Thời gian không chỉ là tiền bạc; nó là nguồn sống của năng suất cá nhân và nhóm.
Cho dù bạn là quản lý dự án muốn hợp lý hóa quy trình làm việc hay là trưởng nhóm sản phẩm mong muốn tối đa hóa năng suất của nhóm, chúng tôi đều có thể giúp bạn.
Chúng tôi đã chọn ra 12 mẫu nghiên cứu thời gian năng động nhất, được thiết kế hoàn hảo trên các nền tảng như Excel và ClickUp. Hãy coi các mẫu này như những đồng minh bí mật của bạn, sẵn sàng được triển khai và điều chỉnh theo nhu cầu riêng của bạn.
Khám phá, tìm hiểu và khai thác sức mạnh của nghiên cứu thời gian hiệu quả. Đây không chỉ là việc theo dõi thời gian, mà còn là việc khai phá tiềm năng!
Mẫu nghiên cứu thời gian là gì?
Về cơ bản, mẫu nghiên cứu thời gian kinh doanh quan sát, đánh giá và ghi lại thời gian thực hiện các công việc khác nhau trong quy trình làm việc. Mục đích là để theo dõi trạng thái dự án, hiểu mức độ hiệu suất của nhân viên hoặc nhóm và xác định các lĩnh vực có thể cải thiện.
Tại sao nên sử dụng mẫu nghiên cứu thời gian?
Các mẫu nghiên cứu thời gian đặc biệt hữu ích trong các ngành và vai trò cho những người mong muốn cải thiện quy trình, giảm thiểu sự kém hiệu quả và cuối cùng là nâng cao năng suất.
Bằng cách ghi chép và phân tích thời lượng công việc một cách tỉ mỉ, bạn có thể xác định các điểm nghẽn và tìm ra cơ hội để hợp lý hóa và triển khai các phương pháp hay nhất với sự hỗ trợ của dữ liệu cụ thể.
Điều gì tạo nên một mẫu nghiên cứu thời gian tốt?
Mặc dù nhiều công cụ hứa hẹn mang lại sự rõ ràng, nhưng không phải tất cả đều làm được. Tuy nhiên, một mẫu nghiên cứu thời gian tốt sẽ nổi bật. Nhưng điều gì phân biệt sự khác biệt giữa mẫu nghiên cứu thời gian hiệu quả và mẫu nghiên cứu thời gian bình thường? Hãy cùng xem những lợi ích chính của một mẫu nghiên cứu thời gian hiệu quả:
- Rõ ràng và đơn giản: Một mẫu quản lý thời gian xuất sắc không phức tạp. Nó đơn giản và trực quan, đảm bảo người dùng có thể sử dụng một cách liền mạch, dù họ là người mới hay chuyên gia dày dạn kinh nghiệm. Quá nhiều tính năng phụ có thể làm mất đi sự phân tích chi tiết
- Tính linh hoạt: Mỗi tổ chức và cá nhân có nhu cầu riêng. Mẫu nghiên cứu thời gian và chuyển động hàng đầu cung cấp khả năng tùy chỉnh, cho phép người dùng điều chỉnh các yếu tố để phù hợp nhất với yêu cầu cụ thể của họ, ví dụ: đi sâu vào quy trình sản xuất
- Các trường toàn diện: Nên có các trường cho tên công việc, thời gian bắt đầu và kết thúc, thời lượng và bất kỳ sự gián đoạn hoặc ghi chú nào liên quan đến nghiên cứu hoặc phân tích dữ liệu
- Hấp dẫn về mặt thị giác: Bố cục gọn gàng với nét thẩm mỹ sẽ giúp các nhóm ghi chép dữ liệu hiệu quả. Thiết kế đẹp mắt có thể tăng cường sự tham gia của người dùng và giảm thiểu lỗi nhập liệu tiềm ẩn
- Khả năng tích hợp: Trong thời đại kỹ thuật số, các mẫu nghiên cứu thời gian tốt nhất có thể tích hợp với các công cụ, nền tảng hoặc phần mềm khác, đảm bảo luồng dữ liệu và thông tin chi tiết diễn ra suôn sẻ
Mẫu nghiên cứu thời gian mạnh mẽ kết hợp giữa biểu mẫu và hàm, tạo sự cân bằng giữa tính kỹ lưỡng và thân thiện với người dùng. Đây là công cụ thu thập dữ liệu và là cửa ngõ để nâng cao năng suất.
