Cụm từ ‘quản lý thời gian’ có phần gây hiểu lầm. Trên thực tế, bạn không thể quản lý thời gian, nhưng bạn có thể quản lý các quyết định của mình xung quanh nó.
Dù bạn muốn bao nhiêu đi chăng nữa, mỗi ngày bạn chỉ có 24 giờ, 1.440 phút hoặc 86.400 giây, và con số đó không bao giờ thay đổi. Việc bạn làm gì với thời gian đó phụ thuộc vào khả năng lập kế hoạch, đánh giá, hành động quyết đoán và trung thực với bản thân của bạn. Giống như tiền bạc, bạn phải sử dụng thời gian một cách có mục đích hoặc để những điều phiền nhiễu lấy đi thời gian của bạn.
Nhân viên tri thức chuyển đổi giữa các ứng dụng 1.200 lần mỗi ngày — gần 4 giờ mỗi tuần để tập trung lại, hoặc 9% thời gian làm việc hàng năm của nhân viên. Tuy nhiên, họ vẫn bỏ lỡ tin nhắn, hành động và thời hạn do liên tục bị phân tâm.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá cách tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và bảo vệ sự bình yên trong tâm hồn của bạn. Ngoài ra, chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn một công cụ kỳ diệu giúp bạn làm tất cả mọi việc, từ phân chia thời gian, theo dõi thời gian đến lập kế hoạch thông minh hơn: ClickUp!
Tại sao việc tiết kiệm thời gian lại quan trọng hơn bao giờ hết?
Mỗi lựa chọn bạn đưa ra về thời gian của mình sẽ định hình những gì bạn đạt được và mức độ hài lòng của bạn mỗi ngày. Nếu bạn học cách quản lý lịch trình hàng ngày hoặc hàng tuần của mình một cách hợp lý, bạn có thể xem liên tục chương trình yêu thích, dành thời gian cho gia đình hoặc tập trung vào công việc mà không bỏ lỡ bất kỳ điều gì.
Nắm vững kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn hoàn thành mọi việc quan trọng và vẫn có thể tận hưởng một giấc ngủ ngon trọn vẹn, nhấn mạnh tầm quan trọng của quản lý thời gian hơn bao giờ hết.
1. Giảm căng thẳng
Bạn có bao giờ cảm thấy hoảng loạn vào lúc 4 giờ chiều khi nhận ra mình mới chỉ hoàn thành một phần nhỏ trong danh sách công việc cần làm và mất kiểm soát thời gian? Cảm giác lo lắng dần dần xuất hiện chính là điều mà kế hoạch thời gian thông minh giúp bạn tránh được.
Khi các công việc của bạn được sắp xếp rõ ràng và phân bổ theo các khối, bạn đang cung cấp cho bộ não của mình một bản đồ thay vì ném nó vào một mê cung. Bạn không phản ứng điên cuồng với mọi thứ, mà bình tĩnh chuyển từ việc này sang việc khác.
📮 ClickUp Insight: 63% người tham gia khảo sát của chúng tôi xếp hạng các mục tiêu cá nhân theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng, nhưng chỉ 25% sắp xếp chúng theo khung thời gian.
Ý nghĩa? Bạn biết điều gì quan trọng, nhưng không nhất thiết phải biết khi nào. ⏳
ClickUp Goals, được cải tiến nhờ sự hỗ trợ của AI ClickUp Brain, mang đến sự rõ ràng cho bạn. Nó giúp bạn chia nhỏ các mục tiêu lớn thành các bước hành động có thời hạn cụ thể.
ClickUp Brain cung cấp các đề xuất thông minh cho dòng thời gian và giúp bạn theo dõi tiến độ bằng cách cập nhật tiến độ theo thời gian thực và tự động thay đổi trạng thái khi bạn hoàn thành nhiệm vụ.
💫 Kết quả thực tế: Người dùng báo cáo năng suất tăng gấp đôi sau khi chuyển sang ClickUp
2. Nâng cao khả năng ra quyết định
Khi mỗi phút trôi qua đều cảm thấy cấp bách, việc ra quyết định trở thành một cuộc đấu tranh sinh tồn: nhanh chóng, lộn xộn và thường sai lầm. Nhưng nếu bạn có thời gian để thực sự suy nghĩ thì sao? Không phải giữa các cuộc họp, không phải trong khi trả lời văn bản, mà là thời gian thực sự, không bị quấy rầy. Đó là lúc thời gian khối phát huy tác dụng.
Bạn muốn so sánh ba nhà cung cấp cho một sự kiện? Đặt một khối thời gian 45 phút để ra quyết định. Bạn cần cân nhắc ưu và nhược điểm trước một bước tiến lớn trong sự nghiệp? Hãy cho mình không gian để thở và suy ngẫm. Bằng cách lập kế hoạch cho ngày của bạn xoay quanh các khối công việc chuyên sâu, bạn sẽ giải quyết một trong những vấn đề quản lý thời gian lớn nhất mà nhiều người đang phải đối mặt.
3. Tăng năng suất
Bận rộn không đồng nghĩa với năng suất cao. Lập kế hoạch hiệu quả giúp bạn ưu tiên những việc quan trọng và tránh lãng phí năng lượng cho những công việc ít giá trị. Hoàn thành báo cáo khi đầu óc còn tỉnh táo sẽ giúp giảm thiểu lỗi và chỉnh sửa sau này. Bạn đang sử dụng thời gian hiệu quả nhất của mình một cách khôn ngoan.
Hãy thử tính thời gian thực hiện các công việc thường xuyên, chẳng hạn như chuẩn bị bản trình chiếu, viết báo cáo hoặc theo dõi khách hàng. Bạn sẽ ngạc nhiên về lượng thời gian mình đã mất vì những việc làm phân tâm hoặc do không quyết định được.
