Phân tích
Sau khi thu thập dữ liệu, đã đến lúc phân tích chúng. Tùy thuộc vào bản chất của vấn đề, bạn có thể sử dụng phân tích dữ liệu thống kê, phân tích hồi quy, kiểm tra giả thuyết, sơ đồ xương cá hoặc 5 câu hỏi tại sao để phát hiện ra các mẫu.
Ví dụ, hãy xem cách bạn phân tích tình huống này bằng cách sử dụng kiểm tra giả thuyết. Đầu tiên, bạn sẽ xác định một số giả thuyết cần được kiểm tra.
| Giả thuyết | Phân tích dữ liệu cho thử nghiệm |
|---|---|
| Những nhà phát triển mới vào nghề thường gặp nhiều lỗi | So sánh mật độ lỗi giữa các nhà phát triển |
| Những nhà phát triển mới vào nghề thường gặp phải các lỗi có mức độ nghiêm trọng cao | So sánh mật độ và mức độ nghiêm trọng của lỗi trên tất cả các cấp độ kinh nghiệm |
| Các nhân viên kiểm tra chất lượng (QAs) đang báo cáo quá nhiều lỗi không phải là lỗi phần mềm (non-bugs) như là lỗi | Số lỗi đã được giải quyết mà không cần làm lại |
| Các tính năng phức tạp có nhiều lỗi hơn | So sánh số lỗi trên 1.000 dòng mã với số lỗi trên mỗi chức năng |
Đừng cảm thấy áp lực phải làm mọi thứ từ đầu. Hãy tận dụng các mẫu Six Sigma thay thế!
Nếu bạn đang điều tra một vấn đề, hãy thử các mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ. Trong khi khám phá các rủi ro và thách thức, hãy xem xét các mẫu đánh giá rủi ro.
Một phần quan trọng của giai đoạn phân tích là việc lập tài liệu. Đảm bảo rằng bạn có một bản ghi chép chi tiết về tất cả các cuộc thảo luận và quyết định trong một tài liệu duy nhất.
ClickUp Docs là nơi tuyệt vời để ghi chép mọi thứ bằng văn bản. Bạn có thể kết nối các quy trình công việc, gắn thẻ người, yêu cầu bình luận và cộng tác trong thời gian thực để giải quyết vấn đề nhanh hơn.
Bạn cũng có thể trình bày chúng một cách trực quan bằng Bảng điều khiển ClickUp.
4. Cải thiện
Kết quả phân tích của bạn sẽ là những ý tưởng cụ thể để cải tiến quy trình. Ví dụ, đối với mỗi nguyên nhân gốc rễ, bạn có thể có các kế hoạch cải tiến.
| Nguyên nhân gốc rễ | Kế hoạch cải tiến |
|---|---|
| Những nhà phát triển có ít hơn 5 năm kinh nghiệm có ảnh hưởng không cân xứng đến mật độ lỗi | Tuyển dụng các nhà phát triển có kinh nghiệm hơn Áp dụng quy trình đánh giá mã cho những người có kinh nghiệm dưới 5 năm Giới thiệu lập trình cặp đôi để đào tạo các nhà phát triển mới vào nghề Tăng tính lặp lại của mã hiện có |
| Sự phức tạp của mã dẫn đến mật độ lỗi cao | Lập kế hoạch tái cấu trúc hoặc loại bỏ nợ công nghệ Giảm thiểu sự phức tạp của mã trong quá trình phát triển trong tương lai |
| Mật độ lỗi bảo mật cao một cách bất thường | Triển khai quy trình DevSecOps Tuyển dụng kỹ sư an ninh mạng để kiểm tra mã Tăng số trường hợp thử nghiệm cho các vấn đề bảo mật |
Sau khi đã nghĩ ra tất cả các cách để giải quyết vấn đề đang gặp phải, đã đến lúc chọn giải pháp phù hợp.
- Giữ cho mọi thứ đơn giản: Ưu tiên các giải pháp đơn giản nhất và từ từ tiến tới tối ưu hóa quy trình phức tạp/hệ thống hơn
- Thực hiện từng bước: Không thực hiện nhiều thay đổi cùng một lúc, vì điều này sẽ gây khó khăn cho việc đo lường tác động
- Lặp lại: Sử dụng các chiến lược quản lý dự án kế hoạch-thực hiện-kiểm tra-hành động để lặp lại các giải pháp của bạn
- Giao tiếp: Đảm bảo giao tiếp toàn diện trong nhóm để mọi người hiểu và đồng ý với quy trình cải tiến
- Thực hiện: Thiết lập các công việc, đánh giá và cột mốc để thực hiện các kế hoạch cải tiến của bạn
Một cách đơn giản để quản lý điều này là sử dụng Nhiệm vụ ClickUp. Thiết lập từng kế hoạch cải tiến dưới dạng dự án, nhiệm vụ, nhiệm vụ phụ hoặc danh sách kiểm tra.
