Cách đây không lâu, Hy Lạp đã gây chấn động khi triển khai tuần làm việc sáu ngày "hướng tới tăng trưởng". Điều này cho phép các nhà tuyển dụng trong một số ngành cụ thể yêu cầu nhân viên làm thêm một ngày với mức lương tăng 40% so với mức lương hàng ngày.
Đồng thời, Đức và Bỉ quyết định đi theo con đường ngược lại, áp dụng tuần làm việc bốn ngày nhằm cải thiện năng suất và mang lại sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống cho người lao động.
Tuy nhiên, Hà Lan đã giành huy chương vàng về sự hài hòa giữa công việc và cuộc sống. Theo dữ liệu của chính phủ, người lao động Hà Lan làm việc trung bình chỉ 29 giờ mỗi tuần — tuần làm việc ngắn nhất thế giới. (Chúng ta có thể chuyển đến đó ngay bây giờ không?)
Trong những năm gần đây, cuộc tranh luận toàn cầu về cách tăng năng suất tại nơi làm việc đang trở nên sôi nổi, với các quốc gia thử nghiệm nhiều biện pháp khác nhau.
Nhưng nếu tăng năng suất của nhóm không cần phải có lịch trình khắc nghiệt thì sao? Thay vào đó, bí quyết có thể nằm ở một vài chiến lược đã được chứng minh từ một trưởng nhóm hiệu quả và các công cụ quản lý công việc phù hợp.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Tôn trọng sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống: Khuyến khích nghỉ phép và lịch làm việc linh hoạt để giữ cho nhóm của bạn luôn tươi mới, có động lực và năng suất cao
- Hiểu và tăng năng suất của nhóm: Làm việc nhóm hiệu quả phụ thuộc vào mục tiêu rõ ràng, sự hợp tác, giao tiếp và quản lý công việc hiệu quả
- Tôn vinh công việc chất lượng: Công nhận đóng góp của nhân viên để nâng cao tinh thần và củng cố văn hóa biết ơn
- Tạo môi trường làm việc lành mạnh: Ngăn ngừa tình trạng kiệt sức bằng khối lượng công việc thực tế, động lực tích cực và sự tin tưởng lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm; điều này ảnh hưởng tích cực đến năng suất của nhóm và giúp cải thiện hiệu suất của nhóm
- Tận dụng công nghệ: Sử dụng ClickUp để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, theo dõi tiến độ và hợp lý hóa quy trình làm việc để đạt hiệu quả cao hơn
- Đặt mục tiêu và trách nhiệm rõ ràng: Xác định các mục tiêu có thể thực hiện được, phân công công việc công bằng và đảm bảo cân bằng khối lượng công việc trong toàn nhóm
- Áp dụng phương pháp dựa trên dữ liệu: Sử dụng tính năng Báo cáo và Phân tích của ClickUp để theo dõi các chỉ số quan trọng như sự hài lòng của khách hàng, mức độ tham gia của nhân viên và hiệu suất của nhóm
- Khuyến khích hợp tác: Thúc đẩy giao tiếp cởi mở thông qua việc kiểm tra thường xuyên, các công cụ hợp tác và văn hóa nhóm hòa nhập; điều này giúp tạo ra môi trường làm việc tích cực
- Đầu tư vào đào tạo: Cung cấp cơ hội phát triển kỹ năng bằng cách sử dụng ClickUp Clips và các mẫu để trao quyền cho các thành viên trong nhóm và nâng cao hiệu suất
- Đưa ra phản hồi mang tính xây dựng: Đưa ra phản hồi cân bằng cùng với các mục tiêu có thể thực hiện được để hướng dẫn cải tiến và duy trì tinh thần trong các cuộc họp nhóm
Hiểu về năng suất của nhóm
Hãy bắt đầu với câu hỏi lớn: năng suất nhóm có nghĩa là gì?
Nói một cách đơn giản nhất, năng suất nhóm là mức độ hiệu quả mà một nhóm cá nhân làm việc cùng nhau để đạt được các mục tiêu của công ty trong một khung thời gian nhất định.
Tuy nhiên, không phải mọi thứ đều suôn sẻ và dễ dàng như biểu đồ Gantt. Năng suất phụ thuộc vào sự kết hợp tinh tế giữa hợp tác, giao tiếp, phân công công việc và quản lý thời gian (nếu không làm được điều này, năng suất của nhóm sẽ thấp)
Về cơ bản, năng suất được đo lường bằng cách so sánh chất lượng và số lượng đầu ra với các nguồn lực (như thời gian và nỗ lực) đã bỏ ra.
