Trong thế giới kinh doanh năng động ngày nay, sự hợp tác trong nhóm đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thành công. Nó thúc đẩy sự đổi mới, nuôi dưỡng sự đa dạng trong giải quyết vấn đề và khuyến khích chia sẻ kiến thức và kỹ năng.
Tại ClickUp, chúng tôi tin rằng làm việc nhóm không chỉ là làm việc cùng nhau, mà là sử dụng các thế mạnh khác nhau của từng thành viên trong nhóm để đạt được mục tiêu chung. Trong blog này, chúng tôi sẽ đi sâu vào các sắc thái của sự hợp tác nhóm, khám phá tác động của nó đối với năng suất và cung cấp những hiểu biết sâu sắc để tối ưu hóa nỗ lực hợp tác của bạn.
Cho dù bạn là một công ty mới thành lập hay một tổ chức lâu đời, hiểu được tầm quan trọng của sự hợp tác trong nhóm có thể mang lại cho bạn lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ.
Hãy bắt đầu ngay!
Hợp tác nhóm là gì?
Sự hợp tác nhóm thành công xảy ra khi các nhóm gồm hai người trở lên làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung. Quá trình này đòi hỏi mức độ giao tiếp, tin tưởng và tôn trọng cao giữa các thành viên trong nhóm. Và khi được thực hiện đúng, nó sẽ mang lại những kết quả đáng kinh ngạc.
Lợi ích của sự hợp tác nhóm hiệu quả
Một cuộc khảo sát của Đại học Queens cho thấy 75% nhân viên cho rằng hợp tác là yếu tố thiết yếu trong môi trường làm việc. Tuy nhiên, chỉ khoảng 39% nhân viên tin rằng công ty của họ không đủ hợp tác.
Khi mọi người làm việc cùng nhau, họ chia sẻ ý tưởng và đưa ra giải pháp nhanh hơn. Điều này giúp các nhóm giải quyết vấn đề một cách sáng tạo và tạo ra công việc chất lượng cao hơn.
Sự hợp tác thành công trong nhóm cũng giúp các thành viên trong nhóm cảm thấy gắn bó và cống hiến hơn cho công việc. Nếu bạn đã từng là thành viên của một nhóm, bạn sẽ biết rằng việc tạo động lực và tập trung vào mục tiêu chung sẽ dễ dàng hơn.
Và những lợi ích đáng kể nhất mà bạn sẽ thấy từ sự hợp tác nhóm hiệu quả bao gồm:
Tăng năng suất
Điều này quá dễ hiểu, phải không? Tuy nhiên, vẫn cần phải nhắc lại. Khi các thành viên trong nhóm có thể hợp tác với ít trở ngại hơn, họ sẽ hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Điều này cuối cùng sẽ dẫn đến mức năng suất cao hơn cho toàn bộ nhóm.
Giao tiếp hiệu quả hơn
Hợp tác nhóm đảm bảo mọi người tham gia đều có chung quan điểm. Mọi sự sai lệch trong dự án đều được xử lý nhanh chóng và bạn sẽ ít gặp phải những hiểu lầm làm chậm kết quả.
Tăng tính linh hoạt
Các công cụ và phần mềm hợp tác có thể giúp các thành viên trong nhóm có thể làm việc từ mọi nơi, mọi lúc, từ đó mang lại kết quả là lịch trình linh hoạt hơn cho các thành viên trong nhóm để hợp tác không đồng bộ hoặc theo thời gian thực.
Khám phá các công cụ làm việc không đồng bộ này!
Quyết định tốt hơn
Ai lại không muốn đưa ra những quyết định tốt hơn?
Khi các thành viên trong nhóm hợp tác hiệu quả hơn, họ sẽ thống nhất các quan điểm, kỹ năng và dữ liệu khác nhau để đưa ra quyết định tốt hơn, dẫn đến kết quả tốt hơn.
Danh sách những lợi ích từ sự hợp tác thực sự trong nhóm là rất dài. Tuy nhiên, một khía cạnh quan trọng để đảm bảo sự hợp tác trong nhóm là trang bị cho mỗi thành viên trong nhóm những công cụ phù hợp để thành công.
