8 giải pháp thay thế email tốt nhất cho giao tiếp kinh doanh

Ah, email. Đơn giản. Quen thuộc. Nhưng... lỗi thời và chậm chạp đến đau lòng. 🐌

Tất nhiên, email rất hữu ích cho các cuộc thảo luận chính thức hoặc gửi tài liệu quan trọng. Tuy nhiên, khi chúng ta ngày càng phụ thuộc vào sự hợp tác kỹ thuật số, rõ ràng email không được thiết kế để xử lý các giao tiếp hợp tác quy mô lớn.

May mắn thay, có rất nhiều giải pháp thay thế email được thiết kế để hỗ trợ hợp tác toàn cầu theo thời gian thực. Và bằng cách sử dụng một hoặc nhiều giải pháp thay thế email này, bạn có thể tăng tốc năng suất của các công việc hợp tác.

Vẫn chưa chắc chắn liệu bạn đã sẵn sàng từ bỏ email chưa? Đừng lo lắng. Chúng tôi hiểu! Để giúp bạn hiểu quan điểm của chúng tôi, hãy cùng xem nhanh lý do tại sao email không đủ khả năng đáp ứng nhu cầu giao tiếp kinh doanh hiện đại của bạn.

Sau đó, chúng tôi sẽ chia sẻ tám giải pháp thay thế email và công cụ giao tiếp tốt nhất để hợp lý hóa giao tiếp trong nhóm và kinh doanh của bạn. 🙌

3 lý do tại sao bạn cần một giải pháp thay thế email

Email là nơi hợp tác chết yểu.

Không, thật sự, chúng tôi không phóng đại; 70% nhân viên cho rằng email là nguyên nhân chính làm giảm năng suất.

Tại sao?

Bởi vì, không giống như các giải pháp nơi làm việc kết hợp khác, email thiếu các tính năng và tính linh hoạt để thúc đẩy sự hợp tác hiệu quả.

Hãy cùng xem ba vấn đề chính của email. 👀

1. Email không phù hợp cho vòng phản hồi thời gian thực 🔁

Phản hồi là kim chỉ nam cho sự cải tiến liên tục và linh hoạt của chúng tôi. Càng nhận được phản hồi nhanh chóng và thường xuyên, bạn càng sớm có thể sử dụng nó để đưa ra những thay đổi có căn cứ.

Tuy nhiên, vấn đề của email là nó nổi tiếng là chậm và không đáng tin cậy.

Hãy tưởng tượng bạn đã gửi một tài liệu qua email cho mười người để xem xét. Bây giờ, bạn sẽ phải đợi bao lâu để họ trả lời?

Vài giờ? Một ngày? Một hoặc hai tuần? Thực tế, làm sao bạn biết họ đã đọc email của bạn? (Hãy chuẩn bị một email theo dõi thụ động-hung hăng. )

Nếu không có khả năng tạo ra vòng phản hồi thời gian thực, email sẽ khiến quá trình phát triển và tăng trưởng chậm chạp như rùa bò.

2. Email có thể dễ dàng bị mất trong các chủ đề 📨

Email là một ngõ cụt thông tin.

Sau một vài tin nhắn qua lại, việc tìm kiếm thông tin cụ thể trong một chuỗi email bắt đầu trở nên khó khăn — và đó chỉ là khi đó là cuộc hội thoại giữa hai người. Thêm một vài người khác vào cuộc hội thoại, việc tìm kiếm thông tin cụ thể trong một chuỗi email giống như tìm một hạt muối trong hộp cát.

Trên thực tế, 73% nhân viên cho biết họ dành quá nhiều thời gian để tìm kiếm email. 56% cảm thấy công việc tìm kiếm tài liệu trong hộp thư đến của họ vô cùng bực bội.

3. Email không linh hoạt 🐌

Nếu bạn muốn tạo ra một kiệt tác, bạn cần có khả năng tham gia vào các cuộc hội thoại hợp tác nhanh nhạy. Ý tưởng nên được đưa ra và luồng chảy; kế hoạch nên được phát triển một cách phức tạp; các yếu tố nên được loại bỏ và cải thiện khi dự án của bạn hình thành.

