"Tôi cần thêm giờ trong một ngày..." hoặc "Sao đã 5 giờ chiều rồi?!" khi bạn vẫn còn rất nhiều việc cần hoàn thành trước khi kết thúc ngày làm việc. 😅
Nghe quen quen? Tôi cũng đã từng trải qua!
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có cách để giải phóng hàng giờ mỗi tuần và tập trung vào những công việc quan trọng nhất?
Tin tốt là bạn có thể làm được điều đó — với một số mẹo và kỹ thuật quản lý thời gian đơn giản sẽ giúp bạn tận dụng tối đa thời gian tại nơi làm việc (và ngoài giờ làm việc).
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn khái niệm phân chia thời gian, cách thức hoạt động và các phương pháp phân chia thời gian khác nhau mà bạn có thể sử dụng để sắp xếp lịch trình của mình để đạt năng suất cao hơn. Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu một số công cụ và mẹo hữu ích có thể giúp quá trình này trở nên dễ dàng hơn.
Hãy bắt đầu ngay!
Phân chia thời gian là gì?
Chia thời gian thành các khối bao gồm việc dành ra các khoảng thời gian cụ thể trong lịch trình của bạn cho các công việc và hoạt động khác nhau.
Thay vì có một danh sách việc cần làm mơ hồ, bạn hãy phân bổ các khối thời gian dành riêng cho tất cả những việc bạn phải hoàn thành trong ngày hoặc trong tuần. Điều này giúp cải thiện sự tập trung của bạn đồng thời đảm bảo rằng bạn có đủ thời gian dành cho tất cả các ưu tiên của mình.
Theo Tạp chí Y học Lối sống Hoa Kỳ, các nhà nghiên cứu đã phát hiện ra rằng phân chia thời gian và các phương pháp lập lịch khác có thể cải thiện kỹ năng quản lý thời gian và năng suất tổng thể.
Chia thời gian thành các khối có thể hữu ích cho những người:
- Khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc hàng ngày⏰
- Bạn đang bị quá tải với danh sách việc cần làm và không thể tập trung vào bất kỳ việc gì⏰
- Bạn gặp khó khăn trong việc dành thời gian cho những việc quan trọng⏰
- Cảm thấy thiếu động lực hoặc không hứng thú với công việc đang làm⏰
- Bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian ⏰
Xem thêm: Mẹo quản lý thời gian
Công việc phân chia thời gian hoạt động như thế nào
Bạn có nhiều việc phải làm? Hãy chia nhỏ thành các phần dễ quản lý! Dưới đây là các bước để thực hiện bài tập phân chia thời gian lần đầu tiên:
- Lập danh sách: Viết ra tất cả những việc cần làm, bao gồm công việc, cuộc họp và các cam kết cá nhân.
- Ước lượng thời gian cần thiết: Mỗi việc sẽ mất bao lâu? Hãy ước lượng sơ bộ, nhưng hãy nhớ rằng mọi việc có thể mất nhiều thời gian hơn kế hoạch. Ngoài ra, hãy nhớ tính đến mọi sự gián đoạn có thể xảy ra
- Lên lịch: Sử dụng lịch để phân chia thời gian cho từng công việc. Ví dụ: "9-10 giờ sáng: Email", "10-11 giờ sáng: Kiểm tra số liệu bán hàng ngày hôm qua", v.v. Đừng quên phân chia thời gian cho bữa ăn và giờ nghỉ ngơi
- Một việc tại một thời điểm: Khi đến giờ làm công việc, hãy chỉ làm công việc đó. Không phân tâm, không làm nhiều việc cùng lúc. Bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn rất nhiều!
- Kiểm tra: Vào cuối ngày hoặc cuối tuần, xem những công việc nào đã hoàn thành và những công việc nào chưa hoàn thành. Điều chỉnh lịch trình của bạn cho lần tiếp theo.