Đọc thêm: Mẫu quản lý thời gian miễn phí (lịch và lịch trình)
12 mẫu nghiên cứu thời gian miễn phí trong Excel & ClickUp
Bối cảnh của các công cụ năng suất luôn phát triển, và việc luôn đi đầu với phương pháp hiệu quả nhất là điều cần thiết. Tại đây, chúng tôi đã tổng hợp một danh sách các mẫu nghiên cứu thời gian ClickUp và Excel tiên tiến, được thiết kế riêng cho tương lai nhưng sẵn sàng để bạn sử dụng ngay hôm nay.
1. Mẫu nghiên cứu thời gian ClickUp
Được thiết kế cho các chuyên gia thực hiện các nghiên cứu phức tạp này, Mẫu bảng nghiên cứu thời gian ClickUp cung cấp một phương pháp có cấu trúc để ghi lại thời gian chu kỳ, tính toán thời gian bình thường và tiêu chuẩn, đồng thời xử lý xếp hạng hiệu suất và các khoản phụ cấp một cách dễ dàng.
Áp dụng chế độ xem bảng giúp sắp xếp đơn đặt hàng và rõ ràng, mẫu này mang đến mức độ tổ chức chưa từng có cho nghiên cứu thời gian của bạn. Được trang bị mười hai trường tùy chỉnh, bao gồm Bộ phận, Ghi chú, Thời gian tiêu chuẩn, Thời gian bình thường (s), Loại lao động, Người quan sát và hơn thế nữa, mẫu này giúp phân tích công việc một cách toàn diện. Các Trường Tùy chỉnh của Chu kỳ 1, Chu kỳ 2 và Chu kỳ 3 giúp tính toán hiệu quả các hành động hoặc quy trình lặp lại, trong khi các trường Phụ cấp và Xếp hạng phân tích mức độ năng suất và hiệu suất.
Tất cả các tính năng này được kết hợp trong một mẫu tạo thành một công cụ đơn giản nhưng chính xác và mạnh mẽ, cung cấp cho bạn tất cả dữ liệu cần thiết để phân tích và tối ưu hóa quy trình làm việc nhằm đạt năng suất tối đa.
📮ClickUp Insight: 33% số người được hỏi chỉ ra phát triển kỹ năng là một trong những trường hợp sử dụng mà họ quan tâm nhất. Ví dụ, nhân viên không có kiến thức kỹ thuật có thể muốn học cách tạo đoạn mã cho trang web bằng công cụ AI. Trong những trường hợp như vậy, AI càng hiểu rõ bối cảnh công việc của bạn, phản hồi của nó sẽ càng tốt. Là ứng dụng toàn diện cho công việc, AI của ClickUp rất xuất sắc trong việc này. Nó biết bạn đang làm dự án gì và có thể đề xuất các bước cụ thể hoặc thậm chí thực hiện các công việc như tạo đoạn mã một cách dễ dàng.
2. Mẫu nhiệm vụ nghiên cứu thời gian ClickUp
Hiểu và tối ưu hóa quy trình làm việc là điều tối quan trọng trong một thế giới mà mỗi giây đều có thể tạo ra sự khác biệt. Mẫu Nghiên cứu thời gian của ClickUp là phương pháp hiệu quả nhất cho nhiệm vụ này, được thiết kế tỉ mỉ để cung cấp chế độ xem tổng quan về quy trình làm việc của nhân viên từ khi hình thành ý tưởng đến khi hoàn thành.