Email không chỉ gây khó khăn cho các cuộc hội thoại nhanh.

Không có cuộc hội thoại nào của bạn diễn ra trong thời gian thực. Các chủ đề email dài khiến người đọc khó theo dõi và dễ nhầm lẫn. Nhân viên bị bỏ sót thông tin mới, dẫn đến sự cô lập kiến thức và lãng phí năng suất. Tất cả những vấn đề này có thể gây tổn hại đến quy trình làm việc nội bộ và chất lượng dự án của bạn.

8 giải pháp thay thế email cho giao tiếp kinh doanh

Không phải tất cả đã mất — vẫn còn rất nhiều giải pháp thay thế email mà bạn có thể sử dụng cho giao tiếp kinh doanh của mình.

Đầu tiên, hãy xem xét phần mềm quản lý dự án.

1. Phần mềm quản lý dự án

Một phần lớn giao tiếp kinh doanh của bạn xoay quanh phần mềm quản lý dự án, phải không? Nhưng bạn đã bao giờ thử quản lý dự án qua Gmail hoặc Outlook chưa?

Thật tẻ nhạt. Thật khó hiểu. Không có hệ thống lưu trữ trung tâm để chia sẻ tệp, không có vòng phản hồi thời gian thực hoặc hiển thị dự án. Và tất cả là vì nền tảng email không được thiết kế để quản lý dự án.

Giải pháp? Phần mềm quản lý dự án.

Giải pháp cho những người yêu thích email? Quản lý dự án email trong ClickUp!

Công cụ tốt nhất: Phần mềm quản lý dự án email ClickUp

Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ quản lý dự án dễ sử dụng, thì ClickUp là lựa chọn phù hợp. Nhưng chính xác thì điều gì khiến ClickUp trở thành công cụ quản lý dự án năm sao?

Phần mềm quản lý dự án như ClickUp được thiết kế để hợp lý hóa quy trình quản lý dự án và giúp các cá nhân và nhóm ở mọi kích thước tăng năng suất bằng cách tập trung tất cả công việc của họ vào một nơi.

Các tính năng linh hoạt và tiên tiến cho phép bạn dễ dàng phân công và theo dõi công việc, quản lý hiệu quả nhiều việc cần làm, thiết lập tự động hóa tùy chỉnh, giao tiếp thời gian thực với các thành viên trong nhóm và nhiều hơn nữa — tất cả trong một nền tảng tập trung.

ClickUp cũng ngăn chặn các giao tiếp kinh doanh của bạn trở nên rối rắm như mạng nhện. Nó tập trung hóa các giao tiếp và cung cấp cho bạn khả năng hiển thị toàn bộ mọi cuộc hội thoại (tất nhiên là kèm theo dịch vụ email an toàn).

Với Email ClickApp, người dùng Outlook, IMAP, Office 365 và Gmail có thể kết nối tài khoản email của họ với ClickUp để gửi và nhận email trực tiếp từ nhiệm vụ ClickUp, giúp dễ dàng hợp lý hóa giao tiếp, theo dõi các cuộc hội thoại và tiết kiệm thời gian chuyển sang tab khác để quản lý email. 📧

Bạn không chỉ có thể gửi và nhận email trực tiếp từ các công việc, mà còn có thể:

ClickUp cung cấp phiên bản miễn phí giàu tính năng cho phép bạn dùng thử công cụ quản lý dự án và email miễn phí. Tải xuống ứng dụng và tích hợp với các nhà cung cấp email bạn sử dụng nhiều nhất như Outlook và Gmail để hợp lý hóa giao tiếp giữa nhóm và khách hàng ngay hôm nay. ⚡️

2. VoIP

Bạn có hệ thống điện thoại VoIP cho kinh doanh không?

