Hàng năm, Daniel Chait, Giám đốc điều hành của một công ty phần mềm với 650 nhân viên, nghỉ một tuần bằng cách tắt điện thoại di động. Tuy nhiên, chỉ trong vòng 24 giờ, email từ các thành viên trong nhóm ở các bộ phận khác nhau đã chất đống.
Thực tế là các CEO và các giám đốc điều hành cấp cao khác luôn phải làm việc trên nhiều mảng công việc khác nhau, ngay cả trong những ngày lễ và cuối tuần.
Chi phí là bao nhiêu? Gần một nửa số giám đốc điều hành trên toàn cầu trải qua tình trạng kiệt sức vì không thể duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
Đó là lý do tại sao thành thạo kỹ năng quản lý thời gian của giám đốc điều hành không chỉ là một kỹ năng tốt mà còn là một kỹ năng cần thiết. Đó là sự khác biệt giữa việc duy trì năng suất và kết thúc trong tình trạng quá tải — đây là lúc các chiến lược quản lý thời gian có thể giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả.
Hiểu rõ về quản lý thời gian cho lãnh đạo
Có thể bạn cảm thấy như không có đủ thời gian trong ngày, nhưng đó không phải là vấn đề thực sự.
Vấn đề thực sự là gì? Xếp hạng ưu tiên. Đó là nơi mà hầu hết các giám đốc điều hành và các nhà lãnh đạo tương lai gặp khó khăn.
Và thành thật mà nói, bạn có thể trách họ được không? Hãy tưởng tượng bạn phải quản lý một đống trách nhiệm với thời hạn gấp rút. Thêm vào đó là một vài công việc bất ngờ nhưng quan trọng, như những cuộc điện thoại bất ngờ hay những cuộc họp gấp rút, và lịch trình của bạn sẽ bị đảo lộn chỉ trong chốc lát.
Theo một nghiên cứu được thực hiện bởi Harvard Business Review, các CEO làm việc trung bình 62,5 giờ mỗi tuần, vượt xa 40 giờ làm việc thông thường trong một tuần.
Nhưng đây là tin tốt: Bằng cách cải thiện kỹ năng tổ chức, lên lịch cuộc họp trước và quản lý các công việc được giao thông qua quản lý thời gian hiệu quả, bạn có thể thay đổi tình hình của mình một cách đáng kể. Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện.
Xem thêm: Cách giải quyết các thách thức phổ biến trong quản lý thời gian: Hướng dẫn toàn diện
Định nghĩa về quản lý thời gian cho lãnh đạo
Trước tiên, quản lý thời gian hiệu quả cho lãnh đạo là gì?
Đó là khi các nhà quản lý cấp cao lập kế hoạch chiến lược và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc để tối đa hóa năng suất, đảm bảo sử dụng thời gian hiệu quả và đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian hiệu quả đối với các nhà lãnh đạo
Trong khi đó, hãy cùng điểm qua những lợi ích vô tận của việc quản lý thời gian hiệu quả cho các nhà lãnh đạo và tổ chức của họ.
- Cải thiện khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên: Các nhà quản lý là những chuyên gia trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc, phải không? Quản lý thời gian giúp họ quản lý thời gian của mình tốt hơn. Nó giúp họ nâng cao khả năng xác định công việc hoặc dự án nào cần được giải quyết trước tiên dựa trên mức độ quan trọng
- Giảm căng thẳng: Với danh sách công việc dài dằng dặc, các nhà quản lý dễ cảm thấy quá tải. Các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả giúp họ sắp xếp thời gian để tổ chức công việc và giảm căng thẳng tổng thể
- Tăng cường tổ chức: Quản lý thời gian là sử dụng thời gian một cách thông minh. Nó cho phép các nhà quản lý chia nhỏ các mục tiêu lớn thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, giúp họ dễ dàng tổ chức và đạt được các mục tiêu đó mà không phải vội vàng. Điều này giúp họ cải thiện kỹ năng lãnh đạo bằng cách phân công các công việc hành chính một cách hiệu quả
Các kỹ thuật quản lý thời gian thiết yếu cho nhà lãnh đạo
Luôn ghi nhớ tầm quan trọng của việc quản lý thời gian, dưới đây là một số kỹ thuật quản lý thời gian giúp bạn đi đúng hướng mà không mất đi mục tiêu hay giấc ngủ quý giá của mình:
🔹Xếp hạng ưu tiên: cài đặt các mục tiêu chính
Với vai trò là một nhà lãnh đạo, bạn chịu trách nhiệm cho mọi thứ - từ những thành công đến những thất bại và mọi thứ ở giữa.