📌 Ví dụ: Một nhóm tiếp thị được giao nhiệm vụ ra mắt một chiến dịch sản phẩm. Nếu họ hoàn thành đúng thời hạn, không vượt quá ngân sách và vẫn thực hiện được một chiến dịch sáng tạo, đáng được lan truyền, đó là năng suất của nhóm. Nhưng nếu một nửa nhóm đang tranh giành để cập nhật thông tin trong khi nửa còn lại chìm ngập trong những email không liên quan... thì kết quả sẽ không được như mong đợi.
Đọc thêm: 10 cách để làm việc hiệu quả hơn
Các yếu tố ảnh hưởng đến năng suất của nhóm
Không có gì bí mật khi nói rằng hợp tác giúp tăng năng suất. 70% nhà tuyển dụng trên toàn cầu xếp giao tiếp là kỹ năng hàng đầu mà họ tìm kiếm ở các ứng viên tiềm năng.
Nếu nhóm của bạn gặp khó khăn trong giao tiếp, một công cụ hợp tác minh bạch như ClickUp có thể giúp tăng năng suất.
Với các tính năng như Gán nhận xét trong ClickUp, bạn có thể gắn thẻ đồng nghiệp trực tiếp vào các nhiệm vụ, tài liệu của dự án và hơn thế nữa. Điều này giúp giảm thiểu việc chuyển đổi bối cảnh và đảm bảo các cuộc hội thoại luôn liên quan đến nhiệm vụ.
Một vấn đề khác mà các nhóm phải đối mặt là các tài liệu bị ngắt kết nối, nền tảng phân tán và công nghệ không đồng bộ. Một giải pháp là tập trung mọi thứ vào một nơi.
Đây là lý do tại sao ClickUp Chat tập trung mọi thứ — công việc, tài liệu, ý tưởng và cuộc hội thoại — vào một nơi. Không còn các chủ đề Slack rải rác hay email bị mất tích nữa.
💡 Mẹo chuyên nghiệp tối ưu: Thúc đẩy sự thân thiện trong nhóm!
Đừng quên yếu tố con người. Động lực tích cực trong nhóm có thể biến một nhóm tốt thành một nhóm tuyệt vời. Dưới đây là cách thực hiện:
- Niềm tin: Khi các thành viên trong nhóm tin tưởng lẫn nhau, sự hợp tác trong nhóm sẽ phát triển mạnh mẽ. Không có sự nghi ngờ, không có sự kìm hãm ý tưởng
- Giải quyết xung đột: Xung đột là điều không thể tránh khỏi, nhưng giải quyết chúng một cách xây dựng có thể dẫn đến những quyết định mạnh mẽ hơn
- Mục tiêu chung: Các mục tiêu rõ ràng, chung nhất kết nối nhóm và giúp mọi người tập trung
- An toàn tâm lý: Cảm thấy an toàn khi chia sẻ ý kiến mà không sợ bị đánh giá sẽ dẫn đến khả năng giải quyết vấn đề và đổi mới tốt hơn. Phá băng bằng các hoạt động xây dựng nhóm hoặc chỉ cần dành thời gian để ghi nhận thành công của nhau
Chiến lược cải thiện năng suất của nhóm
Năng suất không chỉ là hoàn thành công việc, mà còn là cách bạn làm việc cùng nhau.
🌻 Hãy nhớ: Năng suất tăng = nhân viên hạnh phúc hơn = khách hàng hài lòng hơn.
Tuy nhiên, phần khó nhất là tìm ra cách để đạt được điều đó. Để đơn giản hóa mọi thứ, hãy thử áp dụng những chiến lược thực tiễn sau đây.
Chiến lược 1: Tôn vinh công việc chất lượng
Sự công nhận không chỉ là điều tốt đẹp—nó là điều cần thiết. Thực tế, theo một cuộc khảo sát, 46% nhân viên đã rời bỏ công việc vì cảm thấy không được đánh giá cao.
Đánh giá cao nỗ lực của nhân viên bao gồm việc tạo ra một văn hóa nơi mọi người đều cảm thấy được trân trọng. Hãy nhớ: Phản hồi tích cực cũng quan trọng không kém so với những lời phê bình mang tính xây dựng.
Nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu, ClickUp có thể hướng dẫn bạn.
