Phương pháp Kanban là một trong những phương pháp quản lý dự án phát triển nhanh nhất. Các công ty như BBC, Pixar và Spotify đã sử dụng phương pháp quản lý dự án này!
Phương pháp Kanban rất dễ để học!
Kanban là gì, và làm thế nào để áp dụng nó?
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét phương pháp quản lý dự án này, các nguyên tắc khóa, quy trình cốt lõi, ưu và nhược điểm. Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu một số chuyên gia đóng góp ý kiến về cách họ triển khai bảng Kanban cho các dự án của mình.
Ngoài ra, chúng tôi còn giới thiệu phần mềm quản lý dự án Kanban tốt nhất để triển khai phương pháp này!
Quản lý dự án Kanban là gì?
Kanban là phương pháp quản lý dự án ưu tiên hình ảnh dựa trên phương pháp Agile.
Phương pháp Agile là gì?
Quản lý dự án Agile là một phương pháp quản lý dự án trong đó bạn chia dự án của mình thành các chu kỳ phát triển nhỏ hơn, kéo dài từ 1-4 tuần.
Sau khi hoàn thành mỗi chu kỳ, bạn sẽ trình bày các phiên bản sản phẩm của mình cho khách hàng và nhận phản hồi của họ, sau đó kết hợp phản hồi đó vào chu kỳ tiếp theo.
Agile khác với quản lý dự án thông thường như thế nào?
Quy trình phát triển phần mềm truyền thống bao gồm:
- Tạo kế hoạch dự án
- Giao sản phẩm cuối cùng
Phương pháp Agile chia dự án thành các chu kỳ nhỏ hơn, để bạn có thể:
- Thực hiện thay đổi nhanh chóng và cải thiện kết quả từng phần thay vì chờ đến khi dự án kết thúc
- Kết hợp khách hàng trong toàn bộ quá trình phát triển
Phương pháp Kanban là gì?
Trong phương pháp Kanban, các công việc của dự án được hiển thị dưới dạng ghi chú dán (gọi là thẻ Kanban) trên một bảng (gọi là bảng Kanban).
(Nguồn hình ảnh: easyprojects.net )
Vì mọi thứ đều được hiển thị trên thẻ, bạn có thể xem công việc của nhóm mình trong thời gian thực. Bạn cũng có thể nhìn thấy những điểm nghẽn tiềm ẩn, giúp bạn xử lý chúng trước khi gây ra sự gián đoạn.
Kanban bắt nguồn từ đâu?
Vào những năm 1940, một kỹ sư của Toyota, Taiichi Ohno, đã phát triển một hệ thống sản xuất "just-in-time" (sản xuất đúng thời điểm), dựa trên giao tiếp trực quan, giống như Kanban ngày nay.
Cách phương pháp Kanban đã thay đổi Toyota:
- Nó loại bỏ tất cả công việc lãng phí và tập trung vào những gì cần thiết
- Làm cho quá trình sản xuất hiệu quả hơn
- Tăng năng suất của các nhóm
Vì những lợi ích này, Kanban hiện đang được hàng ngàn nhà quản lý dự án sử dụng!
Bốn thành phần khóa của phương pháp quản lý dự án Kanban
1. Bảng Kanban
Các nhóm Kanban phụ thuộc rất nhiều vào bảng Kanban.
Bảng Kanban là bảng vật lý hoặc bảng kỹ thuật số được sử dụng để:
- Hình dung tất cả công việc trong dự án
- Tối ưu hóa quy trình làm việc của nhóm
Bảng Kanban cơ bản được chia thành ba cột:
- Việc cần làm: Các công việc cần phải thực hiện
- Công việc đang tiến hành: Các công việc hiện đang được thực hiện
- Đã xong: Công việc đã hoàn thành
Dựa trên quy trình làm việc của bạn, bạn có thể có bao nhiêu cột tùy thích để phù hợp với các quy trình riêng của nhóm bằng bảng Kanban trực tuyến.
Chúng tôi đã tổng hợp danh sách 20 ví dụ về bảng Kanban để bạn có thêm ý tưởng.