Hãy lấy ví dụ về Percy, người giống như nhiều CEO trẻ tuổi khác, đang bước vào con đường sự nghiệp đầy thách thức. Anh ấy đã tiếp quản công việc kinh doanh của gia đình, theo bước chân của cha mình, và anh ấy biết rằng mình phải làm mọi việc thật tốt để chứng tỏ năng lực của bản thân.
Percy phải đối mặt với thách thức hàng ngày là quản lý sự phát triển của công ty, đưa ra các quyết định quan trọng và đảm bảo nhóm của mình đạt được mục tiêu.
Để tránh làm quá tải bộ nhớ làm việc, Percy biết rằng việc sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách thông minh là điều cần thiết. Anh không thể tập trung vào mọi việc cùng một lúc, vì vậy anh chia nhỏ các mục tiêu dài hạn thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
Ví dụ, Percy đặt mục tiêu hàng quý thay vì cố gắng phát triển kinh doanh 20% trong một năm. Mỗi quý, anh và nhóm của mình tập trung vào các mục tiêu cụ thể như cải thiện sự hài lòng của khách hàng hoặc ra mắt dòng sản phẩm mới.
Anh ấy sử dụng Mục tiêu ClickUp và OKR để theo dõi tiến độ của mình trong thời gian thực. Anh ấy đặt ra các mục tiêu có thể đo lường được, phân công công việc cho nhóm của mình và theo dõi tiến độ của từng mục tiêu.
Ví dụ, anh ấy có thể giao cho nhóm tiếp thị công việc tăng 15% lưu lượng truy cập trang web trong quý này, trong khi nhóm bán hàng làm việc để tăng 10% tỷ lệ chuyển đổi. Bằng cách này, Percy đảm bảo mọi người đều thống nhất với nhau.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Một mục tiêu SMART có thể trông như thế này: "Tăng doanh số bán hàng lên 10% trong quý 3 bằng cách tập trung vào hai mô-đun đào tạo bán hàng, hai nghiên cứu điển hình và chương trình khen thưởng sửa đổi cho nhân viên bán hàng của chúng tôi. " Với Mẫu mục tiêu SMART của ClickUp, bạn có thể theo dõi tất cả những điều này một cách hiệu quả.
🔹Phân công: sử dụng nhóm của bạn một cách hiệu quả
Các giám đốc điều hành có các nhóm nhân viên có khả năng giúp đỡ họ trong công việc. Nhưng vấn đề là: họ chỉ có thể giúp đỡ nếu bạn phân công công việc một cách hiệu quả.
Tuy nhiên, từ bỏ trách nhiệm là điều khó khăn. Một CEO thành công chỉ tập trung vào một số cuộc họp nhất định để tiết kiệm thời gian và tránh làm nhiều việc cùng một lúc. Điều này cũng bao gồm từ bỏ các cuộc họp không cần thiết để nâng cao năng suất.
Chìa khóa là đưa ra những lựa chọn thông minh. Không phải mọi trách nhiệm đều cần bạn đích thân xử lý. Hãy tập trung vào những công việc thực sự cần đến chuyên môn của bạn và giao phần còn lại cho các quản lý khác.
Và nếu có việc gì đó nằm ngoài khả năng của nhóm bạn, đó là lúc bạn cần đến dịch vụ thuê ngoài.
Các công cụ như ClickUp giúp việc phân công công việc trở nên dễ dàng.
Với Nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể tạo và quản lý các công việc bằng cách đặt tên, mô tả, người được giao, ngày đáo hạn và mức độ ưu tiên.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đừng chỉ phân công công việc — hãy phân quyền. Trao quyền cho nhóm của bạn để họ có thể ra quyết định và làm chủ công việc của mình. Các nhà quản lý xuất sắc xây dựng văn hóa tin tưởng bằng cách trao quyền cho các thành viên trong nhóm để họ có quyền sở hữu công việc của mình.
