{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Các hạn chế về tài nguyên là gì?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Các hạn chế về tài nguyên là một tập hợp các hạn chế hoặc giới hạn mà các nhà quản lý dự án phải tuân thủ hoặc xem xét khi quản lý một dự án. Đối với các nhà quản lý dự án, điều quan trọng là phải nhận thức được những hạn chế này để hoàn thành dự án thành công, đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách." } } ] }
Làm việc với rất nhiều tài nguyên là một chuyện. Nhưng biết cách tận dụng tối đa những tài nguyên đó trong điều kiện hạn chế về tài nguyên lại là một chuyện hoàn toàn khác.
Làm thế nào để đối phó với những hạn chế về nguồn lực phổ biến nhất — thời gian, chi phí và phạm vi dự án — khi bạn bị giới hạn bởi cả ba yếu tố này? Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn cũng đang làm việc với một nhóm có kỹ năng không phù hợp?
Mặc dù cách tiếp cận tốt nhất đối với hạn chế về tài nguyên không phải là giải pháp duy nhất cho mọi nhóm, nhưng có rất nhiều nguyên tắc, chiến lược và công cụ để giúp bạn quản lý mọi hạn chế phát sinh.
Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn.
Hạn chế tài nguyên là gì?
Hạn chế tài nguyên là một tập hợp các hạn chế hoặc giới hạn mà các nhà quản lý dự án phải tuân thủ hoặc xem xét khi quản lý dự án. Đối với các nhà quản lý dự án, điều quan trọng là phải nhận thức được những hạn chế này để hoàn thành dự án thành công, đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.
Ví dụ về các hạn chế tài nguyên phổ biến
Thông thường, tài nguyên của công ty được chia thành hai loại:
- Tài nguyên vô hình: ý tưởng, quy trình, kỹ năng và tài sản trí tuệ
- Tài nguyên hữu hình: Phần mềm, vật liệu, bất động sản và lao động
Mỗi nhóm sẽ quản lý một danh sách tài nguyên tương tự, cho dù đó là số giờ làm việc, kỹ năng của nhân viên, ngân sách đề xuất, vật liệu hay nhân lực tổng thể. Bạn có thể sẽ phải quản lý các loại hạn chế khác nhau trên các tài nguyên cụ thể, chẳng hạn như:
- Lao động (nhân viên, nhà thầu, thực tập sinh, kỹ năng, tình nguyện viên)
- Giao tiếp ( các loại cuộc họp, cuộc hội thoại)
- Vật liệu (thiết bị, công cụ)
- Tài nguyên tài chính (ngân sách, nguồn vốn, chi phí )
- Tài sản trí tuệ ( quy trình, ý tưởng, kiến thức)
- Bất động sản (tài liệu tiếp thị, không gian, văn phòng, không gian làm việc)
- Thời gian ( lịch tài nguyên, thời hạn, lịch trình, cột mốc )
- Phần mềm (ứng dụng, nền tảng)
Hãy nhớ rằng tài nguyên dự án là công cụ bạn sử dụng để đạt được mục tiêu. Các hạn chế là những giới hạn áp đặt lên các công cụ đó.
Bốn loại hạn chế về nguồn lực
Hầu hết, các hạn chế về nguồn lực thuộc bốn loại khác nhau trong kinh doanh và quản lý dự án. Hãy xem xét từng hạn chế trong quản lý dự án để hiểu những trở ngại phổ biến:
1. Thời gian
Quản lý thời gian là một trong những hạn chế về tài nguyên phổ biến nhất. Những hạn chế về tài nguyên thời gian này giới hạn số ngày, giờ và phút mà một dự án cần để hoàn thành, do các yếu tố bên ngoài như thời hạn do khách hàng đặt ra hoặc các yếu tố bên trong như lượng tài nguyên thực sự có sẵn.