2. Thẻ Kanban
Theo phương pháp Kanban, mỗi mục công việc hoặc nhiệm vụ phải được thể hiện dưới dạng một thẻ riêng biệt trên bảng.
Thẻ Kanban có thể được hình dung như một ghi chú dán vật lý hoặc ảo có thể di chuyển sang cột khác khi công việc của bạn tiến độ.
Thẻ Kanban chứa thông tin về một mục công việc cụ thể, chẳng hạn như:
- Mô tả ngắn gọn về công việc
- Ai chịu trách nhiệm cho công việc
- Thời lượng ước tính của công việc
Nếu bạn đang sử dụng phần mềm Kanban, các thẻ này có thể bao gồm các thông tin công việc hữu ích khác như công việc con, nhận xét và thông tin kỹ thuật.
3. Điểm cam kết
Cột "Việc cần làm" chứa các công việc hoặc đề xuất của khách hàng cần phải được thực hiện.
Điểm cam kết là thời điểm một mục công việc hoặc nhiệm vụ được chọn từ cột "Việc cần làm" và được nhóm bắt tay thực hiện.
Tại sao bạn cần điểm cam kết?
Điểm cam kết giúp nhóm và khách hàng của bạn có ý tưởng về:
- Khi bắt đầu công việc
- Thời gian giao hàng ước lượng
Về cơ bản, chúng là những cột mốc giúp nhóm của bạn nhận ra khi nào mọi việc bắt đầu.
4. Điểm giao hàng
Điểm giao hàng là thời điểm sản phẩm được giao cho khách hàng.
Mục tiêu của mỗi nhóm Kanban là chuyển thẻ từ điểm cam kết sang điểm giao hàng càng nhanh càng tốt.
Các nguyên tắc cốt lõi của quản lý dự án Kanban
Có năm nguyên tắc xác định phương pháp quản lý dự án Kanban. Hãy cùng xem xét tất cả các nguyên tắc này:
1. Hình dung quy trình làm việc
Trong Kanban, thấy là tất cả. 👀
Thực tế, từ 'Kanban' trong tiếng Nhật có nghĩa là 'dấu hiệu trực quan'!
Dưới đây là những gì phương pháp Kanban thể hiện:
- Tất cả các công việc có trong dự án
- Luồng công việc từ giai đoạn này sang giai đoạn khác
Bằng cách trực quan hóa quy trình làm việc, bạn có thể xem các bước cần thiết để biến dự án của mình từ ý tưởng thành sản phẩm hoàn chỉnh!
Cách tiếp cận ưu tiên hình ảnh này giúp người quản lý dự án Kanban thấy được công việc mà mỗi thành viên trong nhóm đang thực hiện.
2. Giới hạn khối lượng công việc
Các thành viên trong nhóm Kanban được kỳ vọng làm việc với tốc độ nhanh, nhưng điều đó không có nghĩa là họ phải làm hàng triệu công việc cùng một lúc!
Cách tốt nhất để dừng lại?
Giới hạn lượng công việc mà nhóm của bạn có thể đảm nhận cùng một lúc.
Đó là lý do tại sao hầu hết các nhóm Kanban đều có giới hạn cụ thể về số lượng công việc họ được phép thực hiện cùng một lúc.
3. Ưu tiên luồng dự án
Không giống như bất kỳ phương pháp quản lý dự án nào khác, Kanban tập trung vào quản lý dự án – không phải con người.
Phương pháp Kanban dựa trên việc tạo ra và duy trì một quy trình làm việc trơn tru.
Nếu công việc luồng trôi chảy từ giai đoạn sản xuất này sang giai đoạn tiếp theo, nhóm có thể hoàn thành dự án nhanh hơn. Bằng cách này, sẽ ít tập trung vào từng thành viên trong nhóm hơn và tập trung hơn vào quy trình công việc chung của dự án.
4. Tạo sự minh bạch cho quy trình
Để áp dụng Kanban, nhóm của bạn cần xác định rõ ràng tất cả các quy trình liên quan đến dự án.