Các doanh nghiệp cần VoIP để liên lạc qua điện thoại nhanh chóng và đáng tin cậy. VoIP là viết tắt của voice over internet protocol (thoại qua giao thức internet), và về cơ bản, nó cho phép bạn thực hiện cuộc gọi qua kết nối internet thay vì đường dây cố định.

Cuộc gọi thoại VoIP là một giải pháp thay thế email thiết yếu vì thực tế là, một số cuộc hội thoại thực sự không phù hợp với email.

Cuộc gọi thoại giúp bạn tiết kiệm thời gian, thân thiện hơn và mang lại cho bạn tính di động và năng suất cao hơn. Bạn không cần dùng tay để thực hiện cuộc gọi VoIP qua tai nghe, nghĩa là bạn có thể nhận cuộc gọi trong khi làm việc, sắp xếp tệp tin, pha cà phê, hay làm bất cứ việc gì!

Công cụ tốt nhất: Dialpad

Dialpad không phải là hệ thống điện thoại VoIP thông thường. Đây là giải pháp trung tâm liên lạc trên đám mây sử dụng VoIP, trí tuệ nhân tạo bản địa và nhiều công nghệ khác để cung cấp các dịch vụ thoại, email, SMS, mạng xã hội và nhắn tin tức thời hoàn toàn thống nhất.

Những trải nghiệm này có thể diễn ra trên nhiều thiết bị, bất kể vị trí địa lý của bạn. Khi nói đến cuộc gọi thoại, Dialpad được tích hợp các tính năng mạnh mẽ, giúp cải thiện giao tiếp như:

Và hãy nhớ rằng, đây là một nền tảng tất cả trong một được thiết kế để hợp lý hóa giao tiếp. Vì vậy, nếu bạn đang cố gắng truyền đạt một ý tưởng phức tạp qua email mà không đạt được kết quả, bạn có thể chỉ cần nhấp vào một nút để gọi cho đồng nghiệp, bên liên quan hoặc khách hàng ngay trong cùng một nền tảng.

Hãy loại bỏ các silo dữ liệu và việc chuyển đổi ứng dụng khó khăn!

Bonus: Mẫu chiến dịch email nhỏ giọt để tự động hóa quy trình công việc email

3. Các nền tảng hợp tác

Các cuộc hội thoại hợp tác qua email thường dễ rơi vào tình trạng hỗn loạn. Kết quả là bạn sẽ có những chủ đề email lộn xộn, kiến thức bị phân tán khắp nơi và mười phiên bản khác nhau của tài liệu được chia sẻ.

Các công cụ hợp tác kinh doanh cung cấp cho các doanh nghiệp khả năng kết nối và hợp tác từ mọi nơi trên một nền tảng chuyên dụng mà không có sự lộn xộn, cô lập hoặc bất kỳ sự trao đổi qua lại tẻ nhạt nào.

Công cụ tốt nhất: Google Workspace

Google Workplace là bộ sưu tập các công cụ năng suất và cộng tác dựa trên đám mây, bao gồm:

Đặc biệt hơn cho giao tiếp nhóm, Google Workspace cung cấp các công cụ sau đây thay thế cho email:

4. Mạng nội bộ

Hãy tưởng tượng bạn có mạng lưới kinh doanh riêng tư, chỉ có nhân viên công ty bạn mới có thể truy cập.

Đó chính là intranet. Đây là giải pháp phổ biến để hỗ trợ chuyển đổi doanh nghiệp, vì nó cung cấp cho các doanh nghiệp lớn một không gian làm việc an toàn, có thể chia sẻ và tùy chỉnh để giao tiếp và cộng tác. Nhưng intranet không chỉ dành riêng cho doanh nghiệp lớn, các doanh nghiệp nhỏ cũng có thể hưởng lợi từ intranet.

Intranet cho phép bạn tạo cơ sở kiến thức nội bộ để loại bỏ sự cô lập thông tin cho nhân viên mới. Bạn cũng có thể tạo các kênh riêng tư dành riêng cho các thành viên cụ thể trong nhóm.