VÍ DỤ VỀ HẠN CHẾ THỜI GIANMột công ty phát triển phần mềm được giao nhiệm vụ xây dựng một ứng dụng di động cho khách hàng trong một thời hạn nghiêm ngặt. Tuy nhiên, hai nhà phát triển đang nghỉ phép trong khoảng thời gian đó. Do thiếu lập trình viên, người quản lý dự án có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc trong nhóm, quản lý các sprint và duy trì nhật ký chính xác về số giờ làm việc, để dễ dàng biết công việc của ai có thể được chuyển giao và dự án có thể được phân chia như thế nào với đội ngũ nhân sự giới hạn.
2. Chi phí
Hạn chế về chi phí cũng là một yếu tố quan trọng cần xem xét đối với tính sẵn có của tài nguyên, vì chúng đặt ra giới hạn về số tiền được phân bổ cho mỗi dự án. Hạn chế này thường đến từ khách hàng hoặc người quản lý dự án, tùy thuộc vào thỏa thuận kinh doanh ban đầu hoặc phạm vi dự án đã lên kế hoạch.
VÍ DỤ VỀ GIỚI HẠN CHI PHÍMột tổ chức phi lợi nhuận cần tổ chức một sự kiện từ thiện với ngân sách hạn chế. Người quản lý dự án có thể thuê ngoài một số công việc cho các tình nguyện viên và dựa vào các nguồn lực miễn phí hoặc chi phí thấp. Với ClickUp, họ có thể theo dõi chi phí và đảm bảo chi phí không vượt quá ngân sách, từ đó người quản lý dự án có thể ưu tiên các khía cạnh quan trọng nhất của sự kiện để đảm bảo thành công và tránh mọi hạn chế về nguồn lực có thể xảy ra.
3. Tài nguyên
Hạn chế về tài nguyên là những giới hạn đối với các tài nguyên, chẳng hạn như nhân sự và vật liệu, mà người quản lý dự án có thể sử dụng. Loại hạn chế này cũng có thể do các tài nguyên dự án bên ngoài, chẳng hạn như khách hàng hoặc nhà cung cấp, hoặc do sự sẵn có của tài nguyên nội bộ, chẳng hạn như công ty của bạn, áp đặt.
VÍ DỤ VỀ HẠN CHẾ TÀI NGUYÊNMột công ty xây dựng được thuê để phá dỡ một nhà để xe cũ có thể muốn giới hạn tài nguyên của mình cho các dự án và công việc phá dỡ lớn hơn. Người quản lý dự án có thể sử dụng các mô hình dự báo tài nguyên và lập kế hoạch sức chứa để ước tính số lượng vật liệu và nhân sự cần thiết cho công việc nhỏ này mà không cần phải điều chuyển nhân viên khỏi dự án lớn hơn.
4. Chất lượng
Các hạn chế về chất lượng được thiết lập để đảm bảo chất lượng của dự án đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định. Các hạn chế về tài nguyên chất lượng phổ biến nhất là các mục tiêu chất lượng do khách hàng đặt ra, nhưng trưởng nhóm quản lý dự án cũng có thể thiết lập các hạn chế về chất lượng nội bộ để đảm bảo dự án đáp ứng các tiêu chuẩn của riêng họ.
VÍ DỤ VỀ HẠN CHẾ CHẤT LƯỢNGMột công ty tiếp thị kỹ thuật số cần phát triển một trang web mới cho khách hàng. Người quản lý dự án phải cân bằng mục tiêu chất lượng của khách hàng với nguồn lực sẵn có của công ty. Bằng cách sử dụng danh sách kiểm tra chất lượng và mẫu cài đặt mục tiêu để phân bổ nguồn lực, họ có thể nhanh chóng theo dõi tiến độ của dự án trang web và đảm bảo dự án đáp ứng mong đợi của khách hàng.
Cách xác định các hạn chế về nguồn lực
Có một số cách để xác định các hạn chế về tài nguyên, nhưng bước quan trọng nhất là tìm kiếm các vấn đề tiềm ẩn ngay từ đầu dự án như một phần của chiến lược quản lý tài nguyên tổng thể. Để xác định các hạn chế này, cần phải hiểu rõ về dự án và mục tiêu của dự án, cũng như kỳ vọng của khách hàng (đặc biệt nếu đó là sản phẩm dựa trên dịch vụ) và các tài nguyên hiện có cho dự án.