Nếu bạn xác định tất cả các quy trình, nhóm của bạn sẽ không bao giờ bị mắc kẹt vì họ sẽ biết việc cần làm.
Chỉ khi tất cả các điều kiện này được đáp ứng, nhóm của bạn mới có thể nói rằng bạn đã hoàn thành công việc.
5. Giữ liên lạc và phản hồi
Phương pháp Kanban khuyến khích các thành viên trong nhóm nói lên ý kiến của mình.
Alexis Nicole White, quản lý dự án cấp cao được chứng nhận (PMP) và scrum master (SMC) đồng thời là tư vấn thực hiện dự án tại ANW Media & Consulting sử dụng bảng Kanban cho cùng mục đích.
"Chúng tôi đã sử dụng bảng Kanban để theo dõi tiến độ trong môi trường linh hoạt của mình. Trong các cuộc họp hàng ngày, chúng tôi sử dụng bảng này như một công cụ trực quan hóa trạng thái công việc. Chúng tôi có thể xem xét công việc đang tiến hành, thảo luận về các trở ngại và xác định các mục hành động cần thực hiện trong các bước tiếp theo," cô cho biết.
Giống như các nhóm Scrum, các nhóm Kanban tổ chức các cuộc họp ngắn 15 phút để thảo luận:
- Mỗi thành viên trong nhóm đã hoàn thành những việc gì vào ngày hôm trước
- Họ sẽ làm gì trong ngày hôm nay
- Các vấn đề họ đã gặp phải
Bằng cách cởi mở và minh bạch, nhóm Kanban có thể đảm bảo mọi người đều biết những gì đang diễn ra trong dự án. Và khi toàn bộ nhóm hiểu rõ hơn về dự án, họ có thể nỗ lực để không ngừng cải tiến.
Ghi chú: Quản lý dự án Kanban tổ chức cuộc họp này – giống như vai trò của Scrum master trong việc tổ chức các cuộc họp hàng ngày.
Hãy xem các ví dụ về quản lý dự án này!
Ba quy trình quản lý dự án Kanban
Không giống như các phương pháp quản lý dự án Agile khác, Kanban cực kỳ đơn giản để sử dụng.
Dưới đây là cách thực hiện:
1. Bắt đầu với ba cột
Bước đầu tiên của bất kỳ quy trình Kanban nào là cài đặt các cột.
Nếu bạn đang sử dụng công cụ Kanban trực tuyến, bạn có thể sử dụng các cột mặc định (Việc cần làm, Đang tiến hành, Đã hoàn thành) để sắp xếp quy trình làm việc hoặc tạo các cột tùy chỉnh.
2. Thêm thẻ Kanban vào bảng
Bây giờ, hãy tạo danh sách công việc cho dự án. Khi bạn đã xác định được các công việc mà nhóm của bạn sẽ thực hiện, đã đến lúc ghi chúng vào các ghi chú dán hoặc thẻ Kanban.
Sau đó, bạn có thể ghim các thẻ này vào các cột có liên quan.
3. Đặt giới hạn WIP
Thật không may, nhóm của bạn không thể nhét quá nhiều thẻ vào cột "Công việc đang tiến hành".
Nếu bạn làm vậy, bạn sẽ phải gánh vác nhiều việc hơn khả năng của mình!
Giờ đây, người quản lý dự án Kanban nên thêm giới hạn cho số lượng công việc có thể có trong cùng một cột.
Điều này cũng cho phép các thành viên trong nhóm của bạn tập trung vào một công việc, thay vì phải chuyển qua lại giữa các công việc.
4. Làm việc, di chuyển, lặp lại
Trong Kanban, mục tiêu chính là chuyển các công việc từ cột "Cần làm" sang cột "Đã hoàn thành" cuối cùng. Ngay khi một thành viên trong nhóm chọn một công việc từ cột "Cần làm", thẻ công việc sẽ được chuyển sang cột tiếp theo.