Các loại hợp tác nhóm
- Cộng tác không đồng bộ : Loại cộng tác nhóm này là khi các thành viên làm việc trên các công việc khác nhau và giao tiếp vào các thời điểm khác nhau, qua email, hệ thống trò chuyện hoặc các nền tảng nhắn tin khác. Cộng tác không đồng bộ có thể giúp đạt được kết quả hiệu quả hơn đồng thời cho phép linh hoạt hơn để phù hợp với các lịch trình công việc khác nhau.
- Cộng tác đồng bộ: Cộng tác đồng bộ là khi các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau trong thời gian thực và giao tiếp trực tiếp ảo. Điều này yêu cầu mọi người phải trực tuyến cùng lúc để thảo luận các chủ đề, chia sẻ ý tưởng hoặc hoàn thành một dự án. Loại hình cộng tác này cho phép ra quyết định hiệu quả hơn và cũng có thể giúp xây dựng mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm.
- Hợp tác liên chức năng: Hợp tác liên chức năng là sự hợp tác giữa các thành viên nhóm từ các bộ phận khác nhau trong tổ chức để đạt được một mục tiêu. Loại hình hợp tác này cho phép sử dụng các quan điểm và kỹ năng khác nhau, từ đó dẫn đến các giải pháp sáng tạo và đổi mới hơn.
- Cộng tác song song: Cộng tác song song là khi hai hoặc nhiều nhóm làm việc trên các công việc có liên quan nhưng yêu cầu các kỹ năng riêng biệt hoặc có mục tiêu khác nhau. Loại cộng tác này có thể giúp phân chia khối lượng công việc và giúp các nhóm dễ dàng hoàn thành công việc hơn.
- Hợp tác kết hợp: Hợp tác kết hợp kết hợp các yếu tố từ hợp tác không đồng bộ và đồng bộ, cho phép các nhóm làm việc cùng nhau trong thời gian thực nhưng vẫn cho phép các thành viên tự do quản lý lịch trình của mình. Đây là phương pháp hiệu quả khi các nhóm cần hợp tác trong các công việc nhưng cũng cần linh hoạt về thời gian.
- Cộng tác ngoại tuyến: Cộng tác ngoại tuyến là khi các nhóm làm việc cùng nhau mà không sử dụng công nghệ, thay vào đó là dựa vào các cuộc họp và hội thảo thực tế để phát triển ý tưởng và tìm ra giải pháp. Loại hình cộng tác này có thể giúp tạo ra trải nghiệm tập thể cho nhóm đồng thời thúc đẩy mối quan hệ bền chặt giữa các thành viên.
10 Chiến lược hợp tác nhóm
1. Sử dụng phần mềm hợp tác nhóm
Bạn sẽ cần một công cụ hợp tác nhóm hàng đầu để thực sự nâng tầm. May mắn thay, ClickUp là công cụ để thực hiện điều đó. Hãy xem các tài nguyên và tính năng này để quản lý công việc nhóm của bạn.
Để bắt đầu, hãy xem hướng dẫn Bắt đầu hữu ích này, trong đó sẽ tóm tắt mọi thứ bạn cần biết về ClickUp.