4. Thêm thời gian miễn phí
Thời gian rảnh rỗi không tự nhiên xuất hiện, mà bạn phải kiếm được nó bằng sự rõ ràng và nhịp độ. Khi bạn biết một ngày của mình trông như thế nào, bạn sẽ ngừng cam kết quá nhiều hoặc kéo dài một công việc thành ba giờ. Điều đó có nghĩa là bạn hoàn thành công việc nhanh hơn và có được những khoảng thời gian rảnh rỗi quý giá.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thay vì nhồi nhét bữa trưa vào giờ làm việc hoặc bỏ qua giờ nghỉ, bạn có thể sử dụng các kỹ thuật quản lý thời gian để hoàn thành công việc sớm và đi dạo, gặp gỡ bạn bè hoặc đơn giản là nghỉ ngơi mà không cảm thấy tội lỗi. Khi bạn lập kế hoạch cho các ưu tiên của mình và tôn trọng chúng, bạn đang tặng cho bản thân món quà là thời gian. Và không có gì tuyệt vời hơn là tận hưởng thời gian đó một cách trọn vẹn.
5. Tăng cường sự tập trung và chú ý
👀 Bạn có biết? 42% sự gián đoạn trong công việc đến từ việc phải chuyển đổi giữa các nền tảng, quản lý email và chuyển từ cuộc họp này sang cuộc họp khác.
Nếu bạn muốn tập trung lâu hơn, điều quan trọng là phải chủ động bảo vệ các kỳ làm việc sâu. Hãy nghĩ về bộ não của bạn như một đèn chiếu sáng, chỉ có thể chiếu sáng một thứ tại một thời điểm. Khi bạn liên tục chuyển đổi công việc, đó giống như việc xoay đèn chiếu sáng theo mọi hướng, khiến đèn chiếu sáng yếu đi.
Vì vậy, hãy đóng các tab, tắt âm điện thoại và tập trung vào một công việc. Bạn sẽ nhận thấy mình hoàn thành công việc nhanh hơn và tốt hơn. Với việc luyện tập liên tục, khả năng tập trung của bạn sẽ được cải thiện. Công việc của bạn sẽ trở nên chặt chẽ, gọn gàng và chu đáo hơn. Và đúng vậy, bạn thậm chí sẽ bắt đầu thích thú với quá trình này.
6. Cân bằng công việc và cuộc sống cá nhân
"Cân bằng công việc và cuộc sống" nghe có vẻ tuyệt vời, nhưng thực tế thì nó như thế nào?
Điều quan trọng không phải là chia nhỏ thời gian trong ngày một cách đồng đều, mà là thiết kế thời gian cho cả công việc và cuộc sống cá nhân. Có thể đó là kết thúc công việc trước 6 giờ chiều mỗi ngày để bạn có thể nấu bữa tối trong yên bình. Hoặc bỏ qua những email muộn vào ban đêm để đọc sách cùng con.
Dù sự cân bằng đối với bạn là gì, lập kế hoạch thời gian sẽ giúp bạn bảo vệ nó.
📮 ClickUp Insight: Chỉ 36% nhân viên hoàn toàn ngắt kết nối khi ca làm việc kết thúc, có nghĩa là gần 2/3 số nhân viên làm thêm giờ hoặc lo lắng về công việc trong thời gian rảnh rỗi. Văn hóa “luôn luôn làm việc” này là con đường nhanh chóng dẫn đến kiệt sức. 🔥
Tự động hóa các thói quen tắt máy của bạn với ClickUp! Thiết lập bản tóm tắt cuối ngày dựa trên AI, cập nhật các chủ đề bình luận do AI tạo và tự động chặn thời gian trong Lịch ClickUp để lên lịch các khoảng thời gian không làm việc để nghỉ ngơi thoải mái!
💫 Kết quả thực tế: Lulu Press tiết kiệm 1 giờ mỗi ngày cho mỗi nhân viên bằng cách sử dụng Tự động hóa ClickUp — giúp tăng 12% hiệu quả công việc.
Các cách hàng đầu để tiết kiệm thời gian trong công việc và cuộc sống
🧠 Thực tế thú vị: 82% mọi người không sử dụng bất kỳ hệ thống quản lý thời gian phù hợp nào. Điều đó có nghĩa là ít hơn một phần năm số người thực sự tuân theo một phương pháp có cấu trúc để lập kế hoạch cho ngày của họ.
Vậy, hầu hết mọi người quản lý thời gian của mình như thế nào?
- 33% viết danh sách việc cần làm
- 24% kiểm tra hộp thư đến để xem công việc tiếp theo
- 12% phụ thuộc vào lịch trình của mình cho mọi việc
Cuối cùng, 25% “chỉ tập trung vào những việc quan trọng nhất vào lúc đó”.
rùng mình
Bạn có thể nghĩ rằng mình đang làm tốt, nhưng cách tiếp cận như vậy thường tạo ra những vấn đề tiềm ẩn trong quản lý thời gian. Bạn lãng phí thời gian chuyển đổi công việc, phản ứng với sự hỗn loạn và mất động lực cả ngày. Nếu bạn muốn có một cách làm việc thông minh hơn, các kỹ thuật quản lý thời gian được cá nhân hóa sẽ giúp bạn tổ chức tốt hơn, tập trung nhanh hơn và giải phóng nhiều thời gian hơn mà không bị kiệt sức.
Những người có hiệu suất cao sử dụng kỹ năng quản lý thời gian để kiểm soát ngày làm việc của mình và hoàn thành nhiều việc hơn mà không tăng khối lượng công việc.
Và họ không làm việc đó một mình. Họ sử dụng ClickUp, ứng dụng làm việc tất cả trong một, để lưu trữ mọi nhiệm vụ, tài liệu, trò chuyện và mục tiêu ở một nơi, giúp ưu tiên luôn rõ ràng và công việc luôn đi đúng hướng. Hãy cùng xem cách thức hoạt động. 💪🏼
1. Sử dụng phương pháp phân chia thời gian để lên lịch công việc tập trung
Bộ não của bạn phát triển nhờ cấu trúc. Phân chia thời gian theo khối giúp tâm trí bạn có một lộ trình, loại bỏ việc phải quyết định việc cần làm tiếp theo sau vài phút.
