Bạn đang phải xoay xở giữa công việc, gia đình, bạn bè, việc nhà và sở thích, đồng thời cố gắng ngủ đủ giấc và tìm thời gian để thư giãn và nghỉ ngơi. Hãy thành thật đi, đã bao nhiêu lần bạn ước một ngày có thể dài hơn một chút xíu?
Mặc dù bạn không thể thay đổi độ dài của ngày, nhưng bạn có thể nắm vững kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức ngày của mình để hoàn thành nhiều việc hơn.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về những mẹo hay nhất để tiết kiệm thời gian và tăng năng suất để hoàn thành mọi việc trong lịch trình của bạn mà không gặp bất kỳ căng thẳng nào.
Tôi đã tìm ra cách tốt nhất để tiết kiệm thời gian và giữ mọi thứ ngăn nắp dù bận rộn #năng suất #cách tiết kiệm thời gian #lịch trình hàng ngày #lịch trình hàng tuần
♬ âm thanh gốc – YourMarketingFriend
Tại sao việc tiết kiệm thời gian lại quan trọng?
Mỗi người đều có 24 giờ trong một ngày. Bạn có thể quyết định việc cần làm trong thời gian đó — bạn muốn xem liên tục một mùa phim truyền hình yêu thích, dành thời gian cho gia đình hay làm việc chăm chỉ? Nếu bạn học cách tiết kiệm thời gian, bạn có thể hoàn thành tất cả các hoạt động này trong một ngày và vẫn có một giấc ngủ ngon!
Hãy cùng điểm qua những lợi ích chính của việc tiết kiệm thời gian:
- Năng suất và hiệu quả được cải thiện: Bạn có thể làm nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn nếu gộp các công việc tương tự lại với nhau
- Cân bằng công việc và cuộc sống: Bạn không cần phải lựa chọn giữa dành thời gian cho công việc và gia đình — một ngày đủ dài để làm cả hai nếu bạn biết tổ chức tốt
- Ít căng thẳng hơn : Hậu quả tất yếu của việc quản lý thời gian kém là căng thẳng. Bằng cách học cách tiết kiệm thời gian, bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn và có thể hoàn thành mọi mục trong danh sách công việc cần làm mà không bị áp lực hay căng thẳng
- Vượt lên trước đối thủ: Trong môi trường công việc, quản lý thời gian hợp lý có thể giúp bạn ra mắt sản phẩm hoặc dịch vụ vượt trội nhanh hơn đối thủ và chiếm lĩnh thị trường 🥇
11 mẹo của chuyên gia để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả trong công việc và cuộc sống
Bạn muốn trở thành chuyên gia quản lý thời gian, hoàn thành công việc xuất sắc mà vẫn duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống? Những mẹo và thủ thuật sau đây là những cách để tiết kiệm thời gian. 👇
1. Theo dõi thời gian bạn dành cho các hoạt động khác nhau
Trước khi trau dồi kỹ năng quản lý thời gian, trước tiên bạn cần hiểu điều gì thực sự đang chiếm thời gian của bạn. Bạn dành bao nhiêu phút và giờ trong một ngày cho các công việc và nhiệm vụ khác nhau?
Theo dõi thời gian bạn dành cho các hoạt động cụ thể trong ngày sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về lịch trình hàng ngày của mình. Bạn sẽ có thể phát hiện ra những công việc chiếm quá nhiều thời gian và tìm ra cách để làm việc hiệu quả hơn. Ngoài ra, bạn sẽ xác định được những nghĩa vụ cần được chú ý hơn.
Có nhiều cách khác nhau để theo dõi thời gian. Nếu bạn thích viết ra giấy, hãy lấy một tờ giấy và tạo một bảng hoạt động của bạn. Sau đó, theo dõi thời gian bằng đồng hồ hoặc điện thoại di động và ghi lại kết quả. Một lựa chọn khác là sử dụng ứng dụng theo dõi thời gian.
Dù bạn chọn cách nào, hãy ghi chép chi tiết, vì đây là bước đầu tiên để phát triển một chiến lược tiết kiệm thời gian bền vững.