Sử dụng ClickUp Goals để đặt mục tiêu dự án rõ ràng, trực quan hóa dòng thời gian và theo dõi tiến độ thời gian thực để khuyến khích trách nhiệm giải trình. Nó cung cấp cơ hội để ăn mừng khi đạt được các cột mốc quan trọng.
Nhân tiện, ClickUp Milestones giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ hoàn thành công việc và đóng góp của từng cá nhân. Theo dõi những người có thành tích xuất sắc sẽ giúp bạn kịp thời ghi nhận công lao của họ.
Chiến lược 2: Tạo môi trường làm việc lành mạnh
Không có công thức kỳ diệu nào để tạo ra văn hóa công ty tuyệt vời. Khóa học là đối xử với nhân viên của bạn như bạn muốn được đối xử.
Không có công thức kỳ diệu nào để tạo ra văn hóa công ty tuyệt vời. Khóa là đối xử với nhân viên của bạn như bạn muốn được đối xử.
Môi trường làm việc lành mạnh là yếu tố cần thiết để phát triển kỹ năng của nhóm và giữ chân nhân tài hàng đầu.
Điều này không có nghĩa là bạn cần một văn phòng thời thượng với ghế bean bag và kombucha sẵn sàng phục vụ. Hãy suy nghĩ đơn giản hơn, như cài đặt các mục tiêu thực tế để tránh tình trạng kiệt sức và duy trì năng suất của nhóm.
Đọc thêm: 10 yếu tố ảnh hưởng đến năng suất trong công việc
Chiến lược 3: Xây dựng môi trường làm việc an toàn về mặt tâm lý
An toàn tâm lý thường là nền tảng của năng suất nhóm. Khi nhân viên cảm thấy an toàn để lên tiếng, đề xuất ý tưởng hoặc thậm chí thừa nhận sai lầm mà không sợ bị phán xét, điều kỳ diệu sẽ xảy ra.
Trong một nghiên cứu về các nhóm làm việc hiệu quả cao, an toàn tâm lý được xếp hạng là yếu tố số 1 góp phần vào thành công. Các nhóm thúc đẩy sự tin tưởng và cởi mở có giao tiếp tốt hơn, sự tham gia cao hơn và, tất nhiên, ít sai sót hơn.
Nhưng làm thế nào để tạo ra một môi trường như vậy? Hãy bắt đầu bằng cách bình thường hóa sự dễ bị tổn thương. Hãy thừa nhận sai lầm của bản thân với tư cách là người lãnh đạo để khuyến khích những người khác làm theo.
📌 Ví dụ: Hãy tưởng tượng một dự án đang bị trễ hạn. Thay vì đổ lỗi cho nhau, hãy khuyến khích nhóm thảo luận cởi mở về những trở ngại. Có thể một thành viên trong nhóm cần hỗ trợ, hoặc phạm vi công việc đã bị đánh giá thấp. Giải pháp sẽ xuất hiện nhanh hơn khi mọi người tin tưởng lẫn nhau.
Đối với các nhóm làm việc từ xa, hãy sử dụng biểu mẫu phản hồi để cho phép nhân viên chia sẻ phản hồi ẩn danh nếu họ không thoải mái khi làm việc này trực tiếp.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thường xuyên hỏi nhóm của bạn, "Chúng ta có thể làm gì tốt hơn?" Bạn sẽ ngạc nhiên về những hiểu biết và sự tham gia mà câu hỏi đơn giản này mang lại.
Chiến lược 4: Tận dụng công nghệ để nâng cao năng suất
Năng suất là điểm giao nhau giữa đầu vào, phản hồi và đầu ra. Để duy trì luồng công việc trơn tru, điều quan trọng là phải nắm rõ tất cả các yếu tố này. ClickUp có thể hỗ trợ bạn bằng cách tự động hóa nhiều công việc thủ công.
Tính năng Tự động hóa của ClickUp cho phép bạn tùy chỉnh các hành động tẻ nhạt, lặp đi lặp lại (và thường có giá trị thấp) theo ý muốn.
Bạn cần ưu tiên của một công việc được tự động cập nhật khi nó được giao? Hoặc trạng thái thay đổi khi được gắn thẻ? Tự động hóa sẽ đảm bảo việc đó được hoàn thành.
Nếu bạn cảm thấy bối rối ở bất kỳ bước nào, ClickUp sẽ hỗ trợ bạn với ClickUp AI và hàng nghìn mẫu có sẵn.