Hãy nhớ rằng, bạn có thể thay đổi trong quá trình thực hiện. Mục tiêu của kỹ thuật quản lý thời gian là làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn, không phải khó khăn hơn!
Lợi ích của việc phân chia thời gian
Nhiều người gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian. Luôn có quá nhiều việc cần làm và không đủ thời gian trong ngày, điều này có thể dẫn đến căng thẳng, kiệt sức, lo lắng, v.v.
Phân chia thời gian không chỉ giúp rèn luyện não bộ của bạn để tạo ra ranh giới lành mạnh với thời gian và hình thành thói quen lành mạnh, mà còn mang lại nhiều lợi ích khác:
- Giúp bạn có cách tiếp cận công việc hàng ngày một cách có tổ chức hơn
- Giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn và mang lại cảm giác thành công
- Giảm thiểu sự phân tâm và giúp bạn tập trung tốt hơn
- Giảm căng thẳng và lo lắng về mọi việc cần hoàn thành
- Ngăn ngừa làm việc quá sức và kiệt sức bằng cách giới hạn thời gian dành cho từng công việc cụ thể
- Đảm bảo bạn và nhóm của bạn luôn đúng tiến độ
Áp dụng phân chia thời gian sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và kiểm soát cuộc sống của mình tốt hơn.
Phương pháp phân chia thời gian
Có nhiều cách để phân chia thời gian. Kỹ thuật phân chia thời gian phù hợp sẽ phụ thuộc vào loại công việc bạn cần hoàn thành. Các loại phân chia thời gian phổ biến là:
Phân chia thời gian ⏳
Bạn đã bao giờ bắt đầu làm một việc gì đó, nhưng rồi lại bị cuốn vào công việc và khi ngẩng đầu lên thì đã vài giờ trôi qua, không biết thời gian đã trôi đi đâu? Nếu có, hãy thử phân chia thời gian.
Được giới thiệu lần đầu tiên như một kỹ thuật quản lý thời gian cho phát triển phần mềm nhanh, timeboxing hiện là phương pháp phân chia thời gian phổ biến trong giới nhân viên tri thức. Phương pháp này giúp tránh lãng phí thời gian bằng cách giới hạn thời gian dành cho một công việc cụ thể.
Mỗi khối thời gian cụ thể được gọi là 'timebox' và có thể có phạm vi từ vài giờ đến vài ngày. Nó có thời gian bắt đầu và kết thúc cụ thể; khi kết thúc timebox, bạn phải dừng việc đang làm, bất kể tiến độ (hoặc sự thiếu tiến độ).
Sprint phát triển phần mềm là một ví dụ về phân chia thời gian trong công việc. Mỗi sprint có các mục tiêu và cột mốc cụ thể, cùng với ngày bắt đầu và kết thúc được xác định cho các công việc cụ thể. Bất kỳ công việc nào bạn không thể hoàn thành trước khi kết thúc sprint phải được chuyển sang sprint tiếp theo.
Elon Musk lên lịch cả ngày của mình thành các khối thời gian 5 phút. Mọi thứ, và chúng tôi muốn nói là mọi thứ, đều được phân bổ thời gian trên lịch.
Ngày theo chủ đề 📅
Phương pháp năng suất này cho phép bạn tránh chuyển đổi bối cảnh bằng cách lên lịch các công việc tương tự cùng nhau. Sự khác biệt nằm ở loại công việc — kỹ thuật này hiệu quả khi các công việc có thể được chia thành ba đến năm nhóm lớn, mỗi nhóm có thể chiếm khoảng một ngày làm việc.
Ví dụ: nếu bạn điều hành một kênh truyền thông xã hội, blog hoặc vlog, bạn có thể thực hiện phân chia thời gian bằng cách chia tuần làm việc của mình thành các ngày theo chủ đề:
- Monday: Nghiên cứu
- Thứ Ba: Tạo nội dung
- Thứ Tư: Chỉnh sửa và xuất bản nội dung
- Thứ Năm: Cuộc họp và tiếp cận
- Thứ Sáu: Phân tích và tối ưu hóa SEO
Dưới đây là Kristi DaSilva, Giám đốc điều hành của DaSilva Life và tư vấn viên của ClickUp, chia sẻ cách cô ấy tạo các khối thời gian hàng tuần và theo dõi chúng trong ClickUp.
