Lãnh đạo một nhóm?
Có thể bạn dành nhiều thời gian để suy nghĩ về cách giao tiếp của mình hoặc liệu mình có giao tiếp tốt hay không. Điều đó không có gì đáng ngạc nhiên. Giao tiếp hiệu quả là nền tảng của một nhóm làm việc năng động và lành mạnh.
Các nghiên cứu đã nhấn mạnh tầm quan trọng của việc giao tiếp, bao gồm các phát hiện như:
- Các nhóm có kết nối tốt sẽ tăng 20-25% năng suất
- Các cuộc họp không hiệu quả do giao tiếp kém khiến các doanh nghiệp lớn của Mỹ thiệt hại hơn 100 triệu đô la mỗi năm
- Đến 97% nhân viên tin rằng cách họ giao tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của họ tại nơi làm việc
Để xây dựng một chiến lược giao tiếp hiệu quả trong môi trường làm việc, các nhà lãnh đạo cần hiểu rõ và xem xét các kỹ năng giao tiếp phù hợp với tình huống cụ thể. Mặc dù một số phương thức giao tiếp có thể dường như hiển nhiên, nhưng chi tiết nằm ở cách bạn áp dụng từng phương pháp và bắt đầu học cách đọc ngôn ngữ cơ thể.
Để giúp bạn điều chỉnh cách thức giao tiếp của nhóm, hãy xem xét 12 chiến lược giao tiếp mang lại nhiều lợi ích bất kể kích thước của nhóm bạn. 🚀
Tại sao các chiến lược giao tiếp lại quan trọng?
Mặc dù không cần phải là một chuyên gia để nhận ra tầm quan trọng của các chiến lược giao tiếp trong môi trường làm việc, nhưng những lợi ích mà chúng mang lại đáng để nhấn mạnh.
- Phân phối kiến thức cần thiết một cách hiệu quả hơn: Tạo các kênh giao tiếp cởi mở để giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc, chẳng hạn như các cuộc họp định kỳ, bản tin công ty và đánh giá hiệu suất sẽ trang bị cho nhân viên kiến thức cần thiết để hiểu vai trò của mình và cách quản lý trách nhiệm. Chiến lược giao tiếp cởi mở mang đến cho các nhóm cơ hội tốt hơn để đạt được các chỉ số KPI. 📈
- Khuyến khích giải quyết vấn đề hợp tác: Tạo môi trường hợp tác và giải quyết vấn đề trong nhóm tại nơi làm việc bằng cách khuyến khích nhân viên cùng nhau động não và tìm ra giải pháp. 🧠
- Chỉ tổ chức các cuộc họp hiệu quả và cần thiết: Một trong những biểu mẫu giao tiếp phổ biến nhất trong nhóm là thông qua cuộc họp. Tuy nhiên, các cuộc họp không cần thiết và không hiệu quả sẽ gây cản trở giao tiếp hiệu quả. Đó là lý do tại sao bạn chỉ nên tập trung vào các điểm thảo luận quan trọng, mà bạn cần phác thảo trước khi cuộc gọi hoặc cuộc họp bắt đầu. ⏰
- Khuyến khích sự thống nhất : Một vấn đề lớn đối với các nhóm làm việc từ xa là sự thiếu thống nhất do chênh lệch múi giờ. Kế hoạch giao tiếp của dự án phải xem xét các cách để củng cố mối quan hệ trong nhóm — cho dù đó là thành viên nhóm làm việc từ xa hay không — bằng cách thường xuyên thống nhất mọi người. 👯
- Xây dựng lòng tin và duy trì sự minh bạch: Minh bạch là chìa khóa của bất kỳ chiến lược giao tiếp nào khi quản lý một nhóm. Tạo môi trường lắng nghe tích cực để xây dựng lòng tin. 🤝
12 Chiến lược giao tiếp
Nếu không có giao tiếp rõ ràng trong nhóm, các dự án sẽ không thể hoàn thành và sự phát triển sẽ bị đình trệ. Đó là lý do tại sao việc hiểu và thực hiện các chiến lược giao tiếp phù hợp nhất với nhóm của bạn là rất quan trọng cho sự thành công của nhóm.