Ví dụ: nếu bạn đang triển khai lập trình cặp đôi, hãy sử dụng Nhiệm vụ ClickUp để chỉ định hai nhà phát triển cho mỗi tính năng.
Nếu bạn muốn triển khai quy trình đánh giá mã, hãy phác thảo các bước trong nhiệm vụ, thêm trạng thái tùy chỉnh và tự động thêm danh sách kiểm tra tương ứng. Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để theo dõi tiến độ và lặp lại một cách nhất quán.
5. Kiểm soát
Giai đoạn cuối cùng là đảm bảo rằng kế hoạch cải tiến được thực hiện, áp dụng và tuân thủ bởi tất cả các bên liên quan. Sử dụng các cơ chế kiểm soát như quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) và hệ thống giám sát để theo dõi hiệu suất đang diễn ra.
Ví dụ: nếu bạn đã triển khai quy trình đánh giá mã, hãy đảm bảo rằng mỗi dòng mã đều được đánh giá bởi một nhân viên cấp cao và được ký xác nhận.
Đo lường các lỗi trong mã đã được xem xét để đánh giá xem kế hoạch cải tiến này có hiệu quả hay không. Thực hiện các điều chỉnh phù hợp.
Nếu tất cả điều này khiến bạn và nhóm nhỏ của bạn cảm thấy quá sức, đừng lo lắng. Hợp lý hóa quá trình tối ưu hóa tính kép với Mẫu DMAIC của ClickUp. Mẫu có thể tùy chỉnh, thân thiện với người mới bắt đầu này sẽ hướng dẫn bạn từng bước của phương pháp DMAIC, hợp nhất tất cả thông tin và hiển thị cho toàn bộ nhóm.
Nếu sau tất cả những điều này, bạn vẫn thắc mắc tại sao nên sử dụng DMAIC thay vì bất kỳ quy trình kiểm soát chất lượng nào khác, chúng tôi sẽ giải đáp cho bạn.
Lợi ích của việc triển khai DMAIC
DMAIC đã được sử dụng trong hơn 30 năm, giúp các doanh nghiệp lớn nhất thế giới loại bỏ lãng phí, giảm thiểu lỗi và tiết kiệm chi phí. Đó là lý do tại sao quy trình DMAIC vẫn là một công cụ cải tiến chất lượng phổ biến và hiệu quả.
Độ sâu và phạm vi
DMAIC giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, khám phá những lỗ hổng từ nhiều góc độ khác nhau. Điều này đảm bảo rằng bạn loại bỏ vấn đề thay vì chỉ xử lý triệu chứng. Vì lý do này, DMAIC cũng là một phương pháp quản lý dự án hiệu quả.
Cách tiếp cận có hệ thống
Thay vì phương pháp dùng thử và mắc lỗi phổ biến, DMAIC cung cấp một phương pháp có hệ thống, dựa trên dữ liệu, giúp giảm thiểu rủi ro sai lầm tốn kém.
Quy trình chu kỳ đầy đủ
DMAIC không chỉ đơn thuần là phân tích nguyên nhân gốc rễ hay đưa ra ý tưởng giải pháp. Đó là quá trình hiểu rõ, xác minh, phân tích và giải quyết vấn đề, đồng thời duy trì các giải pháp đã được triển khai.
Cải thiện có thể đo lường được
Những người ủng hộ DMAIC thường dựa trên dữ liệu, không chỉ để phân tích vấn đề mà còn để đánh giá hiệu quả của giải pháp. Do đó, mỗi giai đoạn bao gồm việc đo lường và theo dõi hiệu suất kinh doanh, cho phép bạn định lượng các cải tiến và theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu.
Điều đó không có nghĩa là DMAIC dễ dàng để triển khai.
Thách thức thường gặp trong quy trình DMAIC
Mặc dù có nhiều lợi ích, việc triển khai DMAIC thường gặp phải các thách thức về văn hóa và kỹ thuật. Dưới đây là một số thách thức phổ biến.
Sự kháng cự đối với thay đổi
Giống như mọi sáng kiến thay đổi, DMAIC mang đến sự gián đoạn và chuyển đổi cách thức hoạt động hiện tại của các nhóm.
Ví dụ, quy trình xem xét mã thêm một bước vào quá trình phát triển, có thể dẫn đến sự chậm trễ hoặc chi phí bổ sung.
Do đó, các nhóm có khả năng sẽ kháng cự lại sự thay đổi.
Thiếu mục tiêu rõ ràng
Một số vấn đề có thể quá phức tạp khiến các nhóm khó xác định mục tiêu rõ ràng. Điều này dẫn đến hiểu lầm, thiếu thống nhất, bất đồng và cuối cùng là thất bại trong việc triển khai DMAIC.