- ClickUp Brain dự đoán các công việc và tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách sử dụng trí tuệ nhân tạo để hiểu hành vi của người dùng và nhu cầu của dự án. Nó cung cấp khả năng tự động lập lịch và xếp hạng công việc, giúp giảm đáng kể thời gian lập kế hoạch và giúp bạn tập trung vào các công việc quan trọng
Đọc thêm: Cách sử dụng AI để tăng năng suất (Các trường hợp sử dụng & Công cụ)
- Các mẫu như Sử dụng ClickUp để tăng năng suất là lựa chọn hoàn hảo để cân bằng công việc và cuộc sống cá nhân — một thách thức mà nhiều người trong chúng ta đều biết rõ
Đọc thêm: 10 công cụ phần mềm theo dõi năng suất nhân viên trong năm 2024
Chiến lược 5: Quản lý mục tiêu và trách nhiệm của nhóm
Đây là một thực tế đáng suy ngẫm: gần 43% công nhân ở Mỹ cho biết họ cảm thấy căng thẳng hoặc áp lực trong ngày làm việc. Đối với những người có mức độ an toàn tâm lý thấp hơn, con số này tăng vọt lên 61%. Thật đáng sợ!
Nhưng căng thẳng không nhất thiết phải là người bạn đồng hành thường xuyên. Một chút quản lý chủ động, đặc biệt là trong việc cài đặt mục tiêu và phân công trách nhiệm, có thể giảm căng thẳng và cải thiện năng suất của nhóm.
Và chúng tôi làm việc đó như thế nào? Bằng cách cài đặt các mục tiêu rõ ràng, có thể đạt được, mà mọi người đều hiểu và có thể cùng nhau nỗ lực để đạt được.
Trước đó, chúng ta đã thảo luận về cách ClickUp hoạt động trong một tình huống như vậy, nhưng hãy xem xét ví dụ sau để hiểu rõ hơn.
📌 Ví dụ:
- Mục tiêu: Tăng điểm hài lòng của khách hàng cho một cửa hàng bán lẻ trực tuyến.
- Tăng điểm hài lòng của khách hàng cho một cửa hàng bán lẻ trực tuyến.
- Mục tiêu: Giảm thời gian phản hồi trung bình từ bốn giờ xuống hai giờ trong vòng năm tháng. Tăng chỉ số NPS (Net Promoter Score) từ 25 lên 50 trong vòng bảy tháng.
- Giảm thời gian phản hồi trung bình từ bốn giờ xuống còn hai giờ trong vòng năm tháng.
- Nâng cao Chỉ số Khuyến nghị Nets (NPS) từ 25 lên 50 trong vòng bảy tháng.
- Tăng điểm hài lòng của khách hàng cho một cửa hàng bán lẻ trực tuyến.
- Giảm thời gian phản hồi trung bình từ bốn giờ xuống còn hai giờ trong vòng năm tháng.
- Nâng cao Chỉ số Khuyến nghị Nets (NPS) từ 25 lên 50 trong vòng bảy tháng.
Khi mục tiêu đã được đặt ra, hãy chia nhỏ thành các giai đoạn và nhóm các công việc trong mỗi giai đoạn để có một lộ trình rõ ràng. Sau đó, chia sẻ và phân công công việc.
Tiếp theo là bước quan trọng nhất trong quản lý khối lượng công việc.
Điều quan trọng là đảm bảo khối lượng công việc được cân bằng.
Đây là nơi chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp phát huy tác dụng. Nó phân tích sức chứa của nhóm bạn:
- Xem mỗi thành viên trong nhóm có bao nhiêu thời gian rảnh
- Hình dung khối lượng công việc theo ngày, tuần hoặc tháng
- Điều chỉnh nhiệm vụ để đảm bảo không ai bị quá tải
Như vậy, bạn có thể đảm bảo rằng không ai cảm thấy mình đang gánh vác cả thế giới trong khi những người khác chỉ ngồi yên.
Đọc thêm: Cách lập kế hoạch và thực hiện Sprint hiệu quả
Chiến lược 6: Cách tiếp cận năng suất dựa trên dữ liệu
Cách tiếp cận dựa trên dữ liệu cho bạn bức tranh rõ ràng về những điểm mạnh của nhóm, những điểm cần cải thiện và cách tối ưu hóa hiệu suất của nhóm trên toàn bảng.