ClickUp là một cách tuyệt vời để theo dõi tiến độ và hoàn thành đúng thời hạn các công việc cho khách hàng, quản lý thời gian và quản lý dự án.
ClickUp là một cách tuyệt vời để theo dõi tiến độ và hoàn thành đúng thời hạn các công việc cho khách hàng, quản lý thời gian và quản lý dự án.
🔹Chia thời gian thành các khối và cấu trúc ngày của bạn
Bạn có biết rằng trung bình mỗi người lãng phí 218 phút mỗi ngày để trốn tránh công việc cần thiết? Đó là khoảng 55 ngày mỗi năm dành cho việc trốn tránh công việc.
Các nhà quản lý có thể tránh điều này bằng cách sử dụng phương pháp thực tế được gọi là phân khối thời gian để sắp xếp ngày làm việc của mình. Phương pháp này rất đơn giản và linh hoạt. Một điều chắc chắn là nó giúp hạn chế sự trì hoãn.
Các CEO sử dụng phương pháp phân chia thời gian để giữ vững mục tiêu với những kỳ vọng thực tế.
Lấy Elon Musk làm ví dụ. Tỷ phú sáng lập SpaceX và Tesla này tin tưởng tuyệt đối vào việc phân chia thời gian hiệu quả. Và không chỉ có ông, các CEO như Bill Gates và các chuyên gia năng suất như Cal Newport cũng dựa vào kỹ thuật này để giữ lịch trình của họ đi đúng hướng và kiểm soát danh sách công việc cần làm.
🔹Kỹ thuật Pomodoro để tập trung vào công việc
Vào cuối những năm 1980, một sinh viên đại học người Ý tên là Francesco Cirillo đã phát minh ra phương pháp được biết đến ngày nay với tên gọi Pomodoro Technique.
Ông từng nói một câu nổi tiếng: "Tôi phát hiện ra rằng bạn có thể học cách cải thiện hiệu quả và ước lượng thời gian hoàn thành công việc tốt hơn bằng cách ghi lại cách bạn sử dụng thời gian của mình. "
Nghe có vẻ phức tạp, nhưng thực ra rất đơn giản và hoàn hảo cho các nhà quản lý bận rộn muốn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình:
- Chọn một dự án hoặc công việc mà bạn muốn tập trung vào
- Đặt hẹn giờ trong 25–30 phút và bắt đầu công việc
- Khi đồng hồ báo thức reo, hãy dành 2-3 phút nghỉ ngơi ngắn
- Lặp lại
- Sau bốn phiên, hãy nghỉ ngơi lâu hơn
- Ghi lại mỗi phiên bằng dấu kiểm hoặc dấu X trong sổ ghi chép của bạn để theo dõi tiến độ
Một phiên Pomodoro dài 25 phút là đủ để đạt được tiến độ nhưng không quá dài đến mức cảm thấy quá sức — hoàn hảo để ngăn ngừa mệt mỏi tinh thần.
Bốn phiên Pomodoro có thể biến buổi sáng của bạn thành một buổi sáng hiệu quả cao.
Ngoài ra, các công việc ngắn hơn trong các phiên này giúp các nhà quản lý có cơ hội theo kịp nhóm của mình hoặc thậm chí lắng nghe ý kiến của khách hàng.
Và sau khi hoàn thành công việc? Đã đến giờ ăn trưa — hoặc thậm chí là một giấc ngủ trưa xứng đáng.
🌟 Thông tin thú vị: Các công ty như Google và NASA có phòng ngủ cho nhân viên để tăng năng suất. Theo National Sleep Foundation, một nghiên cứu cho thấy rằng một giấc ngủ ngắn 40 phút có thể tăng năng suất lên 34%.
🔹Sử dụng công nghệ để quản lý thời gian
Nếu bạn đang tìm cách nắm vững kỹ năng quản lý thời gian cho lãnh đạo, phần mềm quản lý thời gian hiệu quả chính là người bạn đồng hành đáng tin cậy của bạn.
Hãy cùng xem Percy đã vượt qua những trở ngại trong quản lý thời gian như thế nào bằng các tính năng mạnh mẽ của ClickUp.
