Bạn đã bao giờ cảm thấy như mình đang chìm trong một biển công việc? Hoặc có thể bạn đã bắt đầu một dự án với ý định tốt nhất, nhưng chỉ vài giờ sau, bạn vẫn ngồi đó, nhìn chằm chằm vào trang giấy trắng?
Nếu có, đã đến lúc bạn nên tìm hiểu về Time boxing. ⏲️
Timeboxing là một kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả để nâng cao năng suất. Đây là một cách đơn giản nhưng hiệu quả để chia nhỏ công việc thành các phần dễ quản lý và chỉ định khung thời gian cụ thể.
Cho dù bạn đang phải xoay xở nhiều công việc hay chỉ cố gắng hoàn thành các công việc quan trọng hàng ngày, Time boxing sẽ giúp bạn làm việc thông minh hơn, không cần làm việc nhiều hơn.
Time boxing là gì?
Timeboxing là một chiến lược quản lý thời gian bao gồm việc lên lịch một công việc cụ thể và hoàn thành nó trong các khối hoặc khoảng thời gian đã định trước. Bạn chọn một công việc cụ thể và phân bổ một khoảng thời gian thực tế để hoàn thành nó.
Ý tưởng là chỉ làm công việc cụ thể trong khoảng thời gian được phân bổ, dừng lại khi thời gian phân bổ hết, bất kể công việc đã hoàn thành hay chưa. Điều này tạo ra cảm giác khẩn trương và tập trung, ngăn chặn sự trì hoãn và đảm bảo bạn đạt được tiến độ trong mục tiêu của mình.
Vậy, Time boxing khác với Time blocking như thế nào?
Mặc dù cả hai kỹ thuật này đều liên quan đến việc lên lịch thời gian cho các công việc cụ thể, nhưng time blocking là kỹ thuật chung hơn. Nó giống như tạo các danh mục rộng trong lịch của bạn, chẳng hạn như 'công việc' hoặc 'cá nhân'. Không có thời gian kết thúc cụ thể để hoàn thành công việc.
Mặt khác, kỹ thuật quản lý thời gian theo thời gian lại đi sâu hơn, phân bổ khung thời gian cụ thể cho từng công việc trong các danh mục đó để tập trung vào các phiên làm việc. Mục đích của kỹ thuật này là tránh trì hoãn hoặc làm việc quá sức cho một công việc duy nhất.
Có hai loại Time boxing:
Thời gian cố định
Trong kỹ thuật này, bạn phải tuân thủ thời hạn nghiêm ngặt cho mỗi công việc. Khi thời gian kết thúc, bạn chuyển sang sprint tiếp theo. Bạn có thể sử dụng bất kỳ ứng dụng theo dõi thời gian nào cho việc này. Giới hạn thời gian nghiêm ngặt này rất hữu ích trong cài đặt nhóm, nơi thời hạn là rất quan trọng và bạn phải hoàn thành công việc đúng thời hạn.
Thời gian linh hoạt
Các khung thời gian này linh hoạt hơn. Bạn đặt mục tiêu hoàn thành, nhưng có thể gia hạn thời gian giới hạn một chút. Các công việc cá nhân thường sử dụng khung thời gian mềm, nơi có ít ràng buộc về thời gian hơn và hậu quả của việc vượt quá thời gian ít nghiêm trọng hơn.
Sự linh hoạt này rất hữu ích khi xử lý các công việc sáng tạo, nơi kết quả khó dự đoán hơn.
Một nghiên cứu của Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ cho thấy rằng làm nhiều việc cùng một lúc làm giảm năng suất 40%. Timeboxing chống lại điều này bằng cách buộc bạn tập trung vào một công việc tại một thời điểm. Nó giống như đeo kính che mắt cho não bộ, giúp bạn tránh bị phân tâm và tập trung vào công việc.
Timeboxing giúp các nhóm đi đúng hướng và hoàn thành công việc đúng hạn. Bằng cách cài đặt giới hạn thời gian rõ ràng cho từng giai đoạn của dự án, các nhóm có thể tránh được những sai lầm phổ biến như công việc mở rộng ngoài ý định ban đầu và trễ hạn.
Nó cũng giúp tạo ra một cấu trúc cho ngày làm việc của bạn. Bạn có thể dễ dàng dành thời gian cho những hoạt động quan trọng nhưng thường bị bỏ qua, như tập thể dục, học tập hoặc dành thời gian cho gia đình với phương pháp Time boxing.