Và sau khi hoàn thành, nó sẽ được chuyển sang cột cuối cùng "Đã xong".
Năm lợi ích của quản lý dự án Kanban
1. Tăng cường tập trung
Nhiều nhóm tin rằng đa nhiệm = tăng năng suất
Ý tôi là, nếu bạn đang làm nhiều công việc cùng một lúc, bạn chắc hẳn rất năng suất, phải không?
Nhưng không phải lúc nào cũng vậy!
Làm nhiều việc cùng lúc có thể ảnh hưởng xấu đến hiệu suất làm việc và sức khỏe não bộ của bạn!
Quy trình Kanban loại bỏ việc đa nhiệm và cho phép bạn tập trung vào một công việc tại một thời điểm. Kết quả là, bạn có thể hoàn thành công việc hiệu quả hơn.
Tập trung vào một công việc giúp não bộ của bạn không bị quá tải – vì vậy, khi hoàn thành một công việc, bạn sẽ có đủ năng lượng để bắt tay vào công việc tiếp theo!
2. Tăng cường tính linh hoạt
Kế hoạch dự án Kanban có lẽ linh hoạt và nhanh nhạy hơn bất kỳ phương pháp nào khác!
Nhóm Kanban chỉ tập trung vào công việc đang tiến độ.
Khi thành viên nhóm hoàn thành một thẻ, họ sẽ lấy thẻ tiếp theo đang chờ họ.
Nhờ đó, người quản lý dự án Kanban có thể sắp xếp lại các ưu tiên mà không làm gián đoạn công việc của nhóm.
Các thành viên trong nhóm chỉ tập trung vào thẻ tiếp theo. Họ không quan tâm đến những thay đổi trong dòng thời gian của dự án. Giờ đây, bạn có thể thay đổi mọi thứ một cách liền mạch!
3. Tăng cường tính minh bạch
Nguyên tắc cốt lõi của khung Kanban là hình dung tất cả các công việc trên một bảng.
Mỗi thành viên trong nhóm có thể xem tình hình dự án và ai đang làm việc gì – đảm bảo không có bí mật giữa các thành viên trong nhóm.
Alan Zucker, Giám đốc sáng lập tại Project Management Essentials báo cáo về cách tăng cường tính minh bạch giúp ích cho các dự án của ông.
"Bằng cách tạo sự minh bạch trong các mục công việc, giới hạn công việc đang thực hiện và tạo ra một hệ thống kéo, chúng ta có thể quản lý tất cả các biểu mẫu công việc một cách hiệu quả hơn. Bảng Kanban hoạt động rất tốt để theo dõi luồng công việc qua các quy trình phức tạp, nhiều bước," ông nói.
Zucker bổ sung thêm: "Vì Kanban rất trực quan, nên dễ dàng nhanh chóng xem công việc đang tiến độ, trạng thái và công việc sắp tới. Các nhà quản lý chương trình có thể thêm các làn bơi ngang để dễ dàng theo dõi trạng thái của tất cả các dự án mà họ đang quản lý. Nhà quản lý dự án và nhóm dự án có thể sử dụng Kanban để theo dõi các kết quả và công việc cần hoàn thành. "
4. Giảm thời gian chu kỳ
Thời gian chu kỳ là khoảng thời gian một công việc chiếm trong quy trình công việc của dự án. Về cơ bản, đó là khoảng thời gian từ khi công việc bắt đầu đến khi hoàn thành.
Thời gian chu kỳ càng ngắn, nhóm của bạn càng có thể mang lại giá trị cho khách hàng nhanh chóng.
Vì Kanban là một phương pháp dựa trên Agile, nó được xây dựng để xử lý phản hồi của khách hàng một cách dễ dàng và nhanh chóng mang lại kết quả làm hài lòng khách hàng của bạn!
5. Giảm thiểu điểm tắc nghẽn
Một cách khác để giảm thời gian chu kỳ là loại bỏ các điểm nghẽn trong dự án.
Và cài đặt giới hạn WIP sẽ giúp bạn làm điều đó.