📌 Thử thách 1: Quản lý thời gian cho nhiều dự án và công việc
Là Giám đốc điều hành của một công ty đang phát triển nhanh, Percy luôn bị kẹt giữa các dự án khác nhau. Lịch làm việc của anh là một mớ hỗn độn các cuộc họp, email và công việc — anh thấy không thể theo dõi được thời gian của mình đã trôi qua như thế nào.
🔮 Giải pháp: Tính năng Theo dõi thời gian dự án của ClickUp đã cứu nguy cho tôi.
Với công cụ này, Percy có thể dễ dàng theo dõi thời gian dành cho từng công việc bằng cách bắt đầu và dừng đồng hồ bấm giờ, thêm ghi chú và tạo báo cáo chi tiết về phân bổ thời gian.
Dù đang sử dụng máy tính để bàn hay thiết bị di động, Percy có thể theo dõi thời gian và duy trì lịch trình của mình.
Tìm hiểu thêm về quản lý lịch: Cách quản lý lịch làm việc của nhà lãnh đạo một cách hiệu quả
📌 Thử thách 2: Lãng phí thời gian quý báu vào những công việc lặp đi lặp lại, giá trị thấp
Giống như nhiều CEO khác, Percy thấy mình bị sa lầy vào những công việc lặp đi lặp lại, tốn thời gian như cập nhật trạng thái công việc, quản lý tài liệu và tạo báo cáo.
Những công việc này đã chiếm mất thời gian mà anh ấy có thể dành cho các quyết định và chiến lược ưu tiên cao.
🔮 Giải pháp: Sử dụng tính năng Tự động hóa quy trình làm việc của ClickUp.
Với tự động hóa, Percy có thể loại bỏ những công việc lặp đi lặp lại này và tập trung vào những việc quan trọng hơn. ClickUp tự động phân công nhiệm vụ, cập nhật trạng thái và thậm chí thêm nhận xét, tất cả mà Percy không cần động tay.
📌 Thử thách 3: Khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên và tổ chức công việc hiệu quả, đồng thời theo dõi thời hạn hoàn thành
Là một CEO, Percy luôn bị áp lực bởi số lượng công việc, cuộc họp và thời hạn phải hoàn thành. Rất khó để biết công việc nào cần được ưu tiên và công việc nào có thể chờ.
Sự thiếu tổ chức của anh ấy đã dẫn đến căng thẳng không cần thiết và việc bỏ lỡ các hạn chót.
🔮 Giải pháp: Thư viện mẫu phong phú của ClickUp đã giúp Percy giải quyết vấn đề.
Ví dụ, Mẫu Ma trận Ưu tiên của ClickUp và Mẫu Lập kế hoạch Lịch của ClickUp đã cung cấp giải pháp hoàn hảo để giải quyết vấn đề của Percy.
Với Mẫu Ma trận Ưu tiên, Percy có thể phân loại công việc của mình dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng. Điều này giúp anh ấy xác định ngay lập tức nơi cần tập trung thời gian và năng lượng, đảm bảo rằng những công việc quan trọng nhất được hoàn thành trước tiên.
Mẫu Lịch kế hoạch đã giúp đơn giản hóa lịch trình của Percy bằng cách cho phép anh quản lý công việc, sự kiện và thời hạn một cách trực quan và có cấu trúc.
Cho dù anh ấy cần một bản tổng quan hay một dòng thời gian chi tiết, mẫu này đều hiển thị rõ ràng các ưu tiên sắp tới của anh ấy.
🔹Nói không với spam email
Quá tải email không phải là chuyện đùa.
Trên thực tế, một số công ty đang chuyển sang chính sách "không email" vì việc liên tục trả lời hộp thư đến đầy ắp có thể làm giảm năng suất.
Nhưng hãy đối mặt với thực tế: email vẫn là công cụ giao tiếp quan trọng và trả lời điện thoại cả ngày không phải là giải pháp. Vậy, làm thế nào để đạt được sự cân bằng?
Bắt đầu bằng cách loại bỏ những thứ không cần thiết — hủy đăng ký, tắt thông báo và làm bất cứ điều gì cần thiết để kiểm soát sự hỗn loạn. Các nhà lãnh đạo giỏi biết rằng giao tiếp trực tiếp là chìa khóa cho những quyết định quan trọng, vì vậy đừng chọn hộp thư đến để xử lý những việc quan trọng.