Công cụ tốt nhất: ClickUp

ClickUp cung cấp các tính năng cần thiết cho mạng nội bộ của bạn: cổng thông tin trực tuyến tập trung, trung tâm giao tiếp nội bộ, quản lý dự án hiển thị tối đa và hợp tác đa chức năng.

Dưới đây là một số tính năng nâng cao mà bạn có được với ClickUp:

Bằng cách hợp lý hóa và thống nhất sự hợp tác trong một mạng riêng tư, an toàn, ClickUp giúp bạn giữ cho các nhóm luôn được cập nhật và làm việc hiệu quả ở mọi giai đoạn trong vòng đời của dự án.

5. Hội nghị truyền hình

Cuộc gọi video là thứ gần nhất với cuộc họp trực tiếp. Chúng cho phép bạn tham gia vào các cuộc thảo luận trôi chảy, linh hoạt thay vì những cuộc trao đổi qua lại cứng nhắc mà bạn phải chịu đựng với email.

Thông qua các ứng dụng hội nghị truyền hình, các thành viên trong nhóm có thể trao đổi ý tưởng trong thời gian thực, nhận phản hồi ngay lập tức và giải pháp tức thì. Cuộc gọi video cũng có thể giúp nhân viên làm việc từ xa cảm thấy kết nối với đồng nghiệp hơn so với email, cuộc gọi điện thoại và các phương thức giao tiếp "không mặt" khác, khiến nó trở thành một chiến lược giao tiếp hiệu quả và một giải pháp thay thế tuyệt vời cho email.

Công cụ tốt nhất: Cuộc họp Dialpad

Dialpad Meetings cho phép bạn tổ chức hội nghị video không giới hạn bất kể địa điểm hay thiết bị. Bạn có thể tận hưởng trải nghiệm video hiệu quả từ mọi nơi trên thế giới.

Một số tính năng mà nó cung cấp là:

À, và nhờ ứng dụng web tiện lợi, các liên hệ của bạn thậm chí không cần ứng dụng để tham gia hội nghị video.

6. SMS và tin nhắn tức thì

Với quá nhiều thư rác trong hộp thư đến, bạn rất dễ bỏ lỡ một email quan trọng hoặc quên trả lời một câu hỏi.

Ngoài ra, còn có những vấn đề mà chúng tôi đã đề cập ở trên (thiếu sự hợp tác, hiển thị... bạn có thể hình dung được).

SMS và tin nhắn tức thì cung cấp giải pháp đơn giản, dễ sử dụng cho giao tiếp trong nhóm.

Công cụ tốt nhất: Chế độ xem trò chuyện ClickUp

Chế độ xem Trò chuyện của ClickUp cân bằng hoàn hảo giữa sự đơn giản và chức năng.

Nó giảm bớt nhu cầu tham gia các cuộc họp và là một trong những giải pháp thay thế Gmail tốt nhất, hoặc bất kỳ nhà cung cấp email nào khác. Nó cung cấp cho bạn các chức năng tương tự như email và cho phép bạn giao tiếp với nhóm của mình nhanh hơn mà không cần rời khỏi nền tảng công việc.

Bắt đầu trò chuyện với một hoặc nhiều người, trao đổi tin nhắn ngay lập tức, chia sẻ cập nhật nhanh chóng trong thời gian thực, liên kết tài nguyên và hợp nhất giao tiếp của nhóm tại một nơi. Bạn cũng có thể:

Chế độ xem trò chuyện có sẵn trong Gói Miễn phí vĩnh viễn, phiên bản miễn phí của ClickUp. Hãy dùng thử và tăng tốc độ giao tiếp trong nhóm của bạn ngay hôm nay.

7. Mạng xã hội cho kinh doanh

Mạng xã hội có thể là một phương pháp giao tiếp nhóm hữu ích, đặc biệt khi bạn sử dụng nó cùng với một số giải pháp thay thế email khác mà chúng tôi đã đề cập.