Vì số lượng công việc mà nhiều thành viên trong nhóm có thể làm cùng một lúc bị giới hạn, nên họ sẽ không bị quá tải công việc.
Điều này sẽ giảm khả năng xảy ra tắc nghẽn làm cản trở tiến độ của bạn vì mọi người tập trung vào các công việc cụ thể thay vì cố gắng làm nhiều việc cùng một lúc.
Heather Welch, quản lý tài nguyên tại Ukelele Tabs khuyên rằng vì bảng Kanban "dễ sử dụng và trực quan nhờ tính năng kéo và thả, hãy tận dụng tối đa yếu tố trực quan của bảng Kanban. Phát hiện bất kỳ điểm nghẽn nào trong bảng và hỏi nhóm của bạn cách có thể làm tốt hơn và những gì họ cần để hoàn thành công việc đó nhanh hơn. "
Hai giới hạn của quản lý dự án Kanban
Mặc dù hệ thống Kanban rất hiệu quả so với các phương pháp quản lý dự án khác, nhưng nó cũng có một số nhược điểm.
May mắn thay, những vấn đề này có thể được giải quyết với sự trợ giúp của phần mềm quản lý dự án chuyên dụng như ClickUp!
1. Rủi ro do ưu tiên không hợp lý
Khi nhóm của bạn đã quen với khung Kanban, họ có thể sẽ bị ám ảnh bởi việc cố gắng đẩy càng nhiều công việc vào cột "Hoàn thành" càng tốt.
Nhưng… Không phải tất cả các công việc đều giống nhau!
Một số công việc quan trọng hơn những công việc khác, và khi bạn sử dụng Kanban, điều đó có thể bị bỏ qua.
Giải pháp ClickUp: Ưu tiên
Sử dụng Ưu tiên của ClickUp để dễ dàng sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ trong dự án của bạn.
Nhờ đó, nhóm của bạn sẽ biết được mức độ quan trọng của từng công việc và công việc nào cần được thực hiện trước tiên.
2. Các vấn đề tiềm ẩn trong giao tiếp nhóm
Kanban tập trung vào quy trình làm việc thay vì nhóm.
Các nhóm Kanban không có thời gian để theo dõi cẩn thận công việc của mọi người để giữ cho mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Đó là lý do tại sao nhóm Kanban của bạn cần giao tiếp hiệu quả để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo kế hoạch. Nếu không có giao tiếp, bạn sẽ phải đối mặt với rất nhiều vấn đề.
Giải pháp ClickUp: Nhận xét
Đó là lúc ClickUp Comments phát huy tác dụng.
Mỗi nhiệm vụ trong ClickUp có một phần bình luận để:
- Chia sẻ kỳ vọng của bạn với nhóm
- Đặt câu hỏi cho người quản lý dự án của bạn
- Gửi tài liệu quan trọng
Bạn thậm chí có thể giao công việc cho các thành viên trong nhóm bằng tính năng Gán bình luận.
Với tính năng Gán bình luận, bạn có thể chuyển bình luận thành công việc ngay lập tức, sau đó gán cho các thành viên trong nhóm để họ không quên thực hiện!
Bảng Kanban tốt nhất cho năm 2022
ClickUp không chỉ giúp bạn với quy trình làm việc Kanban.
Với Chế độ xem Bảng của ClickUp, bạn cũng có thể sử dụng nó như một bảng Kanban trực tuyến!
Chế độ xem Bảng của ClickUp là gì?
Chế độ xem này hiển thị các công việc trong dự án của bạn dưới dạng bảng Kanban hoặc Scrum tương tác. Rất tiện lợi khi xem tất cả các công việc của bạn ở một nơi!
Năm lý do tại sao Chế độ xem Bảng là hoàn hảo cho phương pháp Kanban:
1. Kéo và thả khi bạn đang gấp rút
Giống như một bảng vật lý, bạn có thể kéo và thả các nhiệm vụ ClickUp của mình vào các cột chính xác. Với ClickUp, bạn có thể di chuyển thẻ Kanban trong nháy mắt!