Dưới đây là tóm tắt nhanh về các tính năng hợp tác chính của ClickUp:
- Phân cấp : Cách bạn tạo Không gian, Thư mục và Danh sách công việc là bước đầu tiên để thúc đẩy sự hợp tác trong nhóm
- Dự án và Danh sách công việc: Các nền tảng khác thiếu sự tổ chức cần thiết để hoàn thành công việc một cách xuất sắc. Tất nhiên, bạn có thể bắt đầu một cách thuận lợi, nhưng khi công việc tăng lên, mọi thứ sẽ trở nên mất kiểm soát. Dự án và Danh sách công việc mang đến cho bạn sự linh hoạt và kiểm soát cao hơn trong cách thực hiện công việc của mình
- Danh sách kiểm tra và mẫu: Không bao giờ bỏ sót một bước nào trong công việc và hoàn thành từng bước một. Điều này rất hiệu quả đối với các công việc có nhiều bước phải được thực hiện bởi nhiều người khác nhau trong nhóm của bạn. Bạn cũng có thể lưu danh sách kiểm tra dưới dạng mẫu để sử dụng lại nhiều lần
- Nhiều người được giao nhiệm vụ: Hợp tác có nghĩa là làm việc cùng nhau! Và đôi khi cần nhiều hơn một người để hoàn thành một nhiệm vụ. Với ClickUp, bạn luôn có thể giao nhiệm vụ cho nhiều người và thậm chí giao bình luận
- ClickUp Notepad: Ghi lại các nhắc nhở và mục hành động mà bạn muốn chia sẻ với người khác sau này
2. Xây dựng các nhóm đa chức năng
Thông thường, hầu hết các nhóm đều áp dụng phương pháp dây chuyền lắp ráp, trong đó mỗi nhân viên đóng góp vào công việc được giao trong dây chuyền sản xuất.
Nhưng còn một cách khác: Kết hợp các thành viên trong nhóm có các kỹ năng, tài năng và lãi suất khác nhau để họ có thể làm việc cùng nhau để tạo ra sản phẩm nhanh hơn.
Vẻ đẹp của các nhóm đa chức năng là họ có thể giải quyết một vấn đề cụ thể với hiệu quả cao hơn và ít bước hơn. Thêm tự động hóa vào hỗn hợp và các tính năng như Theo dõi mục tiêu trong ClickUp và bạn đã sẵn sàng bắt đầu cuộc đua.
3. Tập trung vào hiệu quả của nhóm
Thực tế, điều gì tạo nên một nhóm hiệu quả? Cho dù bạn nghĩ rằng đó là văn hóa hay cài đặt mục tiêu tốt hơn, đây là một số cách nhanh chóng để cải thiện hiệu quả của nhóm bạn:
- Gửi ghi chú động viên nếu có điều gì đó không diễn ra theo kế hoạch
- Chỉ ra những điểm tốt thay vì chỉ chỉ ra những thất bại của nhóm
- Lên lịch một phiên brainstorming để giải quyết vấn đề khó khăn đó
- Sử dụng công cụ quản lý dự án của bạn
- Tìm kiếm phản hồi từ các trưởng nhóm của bạn
- Đặt mục tiêu cá nhân và công việc rõ ràng
4. Tổ chức các cuộc họp tập trung
Chúng ta đều đã từng tham gia những cuộc họp dường như vô bổ và không có hồi kết. Thực tế, bạn có thể thậm chí không biết mục đích của cuộc họp là gì.
Điều này xảy ra thường xuyên hơn chúng ta mong muốn, làm suy giảm tinh thần và năng lượng của nhóm. Tóm lại: Đừng làm tiêu hao năng lượng của nhóm bằng những lời nói vô nghĩa. Tối ưu hóa các cuộc họp của bạn.
Tài nguyên liên quan:
- 12 mẹo về cách lập kế hoạch cuộc họp
- Quản lý các cuộc họp của bạn với ClickUp
- Cách sử dụng ClickUp cho chương trình làm việc
- Cách tổ chức cuộc họp khởi động hiệu quả
5. Ưu tiên truyền cảm hứng cho nhóm
Mặc dù nhóm của bạn có thể rất hào hứng hoàn thành các công việc trong danh sách và nhận phản hồi từ quản lý vào một ngày, nhưng họ có thể đến công việc với tâm trạng chán nản vào ngày hôm sau.
Bạn có thể làm gì? Cân nhắc sử dụng trò chơi hóa như một cách để duy trì động lực của các thành viên trong nhóm. Ví dụ: trao điểm karma cho các thành viên trong nhóm để họ có thể tích lũy và đổi lấy những phần thưởng xứng đáng.
Nếu bạn muốn tiến xa hơn, hãy tìm những cách sáng tạo để khuyến khích nghỉ ngơi nhằm giảm bớt tình trạng kiệt sức. Nhóm của bạn sẽ cảm ơn bạn và sẽ có đủ khả năng để hợp tác tốt hơn trong dài hạn.