Hơn nữa, một nghiên cứu cho thấy rằng việc cài đặt thời hạn (như thời gian giới hạn) có thể cải thiện tỷ lệ hoàn thành công việc. Vì vậy, thời gian giới hạn giúp bạn tập trung và đảm bảo hoàn thành công việc.
Các bước để bắt đầu sử dụng Time boxing hiệu quả
Timeboxing có thể thay đổi cách bạn quản lý thời gian trong ngày. Dưới đây là cách bạn có thể áp dụng phương pháp Time boxing:
1. Cài đặt thời gian thích hợp
Bước đầu tiên trong phương pháp Time boxing là xác định thời gian thích hợp cho mỗi công việc. Điều này có thể khó khăn — nếu đặt thời gian quá ngắn, bạn có thể cảm thấy vội vàng; quá dài, bạn có xu hướng mất tập trung.
Một nguyên tắc tốt là bắt đầu bằng cách ước lượng thời gian thường cần để hoàn thành một công việc, sau đó giảm 10-20% thời gian đó. Việc giảm nhẹ này sẽ thúc đẩy bạn làm việc hiệu quả hơn trong khi vẫn giữ mục tiêu của mình ở mức có thể đạt được.
Tuy nhiên, đừng đánh giá thấp thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc.
Một nghiên cứu cho thấy mọi người thường đánh giá thấp thời gian cần thiết để hoàn thành công việc. Hãy xem xét các yếu tố như độ phức tạp của công việc, mức độ kinh nghiệm của bạn và những yếu tố có thể gây xao lãng để quản lý thời gian hiệu quả hơn.
2. Hình dung lịch trình của bạn
Hình dung các khung thời gian của bạn có thể giúp bạn duy trì sự tổ chức và động lực. Nó giảm mệt mỏi khi ra quyết định vì kế hoạch của bạn đã được vạch ra sẵn.
Các công cụ quản lý dự án như ClickUp cung cấp một loạt các tính năng, chẳng hạn như Lịch, Dòng thời gian hoặc Danh sách công việc để giúp bạn xem các khung thời gian của mình trong nháy mắt.
3. Phân bổ thời gian cho các công việc khó chịu
Tất cả chúng ta đều có những công việc mà mình không thích làm, có thể là trả lời một email khó, sắp xếp giấy tờ hay giải quyết một dự án tẻ nhạt. Những công việc này thường bị đẩy xuống cuối danh sách công việc, nhưng phương pháp Time boxing có thể giúp bạn đối mặt với chúng một cách trực diện. Dành một khoảng thời gian cụ thể, ngắn gọn cho những công việc khó chịu này để chúng trở nên dễ quản lý hơn.
4. Xác định thời gian tối đa cho mỗi khung thời gian
Không có câu trả lời chung cho tất cả mọi người về thời lượng thời gian lý tưởng. Hãy thử nghiệm để tìm ra thời lượng phù hợp nhất với bạn. Một điểm khởi đầu tốt là khoảng thời gian 30 phút để tạo cảm giác khẩn trương. Tuy nhiên, nếu bạn thường xuyên hết thời gian hoặc cảm thấy quá tải, hãy thử thời lượng ngắn hơn.
5. Phần thưởng để tăng động lực
Hãy ăn mừng thành quả của bạn để duy trì động lực. Sau khi hoàn thành một thời gian giới hạn, hãy thưởng cho bản thân bằng những khoảng nghỉ ngắn, một bữa ăn nhẹ lành mạnh hoặc vài phút thư giãn. Hành động tích cực này sẽ giúp bạn duy trì động lực và tránh kiệt sức.
Time boxing không chỉ liên quan đến năng suất cá nhân và thời gian sử dụng, mà còn liên quan đến việc tạo ra một cuộc sống cân bằng. Hãy đảm bảo bạn lên lịch thời gian để nghỉ ngơi, sở thích và các hoạt động xã hội. Những người thường xuyên nghỉ ngơi sẽ năng suất hơn và ít căng thẳng hơn.
Công cụ để áp dụng Time boxing
Có công cụ phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt khi triển khai Time boxing. Nhưng bạn nên bắt đầu từ đâu? Đó là lúc ClickUp cho Quản lý thời gian phát huy tác dụng.
Là một nền tảng năng suất tất cả trong một, ClickUp hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn với các tính năng theo dõi thời gian và quản lý công việc tích hợp sẵn.