Tôi thích lập bản đồ trực quan các công việc chính của mình trong chế độ xem bảng để có cái nhìn tổng quan về khối lượng công việc hàng tuần. Mặc dù tôi sử dụng chế độ xem "Tất cả" để xem tất cả các công việc của mình trong tuần, nhưng tôi thích lập bản đồ các chủ đề chính trong Khối thời gian hàng tuần vào mỗi Chủ nhật để chuẩn bị cho tuần tiếp theo.
Tôi thích vẽ bản đồ trực quan các công việc chính của mình trong chế độ xem bảng để có cái nhìn tổng quan về khối lượng công việc hàng tuần. Mặc dù tôi sử dụng chế độ xem "Tất cả" để xem tất cả các công việc của mình trong tuần, nhưng tôi thích vẽ bản đồ các chủ đề chính trong Khối thời gian hàng tuần vào mỗi Chủ nhật để chuẩn bị cho tuần tiếp theo.
Jack Dorsey, đồng sáng lập Twitter (nay là X) và CEO của Square, cũng sử dụng các ngày theo chủ đề để quản lý thời gian và duy trì năng suất.
Vào thứ Hai, tại cả hai công ty, tôi tập trung vào quản lý và điều hành công ty… Thứ Ba tập trung vào sản phẩm. Thứ Tư tập trung vào tiếp thị, truyền thông và tăng trưởng. Thứ Năm tập trung vào các nhà phát triển và quan hệ đối tác. Thứ Sáu tập trung vào công ty, văn hóa và tuyển dụng. Thứ Bảy tôi nghỉ, đi leo núi. Chủ nhật là ngày để suy ngẫm, phản hồi, lập chiến lược và chuẩn bị cho tuần mới.
Vào thứ Hai, tại cả hai công ty, tôi tập trung vào quản lý và điều hành công ty… Thứ Ba tập trung vào sản phẩm. Thứ Tư tập trung vào tiếp thị, truyền thông và tăng trưởng. Thứ Năm tập trung vào các nhà phát triển và quan hệ đối tác. Thứ Sáu tập trung vào công ty, văn hóa và tuyển dụng. Thứ Bảy tôi nghỉ, đi leo núi. Chủ nhật là ngày để suy ngẫm, phản hồi, lập chiến lược và chuẩn bị cho tuần mới.
Gộp công việc 📚
Bạn có một số công việc nhỏ cùng loại cần hoàn thành trong ngày hoặc trong tuần không? Trong trường hợp này, việc phân lô công việc có thể hữu ích.
Gộp công việc là một kỹ thuật năng suất trong đó bạn 'gộp' các công việc tương tự lại với nhau, giảm tải trọng nhận thức. Tùy thuộc vào khối lượng công việc, bạn có thể phân chia vài giờ mỗi tuần cho mỗi loại công việc.
Ví dụ, nếu bạn làm công việc bán hàng, bạn có thể tạo các nhóm công việc như sau:
- Viết và gửi email
- Thực hiện các cuộc gọi theo dõi
- Cập nhật CRM
- Lập hóa đơn
- Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh
- Cuộc họp nhóm
Marc Andreessen, đồng sáng lập và đối tác chung của Andreessen Horowitz, cũng tin tưởng vào việc phân chia thời gian để tăng năng suất. Cách tiếp cận của ông kết hợp việc phân chia công việc theo chủ đề với các ngày theo chủ đề, với thứ Hai và thứ Sáu dành cho công việc hợp tác.
Hiện tại, một ngày bình thường của tôi là theo lịch rất chặt chẽ. Tôi cố gắng sắp xếp một ngày càng "theo chương trình" càng tốt.