Tính năng mạnh mẽ là điểm cốt lõi của mẫu nghiên cứu thời gian miễn phí này. Với trạng thái tùy chỉnh, việc quản lý công việc trở nên dễ dàng, không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào. Mẫu này cung cấp Trường Tùy chỉnh để nhập các tham số quan trọng như người quản lý giám sát, tiêu chuẩn thời gian và thậm chí cả bộ phận để xem nhanh.
Cần một góc nhìn đa dạng? Chuyển đổi giữa các chế độ xem như Gantt, Lịch hoặc Khối lượng công việc. Sự kỳ diệu còn mở rộng đến tính năng theo dõi thời gian tự động, hỗ trợ AI và quản lý dự án, giúp bạn xử lý công việc như một bậc thầy.
Lý tưởng cho: Các tổ chức muốn so sánh năng suất giữa các bộ phận.
3. Mẫu lịch quản lý thời gian ClickUp
Trong quá trình giám sát tốc độ làm việc và mức độ hiệu suất của nhân viên, bạn rất dễ bị lạc trong vô số công việc và đánh giá. Mẫu Lịch trình Quản lý Thời gian của ClickUp được thiết kế riêng để hỗ trợ quá trình này, giúp bạn không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào khi đánh giá năng suất của nhóm.
Được tạo riêng cho những người muốn theo dõi và đo lường hiệu suất, mẫu nghiên cứu thời gian cá nhân này cung cấp một phương pháp toàn diện để ghi lại thời gian đã sử dụng. Chế độ xem Danh sách nhật ký hoạt động là một công cụ quan trọng cho quản lý dự án. Bạn có thể dễ dàng sắp xếp các công việc đánh giá hiệu suất hàng tuần, mỗi công việc được ghép với các trường tùy chỉnh biểu thị ngày và loại hoạt động. Điều này đảm bảo bạn luôn nắm bắt được tiến độ của nhân viên, phân tích cách họ hoàn thành công việc.
Tuy nhiên, sức mạnh thực sự nằm ở trạng thái công việc tùy chỉnh. Khi tuần làm việc tiến độ, các trạng thái này sẽ vẽ ra bức tranh thời gian thực về hiệu quả và tốc độ làm việc của nhân viên.
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý muốn cải thiện năng suất cho bản thân và nhóm của mình.

4. Mẫu ClickUp Time Box
Một phương pháp có cấu trúc và hiệu quả là không thể thiếu trong quá trình đánh giá hiệu suất của nhân viên thông qua nghiên cứu thời gian. Mẫu Time Box của ClickUp được thiết kế để giải quyết thách thức cụ thể này, giúp bạn phân đoạn và giám sát các công việc, đồng thời thu thập thông tin chi tiết về tốc độ làm việc và chất lượng đầu ra của nhân viên.
Mẫu nghiên cứu thời gian của nhân viên này cung cấp khung hoàn hảo cho các nhà quản lý hoặc trưởng nhóm nhằm phân tích mức độ hiệu suất. Mỗi công việc giống như một mảnh ghép, tiết lộ các khía cạnh về hiệu quả của nhân viên.
Trạng thái tùy chỉnh trong mẫu này giúp phân loại công việc, cho phép bạn đánh giá ngay lập tức điểm mạnh và điểm cần hỗ trợ của nhân viên. Các trường tùy chỉnh giúp nghiên cứu này trở nên chi tiết hơn, cho phép kiểm tra kỹ lưỡng từng công việc.
Nhiều chế độ xem, từ Lập kế hoạch công việc đến Lịch trình Time Box, giúp bạn không bao giờ thiếu cách để phân tích và đánh giá hiệu suất. Và nó không chỉ dừng lại ở chế độ xem; theo dõi thời gian và cảnh báo phụ thuộc đảm bảo rằng các đánh giá được thực hiện theo thời gian thực, mang đến bức tranh toàn diện.