Hãy nghĩ xem việc đăng cập nhật trạng thái trên trang LinkedIn của công ty bạn dễ dàng và hiệu quả hơn bao nhiêu so với việc gửi email. Tất cả nhân viên của bạn sẽ được thông báo ngay lập tức và bạn có thể xem tất cả các trả lời cho bài đăng ở một nơi.

Công cụ tốt nhất: Workplace by Meta (Trước đây là Facebook)

Workplace by Meta về cơ bản là Facebook dành cho doanh nghiệp. Nó thậm chí còn có giao diện giống hệt nhau. Workplace cho phép bạn:

Nó mang đến nhiều cơ hội để tăng năng suất giao tiếp. Và tất nhiên, còn có bảng tin Facebook nổi tiếng, nơi bạn có thể đăng cập nhật và xem thông tin kinh doanh có liên quan.

8. Ghi màn hình

Hãy tưởng tượng bạn có những nhân viên mới đang gặp khó khăn trong việc hoàn thành một công việc trực tuyến. Một ứng dụng quay màn hình sẽ cho phép bạn tạo một video hướng dẫn, điều này sẽ ít phức tạp hơn nhiều so với việc viết một email dài dòng giải thích cách thực hiện công việc đó.

Tương tự, bạn có thể phát hiện ra một lỗi trên trang web của mình và cần thông báo cho nhóm IT. Tất nhiên, bạn có thể soạn một email chi tiết về vấn đề đang xảy ra hoặc chỉ cần cho họ xem vấn đề bằng cách quay màn hình để báo cáo và giải quyết vấn đề nhanh hơn.

Công cụ quay màn hình tốt nhất: Clip by ClickUp

Việc tạo và chia sẻ bản ghi màn hình trở nên dễ dàng với Clip by ClickUp — một công cụ ghi màn hình trong ứng dụng cho phép các nhóm giao tiếp hiệu quả hơn, đặc biệt là khi làm việc từ xa và không đồng bộ.

Không chỉ có thể ghi âm mà không bị giới hạn thời gian, bạn còn có thể thêm giọng nói vào bản ghi âm thông qua micro của mình. Tất nhiên, đó chưa phải là tất cả.

ClickUp là một công cụ quản lý dự án, bạn còn nhớ chứ? Tất cả các tính năng của ClickUp đều được thiết kế để giúp quá trình quản lý dự án của bạn trở nên dễ dàng hơn. Đó là lý do tại sao trong Clip, bạn có thể:

Vượt xa email — Nâng cấp giao tiếp của bạn với các giải pháp thay thế email

Từ bỏ email là một việc khó khăn, đặc biệt là khi nó đã phục vụ chúng ta trung thành trong suốt nhiều năm. Nhưng hãy nhớ rằng, email vẫn chiếm một vị trí quan trọng trong thế giới truyền thông kinh doanh, một vị trí có lẽ sẽ không thể bị thay thế trong một thời gian dài.

Bạn không cần phải thay thế hoàn toàn email — trên thực tế, ClickUp tích hợp với Gmail và Outlook để tăng cường khả năng email thông thường của bạn.

Tuy nhiên, trong thế giới kinh doanh với hình thức làm việc từ xa và hợp tác kỹ thuật số, việc nâng cấp giao tiếp bằng các giải pháp thay thế email như công cụ quản lý dự án, phần mềm mạng nội bộ và hội nghị video là điều rất cần thiết.

Bạn muốn tăng tốc khả năng quản lý dự án và hợp tác kinh doanh? Bắt đầu miễn phí và dùng thử giải pháp quản lý dự án qua email của ClickUp!

Tác giả khách mời:

Jenna Bunnell là Giám đốc cấp cao về Tiếp thị nội dung tại Dialpad. Cô đam mê truyền đạt cảm nhận về thiết kế của thương hiệu và hình dung cách nội dung có thể được trình bày một cách sáng tạo và toàn diện. Jenna cũng đã viết cho các lĩnh vực khác như FreshySites và BlockSurvey.