Hiện tại, một ngày bình thường của tôi là theo lịch rất chặt chẽ. Tôi cố gắng sắp xếp một ngày càng "theo chương trình" càng tốt.
Muốn biết thêm? Dưới đây là những gì chúng tôi đã viết trước đó về việc phân chia công việc thành các đợt.
Phương pháp Pomodoro 🍅
Bạn cần một cách đơn giản nhưng hiệu quả để sắp xếp công việc hàng ngày để cải thiện năng suất hoặc ngừng trì hoãn? Hãy thử phương pháp Pomodoro.
Được đặt tên theo chiếc đồng hồ hình quả cà chua ('Pomodoro' là từ tiếng Ý nghĩa là cà chua) được sử dụng bởi người tạo ra nó, Francesco Cirillo, kỹ thuật Pomodoro bao gồm công việc tập trung trong khoảng thời gian cố định, sau đó là thời gian nghỉ ngơi. Mỗi phiên làm việc như vậy được gọi là 'Pomodoro'. Cách làm việc này giúp chúng ta duy trì sự tập trung và cải thiện khả năng tập trung.
Diễn viên nổi tiếng Tom Hanks đã dựa vào phương pháp Pomodoro để duy trì năng suất khi viết cuốn sách đầu tay của mình, "The Making of Another Major Motion Picture Masterpiece" (Sự ra đời của một kiệt tác điện ảnh lớn khác)
Muốn tìm hiểu thêm? Chúng tôi đã viết về phương pháp Pomodoro tại đây.
Cách bắt đầu phân chia thời gian trong lịch trình của bạn
Mặc dù bạn có thể bắt đầu phân chia thời gian bằng một cuốn sổ kế hoạch hàng ngày đơn giản, nhưng một ứng dụng quản lý công việc có tính năng quản lý thời gian sẽ hiệu quả hơn.
Một nền tảng như ClickUp giúp việc phân chia thời gian trở nên dễ dàng hơn; bạn có thể thêm, chỉnh sửa và xem các khối thời gian của mình một cách dễ dàng. Ngoài ra, việc có mọi thứ trong cùng một nền tảng giúp giảm thiểu việc chuyển đổi bối cảnh. 🚀
Đánh giá mọi việc bạn phải hoàn thành
Đầu tiên, hãy bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả những việc cần làm. Có một số cách khác nhau mà bạn có thể thực hiện.
Với danh sách việc cần làm trong ClickUp, bạn có thể tạo danh sách trực tuyến các mục hành động của mình và truy cập từ mọi nơi. Thêm định dạng, màu sắc và liên kết vào danh sách để bổ sung thêm chi tiết. Nếu đây là những công việc bạn thường xuyên làm, bạn thậm chí có thể tạo mẫu từ danh sách kiểm tra đã lưu.
Cần thông tin chi tiết hơn? Tài liệu ClickUp và Notepad ClickUp đều hữu ích cho mục đích này. Tạo danh sách việc cần làm, thêm chi tiết và thông tin bổ sung như hình ảnh và liên kết. Bạn cũng có thể gắn thẻ đồng nghiệp bằng cách thêm họ vào phần bình luận trong tài liệu.
Dù bạn chọn phương pháp nào, ClickUp cũng cho phép bạn tạo nhiệm vụ trực tiếp từ danh sách việc cần làm trong cả ba, để bạn có thể xem chúng trực tiếp trong Nhiệm vụ ClickUp.
Đặt ưu tiên của bạn
Xếp hạng ưu tiên hiệu quả và quyết liệt là bí quyết để hoàn thành công việc, đặc biệt là khi thời gian eo hẹp và bạn có hàng triệu việc cần làm trong danh sách công việc.
