Là người quản lý dự án, công việc của bạn là lãnh đạo các nhóm, quản lý thời hạn và theo dõi chặt chẽ ngân sách. Tin tốt là giao tiếp hiệu quả trong nhóm có thể giúp công việc của bạn dễ dàng hơn rất nhiều và mang lại kết quả công việc tốt hơn.
Tuy nhiên, hầu hết những hiểu lầm trong công việc xảy ra do giao tiếp kém. Ở đâu đó, bằng cách nào đó, thông tin bị truyền tải sai lệch và nhóm của bạn dễ dàng bỏ lỡ công việc.
Không ai muốn điều đó xảy ra, đó là lý do tại sao các nhà quản lý dự án cần lập kế hoạch giao tiếp dự án bằng văn bản ngay từ khi bắt đầu bất kỳ dự án lớn nào. Điều này có vẻ như là một bước thêm, nhưng chiến lược này là điều bắt buộc để tránh nhầm lẫn, tăng sự gắn kết trong nhóm và cải thiện chất lượng công việc.
Nếu bạn chưa bao giờ lập một kế hoạch giao tiếp hiệu quả trước đây, đừng lo lắng. Hãy tham khảo hướng dẫn này để tìm hiểu kế hoạch giao tiếp dự án là gì, tại sao nó lại quan trọng và cách lập kế hoạch.
Chúng tôi thậm chí còn cung cấp một số ví dụ và mẫu kế hoạch giao tiếp dự án để giúp bạn triển khai chiến lược giao tiếp nhanh hơn.
Kế hoạch giao tiếp dự án là gì?
Kế hoạch giao tiếp dự án là tài liệu giải thích cách các bên liên quan trong dự án sẽ chia sẻ thông tin với nhau. Hãy coi nó như GPS trong hành trình dự án của bạn.
Đây là tài liệu chiến lược đóng vai trò như một bản thiết kế để đảm bảo thông tin đúng được truyền đạt đến đúng người vào đúng thời điểm, giúp mọi người luôn được cập nhật, đồng bộ và tích cực tham gia.
Kế hoạch giao tiếp có cấu trúc giúp hợp tác hiệu quả, giúp các bên liên quan đưa ra quyết định kịp thời, giải quyết vấn đề nhanh chóng và duy trì tính minh bạch. Nếu không có kế hoạch như vậy, dự án có thể gặp phải sự nhầm lẫn, chậm trễ và kỳ vọng không phù hợp.
Giao tiếp có thể nghe có vẻ như là điều hiển nhiên, nhưng thực tế thì không phải vậy.
Không ai dạy chúng ta cách giao tiếp, và viết ra rõ ràng sẽ giúp nhóm của bạn tránh được những sai lầm ngớ ngẩn, có thể phòng ngừa được.
Ví dụ: nếu một thành viên trong nhóm thích gửi tin nhắn qua Slack, nhưng thành viên khác lại thích gửi email nhanh, rất có thể một trong hai người sẽ bỏ lỡ thông tin cập nhật quan trọng từ người kia. Việc lập kế hoạch giao tiếp dự án trước khi bắt đầu công việc sẽ giúp mọi người thống nhất quan điểm và tạo ra các quy tắc đã được đồng ý về cách thức hợp tác trong tương lai.
Lợi ích của kế hoạch giao tiếp dự án hiệu quả
Tất nhiên, chất lượng công việc và dòng thời gian rất quan trọng, nhưng thành công của dự án thường phụ thuộc vào khả năng giao tiếp tốt. Ngược lại, giao tiếp kém sẽ dẫn đến phải làm lại, thất vọng và vượt ngân sách.
Nghe không thú vị lắm, phải không?
Kế hoạch giao tiếp dự án giúp nhóm của bạn tránh các vấn đề giao tiếp phổ biến, nhưng chúng còn giúp bạn đạt được nhiều hơn thế nữa.
Hợp lý hóa quy trình làm việc và dòng thời gian
Kế hoạch giao tiếp cung cấp hướng dẫn và kỳ vọng rõ ràng để mọi người biết việc cần làm. Điều này giúp hợp lý hóa quy trình làm việc và đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn.