📌 Giả sử bạn khối thời gian từ 10:00 đến 11:30 để viết báo cáo — không chỉ là "công việc" chung chung, mà là một công việc cụ thể. Trong khoảng thời gian này, hãy đóng hộp thư đến, tắt thông báo và tập trung vào công việc đang làm. Bạn sẽ giảm thiểu năng lượng tinh thần dành cho việc chuyển đổi công việc và nâng cao chất lượng công việc của mình.
Để thực hiện ngay, bạn có thể sử dụng các mẫu phân chia thời gian để lập kế hoạch cho ngày của mình dựa trên mức năng lượng và duy trì động lực trong suốt cả ngày.
Mẫu ClickUp Daily Time Blocking là một cách tuyệt vời để sắp xếp các công việc quan trọng và cấu trúc lịch trình của bạn một cách rõ ràng.
Với phương pháp phân chia thời gian theo khối, bạn có thể:
- Tập trung vào những công việc ưu tiên hàng đầu trong những giờ làm việc hiệu quả nhất
- Loại bỏ những yếu tố gây xao nhãng bằng cách dành thời gian cho những việc quan trọng hơn
- Ngăn ngừa tình trạng kiệt sức bằng cách áp dụng ước lượng thời gian thực tế phù hợp với những gì bạn thực sự có thể hoàn thành trong một ngày
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu việc chặn thời gian cho từng nhiệm vụ bằng tay có vẻ quá sức, hãy thử các đề xuất dựa trên AI của Lịch ClickUp để tự động hóa quá trình này. Nó cũng cho phép bạn lên lịch các nhiệm vụ thành các khối thời gian bằng cách kéo và thả chúng từ danh sách ưu tiên hoặc danh sách công việc tồn đọng vào lịch của bạn.
2. Gộp các công việc lại với nhau để giảm thiểu việc chuyển đổi
🔑 Thông tin quan trọng: Trong cuốn sách The 4-Hour Workweek, Tim Ferriss giới thiệu khái niệm "batching" (làm việc theo đợt) như một cách để thoát khỏi thói quen lãng phí thời gian và lấy lại năng suất. Ông khuyên bạn nên cài đặt thời gian cụ thể trong ngày để giải quyết các công việc tương tự như trả lời email hoặc gọi điện thoại, thay vì để chúng làm gián đoạn công việc của bạn suốt cả ngày.
📌 Ví dụ, Ferriss chia sẻ cách anh chỉ kiểm tra email một lần mỗi tuần. Mặc dù điều này có nghĩa là anh mất hai đơn hàng trị giá tổng cộng 80 đô la, nhưng 10 giờ anh tiết kiệm được có giá trị 200 đô la đối với anh. Điều đó mang lại cho anh lợi nhuận ròng 120 đô la, cùng với sự minh mẫn để tập trung vào công việc có ý nghĩa hơn.
Batching không chỉ là hoàn thành nhiều việc hơn. Nó giúp anh ấy kiểm soát cách sử dụng thời gian của mình.
3. Đặt ra các ưu tiên rõ ràng cho mỗi ngày
Quản lý thời gian hiệu quả bắt đầu từ việc cài đặt các ưu tiên rõ ràng. Khi bạn sắp xếp các công việc theo mức độ quan trọng, bạn có thể giải quyết các công việc khẩn cấp trước, giảm căng thẳng và hoàn thành các công việc ưu tiên cao mà không bị phân tâm.
👀 Bạn có biết? Các nghiên cứu cho thấy thuê người giúp việc nhà hoặc làm việc vặt có thể cải thiện tâm trạng và sự hài lòng trong cuộc sống của bạn. Việc thuê người làm những công việc này giúp bạn có thêm thời gian để tập trung vào những hoạt động ý nghĩa hơn và quản lý thời gian tốt hơn.
Để sắp xếp thứ tự ưu tiên, hãy xác định những công việc cần hoàn thành gấp hoặc có tác động lớn và hoàn thành chúng trước khi chuyển sang công việc khác.
Nhiệm vụ ClickUp giúp bạn sắp xếp các công việc khác nhau với các chi tiết quan trọng, chẳng hạn như mô tả, thời hạn và tệp đính kèm, để bạn luôn kiểm soát khối lượng công việc của mình.
Sau khi sắp xếp xong, hãy sử dụng Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp để sắp xếp công việc của bạn. Đặt nhãn cho mỗi nhiệm vụ là 'Khẩn cấp', 'Cao', 'Bình thường' hoặc 'Thấp' để dễ dàng hình dung các lĩnh vực cần tập trung và duy trì sự chú ý vào các nhiệm vụ ưu tiên cao.
Để đặt ưu tiên trong Không gian Làm việc, hãy chuyển đổi giữa các Chế độ xem ClickUp khác nhau để có cái nhìn tổng quan hơn về các công việc của bạn. Dưới đây là ba ví dụ:
- Chế độ xem công việc: Nhấp vào biểu tượng cờ ở góc trên bên trái cửa sổ công việc để chỉ định mức độ ưu tiên
- Chế độ xem danh sách: Tìm cờ ưu tiên trong Trường Tùy chỉnh nằm ở bên phải của mỗi công việc
- Chế độ xem Bảng: Di chuột đến góc dưới bên trái của thẻ công việc để hiển thị cài đặt ưu tiên
Sau khi phân bổ ưu tiên và ngày đáo hạn, hãy chuyển đến Chế độ xem Lịch ClickUp để quản lý lịch trình, lọc công việc theo mức độ ưu tiên hoặc chỉnh sửa hàng loạt một cách dễ dàng.