Bắt đầu bằng việc kiểm tra thường xuyên với nhóm của bạn — điều này rất quan trọng để hiểu liệu họ đang đạt, vượt hay không đạt chỉ tiêu hiệu suất
Ví dụ, một đội ngũ hỗ trợ khách hàng có thể tập trung vào:
- Điểm hài lòng của khách hàng (CSAT): Khách hàng của bạn hài lòng với dịch vụ như thế nào?
- Thời gian trả lời đầu tiên (FRT): Truy vấn được xử lý nhanh như thế nào?
- Điểm nỗ lực của khách hàng (CES): Khách hàng có thể giải quyết vấn đề của họ dễ dàng đến mức nào?
Các công cụ như ClickUp giúp loại bỏ sự phỏng đoán trong việc theo dõi và phân tích năng suất. Sử dụng nó để theo dõi tiến độ bằng các mục tiêu số, tiền tệ, đúng/sai hoặc dựa trên nhiệm vụ.
Bảng điều khiển có thể tùy chỉnh của ClickUp rất tiện lợi để theo dõi tiến độ và rút ra những hiểu biết sâu sắc.
Bạn có thể điều chỉnh chúng để phù hợp với phong cách của tổ chức mình, chẳng hạn như màu sắc thương hiệu, logo, v.v. Ngoài ra, Chế độ xem tùy chỉnh của ClickUp mang đến sự linh hoạt: chuyển đổi giữa Danh sách, Biểu đồ Gantt, Bảng Kanban hoặc bất kỳ chế độ nào phù hợp với phong cách của bạn.
📌 Ví dụ: Hãy xem bảng điều khiển hoạt động kỹ thuật phần mềm. Đây là một công cụ tuyệt vời để nắm bắt thông tin chi tiết về tất cả các hoạt động phát triển của bạn trong thời gian thực. Bạn có thể theo dõi các chỉ số khác nhau, bao gồm tốc độ sprint, tỷ lệ burn-up và burn-down, thời gian dẫn, thời gian chu kỳ và biểu đồ luồng tích lũy. Khả năng hiển thị này giúp trưởng nhóm và các thành viên làm việc hiệu quả hơn.
Với ClickUp, chúng tôi đã tạo ra các bảng điều khiển để khách hàng có thể theo dõi hiệu suất, tình trạng sử dụng và các dự án trong thời gian thực. Nó thu hẹp khoảng cách giữa các khách hàng trên các lục địa, giúp họ cảm thấy kết nối với nhóm của mình.
Với ClickUp, chúng tôi đã tạo ra các bảng điều khiển để khách hàng có thể theo dõi hiệu suất, tình trạng đặt phòng và các dự án trong thời gian thực. Nó thu hẹp khoảng cách giữa các khách hàng trên các lục địa, giúp họ cảm thấy kết nối với nhóm của mình.
Tiếp theo, Mẫu báo cáo năng suất cá nhân của ClickUp là công cụ hữu ích để theo dõi kết quả làm việc của nhóm. Mẫu này được thiết kế để ghi lại dữ liệu hiệu suất và theo dõi xu hướng theo thời gian, giúp bạn đảm bảo mọi người luôn đi đúng hướng, ngay cả trong thế giới đầy phiền nhiễu ngày nay.
Để xem chi tiết đóng góp của nhóm, tính năng Theo dõi thời gian dự án của ClickUp giúp bạn dễ dàng ghi lại số giờ làm việc.
Với bảng chấm công tự động, các nhóm có thể theo dõi thời gian chính xác, giảm lỗi và có được thông tin chi tiết về tiến độ dự án và khối lượng công việc theo thời gian thực
Đọc thêm: 12 mẫu năng suất miễn phí trong Excel & ClickUp
Chiến lược 7: Cung cấp cơ hội cố vấn trong nhóm
Một chương trình cố vấn được thiết kế tốt có thể thay đổi động lực của nhóm. Cố vấn giúp người được cố vấn vượt qua thách thức, đồng thời bản thân họ cũng nâng cao kỹ năng lãnh đạo — một cơ hội phát triển lẫn nhau.
Xác định mục tiêu rõ ràng cho quá trình cố vấn, chẳng hạn như cải thiện các kỹ năng cụ thể hoặc hiểu rõ vai trò mới.