Một bước đi thông minh khác là thuê một trợ lý để lọc email, chỉ đánh dấu những email khẩn cấp để bạn chú ý.
Là CEO, bạn cũng có thể loại bỏ văn hóa "CC tất cả mọi người" trong công ty để giảm bớt các email không cần thiết. Hộp thư đến của bạn — và thời gian của bạn — sẽ cảm ơn bạn.
Chiến lược quản lý thời gian cho CEO
Cải thiện kỹ năng quản lý thời gian có thể tạo ra sự khác biệt giữa việc điều hành một ngày và để ngày điều hành bạn. Dưới đây là một số chiến lược quan trọng giúp các nhà quản lý tập trung vào những việc quan trọng nhất:
Chiến lược #1: Xác định các hoạt động có tác động lớn
Các CEO có thể làm việc hiệu quả hơn tại văn phòng bằng cách áp dụng các kỹ thuật quản lý thời gian như quy tắc 80/20.
Quy tắc 80/20 (Nguyên tắc Pareto) cho rằng 80% kết quả của bạn đến từ 20% nỗ lực của bạn. Tập trung vào những hoạt động có tác động lớn, giao phó phần còn lại và bạn sẽ đạt được nhiều hơn trong thời gian ngắn hơn.
Kiểm tra thời gian cũng rất hữu ích. Dành thời gian để xem xét cách bạn sử dụng thời gian trong ngày và xác định những lĩnh vực cần cải thiện. Hãy huy động cả nhóm để có những hiểu biết sâu sắc hơn.
Để đơn giản hóa quá trình này, hãy cân nhắc sử dụng ClickUp Docs.
Với tính năng chỉnh sửa thời gian thực, bạn có thể gắn thẻ thành viên nhóm, để lại nhận xét, phân công nhiệm vụ và thậm chí chuyển đổi những nhận xét đó thành công việc có thể theo dõi để đảm bảo mọi người luôn tập trung vào các ưu tiên của mình.
🧠 Bạn có biết? Nguyên tắc Pareto được nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto đưa ra vào năm 1896. Ông phát hiện ra rằng 80% đất đai ở Ý thuộc sở hữu của chỉ 20% dân số. Quan sát này sau đó phát triển thành quy tắc 80/20 nổi tiếng, được áp dụng trong quản lý thời gian.
Chiến lược #2: Cân bằng thời gian họp và thời gian làm việc
Một thách thức khiến các CEO khó tập trung vào công việc thực sự, có tác động lớn: các cuộc họp.
Các cuộc họp có thể nhanh chóng chiếm hết thời gian của các CEO. Trung bình, các nhà lãnh đạo dành 72% thời gian làm việc trong tuần cho các cuộc họp.
Đây là nơi chế độ xem Lịch và Nhiệm vụ của ClickUp phát huy tác dụng.
Với Chế độ xem Lịch, bạn có thể phân chia thời gian trong lịch của mình một cách trực quan, xem các cuộc họp, công việc và nhiệm vụ, tất cả ở một nơi.
Tính năng kéo và thả cho phép bạn điều chỉnh lịch trình nhanh chóng. Bạn cũng có thể tùy chỉnh chế độ xem để phù hợp với quy trình làm việc của mình, chuyển đổi giữa bố cục hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.
Ngoài ra, đồng bộ hóa với các lịch bên ngoài như Google đảm bảo tất cả các sự kiện được hợp nhất.
Khi nói đến việc sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc, Chế độ xem nhiệm vụ của ClickUp thực sự tỏa sáng.
Ví dụ: nếu bạn đang quản lý một dự án lớn, bạn có thể chuyển sang Chế độ xem danh sách để nhóm các công việc theo mức độ ưu tiên, người được giao hoặc ngày đáo hạn.
Nếu bạn cần một cách tiếp cận trực quan hơn, Chế độ xem Bảng cho phép bạn kéo các công việc giữa các cột dựa trên trạng thái, đảm bảo bạn luôn biết công việc nào đang tiến hành, công việc nào đang bị tạm dừng và công việc nào đã hoàn thành.
