{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Mẫu quản lý thời gian là gì?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Mẫu quản lý thời gian là các khung công việc được xây dựng sẵn để giúp các thành viên trong nhóm và quản lý dự án tổ chức thời gian của họ một cách hiệu quả nhất có thể thông qua các chiến lược quản lý công việc, mẹo tăng năng suất và cấu trúc lập lịch phù hợp. " } } ] }
Quản lý thời gian hiệu quả không phải là kỹ năng, mà là một nghệ thuật. ?
Một ngày bạn làm việc hiệu quả như không có ai kinh doanh! Và ngày hôm sau, bạn lại bị công việc ngập đầu đến mức chỉ muốn trùm chăn lên đầu và khóc thút thít. Ôi trời, ai cũng đã từng trải qua điều đó.
May mắn thay, bạn không cần phải lo lắng. Bởi vì bạn đã có sẵn mẫu hoàn hảo để giảm bớt áp lực của lịch trình bận rộn và nâng kỹ năng quản lý thời gian của mình lên một tầm cao mới.
Khối lượng công việc của mỗi người khác nhau tùy thuộc vào ngành nghề, mức độ phức tạp của công việc và nghề nghiệp, nhưng dù thế nào đi chăng nữa, sẽ luôn có một mẫu quản lý thời gian phù hợp với trường hợp cụ thể của bạn. Và chúng tôi có 10 mẫu tốt nhất sẵn sàng để bạn tải xuống ngay bây giờ!
Hãy đọc tiếp để tìm hiểu các tính năng chính của các mẫu quản lý thời gian hàng đầu và 10 ví dụ giúp bạn đạt được hiệu suất cao nhất trong thời gian ngắn.
Mẫu quản lý thời gian là gì?
Mẫu quản lý thời gian là các khung công việc được xây dựng sẵn để giúp các thành viên trong nhóm và quản lý dự án tổ chức thời gian của họ một cách hiệu quả nhất có thể thông qua các chiến lược quản lý công việc phù hợp, các mẹo tăng năng suất và cấu trúc lập lịch.
Có nhiều cách để quản lý thời gian một cách khôn ngoan và mỗi người sẽ có những phương pháp hiệu quả nhất hoàn toàn khác nhau! Thực tế, chiến lược quản lý thời gian của bạn cũng có thể thay đổi theo thời gian. Tuy nhiên, bạn sẽ luôn có nhiều mẫu quản lý thời gian để giúp bạn làm mới quy trình, tăng năng suất tổng thể và loại bỏ các lỗi liên quan đến thời gian trong tuần làm việc.
Bạn có thể tạo mẫu quản lý thời gian của riêng mình từ đầu bằng cách sử dụng các ứng dụng lịch chia sẻ, bảng tính hoặc sổ ghi chú kỹ thuật số. Tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn nên đầu tư thời gian của mình một cách hiệu quả hơn ngay từ đầu bằng một công cụ năng suất được thiết kế riêng với các mẫu quản lý thời gian có thể tùy chỉnh để phục vụ nhu cầu sử dụng của bạn.
Các tính năng cần có trong các mẫu quản lý thời gian hàng đầu
Tất cả các mẫu quản lý thời gian sẽ khác nhau về định dạng và mức độ chi tiết, nhưng các mẫu tốt nhất thường bao gồm các yếu tố sau:
- Khối thời gian để chia ngày của bạn thành các khoảng thời gian dễ quản lý. Không có gì quá khó khăn — hãy cố gắng giữ khoảng thời gian trong khoảng 20-30 phút để làm khung sườn cho việc sắp xếp, ưu tiên và phân bổ các công việc cần làm trong danh sách công việc hàng ngày của bạn để tối đa hóa hiệu quả quá trình.
- Tính năng sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên hoặc phân loại để hiểu rõ công việc hiện tại của bạn. Cố gắng loại bỏ các công việc có thể đợi đến ngày mai và tập trung vào các công việc quan trọng nhất ngay từ đầu. Nếu bạn muốn tổ chức công việc của mình tốt hơn nữa, hãy phân loại các công việc hàng ngày để sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên theo chủ đề (ví dụ: hoàn thành tất cả các việc vặt trong một chuyến đi, giải quyết các nhu cầu SEO trong một lần hoặc nhóm tất cả các công việc cần phê duyệt vào một khối thời gian).