6. Đặt ra các quy tắc nhóm để nâng cao hiệu suất làm việc của nhóm
Nhóm của bạn cần những tiêu chuẩn nào để tạo ra văn hóa hợp tác tốt hơn?
Lãnh đạo của bạn nên áp dụng những quy tắc tương tác nào với nhân viên? Các quy tắc của nhóm chỉ là bộ tiêu chuẩn đầu tiên về phép lịch sự tại nơi làm việc.
Không còn phải đoán mò về những gì cần thiết để thúc đẩy dự án giữa các thành viên trong nhóm khi mọi việc không diễn ra như mong đợi.
7. Sử dụng kết hợp các công cụ hợp tác nhóm phù hợp
Đừng bỏ lỡ hàng loạt công cụ phần mềm tuyệt vời được thiết kế đặc biệt để giúp công việc nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Để bắt đầu, danh sách các công cụ hợp tác này sẽ giúp bạn. Danh sách này chứa đầy đủ mọi thứ mà một nhóm hợp tác có thể cần. Ngay cả khi nhóm của bạn đã đi trước một bước, bạn chắc chắn sẽ tìm thấy thứ gì đó hữu ích.
Muốn biết thêm? Hãy tham khảo các công cụ kỹ thuật số và truyền thống sau đây để duy trì sự tổ chức.
Bonus: Những bộ phim hay nhất về tinh thần đồng đội
8. Thêm các mẫu có thể tái sử dụng vào quy trình làm việc của bạn
Nếu bạn yêu cầu nhóm của mình thực hiện các công việc tương tự mỗi ngày, mỗi tuần hoặc mỗi tháng, thì đã đến lúc lưu trữ các chi tiết, thông tin và danh sách kiểm tra trong một mẫu có thể tái sử dụng. May mắn thay, ClickUp có mẫu cho mọi loại trường hợp sử dụng!
Nâng cấp mẫu của bạn lên một bước nữa và kết nối các công việc của bạn với ngày đáo hạn định kỳ để nhận được nhắc nhở. Không còn nghi ngờ gì nữa, mẫu giúp tiết kiệm thời gian và giúp nhóm của bạn tránh được những công việc bận rộn không thể tránh khỏi khi hợp tác.
9. Cải thiện giao tiếp trong nhóm
Không bao giờ là quá muộn để chuẩn bị các cách giao tiếp hiệu quả hơn với nhóm của bạn.
Nếu không thực hiện các chiến lược giao tiếp hiệu quả hơn, bạn chắc chắn sẽ phải đối mặt với các vấn đề ảnh hưởng đến các lĩnh vực công việc khác:
- Không đáp ứng thời hạn
- Bỏ lỡ công việc
- Yêu cầu thêm thời gian
- Yêu cầu nghỉ phép
Hãy cân nhắc việc tổ chức các cuộc họp thường xuyên với cả nhóm cũng như các cuộc họp riêng với từng thành viên. Đây là cách để bạn luôn nắm bắt được tình hình từ góc độ cá nhân cũng như tập thể.
10. Xóa bỏ những rào cản lớn nhất
Sự cô lập là trở ngại lớn nhất của một nhóm hợp tác.
Trừ khi bạn muốn khuyến khích việc ra quyết định kém, giảm khả năng hiển thị dự án và làm cho công việc trở nên khó khăn hơn mức cần thiết, việc phá vỡ sự cô lập trong hợp tác nhóm là rất quan trọng để duy trì năng suất của nhóm.
Dưới đây là những việc bạn cần làm:
- Đặt mục tiêu chung và hiển thị rõ ràng cho mọi thành viên trong nhóm của bạn
- Mẫu quy trình và hệ thống được sử dụng liên tục
- Duy trì trách nhiệm trong toàn nhóm về việc chia sẻ tiến độ và dữ liệu
- Hợp nhất tất cả dữ liệu dự án và lịch sử dự án của bạn trong một nền tảng dễ truy cập
- Khuyến khích hiển thị với các công cụ hướng đến nhóm
Công cụ hợp tác nhóm
Bước đầu tiên để tạo môi trường làm việc hợp tác? Đảm bảo bạn có các công cụ hợp tác phù hợp.