Chiến lược #3: Mệt mỏi khi ra quyết định: Tối ưu hóa quy trình ra quyết định
Mệt mỏi do phải ra quyết định là điều mà mọi CEO đều phải đối mặt — việc đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng có thể khiến bạn cảm thấy quá tải.
Tin tốt là gì? Với các chiến lược phù hợp và một chút trợ giúp từ ClickUp, bạn có thể giảm thiểu sự mệt mỏi khi ra quyết định và duy trì năng suất.
Một cách để giải quyết tình trạng mệt mỏi khi ra quyết định là thiết lập tự động hóa. ClickUp Automations xử lý các công việc lặp đi lặp lại, như di chuyển công việc qua các giai đoạn hoặc phân công thành viên trong nhóm.
Một công cụ hữu ích khác là Bản đồ Tư duy của ClickUp, giúp sắp xếp các công việc và dự án một cách trực quan, giúp bạn dễ dàng xử lý các quyết định phức tạp.
Để có cái nhìn tổng quan về các ưu tiên của bạn, Bảng điều khiển ClickUp cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về các chỉ số và nhiệm vụ quan trọng theo thời gian thực, giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt mà không căng thẳng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Bảng điều khiển tùy chỉnh của ClickUp để tạo trung tâm lệnh được cá nhân hóa cho các dự án của bạn. Kết hợp các tiện ích như tiến độ công việc, theo dõi thời gian và các chỉ số dự án quan trọng trong một chế độ xem. Bằng cách này, bạn có thể theo dõi mọi thứ trong nháy mắt, đưa ra quyết định nhanh chóng và giữ cho nhóm của bạn luôn đồng bộ mà không cần rời khỏi bảng điều khiển!
Phát triển kế hoạch quản lý thời gian cá nhân
Mỗi người trong chúng ta đều khác nhau. Lập kế hoạch quản lý thời gian cá nhân cho phép bạn xây dựng một kế hoạch hiệu quả phù hợp với mình. Dưới đây là một số hướng dẫn có thể giúp bạn tạo kế hoạch quản lý thời gian cá nhân của riêng mình:
Đánh giá bản thân: Hiểu rõ cách sử dụng thời gian của bạn
Trước khi tạo một lịch trình hiệu quả, điều quan trọng là phải hiểu công việc mất bao lâu.
Bắt đầu bằng việc kiểm tra thời gian bằng cách theo dõi thời gian bạn dành cho mỗi công việc trong một tuần.
Cho dù bạn đang viết email, tham dự cuộc họp hay hoàn thành dự án, hãy ghi lại kết quả của bạn bằng bộ đếm thời gian hoặc ứng dụng theo dõi thời gian. Điều này sẽ giúp bạn thấy thời gian của mình đã sử dụng vào việc gì và hiểu rõ hơn về thói quen làm việc của mình.
Chia các dự án lớn thành các mục tiêu nhỏ hơn, dễ quản lý hơn có thể giúp ích.
Hãy sử dụng hàng trăm mẫu quản lý thời gian sẵn có để giúp bạn hoàn thành công việc: 10 mẫu quản lý thời gian miễn phí (lịch và lịch trình)
Cài đặt mục tiêu và cột mốc thực tế
Mục tiêu rõ ràng, có thể thực hiện được là nền tảng của bất kỳ kế hoạch quản lý thời gian thành công nào.
Bắt đầu mỗi tuần bằng cách lập danh sách tất cả các công việc bạn cần hoàn thành, bao gồm các nhiệm vụ lặp lại và bất kỳ thời hạn nào sắp đến.
Khi cài đặt mục tiêu, hãy sử dụng phương pháp SMART:
- Cụ thể: Xác định rõ ràng từng công việc hoặc mục tiêu
- Có thể đo lường: Theo dõi tiến độ bằng các cột mốc cụ thể
- Có thể đạt được: Thách thức bản thân, nhưng đặt mục tiêu thực tế
- Liên quan: Điều chỉnh mục tiêu của bạn cho phù hợp với mục tiêu dài hạn
- Thời hạn: Gán thời hạn cho từng công việc để tạo sự khẩn trương và ngăn chặn sự trì hoãn
Tạo lịch trình linh hoạt: thích ứng với thay đổi
Với vai trò là một nhà lãnh đạo, lịch trình của bạn luôn thay đổi.