2. Khám phá các chiến lược quản lý thời gian
Các chiến lược quản lý thời gian có thể giúp bạn tăng cường hiệu quả làm việc và tổ chức lịch trình một cách khoa học để tận dụng mọi phút giây.
Một chiến lược đơn giản là mỗi sáng, trong khi uống cà phê, hãy điểm lại những việc cần làm trong ngày để tạo ra một hình ảnh trong đầu về những việc cần làm.
Một chiến lược quản lý thời gian khác là đặt mục tiêu. Tất nhiên, các mục tiêu phải thực tế — kiếm một triệu đô la trong một ngày nghe có vẻ hay, nhưng đó là điều không thể đạt được. Hãy đặt những mục tiêu mang lại cho bạn cảm giác thành tựu và thúc đẩy bạn tiếp tục tiến lên.
Nếu giờ làm việc của bạn linh hoạt, một cách hiệu quả để tiết kiệm thời gian là tìm ra thời điểm bạn làm việc hiệu quả nhất và sắp xếp công việc của bạn vào khoảng thời gian này. Một số người là những con cú đêm, trong khi những người khác lại làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng sớm — tìm ra nhịp điệu của bạn (nếu bạn chưa biết) và lập một lịch trình phù hợp.
Không có đúng hay sai trong chiến lược quản lý thời gian. Hãy xem xét phong cách làm việc của bạn và những vấn đề bạn thường gặp phải, có thể là sự trì hoãn, thiếu tập trung hoặc những vấn đề khác, và áp dụng một chiến lược giúp bạn loại bỏ chúng.
3. Học cách ưu tiên
Xếp hạng ưu tiên thường là chìa khóa để tiết kiệm thời gian. Học cách xếp hạng ưu tiên giúp bạn thành công trong công việc, giảm căng thẳng, đưa ra quyết định sáng suốt và đạt được mục tiêu.
Bước đầu tiên để sắp xếp thứ tự ưu tiên là lập danh sách tất cả các công việc của bạn. Danh sách này bao gồm cả các nhiệm vụ hàng ngày và các công việc đã lên lịch trước vài tuần hoặc vài tháng. Sau đó, bạn nên xác định mức độ quan trọng của chúng dựa trên:
- Sự cấp bách
- Tác động
- Hạn chót
Kỹ thuật "ăn con ếch" ưu tiên những công việc phức tạp và tốn thời gian nhất. Bằng cách đó, bạn sẽ hoàn thành những công việc khó khăn nhất và có thể sử dụng thời gian còn lại cho những công việc khác. Kỹ thuật sắp xếp thứ tự ưu tiên này mang lại cho bạn cảm giác thành công vào buổi sáng sớm, giúp duy trì động lực trong suốt cả ngày.
Bạn đã tạo một danh sách công việc được sắp xếp theo mức độ ưu tiên và sẵn sàng hoàn thành từng việc một. Nhưng cấp trên lại giao thêm một số công việc khẩn cấp cho bạn. Bạn phải làm gì bây giờ? Đừng để điều này làm bạn lo lắng — những tình huống khẩn cấp bất ngờ là điều không thể tránh khỏi trong công việc, bạn cần phải tính đến điều này khi lập kế hoạch. Hãy hít thở sâu, sắp xếp lại danh sách công việc để phù hợp với những công việc mới và hoàn thành công việc của bạn một cách xuất sắc!
4. Tạo dòng thời gian
Các nhà quản lý dự án có một công cụ quý giá giúp họ theo dõi tiến độ và đi đúng hướng — dòng thời gian dự án. Họ hình dung các công việc và cột mốc trong một kỳ cụ thể, giúp việc theo dõi trình tự và sự phụ thuộc giữa các công việc trở nên dễ dàng.