Sau khi tạo nhiệm vụ từ danh sách việc cần làm, hãy sử dụng Ưu tiên nhiệm vụ trong ClickUp để đánh dấu từng nhiệm vụ là khẩn cấp hoặc đánh dấu chúng là nhiệm vụ ưu tiên cao, trung bình hoặc thấp. Điều này đảm bảo bạn sẽ giải quyết những việc quan trọng nhất trước tiên.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Kéo các nhiệm vụ ưu tiên cao nhất của bạn vào khay nhiệm vụ ClickUp để không bao giờ bỏ sót chúng.
Phân bổ thời gian cho tất cả các nhiệm vụ của bạn
Mặc dù việc đặt ưu tiên là rất quan trọng, nhưng bạn cũng cần biết mình cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành các công việc cần làm. ClickUp cũng giúp bạn làm điều này.
Ước lượng thời gian trong ClickUp cho phép bạn thêm thời lượng ước lượng cho mỗi công việc và chia nhỏ thời lượng đó cho các công việc con khác nhau. Tổng hợp các thời lượng này lại, bạn có thể ước lượng tổng thời lượng của một dự án. Chỉ cần thả các công việc vào chế độ xem Lịch để hình dung lịch trình của bạn.
Với Mẫu phân chia thời gian hàng ngày của ClickUp, bạn có thể lập kế hoạch lịch trình trong ngày để đạt năng suất tối đa. Nó giúp bạn:
- Ưu tiên các công việc quan trọng nhất và lên lịch cho chúng trong giờ làm việc năng suất cao nhất của bạn
- Giữ đúng tiến độ bằng cách cung cấp một cấu trúc rõ ràng và tránh các yếu tố gây xao lãng
- Tránh tình trạng kiệt sức bằng cách ước lượng thời gian để hiểu những gì có thể hoàn thành mỗi ngày
Mẫu này cũng bao gồm Bảng trắng giúp bạn dễ dàng quyết định các ưu tiên bằng cách chia mọi công việc thành bốn nhóm: việc cần làm, việc cần giao, việc cần lên lịch và việc cần xóa.
Các nhóm cũng có thể sử dụng Mẫu lịch trình hàng giờ của ClickUp để tận dụng tối đa thời gian trong ngày.
Đọc thêm: Phương pháp Eisenhower để sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên
Tạo các khối thời gian cho tất cả các công việc được ưu tiên
Lập danh sách và sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc, đồng thời thêm thời gian ước lượng cho chúng sẽ giúp bạn có cách tiếp cận công việc có cấu trúc hơn. Bước tiếp theo là thực sự tạo các khối thời gian trên lịch của bạn. Các mẫu phân chia thời gian trong ClickUp có thể giúp bạn thực hiện tất cả những việc này.
Nếu bạn sử dụng Lịch Google cho công việc, bạn có thể sử dụng nó để lên lịch các khối thời gian của mình. Nó cho phép bạn dễ dàng chặn thời gian cho các cuộc hẹn, công việc và sự kiện, đồng thời mã hóa màu sắc theo sở thích của bạn.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tích hợp ClickUp với Lịch Google để có tất cả các khối thời gian, nhiệm vụ đã lên lịch và cuộc họp của bạn ở một nơi.
Phân tích và tối ưu hóa
Bây giờ bạn đã sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các việc cần làm và phân chia thời gian cho từng việc trong lịch phân chia thời gian, bạn có thể sử dụng các chế độ xem khác nhau trong ClickUp để hiển thị các công việc theo cách bạn muốn.
Ví dụ: bạn có thể theo dõi tiến độ theo trạng thái công việc trong bảng Kanban hoặc lọc và sắp xếp chúng để tổ chức trong Chế độ xem danh sách.
Nếu bạn đang quản lý một nhóm, Chế độ xem Khối lượng công việc sẽ giúp bạn hình dung lịch trình của từng thành viên trong nhóm và đảm bảo không ai bị làm việc quá sức.
Bảng điều khiển ClickUp là một cách dễ dàng để phân tích tiến độ và kết quả của bạn. Theo dõi tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ của bản thân và nhóm, trực quan hóa bảng chấm công và thời gian dành cho các nhiệm vụ, xem trạng thái nhiệm vụ và hơn thế nữa.