Mặc dù các phiên họp chính thức rất hữu ích, nhưng các điểm tiếp xúc không chính thức — như trò chuyện nhanh trong giờ uống cà phê hoặc thảo luận bình thường trong giờ nghỉ — đôi khi có thể mang lại hiệu quả hơn. Ví dụ như kết nối không chính thức giữa một nhà thiết kế sản phẩm với một giám đốc bán hàng để trao đổi ý kiến về nhu cầu của khách hàng và cải thiện sự phù hợp giữa sản phẩm và thị trường.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Khuyến khích chương trình cố vấn ngược! Ghép các nhân viên cấp cao với các thành viên mới trong nhóm để trao đổi ý tưởng và quan điểm mới mẻ. Điều này giúp nhân viên cấp cao cập nhật các công cụ và xu hướng mới, đồng thời giúp nhân viên cấp dưới phát triển sự tự tin và kỹ năng lãnh đạo. Đây là con đường hai chiều dẫn đến sự phát triển!
Chiến lược 8: Khuyến khích hợp tác và giao tiếp
Môi trường hợp tác cho phép nhân viên chia sẻ kiến thức và tìm kiếm sự giúp đỡ từ đồng nghiệp.
Nhưng thành thật mà nói, để mọi người cởi mở trò chuyện, cần nhiều hơn là những công cụ phù hợp. Văn hóa công ty tích cực đóng vai trò rất lớn trong việc tạo ra bầu không khí thúc đẩy giao tiếp cởi mở và tinh thần đồng đội.
Lấy ClickUp Docs làm ví dụ.
Đây không chỉ là những trang tĩnh, mà là những tài liệu sống động, nơi các thành viên trong nhóm có thể chỉnh sửa, bình luận và cộng tác trong thời gian thực. Không còn phải lo lắng liệu bạn đang làm việc trên phiên bản mới nhất hay không — mọi thứ luôn được đồng bộ, giúp mọi người cùng ở trên cùng một trang (theo nghĩa đen).
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đối với các nhóm thích giao tiếp không đồng bộ, các bình luận theo chủ đề trong nhiệm vụ của ClickUp giúp việc phản hồi và cập nhật trở nên dễ dàng.
Và khi đến giờ họp, bạn có thể sử dụng ClickUp để đảm bảo không bao giờ bỏ lỡ cuộc họp nào. Chế độ xem Lịch cho phép bạn quản lý các nhiệm vụ cùng với lịch họp và đồng bộ hóa chúng với Lịch Google, để bạn luôn cập nhật thông tin.
Chiến lược 9: Ưu tiên tính bao gồm và đa dạng trong kế hoạch của nhóm
Các nhóm hòa nhập không chỉ hoạt động hiệu quả hơn mà còn sáng tạo hơn.
Một báo cáo của McKinsey cho thấy các công ty có sự đa dạng về sắc tộc có khả năng vượt trội hơn 36% về mặt tài chính so với các công ty không ưu tiên tính bao gồm.
Tuy nhiên, tính bao gồm không chỉ là đánh dấu vào ô; mà là tạo ra một môi trường nơi mọi ý kiến đều được quan tâm. Hãy bắt đầu bằng cách tích cực thu hút các thành viên ít được đại diện trong nhóm tham gia vào quá trình ra quyết định và lập kế hoạch.
📌 Ví dụ: Giả sử bạn đang lên kế hoạch ra mắt sản phẩm. Hãy đảm bảo rằng các nhóm tiếp thị, thiết kế và kỹ thuật đều đóng góp quan điểm của mình. Bạn sẽ phát hiện ra những thông tin chi tiết có thể bị bỏ qua, chẳng hạn như đảm bảo tất cả người dùng đều có thể truy cập các tính năng của sản phẩm.
Chiến lược 10: Cơ hội đào tạo và phát triển
Giữ cho các nhóm luôn có thách thức và hài lòng là công thức để thành công.
Nếu bạn đã làm việc trong môi trường doanh nghiệp một thời gian, bạn sẽ hiểu rằng nhân viên không chỉ muốn đi làm và về nhà—họ muốn phát triển, học hỏi và thăng tiến trong sự nghiệp của mình.
Hơn nữa, việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới tốn kém hơn nhiều so với việc giữ chân và nâng cao kỹ năng cho nhân viên hiện tại. Vì vậy, đây là một tình huống đôi bên cùng có lợi.
Vấn đề duy nhất là những cuộc họp dài dằng dặc.