- Danh sách, danh sách và nhiều danh sách hơn nữa! Một mẫu đơn giản không chỉ bao gồm các việc cần làm cơ bản, mà còn bao gồm mọi thứ cho đến công việc con hoặc mục danh sách kiểm tra cuối cùng. Chúng tôi khuyên bạn nên tạo danh sách riêng cho từng loại công việc để tất cả các công việc quan trọng của bạn được sắp xếp và ưu tiên ngay khi bạn mở danh sách việc cần làm trong ngày!
- Ước lượng thời gian sẽ giúp bạn phân chia thời gian hiệu quả hơn và theo dõi các công việc làm mất thời gian của bạn trong ngày. Điều này hữu ích cho cả nhân viên có kiến thức trung bình và quản lý. Nó giúp quản lý xem ước lượng thời gian của nhóm để quản lý khối lượng công việc và phân công công việc tốt hơn. Ngoài ra, từng nhân viên có thể làm việc từ mẫu đánh giá hàng tuần để xem ước lượng thời gian của dự án.
- Ngày bắt đầu và hạn chót sẽ truyền đạt mức độ khẩn cấp của công việc và giúp bạn quản lý thời gian ngoài 8 giờ làm việc hàng ngày. Đặc biệt đối với các dự án phức tạp và sự kiện hàng quý kéo dài hàng tuần hoặc đôi khi hàng tháng, việc có dòng thời gian và kết quả dự án rõ ràng là chìa khóa quan trọng.
- Ghi chú và chi tiết thời gian là những yếu tố bắt buộc đối với các nhóm làm việc hoàn toàn dựa trên thời gian tính phí. Khả năng thêm ghi chú và tính toán số giờ dành cho một công việc sẽ đảm bảo các thành viên của bạn được trả lương đúng và công bằng cho thời gian của họ.
Có thể có các tính năng quản lý thời gian bổ sung phù hợp với nhóm của bạn. Hoặc có lẽ, bạn đang tìm kiếm một thứ gì đó dễ dàng hơn để giữ cho nhóm của bạn luôn đồng bộ! Dù là trường hợp nào, chúng tôi cũng có mẫu phù hợp cho bạn. Sử dụng các tính năng khóa này làm tiêu chuẩn để hướng dẫn tìm kiếm mẫu quản lý thời gian của bạn.
Liên quan: Mẫu báo cáo công việc!
10 mẫu quản lý thời gian để thúc đẩy năng suất
Cách tốt nhất để tạo kế hoạch năng suất trong mơ của bạn là bắt đầu với công cụ quản lý thời gian phù hợp.
ClickUp có hàng ngàn mẫu trong Thư viện mẫu phong phú để giúp các nhóm trong các ngành khác nhau sử dụng nền tảng này một cách hiệu quả nhất. Và 10 mẫu quản lý thời gian trong danh sách này chỉ là một phần nhỏ trong số những việc ClickUp có thể làm để nâng cao hiệu quả của bạn trong mọi lĩnh vực công việc!
Điều đáng nói là, chúng hoàn toàn miễn phí. ?
1. Mẫu lịch quản lý thời gian của ClickUp
Bắt đầu một cách mạnh mẽ với mẫu kế hoạch hàng ngày mà ai cũng có thể tận dụng! Mẫu Lịch trình Quản lý Thời gian của ClickUp là tài nguyên lý tưởng để tối ưu hóa thời gian trong lịch trình hàng tuần của bạn và tận dụng tối đa tuần làm việc của bạn. Mẫu này áp dụng Danh sách vào Không gian Làm việc của bạn với ba chế độ xem dự án bổ sung để giải quyết công việc của bạn từ mọi góc độ.
Trong chế độ xem Danh sách nhật ký hoạt động, bạn sẽ tìm thấy các công việc đã sẵn sàng để thêm vào danh sách việc cần làm hàng tuần và hai Trường tùy chỉnh để chỉ ngày và loại hoạt động tương ứng với mỗi công việc. Khi di chuyển qua mẫu kế hoạch hàng ngày, bạn có thể cập nhật tiến độ bằng ba trạng thái công việc tùy chỉnh và chế độ xem Khối lượng công việc của riêng bạn để quản lý mọi việc trong tuần.
Vẫn chưa biết bắt đầu từ đâu? Không sao! Hãy xem Hướng dẫn bắt đầu ClickUp Tài liệu để bắt đầu sử dụng mẫu này một cách hiệu quả nhất.