Cần lời khuyên về cách sắp xếp ưu tiên thông minh hơn? Hãy xem video này:
📖 Đọc thêm: Các ứng dụng quản lý thời gian tốt nhất
4. Loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng
Để cải thiện khả năng quản lý thời gian, bạn phải giải quyết trực tiếp các yếu tố gây xao lãng. Bước đầu tiên là xác định những yếu tố khiến bạn mất tập trung trong công việc. Sau khi xác định được các yếu tố gây xao lãng, hãy thực hiện các biện pháp để giới hạn chúng trong ngày làm việc.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng chế độ Không làm phiền của ClickUp để tắt thông báo, giúp bạn làm việc không bị gián đoạn. Ngoài ra, cài đặt giờ làm việc rõ ràng trong ClickUp cũng giúp xác định thời gian bạn có thể hợp tác, bảo vệ thời gian quý báu của bạn.
Tương tự, ClickUp Project Time Tracking cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về thời gian bạn dành cho các công việc khác nhau, giúp bạn dễ dàng phân tích năng suất và quản lý dự án hiệu quả hơn. Bạn có thể bắt đầu và dừng đồng hồ bấm giờ trực tiếp trong các nhiệm vụ, ghi lại thời gian theo cách thủ công hoặc kết nối với các công cụ theo dõi thời gian phổ biến như Toggl và Harvest.
Và nếu bạn cần bắt đầu nhanh chóng, các mẫu sẵn sàng sử dụng của ClickUp luôn có thể giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và triển khai dự án của bạn nhanh hơn.
5. Tạo dòng thời gian
Dòng thời gian giúp các nhà quản lý dự án và cá nhân hình dung tiến độ và luôn đi đúng hướng với các cột mốc quan trọng. Thay vì theo dõi chung chung, hãy tận dụng các công cụ và phương pháp đã được thiết lập để xây dựng các kế hoạch có cấu trúc và có thể thực hiện được.
Dưới đây là một số khung thời gian được sử dụng rộng rãi để tạo/lập dòng thời gian:
- Phương pháp đường dẫn quan trọng (CPM): Giúp xác định khoảng thời gian dài nhất của các hoạt động phụ thuộc và thời gian tối thiểu cần thiết để hoàn thành một dự án. Đây là khóa để tối ưu hóa thời lượng dự án và nêu bật các công việc không thể trì hoãn
- Ma trận Eisenhower: Mặc dù không phải là một công cụ dòng thời gian, nhưng nó giúp sắp xếp các công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng. Bạn có thể sử dụng nó cùng với dòng thời gian hàng tuần hoặc hàng tháng để duy trì sự tập trung
- 12 tuần một năm: Một khung năng suất cá nhân thay thế kế hoạch hàng năm bằng các chu kỳ 12 tuần tập trung, giúp bạn đặt mục tiêu và dòng thời gian để thực hiện và đánh giá nhanh hơn
Sử dụng các khung này, bạn có thể cấu trúc dòng thời gian của cả nhóm và cá nhân dựa trên chiến lược, không chỉ là danh sách việc cần làm.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sắp xếp các nhiệm vụ theo mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng bằng cách sử dụng Mẫu Ma trận Eisenhower miễn phí của ClickUp.
6. Dành thời gian nghỉ ngơi đều đặn
Nghỉ ngơi không phải là lãng phí thời gian; đó là một chiến lược năng suất bị đánh giá thấp. Các phương pháp như kỹ thuật Pomodoro giúp cấu trúc công việc của bạn thành các khoảng thời gian tập trung (thường là 25 phút làm việc sau đó nghỉ 5 phút), giúp bạn duy trì sự tập trung và tránh kiệt sức. Sau bốn chu kỳ, một khoảng nghỉ dài hơn (15–30 phút) sẽ giúp bạn nạp lại năng lượng tinh thần.
🤝 Nhắc nhở thân thiện: Nếu phương pháp 25/5 không phù hợp với bạn, các phương pháp thay thế như phương pháp 52/17 (52 phút làm việc, 17 phút nghỉ ngơi) hoặc lập lịch theo nhịp điệu siêu ngắn (khối công việc 90 phút, nghỉ 20 phút) có thể phù hợp hơn với mức năng lượng tự nhiên của bạn.
Phần hay nhất? Các ứng dụng Pomodoro có thể giúp bạn tuân thủ thói quen này và theo dõi tiến độ của mình.
7. Chuẩn bị trước
Khi chuẩn bị trước, bạn không cần phải lên lịch chi tiết từng phút. Tất cả những gì bạn cần làm là suy nghĩ chiến lược về ngày của mình. Tìm kiếm những cơ hội tự nhiên để kết hợp các công việc hoặc sắp xếp chúng cho hiệu quả hơn.
📌 Ví dụ, nếu bạn có một cuộc hẹn ở bên kia thành phố, hãy lên kế hoạch cho những việc cần làm gần đó, như lấy đồ giặt là hoặc mua đồ tạp hóa, trong cùng một chuyến đi. Trước khi ra khỏi nhà, hãy ghi lại chính xác những gì bạn cần để tránh lãng phí thời gian. Sự chuẩn bị trước này giúp giảm thiểu việc quay lại, giảm tải cho tâm trí và giải phóng thời gian để nghỉ ngơi hoặc tập trung sau đó.
8. Xây dựng một không gian làm việc riêng
🔑 Thông tin quan trọng: James Clear, tác giả của cuốn sách Atomic Habits, nhấn mạnh sức mạnh của thiết kế môi trường, cho rằng môi trường xung quanh định hình hành vi của bạn. Một không gian làm việc chuyên dụng tạo ra tín hiệu tinh thần để tập trung. Giống như phòng tập thể dục thúc đẩy bạn tập thể dục, khu vực làm việc báo hiệu rằng đã đến giờ làm việc.