ClickUp Clips giải quyết vấn đề đó! Tính năng này cho phép bạn tạo bản ghi màn hình nhanh chóng, thêm lời bình luận và chia sẻ với nhóm của mình. Cần giải thích một quy trình hoặc cung cấp phản hồi? Hãy bỏ qua cuộc gọi 20 phút và gửi một video ngắn gọn thay thế.
Đọc thêm: 15 kỹ thuật quản lý thời gian để tăng năng suất của nhóm
Chiến lược 11: Phản hồi và cải tiến liên tục
Phản hồi là nguồn sống của một nhóm phát triển mạnh. Đó là cách bạn giúp các cá nhân phát triển, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và ăn mừng thành công.
Bí quyết là gì? Tạo sự cân bằng giữa các ghi chú tích cực và mang tính xây dựng.
Phản hồi mang tính xây dựng phải luôn đi kèm với các mục tiêu có thể thực hiện được — những điều cụ thể mà nhóm của bạn có thể hướng tới để cải thiện năng suất của nhân viên. Dù phản hồi có khó nghe đến đâu, nó cũng nên kết thúc bằng một ghi chú tích cực để giữ tinh thần của nhân viên.
Hãy sử dụng Mẫu Đánh giá Hiệu suất của ClickUp, công cụ hữu ích cho các phiên phản hồi có cấu trúc và hiệu quả. Mẫu thân thiện với người mới bắt đầu này cho phép bạn tổ chức tự đánh giá, đánh giá của quản lý và thảo luận hợp tác về sự nghiệp.
🧠 Bạn có biết: Nhân viên rất mong muốn nhận được phản hồi về hiệu suất để nâng cao kỹ năng và phát huy tiềm năng của mình? Trên thực tế, các nghiên cứu cho thấy 80% nhân viên nhận được phản hồi có ý nghĩa hàng tuần cho biết họ hoàn toàn tập trung vào công việc.
Đọc thêm: 10 mẹo để làm việc nhanh hơn và hoàn thành công việc với ClickUp
Chiến lược 12: Quản lý khối lượng công việc thực tế
Khi nói đến năng suất, nhiều hơn không phải lúc nào cũng tốt hơn.
Giao tiếp với nhóm của bạn về khối lượng công việc của họ và điều chỉnh khi cần thiết có vẻ trái ngược với việc tăng năng suất, nhưng đó là cách làm thông minh hơn.
Khối lượng công việc thực tế giúp giảm thiểu lỗi và cho phép các thành viên trong nhóm hỗ trợ lẫn nhau khi cần thiết.
Mẫu Khối lượng công việc của nhân viên của ClickUp giúp theo dõi khối lượng công việc. Tuy nhiên, nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện hơn, đây là một gợi ý:
Hãy tưởng tượng bạn đang quản lý việc ra mắt một chiến dịch tiếp thị với nhiều phần khác nhau như thiết kế, tạo/lập nội dung và lên lịch quảng cáo.
Sử dụng chế độ xem Dòng thời gian của ClickUp, bạn có thể nhóm các công việc theo người được giao để đảm bảo nhà thiết kế đồ họa không bị quá tải với nhiều thời hạn trong cùng một ngày.
Đọc thêm: 15 chỉ số năng suất để tăng hiệu suất của nhóm bạn
Trong khi đó, nếu bạn đang giám sát một dự án xây dựng với thời hạn chặt chẽ, Chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp sẽ giúp bạn theo dõi các công việc phụ thuộc lẫn nhau, chẳng hạn như đảm bảo công việc nền móng được hoàn thành trước khi bắt đầu dựng khung. Biểu đồ Gantt động sẽ tính toán lại lịch trình và đường dẫn quan trọng nếu xảy ra sự chậm trễ.
Đọc thêm: Mở khóa tương lai của năng suất với ClickUp
Chiến lược 13: Xây dựng niềm tin và sự độc lập
Niềm tin là chất keo gắn kết các nhóm với nhau.
Theo nghiên cứu, nhân viên tin tưởng những nhà lãnh đạo thể hiện sự giao tiếp rõ ràng, tự tin vào tương lai và cam kết thực sự hỗ trợ những thay đổi tích cực.
Để xây dựng lòng tin, hãy bắt đầu từ cấp cao nhất. Đào tạo các nhà quản lý để giao tiếp minh bạch, đưa ra quyết định cân nhắc và dẫn dắt bằng ví dụ. Lòng tin là thứ dễ lan truyền — khi nhân viên thấy các nhà lãnh đạo của họ thể hiện những đặc điểm này, nó sẽ lan tỏa đến các thành viên khác trong nhóm.