Mở rộng phạm vi công việc
Bạn có thể đã bắt đầu với phạm vi và mục tiêu rõ ràng. Nhưng khi đo lường và phân tích, bạn có thể gặp phải các khía cạnh liên quan đến nhau, vô tình mở rộng phạm vi của quy trình DMAIC. Do đó, các nhóm cuối cùng sẽ mất đi các cơ hội cải tiến mà họ đã xác định.
Thu thập dữ liệu không nhất quán
Bất kỳ chương trình dựa trên dữ liệu nào cũng phụ thuộc vào tính chính xác, tính sẵn có và tính nhất quán của dữ liệu. DMAIC cũng vậy. Dữ liệu không nhất quán hoặc không chính xác có thể làm suy yếu đáng kể sáng kiến. Điều này có thể dẫn đến kết luận sai lầm, khiến bạn tập trung vào các vấn đề sai hoặc triển khai các giải pháp không hiệu quả.
Nâng cao chất lượng quy trình của bạn với ClickUp
Six Sigma và các quy trình liên quan như DMAIC thường được thấy trong lĩnh vực sản xuất, đặc biệt là trong những năm 1990 và đầu những năm 2000. Điều đó phần nào đúng vì quy trình này được tạo ra và áp dụng rộng rãi trong thời gian đó.
Tuy nhiên, sẽ là một sai lầm lớn nếu nghĩ rằng nó đã lỗi thời. Trong một thế giới mà tính bền vững, giảm thiểu chất thải, tiêu thụ hợp lý và kiểm soát chất lượng là những yếu tố quan trọng, DMAIC trở nên phù hợp hơn bao giờ hết, cho dù bạn đang tạo nội dung, xây dựng phần mềm hay xây dựng các tòa nhà chọc trời.
Bất kể kích thước và phạm vi dự án của bạn là gì, hãy sử dụng phần mềm quản lý dự án ClickUp để quản lý các quy trình DMAIC của bạn. Xác định, đo lường, phân tích, cải tiến, kiểm soát, rửa sạch và lặp lại với ClickUp.
Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay!
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
1. DMAIC là viết tắt của gì?
DMAIC là viết tắt của Define (Xác định), Measure (Đo lường), Analyze (Phân tích), Improve (Cải tiến) và Control (Kiểm soát).
2. Quy trình DMAIC trong Six Sigma là gì?
DMAIC là một phương pháp có cấu trúc, dựa trên dữ liệu để quản lý dự án cải tiến quy trình. Đây là một công cụ Six Sigma bao gồm năm giai đoạn, trong đó bạn xác định vấn đề, đo lường các chỉ số hiệu suất hiện tại, phân tích dữ liệu hiện tại, lập kế hoạch cải tiến và kiểm soát việc triển khai bền vững.
3. Các công cụ và kỹ thuật DMAIC gồm những gì?
Năm kỹ thuật DMAIC là xác định, đo lường, phân tích, cải tiến và kiểm soát. Các nhóm dự án sử dụng các công cụ khác nhau ở mỗi giai đoạn này.
- Điều lệ dự án: Tài liệu cơ bản nêu rõ các mục tiêu, quy trình tổ chức và lộ trình dự án
- Biểu đồ: Biểu đồ cột được sử dụng để theo dõi xu hướng của dữ liệu trong quá khứ hoặc tiến độ của các kế hoạch cải tiến
- Bản đồ quy trình: Biểu diễn trực quan từng bước, cột mốc và các bên liên quan trong quy trình thực hiện DMAIC
- Sơ đồ xương cá: Bản đồ tất cả các nguyên nhân gốc rễ tiềm ẩn của bất kỳ sự kiện/lỗi nào
- Kiểm định giả thuyết: Sử dụng các phương pháp thống kê như kiểm định t, phân tích phương sai (ANOVA), v.v. để xác định nguyên nhân gốc rễ tiềm ẩn của các vấn đề hiện tại
- Biểu đồ quản lý dự án: Biểu đồ và báo cáo trực quan, bao gồm biểu đồ Gantt, cấu trúc phân chia công việc, bảng Kanban, v.v.
4. DMAIC có thể áp dụng trong mọi ngành công nghiệp không?
Đúng vậy, DMAIC có thể áp dụng cho bất kỳ ngành nào, bao gồm sản xuất, y tế, dịch vụ tài chính, xây dựng, phát triển phần mềm và nhiều ngành khác, vì nó tập trung vào cải tiến quy trình chung thay vì tiếp cận theo ngành cụ thể.
5. Quá trình DMAIC mất bao lâu để hoàn thành?
Thời gian hoàn thành quy trình DMAIC khác nhau tùy thuộc vào mức độ phức tạp của vấn đề. Thông thường, quá trình này mất từ vài tuần đến vài tháng.
6. Tôi có thể sử dụng DMAIC cho việc cải tiến quy trình liên tục không?
Có, DMAIC là công cụ lý tưởng để cải tiến quy trình liên tục vì nó tập trung vào việc giám sát và kiểm soát liên tục để duy trì tiến độ theo thời gian.