Tăng cường sự hợp tác trong nhóm
Tạo điều kiện cho việc hợp tác nhóm tốt hơn bằng cách giúp mọi người hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình. Sự rõ ràng cũng thúc đẩy sự tham gia bằng cách giữ cho nhóm được thông báo về tiến độ và những thay đổi của dự án.
Ngăn chặn sự hiểu lầm
Sự hiểu lầm trong giao tiếp có thể biến một dự án tưởng chừng đơn giản thành một vở kịch bi hài của Shakespeare. Tuy nhiên, một kế hoạch giao tiếp dự án vững chắc sẽ giúp giảm thiểu đáng kể những hiểu lầm và nhầm lẫn, từ đó ngăn chặn sự chậm trễ và lỗi trong dự án khiến nhóm của bạn bị tụt hậu.
Xây dựng niềm tin
Giao tiếp là nền tảng của sự tin tưởng. Sự minh bạch trong dự án và giao tiếp cởi mở khiến mọi người cảm thấy mình là một phần của nhóm. Và khi các thành viên trong nhóm tin tưởng lẫn nhau, giao tiếp lành mạnh sẽ diễn ra một cách tự nhiên hơn.
Giảm thiểu xung đột
Là người quản lý dự án, bạn hiểu rõ dự án có thể căng thẳng như thế nào. Kế hoạch giao tiếp bao gồm một khung giải quyết xung đột sẵn có, để bạn có thể tham khảo khi giải quyết bất kỳ vấn đề nào phát sinh trong dự án.
Quản lý rủi ro
Trách nhiệm pháp lý và tài chính luôn là mối quan tâm hàng đầu. Rốt cuộc, không ai muốn nhận được thư từ bộ phận pháp lý. May mắn thay, các kế hoạch giao tiếp luôn đi đôi với quản lý rủi ro để xác định và khắc phục các vấn đề tiềm ẩn càng sớm càng tốt.
Cuối cùng, một kế hoạch truyền thông dự án được thực hiện tốt là điều bắt buộc để dự án thành công. Nếu bạn muốn mọi người cùng chèo thuyền về một hướng, kế hoạch truyền thông sẽ giúp mọi người thống nhất để cùng hướng tới các mục tiêu dự án.
Các thành phần của một kế hoạch giao tiếp dự án hiệu quả
Trước khi bắt đầu lập kế hoạch giao tiếp, hãy điểm qua tất cả những nội dung cần bao gồm trong kế hoạch. Dưới đây là những thành phần cần thiết phải có trong kế hoạch giao tiếp dự án:
- Tổng quan về dự án: Mục tiêu của dự án, phạm vi giao tiếp và cách thức hỗ trợ dự án
- Xác định các bên liên quan: Danh sách tất cả các bên liên quan chính (ví dụ: nhóm dự án, nhà tài trợ, khách hàng, nhà cung cấp) và nhu cầu và sở thích giao tiếp của họ
- Mục tiêu truyền thông: Những gì kế hoạch truyền thông mong muốn đạt được
- Vai trò và trách nhiệm: Xác định chủ sở hữu của các hoạt động và trách nhiệm khác nhau, chẳng hạn như chủ sở hữu sản phẩm, quản lý dự án, các bên liên quan, v.v.
- Phương thức và kênh giao tiếp: Các kênh được sử dụng cho các loại giao tiếp khác nhau, chẳng hạn như cuộc họp, email, thuyết trình, v.v
- Tần suất giao tiếp: Tần suất giao tiếp cho từng loại, ví dụ: hàng tuần, hai tuần một lần, hàng ngày, v.v.