Việc điều hướng mẫu này rất trực quan. Đặt hẹn giờ bằng chế độ xem Lịch, phân bổ các nhiệm vụ phù hợp với kỳ nghiên cứu mong muốn và để chế độ xem Bảng sắp xếp các nhiệm vụ này. Với Mẫu Time Box trong ClickUp, việc đánh giá hiệu suất trở nên dễ dàng hơn và là một quá trình hợp lý, đảm bảo bạn luôn có cái nhìn rõ ràng về hiệu quả làm việc của nhân viên.
Lý tưởng cho: Trưởng nhóm muốn hiểu sâu hơn về quản lý thời gian của nhân viên.
5. Mẫu chặn lịch ClickUp
Trong thế giới đo lường hiệu suất của nhân viên, sự rõ ràng của nhiệm vụ và lịch trình dự án trở nên rất quan trọng. Hãy sử dụng Mẫu chặn lịch trình ClickUp, một công cụ mạnh mẽ được thiết kế riêng cho các nhà quản lý và trưởng nhóm đang nỗ lực đảm bảo năng suất tối ưu.
Hàm chính của nó là cho phép tạo/lập lịch trình minh bạch, loại bỏ sự phức tạp khi phải tìm kiếm trong các email và bảng tính rải rác. Mỗi công việc được phân bổ một khối thời gian rõ ràng và cụ thể, đảm bảo rằng nhân viên biết chính xác trách nhiệm và thời hạn của mình.
Tuy nhiên, điều thực sự làm nên sự khác biệt của mẫu này là cách tổ chức trực quan. Nhận thức được bản chất liên kết của các công việc kinh doanh hiện đại, mẫu này giúp người dùng hiểu được sự phụ thuộc giữa các công việc. Điều này giúp tránh sự trùng lặp công việc tiềm ẩn và đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều có chung một trang. Từ đó, việc phối hợp nhóm trở nên hiệu quả và dự án được thực hiện suôn sẻ.
Bản mẫu Chặn lịch ClickUp bao gồm tất cả các tính năng cũng có nghĩa là các nhà quản lý có thể theo dõi một dự án từ giai đoạn lập kế hoạch cho đến khi thực hiện. Bằng cách cung cấp một nền tảng thống nhất, nó thu hẹp khoảng cách giao tiếp, đảm bảo rằng mọi người đều có cái nhìn toàn diện về công việc của mình. Kết quả cuối cùng? Một nhóm gắn kết, làm việc hài hòa, với mỗi thành viên nhận thức rõ vai trò của mình trong bức tranh tổng thể.
Lý tưởng cho: Các thành viên nhóm và quản lý muốn tránh tình trạng lên lịch quá dày.
6. Mẫu phân bổ thời gian ClickUp
Quản lý thời gian hiệu quả là yếu tố cốt lõi của hiệu suất nhân viên mẫu mực. Hiểu được nhu cầu quan trọng này, Mẫu phân bổ thời gian ClickUp được trang bị để cung cấp cho các nhà quản lý một nền tảng hợp lý để giám sát việc phân bổ thời gian một cách chính xác.
Về cơ bản, mẫu này được thiết kế để phục vụ các nhóm khác nhau, từ đội ngũ bán hàng theo dõi khách hàng tiềm năng đến bộ phận tiếp thị quan tâm đến phân khúc khách hàng. Bố cục đơn giản của mẫu đảm bảo rằng ngay cả những người mới làm quen với quản lý thời gian cũng có thể dễ dàng sử dụng.