Để tăng năng suất và giảm chuyển đổi bối cảnh:
- Thiết lập một địa điểm cố định: Một phòng trống là lý tưởng nhất, nhưng một góc cố định trong phòng cũng có thể làm công việc. Tránh làm việc trên giường hoặc ghế sofa, vì Cal Newport (Deep Work) cảnh báo rằng ranh giới mờ nhạt sẽ làm mất tập trung và kéo dài thời gian hoàn thành các công việc khác
- Sử dụng các tín hiệu vật lý: Đặt một đèn bàn chỉ bật trong giờ làm việc, hoặc một chiếc cốc hoặc sổ ghi chép riêng. Những vật dụng này sẽ trở thành các kích hoạt tâm lý cho 'chế độ làm việc'
- Giảm bớt lộn xộn: Như Greg McKeown giải thích trong Essentialism, sự rõ ràng về tinh thần bắt đầu từ sự rõ ràng về vật chất. Chỉ giữ những thứ cần thiết trên bàn làm việc: laptop, sổ tay, bút và nước
- Thực hiện các nghi thức tắt máy: Khi kết thúc ngày làm việc, hãy dọn dẹp đồ đạc hoặc che không gian làm việc của bạn. Thói quen này giúp não bộ ngắt kết nối và ngăn ngừa làm việc quá sức, đây là lời khuyên quan trọng từ cuốn sách Digital Minimalism của Cal Newport
Ngay cả trong không gian nhỏ, sự nhất quán và các tín hiệu quan trọng hơn kích thước. Một thiết lập đơn giản được sử dụng có chủ đích có thể cải thiện đáng kể khả năng tập trung và tiết kiệm thời gian của bạn.
9. Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) cho năng suất nhỏ lẻ
Vi sản xuất tập trung vào làm việc thông minh hơn, không chỉ làm việc chăm chỉ hơn. Các công cụ hỗ trợ AI có thể tự động hóa các công việc thường ngày, sắp xếp khối lượng công việc và tóm tắt các cập nhật quan trọng để giảm bớt công việc bận rộn cho bạn.
ClickUp Brain
ClickUp Brain, một trợ lý năng suất tiên tiến được hỗ trợ bởi AI và nhận biết bối cảnh trong ClickUp, giúp bạn quản lý công việc tốt hơn bằng cách xử lý các công việc lặp đi lặp lại:
- Nó có thể tóm tắt ngay lập tức các chủ đề bình luận dài, ghi chú cuộc họp hoặc tài liệu, để bạn không mất thời gian phân tích thông tin
- Bạn có thể hỏi nó về bất kỳ công việc, tài liệu hoặc dự án nào để nhận được câu trả lời nhanh chóng mà không cần tìm kiếm bối cảnh qua các công cụ và chủ đề rải rác
- Nó thậm chí có thể tạo ra các công việc con, cập nhật mô tả công việc hoặc viết lại nội dung dựa trên mục tiêu của bạn, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi phải bắt đầu lại từ đầu
ClickUp Autopilot Agents
Autopilot Agents của ClickUp là những trợ lý thông minh, được điều khiển bởi AI, có thể tự động quản lý các nhiệm vụ và quy trình làm việc trong không gian làm việc của bạn.
Chúng hoạt động dựa trên các kích hoạt, điều kiện và hướng dẫn đã định sẵn, cho phép chúng thực hiện các hành động như tạo công việc từ ghi chú cuộc họp, tóm tắt tài liệu phức tạp hoặc cung cấp cập nhật trạng thái theo ngữ cảnh.
Các tác nhân này có thể được triển khai ở nhiều địa điểm khác nhau trong ClickUp, bao gồm Không gian, Thư mục, Danh sách công việc và Trò chuyện, đảm bảo tích hợp liền mạch vào quy trình làm việc của nhóm bạn.
Có hai loại Autopilot Agent: Prebuilt (Cài sẵn) và Custom (Tùy chỉnh).
- Các Trợ lý ảo được cài đặt sẵn và có thể kích hoạt chỉ bằng một cú nhấp chuột, xử lý các công việc phổ biến như trả lời câu hỏi thường gặp hoặc tạo báo cáo hàng tuần
- Mặt khác, Tác nhân tùy chỉnh có thể được điều chỉnh theo nhu cầu cụ thể của bạn bằng trình tạo không cần mã, cho phép bạn xác định các kích hoạt, điều kiện và hành động duy nhất. Ví dụ: Tác nhân tùy chỉnh có thể được cấu hình để trả lời các truy vấn liên quan đến nhân sự trong Kênh trò chuyện, cung cấp thông tin chính xác dựa trên kiến thức mà nó có quyền truy cập
Tính năng hỏi đáp tương tác, trò chuyện dựa trên AI và tạo/lập nhiệm vụ của ClickUp AI mang lại lợi ích cho các nhóm làm việc tại văn phòng và từ xa. Brain và Agents loại bỏ việc trao đổi thông tin qua lại và đảm bảo mọi người luôn được cập nhật thông tin với nỗ lực tối thiểu.
📮 ClickUp Insight: 21% người cho biết hơn 80% thời gian làm việc của họ dành cho các công việc lặp đi lặp lại. Và 20% khác cho biết các công việc lặp đi lặp lại chiếm ít nhất 40% thời gian trong ngày của họ.
Gần một nửa thời gian làm việc trong tuần (41%) được dành cho những công việc không đòi hỏi nhiều tư duy chiến lược hay sáng tạo (như email theo dõi 👀).
ClickUp AI Agents giúp loại bỏ công việc nhàm chán này. Hãy nghĩ đến việc tạo/lập công việc, nhắc nhở, cập nhật, ghi chú cuộc họp, soạn thảo email và thậm chí tạo quy trình công việc từ đầu đến cuối! Tất cả những việc đó (và hơn thế nữa) có thể được tự động hóa trong chốc lát với ClickUp, ứng dụng làm việc toàn diện của bạn.