2. Mẫu phân bổ thời gian của ClickUp
Bạn muốn tìm hiểu thêm về cách phân bổ thời gian hợp lý cho khách hàng? Hãy bắt đầu với Mẫu phân bổ thời gian của ClickUp! Mẫu này rất phù hợp cho các thành viên nhóm bán hàng theo dõi các khách hàng tiềm năng khác nhau hoặc cho các nhóm tiếp thị theo dõi khách hàng. Nhìn chung, mẫu này đơn giản hơn một chút so với mẫu quản lý thời gian đầu tiên của chúng tôi vì tập trung vào lập lịch công việc và quản lý lịch.
Trong mẫu Danh sách thân thiện với người mới bắt đầu này, bạn sẽ tìm thấy các trạng thái công việc tùy chỉnh để truyền đạt tiến độ của bạn trong nháy mắt. Ngoài ra, chế độ xem Lịch được tạo sẵn giúp bạn hình dung các công việc sẽ lấp đầy lịch trình hàng tuần của bạn.
Trường Tùy chỉnh Loại nhiệm vụ là tính năng hoàn hảo để tổ chức công việc, với khả năng nhóm và lọc Danh sách công việc cần làm theo danh mục. Và nếu bạn muốn hiển thị rõ hơn các mục trong danh sách việc cần làm hàng đầu, hãy sử dụng tính năng ưu tiên của ClickUp để xếp hạng các nhiệm vụ hoặc dự án của bạn trong Danh sách theo mức độ khẩn cấp!
3. Mẫu bảng quản lý thời gian cá nhân của ClickUp
Mẫu bảng quản lý thời gian cá nhân của ClickUp đi sâu vào chi tiết cụ thể về cách bạn thực sự sử dụng thời gian của mình. Đây không chỉ là một cách để cải thiện năng suất trong công việc, mà còn được thiết kế để giúp bạn học các chiến lược tối đa hóa thói quen hàng ngày trong và ngoài văn phòng, từ đó đạt được mục tiêu và có được tất cả những gì bạn muốn.
Mẫu này thân thiện với người dùng ở mọi cấp độ sử dụng ClickUp, nhưng tập trung nhiều hơn vào các thời hạn quan trọng và theo dõi tiến độ so với các mẫu mà chúng ta đã thấy cho đến nay.
Một trong những điểm khác biệt lớn nhất?
Mẫu này giới thiệu một loại chế độ xem mới cho công cụ quản lý thời gian của bạn — chế độ xem Bảng! Chế độ xem Bảng được tạo sẵn cho phép bạn theo dõi thời gian theo tiến độ công việc, cung cấp cho bạn nhật ký hoạt động trực quan về thời gian bạn đã sử dụng và thời gian còn lại để đạt được các mục tiêu khóa.
Ngoài ra, để luôn nhớ danh sách việc cần làm, bạn sẽ tìm thấy Trường Tùy chỉnh Kết quả Cần thiết để suy nghĩ trước về những công việc tốn thời gian nhất trong tuần, từ đó có thể phân bổ thời gian hiệu quả.
4. Mẫu Lịch học và Nghiên cứu thời gian của ClickUp
Đừng lo lắng, chúng tôi không quên các bạn sinh viên! Cho dù bạn đang bắt đầu học kỳ đầu tiên ở đại học hay đang theo đuổi bằng cấp bên cạnh công việc toàn thời gian, Mẫu Lịch học & Nghiên cứu thời gian của ClickUp sẽ giúp bạn.
Mẫu theo dõi thời gian này giúp tổ chức mọi thứ, từ quản lý lịch học hàng ngày đến các ngày đáo hạn quan trọng và giờ làm việc của bạn để bạn luôn tập trung. Mẫu này cung cấp tới 11 Trường Tùy chỉnh để trực quan hóa dòng thời gian dự án, điểm tổng thể và thời gian rảnh giữa các giờ học. Các đề cập đáng chú ý khác bao gồm:
- Thông tin về học kỳ
- Mã màu theo lớp
- Năm học (để theo dõi công việc của bạn khi bạn tiến bộ)
- Tùy chọn ghi chú và lập kế hoạch hàng ngày cho các công việc nhỏ hơn của bạn
Và còn nhiều hơn nữa!