Mẫu theo dõi thời gian của nhân viên tự hào có các trạng thái công việc tùy chỉnh, đóng vai trò như một thước đo tiến độ theo thời gian thực. Đối với các nhà quản lý, điều này có nghĩa là họ có thể đánh giá tiến độ công việc chỉ trong nháy mắt. Nhưng đó chưa phải là tất cả. Tính năng ưu tiên tích hợp là một tính năng mang tính cách mạng, cung cấp một cách để xếp hạng các công việc theo mức độ khẩn cấp. Điều này đảm bảo rằng các công việc quan trọng không bao giờ bị bỏ qua.
Ngoài ra, Mẫu Phân bổ Thời gian tích hợp Trường Tùy chỉnh Loại Công việc. Tính năng này mang lại sự cấu trúc cho sự hỗn loạn, cho phép nhóm và phân loại các công việc, mang lại chế độ xem có tổ chức. Đối với các nhà quản lý, điều này đồng nghĩa với hoạt động trơn tru hơn và quy trình làm việc hài hòa hơn, đảm bảo rằng nhóm luôn tập trung và liên tục đạt, nếu không vượt, các chỉ tiêu hiệu suất của họ.
Lý tưởng cho: Các nhóm muốn đảm bảo rằng họ dành thời gian cho những công việc quan trọng nhất.
7. Mẫu lịch làm việc của nhân viên ClickUp
Trong bối cảnh rộng lớn của các công cụ lập lịch, Mẫu Lịch làm việc của nhân viên ClickUp thực sự nổi bật so với các công cụ khác. Mẫu này cho phép các nhà quản lý phân công và theo dõi ca làm việc của nhân viên một cách chiến lược, đồng thời đóng vai trò là một nền tảng toàn diện để phân công công việc trong các ca làm việc đó và tính toán chính xác chi phí nhân công.
Bằng cách thêm các trường để chỉ định vai trò và mức lương theo giờ của nhân viên, đồng thời chỉ định người quản lý ca làm việc, mẫu này đảm bảo sự giao tiếp rõ ràng và trách nhiệm giải trình trong các nhóm. Điều khiến công cụ này trở nên tuyệt vời là khả năng thích ứng. Việc điều chỉnh thời gian làm việc của nhân viên, như đánh dấu ai đó nghỉ trong tuần, trở nên rất dễ dàng.
Lý tưởng cho: Trưởng nhóm muốn tìm cách thuận tiện để theo dõi ca làm việc của nhân viên.
Nếu bạn thích các mẫu ClickUp này, hãy khám phá Thư viện mẫu của chúng tôi với hơn 1000 mẫu miễn phí, có thể tùy chỉnh 🙌🏼
8. Mẫu lịch làm việc theo ca của ClickUp
Mẫu Lịch làm việc theo ca của ClickUp là minh chứng cho vẻ đẹp của sự đơn giản. Trong thời đại mà quá tải thông tin là điều bình thường, mẫu ngân sách thời gian này ủng hộ cách tiếp cận tối giản nhưng rất hiệu quả trong việc lập lịch.
Với chỉ những thông tin cần thiết trong chế độ xem — thời gian bắt đầu và kết thúc ca làm việc, vai trò cần thiết và những người đảm nhận vai trò đó — các nhà quản lý và thành viên nhóm có thể nắm rõ tình hình ngay lập tức. Hệ thống mã màu giúp phân biệt các ca làm việc khác nhau một cách trực quan, đảm bảo giao tiếp suôn sẻ.
Mẫu này cho phép người quản lý đánh dấu thành viên nhóm vắng mặt và nêu rõ lý do, từ đó thúc đẩy tính minh bạch và khả năng thích ứng. Với bộ công cụ mạnh mẽ của ClickUp, từ giao tiếp đến quản lý dự án, việc tích hợp lịch trình này với các quy trình khác của nhóm trở nên vô cùng dễ dàng. Nếu có một mẫu kết hợp giữa phong cách và nội dung, thì đó chắc chắn là Mẫu lịch làm việc của ClickUp.
Phù hợp cho: Quản lý muốn theo dõi và điều chỉnh lịch làm việc của nhân viên một cách nhất quán.