- Nội dung tin nhắn: Phác thảo những nội dung cần có trong mỗi tin nhắn
- Quy trình báo cáo lên cấp trên: Cách xử lý sự cố liên lạc hoặc vấn đề dự án, người cần liên hệ để giải quyết vấn đề cụ thể và thời gian giải quyết
- Cơ chế phản hồi: Cách thu thập, xem xét và xử lý phản hồi
- Lịch trình giao tiếp: Các sự kiện và cột mốc giao tiếp quan trọng, kết quả mong đợi và thời hạn hoàn thành
- Giám sát và điều chỉnh: Cách bạn sẽ theo dõi hiệu quả của kế hoạch giao tiếp và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào
- Quy trình phê duyệt: Tên của những người sẽ phê duyệt kế hoạch và bất kỳ thay đổi hoặc cập nhật nào đối với kế hoạch đó
- Kho lưu trữ tài liệu: Nơi lưu trữ tất cả các tài liệu liên quan đến giao tiếp để dễ dàng truy cập (ví dụ: Google Drive, ClickUp Docs)
Cách tạo kế hoạch truyền thông dự án
Bạn mới làm quen với kế hoạch giao tiếp quản lý dự án? Đừng lo lắng. Hãy làm theo hướng dẫn từng bước này để tạo kế hoạch giao tiếp dự án vững chắc cho nhóm của bạn.
Xác định chiến lược giao tiếp chung trước tiên
Trước tiên, hãy quyết định phương pháp chung cho kế hoạch giao tiếp dự án của bạn. Hãy đưa ra quyết định về:
- Các chiến lược giao tiếp mà nhóm sẽ tuân theo
- Những thành viên nào trong nhóm sẽ tham gia dự án
- Tần suất nhóm sẽ họp và ai sẽ chủ trì các cuộc họp
- Cách lên lịch cuộc họp
Trong bước đầu tiên này, bạn nên quyết định loại hình và tần suất giao tiếp. Ví dụ: bạn muốn cập nhật trạng thái hàng ngày hay hàng tuần? Bạn sẽ cung cấp thông tin cập nhật dự án bằng miệng hay nhóm mong muốn nhận báo cáo trạng thái chính thức?
Là người quản lý dự án, bạn có quyền quyết định cuối cùng về kế hoạch giao tiếp, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn phải xây dựng kế hoạch đó một mình. Tổ chức một cuộc họp khởi động với nhóm để mọi người cùng tham gia.
Tặng thêm: 10 mẫu khởi động dự án cho các cuộc họp trong tài liệu và PPT
Trong cuộc họp, hãy đặt mục tiêu giao tiếp và thu thập phản hồi từ nhóm. Ví dụ: bạn có thể đặt mục tiêu gặp gỡ nhóm dự án vào mỗi sáng thứ Hai để xem xét các công việc trong tuần, đồng thời theo dõi tiến độ vào thứ Sáu.
Lập kế hoạch cho các kênh giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ
Tiếp theo, quyết định hình thức giao tiếp bạn sẽ sử dụng cho dự án này. Nói chung, kế hoạch của bạn nên tính đến giao tiếp đồng bộ (diễn ra trong thời gian thực, như trò chuyện) và giao tiếp không đồng bộ (chậm hơn, như email).
Trừ khi bạn làm việc trong một trường hợp khẩn cấp 24/7, nhóm của bạn sẽ sử dụng kết hợp các phương pháp giao tiếp tức thời và chậm trễ.
Kế hoạch giao tiếp dự án của bạn nên nêu rõ tất cả các kênh tiềm năng mà nhóm của bạn có thể sử dụng và thời điểm thích hợp để sử dụng từng kênh. Mỗi nhóm là khác nhau, nhưng kế hoạch của bạn có thể bao gồm:
- Cuộc họp trực tiếp: Điều này tùy thuộc vào việc nhóm của bạn làm việc từ xa hay tại văn phòng. Chỉ định thời điểm thích hợp để tổ chức cuộc họp trực tiếp. Đối với một số nhóm, đây có thể chỉ là cuộc gọi chính thức với khách hàng, nhưng đối với những nhóm khác, đây là một quy trình tiêu chuẩn
- Cuộc gọi điện thoại: Đôi khi, một cuộc gọi điện thoại có ý nghĩa hơn một tin nhắn trò chuyện hoặc email. Nếu bạn thấy mình đang viết một cuốn tiểu thuyết hay của Mỹ, hãy gọi điện cho ai đó để tiết kiệm thời gian. Nếu bạn cần ghi lại cuộc hội thoại bằng văn bản, hãy gửi email cho mọi người sau cuộc gọi để tóm tắt những gì đã thảo luận
- Trò chuyện thời gian thực: Phương thức giao tiếp này lý tưởng cho các tin nhắn nhanh hoặc các vấn đề rất cấp bách. Vì hoạt động tương tự như tin nhắn SMS, các công cụ trò chuyện cũng giúp nhóm của bạn luôn kết nối khi đang di chuyển
- Email: Có vẻ như mọi người đều có mối quan hệ yêu ghét với email. Đây là một cách tuyệt vời để lưu trữ các chủ đề tin nhắn và lưu giữ các cuộc hội thoại, nhưng nó cũng là một hố sâu không đáy nơi các tin nhắn bị chôn vùi. Nếu bạn muốn một thứ gì đó giống email mà không gây đau đầu, hãy xem xét các giải pháp thay thế email như phần mềm quản lý dự án
Tặng thêm: Mẫu kế hoạch dự phòng!