Một cách để xác định chính xác các hạn chế về tài nguyên là xem xét các công việc cần hoàn thành, sau đó ước tính không chỉ tài nguyên dự án bạn có mà còn lượng tài nguyên bạn sẽ cần trong trường hợp xấu nhất và tốt nhất.
Đây là nơi các công cụ quản lý tài nguyên — đặc biệt là những công cụ có thể tùy chỉnh cao như ClickUp — đóng vai trò quan trọng trong quá trình lập kế hoạch và quản lý dự án. Khi bạn theo dõi tiến độ hoàn thành dự án từ đầu đến cuối, việc có một cách tập trung và dễ dàng để theo dõi tiến độ và tài nguyên dự án là điều rất quan trọng. Điều này có nghĩa là ghi chú các công việc như:
- Đang theo dõi và phân công công việc
- Giữ một bản ghi chép chính xác về thời gian đã dành cho công việc
- Đang theo dõi chi tiêu ngân sách
- Cập nhật các cột mốc quản lý dự án
- Quản lý sprint
- Hình dung sức chứa của dự án
- Tập trung và lưu trữ tài liệu dự án
Quản lý dự án cũng cần xem xét các trở ngại tiềm ẩn có thể làm chậm tiến độ hoặc bất kỳ thay đổi nào trong phạm vi dự án có thể ảnh hưởng đến cách họ quản lý các hạn chế về tài nguyên. Thêm các điểm kiểm tra như đánh giá định kỳ các hạn chế trong quản lý dự án này nên là thực tiễn tiêu chuẩn để đảm bảo nhóm của bạn có mọi thứ cần thiết ở mỗi bước của hành trình.
Một số dự án (và các dự án trong tương lai) cần các nguồn lực cụ thể không sẵn có, do đó có thể cần phải tìm giải pháp thay thế hoặc lập kế hoạch dòng thời gian dự án dựa trên thời điểm các nguồn lực đó có sẵn.
Xác định phạm vi, cột mốc và các yếu tố phụ thuộc của dự án giúp nêu bật các hạn chế về nguồn lực tiềm ẩn mà bạn có thể gặp phải.
6 Giải pháp cho hạn chế về tài nguyên
Điều quan trọng là phải biết các giải pháp khả thi cho các hạn chế về tài nguyên trong một dự án — như vậy bạn sẽ sẵn sàng nếu mọi việc không diễn ra theo kế hoạch. Cho dù bạn đang dự báo, tìm hiểu kế hoạch sức chứa hay phân tích trạng thái hiện tại, chúng tôi đều có giải pháp cho bạn!
Dưới đây là sáu giải pháp để quản lý tài nguyên hiệu quả hơn:
1. Mẫu
Các quy trình mẫu có thể được sử dụng để đơn giản hóa và hợp lý hóa dòng thời gian quản lý dự án và các yêu cầu về tài nguyên. Hãy sử dụng các mẫu ClickUp!
Tất cả mọi thứ, từ mẫu kế hoạch tài nguyên đến phân tích ma trận sẵn có, đều giúp các nhà quản lý dự án nhanh chóng xác định nơi cần tài nguyên để đảm bảo dự án diễn ra đúng tiến độ. May mắn thay, có rất nhiều mẫu quản lý dự án sẵn có để bạn bắt đầu phân tích, từ đó quản lý tài nguyên hiệu quả hơn.
Một số mẫu yêu thích của chúng tôi bao gồm:
Mẫu phân bổ tài nguyên ClickUp
Mẫu phân bổ tài nguyên này là một lựa chọn tuyệt vời để giúp bạn quản lý các tài nguyên cần thiết cho các nhóm của mình. Cho dù đó là vật liệu, thiết bị hay nhân lực, Mẫu phân bổ tài nguyên ClickUp sẽ theo dõi các tài nguyên bạn cần để hoàn thành dự án.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng mẫu quản lý dự án để trợ giúp về các hạn chế tài nguyên và biết được tài nguyên cần thiết cũng như thời điểm cần sử dụng chúng.
Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo có mọi thứ cần thiết để hoàn thành dự án đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.
Mẫu bảng trắng ma trận ưu tiên 2X2 của ClickUp
Mẫu Bảng trắng Ma trận ưu tiên 2×2 của ClickUp cho phép bạn phân loại công việc dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp. Với quản lý dự án Bảng trắng, bạn và nhóm của bạn có thể dễ dàng hình dung công việc nào cần được xử lý ngay lập tức và công việc nào có thể chờ.
Bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn về cách phân bổ tài nguyên và đảm bảo rằng các công việc quan trọng nhất được chú ý đúng mức.
Mẫu lập kế hoạch tài nguyên ClickUp
Mẫu Lập kế hoạch tài nguyên ClickUp giúp bạn quản lý và phân bổ tài nguyên trong nhóm hoặc bộ phận của mình nhanh hơn nhiều. Với mẫu này, bạn có thể dễ dàng xem sức chứa của tài nguyên bằng chế độ xem Khối lượng công việc, cung cấp biểu đồ trực quan về khối lượng công việc của từng thành viên trong nhóm.
Trong chế độ xem này, bạn có thể cân bằng khối lượng công việc trong nhóm tốt hơn và đảm bảo mọi người đều làm việc với sức chứa tối ưu. Bằng cách sử dụng mẫu quản lý dự án này, bạn có thể đưa ra quyết định tốt hơn về cách phân bổ tài nguyên.
Điều này đảm bảo nhóm của bạn làm việc hiệu quả và hiệu suất cao.
Mẫu ma trận tài nguyên dự án ClickUp
Lập kế hoạch tài nguyên hiệu quả là rất quan trọng cho các dự án trong tương lai của bạn vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí tài nguyên cần thiết. Với Mẫu Ma trận Tài nguyên Dự án ClickUp, bạn có tất cả thông tin cần thiết để lập kế hoạch tài nguyên hiệu quả.
Mẫu quản lý dự án này cho phép bạn dễ dàng phân bổ và theo dõi các nguồn lực như thời gian, nhân lực và vật liệu, giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn về cách phân bổ nguồn lực và giảm thiểu chi phí.
2. Lập lịch
Để tối ưu hóa việc lập lịch, các nhà quản lý dự án sử dụng một số phương pháp lập lịch. Ví dụ, chỉ cần xác định các công việc, nhóm chúng lại với nhau và sắp xếp thứ tự ưu tiên để giảm thời gian hoàn thành dự án đã là một bước đi đúng hướng.
Nếu bạn thấy rằng không có đủ tài nguyên để hoàn thành dự án đúng tiến độ, có thể cần phải điều chỉnh thời hạn dự án. Điều này có thể bao gồm việc lùi thời hạn hoặc gia hạn thời hạn ban đầu, điều này có nghĩa là bạn cũng cần điều chỉnh các phụ thuộc đã lên lịch.
Phụ thuộc dự án đề cập đến các công việc hoặc hoạt động trong một dự án phụ thuộc lẫn nhau. Nói cách khác, phụ thuộc dự án là mối quan hệ giữa các công việc, trong đó một công việc phải hoàn thành trước khi công việc khác có thể bắt đầu theo lịch trình cụ thể của bạn.
Các tính năng như chế độ xem Dòng thời gian, Biểu đồ Gantt hoặc đơn giản là thực hiện cân bằng tài nguyên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về lịch trình và cách thực hiện. Tài nguyên dự án của bạn không nhất thiết phải thay đổi lịch trình một cách drastis.
3. Phân công
Phân công công việc cho các thành viên trong nhóm là việc kết hợp công việc với kỹ năng và thời gian rảnh rỗi của họ. Nếu xác định rằng không có đủ nguồn lực để hoàn thành dự án, có thể cần phải thuê thêm nhân lực.