Chế độ xem Lịch học được thiết kế sẵn sẽ là người bạn thân thiết mới của bạn khi bạn phải đảm nhận khối lượng học tập nặng nề. Chưa kể, bạn sẽ tìm thấy bốn chế độ xem khối lượng công việc bổ sung để phân loại công việc theo lớp học, mức độ ưu tiên và thời gian hoàn thành công việc.
Tặng thêm: Mẫu nghiên cứu thời gian!
5. Mẫu lịch trình phát triển của ClickUp
Nếu bạn đã theo dõi bài viết này từ mẫu đầu tiên, thì có lẽ bạn đã bắt đầu cảm thấy thoải mái với một số tính năng quản lý thời gian cấp cao tốt nhất của ClickUp, như trạng thái công việc tùy chỉnh, Trường Tùy chỉnh và chế độ xem khối lượng công việc động.
Và đó là điều tuyệt vời!
Bởi vì chúng ta sẽ bắt đầu thêm một chút phức tạp vào các mẫu tiếp theo. Với kiến thức đó, bạn đã sẵn sàng để đi sâu vào Mẫu Lịch trình Phát triển của ClickUp. Mẫu theo dõi thời gian này hoạt động giống như biểu đồ Gantt để lập kế hoạch và phân bổ thời gian cho các dự án cụ thể.
Chúng tôi biết rằng phát triển sản phẩm có thể là một công việc khó khăn nếu không có chiến lược vững chắc. Mẫu biểu đồ Gantt trực quan này được thiết kế để giảm bớt một số thách thức đó bằng cách hợp lý hóa các quy trình của bạn để tránh lãng phí thời gian trong quy trình làm việc của nhóm.
Với năm trạng thái tùy chỉnh, Trường Tùy chỉnh và các chế độ xem bao gồm biểu đồ Gantt, Dòng thời gian, Danh sách và Bảng Kanban được tạo sẵn, bạn có thể điều hướng mọi giai đoạn phát triển, dự đoán các điểm nghẽn, ghi lại tổng số giờ dành cho các công việc và làm trơn tru con đường để đạt được mục tiêu của mình.
6. Mẫu lịch làm việc của nhân viên bởi ClickUp
Quản lý thời gian hiệu quả không chỉ là biết cách sắp xếp lịch trình công việc của bản thân, mà còn là giúp các thành viên trong nhóm của bạn cũng làm việc xuất sắc! Mẫu Lịch trình nhân viên của ClickUp là tài nguyên bạn cần để giữ cho nhóm và doanh nghiệp của bạn hoạt động trơn tru.
Quản lý một nhóm không phải là việc dễ dàng, vì vậy mẫu lịch hàng tuần này có rất nhiều tính năng với sáu Trường Tùy chỉnh để giám sát chi phí nhân công, mức lương theo giờ, vấn đề, giờ làm thêm, mục tiêu và vai trò trong nháy mắt. Ngoài ra, bảy loại chế độ xem động tạo không gian để quản lý khối lượng công việc, giải quyết mọi trở ngại và lập kế hoạch trước với lịch ca hàng tuần dựa trên khoảng thời gian.
Hãy xem các ứng dụng lịch làm việc này!
7. mẫu lịch trình 24 giờ của ClickUp
Chúng ta có xu hướng nhấn mạnh vào 8 giờ làm việc trong ngày, nhưng 16 giờ còn lại thì sao? Mẫu lịch 24 giờ của ClickUp hoạt động như một công cụ lập kế hoạch hàng ngày hoàn hảo, giúp bạn phân chia toàn bộ thời gian trong ngày theo từng giờ, để bạn luôn cảm thấy sẵn sàng cho tất cả các hoạt động và cuộc họp của mình vào bất kỳ lúc nào.
Mẫu Danh sách này có bốn trạng thái tùy chỉnh và ba Trường Tùy chỉnh để hiển thị rõ hơn tất cả các công việc và thông tin quan trọng của bạn. Nhưng lợi ích thực sự của mẫu này nằm ở các chế độ xem! Điều này đặc biệt đúng với chế độ xem Lịch hàng ngày chi tiết để trực quan hóa, sắp xếp thứ tự ưu tiên và tổ chức mọi việc cần làm trong ngày của bạn.