Xác định các quy tắc cho các loại hình giao tiếp khác nhau
Có sự khác biệt lớn giữa thông tin được chia sẻ trong cuộc họp nhóm và thông tin bạn chia sẻ với ban giám đốc hoặc khách hàng.
Ví dụ: có thể bạn không muốn chia sẻ các chi tiết cụ thể của dự án hoặc những drama hậu trường với khách hàng. Trong trường hợp này, bạn có thể chỉ chia sẻ những chi tiết nhỏ nhặt này trong giao tiếp nội bộ.
Một kế hoạch giao tiếp tốt sẽ nêu chi tiết loại hình giao tiếp mà bạn sử dụng với từng đối tượng cụ thể. Kế hoạch này nên bao gồm:
- Tên của bên liên quan
- Tin nhắn khóa
- Kênh giao tiếp
- Định dạng các sản phẩm đầu ra (Excel, PDF, v.v.)
Tạo các phần riêng biệt trong kế hoạch giao tiếp của bạn cho giao tiếp với khách hàng, báo cáo với quản lý và giao tiếp nội bộ để mọi người đồng ý về thông tin bạn sẽ chia sẻ, bao gồm cả nơi và cách bạn sẽ chia sẻ thông tin đó.
Chọn công cụ và phần mềm yêu thích của bạn
Sau khi xác định kênh bạn sẽ sử dụng và người sẽ sử dụng, đã đến lúc xác định công cụ giao tiếp mà nhóm của bạn sẽ sử dụng. Một số tùy chọn phổ biến nhất bao gồm:
- Cuộc họp trực tiếp: Cuộc họp trực tiếp khá đơn giản, nhưng bạn vẫn cần phần mềm để tìm thời gian họp. Sử dụng các tùy chọn như Google Workspace và Calendly để nhanh chóng tìm thời gian họp phù hợp với tất cả mọi người
- Cuộc họp ảo: Zoom rõ ràng là công cụ chính ở đây, nhưng Microsoft Teams cũng là một lựa chọn đáng tin cậy cho trò chuyện video. Nếu bạn là người dùng ClickUp, bạn cũng có thể tạo SyncUps trong ClickUp Chat để gọi video với nhóm của mình
- Cuộc gọi điện thoại: Không cần chia sẻ số điện thoại di động cá nhân của mọi người. Sử dụng các công cụ như RingCentral để chỉ định cho mọi người một số điện thoại công việc mà họ có thể sử dụng từ điện thoại thông minh cá nhân của mình
- Trò chuyện: ClickUp Chat, Slack, Google Workspace, Pumble và Troop Messenger là những công cụ lý tưởng để trò chuyện đồng bộ giữa các nhóm
- Email: Điều này tùy thuộc vào loại tổ chức bạn làm việc. Nếu bạn là người dùng Google, hãy sử dụng Google Workspace. Nếu bạn chỉ sử dụng Microsoft, hãy sử dụng Microsoft Teams
Nhưng đó chỉ là phần nổi của tảng băng chìm. Bạn còn cần các công cụ quy trình làm việc vững chắc để ghi lại tất cả công việc, dự án, trò chuyện và ghi chú cuộc họp của bạn ở một nơi.