- Bắt đầu bằng cách tạo một nhiệm vụ cho mỗi hoạt động bạn muốn thực hiện trong Timebox với Nhiệm vụ ClickUp. Đây có thể là bất cứ việc gì, từ viết báo cáo đến lên kế hoạch cho một cuộc họp. Trong ClickUp, các nhiệm vụ có thể chi tiết hoặc đơn giản tùy theo nhu cầu của bạn
- Đặt ước lượng thời gian cho mỗi công việc. Điều này giúp bạn xác định độ dài của khung thời gian. Ví dụ: nếu bạn đã phân bổ 45 phút để hoàn thành một công việc, hãy nhập ước lượng đó để nó hiển thị trên công việc của bạn
- Khi bắt đầu thực hiện một công việc, hãy sử dụng Time Tracker của ClickUp để theo dõi thời gian bạn đã dành cho công việc đó. Tính năng này rất hữu ích để đảm bảo bạn tuân thủ thời gian đã định và không để công việc bị trì hoãn
- Sau khi hoàn thành một khung thời gian, bạn có thể xem lại để quản lý thời gian tốt hơn. Nếu bạn liên tục thấy rằng một số công việc cần nhiều hoặc ít thời gian hơn, bạn có thể điều chỉnh khung thời gian cho phù hợp
Đó chưa phải là tất cả! ClickUp cung cấp nhiều mẫu giúp việc sử dụng Time boxing trở nên dễ dàng.
Mẫu Time Box của ClickUp là lựa chọn hoàn hảo để thiết lập các khung thời gian nhanh chóng. Với mẫu này, bạn sẽ có một cấu trúc tổ chức giúp bạn tập trung vào công việc. Mẫu này giúp bạn hoàn thành dự án một cách rõ ràng hơn và kiểm soát tốt hơn các kỹ thuật quản lý thời gian và nguồn lực.
Mẫu bao gồm:
- Chế độ xem Lập kế hoạch công việc để lên kế hoạch công việc và tạo dòng thời gian hoàn thành
- Chế độ xem lịch trình Time Box với biểu đồ trực quan về dòng thời gian của bạn để theo dõi tiến độ
- Chế độ xem Trạng thái công việc, cung cấp tổng quan nhanh về từng công việc trong dự án của bạn
ClickUp cũng cung cấp Mẫu phân bổ thời gian, giúp bạn phân bổ thời gian hiệu quả hơn cho các công việc và dự án khác nhau. Mẫu phân bổ thời gian của ClickUp cho phép bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và cung cấp đủ tính linh hoạt để điều chỉnh lịch trình của bạn.
Mẫu này bao gồm:
- Chế độ xem danh sách công việc để lập kế hoạch, tạo và phân công công việc cho bản thân hoặc các thành viên trong nhóm của bạn
- Chế độ xem phân bổ thời gian để phác thảo và phân bổ thời gian chính xác cho từng công việc để bạn không bị quá tải
- Các tính năng bổ sung như Chế độ xem lịch và Tự động hóa ClickUp để nhắc nhở bạn về thời hạn và luôn cập nhật các công việc của mình
💡Mẹo chuyên nghiệp: Quản lý thời gian có nghĩa là tổ chức và quản lý lịch trình của bạn để tận dụng tối đa thời gian trong ngày và đạt được mục tiêu của mình. Sử dụng Mẫu lịch trình quản lý thời gian của ClickUp để kiểm tra cách bạn sử dụng thời gian trong một ngày hoặc một tuần và tối ưu hóa lịch trình của mình.
Các mẫu phân chia thời gian này cung cấp nền tảng vững chắc để tùy chỉnh thói quen phân chia thời gian của bạn.
ClickUp cũng tích hợp với các nhiệm vụ và công cụ quản lý dự án khác qua Tích hợp ClickUp để bổ sung cho chiến lược phân chia thời gian của bạn. Ví dụ
- Tích hợp Lịch Google với ClickUp để đồng bộ hóa các nhiệm vụ và khung thời gian của bạn với các sự kiện trong lịch
- Tích hợp Slack với ClickUp để nỗ lực phân chia thời gian của bạn trở nên minh bạch và hợp tác. Bạn có thể thiết lập thông báo trong Slack khi Timebox bắt đầu hoặc kết thúc, giúp mọi người luôn cập nhật và có trách nhiệm
Kết hợp các công cụ này trong ClickUp để cải thiện thời gian của bạn và mang lại một cách tiếp cận toàn diện để quản lý thời gian và công việc hiệu quả hơn.