Một cách hiệu quả để tiết kiệm thời gian là xem cuộc sống của bạn như một dự án. Thiết kế một dòng thời gian riêng để hướng dẫn các bước tiếp theo và thúc đẩy bạn đạt được mục tiêu. Tạo dòng thời gian có thể là lựa chọn hoàn hảo cho:
- Quản lý thời gian
- Xác định ưu tiên
- Lập kế hoạch hiệu quả
Ngoài ra, biết trước những gì sẽ xảy ra tiếp theo sẽ giúp giảm căng thẳng và lo lắng, đồng thời cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của bạn. Hơn hết, việc tuân theo dòng thời gian sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan rõ ràng về tiến độ — theo dõi con đường đạt được mục tiêu, giám sát thành công và sử dụng thông tin để tự cải thiện bản thân. 🤓
5. Lên lịch nghỉ ngơi
Điều này có thể nghe có vẻ trái ngược. Làm sao việc nghỉ ngơi lại có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian?
Bạn không phải là máy móc — bạn cần nghỉ ngơi để duy trì năng suất và tránh kiệt sức. Tất nhiên, điều này không có nghĩa là bạn nên nghỉ ngơi 5 phút một lần. Thay vào đó, hãy học cách tận dụng thời gian nghỉ ngơi để trở lại công việc với tinh thần sảng khoái và sẵn sàng chinh phục một ngày mới.
Lên lịch nghỉ ngơi có thể mang lại hiệu quả tuyệt vời trong việc xây dựng thói quen lành mạnh và tránh mệt mỏi, mất động lực. Bạn có thể sử dụng các kỹ thuật phổ biến như Pomodoro để sắp xếp công việc và thời gian nghỉ ngơi. Kỹ thuật này chia công việc của bạn thành các khoảng thời gian:
- Bạn làm việc trong 25 phút
- Sau đó, hãy dành 5 phút nghỉ ngơi
Bạn có thể điều chỉnh thời gian nghỉ giữa giờ làm việc theo sở thích của mình và tìm ra khoảng thời gian giúp bạn cảm thấy năng suất và tập trung nhất.
Phương pháp Pomodoro không hiệu quả với bạn? Đừng lo lắng! Hãy quan sát mức độ năng lượng và động lực của bạn trong suốt ngày và lên lịch nghỉ ngơi phù hợp. Hãy nghỉ ngơi ngắn để sảng khoái mỗi khi cảm thấy năng suất giảm sút. Nhớ dành ít nhất một khoảng thời gian nghỉ ngơi dài hơn để ăn một bữa no.
6. Học cách giao việc
Hoàn thành mọi công việc trong danh sách công việc cần làm mang lại cảm giác thành tựu và giúp bạn duy trì động lực. Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn nên làm quá sức mình. Quá nhiều trách nhiệm có thể dẫn đến kiệt sức, căng thẳng và lo lắng, khiến bạn không có thời gian dành cho gia đình và bạn bè. Tất cả đều là những dấu hiệu cho thấy đã đến lúc bạn nên phân công công việc.
Phân công là một kỹ năng mà nhiều chuyên gia, đặc biệt là những người ở vị trí quản lý, cảm thấy khó khăn. Một số người sợ mất quyền kiểm soát hoặc không tin tưởng nhóm của mình, trong khi những người khác coi đó là dấu hiệu của sự yếu đuối và thiếu năng lực.
Đúng là việc đào tạo đội ngũ của bạn để đảm nhận các công việc cụ thể có thể mất một chút thời gian, nhưng điều đó hoàn toàn xứng đáng — bạn sẽ tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ lẫn nhau, đồng thời cảm thấy thoải mái hơn.
Để rõ ràng, khi chúng tôi nói phân công, chúng tôi không có nghĩa là đổ toàn bộ khối lượng công việc của bạn cho người khác. Phân phối khối lượng công việc công bằng, hợp tác, tin tưởng và giao tiếp cởi mở là những yếu tố cần thiết để phân công công việc hợp lý.
Và chúng tôi không chỉ nói về công việc. Học cách phân công là một kỹ năng quan trọng trong cuộc sống riêng tư của bạn. Chia sẻ gánh nặng với các thành viên trong gia đình, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và cảm thấy được trân trọng. 🥰
7. Lập kế hoạch trước
Sống cuộc sống từng bước một nghe có vẻ thú vị, nhưng thường không thực tế. Trong hầu hết các trường hợp, cân bằng công việc và cuộc sống riêng tư có thể giống như đi trên dây, và nếu bạn muốn tận hưởng thời gian rảnh rỗi rất cần thiết, bạn cần lên kế hoạch trước.