Không phải khoe khoang, nhưng ClickUp làm được tất cả những điều đó và hơn thế nữa. Phần mềm quản lý dự án của ClickUp cung cấp cho bạn bảng điều khiển trực quan để theo dõi tiến độ dự án, cùng với các mẫu dự án tiết kiệm thời gian, hơn 1.000 tích hợp với các ứng dụng khác và nhiều hơn nữa.
Hỗ trợ hợp tác giữa các nhóm
Dù nhóm của bạn có gắn kết đến đâu, bạn vẫn cần hợp tác với các nhóm khác, cả trong và ngoài công ty. Nếu dự án của bạn có phạm vi rộng, bạn có thể sẽ làm việc với một nhóm đa chức năng bao gồm các thành viên từ bộ phận CNTT, kế toán, tiếp thị, v.v.
Kế hoạch giao tiếp dự án của bạn cần nêu rõ, không mơ hồ, cách nhóm của bạn sẽ tương tác với nhau, cũng như với các bộ phận khác. Ví dụ: quy tắc của nhóm bạn có thể là giao tiếp qua cuộc gọi Zoom, nhưng có thể những người trong bộ phận kế toán chỉ chấp nhận tài liệu bằng văn bản.
Đây là lý do tại sao việc tham gia với tất cả các bên liên quan ngay từ đầu quá trình lập kế hoạch giao tiếp là rất quan trọng. Khi bạn hiểu được các sắc thái — và, thực tế là, những điểm kỳ quặc — của tất cả các nhóm mà bạn sẽ hợp tác, bạn có thể tính đến điều đó trong kế hoạch giao tiếp.
Kết quả? Một nhóm gắn kết và ít tắc nghẽn hơn.
Chỉ định các chỉ số hiệu suất chính (KPI)
Giống như bất kỳ kế hoạch nào, kế hoạch truyền thông dự án của bạn cũng cần bao gồm các chỉ số và KPI để đo lường thành công. Chỉ số là cách duy nhất để biết chắc chắn liệu kế hoạch truyền thông của bạn có thực sự hiệu quả hay không.
Trước khi hoàn thiện kế hoạch, hãy chọn các chỉ số định lượng để đánh giá mức độ giao tiếp của nhóm. Các chỉ số này có thể bao gồm:
- Thời gian phản hồi trung bình
- Tỷ lệ sử dụng thiết bị di động
- Tỷ lệ tham gia của nhân viên
- Tỷ lệ mở
- Xác nhận đã đọc
Chúng tôi biết rằng bạn có thể có những việc quan trọng hơn cần làm, nhưng việc kiểm tra KPI kế hoạch giao tiếp của bạn thường xuyên sẽ cho bạn biết nhiều điều về cách nhóm của bạn làm việc cùng nhau. Đó là cách tốt nhất để chứng minh, bằng văn bản, liệu giao tiếp dự án của bạn thành công hay thất bại.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tìm hiểu cách tạo bảng điều khiển KPI
Ví dụ về kế hoạch giao tiếp dự án
Điểm tuyệt vời của kế hoạch giao tiếp dự án là không có cách viết kế hoạch đúng hay sai cho nhóm của bạn. Mặc dù vậy, chúng tôi biết rằng sẽ dễ dàng hơn nhiều khi bạn có thể tham khảo một ví dụ để lấy cảm hứng.
Vì vậy, chúng tôi đã yêu cầu ClickUp Brain cung cấp hai ví dụ về kế hoạch giao tiếp dự án để giúp bạn có thêm cảm hứng. Dưới đây là hai ví dụ đó!