Phân chia thời gian cho nhóm
Timeboxing không chỉ dành cho năng suất cá nhân; nó còn là một công cụ mạnh mẽ cho các nhóm. Áp dụng timeboxing trong toàn nhóm để tăng cường sự hợp tác và đạt được các mục tiêu chung.
Bắt đầu bằng cách thảo luận về lợi ích của thời gian giới hạn và cách nó có thể cải thiện quy trình làm việc của nhóm bạn. Với tính năng Quản lý nhiệm vụ của ClickUp, bạn có thể tạo và phân công nhiệm vụ với thời gian giới hạn cụ thể cho từng thành viên trong nhóm. Điều này đảm bảo rằng mọi người đều biết mình cần làm gì và có bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc.
Tạo Không gian Làm việc được chia sẻ trong ClickUp để các thành viên trong nhóm có thể cộng tác trong các dự án. Xác định các phụ thuộc của nhiệm vụ để đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành theo đúng thứ tự và tránh tắc nghẽn.
Bạn cũng có thể tạo lịch chia sẻ với Chế độ xem Lịch của ClickUp, nơi các thành viên trong nhóm có thể hình dung thời gian của mọi người. Điều này giúp tránh xung đột lịch trình và đảm bảo mọi người đều đồng nhất.
Chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ và đảm bảo mọi người đều làm việc đúng tiến độ. Tính năng này giúp bạn xem thời gian được phân bổ cho từng thành viên trong nhóm để không ai phải làm việc quá sức.
Các cuộc họp nhóm thường nổi tiếng là kéo dài hơn mức cần thiết, nhưng thời gian giới hạn có thể thay đổi điều đó. Bằng cách cài đặt thời gian giới hạn nghiêm ngặt cho từng mục trong chương trình nghị sự, bạn có thể giữ cho cuộc họp tập trung và hiệu quả. Ví dụ: nếu bạn phân bổ 10 phút cho việc cập nhật dự án, nhóm sẽ biết rằng họ phải tập trung vào chủ đề và đưa ra quyết định nhanh chóng.
Mẫu Biên bản cuộc họp của ClickUp cho phép bạn ghi lại các quyết định và mục hành động quan trọng trong các khung thời gian, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ điều gì và kết quả cuộc họp rõ ràng, có thể thực hiện được.
Ngoài ra, timeboxing là một khái niệm cơ bản trong Scrum, một khung phát triển phần mềm Agile thường được sử dụng trong phát triển phần mềm và các ngành công nghiệp khác. Các nhóm Scrum sử dụng timeboxing để cấu trúc công việc của họ thành các Sprint, thường là 1-4 tuần, trong đó các công việc hoặc tính năng cụ thể được phát triển và hoàn thành.
Bạn cũng có thể kết hợp phương pháp phân chia thời gian vào các cuộc họp hàng ngày và kế hoạch sprint. Phân bổ thời gian cụ thể cho từng thành viên trong nhóm để cập nhật tiến độ và thảo luận về các vấn đề cản trở.
Mẹo và Thực hành Tốt Nhất để Áp Dụng Time Boxing Hiệu Quả
Time boxing là một công cụ mạnh mẽ, nhưng nó chỉ thực sự hiệu quả khi được áp dụng một cách có suy nghĩ.
- Nếu bạn mới làm quen với phương pháp Time boxing, hãy bắt đầu với các khoảng thời gian ngắn hơn và tăng dần thời lượng khi bạn cảm thấy thoải mái hơn
- Để hoàn thiện chiến lược Time boxing, hãy theo dõi thời gian thực hiện công việc. Điều này giúp bạn điều chỉnh dự kiến trong tương lai và tránh đánh giá thấp hoặc đánh giá quá cao khung thời gian
- Để tận dụng tối đa thời gian của bạn, hãy sắp xếp các công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp
- Tạo môi trường không có yếu tố gây xao lãng để tập trung tối đa trong thời gian làm việc của bạn
- Mặc dù Time boxing là về cấu trúc, nhưng hãy sẵn sàng điều chỉnh các khung thời gian của bạn nếu có sự kiện bất ngờ xảy ra
- Thường xuyên kiểm tra lịch trình Time boxing của bạn và điều chỉnh khi cần thiết
- Nếu bạn đang áp dụng phương pháp Time boxing trong nhóm, hãy giao tiếp rõ ràng để đảm bảo mọi người đều thống nhất và làm việc hiệu quả
- Đừng quên ăn mừng thành quả của mình! Hoàn thành một khung thời gian là một chiến thắng. Hãy thưởng cho bản thân một khoảng thời gian nghỉ ngơi ngắn hoặc một món ăn nhỏ để hỗ trợ hành vi tích cực
Timeboxing là một công cụ, không phải là một quy tắc cứng nhắc. Hãy thử nghiệm, tìm ra phương pháp phù hợp nhất với bạn và điều chỉnh cách tiếp cận của mình. Với sự luyện tập liên tục, bạn sẽ nhanh chóng thành thạo kỹ thuật timeboxing.