Bạn cũng có thể hỏi AI bất kỳ câu hỏi nào và ClickUp Brain sẽ tìm kiếm dữ liệu trong mọi bảng điều khiển của Không gian Làm việc để trả lời ngay lập tức.
Dưới đây là chia sẻ của một khách hàng ClickUp về cách họ tăng gấp đôi năng suất tại công ty nhờ ClickUp.
Sử dụng ClickUp đã giúp chúng tôi lập kế hoạch tốt hơn, giao hàng nhanh hơn và cấu trúc nhóm hiệu quả hơn, và nhóm sản xuất của chúng tôi đã tăng gấp đôi kích thước kể từ khi tôi gia nhập công ty! Điều đó sẽ không thể thực hiện được nếu chúng tôi không có một cấu trúc vững chắc để phân bổ nguồn lực và quản lý dự án.
Sử dụng ClickUp đã giúp chúng tôi lập kế hoạch tốt hơn, giao hàng nhanh hơn và cấu trúc nhóm hiệu quả hơn, và nhóm sản xuất của chúng tôi đã tăng gấp đôi kích thước kể từ khi tôi gia nhập công ty! Điều đó sẽ không thể thực hiện được nếu chúng tôi không có một cấu trúc vững chắc để phân bổ nguồn lực và quản lý dự án.
Những sai lầm cần tránh khi phân chia thời gian và các phương pháp hay nhất
Dưới đây là một số lỗi thường gặp khi phân chia thời gian và cách tránh chúng:
Đánh giá quá cao năng suất
Nếu không có dữ liệu tham chiếu, bạn sẽ dễ có những kỳ vọng không thực tế về dòng thời gian của công việc. Điều này có thể dẫn đến căng thẳng vì không hoàn thành công việc đúng hạn, công việc không hoàn thành hoặc kết quả không như mong đợi.
🌟Giải pháp: Hãy nhớ tính đến các yếu tố gây chậm trễ do các sự gián đoạn thường gặp như cuộc họp, cuộc gọi điện thoại, email, v.v. Ngoài ra, hãy thêm thời gian thiết lập và/hoặc chuyển đổi vào ước lượng thời gian của bạn. Chấp nhận rằng sự chậm trễ có thể xảy ra và sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên để hoàn thành các công việc quan trọng nhất trước.
Cố gắng làm quá nhiều việc
Nếu không cẩn thận, bạn có thể lên lịch quá dày đặc. Đôi khi, bạn có thể lên lịch từng phút trong ngày mà không dành thời gian cho nghỉ ngơi. Tuy nhiên, việc dành thời gian cho bữa ăn, nghỉ ngơi và thậm chí suy nghĩ sáng tạo là vô cùng quan trọng.
🌟Giải pháp: Bao gồm không gian trong các khối thời gian của bạn cho mọi thứ, từ giờ nghỉ ngơi, ăn uống đến đi lại. Một khoảng thời gian dự phòng giữa các công việc đã lên lịch cũng có thể giúp bạn không lấp đầy lịch của mình quá nhiều.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Các mẫu quản lý lịch trình công việc từ ClickUp có thể giúp bạn tránh tình trạng lên lịch quá dày
Mẫu phân chia thời gian trong ClickUp giúp bạn và nhóm của bạn:
- Lập kế hoạch lịch trình nhanh chóng và chính xác
- Hiểu mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc
- Sắp xếp các khối công việc một cách trực quan
Chế độ xem hàng tháng, hàng ngày và hàng tuần sẽ giúp bạn lập kế hoạch cho các thời lượng khác nhau và luôn đi đúng hướng. Các trạng thái tùy chỉnh như Hủy, Hoàn thành, Đang tiến hành và Việc cần làm giúp bạn thông báo tiến độ cho tất cả các bên liên quan.