Hãy cùng tìm hiểu 12 chiến lược giao tiếp hàng đầu mà bạn có thể áp dụng ngay cho nhóm của mình:
1. Sử dụng nhiều hình thức giao tiếp
Nhóm của bạn nên có nhiều cách giao tiếp, bao gồm cuộc hội thoại trực tiếp, email, cuộc gọi điện thoại, cuộc gọi video và công cụ trò chuyện. Sử dụng nhiều phương pháp khác nhau giúp mọi thành viên trong nhóm có cùng thông tin và có quyền truy cập vào thông tin họ cần.
Ví dụ: nếu bạn sử dụng các giải pháp giao tiếp nhóm như ClickUp với khả năng gắn thẻ và đề cập đến các thành viên trong nhóm trong các nhiệm vụ, tài liệu, v.v., bạn sẽ giúp nhóm của mình giao tiếp trong khi làm việc. Điều này giúp giảm thiểu việc chuyển đổi bối cảnh, từ đó giúp quá trình hoàn thành công việc diễn ra suôn sẻ hơn.
2. Đặt ra các quy tắc cơ bản về giao tiếp
Đặt ra các hướng dẫn về cách thức và thời điểm các thành viên trong nhóm nên giao tiếp. Điều này có thể bao gồm thời gian phản hồi dự kiến, cách sử dụng các nền tảng giao tiếp khác nhau và những người nên được gửi email CC trong một số email nhất định. 📝
Điều này cũng áp dụng cho các cuộc họp, có thể nói là một trong những công việc chiếm phần lớn nguồn lực của nhóm bạn. Cân nhắc cài đặt các quy tắc cơ bản cho giao tiếp bằng lời nói và cách các thành viên nên giao tiếp trong cuộc họp (ví dụ: nêu chi tiết mọi kỳ vọng về công việc chuẩn bị trước).
3. Loại bỏ các rào cản giao tiếp
Đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều được tham gia vào vòng giao tiếp là điều khó khăn khi bạn không có các công cụ kỹ thuật số giúp việc này trở nên dễ dàng. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn đang làm việc với các nhóm hỗn hợp, nghĩa là một số thành viên làm việc từ xa và một số làm việc tại văn phòng.
Không ai được bỏ rơi trong cuộc hội thoại, đó là lý do tại sao giao tiếp tốt giúp loại bỏ sự cô lập. Chiến lược giao tiếp của bạn nên bao gồm một số lựa chọn công cụ giao tiếp tại nơi làm việc để bạn không bị phân tán với quá nhiều công cụ kinh doanh.
4. Có người điều phối chuyên trách
Chỉ định một người để điều phối quá trình giao tiếp và đảm bảo mọi người đều truyền đạt ý kiến của mình một cách kịp thời. Luôn cố gắng giữ cho các cuộc họp hiệu quả và tập trung vào công việc.
Nhưng nếu bạn muốn tiến thêm một bước, hãy giao trách nhiệm cho một thành viên trong nhóm để kiểm soát giao tiếp ngoài các cuộc họp. Một người điều phối được chỉ định sẽ giúp phân chia công việc và lấp đầy những khoảng trống.
5. Sử dụng công cụ hợp tác thời gian thực
Giao tiếp dễ dàng với nhiều công cụ dự án tích hợp sẵn trong Bảng trắng, hoàn hảo cho việc động não và trao đổi ý tưởng.
Các công cụ cộng tác thời gian thực, chẳng hạn như Bản đồ Tư duy ClickUp, Bảng trắng và Tài liệu, cung cấp một cách tuyệt vời để các nhóm giao tiếp với nhau và làm việc đồng thời trên các dự án.