2. Trạng thái dự án tùy chỉnh phù hợp với mọi quy trình làm việc
Trong Chế độ xem Bảng, "trạng thái" là tên của cột Kanban.
ClickUp cho phép bạn tạo bao nhiêu Trạng thái tùy chỉnh tùy theo nhu cầu.
Bạn có thể tùy chỉnh bảng Kanban của mình dựa trên loại dự án.
Để trạng thái hiển thị rõ hơn, bạn có thể mã hóa màu cho từng trạng thái.
Sau khi tạo Trạng thái tùy chỉnh cho một dự án cụ thể, bạn có thể lưu chúng dưới dạng mẫu cho nhiều dự án bảng Kanban của mình. Giờ đây, bạn sẽ không phải mất thời gian cài đặt lại cho mỗi dự án mới!
3. Sắp xếp và lọc để tổ chức công việc của bạn
Các cột Chế độ xem Kanban không chỉ được sắp xếp từ trái sang phải như bảng Kanban thông thường.
Bạn có thể sắp xếp các cột riêng lẻ để đánh dấu các công việc quan trọng ở đầu cột để nhóm của bạn biết những việc cần hoàn thành trước tiên.
Bạn cũng có thể cải thiện khả năng quản lý công việc bằng cách sắp xếp các công việc dựa trên trạng thái, tên công việc, ngày bắt đầu và nhiều hơn nữa!
Dưới đây là một số bộ lọc mà ClickUp cung cấp:
4. Không bao giờ bỏ sót công việc với Thẻ
Bạn cần thêm tính năng để giúp bạn quản lý công việc?
Thẻ có thể giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn rất nhiều.
Bạn có thể phân loại ngay lập tức để dễ nhận biết hơn.
Giờ đây, bạn sẽ không còn phải vất vả tìm kiếm công việc trong dự án nữa.
5. Nhiều chế độ xem cho mọi người
Rất hiếm để tìm thấy một phần mềm Kanban có thể đáp ứng nhu cầu của toàn bộ nhóm của bạn.
May mắn thay, Chế độ xem đa năng của ClickUp cho phép các thành viên trong nhóm của bạn sắp xếp công việc theo ý muốn. Họ thậm chí có thể chuyển đổi giữa các chế độ xem trong cùng một nhiệm vụ!
Hãy cùng xem các chế độ xem mà ClickUp cung cấp:
- Xem dạng danh sách: Sắp xếp tất cả công việc của bạn thành một danh sách công việc nhỏ gọn gàng. Rất phù hợp cho những ai chỉ muốn hoàn thành công việc!
- Chế độ xem Box: Cho phép bạn xem tất cả công việc của các thành viên trong nhóm dưới dạng thẻ báo cáo
- Chế độ xem lịch: Xem và chỉnh sửa lịch trình hàng ngày/hàng tuần/hàng tháng của bạn
- Chế độ xem Gantt: Xem kế hoạch dự án của bạn dưới dạng biểu đồ Gantt
- Chế độ Me: Chỉ xem các công việc được giao cho bạn
Hãy xem sự khác biệt giữa biểu đồ Kanban và Gantt.
Kết luận
Kanban không phải là khoa học tên lửa!
Đây là một phương pháp quản lý dự án cực kỳ dễ dàng.
Cho dù bạn đang sử dụng bảng Kanban cá nhân để quản lý công việc hay quản lý nhiều dự án cùng lúc, đây là phương pháp có thể giúp bạn hoàn thành công việc của mình.
Để hiệu quả triển khai Kanban, bạn cần phần mềm quản lý Kanban.
ClickUp có tất cả các tính năng bạn cần để quản lý quy trình làm việc Kanban và tạo bảng Kanban. Nó sẽ giúp nhóm của bạn luôn cập nhật thông tin, di chuyển công việc dễ dàng và nhanh chóng thích ứng với những thay đổi của dự án.
Đăng ký miễn phí ngay hôm nay và đảm bảo quá trình quản lý dự án của bạn không bao giờ gặp trục trặc!