💫 Kết quả thực tế: Lulu Press tiết kiệm 1 giờ mỗi ngày cho mỗi nhân viên bằng cách sử dụng Tự động hóa ClickUp — giúp tăng 12% hiệu quả công việc.
10. Học cách nói 'không'
Khi công việc bắt đầu chồng chất, căng thẳng tăng lên và năng suất giảm xuống. Bạn cần nhận ra giới hạn của bản thân và đặt ra ranh giới.
Nói không với những công việc thêm trở nên rất quan trọng khi bạn đã có đủ việc phải làm. Hầu hết các nhà quản lý sẽ đánh giá cao sự trung thực và thẳng thắn của bạn. Đảm bảo khối lượng công việc của mọi người ở mức có thể quản lý được là một phần vai trò của họ.
Miễn là bạn giao tiếp rõ ràng và tôn trọng, việc nói "không" sẽ không còn là vấn đề nữa.
11. Đặt cho mình thời hạn ngắn hơn
Bạn có bao giờ nhận thấy một công việc lẽ ra chỉ mất một giờ lại kéo dài đến cả buổi chiều? Đó là Định luật Parkinson: Công việc sẽ mở rộng để lấp đầy thời gian có sẵn.
📌 Ví dụ, một dự án dự kiến sẽ mất vài ngày để hoàn thành thường có thể được hoàn thành chỉ trong vài giờ tập trung khi đặt ra thời hạn chặt chẽ và thực tế. Bằng cách đặt ra thời hạn ngắn hơn, thực tế hơn, bạn sẽ tạo ra áp lực vừa đủ để duy trì động lực và tránh trì hoãn.
🤝 Lời nhắc nhở thân thiện: Đừng đặt ra thời hạn quá gấp gáp đến mức gây căng thẳng hoặc lo lắng. Hãy coi chúng như một cách để thách thức bản thân mà không làm mình quá tải. Bạn sẽ ngạc nhiên về những gì mình có thể đạt được khi ngừng đánh giá quá cao thời gian cần thiết!
12. Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại
Nếu bạn thấy mình lặp đi lặp lại những hành động tương tự, một công cụ tự động hóa có thể giúp bạn loại bỏ sự dư thừa. ClickUp Automations giúp loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại. Thay vì cập nhật trạng thái nhiệm vụ hoặc nhắc nhở các thành viên trong nhóm về thời hạn, quy trình làm việc tự động giúp dự án diễn ra suôn sẻ mà không bị gián đoạn.
ClickUp cũng thúc đẩy sự hợp tác với các bình luận theo chủ đề và @đề cập, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng trong nhóm và giữ các cuộc thảo luận và phản hồi liên quan đến các nhiệm vụ cụ thể.
Với tính năng Bình luận được chỉ định của ClickUp, bạn có thể biến bình luận thành nhiệm vụ có thể thực hiện và thông báo ngay lập tức cho các thành viên nhóm được chỉ định. Bình luận sẽ xuất hiện trong phần "bình luận và đề cập" trên trang chủ, đảm bảo rằng nó không bị bỏ sót.
Sau khi hoàn thành công việc, họ có thể giải quyết bình luận để tránh các bước theo dõi không cần thiết.
Bạn có thể sử dụng điều này để:
- Giải thích hướng dẫn công việc
- Giải quyết vấn đề trong bối cảnh thích hợp
- Đính kèm tệp hoặc liên kết có liên quan để chia sẻ thông tin
- Đánh dấu thành viên nhóm để thu hút sự chú ý của họ
🧠 Thông tin thú vị: Hơn 60% các nhóm sử dụng ClickUp cho biết họ tiết kiệm được hơn 3 giờ mỗi tuần!
13. Sử dụng công cụ quản lý dự án
Chuyển đổi giữa các ứng dụng không kết nối với nhau gây ra "phí chuyển đổi", làm lãng phí thời gian và tăng căng thẳng tinh thần. Chuyển đổi giữa các công cụ quản lý dự án, ứng dụng ghi chú và nền tảng giao tiếp làm phân mảnh công việc, khiến công việc trở nên kém hiệu quả và chậm chạp.
ClickUp giải quyết vấn đề này bằng cách tập hợp tất cả các nhiệm vụ, tài liệu, mục tiêu và cuộc trò chuyện của bạn vào một nền tảng duy nhất. Các tính năng Quản lý thời gian của ClickUp kết hợp các khả năng quản lý dự án quan trọng với các chiến lược lập kế hoạch nâng cao để giúp các nhóm tăng năng suất và đạt được mục tiêu dự án.
Ước lượng thời gian của ClickUp giúp các nhóm đặt ra kỳ vọng thực tế về thời lượng công việc, đây là chìa khóa để lập kế hoạch và hoàn thành công việc đúng hạn. Tính năng này cho phép bạn:
- Đặt mục tiêu SMART với ClickUp Goals để theo dõi tiến độ và hoàn thành công việc đúng hạn
- Cân bằng và quản lý khối lượng công việc của nhóm một cách hiệu quả để duy trì năng suất
Bạn cũng có thể sử dụng ClickUp Goals để đặt các loại mục tiêu khác nhau, bao gồm số lượng, tiền tệ và đúng/sai. Sự linh hoạt này cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn việc đặt mục tiêu dựa trên nhu cầu của nhóm.
Ví dụ: nhóm bán hàng có thể đặt mục tiêu doanh thu, trong khi nhóm nội dung có thể theo dõi tiến độ sản xuất bài viết. Các mục tiêu quản lý thời gian giúp duy trì sự tập trung và trách nhiệm, xây dựng văn hóa thành tích.