Ví dụ về kế hoạch giao tiếp dự án: Dự án phát triển ứng dụng
| Chủ sở hữu | Đối tượng | Phương pháp giao tiếp | Tần suất | Mục tiêu |
|---|---|---|---|---|
| Quản lý dự án | Nhóm phát triển | Cuộc họp hàng ngày | Hàng ngày | Thảo luận về tiến độ, xác định các yếu tố cản trở |
| Tất cả các nhóm | Cuộc họp khởi động dự án | Một lần | Giới thiệu dự án ứng dụng trò chơi và mục tiêu | |
| Tất cả các nhóm | Báo cáo trạng thái hàng tuần | Hàng tuần | Cập nhật trạng thái và cột mốc của dự án | |
| Các bên liên quan | Cuộc họp đánh giá hàng tháng | Hàng tháng | Trình bày cập nhật dự án và thu thập phản hồi | |
| Lãnh đạo cấp cao, Các bên liên quan | Báo cáo đánh giá cuối cùng | Kết thúc dự án | Đánh giá thành công của dự án và bài học kinh nghiệm | |
| Trưởng nhóm phát triển | Nhà phát triển | Phiên đánh giá mã | Khi cần thiết | Đảm bảo chất lượng và tính nhất quán của mã |
| Trưởng bộ phận Kiểm soát Chất lượng (QA Lead) | Nhóm QA | Cuộc họp phân loại lỗi | Hai lần một tuần | Ưu tiên và phân công việc sửa lỗi |
| Người kiểm tra, người dùng được lựa chọn | Khảo sát phản hồi về kiểm thử | Hai tuần một lần | Thu thập phản hồi về tính thân thiện với người dùng của trò chơi | |
| Hỗ trợ CNTT | Khách hàng | Hỗ trợ hệ thống phiếu yêu cầu | Khi cần thiết | Giải quyết và khắc phục các vấn đề kỹ thuật |
| Nhóm tiếp thị | Khách hàng | Email về tiến độ | Hai tuần một lần | Thông báo về các phát triển quan trọng và dòng thời gian |
| Quản lý dự án | Các bên liên quan, trưởng nhóm | Cuộc họp đánh giá việc áp dụng | Quý | Đánh giá mức độ chấp nhận của trò chơi và thảo luận về các cải tiến |
| Hỗ trợ CNTT | Khách hàng | Cuộc gọi hỗ trợ kỹ thuật | Khi cần thiết | Giải quyết các vấn đề kỹ thuật kịp thời |
Dưới đây là một ví dụ khác về kế hoạch giao tiếp dự án đơn giản cho dự án ra mắt và áp dụng CRM của một tổ chức.
Ví dụ về kế hoạch giao tiếp: Dự án áp dụng CRM
| Tính chất của giao tiếp | Phương pháp | Tần suất | Mục tiêu | Chủ sở hữu | Đối tượng |
|---|---|---|---|---|---|
| Khởi động dự án | Cuộc họp ảo | Một lần | Giới thiệu dự án CRM và các mục tiêu | Quản lý dự án | Tất cả các nhóm |
| Cập nhật tiến độ | Bản tin email | Hàng tuần | Giữ cho các nhóm được thông báo về các cột mốc của dự án | Quản lý dự án | Tất cả các nhóm |
| Phản hồi về kiểm thử | Khảo sát | Hai tuần một lần | Thu thập phản hồi về tính dễ sử dụng của công cụ CRM | Trưởng bộ phận Kiểm soát Chất lượng (QA Lead) | Người kiểm tra, người dùng được lựa chọn |
| Phiên đào tạo | Các buổi workshop tương tác | Hàng tháng | Hướng dẫn người dùng về các chức năng của CRM | Đào tạo nhóm | Tất cả nhân viên |
| Giải quyết vấn đề | Hỗ trợ hệ thống phiếu yêu cầu | Khi cần thiết | Giải quyết và khắc phục các vấn đề kỹ thuật | Hỗ trợ CNTT | Tất cả nhân viên |
| Đánh giá việc áp dụng | Cuộc họp ảo | Quý | Đánh giá mức độ áp dụng CRM và thảo luận về các cải tiến | Quản lý dự án | Các bên liên quan, trưởng nhóm |
| Đánh giá cuối cùng | Báo cáo | Kết thúc dự án | Đánh giá thành công của dự án và bài học kinh nghiệm | Quản lý dự án | Lãnh đạo cấp cao, Các bên liên quan |
Mẫu kế hoạch truyền thông quản lý dự án
Để bắt đầu kế hoạch dự án của bạn, chúng tôi đã tổng hợp một số mẫu kế hoạch giao tiếp dự án mà bạn có thể sử dụng cho dự án của mình. Các mẫu kế hoạch giao tiếp dự án của ClickUp bao gồm các phần hữu ích cho:
- Mục tiêu dự án
- Các cột mốc
- Trạng thái dự án
- Quản lý các sản phẩm đầu ra
- Lịch trình cuộc họp
- Cài đặt thông báo
1. Mẫu kế hoạch giao tiếp ClickUp
Sử dụng mẫu Kế hoạch giao tiếp điền vào chỗ trống miễn phí của ClickUp để bắt đầu kế hoạch giao tiếp dự án của bạn. Dễ dàng thêm phân cấp công ty, thực hiện phân tích PEST và SWOT, và liệt kê các công cụ của nhóm trong mẫu chỉ cần nhấp và sử dụng này. Mẫu này thậm chí còn bao gồm phần đánh giá để thu thập phản hồi từ nhóm của bạn và cải thiện kế hoạch giao tiếp theo thời gian.