Điều đó không có nghĩa là bạn cần lên kế hoạch cho từng giờ trong ngày. Nhưng bạn nên có ít nhất một bản tổng quan về các công việc và nhiệm vụ của mình. Điều này cho phép bạn chuẩn bị trước (cả về thể chất và tinh thần) và thậm chí có thể nhóm các công việc tương tự lại với nhau để giết hai con chim bằng một viên đá.
Giả sử bạn có cuộc hẹn với bác sĩ vào thứ Ba tuần sau lúc 5 giờ chiều. Bác sĩ ở bên kia thành phố, vì vậy bạn phải đi sớm để đến kịp giờ. Cửa hàng yêu thích của bạn ở gần phòng khám bác sĩ, vì vậy bạn có thể đi mua sắm ngay sau cuộc hẹn. Bạn sẽ lập danh sách mua sắm trước khi ra khỏi nhà để tiết kiệm thời gian ở cửa hàng và mua đúng những gì bạn cần. 🛒
Bạn đã hoàn thành hai công việc quan trọng trong danh sách công việc và tiết kiệm được một chuyến đi qua thành phố và lang thang trong cửa hàng mà không biết rõ mình cần mua gì.
8. Sử dụng mẫu
Mẫu là công cụ tiết kiệm thời gian tối ưu. Chúng là những bố cục sẵn có giúp bạn hoàn thành công việc và nhiệm vụ của mình nhanh hơn nhiều.
Giả sử công việc của bạn là giúp các công ty khởi nghiệp viết kế hoạch kinh doanh hoàn hảo. Bạn sẽ không tạo một kế hoạch kinh doanh mới từ đầu cho mỗi khách hàng thuê bạn. Thay vào đó, bạn sẽ sử dụng mẫu kế hoạch kinh doanh có các phần được tạo sẵn mà bạn có thể điều chỉnh cho phù hợp với ngành cụ thể và yêu cầu của khách hàng. Bằng cách đó, bạn tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro sai sót và luôn cung cấp công việc chất lượng. ✅
Bạn có thể tìm thấy mẫu cho mọi thứ, từ quản lý thời gian và lập kế hoạch hàng ngày đến tạo danh sách việc cần làm, cây gia đình và kế hoạch bữa ăn. Điểm hay của mẫu là khả năng tùy chỉnh — bạn có thể điều chỉnh chúng theo nhu cầu và sở thích của mình để tối đa hóa chức năng của chúng.
9. Tạo một không gian làm việc riêng
Đối với nhiều người, làm việc từ xa là một điều may mắn. Bạn không cần phải ăn mặc chỉnh tề và đi làm mỗi sáng, mà có thể dành thời gian quý báu cho gia đình.
Tuy nhiên, làm việc từ xa có thể là con dao hai lưỡi. Nhiều nhân viên làm việc từ xa tại nhà phải vật lộn với những yếu tố gây xao lãng hoặc không thể duy trì sự tập trung, khiến họ phải làm việc lâu hơn dự kiến.
Làm việc trên giường có thể trông rất tuyệt vời trong phim, nhưng thực tế thì khác. Não bộ của bạn không thể chuyển sang chế độ làm việc khi nó liên kết giường với ngủ và thư giãn.
Đó là lý do tại sao bạn cần một không gian dành riêng cho công việc. Lý tưởng nhất, đây sẽ là nơi bạn có thể tập trung và có quyền truy cập vào:
- Một phòng riêng trong nhà bạn
- Một bàn làm việc
- Một chiếc ghế thoải mái
- Máy tính xách tay
- Bất kỳ thiết bị nào khác bạn cần cho công việc 🖥️
Tất nhiên, không phải ai cũng có đủ điều kiện để có một phòng riêng. Nếu bạn sống trong một căn hộ nhỏ, hãy sắm một chiếc bàn máy tính di động để có thể cất đi sau khi hoàn thành công việc.