Hãy coi Bảng trắng như một hộp cát, nơi các nhóm sử dụng các loại giao tiếp trực quan và bằng văn bản để chia sẻ và hoàn thiện ý tưởng. Phần hay nhất là các công cụ của Bảng trắng rất dễ sử dụng và có thể tùy chỉnh đủ để các nhóm tham khảo và chỉnh sửa khi cần.
6. Đặt mục tiêu rõ ràng cho nhóm
Có mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường được là điều cần thiết để các nhóm đi đúng hướng và đảm bảo rằng mọi người đều làm việc hướng tới cùng một mục tiêu. Tính năng Mục tiêu của ClickUp giúp bạn dễ dàng thiết lập, theo dõi và đạt được mục tiêu của nhóm với khả năng hiển thị cao.
Tạo các mục tiêu có thể theo dõi được kết nối với các công việc của bạn để bạn có thể đo lường mục tiêu và hình dung dòng thời gian. Về phong cách giao tiếp, nó sử dụng cả giao tiếp bằng văn bản và hình ảnh để giữ cho nhóm của bạn kết nối với các mục tiêu.
7. Khuyến khích giao tiếp hai chiều
Để giao tiếp hiệu quả, nó phải là một quá trình hai chiều. Khi người ta nói, "Hai người mới nhảy được điệu tango", điều đó cũng áp dụng cho giao tiếp trong môi trường làm việc. 💃
Khuyến khích các thành viên trong nhóm đặt câu hỏi và chia sẻ ý tưởng một cách cởi mở. Điều này giúp xây dựng một nhóm thống nhất hơn, làm việc dựa trên cùng ý tưởng và phản hồi.
8. Sử dụng ứng dụng chia sẻ màn hình
Các ứng dụng chia sẻ màn hình như công cụ Clip của ClickUp cực kỳ hữu ích cho các nhóm làm việc từ xa. Chúng cho phép các thành viên trong nhóm chia sẻ công việc của mình trong thời gian thực đồng thời đảm bảo mọi người đều thống nhất và có thể hợp tác với nhau.
Tất nhiên, cũng có những công cụ như Zoom cho phép các nhóm chia sẻ màn hình của họ trong thời gian thực. 💻
Vấn đề là tìm ra sự kết hợp giữa các công cụ nào có thể giải quyết mọi trục trặc trong quy trình làm việc của nhóm. Bằng cách này, việc chuyển giao thông tin trở nên dễ dàng và quản lý thay đổi diễn ra hiệu quả.
9. Phân chia các chủ đề phức tạp
Chia các chủ đề phức tạp thành các phần nhỏ hơn để dễ hiểu hơn. Điều này bao gồm phân tích các vấn đề thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn để bạn có thể tập trung vào một khía cạnh tại một thời điểm.
Các bản trình bày, tài liệu, mẫu, ma trận và các công cụ như Bảng trắng đều hữu ích trong việc phân chia các công việc phức tạp và dòng thời gian của dự án để không có bất kỳ sai sót nào xảy ra.
Một lợi ích của việc sử dụng các công cụ này là tất cả chúng đều giúp bạn có thể tham khảo các nỗ lực khắc phục sự cố, nhờ đó các nhóm luôn cập nhật thông tin kịp thời.
10. Tập trung nỗ lực giao tiếp
Tập trung, tập trung, tập trung. Thông thường, nỗ lực giao tiếp của nhóm bị lãng phí vì một vài lỗi trong quản lý nhóm. Điều này có thể xảy ra từ nhiều nguyên nhân khác nhau, chẳng hạn như:
- Hệ thống công nghệ rời rạc
- Không có khung tham chiếu về cách tiếp cận dự án
- Các tài liệu rời rạc tồn tại trên quá nhiều nền tảng riêng biệt
Khi giao tiếp được tập trung, các nhóm có thể theo dõi tốt hơn các cuộc hội thoại, công việc và dự án của họ trong một không gian. Điều này giúp giảm thiểu việc chuyển đổi công việc và bối cảnh, đồng thời giúp nhóm của bạn tập trung vào những việc quan trọng.