Mặc dù mẫu cung cấp cho bạn một điểm khởi đầu tốt, ClickUp cho phép bạn tự do điều chỉnh mẫu để phù hợp với các kênh giao tiếp, mục tiêu của nhóm và hơn thế nữa. Hãy coi đây là một công cụ miễn phí để tăng tốc độ định dạng, giúp bạn tập trung vào những vấn đề cốt lõi trong kế hoạch giao tiếp quản lý dự án của mình.
2. Mẫu báo cáo ma trận giao tiếp ClickUp
Nếu bạn đang tìm kiếm một cách dễ dàng để giữ cho cả nhóm luôn đồng bộ, Mẫu báo cáo ma trận giao tiếp của ClickUp là một kế hoạch giao tiếp tuyệt vời để giữ cho các bên liên quan quan trọng luôn được cập nhật thông tin.
Báo cáo chi tiết này giúp bạn lập bản đồ về ai chịu trách nhiệm giao tiếp với các bên nào và đảm bảo mọi người đều biết vai trò của mình. Mẫu này bao gồm các phần để ghi lại hoạt động giao tiếp, mục đích và bối cảnh, rất hữu ích cho các nhóm ảo.
3. Mẫu kế hoạch danh sách kiểm tra ra mắt sản phẩm ClickUp
Mẫu kế hoạch danh sách kiểm tra ra mắt sản phẩm của ClickUp được thiết kế để đảm bảo kế hoạch truyền thông hoàn hảo, không bỏ sót bất kỳ bước nào. Do tính chất phức tạp của quá trình ra mắt sản phẩm, việc giám sát liên tục là rất quan trọng.
Nếu nhóm của bạn hoạt động không đồng bộ và không luôn hợp tác trong thời gian thực, danh sách kiểm tra này, tổng hợp các công việc quan trọng tại một địa điểm duy nhất, có thể loại bỏ mọi sự mơ hồ cho tất cả các thành viên trong nhóm.
Các phương pháp hay nhất cho kế hoạch truyền thông quản lý dự án
Sau khi tạo kế hoạch giao tiếp dự án, hãy ghi nhớ một số mẹo để thực hiện kế hoạch một cách hiệu quả nhất.
Hãy nhất quán và minh bạch
Tuân thủ lịch trình giao tiếp đã thỏa thuận để duy trì sự tin tưởng và minh bạch. Chia sẻ cả thành công và thách thức để xây dựng lòng tin và giải quyết vấn đề một cách chủ động.
Đảm bảo rằng giao tiếp là hai chiều và không chỉ một chiều. Khuyến khích các bên liên quan nêu ra mối quan ngại hoặc đề xuất và giải quyết phản hồi của họ một cách kịp thời.
Giải quyết ngay lập tức các vấn đề giao tiếp hoặc hiểu lầm để tránh tình trạng leo thang.
Tập trung vào những điều quan trọng
Tập trung vào việc truyền đạt thông tin quan trọng trước tiên, đặc biệt là trong giai đoạn thời gian gấp rút hoặc áp lực cao. Sử dụng bảng điều khiển, biểu đồ và infographics để truyền đạt thông tin phức tạp một cách nhanh chóng và hiệu quả. Giữ cho các cuộc họp tập trung, ngắn gọn và phù hợp với người tham gia để tránh gián đoạn không cần thiết.