Để chuẩn bị cho điều này, điều quan trọng là phải xây dựng một lịch trình linh hoạt cho phép thay đổi xảy ra mà không làm gián đoạn các công việc hiện tại của bạn.
Để lại thời gian dự phòng giữa các công việc để ứng phó với những tình huống bất ngờ như cuộc họp, dự án bị trì hoãn hoặc yêu cầu khẩn cấp. Nếu mọi việc diễn ra suôn sẻ, hãy sử dụng thời gian dư để bắt đầu công việc tiếp theo hoặc nghỉ ngơi xứng đáng.
Cần trợ giúp lập kế hoạch lịch trình? Sử dụng mẫu ClickUp để bắt đầu một ngày làm việc hiệu quả!
Đọc thêm: Ma trận quản lý thời gian: Tổ chức công việc để thành công
Mẫu lịch quản lý thời gian của ClickUp
Ngay cả với những kế hoạch tốt nhất, những sự kiện bất ngờ vẫn có thể làm gián đoạn lịch trình của bạn.
Mẫu Lịch quản lý thời gian ClickUp cho phép bạn linh hoạt điều chỉnh lịch của mình để phù hợp với những thay đổi.
Tính năng kéo và thả giúp bạn dễ dàng chuyển công việc và cho bạn cái nhìn tổng quan về những việc bạn dành nhiều thời gian nhất.
Điều này giúp bạn xác định các điểm nghẽn năng suất và phân công các công việc có giá trị thấp cho các thành viên khác trong nhóm một cách phù hợp.
Đọc thêm: 10 mẫu lịch trình miễn phí trong Excel, Google Trang tính và ClickUp
Vượt qua thách thức trong quản lý thời gian cho lãnh đạo
Các nhà lãnh đạo đã trải qua đủ thách thức để biết cách đối phó với hỗn loạn — dù đó là những gián đoạn bất ngờ, áp lực ngày càng tăng hay thiếu ranh giới rõ ràng.
Hãy cùng khám phá cách các nhà quản lý giàu kinh nghiệm xử lý những thách thức này và cách ClickUp có thể giúp quá trình này diễn ra suôn sẻ.
Xử lý các gián đoạn và duy trì sự tập trung
Sự gián đoạn là không thể tránh khỏi, nhưng chìa khóa để giảm thiểu tác động của chúng là có một hệ thống sẵn sàng.
Đó là lúc ClickUp Brain phát huy tác dụng.
Với công cụ hỗ trợ AI này, bạn có thể nhận câu trả lời ngay lập tức, tạo bản tóm tắt và quản lý công việc hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian quý báu của bạn.
Cho dù là tóm tắt chương trình cuộc họp hay tạo danh sách công việc, ClickUp Brain giúp bạn nhanh chóng lấy lại sự tập trung và tiến về phía trước.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Để duy trì sự tập trung, Chế độ Me của ClickUp giảm thiểu sự phân tâm bằng cách cho phép bạn chỉ xem các nhiệm vụ được giao cho bạn, loại bỏ các thông báo từ các dự án khác. Điều này giúp bạn tập trung vào công việc cần làm, ngay cả khi bị gián đoạn hàng ngày.
Các chiến lược giảm stress và tránh kiệt sức
Định luật lợi nhuận giảm dần cho thấy rằng làm việc quá sức sẽ dẫn đến kết quả không tối ưu.
Nói cách khác, làm việc nhiều giờ hơn không phải lúc nào cũng có nghĩa là đạt được nhiều hơn — điều đó thường có nghĩa là bạn sẽ nhanh chóng kiệt sức.
Điều quan trọng là phải nhận ra khi nào cần nghỉ ngơi và tạm dừng để tránh điều này. Chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp cho phép bạn theo dõi sức chứa của mình, đảm bảo bạn không bị quá tải và giảm nguy cơ kiệt sức.
Để chăm sóc bản thân, hãy đặt nhắc nhở trong ClickUp để dành thời gian cho tập thể dục, nghỉ ngơi và suy ngẫm.
Giao tiếp hiệu quả: cài đặt ranh giới về thời gian
Cài đặt ranh giới là điều cần thiết để quản lý thời gian và giảm căng thẳng.