8. Mẫu lịch hàng tháng của ClickUp
Mẫu Lịch trình hàng tháng của ClickUp là bản sao hoàn hảo của mẫu 24 giờ được liệt kê ở trên. Nếu bạn muốn xem các công việc của mình và thời gian bạn có sẵn (ở cấp độ cao hơn), mẫu này sẽ là người bạn mới tốt nhất của bạn.
Trường Tùy chỉnh để tính Chi phí Thực tế, Giá giờ, Ngân sách được phân bổ và Tiến độ làm cho mẫu này trở thành một tài nguyên tuyệt vời cho các nhà quản lý và lãnh đạo kinh doanh giám sát nhiều thành viên trong nhóm hoặc số giờ có thể tính hóa đơn.
Chế độ xem Lịch hàng tháng trong mẫu này sắp xếp các công việc theo bộ phận hoặc danh mục để giúp bạn nắm bắt các ưu tiên hàng đầu và hình dung băng thông của mình. Hơn nữa, bạn sẽ tìm thấy các chế độ xem Dòng thời gian, Danh sách, Biểu đồ Gantt và Box được cấu trúc sẵn để giám sát các khoản thanh toán, lịch trình, thành viên nhóm và hơn thế nữa.
9. Mẫu lịch trình hàng ngày của ClickUp
Hơi khác so với mẫu 24 giờ, Mẫu Lịch Trình Giờ Hàng Ngày của ClickUp là tài nguyên hoàn hảo cho bất kỳ ai muốn thử nghiệm phương pháp phân chia thời gian. Với các khoảng thời gian được phân chia sẵn trên lịch hàng ngày được tạo sẵn, bạn có thể dễ dàng sắp xếp tiến độ công việc theo giờ.
Nhưng đó chưa phải là tất cả! Bạn cũng sẽ tìm thấy chế độ xem Danh sách công việc hàng ngày để nhóm các việc cần làm hoặc công việc theo trạng thái, Trường Tùy chỉnh, người được giao và hơn thế nữa. Với bảng Kanban tương tác để theo dõi thời gian hoặc sự vắng mặt, mẫu ngân sách thời gian này là lựa chọn hoàn hảo cho giáo viên lập kế hoạch bài giảng hàng ngày trong tuần hoặc tháng.
10. Mẫu lịch trình dự án của ClickUp
Mẫu Lịch trình dự án của ClickUp là tài nguyên hoàn hảo cho các nhà quản lý để quản lý thời gian hiệu quả trên nhiều dự án một cách dễ dàng. Mẫu Danh sách này được thiết kế để theo dõi và quản lý các dự án sắp tới và quy trình công việc hiện có để tối đa hóa thời gian trong lịch trình hàng tuần của bạn với bốn chế độ xem có thể tùy chỉnh, bao gồm:
- Chế độ xem bảng để giám sát các giai đoạn dự án trên bảng Kanban trong suốt tuần
- Chế độ xem dòng thời gian để quản lý lịch trình dự án lớn hơn và giải quyết những thách thức lớn nhất của dự án
- Chế độ xem dạng danh sách để tóm tắt các công việc liên quan đến bất kỳ dự án hoặc kỳ nào
Ngoài ra, tổng quan cấp cao là công cụ hoàn hảo để trực quan hóa toàn bộ danh mục đầu tư dự án và ngân sách thời gian của bạn để trình bày cho các bên liên quan và thực hiện quản lý công việc tổng thể tốt hơn.
Lập kế hoạch cho những ngày làm việc hiệu quả với mẫu quản lý thời gian
Dù danh sách việc cần làm của bạn có phức tạp đến đâu, chúng tôi cũng có mẫu để giúp bạn tận dụng tối đa thời gian của mình, bất kể trong hoàn cảnh nào.
ClickUp là phần mềm năng suất duy nhất đủ mạnh để chứa tất cả công việc, thời gian và tiến độ của bạn vào một nền tảng tập trung. Với hàng trăm tính năng được thiết kế để giúp bạn tiết kiệm thời gian và hơn 1.000 tích hợp để hợp lý hóa các quy trình của bạn, ClickUp là công cụ duy nhất bạn cần để bắt đầu hành trình quản lý thời gian của mình.
Chưa kể, bạn có thể truy cập miễn phí vào từng mẫu này bằng Gói Miễn phí vĩnh viễn của ClickUp. Vậy còn chần chừ gì nữa? Hãy thử ClickUp ngay hôm nay và chứng kiến năng suất của bạn tăng vọt. ✈️