Công nhận thành tích và cột mốc để duy trì tinh thần làm việc cao và động lực của các bên liên quan đến dự án.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Bảng điều khiển ClickUp giúp truyền đạt các chỉ số dự án quan trọng và giữ cho mọi người cùng hiểu nhau
Tiêu chuẩn hóa quy trình
Khi bắt đầu thực hiện kế hoạch giao tiếp, hãy đảm bảo dành thời gian để thiết lập các quy trình và SOP chuẩn hóa. Điều này sẽ tạo sự nhất quán, giảm nhầm lẫn và làm cho giao tiếp hiệu quả hơn.
Sử dụng các mẫu, công cụ và quy trình chuẩn hóa giúp giảm thời gian dành cho các công việc lặp đi lặp lại như soạn thảo bản cập nhật hoặc tạo báo cáo. Ghi lại tất cả các thông tin liên lạc và quyết định quan trọng để cung cấp một bản ghi kiểm tra rõ ràng. Sử dụng các công cụ và môi trường hợp tác để giữ cho mọi người tham gia và thống nhất.
Các quy trình chuẩn hóa giúp dễ dàng nhân rộng các kế hoạch giao tiếp giữa các dự án hoặc điều chỉnh cho phù hợp với các nhóm lớn hơn. Các tiêu chuẩn rõ ràng giúp giảm rủi ro hiểu lầm và giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập.
Giữ sự linh hoạt
Hãy linh hoạt điều chỉnh kế hoạch dựa trên diễn biến dự án, phản hồi của các bên liên quan hoặc những thách thức không lường trước được.
Thường xuyên xem xét các chỉ số KPI về giao tiếp để xác định những lỗ hổng và cải thiện quy trình. Vào cuối dự án, xem xét lại quy trình giao tiếp để xác định những bài học kinh nghiệm và cải thiện các kế hoạch trong tương lai.
Ai được lợi từ việc sử dụng kế hoạch giao tiếp dự án?
- Các công ty quảng cáo: Các công ty quảng cáo thường được giao nhiệm vụ quản lý nhiều dự án và họ cần đảm bảo rằng tất cả mọi người tham gia dự án đều hiểu rõ công việc của mình. Kế hoạch truyền thông dự án cho phép các công ty quảng cáo phối hợp nỗ lực và đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều có quyền truy cập vào cùng một thông tin. Công ty quảng cáo sáng tạo Công ty quảng cáo kỹ thuật số Công ty SEO
- Công ty Quảng cáo Sáng tạo
- Công ty Quảng cáo
- Công ty Marketing Kỹ thuật số
- Công ty SEO
- Bộ phận: Bất kỳ bộ phận nào, dù quy mô lớn hay nhỏ, đều có thể hưởng lợi từ việc áp dụng kế hoạch giao tiếp dự án. Điều này giúp các thành viên trong nhóm luôn cập nhật những thay đổi mới nhất và nhận được thông tin liên quan kịp thời. Nhân sự CNTT Sự kiện PR Tiếp thị Bán hàng
- Nhân sự
- IT
- Sự kiện
- PR
- Marketing
- Bán hàng
Chia sẻ thông tin dự án trong thời gian ngắn hơn với các mẫu
Giao tiếp trong nhóm có tác động trực tiếp đến sự thành công của quản lý dự án. Giao tiếp hiệu quả là điều bắt buộc, cho dù bạn đang làm việc trong bộ phận của mình, trong một nhóm làm việc từ xa hay trong một nhóm đa chức năng.
Trước khi gửi email về dự án, hãy lập kế hoạch giao tiếp dự án trước để cả nhóm cùng hiểu rõ. May mắn thay, bạn không cần phải mất hàng giờ để lập kế hoạch giao tiếp hoàn hảo.
ClickUp tập hợp kế hoạch giao tiếp, nhiệm vụ, trò chuyện và các nhóm của bạn vào một nền tảng duy nhất, trực quan. Tiết kiệm thời gian, tăng tốc quy trình làm việc và hợp lý hóa giao tiếp trong nhóm với nền tảng được thiết kế cho các nhóm bận rộn.
Hãy thử ngay: Đăng ký ClickUp miễn phí ngay bây giờ.