Điều quan trọng cần nhớ là các chiến lược giao tiếp, khi được sử dụng đúng cách, sẽ giúp các nhóm tiến độ công việc thay vì bị lạc vào các công việc quản lý. Một bước quan trọng để đạt được điều đó là tập trung hóa cách thức giao tiếp và chia sẻ thông tin.
11. Tổ chức các cuộc họp nhóm thường xuyên
Tổ chức các cuộc họp nhóm thường xuyên là một cách tuyệt vời để đảm bảo mọi người đều cập nhật công việc của mình và đồng bộ với nhau. Các cuộc họp nhóm cũng là cơ hội tuyệt vời để thảo luận cởi mở và hợp tác.
Bất kỳ điều gì không rõ ràng đều được làm rõ và các nhóm được phép nêu ra bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào. Các cuộc họp nhóm thường là bằng lời nói, nhưng bạn không nên quên thêm giao tiếp bằng hình ảnh và văn bản để truyền đạt ý kiến của mình.
12. Ưu tiên giao tiếp 1-1
Trưởng nhóm không nên quên ưu tiên giao tiếp trực tiếp. Để thu được lợi ích từ các cuộc họp này, bạn cần có kỹ năng giao tiếp tốt tại nơi làm việc.
Bắt đầu bằng cách lên lịch các cuộc họp thường xuyên với các thành viên trong nhóm để thảo luận về các chủ đề cụ thể. Sử dụng thời gian này để đưa ra phản hồi tích cực thường xuyên để các thành viên trong nhóm cảm thấy an toàn và được đánh giá cao. Tại đây, bạn sẽ bắt đầu học các dấu hiệu ngôn ngữ cơ thể và các hình thức giao tiếp không lời khác.
Các cuộc họp riêng cho từng thành viên giúp các thành viên trong nhóm có cơ hội đặt câu hỏi, chia sẻ ý tưởng và cập nhật các vấn đề. Tổ chức các cuộc họp này thường xuyên và đảm bảo đặt ra các quy tắc cơ bản về giao tiếp rõ ràng.
Nếu bạn cần trợ giúp để bắt đầu cuộc họp 1-1, bạn có thể sử dụng mẫu ClickUp để bắt đầu nhanh hơn! Dễ dàng thiết lập và theo dõi các cuộc họp 1-1 của bạn với mẫu ClickUp 1-1!
Các loại chiến lược giao tiếp
Nói chung, có bốn chiến lược giao tiếp cốt lõi cần xem xét khi làm việc với nhóm của bạn. Hãy xem xét chi tiết từng chiến lược giao tiếp để bạn biết chiến lược nào phù hợp nhất với tình huống hoặc vai trò của mình:
Giao tiếp bằng lời nói
Khi nhân viên sử dụng ngôn ngữ bằng lời nói để trao đổi thông tin, họ đang sử dụng giao tiếp bằng lời nói. Cho dù đó là cuộc hội thoại trực tiếp, thuyết trình hay cuộc họp Zoom, mục tiêu của bạn là giao tiếp hiệu quả thông qua các tương tác bằng lời nói.
Để có giao tiếp một đối một hiệu quả nhất, bạn cần xem xét kỹ năng giao tiếp bằng lời nói của mình, như giải thích ý tưởng một cách hiệu quả, đi thẳng vào vấn đề và giữ cho người nghe luôn tập trung.
Giao tiếp phi ngôn ngữ
Giao tiếp phi ngôn ngữ là khi nhân viên truyền đạt thông điệp mà không sử dụng lời nói. Điều này bao gồm ngôn ngữ cơ thể, biểu cảm khuôn mặt, cử chỉ hoặc thậm chí là ánh mắt. Trong tất cả các chiến lược giao tiếp, đây thường là yếu tố quan trọng nhất cần hiểu rõ.