9. Mẫu lịch trình nhóm ClickUp
Mẫu Lịch trình Nhóm ClickUp giống như bộ công cụ của một chiến lược gia tài ba. Khi có dự án mới, các nhà quản lý cần một kế hoạch rõ ràng, và mẫu này phục vụ chính xác mục đích đó. Việc tạo ra một bản phác thảo chi tiết về các hoạt động của dự án và cho phép các nhà quản lý phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm đảm bảo rằng mọi người đều thống nhất với trách nhiệm của mình.
Điều đặc biệt đáng chú ý là chức năng xem kép. Các nhà quản lý có thể đánh giá công việc trong tuần hoặc xem khối lượng công việc được sắp xếp theo thành viên trong nhóm. Ngoài các tính năng này, chế độ xem khối lượng công việc tích hợp cũng rất nổi bật. Đây là một tài sản vô giá để đảm bảo rằng không có thành viên nào trong nhóm bị quá tải, thúc đẩy sự phân phối công việc cân bằng.
Với vô số chế độ xem, được tổ chức gọn gàng và mã hóa bằng màu sắc, mẫu này không chỉ là một công cụ hậu cần mà còn là một tài sản chiến lược có thể cải thiện đáng kể năng suất và sự phối hợp của nhóm.
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án muốn tối đa hóa năng suất của nhóm.
10. Mẫu bảng chấm công Excel của Vertex42

Đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty khởi nghiệp mới, việc theo dõi thời gian hiệu quả có thể là yếu tố quyết định giữa quy trình làm việc hợp lý và quy trình làm việc hỗn loạn. Mẫu bảng chấm công Excel của Vertex42 là câu trả lời cho nhu cầu này.
Nó cung cấp sự linh hoạt cho các sở thích khác nhau của người dùng và có sẵn cho nhiều nền tảng như Excel, OpenOffice và Google Trang tính. Mẫu này phù hợp với cả bảng chấm công hàng tuần và hai tuần một lần, đáp ứng các nhu cầu đa dạng của các doanh nghiệp.
Các nhà quản lý có thể nhập mức lương để tính tổng lương, đảm bảo tính chính xác của quá trình tính lương ngay lập tức. Khả năng tùy chỉnh và chia sẻ dễ dàng, kết hợp với các mẹo sử dụng — như chuyển bảng chấm công thành PDF để gửi qua email — khiến công cụ này không chỉ là bảng chấm công mà còn là giải pháp quản lý thời gian toàn diện. Dù là một nhân viên hay một nhóm lớn, mẫu của Vertex42 đảm bảo rằng việc theo dõi thời gian sẽ không còn là trở ngại nữa.
Lý tưởng cho: Người dùng Excel cần nhiều loại định dạng bảng chấm công trong một.
11. Mẫu bảng chấm công đơn giản cho Excel

Mẫu bảng tính thời gian làm việc của Microsoft là mẫu Excel để báo cáo giờ làm việc của nhân viên.
Với mẫu nghiên cứu thời gian làm việc của nhân viên này, bạn có thể ghi lại thời gian vào, thời gian ra và thời gian nghỉ ăn cho mỗi ngày trong tuần. Vì đây là mẫu Excel, nó sẽ tự động tính tổng số giờ làm việc và số giờ làm thêm.
Mẫu bảng tính đơn giản có thể chỉnh sửa và tùy chỉnh, giúp bạn dễ dàng theo dõi năng suất của nhân viên.
Lý tưởng cho: Chủ doanh nghiệp nhỏ muốn theo dõi hiệu quả làm việc của nhân viên.
12. Mẫu bảng chấm công hàng tuần trong Excel

Bạn đang tìm kiếm một giải pháp đơn giản và tiết kiệm chi phí để theo dõi thời gian làm việc của nhân viên? Mẫu bảng chấm công hàng tuần trong Excel có thể là thứ bạn cần.