Đồng thời, các tính năng của ClickUp, như phân công nhiệm vụ với thời hạn và kỳ vọng rõ ràng, giúp nhân viên quản lý trách nhiệm của mình mà không cần phải liên tục báo cáo.
Chiến lược 14: Cài đặt các quy tắc giao tiếp rõ ràng cho các nhóm làm việc từ xa
Các nhóm làm việc từ xa phát triển nhờ sự rõ ràng — hoặc sụp đổ nếu thiếu sự rõ ràng. Cài đặt các quy tắc giao tiếp giúp quản lý kỳ vọng trong các nhóm làm việc hiệu quả và giúp cải thiện năng suất của mỗi cá nhân.
Bạn có thể bắt đầu cải thiện năng suất của nhóm bằng cách thiết lập:
- Các kênh liên lạc ưa thích (ví dụ: ClickUp Chat cho các câu hỏi nhanh, email cho các cập nhật chi tiết)
- Kỳ vọng về thời gian phản hồi (ví dụ: trả lời trong vòng 24 giờ đối với các công việc không khẩn cấp)
- Quy tắc ứng xử trong cuộc họp (ví dụ: bật hoặc tắt camera, chia sẻ trước các tài liệu cần đọc)
Chiến lược 15: Tổ chức các cuộc họp đứng
Không ai muốn làm việc với một người quản lý quá chi tiết, nhưng hãy thành thật—một người quản lý vắng mặt cũng không tốt hơn là bao.
Các cuộc họp định kỳ tạo ra sự cân bằng hoàn hảo, cung cấp một không gian nhất quán để nhân viên chia sẻ thông tin cập nhật về dự án, ăn mừng thành công hoặc giải quyết các thách thức liên quan đến công việc với quản lý của họ.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Luôn đặt ra chương trình làm việc trước. Cho dù là thảo luận về các trở ngại trong công việc hay xem xét các mục tiêu của nhóm, việc cho nhóm biết chương trình làm việc sẽ giúp mọi người chuẩn bị sẵn sàng và cuộc họp diễn ra hiệu quả.
Chiến lược 16: Tôn trọng giờ làm việc và thời gian nghỉ ngơi
Nếu nhóm của bạn dán mắt vào email hoặc tin nhắn 24/7, họ không phải đang thư giãn mà chỉ đang làm thêm giờ miễn phí. Và đó là vé một chiều đến thành phố Burnout.
Khuyến khích nhóm của bạn ngừng làm việc trong thời gian nghỉ phép hoặc ngoài giờ làm việc không phải là sự nương tay, mà là sự thông minh. Một nhóm được nghỉ ngơi đầy đủ sẽ làm việc hiệu quả, hoàn thành công việc nhanh hơn và ít sai sót hơn.
🧠 Bạn có biết? Một nghiên cứu gần đây cho thấy sự mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống không chỉ ảnh hưởng đến công việc mà còn ảnh hưởng đến cuộc sống cá nhân, với 48,8% người được hỏi cho biết mối quan hệ gia đình bị hủy hoại và 37,8% phải đối mặt với các vấn đề về sức khỏe thể chất, tinh thần và tâm lý.
Rome không được xây dựng trong một ngày, nhưng ClickUp giúp bạn đạt được điều đó chỉ trong một đêm
Nhà văn Latin Publilius Syrus từng nói: "Làm hai việc cùng một lúc là không làm được việc nào cả. "
Lời khuyên sáng suốt, đặc biệt là trong thế giới ngày nay, nơi mọi người luôn bị ám ảnh bởi việc làm nhiều việc cùng một lúc. Đó là lý do tại sao ClickUp xử lý các công việc thủ công, giúp nhóm của bạn tập trung vào những việc thực sự quan trọng.
Hãy học hỏi từ các doanh nghiệp như Yoga International và Pressed Juices, những nhóm phần mềm đã tăng 50% và 30% năng suất nhóm mà không cần mở rộng quy mô nhóm.
Với các tính năng như Tự động hóa để xử lý các quy trình công việc lặp đi lặp lại và Bảng điều khiển tùy chỉnh để tập trung dữ liệu và theo dõi tiến độ trong thời gian thực, ClickUp đảm bảo thời gian của nhóm bạn được dành cho công việc có tác động.
Sẵn sàng thay đổi cách thức làm việc của nhóm bạn? Tạo tài khoản miễn phí trên ClickUp ngay hôm nay!