Dưới đây là một số công cụ không thể thiếu:
Công cụ quản lý dự án hợp tác: Một công cụ quản lý dự án như ClickUp giúp nhóm của bạn theo dõi các công việc, thời hạn và tiến độ trong khi tập trung mọi thứ họ cần để thúc đẩy dự án tiến lên.
Công cụ trò chuyện nhóm: Các công cụ trò chuyện như Slack rất cần thiết để giữ kết nối giữa các thành viên trong nhóm và tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp. Tuy nhiên, trưởng nhóm cũng có thể sử dụng các tính năng trò chuyện tích hợp sẵn mà nhiều công cụ như ClickUp cung cấp.
Công cụ chia sẻ tệp: Một công cụ chia sẻ tệp như Google Drive cho phép toàn bộ nhóm của bạn chia sẻ các tài liệu, hình ảnh và tệp quan trọng một cách nhanh chóng và dễ dàng. Đó là lý do tại sao ClickUp Docs là một tính năng tuyệt vời để tập trung tài liệu, phân công nhiệm vụ cho các tài liệu đó và dễ dàng chia sẻ với các thành viên trong nhóm của bạn.
Công cụ hội nghị truyền hình: Một công cụ hội nghị truyền hình như Zoom cho phép nhóm của bạn duy trì kết nối ngay cả khi họ làm việc từ xa và ở các múi giờ khác nhau.
Bảng trắng kỹ thuật số: Bảng trắng ClickUp trang bị cho các nhóm tất cả các công cụ hợp tác trực quan mà họ cần để động não, hoàn thiện dự án và đưa ra những ý tưởng tốt nhất.
Hợp tác tại chỗ và hợp tác từ xa
Hợp tác nhóm tại chỗ
Hợp tác tại chỗ khác với hợp tác từ xa, mặc dù mục tiêu cuối cùng vẫn giống nhau. Hãy xem xét một số mẹo giúp bạn nâng cao chất lượng các phiên hợp tác tại chỗ.
Loại bỏ các rào cản
Nếu mục tiêu của bạn là sự hợp tác tuyệt vời trong nhóm, bạn sẽ không thể đi xa nếu không dành thời gian để loại bỏ mọi trở ngại có thể cản đường. Điều này có nghĩa là bạn cần cung cấp cho nhóm của mình phần mềm hợp tác nhóm tốt nhất để họ có thể kết nối, chỉnh sửa, đặt câu hỏi và ghi lại ý tưởng.
Ví dụ, các tính năng giúp loại bỏ các trở ngại trong một công cụ hợp tác như ClickUp bao gồm:
- Công cụ tạo/lập tài liệu tích hợp để vạch ra các quy trình và dòng thời gian
- Nhắc nhở tự động để đảm bảo các nhóm giao tiếp đúng lịch trình
- Các tính năng theo dõi thời gian để có cái nhìn tổng quan về thời gian của nhóm bạn được sử dụng vào việc gì
- Công cụ tạo/lập biểu mẫu tùy chỉnh để thu thập và tổ chức ý tưởng
Xây dựng văn hóa hợp tác
Để tạo ra một môi trường làm việc thoải mái, mọi người cảm thấy thoải mái khi làm việc cùng nhau và chia sẻ ý tưởng, cần phải cài đặt một số quy tắc. Một cách để làm điều này là tổ chức các cuộc họp nhóm thường xuyên, trong đó những người ở vị trí lãnh đạo khuyến khích mọi người tham gia.
Bạn cũng có thể tạo kênh trò chuyện nhóm để mọi người có thể tự do đặt câu hỏi và chia sẻ ý tưởng vào thời gian rảnh rỗi.
Phần thưởng: Hoạt động xây dựng nhóm!
Tăng cường giao tiếp cởi mở
Điều này có vẻ như việc tạo ra một môi trường nơi mọi người cảm thấy thoải mái khi chia sẻ ý kiến ban đầu, ý tưởng, phản biện và nghi ngờ về bất kỳ vấn đề nào cần thảo luận.