Dưới đây là một số cách khác mà ClickUp giúp bạn tiết kiệm thời gian:
1. Lập kế hoạch công việc hiệu quả
- Ngày bắt đầu & ngày đáo hạn: Chỉ định ngày bắt đầu và ngày kết thúc cụ thể cho các công việc và công việc con, đảm bảo sự rõ ràng trong dòng thời gian
- Tái lập ngày đáo hạn: Khi ngày của một nhiệm vụ thay đổi, ClickUp sẽ tự động điều chỉnh ngày của các công việc con liên quan, duy trì sự đồng bộ của dự án
- Lên lịch bằng cách kéo và thả: Dễ dàng sắp xếp lại công việc bằng cách kéo chúng trên lịch, giúp điều chỉnh nhanh chóng
- Lên lịch lại Phụ thuộc nhiệm vụ trong ClickUp: Sửa đổi ngày đáo hạn của một nhiệm vụ sẽ tự động cập nhật các nhiệm vụ phụ thuộc, duy trì tính liên tục của quy trình làm việc
2. Theo dõi thời gian toàn diện
- Báo cáo thời gian: Tạo báo cáo chi tiết về các mục nhập thời gian để phân tích và tối ưu hóa thời gian đã sử dụng
- Bảng chấm công: Tạo bảng chấm công tùy chỉnh cho bất kỳ phạm vi ngày nào, nhóm các mục nhập thời gian theo công việc hoặc người dùng
- Thời gian tính phí: Đánh dấu các mục nhập thời gian là có thể tính phí, đơn giản hóa việc lập hóa đơn và theo dõi tài chính
Chúng tôi đã xem xét nhiều lựa chọn và cảm thấy rằng ClickUp mang đến sự kết hợp hoàn hảo giữa sức mạnh và tính linh hoạt. Chúng tôi cũng cần giải quyết vấn đề theo dõi thời gian để đo lường và theo dõi thời gian làm việc của các nhà thầu bên ngoài mà không cần thêm ứng dụng và dịch vụ bên ngoài. Tính năng theo dõi thời gian gốc của ClickUp hoạt động trơn tru trên điện thoại di động, máy tính bảng và máy tính để bàn.
Chúng tôi đã xem xét nhiều lựa chọn và cảm thấy rằng ClickUp mang đến sự kết hợp hoàn hảo giữa sức mạnh và tính linh hoạt. Chúng tôi cũng cần giải quyết vấn đề theo dõi thời gian để đo lường và theo dõi thời gian làm việc của các nhà thầu bên ngoài mà không cần thêm ứng dụng và dịch vụ bên ngoài. Tính năng theo dõi thời gian gốc của ClickUp hoạt động trơn tru trên điện thoại di động, máy tính bảng và máy tính để bàn.
3. Quản lý tài nguyên
- Chế độ xem khối lượng công việc: Theo dõi công việc, điểm hoặc giờ làm việc được giao cho các thành viên trong nhóm, đảm bảo khối lượng công việc cân bằng và ngăn ngừa tình trạng kiệt sức
- Biểu đồ Gantt trong ClickUp: Xem toàn bộ dòng thời gian của dự án với tất cả các công việc, công việc con, phụ thuộc và cột mốc trong một biểu đồ tương tác. Chế độ xem Gantt bao gồm chỉ báo tiến độ, đánh dấu đường dẫn quan trọng và lọc động theo người được giao, ưu tiên hoặc Trường Tùy chỉnh — để bạn có thể hiểu ngay tình hình hiện tại và biết cần tập trung thời gian vào đâu
📮ClickUp Insight: Các nhóm làm việc kém hiệu quả có khả năng sử dụng hơn 15 công cụ cao gấp 4 lần, trong khi các nhóm làm việc hiệu quả cao duy trì hiệu quả bằng cách giới hạn bộ công cụ của họ ở 9 nền tảng trở xuống. Nhưng sử dụng một nền tảng thì sao?
Là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp tập hợp các nhiệm vụ, dự án, tài liệu, wiki, trò chuyện và cuộc gọi của bạn trên một nền tảng duy nhất, kèm theo các quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI. Sẵn sàng làm việc thông minh hơn chưa? ClickUp phù hợp với mọi nhóm, giúp công việc trở nên rõ ràng và cho phép bạn tập trung vào những việc quan trọng trong khi AI xử lý phần còn lại.
4. Báo cáo thời gian và tiến độ
Nếu bạn sử dụng các báo cáo lỗi thời để theo dõi tiến độ, chúng sẽ mất đi tính liên quan ngay khi bạn tạo ra chúng. Bảng điều khiển ClickUp tự động cập nhật khi công việc diễn ra, vì vậy bạn luôn có thông tin mới nhất trong tầm tay.
Ví dụ, giả sử bạn đang quản lý việc ra mắt một sản phẩm. Bảng điều khiển ClickUp của bạn có thể hiển thị:
- Tiến độ sprint trên nhiều nhóm
- Phân bổ nguồn lực và sức chứa của nhóm
- Theo dõi ngân sách với số giờ đã sử dụng và số giờ còn lại
- Các chỉ số rủi ro dựa trên sự chậm trễ hoặc trở ngại trong công việc
💡Mẹo chuyên nghiệp: Với Bảng điều khiển ClickUp, bạn có thể đi sâu hơn vào từng chỉ số với các thẻ và biểu đồ đo lường khác nhau để khám phá dữ liệu đằng sau những con số. Nếu bạn nhận thấy tốc độ của nhóm giảm, bạn có thể nhấp vào biểu đồ đường để xác định công việc nào đang mất nhiều thời gian hơn kế hoạch và lý do tại sao. Thông tin chi tiết này cho phép bạn điều chỉnh nguồn lực hoặc dòng thời gian cho phù hợp và giữ dự án của bạn đi đúng hướng.
ClickUp cũng cung cấp nhiều mẫu sẵn sàng sử dụng để cài đặt thời hạn, phân công công việc và theo dõi tiến độ. Những mẫu này giúp dự án của bạn đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách.