Thiếu kỹ năng ưu tiên công việc
Phân chia thời gian sẽ không hiệu quả nếu bạn không sắp xếp thời gian theo thứ tự ưu tiên một cách chính xác. Nếu không sắp xếp thứ tự ưu tiên hợp lý, bạn có nguy cơ bỏ lỡ các công việc quan trọng. Ngoài ra, bạn có thể tạo ra những sự chậm trễ không lường trước được nếu không xác định được các công việc phụ thuộc lẫn nhau.
🌟Giải pháp: Sử dụng một công cụ như ClickUp để xác định các phụ thuộc và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ một cách hiệu quả, đảm bảo bạn hoàn thành các nhiệm vụ ưu tiên cao trước tiên. Dành những giờ làm việc hiệu quả nhất cho công việc chuyên sâu và các nhiệm vụ quan trọng, và dành những hoạt động ít quan trọng hơn cho những giai đoạn ít năng lượng trong ngày.
Không thích nghi
Để phân chia thời gian thành công, bạn phải theo dõi hiệu quả của nó và cải thiện phương pháp của mình khi cần thiết để tăng năng suất. Nếu các ưu tiên thay đổi, các khối thời gian có thể cần được di chuyển hoặc bạn có thể thấy mình bị quá tải.
🌟Giải pháp: Dừng lại định kỳ để đánh giá các mẫu lịch trình của bạn và điều chỉnh nếu cần thiết. Hãy cởi mở trong việc điều chỉnh kích thước và mục đích của các khối thời gian để thích ứng với những thay đổi trong lịch trình của bạn. Các công cụ phân chia thời gian cho phép linh hoạt trong việc lập lịch trình là lựa chọn phù hợp cho việc này.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Chỉ cần kéo và thả để điều chỉnh thời lượng và sự phụ thuộc của nhiệm vụ với Lịch ClickUp
Dưới đây là cách Kristi DaSilva quản lý lịch trình của mình trên nền tảng này.
Tôi có một thư mục có nhãn "Khối thời gian hàng ngày" chứa 3 danh sách, "Buổi sáng", "Buổi chiều" và "Buổi tối". Trong các danh sách này, tôi lập bản đồ từng giờ trong ngày để tối đa hóa năng suất của mình. Tôi chỉ định các khối thời gian khác nhau (30, 60 hoặc 90 phút) bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh. Tôi sẽ làm việc này vào tối hôm trước để chuẩn bị cho ngày hôm sau và tối đa hóa năng suất của mình bằng cách có một kế hoạch vững chắc.
Tôi có một thư mục có nhãn "Khối thời gian hàng ngày" chứa 3 Danh sách, "Buổi sáng", "Buổi chiều" và "Buổi tối". Trong các danh sách này, tôi lập bản đồ từng giờ trong ngày để tối đa hóa năng suất của mình. Tôi chỉ định các khối thời gian khác nhau (30, 60 hoặc 90 phút) bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh. Tôi sẽ làm việc này vào tối hôm trước để chuẩn bị cho ngày hôm sau và tối đa hóa năng suất của mình bằng cách có một kế hoạch vững chắc.
⭐️ Phần thưởng: Xem video của ClickUp về phân chia thời gian!
Dễ dàng đạt năng suất với ClickUp
Quản lý thời gian và lịch trình công việc hiệu quả là chìa khóa để duy trì năng suất và không bị kiệt sức. Hãy thử tạo các khối thời gian bằng các kỹ thuật khác nhau mà chúng tôi đã đề xuất để tìm ra phương pháp phù hợp nhất với bạn.
Các nền tảng quản lý năng suất và công việc như ClickUp hỗ trợ bạn thực hiện các kỹ thuật quản lý thời gian đã chọn, đồng thời cung cấp các công cụ bổ sung để giúp bạn quản lý công việc tốt hơn.
Hãy thử ClickUp và xem nó có thể giúp bạn tiết kiệm bao nhiêu giờ mỗi tuần!
Đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí ngay hôm nay.