Giao tiếp không lời cung cấp bối cảnh cho thông điệp bằng lời nói. Và cuối cùng, nó giúp bạn nắm bắt được các tín hiệu không lời từ nhân viên. Không phải ai cũng muốn giao tiếp trực tiếp qua cuộc hội thoại.
Với sự phát triển của giao tiếp trực tuyến, việc nhận biết ngôn ngữ cơ thể, giọng điệu và các tín hiệu phi ngôn ngữ khác trở nên khó khăn hơn nhiều so với khi giao tiếp trực tiếp.
Đó là lý do tại sao bạn nên bật camera khi tham gia cuộc gọi Zoom trong nhóm. Hiểu giao tiếp không lời là điều quan trọng trong giao tiếp từ xa vì nó giúp cung cấp bối cảnh và giảm thiểu rủi ro hiểu lầm.
Giao tiếp bằng văn bản
Email, bản ghi nhớ, bản tin, ghi chú và thậm chí cả các ký hiệu đều là những ví dụ hoàn hảo về giao tiếp bằng văn bản. Có rất nhiều yếu tố tạo nên một chiến lược giao tiếp hiệu quả chỉ thông qua văn bản — mọi thứ, từ từ ngữ bạn chọn, cấu trúc câu và cách tổ chức văn bản đều có ý nghĩa quan trọng khi giao tiếp bằng cách này.
Tại nơi làm việc, nhân viên trao đổi thông tin qua các tài liệu văn bản dưới nhiều biểu mẫu khác nhau. Loại hình giao tiếp này rất hữu ích vì cho phép lưu giữ bản ghi cuộc hội thoại vĩnh viễn để mọi người có thể dễ dàng tham khảo và xem lại.
Có một hệ thống cơ sở kiến thức duy nhất để làm việc giúp chia sẻ với nhiều đồng nghiệp dễ dàng hơn và loại bỏ khả năng hiểu sai. Chiến lược giao tiếp này cũng là một cách tuyệt vời để các nhà quản lý phân công công việc và trách nhiệm.
Thêm: Phần mềm giao tiếp nội bộ!
Giao tiếp bằng hình ảnh
Hình ảnh như sơ đồ, biểu đồ, video, ảnh chụp và nhiều hơn nữa được sử dụng để truyền tải thông điệp thông qua giao tiếp trực quan. Trong số các chiến lược giao tiếp hiệu quả nhất, chiến lược này rất hữu ích vì giúp phân tích các khái niệm phức tạp và làm cho chúng dễ hiểu hơn.
Hình ảnh — như Bảng trắng ClickUp — giúp bổ sung bối cảnh cho thông điệp, giúp dễ hiểu hơn. Đó là lý do tại sao sách tranh tồn tại. Ngoài ra, loại chiến lược giao tiếp này cho phép bạn giải thích các khái niệm phức tạp, đưa ra quyết định nhanh hơn, tăng sự tham gia trong các cuộc họp và dễ dàng tham khảo.
Sử dụng các chiến lược giao tiếp với nhóm của bạn trong ClickUp
Sử dụng các công cụ, chiến lược và phương pháp giao tiếp phù hợp sẽ giúp cải thiện giao tiếp và hợp tác trong nhóm. Mục tiêu là đảm bảo mọi người đều làm việc hướng tới cùng một mục tiêu và điều đó được thực hiện tốt nhất thông qua một chiến lược giao tiếp vững chắc.
Tốt hơn nữa, sử dụng các công cụ cộng tác thời gian thực để tập trung giao tiếp trong nhóm sẽ đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập vào thông tin họ cần. ClickUp cung cấp một phạm vi rộng các tính năng để thực hiện việc đó!
Sử dụng các công cụ cộng tác thời gian thực, tính năng theo dõi mục tiêu, phần mở rộng ghi lại màn hình và các mẫu cuộc họp của ClickUp để giúp các nhóm luôn thống nhất và duy trì năng suất.
Hãy hoàn thiện chiến lược giao tiếp của bạn với ClickUp! Bắt đầu miễn phí ngay hôm nay!