Trò chuyện, tài liệu, phân công vai trò, công việc, lịch sử đánh dấu và biểu mẫu đều giúp cho quá trình giao tiếp diễn ra liên tục.
Cộng tác nhóm từ xa
Hợp tác tại chỗ là cách truyền thống để thúc đẩy dự án và đưa ra quyết định tốt hơn. Nhưng giờ đây, làm việc từ xa là tiêu chuẩn mới cho nhiều nhóm.
Đó là lý do tại sao việc tìm ra những cách đáng tin cậy để các nhóm làm việc từ xa giao tiếp hiệu quả như khi họ ở văn phòng trao đổi ý tưởng trực tiếp là rất quan trọng.
Dưới đây là cách khuyến khích các thành viên trong nhóm hợp tác hiệu quả.
Giúp mọi thành viên trong nhóm bắt kịp tiến độ
Khi mọi người đều nhận thức được mục tiêu của nhóm, họ sẽ có nhiều khả năng duy trì sự thống nhất và đạt được các cột mốc theo đúng tiến độ. Đảm bảo mọi người đều hiểu rõ bằng cách tổ chức các cuộc họp nhóm thường xuyên (tất nhiên là trực tuyến) và duy trì giao tiếp cởi mở.
Thúc đẩy tính minh bạch
Khuyến khích sự minh bạch bằng cách thiết lập một "máy làm mát nước" ảo, nơi các thành viên trong nhóm có thể trò chuyện một cách thoải mái. Hoặc tổ chức các cuộc họp thường xuyên để mọi người có thể chia sẻ công việc của mình thông qua trò chuyện trực tiếp trên Zoom.
Tốc độ là yếu tố quan trọng ở đây. Mặc dù bạn không cần phải làm nhóm của mình mệt mỏi với hàng tá cuộc họp Zoom, nhưng bạn có thể lên lịch một cuộc họp định kỳ vài tuần một lần để các nhóm có thể chia sẻ phản hồi một cách xây dựng.
Tập trung, tập trung, tập trung
Tài nguyên nhóm bị phân tán là điều tồi tệ nhất. Thông tin bị mất trong quá trình chuyển đổi và không thể hiển thị ở đâu cả. Nhưng có một số công cụ tuyệt vời như ClickUp giúp các nhóm làm việc từ xa kết nối với nhau và tập trung cả công cụ và tài nguyên mà các nhóm làm việc từ xa cần để thực hiện dự án.
Khuyến khích tương tác xã hội
Việc nhóm của bạn làm việc từ xa không có nghĩa là họ không thể giao lưu với nhau. Trên thực tế, giao tiếp xã hội có thể là một cách tuyệt vời để khuyến khích sự hợp tác.
Tổ chức giờ giải lao hoặc giờ uống cà phê ảo, hoặc thành lập câu lạc bộ sách ảo để các thành viên trong nhóm có thể thảo luận về những cuốn sách họ đang đọc.
Cùng nhau ăn mừng thành công
Khi nhóm của bạn đạt được mục tiêu, hãy nhớ ăn mừng cùng nhau. Điều này sẽ giúp các thành viên trong nhóm cảm thấy họ là một phần của một tập thể gắn kết, đồng thời khuyến khích họ hợp tác với nhau để đạt được thành công trong tương lai.
Khám phá thêm cách xây dựng tinh thần đồng đội hiệu quả!
ClickUp: Công cụ tốt nhất cho các nhóm hợp tác
Ai nói rằng hợp tác nhóm thành công là khó chắc hẳn là chưa đọc hướng dẫn này. Đùa thôi, phần lớn là vậy. Nhưng kết luận là: Hợp tác nhóm là điều khả thi và có thể mang lại năng suất cao. Đặc biệt là khi bạn có các công cụ phù hợp.
Đưa chiến lược hợp tác nhóm của bạn từ mức sơ khai lên tầm chuyên gia đẳng cấp thế giới với ClickUp!