Bảng chấm công này tính toán số giờ làm việc dựa trên thời gian bắt đầu và kết thúc, với thời gian nghỉ được nhập theo phút. Bạn có thể phân bổ số giờ làm việc theo nhu cầu cho ca làm việc thông thường và ca làm thêm.
Bạn có thể thêm hoặc xóa thông tin lương và tùy chỉnh văn bản theo yêu cầu của mình.
Lý tưởng cho: Các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp thân thiện với người dùng để quản lý bảng chấm công.
Đọc thêm: 5 bước để quản lý thời gian dự án hiệu quả
Cách thực hiện phân tích nghiên cứu thời gian: Hướng dẫn từng bước
Tiến hành phân tích nghiên cứu thời gian là một cách hữu ích để các quản lý nhóm xác định những điểm không hiệu quả, cải thiện quy trình và tối ưu hóa năng suất. Dưới đây là hướng dẫn từng bước.
1. Xác định mục tiêu của nghiên cứu thời gian
Xác định lý do bạn thực hiện nghiên cứu. Ví dụ: để cải thiện hiệu quả quy trình làm việc, xác định các điểm nghẽn hoặc phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn?
Hãy rõ ràng về mục tiêu bạn muốn đạt được, chẳng hạn như giảm thời lượng công việc, loại bỏ sự trùng lặp hoặc cải thiện sự cân bằng khối lượng công việc của nhóm.
2. Chọn quy trình hoặc công việc cần nghiên cứu
Chọn các công việc hoặc quy trình làm việc cụ thể quan trọng đối với kết quả của nhóm bạn. Giữ phạm vi nghiên cứu hẹp để đạt được hiệu quả tốt hơn.
Tập trung vào các quy trình ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất của nhóm hoặc dễ dẫn đến sự kém hiệu quả.
3. Thu thập các công cụ và tài nguyên cần thiết
Sử dụng ứng dụng theo dõi thời gian (ví dụ: ClickUp Time Tracking, Toggl, Clockify, v.v.) hoặc bảng tính đơn giản. Chuẩn bị đồng hồ bấm giờ, sổ ghi chép hoặc phần mềm để đo thời lượng công việc.
Đảm bảo giao tiếp cởi mở với nhóm của bạn để giải thích quy trình và mục đích, đồng thời giải đáp mọi thắc mắc hoặc lo ngại phát sinh trong quá trình nghiên cứu.
4. Đào tạo và thu hút sự tham gia của nhóm
Thông báo cho nhóm của bạn về mục đích của nghiên cứu thời gian và cách thức mà kết quả nghiên cứu sẽ mang lại lợi ích cho họ. Điều này sẽ thúc đẩy sự tin tưởng và hợp tác.
Giải quyết các lo ngại và trấn an nhân viên rằng nghiên cứu này tập trung vào cải tiến quy trình, không phải quản lý chi tiết.
5. Theo dõi và ghi chép dữ liệu thời gian
Để ghi lại thời gian thực hiện, bạn có thể lựa chọn từ ba phương pháp quan sát khác nhau:
- Quan sát trực tiếp: Theo dõi và ghi lại thời gian thực hiện công việc
- Tự báo cáo: Yêu cầu các thành viên trong nhóm ghi lại thời lượng công việc của họ
- Theo dõi tự động: Sử dụng phần mềm để giám sát quy trình làm việc
Thu thập dữ liệu một cách nhất quán. Quan sát công việc nhiều lần (nếu có thể) để đảm bảo tính chính xác.
6. Phân tích dữ liệu đã thu thập
Xác định các mẫu và xu hướng về thời lượng công việc, các điểm nghẽn hoặc các bước không cần thiết. Đối với các công việc lặp đi lặp lại, tính toán thời gian trung bình để hoàn thành chúng.