Điều này có thể liên quan đến việc tuyển dụng thành viên mới cho nhóm hoặc ký hợp đồng dịch vụ bên ngoài. Mặt khác, nếu không có đủ tài nguyên để hoàn thành dự án theo kế hoạch, người quản lý dự án cũng có thể giới hạn phạm vi dự án.
Giảm số lượng công việc liên quan hoặc cắt giảm mục tiêu dự án là hai ví dụ về điều này. Đó là lý do tại sao khả năng phân công công việc dự án là một tính năng quan trọng trong phần mềm quản lý tài nguyên của bạn.
4. Đánh giá
Các kỹ thuật ước tính bao gồm dự đoán thời lượng, chi phí và nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án. Ước tính của bạn càng chính xác, bạn sẽ gặp càng ít trở ngại trong suốt quá trình thực hiện.
Phần mềm quản lý tài nguyên tốt nhất không chỉ cho phép bạn theo dõi ước lượng thời gian mà còn cho phép bạn làm theo cách của mình. Tính năng theo dõi thời gian của ClickUp cho phép bạn bắt đầu và dừng thời gian từ bất kỳ thiết bị nào, để bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các nhiệm vụ của dự án.
5. Tự động hóa
ClickUp giúp ước tính bằng cách cung cấp các mẫu có thể tùy chỉnh, lưu trữ dữ liệu tập trung và trực quan hóa sức chứa và cột mốc của dự án để dễ dàng thực hiện thay đổi và tự động cập nhật cho mọi người.
Các công cụ tự động hóa giúp giảm thời gian và chi phí liên quan đến việc hoàn thành công việc và đơn giản hóa việc quản lý dự án. Bằng cách sử dụng các kỹ thuật như cài đặt và tự động hóa nhắc nhở cột mốc, tự động hóa thay đổi trạng thái dự án, tùy chỉnh và cài đặt thay đổi ưu tiên, các nhà quản lý dự án có thể làm việc nhanh chóng và tiết kiệm thời gian.
Đối với nhu cầu tự động hóa, có ClickUp — bạn có thể thiết lập các kích hoạt tự động và phân công nhiệm vụ với các mức độ phức tạp khác nhau.
6. Thuê ngoài
Ngoại gia công được sử dụng để giảm chi phí liên quan đến việc hoàn thành dự án và tăng tính sẵn có của tài nguyên. Các phương pháp như sử dụng tài nguyên ngoại gia công từ nhà thầu bên thứ ba hoặc sử dụng nguồn tài nguyên bên ngoài (ví dụ như các công ty cung cấp nhân viên tạm thời) giúp ích rất nhiều trong việc quản lý hạn chế tài nguyên khi bạn thiếu nhân sự hoặc thiếu kỹ năng cụ thể.
ClickUp hỗ trợ việc thuê ngoài bằng cách cung cấp các công cụ như biểu đồ và bảng điều khiển có thể tùy chỉnh để theo dõi các nhà thầu. Ngoài ra, bạn có thể cấp quyền truy cập cụ thể hoặc giới hạn việc tạo/lập tài khoản để tránh những thay đổi không mong muốn.
Làm tất cả với ClickUp
Các công cụ lập kế hoạch dự án là điều bắt buộc khi bạn cố gắng tối ưu hóa cách tiếp cận đối với các hạn chế về tài nguyên. Hạn chế về tài nguyên là một thách thức phổ biến trong quản lý dự án và chúng ảnh hưởng đến dòng thời gian, ngân sách và chất lượng của dự án.
Bằng cách xác định và quản lý các hạn chế về tài nguyên từ sớm, sử dụng các chiến lược và công cụ phù hợp, đồng thời học hỏi từ kinh nghiệm trong quá khứ, các nhà quản lý dự án có thể vượt qua các hạn chế về tài nguyên và tận dụng tối đa những gì họ đang có trong công việc.