Dù bạn chọn giải pháp nào, bạn cũng nên đặt ra ranh giới rõ ràng và "ngắt kết nối" với công việc vào cuối mỗi ngày. Bạn sẽ tái cấu trúc não bộ để liên kết không gian làm việc với năng suất và sự tập trung, từ đó giúp tăng hiệu quả công việc và tiết kiệm thời gian.
10. Giảm thời gian sử dụng mạng xã hội
Mạng xã hội rất thú vị, hấp dẫn và giúp thư giãn. Tuy nhiên, nó cũng là nguồn gây xao lãng lớn và có thể ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả làm việc của chúng ta. Những thông báo liên tục và nỗi sợ bỏ lỡ (FOMO) có thể làm giảm sự tập trung và đánh lạc hướng sự chú ý của bạn khỏi công việc. 📱
Điều này cũng áp dụng cho cuộc sống cá nhân — bạn có thể đã từng thấy những gia đình hoặc nhóm bạn ngồi trong nhà hàng và nhìn chằm chằm vào điện thoại thay vì trò chuyện. Bạn đã bao giờ hoãn việc nhà vì thấy một điều thú vị trên Instagram hoặc TikTok chưa? Chúng tôi cá là câu trả lời là có.
Một vài mẹo đơn giản có thể giúp bạn giảm thời gian sử dụng mạng xã hội và tập trung vào công việc và nhiệm vụ của mình:
- Tắt thông báo: Nếu bạn bị phân tâm bởi số lượng thông báo, hãy thử tắt chúng khi bạn đang làm việc
- Bật chế độ máy bay: Một lựa chọn khác là bật chế độ máy bay trên điện thoại để loại bỏ các yếu tố gây xao lãng. Tất nhiên, chiến lược này không phù hợp với những người cần gọi và nhận cuộc gọi trong khi làm việc
- Đặt giới hạn thời gian: Nhiều ứng dụng mạng xã hội có cài đặt giới hạn thời gian sử dụng hàng ngày, giúp bạn tạo sự cân bằng lành mạnh giữa việc lướt mạng và công việc
11. Sử dụng công cụ quản lý dự án
Chúng ta may mắn sống trong thời đại kỹ thuật số, nơi có vô số ứng dụng có thể giúp bạn làm việc hiệu quả và năng suất hơn. Bạn có ứng dụng theo dõi thời gian, ứng dụng Pomodoro, nền tảng lập lịch, công cụ hợp tác và tổ chức, cùng nhiều tài nguyên khác có thể làm nên điều kỳ diệu cho kỹ năng quản lý thời gian của bạn. Bạn có thể cài đặt các ứng dụng riêng biệt để:
- Theo dõi thời gian
- Giao tiếp với nhóm của bạn
- Sắp xếp lịch trình công việc và dòng thời gian
- Xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên
- Tạo danh sách việc cần làm
Nhưng điều đó lại kích hoạt một vấn đề khác — việc liên tục chuyển đổi giữa các ứng dụng có thể làm chậm tốc độ làm việc và làm gián đoạn sự tập trung của bạn. May mắn thay, có một giải pháp duy nhất, và tên của nó là ClickUp !
Là một nền tảng năng suất một cửa, ClickUp cung cấp mọi thủ thuật tiết kiệm thời gian để biến bạn thành một chuyên gia tổ chức! Hãy cùng xem điều gì khiến nền tảng này trở thành một lựa chọn tuyệt vời cho tất cả những ai muốn thêm vài giờ vào ngày của mình.
Theo dõi thời gian dự án ClickUp
Với tùy chọn Theo dõi thời gian dự án của ClickUp, bạn có thể ghi lại thời gian bạn đầu tư vào các hoạt động và nhiệm vụ chỉ với vài cú nhấp chuột.