Xác định các lĩnh vực có sự chênh lệch thời gian giữa các nhân viên hoặc các lần lặp lại cùng một công việc.
7. Đánh giá hiệu quả quy trình
Xác định chính xác nơi tồn tại sự chậm trễ hoặc thiếu hiệu quả. Nếu có các tiêu chuẩn ngành hoặc tiêu chuẩn nội bộ, hãy đánh giá mức độ phù hợp của hiệu suất nhóm bạn.
8. Phát triển các khuyến nghị có thể thực hiện được
- Tối ưu hóa quy trình: Đề xuất các thay đổi để giảm thiểu sự kém hiệu quả hoặc loại bỏ các công việc trùng lặp
- Phân bổ nguồn lực: Phân công lại hoặc phân phối lại công việc để cân bằng khối lượng công việc
- Cung cấp đào tạo: Cung cấp hướng dẫn hoặc đào tạo nếu vấn đề về thời gian xuất phát từ việc thiếu kỹ năng hoặc hiểu biết
9. Thực hiện các thay đổi
Áp dụng các cải tiến quy trình trên quy mô nhỏ để kiểm tra hiệu quả của chúng. Thu thập phản hồi, huy động các thành viên trong nhóm tham gia hoàn thiện các thay đổi và đảm bảo chúng thực tế.
10. Theo dõi và đánh giá lại
Theo dõi tiến độ bằng cách đo lại thời gian sau khi thực hiện thay đổi để đánh giá mức độ cải thiện. Tinh chỉnh quy trình hơn nữa dựa trên dữ liệu mới và phản hồi.
Mẹo bổ sung cho quản lý nhóm
- Khen thưởng thành công: Nhận diện và thưởng cho những cải thiện hiệu quả để duy trì động lực
- Tôn trọng quyền riêng tư: Tránh các phương pháp giám sát xâm phạm có thể làm các thành viên trong nhóm cảm thấy bị xa lánh
- Cộng tác với nhóm: Thu hút họ tham gia vào quá trình động não để tìm ra giải pháp đảm bảo sự đồng thuận
Bằng cách tuân theo phương pháp có cấu trúc này, bạn có thể tiến hành nghiên cứu thời gian một cách hiệu quả và giới thiệu văn hóa cải tiến liên tục trong nhóm của mình.
Nâng cao hiệu quả với các mẫu nghiên cứu thời gian
Trong thế giới kinh doanh nhịp độ nhanh ngày nay, tổ chức hiệu quả và quy trình hợp lý là quan trọng hơn bao giờ hết. Hãy sử dụng ClickUp, không chỉ là một công cụ quản lý dự án mà còn là một nền tảng toàn diện cung cấp các giải pháp phù hợp với mọi khía cạnh của quản lý kinh doanh.
Với tính năng Theo dõi thời gian trong ClickUp, bạn có thể tạo và tùy chỉnh bảng chấm công chi tiết, thêm ghi chú và nhãn, đồng thời xem báo cáo chi tiết về thời gian của bạn và nhóm của bạn. Với sự tích hợp với các công cụ như Everhour, Toggl, Harvest, v.v., bạn có thể đưa tất cả dữ liệu của mình vào báo cáo thời gian của ClickUp.
Với thư viện mẫu phong phú, từ lịch trình của nhân viên đến kế hoạch dự án theo nhóm, ClickUp đảm bảo bạn luôn đi trước một bước. Đầu tư vào một công cụ xử lý hiệu quả các hoạt động phức tạp của bạn có thể giúp tăng năng suất, giảm sai sót và mang lại sự hài lòng cho nhân viên.
Cho dù bạn đang cố gắng đơn giản hóa các công việc phức tạp, theo dõi thời gian một cách chính xác hay tối ưu hóa quy trình, ClickUp đều có mẫu phù hợp. Hãy bắt đầu khám phá và để ClickUp định nghĩa lại cách bạn quản lý kinh doanh!