Sử dụng tính năng Chặn thời gian của ClickUp để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ và dành thời gian cho công việc cần tập trung.
Bạn có thể đặt ra ranh giới rõ ràng cho các cuộc họp và việc hoàn thành công việc bằng cách sắp xếp lịch trình của mình một cách trực quan.
Ngoài ra, công cụ Theo dõi thời gian của ClickUp cho phép bạn đo lường thời gian cần thiết để hoàn thành công việc, giúp bạn đặt ra khung thời gian thực tế và tránh cam kết quá mức.
Lợi ích và kết quả của việc cải thiện quản lý thời gian cho lãnh đạo
Quản lý thời gian hiệu quả của giám đốc điều hành có tác động lan tỏa. Theo Gallup, 70% sự tham gia của nhóm có thể liên quan trực tiếp đến hành động của người quản lý. Dưới đây là những lợi ích hàng đầu của việc thành thạo quản lý thời gian:
Năng suất và hiệu quả được nâng cao
Đánh dấu các mục trong danh sách việc cần làm mang lại cảm giác thỏa mãn. Khi bạn đã sắp xếp các công việc, bạn có thể ưu tiên các công việc khẩn cấp, tránh bị phân tâm và hoàn thành công việc đúng hạn.
Đọc thêm: 10 mẫu bảng ghi chép thời gian miễn phí trong Excel, Word & ClickUp
Cân bằng cuộc sống và công việc tốt hơn
Quản lý thời gian không chỉ là cố gắng làm nhiều việc hơn, mà là tạo ra một lịch trình cân bằng. Bằng cách quản lý công việc hiệu quả, bạn có thể dành thời gian cho các hoạt động cá nhân, nghỉ ngơi và những khoảng thời gian nghỉ ngơi rất cần thiết.
Cải thiện khả năng lãnh đạo và tinh thần của nhóm
Hãy nhớ, 50% nhân viên không hài lòng với quản lý của mình sẽ rời đi trong vòng một năm tới.
Khi bạn quản lý thời gian tốt, bạn sẽ dẫn dắt bằng ví dụ để tăng năng suất của nhóm. Nhóm của bạn sẽ đánh giá cao sự chỉ đạo rõ ràng của bạn.
Đọc thêm: 10 mẫu bảng chấm công miễn phí cho nhân viên trong Excel, Word và ClickUp
Tận dụng từng phút với ClickUp
Câu hỏi mà tôi tự hỏi mình hầu như mỗi ngày là: "Tôi có đang làm việc quan trọng nhất mà mình có thể làm không?"... Trừ khi tôi cảm thấy mình đang giải quyết vấn đề quan trọng nhất mà mình có thể giúp đỡ, nếu không, tôi sẽ không cảm thấy hài lòng về cách mình sử dụng thời gian.
Câu hỏi mà tôi tự hỏi mình hầu như mỗi ngày là: "Tôi có đang làm việc quan trọng nhất mà mình có thể làm không?"... Trừ khi tôi cảm thấy mình đang giải quyết vấn đề quan trọng nhất mà mình có thể giúp đỡ, nếu không, tôi sẽ không cảm thấy hài lòng về cách mình sử dụng thời gian.
Đối với các nhà quản lý, quản lý thời gian không chỉ là giữ lịch trình dày đặc, mà còn là đảm bảo rằng từng phút được sử dụng cho những công việc có tác động lớn, giúp công ty phát triển.
Là một giám đốc điều hành, bạn có thể định hình văn hóa tổ chức của mình một cách độc đáo. Nhóm của bạn coi sự tận tâm của bạn trong việc quản lý thời gian là nguyên tắc vàng của công ty.
Đó là lúc ClickUp phát huy tác dụng. Hãy coi ClickUp như trợ lý điều hành luôn sẵn sàng giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả.
Với các tính năng mạnh mẽ để quản lý công việc, theo dõi thời gian và trực quan hóa dự án, ClickUp giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn, để bạn có thể tập trung vào bức tranh tổng thể trong khi mọi thứ vẫn diễn ra suôn sẻ phía sau hậu trường.
Thay đổi cách làm việc và dẫn dắt bằng ví dụ. Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và kiểm soát thời gian của bạn — để bạn có thể dành thời gian cho những việc thực sự quan trọng.