Ví dụ, Mẫu Lịch Quản Lý Thời Gian ClickUp thay đổi cách bạn và nhóm của bạn xử lý các công việc hàng ngày. Nó giúp nhóm của bạn sử dụng thời gian hiệu quả và hoàn thành công việc đúng hạn.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Hình dung nhanh các công việc hàng ngày hoặc hàng tuần, giúp dễ dàng tổ chức và lên lịch các hoạt động của dự án
- Đặt mục tiêu cụ thể, có thể đo lường và đạt được để mọi thành viên trong nhóm biết mình cần hoàn thành gì và khi nào
- Làm rõ ưu tiên và thời hạn của công việc, đang theo dõi khối lượng công việc của từng thành viên trong nhóm trong một chế độ xem để tránh nhầm lẫn
Mẫu này giúp đơn giản hóa việc lập kế hoạch dự án và giúp nhóm của bạn tập trung vào công việc.
Dưới đây là chia sẻ của Ma hinur K., Chuyên gia CRO tại Unbounce, về cách ClickUp giúp nhóm của anh tiết kiệm thời gian.
ClickUp tập hợp tất cả các công việc, tài liệu, mục tiêu và theo dõi thời gian của chúng tôi vào một không gian làm việc thống nhất. Chúng tôi đã sử dụng nó từ năm 2018 và nó cực kỳ linh hoạt trong việc quản lý cả quy trình làm việc nội bộ và các dự án của khách hàng. Các chế độ xem có thể tùy chỉnh (Danh sách, Bảng, Lịch, v.v.) và các tùy chọn tự động hóa chi tiết giúp chúng tôi tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần.
ClickUp tập hợp tất cả các nhiệm vụ, tài liệu, mục tiêu và theo dõi thời gian của chúng tôi vào một không gian làm việc thống nhất. Chúng tôi đã sử dụng nó từ năm 2018 và nó cực kỳ linh hoạt trong việc quản lý cả quy trình làm việc nội bộ và các dự án của khách hàng. Các chế độ xem có thể tùy chỉnh (Danh sách, Bảng, Lịch, v.v.) và các tùy chọn tự động hóa chi tiết giúp chúng tôi tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần.
Thói quen tiết kiệm thời gian cần thực hành hàng ngày
Quản lý thời gian hiệu quả phụ thuộc vào thói quen bạn xây dựng hàng ngày. Những hành động nhỏ bạn lặp đi lặp lại có thể cản trở bạn hoặc giải phóng bạn.
Dưới đây là một số thói quen tiết kiệm thời gian mà bạn có thể áp dụng vào thói quen hàng ngày để tăng năng suất và tận dụng thời gian một cách hiệu quả nhất:
- Bắt đầu với công việc khó nhất, hay còn gọi là ăn con ếch : Khi hoàn thành công việc khó sớm, bạn sẽ cảm thấy thành công và có thể thoải mái làm việc trong phần còn lại của ngày
- Sử dụng ' Quy tắc hai phút ': Nếu một công việc cần làm mất ít hơn hai phút, hãy làm ngay lập tức. Điều này hiệu quả với những công việc nhỏ, nhanh chóng như trả lời email hoặc gọi điện thoại
- Tập trung vào một việc tại một thời điểm: Làm nhiều việc cùng một lúc có vẻ như giúp tiết kiệm thời gian, nhưng thường lại mang lại kết quả ngược lại. Hãy cam kết chỉ làm một việc tại một thời điểm, tập trung vào một công việc cho đến khi hoàn thành. Bạn sẽ hoàn thành công việc nhanh hơn và với kết quả tốt hơn
- Tạo thói quen hàng ngày và tuân thủ chúng: Việc thiết lập thói quen cho buổi sáng, buổi tối và thời gian giữa các hoạt động có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian mà bạn thường dành để quyết định việc cần làm tiếp theo. Lập danh sách các công việc hàng ngày và tuân thủ nó một cách nhất quán để giảm thời gian dành cho việc suy nghĩ việc cần làm tiếp theo
- Sử dụng phím tắt: Thay vì nhấp chuột qua các menu, hãy học các phím tắt cho các công việc bạn thường làm. Điều này giúp giảm số lần nhấp chuột và hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn
- Giới hạn thời gian ra quyết định: Mọi quyết định đều cần thời gian và năng lượng tinh thần. Hãy tập giới hạn thời gian bạn dành cho việc ra quyết định. Bạn càng ra ít quyết định, bạn càng có nhiều năng lượng cho công việc quan trọng. Ví dụ, hãy lên kế hoạch cho các bữa ăn trong tuần, chuẩn bị quần áo từ tối hôm trước và giới hạn các lựa chọn cho công việc hàng ngày.
- Đặt ra ranh giới cho những sự gián đoạn: Hãy tạo thói quen đặt ra ranh giới với mọi người và công nghệ. Cho người khác biết khi bạn không thể trò chuyện hoặc tham gia các cuộc họp không cần thiết. Tắt thông báo trong thời gian tập trung làm việc và đặt các kỳ cụ thể để xử lý email và tin nhắn
Lấy lại 52 ngày mỗi năm với tính năng quản lý thời gian thông minh hơn của ClickUp
Quản lý thời gian hiệu quả không phải là hoàn thành công việc đúng hạn, mà là lấy lại thời gian trong ngày và tăng năng suất. Trên thực tế, khi chuyển sang sử dụng công cụ quản lý dự án tất cả trong một như ClickUp, bạn có thể tiết kiệm tới một ngày mỗi tuần, tương đương 52 ngày mỗi năm.
93% tổ chức cảm thấy năng suất của họ chưa đạt mức mong muốn.
ClickUp hợp nhất tự động hóa, dòng thời gian và giao tiếp, giúp các nhóm luôn đồng bộ và hiệu quả. Với các công cụ như theo dõi thời gian và quản lý nhiệm vụ tích hợp, bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ và tổ chức công việc tốt hơn.
Muốn biết cách tiết kiệm thời gian mà vẫn hoàn thành nhiều việc hơn? Hãy bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí ngay hôm nay!