Ưu và nhược điểm của Time boxing
Time boxing mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng không thiếu thách thức. Hãy cùng tìm hiểu cả hai mặt của vấn đề:
Lợi ích của Time boxing
- Tăng khả năng tập trung: Timeboxing loại bỏ các yếu tố gây xao lãng và thúc đẩy công việc sâu, cho phép bạn tập trung vào một công việc tại một thời điểm
- Năng suất được nâng cao: Bằng cách cài đặt thời hạn rõ ràng và xác định công việc cụ thể, Time boxing có thể giúp tăng năng suất của bạn đáng kể
- Giảm căng thẳng: Một phương pháp có cấu trúc có thể giảm bớt sự quá tải và lo lắng, giúp bạn quản lý khối lượng công việc dễ dàng hơn
- Quản lý thời gian tốt hơn: Timeboxing giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc và phân bổ thời gian hiệu quả. Nó ngăn chặn sự trì hoãn và đảm bảo bạn hoàn thành các thời hạn quan trọng
- Tăng trách nhiệm: Timeboxing tạo ra một khung rõ ràng về trách nhiệm, cho cả bạn và nhóm của bạn
Nhược điểm của Time boxing
- Rủi ro công việc gấp rút: Thời gian giới hạn nghiêm ngặt đôi khi có thể dẫn đến công việc gấp rút nếu công việc phức tạp hơn dự kiến
- Tiềm ẩn nguy cơ bị quá tải: Nếu bạn mới bắt đầu với Time boxing, việc tạo và tuân thủ lịch trình có thể cảm thấy áp lực ban đầu
- Không linh hoạt: Về bản chất, phương pháp Time boxing đôi khi có thể cảm thấy cứng nhắc, đặc biệt là khi có công việc bất ngờ hoặc gián đoạn phát sinh
- Lên lịch quá dày: Với phương pháp Time boxing, bạn có thể bị cám dỗ lấp đầy từng phút trong ngày bằng công việc, dẫn đến kiệt sức. Điều quan trọng là phải để lại một khoảng trống trong lịch trình để suy ngẫm, sáng tạo hoặc xử lý những công việc bất ngờ phát sinh
Để giảm thiểu những nhược điểm tiềm ẩn này, hãy xem xét các chiến lược sau:
- Bắt đầu từ những việc nhỏ: Bắt đầu với các khung thời gian ngắn hơn và tăng dần thời lượng khi bạn cảm thấy thoải mái hơn
- Hãy thực tế: Đặt mục tiêu có thể đạt được và điều chỉnh thời gian phù hợp
- Cho phép linh hoạt: Mặc dù Time boxing tập trung vào cấu trúc, nó cũng đòi hỏi sự linh hoạt. Hãy sẵn sàng điều chỉnh nếu cần thiết
- Ưu tiên công việc: Tập trung vào những công việc quan trọng nhất và phân bổ thời gian thích hợp để hoàn thành chúng
Áp dụng phương pháp Time boxing với ClickUp
Bạn mệt mỏi vì cảm thấy quá tải và không hiệu quả? Timeboxing giúp bạn chinh phục sự hỗn loạn và đạt được mục tiêu của mình. Bằng cách chia nhỏ công việc thành các phần nhỏ và cài đặt thời gian nghiêm ngặt, bạn sẽ có thể tập trung hơn, loại bỏ các yếu tố gây xao lãng và tăng năng suất làm việc.
ClickUp là công cụ hữu ích giúp bạn thực hiện Time boxing một cách dễ dàng.
Giao diện thân thiện với người dùng và các tính năng mạnh mẽ giúp hợp lý hóa quy trình, giúp bạn thực hiện Time boxing một cách hiệu quả. Vậy, bạn còn chần chừ gì nữa?
Đăng ký miễn phí trên ClickUp và trải nghiệm sức mạnh của thời gian giới hạn.