ClickUp hoạt động trơn tru trên máy tính để bàn, thiết bị di động và trình duyệt (dưới dạng phần mở rộng Chrome ) và tương thích với các hệ điều hành chính. Điều này có nghĩa là dữ liệu của bạn sẽ được đồng bộ tự động, cho phép bạn bắt đầu và dừng thời gian trên các thiết bị khác nhau. Bạn cũng có thể chỉnh sửa thời gian hồi tố để đảm bảo hồ sơ của bạn chính xác 100%. 📑
ClickUp nâng việc theo dõi thời gian lên một tầm cao mới bằng cách cho phép bạn thêm ghi chú vào mục nhập. Điều này giúp hợp lý hóa sự hợp tác trong nhóm và cho phép bạn cung cấp thêm chi tiết hữu ích để tham khảo trong tương lai.
Một tùy chọn khác mà bạn sẽ thích là thêm nhãn vào hồ sơ của mình, đảm bảo bạn không mất thời gian tìm kiếm các mục nhập cụ thể.
Ước lượng thời gian của ClickUp
Lập kế hoạch ngay bây giờ sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian trong tương lai. Bạn sẽ biết mình cần tập trung vào điều gì và có thể tập trung vào mục tiêu, cho dù đó là hoàn thành thành công một dự án hay dọn dẹp nhà cửa gọn gàng. 🏆
ClickUp giúp bạn cải thiện khả năng lập kế hoạch với một tùy chọn độc đáo — Ước lượng thời gian của ClickUp.
Bạn có thể đặt ước lượng thời gian cho các nhiệm vụ và công việc con, đồng thời so sánh thời gian dự kiến và thời gian thực tế. Điều này giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về cách điều chỉnh lịch trình và quản lý khối lượng công việc trong tương lai để tối đa hóa tiềm năng của nhóm mà không khiến họ quá tải. Với tính năng này của ClickUp, bạn có thể:
- Sử dụng chế độ xem Khối lượng công việc để quan sát sức chứa của nhóm bạn
- Tận dụng thông tin để đưa ra quyết định lập lịch trình sáng suốt
- Lên lịch ước tính bằng cách kéo và thả công việc trong chế độ xem Lịch
- Sử dụng chế độ xem Box để theo dõi tiến độ công việc
ClickUp Time Estimates giúp bạn xem chi tiết trong khi tập trung vào bức tranh tổng thể. Theo dõi xem bạn có đang đi đúng hướng để đáp ứng thời hạn và mục tiêu của mình hay không, đồng thời lập báo cáo để kiểm tra ước lượng thời gian và lập kế hoạch trước.
Các tùy chọn quản lý nhiệm vụ của ClickUp
Quản lý công việc hiệu quả giúp nâng cao năng suất và cho phép bạn làm việc nhanh hơn mà không lo lắng. ClickUp hỗ trợ bạn tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn với các tùy chọn quản lý công việc hàng đầu:
- Tạo công việc một cách dễ dàng
- Thêm nhiều người được giao nhiệm vụ
- Cung cấp thêm chi tiết về chúng bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh
Hình dung công việc của bạn trong hơn 10 chế độ xem ClickUp, tạo nhãn, đặt ưu tiên, tùy chỉnh mối quan hệ và sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, đồng thời hợp lý hóa quá trình cộng tác. Bạn thậm chí có thể đặt nhiệm vụ lặp lại để hợp lý hóa công việc thường ngày và tiết kiệm thời gian hơn nữa. ✨
Các tùy chọn quản lý nhiệm vụ của ClickUp có thể được sử dụng cho nhiều mục đích liên quan đến công việc, chẳng hạn như tổ chức nhóm, cài đặt mục tiêu và theo dõi tiến độ. Nhưng chúng cũng có thể làm nên điều kỳ diệu trong việc quản lý công việc nhà, danh sách mua sắm và lịch trình.
Cách tiết kiệm thời gian: Sử dụng ClickUp
Bộ công cụ tiết kiệm thời gian mạnh mẽ của ClickUp có thể giúp bạn sắp xếp lại công việc và cuộc sống riêng tư, tạo thói quen và quản lý công việc một cách dễ dàng.
Nền tảng này là gói giải pháp toàn diện — hãy tạm biệt việc chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng làm mất thời gian của bạn và chào đón các tính năng giúp nâng cao kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức của bạn.
Đăng ký ClickUp và bắt đầu tiết kiệm thời gian ngay hôm nay! ⌛